Principiile orelor de muncă și ale zilelor libere în dreptul muncii japonez, precum și munca suplimentară și în zilele de repaus

În gestionarea resurselor umane, care constituie fundamentul activității corporative, reglementarea orelor de muncă și a zilelor de odihnă reprezintă unul dintre cele mai esențiale și importante elemente. Legislația muncii din Japonia, în special Legea Standardelor Muncii Japoneze (Japanese Labor Standards Act), stabilește principii stricte privind orele de muncă și zilele de odihnă pentru a proteja sănătatea și bunăstarea lucrătorilor. Aceste reglementări nu sunt subiecte care pot fi stabilite liber prin regulamente interne sau contracte între părți, ci trebuie să respecte limitele și procedurile stabilite prin lege, fiind obligatorii pentru toate companiile. În principiu, legea interzice munca peste orele legale de lucru și munca în zilele legale de odihnă, iar încălcarea acestor prevederi poate duce la sancțiuni. Pentru a ridica această interdicție în mod excepțional și a ordona legal munca suplimentară sau în zilele de odihnă, trebuie să încheiați un acord specific de muncă cunoscut sub numele de “Acordul 36” și să îl înregistrați la autoritățile administrative printr-o procedură strictă. În acest articol, vom clarifica mai întâi definiția “orelor de muncă” în legislația japoneză prin cazuri juridice, apoi vom explica principiile de bază ale orelor de muncă și zilelor de odihnă. În continuare, vom detalia cadrul muncii suplimentare și în zilele de odihnă bazat pe Acordul 36 și obligația de plată a salariilor suplimentare aferente. În final, vom examina poziția importantă a “supraveghetorilor de management”, o excepție semnificativă a acestor principii, împreună cu cerințele stricte și cazurile juridice relevante. Înțelegerea și respectarea precisă a acestor reglementări sunt esențiale pentru asigurarea conformității și construirea unei relații de muncă sănătoase.  

Definiția „Orelor de Muncă” în Cadrul Legislației Japoneze

Pentru a înțelege legislația japoneză a muncii, este esențial să cunoaștem cum se definește legal „ora de muncă”. Aceasta deoarece recunoașterea orelor de muncă influențează obligația de plată a salariilor, în special calculul salariilor suplimentare. Jurisprudența Curții Supreme din Japonia stabilește că „ora de muncă” nu este determinată de contractul de muncă sau de regulamentul intern, ci se judecă obiectiv ca fiind timpul în care „angajatul este sub comanda și controlul angajatorului”. Această „comandă și control” include nu doar instrucțiuni explicite, ci și cele implicite sau situații în care angajatul este forțat să efectueze anumite acțiuni, ceea ce poate extinde riscul de recunoaștere a unui interval de timp mai larg decât cel anticipat de companie ca fiind ore de muncă.

Există două cazuri judiciare importante care ilustrează acest criteriu. Primul este cazul Șantierului Naval Mitsubishi Heavy Industries din Nagasaki (decizia Curții Supreme din 9 martie 2000 (2000)). În acest caz, s-a disputat dacă timpul petrecut de angajați în vestiar pentru a se echipa cu uniforma de lucru și echipamentul de protecție înainte de începerea programului constituie ore de muncă. Curtea Supremă a decis că, deoarece compania a impus purtarea echipamentului de lucru din motive de sănătate și securitate și a instruit angajații să se echipeze în locuri desemnate în incinta companiei, aceste acțiuni sunt sub comanda și controlul angajatorului. Astfel, chiar dacă nu sunt activități de muncă propriu-zise, pregătirile esențiale pentru muncă, care sunt restricționate spațial și temporal de instrucțiunile companiei, sunt considerate ore de muncă din punct de vedere legal.

Al doilea caz este cel al companiei Dai Hoshi Building Management (decizia Curții Supreme din 28 februarie 2002 (2002)), care a abordat problema dacă timpul de odihnă în timpul turelor de 24 de ore ale angajaților care se ocupă de întreținerea clădirilor constituie ore de muncă. Angajații erau obligați să aștepte în camera de odihnă și să răspundă imediat în cazul unei alarme sau a unei situații de urgență. Curtea Supremă a stabilit că, în astfel de condiții, chiar dacă angajații dorm și nu se întâmplă nimic, ei nu sunt „complet eliberați de muncă” și, prin urmare, sunt sub comanda și controlul angajatorului. Cu alte cuvinte, timpul petrecut în așteptare, chiar dacă este etichetat ca „pauză” sau „odihnă”, este considerat legal ca fiind ore de muncă.

Așa cum reiese din aceste cazuri, recunoașterea orelor de muncă se bazează nu pe denumirea formală sau conținutul contractului, ci pe realitatea că angajatul este sub controlul angajatorului și libertatea sa de mișcare este restricționată. Acest lucru sugerează că companiile pot genera involuntar „ore de muncă ascunse”, ceea ce le expune riscului de a fi solicitate pentru plata salariilor neachitate.

Principiile orelor de muncă și ale zilelor de odihnă sub legislația japoneză

Legea standardelor muncii din Japonia stabilește două principii fundamentale ca standarde minime pentru orele de muncă și zilele de odihnă. Aceste principii se aplică, în principiu, tuturor locurilor de muncă, indiferent de dimensiunea sau domeniul companiei.

În primul rând, există un plafon pentru orele de muncă. Articolul 32 din Legea standardelor muncii japoneze prevede că angajatorii nu trebuie să permită lucrătorilor să lucreze mai mult de 40 de ore pe săptămână, excluzând pauzele, și nu mai mult de 8 ore pe zi. Aceasta este cunoscută sub numele de “orele legale de muncă” și orice muncă care depășește aceste limite este, în principiu, ilegală. Această dublă limită de “8 ore pe zi și 40 de ore pe săptămână” este strictă și nu permite depășirea niciunei limite.

În al doilea rând, există obligația de a acorda zile de odihnă. Articolul 35 din Legea standardelor muncii japoneze prevede că angajatorii trebuie să acorde lucrătorilor cel puțin o zi de odihnă pe săptămână. Aceasta este principiul “săptămânii de lucru cu odihnă”. Ca excepție, alineatul 2 al aceluiași articol permite acordarea a “cel puțin patru zile de odihnă într-o perioadă de patru săptămâni”, dar aceasta este o măsură pentru acomodarea unor forme de muncă atipice, principiul fiind o zi de odihnă pe săptămână. “Ziua de odihnă” menționată aici se referă la o zi calendaristică (24 de ore de la miezul nopții până la miezul nopții următoare) în care obligația de muncă este complet eliminată conform contractului de muncă.

Principiile orelor legale de muncă și ale zilelor legale de odihnă au consecințe importante în practică. De exemplu, pentru o companie care stabilește o durată standard de lucru de 8 ore pe zi, lucrul pe parcursul a 5 zile pe săptămână duce la un total de 40 de ore de muncă pe săptămână (8 ore x 5 zile), atingând astfel limita legală a orelor de muncă. Dacă se lucrează în a șasea zi, se încalcă regula celor 40 de ore pe săptămână. Prin urmare, companiile care adoptă un sistem de lucru de 8 ore pe zi trebuie să stabilească, de fapt, două zile de odihnă pe săptămână pentru a respecta atât principiul săptămânii de lucru cu odihnă (o zi de odihnă pe săptămână) cât și principiul celor 40 de ore pe săptămână.

Cele două zile de odihnă au natură juridică diferită. Una este “ziua de odihnă legală” impusă de articolul 35 din Legea standardelor muncii japoneze, iar cealaltă este “ziua de odihnă stabilită” (ziua de odihnă nelegală) determinată la discreția companiei. Această distincție este extrem de importantă pentru calculul salariului suplimentar. Dacă se lucrează într-o zi de odihnă legală, aceasta este tratată ca “muncă în zi de odihnă” și necesită un salariu suplimentar de cel puțin 35%. Pe de altă parte, dacă se lucrează într-o zi de odihnă stabilită, orice muncă care depășește cele 40 de ore legale de muncă pe săptămână este tratată ca “muncă suplimentară” și necesită un salariu suplimentar de cel puțin 25%. Prin urmare, este esențial să se stabilească clar în regulamentul de muncă sau alte documente similare care zi a săptămânii este ziua de odihnă legală, din punct de vedere al gestionării muncii și al controlului costurilor.

Munca peste limita legală: Ora suplimentară și munca în zilele de repaus conform Acordului 36 în Japonia

Legea japoneză a standardelor muncii stabilește un timp de lucru legal (8 ore pe zi, 40 de ore pe săptămână) și principiul zilelor de repaus legal, care nu sunt absolute, ci pot fi depășite în mod excepțional prin anumite proceduri legale. Baza principală pentru munca suplimentară și în zilele de repaus este Acordul dintre angajator și angajat prevăzut de articolul 36 al Legii Muncii (cunoscut sub numele de “Acordul 36”). Cu toate acestea, în cazuri excepționale, cum ar fi dezastrele, este posibilă munca suplimentară prin permisiunea sau notificarea ulterioară conform articolului 33 al Legii Muncii.

A lucra peste timpul de lucru legal sau în zilele de repaus fără a încheia un Acord 36 este ilegal, chiar dacă lucrătorul este de acord, și poate duce la sancțiuni. Pentru a încheia valabil un Acord 36, este necesar mai întâi să se ajungă la un acord scris cu sindicatul reprezentând majoritatea lucrătorilor din locul de muncă sau, în absența unui astfel de sindicat, cu reprezentanții majorității lucrătorilor. Cel mai important pas este depunerea acordului încheiat la directorul Oficiului de Supraveghere a Standardelor Muncii competente. Această notificare este o condiție esențială pentru ca Acordul 36 să aibă efecte legale, iar munca suplimentară și în zilele de repaus este permisă numai după încheierea Acordului 36 și notificarea către directorul Oficiului de Supraveghere a Standardelor Muncii.

Chiar și în cazul încheierii unui Acord 36, munca suplimentară nu este permisă nelimitat. Legea stabilește limite stricte pentru munca suplimentară. În principiu, limita pentru munca suplimentară este de 45 de ore pe lună și 360 de ore pe an.  

Totuși, în cazuri speciale și temporare, cum ar fi creșterea neașteptată a volumului de muncă, este posibil să se încheie un “Acord 36 cu clauze speciale” care permite depășirea acestor limite. Aceste “circumstanțe speciale și temporare” nu sunt acceptate pentru motive abstracte, cum ar fi “necesitatea afacerii”, ci trebuie să fie concrete și temporare, cum ar fi schimbări neașteptate de specificații sau gestionarea unor reclamații la scară largă.  

Chiar și atunci când se aplică clauze speciale, legea stabilește următoarele limite absolute (cu sancțiuni) care nu pot fi depășite:

1. Munca suplimentară nu trebuie să depășească 720 de ore pe an.  
2. Totalul muncii suplimentare și al muncii în zilele de repaus nu trebuie să depășească 100 de ore pe lună.  
3. Totalul muncii suplimentare și al muncii în zilele de repaus, calculat ca medie pe perioade de 2, 3, 4, 5 sau 6 luni, nu trebuie să depășească 80 de ore pe lună.  
4. Munca suplimentară care depășește 45 de ore pe lună este permisă numai pentru 6 luni pe an.  

În special, a treia regulă, “media pe mai multe luni de maximum 80 de ore”, funcționează ca un mecanism puternic pentru a limita munca prelungită continuă în companii. De exemplu, dacă într-o lună totalul muncii suplimentare și al muncii în zilele de repaus atinge 99 de ore (aproape de limita maximă de 100 de ore pe lună), totalul orelor din luna următoare nu poate depăși 61 de ore ((99 ore + 61 ore) ÷ 2 luni = 80 de ore). Astfel, dacă există o lună cu o creștere temporară a orelor de muncă, compania trebuie să reducă semnificativ orele de muncă în lunile următoare, fiind necesar nu doar să înregistreze orele de muncă, ci și să gestioneze planificat orele de muncă viitoare.

Costuri financiare: Salariul suplimentar sub legislația japoneză

Companiile sunt obligate să plătească un salariu suplimentar (premium pay) peste salariul obișnuit pentru munca prestată peste orele legale de lucru, în zilele de repaus legal sau în timpul orelor de noapte, conform ratelor stabilite de lege. Această obligație este definită în articolul 37 al Legii Standardelor Muncii din Japonia și reprezintă o reglementare importantă care afectează direct finanțele companiilor.

Rata salariului suplimentar care trebuie plătit variază în funcție de tipul muncii:

• Muncă suplimentară: Pentru munca prestată peste orele legale de lucru (8 ore pe zi sau 40 de ore pe săptămână), trebuie plătit un salariu suplimentar calculat la o rată de cel puțin 25% peste salariul obișnuit.
• Muncă suplimentară peste 60 de ore pe lună: Pentru partea de muncă suplimentară care depășește 60 de ore într-o lună, rata suplimentară este crescută la cel puțin 50%. Această reglementare se aplică tuturor companiilor, inclusiv întreprinderilor mici și mijlocii, începând cu 1 aprilie 2023.
• Muncă în zilele de repaus legal: Pentru munca prestată în zilele de repaus legal stabilite de articolul 35 al Legii Standardelor Muncii din Japonia, este necesar un salariu suplimentar de cel puțin 35%. Aceasta este diferită de munca prestată în zilele de repaus legal nespecificate.
• Muncă de noapte: Pentru munca prestată între orele 22:00 și 05:00, trebuie plătit un salariu suplimentar de cel puțin 25% (indemnizație de noapte).

Aceste rate suplimentare se aplică cumulativ. De exemplu, dacă se prestează muncă suplimentară în timpul orelor de noapte, rata suplimentară de 25% pentru munca suplimentară și rata de 25% pentru munca de noapte se adaugă, rezultând un salariu suplimentar total de cel puțin 50%. Similar, dacă se prestează muncă în zilele de repaus legal și în timpul orelor de noapte, rata combinată este de cel puțin 60% (35%+25%).

Baza de calcul pentru aceste salarii suplimentare este salariul obișnuit al lucrătorului pentru orele sau zilele normale de muncă. Totuși, anumite tipuri de salarii definite în articolul 21 al Regulamentului de Implementare a Legii Standardelor Muncii din Japonia pot fi excluse din acest salariu de bază. Salariile care pot fi excluse sunt limitate la cele plătite pe baza circumstanțelor personale ale lucrătorului și includ în mod specific următoarele:

• Indemnizația de familie
• Indemnizația de transport
• Indemnizația de separare
• Indemnizația pentru educația copiilor
• Indemnizația de locuință
• Salariile plătite în mod excepțional
• Salariile plătite pentru perioade care depășesc o lună (de exemplu, bonusuri)

Totuși, dacă aceste indemnizații sunt sau nu excluse din calcul depinde de substanța lor, nu de numele lor. De exemplu, chiar dacă se numește “indemnizație de locuință”, dacă se plătește o sumă fixă tuturor angajaților, aceasta nu este considerată legată de circumstanțele personale și nu poate fi exclusă din salariul de bază.

În continuare, vom prezenta un rezumat al ratelor salariului suplimentar:

Aceste rate suplimentare, în special rata de 50% pentru munca care depășește 60 de ore pe lună, reflectă nu doar o regulă de calcul a salariilor, ci și o intenție politică puternică de a descuraja munca prelungită din punct de vedere economic și de a proteja sănătatea lucrătorilor.

Excepție importantă: „Managerii supraveghetori” sub legislația japoneză

Reglementările stricte legate de orele de muncă, pauze și zile libere, despre care am discutat până acum, includ o excepție semnificativă stabilită de articolul 41 din Legea Standardelor Muncii din Japonia. Acest articol prevede că dispozițiile referitoare la orele de muncă, pauze și zile libere nu se aplică „persoanelor aflate într-o poziție de supervizare sau management, indiferent de tipul afacerii” (denumite în continuare „managerii supraveghetori”). Astfel, angajatorii nu sunt obligați să plătească salarii suplimentare pentru orele suplimentare sau munca în zilele libere angajaților care se încadrează în categoria managerilor supraveghetori.  

Totuși, decizia dacă un angajat se încadrează sau nu în categoria „managerilor supraveghetori” nu se bazează formal pe titlul de funcție acordat de companie (cum ar fi „șef de departament” sau „șef de secție”), ci se face o evaluare strictă bazată pe conținutul real al muncii, responsabilitățile și autoritatea, precum și pe modul de lucru al angajatului. Instanțele japoneze tind să interpreteze această excepție într-un mod extrem de limitat și nu permit aplicarea ei în mod arbitrar. Prin interpretări administrative și numeroase cazuri judecate, s-a stabilit că pentru a fi recunoscut ca manager supraveghetor, un angajat trebuie să îndeplinească toate cele trei criterii următoare:  

1. Conținutul muncii, responsabilitățile și autoritatea semnificative, într-o poziție unitară cu managementul: Angajatul trebuie să dețină autoritate importantă în gestionarea muncii companiei, cum ar fi recrutarea, concedierea, evaluarea personalului și stabilirea condițiilor de muncă, și să fie profund implicat în luarea deciziilor de management. Nu este suficient doar să aibă subordonați; este necesar să aibă autoritatea de a stabili politicile departamentului prin propriul discernământ, astfel încât să poată fi evaluat ca fiind unitar cu managementul.  
2. Un mod de lucru care nu este strict supravegheat în ceea ce privește orele de muncă: Angajatul trebuie să aibă o mare libertate în stabilirea propriilor ore de începere și de terminare a muncii, precum și în modul de executare a sarcinilor. Dacă compania controlează strict orele de sosire și plecare sau dacă salariul este redus pentru întârzieri sau plecări timpurii, atunci angajatul nu este considerat un manager supraveghetor. Este esențial să fie într-o poziție care îi permite să ajusteze flexibil orele de muncă în funcție de necesitățile de management.  
3. Un tratament salarial adecvat poziției: Salariul, inclusiv salariul de bază și indemnizațiile de funcție, trebuie să fie favorabil în comparație cu cel al angajaților obișnuiți și să reflecte adecvat responsabilitățile importante ale angajatului. Tratamentul trebuie să compenseze suficient faptul că nu se plătesc ore suplimentare. Dacă, luând în considerare orele de muncă reale, salariul pe oră este mai mic decât cel al angajaților obișnuiți sau al lucrătorilor part-time, acesta devine un factor important în negarea statutului de manager supraveghetor.  

Un caz emblematic care ilustrează aceste criterii stricte este cazul McDonald’s Japonia (decizia Tribunalului Districtual Tokyo din 28 ianuarie 2008). În acest caz, instanța a decis că un manager de restaurant, deși avea anumite autorități în gestionarea magazinului, nu era implicat în deciziile de management ale întregii companii și, din cauza lipsei de personal, era nevoit să lucreze în schimburi, având astfel o libertate limitată în ceea ce privește orele de muncă, iar salariul său nu era suficient pentru a fi considerat un manager supraveghetor.  

Astfel, excepția managerilor supraveghetori este unul dintre cele mai controversate domenii ale dreptului muncii din Japonia. Așa-numiții „manageri doar cu numele”, care primesc titluri de management doar pentru a evita plata orelor suplimentare, nu sunt recunoscuți legal și pot duce la riscul semnificativ de a fi obligați să plătească sume mari de salarii neachitate ulterior.

Chiar și în cazul în care un angajat este recunoscut ca un manager supraveghetor legitim, obligația de a plăti salarii suplimentare pentru munca de noapte (de la ora 22:00 la ora 5:00) nu este eliminată. De asemenea, dreptul de a lua concediu anual plătit este garantat în aceeași măsură ca pentru toți ceilalți angajați.  

Concluzii

Așa cum am explicat în acest articol, reglementările privind timpul de muncă și zilele de odihnă în cadrul legislației japoneze sunt fundamentale pentru gestionarea muncii în companii și sunt extrem de stricte. “Timpul de muncă” legal nu este determinat prin contract, ci prin realitatea obiectivă, iar principiul este că există un plafon de “8 ore pe zi și 40 de ore pe săptămână”. Munca suplimentară și munca în zilele de odihnă peste acest plafon sunt posibile doar dacă există un acord tripartit (36 Agreement) încheiat și notificat corespunzător, iar chiar și în aceste cazuri, nu se poate depăși limita absolută de ore stabilită prin lege. În plus, pentru aceste ore de muncă, legea impune plata unui salariu majorat conform unor rate stabilite. Există o excepție pentru “managerii supraveghetori”, dar domeniul de aplicare al acesteia este interpretat foarte restrâns în jurisprudență, iar aplicarea sa ușoară implică riscuri legale semnificative. Înțelegerea și respectarea corectă a acestor reglementări este o responsabilitate fundamentală pentru desfășurarea afacerilor în Japonia și este esențială din perspectiva managementului conformității.

Firma noastră de avocatură Monolith oferă o vastă experiență în furnizarea de sfaturi juridice și gestionarea disputelor legate de timpul de muncă și zilele de odihnă pentru numeroși clienți din Japonia. Avem în echipa noastră nu doar avocați cu calificări japoneze, ci și experți vorbitori de engleză cu calificări juridice străine, capabili să răspundă provocărilor specifice cu care se confruntă companiile ce desfășoară activități internaționale. Vă oferim suport precis și practic pentru construirea unui sistem de gestionare a timpului de muncă, utilizarea adecvată a acordurilor tripartite și evaluarea corectă a managerilor supraveghetori, abordând toate aspectele complexe ale reglementărilor japoneze privind legislația muncii.