Angajarea străinilor în Japonia: Ghid juridic pentru vizele de muncă și statutul de rezidență pe care companiile trebuie să le respecte

În contextul intensificării competiției pe piața globală, pentru companiile japoneze este esențial să asigure o creștere durabilă și inovație prin recrutarea de talente excepționale, indiferent de naționalitate, ca parte a strategiei lor de management. Totuși, procesul de angajare a străinilor nu se limitează la simpla activitate de recrutare. Acesta implică proceduri legale care necesită o înțelegere precisă și respectarea reglementărilor complexe, inclusiv “Legea japoneză privind controlul imigrației și recunoașterea refugiaților” (denumită în continuare “Legea japoneză privind imigrația”). În special, conceptul comun denumit “viză” este legal definit prin două sisteme diferite: “viza” emisă de ambasadele japoneze din străinătate și “statutul de rezidență” permis de Agenția de Administrare a Imigrației și Rezidenței din Japonia, iar înțelegerea acestei distincții este pasul inițial. Acest articol își propune să ofere informații de încredere pentru reprezentanții companiilor din Japonia care doresc să angajeze străini, permițându-le să înțeleagă imaginea de ansamblu a procedurilor și să evite potențialele riscuri legale. Mai exact, vom explica pas cu pas și în mod exhaustiv, bazându-ne pe legislația japoneză, începând cu clasificarea de bază a statuturilor de rezidență, procedurile de aplicare pentru “Certificatul de Elibilitate pentru Statutul de Rezidență” necesar pentru angajarea de talente din străinătate, cerințele specifice de documentație în funcție de dimensiunea companiei și până la sancțiunile severe cu care se pot confrunta companiile care neglijează conformitatea.

Bazele vizelor și statutului de rezidență: Fundamentul legal al muncii în Japonia

Când angajați străini, primul lucru de înțeles este diferența legală dintre „viza” și „statutul de rezidență”. Viza este un fel de „scrisoare de recomandare” pe care ambasadele și consulatele generale japoneze din străinătate o eliberează pentru a confirma că pașaportul străinului este valid și că nu există impedimente pentru intrarea în Japonia. Pe de altă parte, statutul de rezidență este calificarea legală necesară pentru ca un străin să debarce și să rămână în Japonia, stabilind ce tip de activități poate desfășura și cât timp poate rămâne. Acest statut de rezidență este gestionat de Agenția pentru Servicii de Imigrație, care este o agenție externă a Ministerului Justiției din Japonia și constituie fundamentul activităților desfășurate în interiorul țării.

Din perspectiva responsabililor de recrutare ai companiilor, acest statut de rezidență poate fi clasificat în trei mari grupuri, în funcție de permisiunea de a desfășura activități de muncă.

În primul rând, există „statutul de rezidență fără restricții de muncă”. Acestea sunt acordate pe baza statutului sau poziției individului, cum ar fi rezidenții permanenți, soții cetățenilor japonezi, soții rezidenților permanenți și rezidenții stabiliți. Străinii care dețin aceste tipuri de statut de rezidență nu au restricții legale asupra tipului de activități pe care le pot desfășura, astfel încât pot fi angajați în orice profesie, la fel ca cetățenii japonezi.

În al doilea rând, există „statutul de rezidență cu muncă permisă într-un domeniu specific”. Aceasta este cea mai comună categorie pentru angajarea străinilor care lucrează în domenii profesionale și tehnice. De exemplu, ingineri în domeniul științelor exacte, personal de planificare și marketing din domeniul umanistic, interpreți, care se încadrează în „Activități tehnice, cunoștințe umanistice și afaceri internaționale”, transferați din companii-mamă sau filiale străine care se încadrează în „Transferuri interne ale companiei”, bucătari de mâncăruri străine care se încadrează în „Competențe”. Un punct important al acestei categorii este că există restricții stricte care permit doar activități în cadrul domeniului aprobat de statutul de rezidență.

În al treilea rând, există „statutul de rezidență care, în principiu, nu permite muncă”. Acesta include „studii”, „ședere de familie”, „activități culturale” etc. Cu toate acestea, chiar și cei care dețin aceste tipuri de statut de rezidență pot fi excepțional autorizați să lucreze dacă obțin „permisiunea pentru activități în afara calificării” de la Agenția pentru Servicii de Imigrație. Conform articolului 19, alineatul 2 din Legea Imigrației din Japonia, de exemplu, un student cu statut de rezidență pentru „studii” poate lucra până la 28 de ore pe săptămână, în principiu, dacă obține această permisiune. Când companiile angajează străini din această categorie, trebuie să verifice întotdeauna dacă există permisiunea pentru activități în afara calificării pe cardul de rezidență și care este intervalul de timp permis pentru activitățile autorizate.

Înțelegerea acestor clasificări este fundamentală pentru a determina dacă un candidat la angajare poate lucra legal sau nu. Mai jos este prezentat un tabel comparativ al acestor concepte.

Angajarea de talente din străinătate: Procedura de aplicare pentru Certificatul de Eliberare a Statutului de Reședință în Japonia

Când angajați persoane din străinătate pentru a lucra în Japonia, procedura standard implică depunerea unei cereri pentru “Certificatul de Eliberare a Statutului de Reședință”. Acest certificat este reglementat de articolul 7-2 al Legii Imigrației Japoneze și servește ca o confirmare preliminară din partea Ministrului Justiției că activitățile planificate de străin se potrivesc cu cerințele specifice ale statutului de reședință. Sistemul este conceput pentru a facilita procesul de aplicare pentru vize la consulatele japoneze din străinătate și pentru a simplifica inspecțiile la sosire în aeroporturile din Japonia.

Procedura urmează următorii cinci pași:

1. Aplicarea în Japonia: În primul rând, compania gazdă acționează ca agent și aplică pentru certificat la biroul regional de imigrație care are jurisdicție asupra locației companiei. De obicei, aplicarea este efectuată nu de către străinul în cauză, ci de un reprezentant al companiei din Japonia sau de un avocat/administrator legal angajat.
2. Examinarea de către Agenția de Imigrație: Odată ce cererea este acceptată, ofițerii de examinare ai Agenției de Imigrație evaluează documentele depuse pentru a verifica stabilitatea și continuitatea companiei, educația și istoricul profesional al aplicantului și dacă activitățile planificate corespund criteriilor pentru statutul de reședință. Durata examinării variază în funcție de conținutul și momentul aplicării, dar de obicei durează între o lună și trei luni.
3. Eliberarea și trimiterea certificatului: Dacă cerințele sunt îndeplinite, certificatul de statut de reședință este eliberat (prin e-mail în cazul aplicării online sau înregistrării utilizatorilor online) și compania îl trimite prin poștă internațională sau îl redirecționează prin e-mail către străinul aflat în străinătate.
4. Aplicarea pentru viză la consulatele din străinătate: Odată ce străinul primește certificatul, acesta aplică pentru o viză la ambasada sau consulatul general japonez din țara de reședință. Prezentarea certificatului sau a e-mailului redirecționat de către companie indică faptul că examinarea substanțială a fost deja finalizată în Japonia, astfel încât viza este de obicei emisă rapid, în aproximativ cinci zile lucrătoare.
5. Intrarea în Japonia și eliberarea cardului de reședință: După emiterea vizei, străinul călătorește în Japonia. Este important de reținut că certificatul de statut de reședință este valabil doar pentru trei luni de la data emiterii și trebuie să se intre în Japonia în acest interval. La sosirea în aeroporturile din Japonia, prezentarea pașaportului, vizei și certificatului de statut de reședință va rezulta în eliberarea unui “Card de Reședință” pe loc la aeroporturile Haneda, Narita International, Chubu Centrair International, Kansai International, New Chitose, Hiroshima și Fukuoka. În alte aeroporturi sau porturi, cardul va fi trimis prin poștă la adresa de reședință declarată. Acest card de reședință devine documentul oficial de identificare în Japonia.

Acest proces în două etape centralizează examinarea substanțială la Agenția de Imigrație din Japonia, reducând astfel sarcina consulatelor din străinătate și crescând predictibilitatea pentru atât angajatorii cât și străinii. Acest lucru previne situația în care străinii călătoresc pe distanțe mari și cheltuiesc sume considerabile doar pentru a li se refuza intrarea la granița Japoniei.

Patru categorii de dimensiuni ale companiilor și definițiile lor

În procesul de aplicare pentru calificările de rezidență legate de muncă, Agenția pentru Servicii de Imigrație din Japonia clasifică companiile gazdă (instituțiile afiliate) în patru categorii, în funcție de dimensiunea și fiabilitatea lor. Această clasificare este un mecanism administrativ care determină gradul de simplificare a procedurilor de aplicare, iar cantitatea de documente necesare pentru depunere variază semnificativ în funcție de categoria în care se încadrează compania. Pentru companii, înțelegerea precisă a categoriei căreia îi aparțin este cheia pentru o pregătire eficientă a aplicării.

Categoria 1 se aplică organizațiilor considerate a avea cea mai mare fiabilitate. Mai specific, aceasta include companiile listate pe bursele de valori din Japonia, companiile mutuale de asigurări, entitățile guvernamentale naționale și locale, precum și alte persoane juridice publice similare. Aceste instituții sunt considerate a avea un grad înalt de credit social și o bază de management stabilă, astfel încât documentele necesare pentru aplicare sunt semnificativ reduse.

Categoria 2 se aplică în principal companiilor mari și stabile care nu sunt listate la bursă. Criteriul de evaluare pentru această categorie este ca suma impozitului reținut la sursă pentru venitul din salarii, raportată în “tabelul total al declarațiilor legale” pentru anul precedent, să fie de peste 10 milioane de yeni. În plus, chiar dacă suma impozitului reținut la sursă nu îndeplinește acest criteriu, instituțiile care au primit aprobarea pentru utilizarea “Sistemului Online de Aplicare pentru Rezidență” de la Agenția pentru Servicii de Imigrație sunt tratate ca aparținând Categoriei 2.

Categoria 3 se aplică în principal întreprinderilor mici și mijlocii. Mai specific, aceasta include organizații și persoane fizice care au depus “tabelul total al declarațiilor legale” pentru anul precedent la administrația fiscală și care au o sumă de impozit reținut la sursă de sub 10 milioane de yeni. Majoritatea companiilor din Japonia se încadrează în această categorie.

Categoria 4 se aplică organizațiilor și persoanelor fizice care nu se încadrează în niciuna dintre categoriile menționate mai sus. Cel mai tipic exemplu este al companiilor nou-înființate. Aceste companii nu au încheiat încă un an fiscal și nu au depus un “tabel total al declarațiilor legale”, astfel încât trebuie să demonstreze stabilitatea și continuitatea afacerii lor prin alte documente.

Acest sistem de categorii este menit să eficientizeze procesul de revizuire. Companiile care aparțin Categoriilor 1 și 2 au stabilitatea afacerii lor deja dovedită prin indicatori publici sau obiectivi, astfel încât accentul revizuirii este plasat în principal pe eligibilitatea străinului în sine. Pe de altă parte, pentru companiile din Categoria 3, și în special pentru cele din Categoria 4, nu doar străinul în sine, ci și conținutul afacerii și situația financiară a companiei gazdă devin subiecte de revizuire, ceea ce necesită mai multe documente justificative.

Mai jos este prezentat un tabel care rezumă definițiile și exemplele specifice pentru fiecare categorie.

Documentele pregătite de companii, clasificate pe categorii

Documentele pe care companiile trebuie să le pregătească atunci când aplică pentru Certificatul de Elibilitate pentru Statutul de Rezidență diferă în funcție de cele patru categorii menționate anterior. Aici, vom explica în detaliu documentele necesare, folosind ca exemplu statutul de rezidență des utilizat de multe companii, “Tehnologie, Cunoștințe Umaniste și Afaceri Internaționale”.

În primul rând, există documente care trebuie prezentate în comun pentru toate categoriile. Acestea sunt baza aplicării.

• Formularul de aplicare pentru Certificatul de Elibilitate pentru Statutul de Rezidență: Se folosește formularul actualizat descărcat de pe site-ul web al Agenției pentru Servicii de Imigrare și Rezidență (Agenția pentru Servicii de Imigrare și Rezidență “Tehnologie, Cunoștințe Umaniste și Afaceri Internaționale” https://www.moj.go.jp/isa/applications/status/gijinkoku.html).
• Fotografie: O fotografie de identificare a solicitantului care îndeplinește standardele specificate, care va fi atașată la formularul de aplicare.
• Plic pentru răspuns: Utilizat pentru a notifica rezultatele evaluării, trebuie să conțină adresa destinatarului și să fie timbrat pentru poștă înregistrată simplă.
• Copie a notificării condițiilor de muncă sau a contractului de muncă: Document care detaliază condițiile specifice de muncă, cum ar fi descrierea postului, salariul și orele de lucru.
• Documente care atestă istoricul educațional și profesional al solicitantului: Se referă la certificate de absolvire a universității și CV-uri care înregistrează experiența profesională anterioară.

În continuare, pentru a dovedi categoria companiei, se vor prezenta următoarele documente, în plus față de cele comune menționate mai sus.

Companiile din Categoria 1 vor prezenta unul dintre următoarele documente pentru a dovedi statutul lor:

• O copie a raportului financiar anual sau un document care atestă că sunt listate pe o bursă de valori din Japonia.
• O copie a documentului care atestă că au primit aprobarea de înființare de la autoritatea competentă.

Companiile din Categoria 2 și Categoria 3 vor prezenta următoarele documente pentru a demonstra dimensiunea afacerii:

• O copie a tabelului sumar al declarațiilor legale pentru veniturile din salarii ale angajaților din anul precedent (cu ștampila de primire a oficiului fiscal).

Companiile din Categoria 4, care încă nu au un istoric de plată a impozitelor, trebuie să demonstreze obiectiv stabilitatea și continuitatea afacerii. Prin urmare, se solicită mai multe documente decât pentru companiile din Categoriile 1 până la 3. În general, se vor prezenta următoarele documente:

• Planul de afaceri: Un document care explică în mod rațional conținutul specific al afacerii, perspectivele de venituri și de ce este necesară angajarea acelui străin.
• Certificatul de înregistrare a companiei: Un document oficial emis de biroul de înregistrări, care atestă informațiile de bază ale companiei.
• O copie a documentelor financiare de la ultimul an fiscal: Se prezintă dacă compania a avut cel puțin un ciclu de raportare financiară după înființare. Dacă este o companie nou înființată și nu are încă rapoarte financiare, trebuie să explice această situație.

Diferențele în cerințele documentelor reflectă logica evaluării riscurilor efectuate de Agenția pentru Servicii de Imigrare și Rezidență. Pentru companiile din Categoria 1 și 2, fiabilitatea afacerii este deja asigurată, astfel încât evaluarea se concentrează în principal pe calitățile individuale ale solicitantului. Cu toate acestea, în cazul companiilor din Categoria 3 și, în special, Categoria 4, inspectorii nu doar evaluează solicitantul, ci și capacitatea companiei de a angaja în mod stabil străini și dacă afacerea în sine este legală și are o existență reală. Prin urmare, în special pentru companiile nou înființate din Categoria 4, aplicarea pentru statutul de rezidență nu este doar o procedură de angajare, ci și o oportunitate de a dovedi autorităților legitimitatea și viabilitatea afacerii.

Sancțiunile Companiilor: Riscul Infracțiunii de Încurajare a Muncii Ilegale în Japonia

Companiile care angajează străini în Japonia trebuie să înțeleagă corect sistemul de statut de rezidență și să urmeze procedurile adecvate, având responsabilitatea de a respecta continuu legislația pe durata angajării. În cazul neglijării acestei obligații, companiile se confruntă cu un risc legal semnificativ, cunoscut sub numele de infracțiunea de încurajare a muncii ilegale. Această infracțiune este definită în articolul 73-2 al Legii Imigrației Japoneze și impune sancțiuni severe celor care permit activități de muncă ilegală.

Există trei tipuri principale de acțiuni care constituie infracțiunea de încurajare a muncii ilegale. În primul rând, angajarea străinilor care se află ilegal în Japonia sau a celor cu un statut de rezidență care nu permite angajarea (de exemplu, viză de scurtă ședere). În al doilea rând, angajarea străinilor în activități care depășesc domeniul permis de statutul lor de rezidență. De exemplu, angajarea unui inginer cu statut de rezidență pentru „Tehnologie, Cunoștințe Umaniste și Afaceri Internaționale” într-o muncă simplă de fabrică, care nu necesită cunoștințe specializate, se încadrează în această categorie. În al treilea rând, angajarea străinilor peste timpul permis de autorizația pentru activități în afara calificărilor. Un exemplu ar fi cazul unui student străin care are o limită de 28 de ore pe săptămână, dar este angajat pentru 40 de ore pe săptămână.

În cazul comiterii acestor încălcări, angajatorul poate fi supus unei pedepse cu închisoarea de până la trei ani sau o amendă de până la 3 milioane de yeni, sau ambele. Mai mult, legislația japoneză prevede adesea sancțiuni atât pentru persoana direct responsabilă de încălcarea legii, cât și pentru entitatea juridică în sine, punând astfel întreaga companie sub responsabilitate.

Un aspect deosebit de important pentru companii este tratamentul „neglijenței” în cadrul Legii Imigrației din Japonia. Conform acestei legi, argumentul că „nu știau că activitatea constituie muncă ilegală” nu este, în principiu, un motiv de exonerare. Totuși, dacă se poate demonstra că nu exista neglijență în a nu ști, atunci s-ar putea evita pedeapsa. Acest lucru înseamnă că partea angajatoare are o obligație proactivă de a verifica cu atenție statutul de rezidență al străinului pe care intenționează să-l angajeze și posibilitatea acestuia de a munci, de exemplu, prin verificarea originalului cărții de rezidență. Dacă angajatorul se bazează doar pe o copie a cărții de rezidență sau pe declarațiile verbale ale persoanei în cauză și astfel permite munca ilegală, poate fi considerat neglijent și, prin urmare, pasibil de pedeapsă.

O condamnare pentru infracțiunea de încurajare a muncii ilegale nu se limitează doar la sancțiuni directe, cum ar fi amenda sau închisoarea, ci poate avea și un impact grav asupra activităților de afaceri ale companiei. De exemplu, companiile sancționate pentru această infracțiune pot deveni neeligibile pentru utilizarea sistemelor precum programul de stagii de formare profesională sau sistemul de competențe specifice, care sunt esențiale în anumite sectoare industriale ca surse de forță de muncă. Aceasta demonstrează că încălcarea conformității poate evolua de la o problemă juridică la un risc de management care amenință continuitatea afacerii în sine.

Proceduri post-angajare: Notificarea privind situația angajării străinilor în Japonia

Procesul de angajare a străinilor nu se încheie odată cu obținerea permisiunii de rezidență și confirmarea angajării. După începerea angajării, există obligații legale pe care companiile trebuie să le îndeplinească. Una dintre acestea este depunerea “Notificării privind situația angajării străinilor”. Aceasta este o procedură impusă tuturor angajatorilor pe baza “Legii privind promovarea cuprinzătoare a politicilor de muncă, stabilitatea angajării lucrătorilor și îmbunătățirea vieții profesionale” din Japonia.

Această notificare trebuie depusă la Oficiul Public de Ocupare a Forței de Muncă (Hello Work) din jurisdicție, atunci când un străin este nou angajat sau când un străin angajat părăsește compania. Scopul acestui sistem este ca guvernul să poată înțelege corect realitatea angajării lucrătorilor străini și să promoveze o gestionare adecvată a angajării și să sprijine reangajarea.

Metoda de depunere a notificării variază în funcție de faptul că străinul este sau nu asigurat în cadrul asigurărilor de angajare. Dacă străinul devine asigurat în cadrul asigurărilor de angajare, depunerea “Notificării de dobândire a calității de asigurat în cadrul asigurărilor de angajare” va include și notificarea privind situația angajării străinilor, astfel încât nu este necesară depunerea unui document separat.

Pe de altă parte, în cazul angajării unui străin care nu devine asigurat în cadrul asigurărilor de angajare datorită condițiilor de lucru, cum ar fi durata muncii, este necesară depunerea “Notificării privind situația angajării străinilor (Formularul nr. 3)”. Acest formular poate fi descărcat de pe site-ul web al Ministerului Sănătății, Muncii și Protecției Sociale. (Ministerul Sănătății, Muncii și Protecției Sociale “Despre notificarea privind situația angajării străinilor” https://www.mhlw.go.jp/stf/seisakunitsuite/bunya/koyou_roudou/koyou/gaikokujin/todokede/index.html).

Termenul limită pentru depunerea notificării este până la sfârșitul lunii următoare lunii în care a avut loc angajarea sau demisia. Nerespectarea acestei notificări sau depunerea unei notificări false poate duce la o amendă de până la 300.000 de yeni, deci este necesară atenție. Această procedură se desfășoară sub un obiectiv administrativ diferit de cel al gestionării rezidenței, care este sub jurisdicția Ministerului Justiției (Agenția de Servicii pentru Imigrări), și anume gestionarea pieței muncii sub jurisdicția Ministerului Sănătății, Muncii și Protecției Sociale, iar companiile trebuie să respecte ambele reglementări.

Concluzie

Angajarea de specialiști străini reprezintă pentru companiile japoneze un mijloc puternic de a-și spori competitivitatea globală. Totuși, pentru a realiza acest lucru, respectarea strictă și complexă a reglementărilor legale japoneze, în special a Legii Imigrației din Japonia, este o condiție absolut necesară. Așa cum am detaliat în acest articol, înțelegerea corectă a statutului de rezidență, pregătirea adecvată a documentelor în funcție de dimensiunea companiei și evitarea riscurilor legale grave, cum ar fi infracțiunea de încurajare a muncii ilegale, sunt responsabilități impuse tuturor companiilor. Aceste proceduri necesită cunoștințe specializate și o atenție deosebită, iar neglijarea lor poate duce la pierderi de timp neașteptate și sancțiuni legale.

Firma noastră de avocatură Monolith oferă servicii legale legate de vizele de muncă și statutul de rezidență, așa cum am explicat în acest articol, având o vastă experiență cu numeroși clienți din Japonia. Punctul nostru forte constă în înțelegerea profundă a sistemului legal japonez, completată de prezența în cadrul echipei noastre a avocaților vorbitori de engleză cu calificări legale străine. Acest lucru ne permite să sprijinim cu precizie procedurile legale transfrontaliere, facilitând o comunicare eficientă nu doar cu personalul juridic și de resurse umane al companiilor, ci și cu candidații străini înșiși. Dacă întâmpinați dificultăți cu procedurile complexe de angajare a străinilor sau cu construirea unui sistem de conformitate, vă rugăm să consultați firma noastră de avocatură pentru asistență.