Ce ar trebui să știe managerii și directorii despre responsabilitatea directorilor? Explicarea riscurilor și a măsurilor de precauție

Managerii și membrii consiliului de administrație sunt solicitați să ia decizii importante și să execute sarcini esențiale în conducerea companiei, în timp ce responsabilitățile legale și riscurile operaționale sunt mereu prezente. Decizii sau acțiuni inadecvate pot avea consecințe grave, cum ar fi litigii, cereri de despăgubiri, conflicte cu acționarii sau angajații. Pregătirea pentru aceste riscuri, înțelegerea corectă a responsabilităților membrilor consiliului și implementarea măsurilor adecvate sunt esențiale pentru stabilitatea managementului și creșterea durabilă a afacerii.

Acest articol explică în detaliu cazurile în care persoanele implicate în management pot fi trase la răspundere și prezintă măsuri concrete pe care managerii și membrii consiliului de administrație le pot adopta pentru a-și desfășura activitatea cu încredere.

Ce înseamnă responsabilitatea directorilor

Persoanele implicate în managementul unei companii ca directori trebuie să organizeze problemele legate de responsabilitatea directorilor și să ia măsurile adecvate. Având poziția de director, trebuie să vă asumați responsabilitatea pentru compensarea daunelor în următoarele cazuri:

• Când cauzați daune companiei
• Când provocați scurgerea de fonduri din companie
• Când, în exercitarea funcțiilor, există rea-voință sau neglijență gravă care cauzează daune terților

A fi urmărit pentru responsabilitate de către acționari sau terți reprezintă un risc semnificativ pentru directori. Pentru a crește compania și a vă proteja cariera și activele, este esențial să implementați o gestionare adecvată a riscurilor pentru a fi pregătiți pentru problemele de responsabilitate.

Următoarele persoane pot fi supuse problemelor de responsabilitate a directorilor:

• Persoanele care dețin poziția de director în companii (companii listate, startup-uri, întreprinderi mici și mijlocii)
• Persoanele care au înființat o companie și o lasă să fie gestionată de terți
• Persoanele care sunt invitate să ocupe poziții de directori neexecutivi sau auditori externi
• Persoanele care își împrumută numele doar pentru a figura în registrul directorilor

Responsabilitatea directorilor poate fi pusă în discuție în situații neașteptate, așadar este crucial să înțelegeți pe deplin cazurile în care puteți fi urmăriți pentru responsabilitate și metodele de răspuns adecvate.

Aspecte esențiale de conștientizat pentru pregătirea răspunderii directorilor pentru daune

Există diverse tipuri de responsabilități ale directorilor, dar vom explica pregătirile pe care directorii ar trebui să le conștientizeze întotdeauna pentru orice tip de răspundere pentru daune.

Pregătirea dovezilor

Pentru a negocia și a contraargumenta adecvat atunci când responsabilitatea este pusă la îndoială, informațiile care pot servi drept dovezi sunt esențiale.

Responsabilitatea directorilor are multe forme și există dovezi specifice care ar trebui pregătite în avans. Cu toate acestea, în cazul în care sunt urmărite cauze de responsabilitate bazate pe încălcarea datoriei de diligență sau neglijență în îndeplinirea sarcinilor, documentele enumerate mai jos sunt întotdeauna dovezi importante:

În special, este important să asigurați credibilitatea dovezilor referitoare la fapte importante, astfel încât să reziste în instanță. Dovezile cu o înaltă credibilitate includ următoarele tipuri de documente:

• Documente de dispoziție
• Contracte, chitanțe
• Rapoarte de activitate zilnice, chitanțe, facturi
• Registre contabile

Pentru a fi pregătiți în cazul în care responsabilitatea este urmărită, este esențial să gestionați și să păstrați informațiile care pot servi drept dovezi.

Organizarea dovezilor

Dovezile nu sunt doar pentru a fi deținute, ci trebuie organizate astfel încât să fie utilizabile în cazul în care responsabilitatea este efectiv urmărită.

Problemele de responsabilitate ale directorilor nu se limitează doar la încălcarea datoriei de diligență sau neglijență în îndeplinirea sarcinilor, ci pot include și răspunderea pentru acte ilicite conform codului civil. Prin urmare, nu este ușor să anticipați toate scenariile în care responsabilitatea poate fi urmărită. Când apar probleme concrete, este necesar să organizați dovezi specifice pentru situația respectivă.

În primul rând, verificați conținutul responsabilității urmărite și aranjați dovezile care corespund faptelor care constituie procesul, indiferent dacă sunt favorabile sau nu.

În continuare, luați în considerare dovezile necesare pentru a susține povestea pe care o veți explica în timpul procesului.

Din punct de vedere practic, vă recomandăm să consultați un avocat imediat ce detectați posibilitatea apariției unei probleme.

Cazul 1 în care responsabilitatea directorilor este pusă sub semnul întrebării: Încălcarea obligației de diligență și a obligației de loialitate

Directorii pot fi trași la răspundere pentru îndatoririle pe care le au față de companie în exercitarea funcțiunilor lor. În acest articol, vom explica situațiile în care se pune problema încălcării obligației de diligență și a obligației de loialitate.

Ce înseamnă încălcarea obligației de diligență și a obligației de fidelitate

Directorii au obligația de a exercita o atenție și o fidelitate adecvate față de companie.

În cazul încălcării acestor obligații, directorii pot fi răspunzători pentru neglijența în îndeplinirea sarcinilor și pot fi obligați să compenseze compania pentru daunele rezultate.

Directorii trebuie să fie atenți pentru a nu da naștere la suspiciuni de încălcare a obligațiilor. Este esențial să își îndeplinească cu deplină responsabilitate obligațiile de atenție și fidelitate, să fie atenți să nu existe intenție sau neglijență și să organizeze documentele necesare pentru a putea dovedi acest lucru.

În cazul încălcării legilor și reglementărilor

Alegerea de a comite acte care încalcă legile și reglementările în procesul de luare a deciziilor de management nu este permisă în nicio situație. Chiar și în absența neglijenței, există posibilitatea de a fi ținut responsabil, motiv pentru care este necesară prudență.

Termenul “legi și reglementări” menționat aici include toate legile și reglementările pe care o companie trebuie să le respecte în desfășurarea activităților sale. Este esențial ca directorii să înțeleagă în profunzime actele specifice care pot constitui încălcări ale legilor și reglementărilor.

În cazul încălcării statutului companiei

Statutul companiei reprezintă un set de reguli fundamentale care stabilesc scopul, structura și metodele de operare ale unei întreprinderi, iar conform legii japoneze a companiilor (Japanese Companies Act), toți directorii au obligația de a-l respecta. Acesta include:

• Scopul și domeniul de activitate al companiei
• Termenul de mandat al directorilor și regulile privind numirea și demiterea acestora
• Regulile privind distribuția profiturilor și transferul de acțiuni

Statutul este înregistrat ca document oficial și reprezintă, de asemenea, o promisiune a companiei față de acționari și alte părți interesate.

Dacă o acțiune se încadrează în scopul statutului companiei este determinat pe baza necesității, reflectată în natura obiectivă a acțiunii. Cu toate acestea, această determinare poate varia în funcție de circumstanțele individuale, făcându-l dificil de prezis.

Este necesar să se verifice periodic conținutul statutului pentru a asigura că politicile de operare sunt consistente, să se revizuiască și să se întărească sistemul de verificare între directori și colaborarea cu departamentul juridic. Dacă este necesară o modificare a statutului, aceasta trebuie efectuată prin proceduri adecvate, cu aprobarea adunării generale a acționarilor.

Cazuri în care se contestă erorile de judecată managerială

Directorilor li se recunoaște discreția în executarea sarcinilor sub principiul judecății manageriale, astfel încât, în principiu, nu sunt răspunzători pentru daunele rezultate din eșecurile deciziilor de management. Erorile de judecată managerială sunt contestate în următoarele situații:

• Există erori neglijente în procesul de recunoaștere a faptelor care stau la baza judecății manageriale (cum ar fi colectarea și analiza informațiilor)
• Există o iraționalitate semnificativă în procesul de luare a deciziilor bazate pe recunoașterea faptelor și în conținutul deciziilor în sine

Când se iau decizii manageriale cu riscuri mari, este esențial să se cerceteze atent jurisprudența pentru a determina ce constituie o încălcare a principiului judecății manageriale. Pentru a evita suspiciunea de luare a deciziilor iraționale la momentul judecății manageriale, este important să se organizeze dovezi precum minutele ședințelor și materialele de evaluare.

Cazurile de răspundere pentru tranzacții cu conflict de interese

Tranzacțiile cu conflict de interese se referă la acele tranzacții în care interesele companiei și ale directorilor săi sunt în opoziție. Când se efectuează tranzacții care intră sub incidența conflictului de interese, este necesară aprobarea consiliului de administrație. Chiar și cu această aprobare, tranzacțiile nu trebuie să cauzeze prejudicii companiei. Managerii care încalcă această regulă pot fi considerați neglijenți în îndeplinirea sarcinilor lor.

Există multe cazuri în care se urmărește responsabilitatea pentru tranzacții cu conflict de interese, iar responsabilitatea legală este de asemenea accentuată. Dacă nu se poate elimina posibilitatea unei tranzacții cu conflict de interese, este necesar să se acorde o atenție deosebită pentru a evita cauzarea de daune companiei.

Responsabilitatea în cazul tranzacțiilor concurente

Tranzacțiile concurente se referă la situația în care un director execută tranzacții în același domeniu de activitate ca și compania, fie în nume propriu, fie pentru un terț. Dacă acestea sunt efectuate fără aprobarea consiliului de administrație, pot constitui o încălcare a legii și o neglijare a îndatoririlor.

Când se evaluează responsabilitatea pentru tranzacțiile concurente, este crucial să se determine dacă tranzacțiile efectuate de către director sunt considerate concurente.

Tranzacțiile sunt considerate concurente dacă acestea concurează pe piață cu activitățile desfășurate efectiv de companie și generează un conflict de interese. Aceasta include nu doar activitățile curente, ci și cele la care participarea este foarte probabilă sau care sunt doar temporar suspendate.

Suma prejudiciului suferit de companie este estimată a fi egală cu profitul obținut de director sau de terțe părți prin efectuarea tranzacțiilor concurente.

În cazul încălcării obligației de supraveghere și control

Obligația de supraveghere și control se referă la datoria de a monitoriza și superviza astfel încât alți directori sau angajați să nu comită acte incorecte. Evaluarea dacă obligația de supraveghere și control a fost neglijată depinde de faptul dacă persoana supusă supravegherii și controlului este un director sau un angajat și dacă situația necesită implementarea supravegherii. Cu alte cuvinte, este o problemă legată de cât de departe trebuie să meargă obligația de a acționa.

Pentru a preveni cu atenție, ar trebui să consultați un avocat. Consultarea unui avocat și obținerea de sfaturi pentru acțiunile întreprinse constituie în sine un fapt care demonstrează îndeplinirea obligației de supraveghere și control. De asemenea, este esențial să se creeze și să se opereze mecanisme care să permită detectarea comportamentelor problematice ale altor directori, chiar și în cazul aspectelor care nu sunt aduse în fața consiliului de administrație.

În cazul încălcării obligației de a construi un sistem de control intern

Obligația de a construi un sistem de control intern se referă la responsabilitatea de a dezvolta un cadru necesar pentru a asigura corectitudinea operațiunilor unei companii. Dacă inițial nu se construiește un sistem sau, chiar dacă este construit, standardul este inadecvat și nu previne sau abordează comportamentele problematice ale directorilor sau angajaților, directorii pot fi trași la răspundere pentru încălcarea obligației.

În evaluarea încălcării obligației, următoarele situații sunt considerate a nu constitui o încălcare:

• Dacă s-a construit un sistem de management capabil să prevină actele de fraudă care sunt de obicei anticipate
• Dacă nu există circumstanțe speciale care să fi necesitat ca directorii să prevadă apariția unor acte de fraudă

Este necesară o evaluare care să includă experți și care să ia în considerare standardul general așteptat, circumstanțele specifice ale companiei și liniile directoare oficiale.

Cazuri de responsabilitate a directorilor 2: Responsabilitatea specială legală

Aici vom explica cazurile în care directorii sunt trași la răspundere pentru responsabilitatea specială legală.

Cazuri de responsabilitate pentru acordarea de beneficii

Când o companie acordă beneficii legate de exercitarea drepturilor acționarilor, directorii implicați sunt obligați să plătească companiei, solidar cu persoanele care au primit beneficiile, o sumă echivalentă cu valoarea beneficiilor acordate.

De exemplu, acest lucru se poate întâmpla când compania oferă bani acționarilor sub denumirea de “taxă de tăcere” pentru a preveni divulgarea informațiilor despre incidentele personale nefericite ale managerilor la adunarea generală a acționarilor.

Când efectuați tranzacții care ar putea să pară că acordă beneficii, trebuie să procedați cu prudență. Este esențial să clarificați că este vorba de o compensație legitimă pentru serviciile necesare companiei și să aranjați circumstanțele astfel încât să nu existe suspiciuni.

Cazuri de responsabilitate legate de distribuirea excedentului

Distribuirea excedentului se referă la distribuirea profiturilor sau la cheltuielile efectuate pentru achiziționarea propriilor acțiuni ale companiei.

Problema apare atunci când se efectuează distribuirea excedentului și suma distribuită depășește valoarea distribuibilă la data la care distribuirea excedentului devine efectivă. Executorii care au efectuat actul respectiv și directorii care au propus proiectul de hotărâre sunt obligați să plătească companiei, solidar cu persoana care a primit distribuirea, o sumă echivalentă cu valoarea la care s-a efectuat distribuirea.

Suma de plată este echivalentă cu valoarea înregistrată în contabilitate a sumei primite.

Pentru a evita urmărirea responsabilității, este important să procedați cu prudență, verificând corectitudinea și adecvarea documentelor financiare și a propunerilor de distribuire împreună cu directorii și contabilii.

Cum să răspundeți când responsabilitatea directorilor față de companie este pusă sub semnul întrebării

Aici explicăm metodele pe care directorii ar trebui să le adopte atunci când responsabilitatea lor față de companie este pusă sub semnul întrebării.

Ce se cere în răspunsul inițial

Când există o cerere de acțiune în justiție din partea acționarilor, este esențial să împărtășiți situația cu restul echipei de directori și să discutați un plan de acțiune. Pentru a evita inițierea unui proces de reprezentare a acționarilor, este necesar să analizați rapid conținutul acuzațiilor de responsabilitate și să investigați faptele în termen de 60 de zile de la cerere. Nu doar directorul vizat, ci și ceilalți directori trebuie să colaboreze pentru a examina o abordare adecvată.

În plus, când se răspunde la acuzațiile de responsabilitate a directorilor, va fi necesar să angajați un avocat diferit de consilierul juridic al companiei. Acest lucru se datorează faptului că există un conflict de interese între companie și directori, iar consilierul juridic al companiei ar trebui să evite să reprezinte directorii.

Metode de exonerare parțială a responsabilității

Chiar și atunci când directorilor li se recunoaște responsabilitatea, există metode de a exonera parțial această responsabilitate dacă acțiunile au fost făcute cu bună credință și cu neglijență minoră.

Responsabilitățile care nu pot fi exonerate parțial sunt următoarele, în timp ce pentru alte responsabilități există posibilitatea de exonerare parțială:

• Beneficii acordate
• Responsabilitatea pentru distribuirea dividendelor sau a altor sume din profiturile disponibile peste limita permisă și responsabilitatea pentru acoperirea pierderilor
• Responsabilitatea directorilor care au efectuat tranzacții directe în cazul conflictelor de interese

Exonerarea responsabilității se poate face folosind următoarele metode:

• Rezoluția adunării generale
• Rezoluția consiliului de administrație bazată pe autorizația statutului
• Contractul de limitare a responsabilității

Totuși, este important de notat că exemplele practice de utilizare a exonerării parțiale a responsabilității sunt rare. Acest lucru se datorează faptului că este preferabil să se reducă responsabilitatea după ce conținutul acesteia a fost stabilit printr-o decizie judecătorească, iar răsturnarea sumei stabilite pentru despăgubiri este dificilă.

Metode de exonerare totală a responsabilității

Pentru a exonera complet responsabilitatea directorilor, este necesar consensul tuturor acționarilor. Prin urmare, în practică, nu există posibilitatea de aplicare pentru companiile listate la bursă.

Chiar și în cazul unui acționar care deține 100% din acțiuni, este necesară o declarație de exonerare din partea companiei.

Solicitarea de furnizare a garanțiilor

Directorii pot solicita instanței să ordone acționarilor care au inițiat procesul să furnizeze o garanție adecvată. Dacă instanța emite acest ordin și acționarul nu furnizează garanția, procesul reprezentativ al acționarilor poate fi respins înainte de examinarea conținutului.

Totuși, este important de reținut că solicitarea de furnizare a garanțiilor este limitată la cazurile în care acționarul a inițiat procesul cu rea-credință.

Responsabilitatea directorilor pentru daunele cauzate terților și puncte de atenție

Când directorii cauzează daune terților (cum ar fi creditorii), pot fi răspunzători conform articolului 429 din Legea Japoneză a Companiilor (会社法, Kaisha-hō) (2005). Aici vom explica natura responsabilității pentru daunele pe care directorii le pot avea față de terți și punctele de atenție.

Există atât încălcări indirecte, cât și directe

Daunele definite în articolul 429 din Legea Japoneză a Companiilor includ atât încălcări indirecte, cât și directe. Conținutul acestor încălcări este următorul:

Este important să înțelegem mai întâi în ce situații directorii pot fi trași la răspundere.

Atenție la înregistrările false în documentele contabile

Directorii pot face înregistrări false în anumite documente importante, cum ar fi documentele contabile, sau pot efectua înregistrări și anunțuri publice false. Dacă aceste acțiuni cauzează daune terților, Legea Japoneză a Companiilor stabilește că directorii sunt responsabili pentru compensații.

Responsabilitatea pentru daunele cauzate terților prin neglijență în îndeplinirea sarcinilor necesită “intenție sau neglijență gravă”. Pe de altă parte, în cazul înregistrărilor false, chiar și o neglijență ușoară poate atrage responsabilitatea (conform articolului 429, alineatul (2) din Legea Japoneză a Companiilor).

Responsabili sunt doar cei care au participat la decizia de a efectua înregistrările false. Alți directori care au votat doar în favoarea aprobării înregistrărilor false nu sunt responsabili, dar pot fi urmăriți pentru încălcarea obligației de supraveghere.

Metode de utilizare a contractelor de compensare a companiei și a asigurărilor de răspundere pentru directorii companiei

Ca măsuri de precauție în cazul în care responsabilitatea directorilor este pusă sub semnul întrebării, contractele de compensare a companiei și asigurările de răspundere pentru directorii companiei sunt considerate a avea o valoare înaltă de luat în considerare. În continuare, vom explica pe scurt cele două sisteme și introducerea lor.

Ce este un contract de compensare a companiei?

Un contract de compensare a companiei este un acord prin care compania se angajează să acopere următoarele tipuri de costuri:

• Cheltuielile suportate de directori atunci când sunt suspectați de încălcarea legilor în exercitarea funcțiilor lor și trebuie să facă față urmăririi responsabilității
• Costurile de compensare a daunelor cauzate terților în exercitarea funcțiilor lor și sumele de bani pentru soluționarea litigiilor legate de aceste compensații

Nu este necesară o prevedere specifică în statutul companiei, astfel încât introducerea acestuia poate fi realizată printr-o rezoluție a adunării generale a acționarilor (sau a consiliului de administrație, în cazul companiilor care au un astfel de consiliu). Conținutul rezoluției include criteriile și obiectivele, limita maximă a sumei, precum și momentul compensării.

Directorii se confruntă cu riscurile asociate cu deciziile de afaceri, dar acest contract poate reduce anxietatea legată de riscuri, facilitând astfel recrutarea de talente valoroase pentru pozițiile de directori și membri ai consiliului de administrație. În plus, contractul de compensare a companiei permite directorilor să ia decizii optime pentru beneficiul companiei fără a se teme excesiv de riscuri. Acest lucru permite adoptarea unei abordări proactive în management, contribuind astfel la creșterea companiei.

Ce este asigurarea de răspundere civilă pentru directorii companiei

Asigurarea de răspundere civilă pentru directorii companiei este un tip de contract de asigurare încheiat între companie și asigurator, cunoscut și sub denumirea de asigurare D&O. Aceasta are scopul de a acoperi daunele care rezultă din responsabilitățile pe care le poartă directorii și alți ofițeri în exercitarea atribuțiilor lor profesionale.

Pentru a decide conținutul poliței de asigurare a răspunderii directorilor, este necesară o rezoluție a adunării generale a acționarilor (sau a consiliului de administrație, în cazul companiilor care au un astfel de consiliu). Conținutul asigurării care trebuie decis prin rezoluție include următoarele:

• Compania de asigurări
• Asiguratul
• Premiumul de asigurare
• Perioada de asigurare
• Cauzele de plată
• Suma maximă de plată
• Domeniul de acoperire
• Cauzele de exonerare și clauzele speciale

Obiectul asigurării include despăgubirile sau sumele de așezare, onorariile avocaților și alte costuri legale.

Când directorii se confruntă cu riscuri legale, compensarea directă de către companie poate reprezenta o povară semnificativă pentru finanțele corporative. Asigurarea D&O reduce această povară și protejează capitalul companiei. Implementarea asigurării D&O demonstrează că o companie pune accent pe gestionarea riscurilor și are un sistem de guvernanță solid, ceea ce poate îmbunătăți încrederea investitorilor, acționarilor și partenerilor comerciali.

Compararea contractului de compensare a companiei și a asigurării de răspundere a directorilor companiei

Contractul de compensare a companiei și asigurarea de răspundere a directorilor companiei par la prima vedere sisteme similare.

Totuși, există câteva diferențe cheie între cele două sisteme, așa cum este prezentat mai jos.

Detalii suplimentare despre ambele sisteme pot fi găsite în articolul următor.

Articolul asociat: Ce este contractul de asigurare a răspunderii directorilor? Procedurile după reforma Legii Japoneze a Companiilor și diferențele față de compensația companiei[ja]

Aspecte esențiale în implementarea contractelor de compensare a companiei și asigurărilor de răspundere civilă pentru directorii companiei

Contractele de compensare a companiei și asigurările de răspundere civilă pentru directorii companiei sunt instrumente care pot oferi stimulente pentru recrutarea de talente în rândul directorilor și pentru a le permite să își exercite funcțiile fără reticență. Având în vedere că fiecare sistem are punctele sale forte și slabe, este eficient să le utilizăm în combinație.

În primul rând, ar trebui să luăm în considerare asigurările de răspundere civilă pentru directorii companiei, care sunt relativ ușor de implementat datorită gradului mai mic de conflict de interese. Apoi, putem introduce contractele de compensare a companiei, excluzând elementele deja acoperite de asigurare.

Când implementăm aceste sisteme, este important să creăm un cadru care să faciliteze înțelegerea și acceptarea de către părțile interesate.

Concluzie: Consultați un avocat pentru măsuri privind responsabilitatea directorilor

Directorii implicați în managementul unei companii se confruntă constant cu riscul de a fi trași la răspundere pentru daunele cauzate companiei sau terților. Pentru a proteja creșterea companiei și activele personale, este esențial să înțelegi în ce situații poți fi urmărit pentru responsabilitate și să iei măsurile adecvate.

În abordarea problemelor de responsabilitate a directorilor, este necesar să te bazezi pe cunoștințe juridice specializate pentru pregătirea dovezilor, gestionarea disputelor și luarea deciziilor în activitățile zilnice de management. De aceea, când iei în considerare măsuri pentru problemele de responsabilitate a directorilor, este recomandat să consulți un avocat.

Stabilind din timp un sistem prin care poți consulta un avocat, vei putea înțelege corect sistemul de responsabilitate a directorilor și vei putea lua decizii adecvate pentru a te pregăti în fața riscurilor.

Ghidul măsurilor noastre de intervenție

Cabinetul de Avocatură Monolith este specializat în IT, având o expertiză deosebită în domeniul internetului și al dreptului. În promovarea guvernanței familiale, uneori este necesară crearea de contracte. Cabinetul nostru oferă servicii de redactare și revizuire a contractelor pentru o gamă variată de clienți, de la companii listate pe Tokyo Stock Exchange Prime până la întreprinderi startup. Dacă aveți dificultăți legate de contracte, vă rugăm să consultați articolul de mai jos.

Domeniile de expertiză ale Cabinetului de Avocatură Monolith: Crearea și revizuirea contractelor etc.[ja]