Ce este evaluarea eficacității concedierii disciplinare bazate pe utilizarea emailului personal la locul de muncă?

Nu se poate efectua concedierea disciplinară a angajaților fără un motiv valabil. În cazul în care există un motiv de sancțiune, se poate aplica o sancțiune adecvată pe baza gravității acestuia, acesta fiind principiul de bază al legii.

Atunci, în ce măsură este acceptată concedierea disciplinară pe baza utilizării e-mailurilor personale în timpul orelor de muncă? Concluzia este că aceasta nu este o problemă care se referă doar la numărul de e-mailuri, ci o decizie bazată pe luarea în considerare a mai multor factori. De asemenea, nu este o decizie care se bazează doar pe:

• Existența unui regulament de muncă care interzice e-mailurile personale și, dacă acesta este încălcat în termeni de formulare, concedierea este validă
• Dacă nu există un astfel de regulament de muncă, concedierea este invalidă

Voi prezenta cazuri în care validitatea concedierii disciplinare a angajaților pe baza utilizării e-mailurilor personale a fost pusă sub semnul întrebării în cazurile judecătorești anterioare.

Supravegherea e-mailurilor private nu încalcă dreptul la intimitate?

Înainte de a aborda această problemă, trebuie să ne întrebăm dacă este legal ca angajatorul să supravegheze e-mailurile private ale angajaților. Supravegherea excesivă poate deveni problematică în relația cu dreptul la intimitate al angajaților. Detalii suplimentare despre acest aspect sunt prezentate într-un alt articol.

https://monolith.law/corporate/monitoring-survey-of-inter-office-mail-and-invasion-of-privacy[ja]

Cazul a aproximativ 1600 de schimburi de e-mail în 5 ani

În continuare, vom prezenta un proces în care validitatea concedierii disciplinare cauzate de utilizarea e-mailului personal a fost pusă sub semnul întrebării.

În primul rând, există un caz în care un profesor de la o școală profesională a fost concediat disciplinar pentru că s-a înscris pe un așa-numit site de întâlniri folosind un computer de la locul de muncă în timpul orelor de lucru și a continuat să schimbe un număr mare de e-mailuri, iar validitatea acestei concedieri disciplinare a fost pusă sub semnul întrebării.

Pârâtul a folosit un computer de serviciu și o adresă de e-mail a școlii, ambele împrumutate de la școala apelantă, pentru a se înregistra pe un site de întâlniri și a trimis și primit un număr mare de e-mailuri cu femeile pe care le-a cunoscut pe acest site (înregistrările de trimitere și primire de la septembrie 1998 (Heisei 10) până în septembrie 2003 (Heisei 15) au fost de aproximativ 800 fiecare, jumătate din acestea fiind trimise și primite în timpul orelor de lucru). Pe baza acestui fapt, a fost concediat disciplinar și a solicitat școlii confirmarea statutului său contractual de muncă, plata salariului neplătit și a bonusului neplătit, susținând că concedierea disciplinară este un abuz al dreptului de concediere și este invalidă.

În prima instanță, s-a constatat că acțiunile pârâtului nu numai că încalcă obligația de a se dedica muncii și de a menține disciplina la locul de muncă, dar și pun la îndoială calificarea sa ca personal didactic și afectează reputația și credibilitatea școlii apelante. Cu toate acestea, deoarece nu a neglijat îndatoririle de predare și alte sarcini administrative și nu a cauzat probleme semnificative în activitatea școlară, s-a considerat că abordarea situației prin concediere disciplinară este prea severă și că concedierea disciplinară este un abuz al dreptului de concediere și este invalidă, astfel că s-a admis cererea de plată a salariului și a bonusului neplătit.

În apelul inițiat de școală, instanța a declarat că:

Pârâtul a trimis e-mailuri cu conținut care solicită un partener SM folosind adresa în cauză, pe care ar fi putut să o știe că aparține școlii apelante, și aceste e-mailuri ar putea prejudicia reputația etc. a școlii apelante doar prin faptul că au fost lăsate într-o stare în care pot fi citite de terți, indiferent dacă pârâtul a avut sau nu o relație reală prin intermediul acestor e-mailuri. În ciuda faptului că, în baza contractului de muncă cu apelantul, pârâtul avea obligația de a se dedica muncii școlii apelante în timpul orelor de lucru, pârâtul a trimis și primit un număr mare de e-mailuri personale în timpul orelor de lucru pe o perioadă lungă de timp, și dacă ar fi dedicat timpul și efortul corespunzător muncii sale principale, ar fi putut obține rezultate mai bune. Nu se poate spune că nu a neglijat îndatoririle administrative, deși a neglijat într-o măsură considerabilă obligația de a se dedica muncii.

Hotărârea Curții Superioare din Fukuoka, 14 septembrie 2005

Și a stabilit că concedierea disciplinară este adecvată pentru încălcarea obligației de a se dedica muncii.

Școala nu avea reguli de utilizare a computerelor personale, iar alți angajați le-au folosit și ei într-o oarecare măsură în scopuri personale, dar în hotărârea judecătorească se spune că “nu se poate spune că gradul de trădare variază în funcție de faptul că școala a stabilit sau nu reguli de utilizare a computerelor personale, și nu există dovezi care să sugereze că printre angajații școlii apelante, cel puțin, exista cineva care a repetat e-mailurile personale la fel de mult ca pârâtul”.

Nu este permis să abuzezi de computerul de la locul de muncă și să schimbi un număr mare de e-mailuri personale doar pentru că “nu există reguli de utilizare”. În special, în acest caz, conținutul e-mailurilor a prejudiciat reputația locului de muncă, așa că se poate spune că o reacție severă a fost inevitabilă.

https://monolith.law/reputation/defamation-and-decline-in-social-reputation[ja]

https://monolith.law/reputation/honor-infringement-and-intangible-damage-to-company[ja]

Cazul a aproximativ 1700 de schimburi de e-mail în 6 luni

Pe de altă parte, există un caz în care un angajat care a schimbat aproximativ 1700 de e-mailuri private în timpul orelor de lucru într-o perioadă de 6 luni a dat în judecată compania, susținând că concedierea efectuată de companie este nevalidă. Compania, care a evaluat că angajatul care lucra ca inginer de sistem cu tratament de șef de departament într-o companie de procesare a informațiilor nu avea nici abilități suficiente ca inginer de sistem, nici abilități de management în proiecte, nici abilități de vânzări, și că performanța sa de muncă era slabă din cauza lipsei evidente de abilități și a lipsei de entuziasm pentru muncă, i-a sugerat să demisioneze. În cadrul acestei discuții, problema e-mailurilor angajatului a fost ridicată.

Compania a susținut că angajatul, în ciuda faptului că i s-a luat computerul pentru că era prea concentrat pe chat în timpul orelor de lucru, a continuat să trimită e-mailuri private folosind IP Messenger-ul NTT Docomo, trimițând aproximativ 1700 de e-mailuri în 6 luni. Conținutul acestora varia de la invitații la băuturi, la comportament care se apropia de hărțuire sexuală față de femei, la apeluri pentru organizarea de petreceri de adio. Compania a susținut că aceste acțiuni de trimitere nu numai că încalcă obligația angajatului de a se dedica muncii, dar și interferează cu munca colegilor care le-au primit, constituind o încălcare gravă a regulilor de muncă și o încălcare evidentă a obligației de a se dedica muncii.

În răspuns, instanța a recunoscut argumentele companiei cu privire la numărul și conținutul e-mailurilor, afirmând că “este evident că a avea astfel de schimburi private în timpul orelor de lucru încalcă regulile de serviciu și obligația de a se dedica muncii. Mai mult, echipamentele de calcul și alte echipamente pe care angajatul le-a folosit la NTT Docomo au fost permise pentru utilizare în scopuri de afaceri de către clienți, deci acțiunile sale includ probleme grave.”

Cu toate acestea, este evident din experiență că este benefic să se aibă o anumită conversație privată pentru a menține un mediu de lucru bun. În ceea ce privește utilizarea echipamentelor de informații, cum ar fi computerele, este de obicei permisă o anumită utilizare privată. Deși utilizarea privată a angajatului depășește ușor limita normală în ceea ce privește frecvența și conținutul, pe de altă parte, dacă aceasta ar fi o încălcare extrem de anormală a obligației de a se dedica muncii, ar fi trebuit să fie raportată imediat de către mulți dintre colegii care au primit-o și să fie considerată o problemă, și ar fi trebuit să fie luate măsuri de atenție sau sancțiuni împotriva angajatului. Cu toate acestea, acest lucru nu a fost considerat o problemă și a fost indicat de companie doar după ce a ajuns la acest proces.

Hotărârea Curții Districtuale Tokyo, 22 iunie 2007

Decizia a luat în considerare faptul că nu a fost considerată o problemă până acum, că nu există dovezi că au fost luate măsuri disciplinare pentru acțiuni similare, și că nu au apărut probleme cu clienții sau alții în acest caz. Cererea de confirmare a statutului a fost acceptată și a fost ordonată plata salariilor neplătite. Din aceste două exemple, putem spune că e-mailurile private nu sunt judecate doar pe baza numărului lor.

Cazul a 32 de schimburi de e-mail în 13 luni

A existat un caz în care un angajat a fost concediat pentru încălcarea regulamentului de muncă, trimițând 2-3 e-mailuri personale pe lună în timpul orelor de lucru, și a dat în judecată compania pentru abuzul dreptului de concediere.

În această companie, existau reguli de muncă precum:

• nu utilizați computerul în companie în scopuri non-profesionale
• nu trimiteți și nu primiți e-mailuri personale în companie
• nu vă conectați la internet în companie în scopuri non-profesionale

În ciuda acestor reguli, reclamantul a repetat de multe ori trimiterea și primirea de e-mailuri care nu aveau legătură cu munca și care defăimau alți angajați, chiar și în timpul orelor de lucru. De asemenea, a trimis și primit multe e-mailuri personale cu alte cunoștințe. Acesta a fost considerat o încălcare a regulamentului de muncă.

În timp ce instanța a recunoscut că existau e-mailuri personale în e-mailurile inculpatului trimise în timpul orelor de lucru, a declarat că:

“Conversațiile care nu au legătură directă cu munca, cum ar fi bârfele, critica colegilor, planificarea petrecerilor de socializare, sunt practici comune în societate și nu se poate nega că acestea sunt necesare pentru formarea și menținerea relațiilor de muncă armonioase. Prin urmare, nu este permis să considerăm toate aceste acțiuni ca încălcări ale obligației de a se dedica muncii. De asemenea, se înțelege că regulamentul de muncă al inculpatului interzice schimbul de e-mailuri personale, în principal pentru a preveni neglijarea datoriilor prin trimiterea de e-mailuri personale în timpul orelor de lucru. Prin urmare, problema ar trebui să fie dacă schimbul de e-mailuri personale al reclamantului a depășit limita acceptabilă în societate și a cauzat probleme în munca sa. Numai în cazul în care acest lucru este afirmat, se poate considera că există o încălcare a regulamentului de muncă.”

Hotărârea din 18 septembrie 2007 (Anul 19 al erei Heisei)

În timp ce face aceeași judecată ca și în cazurile anterioare, instanța a declarat că:

“În perioada de aproximativ 13 luni, de la 5 aprilie 2004 (Anul 16 al erei Heisei) până la 21 aprilie 2005 (Anul 17 al erei Heisei), numărul de e-mailuri personale trimise de reclamant a fost de 32, conform dovezilor (① până la ③), ceea ce înseamnă o frecvență de doar 2-3 e-mailuri pe lună. În plus, conținutul acestora includea și lucruri inevitabile, cum ar fi răspunsurile la conversațiile generale cu persoanele de la companiile partenere, sfaturile pentru colegii de la școala de origine cu privire la angajare, planificarea petrecerilor de socializare cu colegii, și nu se poate nega necesitatea acestora. Nu există dovezi că crearea acestor e-mailuri a necesitat mult timp și a cauzat probleme concrete în munca sa.”

Același

Și a concluzionat că “nu se poate recunoaște că e-mailurile personale trimise de reclamant au depășit limita acceptabilă în societate, și nu se poate considera că acestea au încălcat regulamentul de muncă”, invalidând concedierea. Indiferent de regulamentul de muncă existent, este totuși exagerat să se facă o problemă din acest număr de e-mailuri.

În cazul a 28 de interacțiuni în 7 luni

Există un caz în care angajații X1 și X2 ai Asociației de Asigurări de Sănătate, au contestat sancțiunile disciplinare de retrogradare și reducere a salariului împotriva lui X1, precum și sancțiunea de reducere a salariului împotriva lui X2, susținând că motivele sancțiunilor nu există sau că au fost abuzuri ale dreptului de disciplină și sunt invalide. Ei au solicitat confirmarea invalidității fiecărei sancțiuni, plata părții de salariu redusă, confirmarea că X1 se află în poziția de șef de departament înainte de sancțiune și plata diferenței de indemnizație înainte și după sancțiune.

Acțiunile care au fost subiectul sancțiunii disciplinare împotriva lui X1 au fost următoarele:

• Știa că un membru al departamentului trimitea e-mailuri private în timpul orelor de lucru, dar nu a raportat acest lucru superiorilor și nu l-a avertizat pe membrul departamentului
• A trimis și el e-mailuri private cu un membru al departamentului, iar acțiunile care au fost subiectul sancțiunii disciplinare împotriva lui X2 au fost instalarea fără permisiune a Yahoo Messenger pe computer și încurajarea altor angajați să participe la conversații folosind acesta
• A folosit chat-ul pentru a comunica și a avea conversații private cu persoane externe în timpul orelor de lucru
• A trimis e-mailuri private între angajați în timpul orelor de lucru folosind computerul

Principalul punct de dispută a fost dacă aceste acțiuni încalcă prevederile “Angajații nu trebuie să irosească sau să folosească bunurile pentru uz personal” sau “Angajații nu trebuie să părăsească locul de muncă în timpul orelor de lucru fără motiv” din regulamentul de serviciu al asociației sau, chiar dacă încalcă aceste prevederi, dacă sancțiunea nu constituie un abuz al dreptului de disciplină.

În ceea ce privește sancțiunea pentru utilizarea personală a computerului (prima sancțiune), s-a stabilit că trimiterea de e-mailuri private de către X constituie o încălcare a regulamentului (interdicția de utilizare personală a bunurilor), deoarece computerul, care este un bun al asociației, a fost folosit în scopuri personale. Cu toate acestea, s-a examinat dacă acest lucru constituie un abuz al dreptului de disciplină și s-a constatat că, deși trimiterea de e-mailuri private de către X nu este frecventă, nu există reguli privind utilizarea computerelor pentru afaceri în asociație, nu au existat avertismente sau avertizări cu privire la utilizarea personală a computerelor de către fiecare angajat, există îndoieli cu privire la echitatea metodei de investigare a înregistrărilor de comunicare, iar sancțiunea de reducere a salariului încalcă prevederea articolului 91 al Legii muncii japoneze “Reducerea salariului nu trebuie să depășească jumătate din salariul mediu zilnic pentru o singură dată”, astfel încât sancțiunea de reducere a salariului împotriva lui X este prea severă în conformitate cu normele sociale și lipsește de proporționalitate, constituind un abuz al dreptului de disciplină și este invalidă. (Hotărârea Curții Districtuale Sapporo, 26 mai 2005 (anul 17 al erei Heisei))

În ceea ce privește frecvența, de exemplu, în cazul lui X1, a fost doar de 28 de ori în aproximativ 7 luni, dar asociația a susținut că există multe utilizări personale, deoarece se presupune că reclamanții au șters înregistrările de comunicare. Cu toate acestea, instanța a avertizat că “sancțiunea disciplinară este un fel de pedeapsă, deci o sancțiune bazată pe simple presupuneri și speculații, nu pe dovezi, nu ar trebui să fie permisă”.

Concluzie

La începutul acestui articol, am discutat despre câte e-mailuri private pot deveni o problemă. Cu toate acestea, problema nu este doar numărul de e-mailuri private. Se pune întrebarea în ce condiții, în ce mediu, cu ce frecvență și ce fel de e-mailuri private sunt schimbate. Dacă e-mailurile private devin o problemă la locul de muncă sau în alte locuri, ar fi bine să consultați un avocat cu experiență înainte ca situația să se înrăutățească.