Ce presupune procedura de schimb de cărți de vizită online? Explicăm și punctele de atenție ale 'Legii japoneze privind e-mailurile specifice'

Ca urmare a răspândirii infecției cu noul coronavirus, telemunca a devenit populară, iar întâlnirile online au început să fie utilizate nu doar pentru întâlnirile interne ale companiilor, ci și pentru discuțiile și negocierile între companii.

Însă, spre deosebire de întâlnirile față în față, nu există schimb de cărți de vizită în format fizic, iar în special atunci când sunt mai mulți participanți, este posibil să se piardă informații precum numele, departamentul sau poziția acestora. Din acest motiv, “schimbul de cărți de vizită online”, care poate fi utilizat și în cadrul conferințelor video, a început să atragă atenția.

Totuși, este posibil ca mulți oameni să nu înțeleagă încă foarte bine acest sistem, deoarece este încă la început.

Prin urmare, în acest articol vom explica în detaliu procedura reală pentru “schimbul de cărți de vizită online”, avantajele și dezavantajele acestuia, precum și riscurile asociate cu utilizarea acestuia.

Ce este schimbul de cărți de vizită online?

Schimbul de cărți de vizită online implică digitalizarea cărților de vizită pe hârtie și schimbul acestora online.

Atâta timp cât există o conexiune la internet, puteți trimite datele către alte persoane de pe smartphone sau computer, ceea ce este o metodă extrem de eficientă în era “cu corona”.

Deși este încă o metodă nouă și nu există un standard stabilit, utilizarea în combinație cu instrumentele de gestionare a cărților de vizită se extinde treptat.

Avantajele schimbului de cărți de vizită online

Poate transmite/înregistra multe informații

Datele cărților de vizită digitalizate pot include linkuri către pagina web a companiei dvs., date și note despre întâlniri de afaceri, permițându-vă să rețineți mai multe informații decât o carte de vizită tradițională pe hârtie.

Permite schimbul ușor de cărți de vizită cu persoane de la distanță

În întâlnirile și discuțiile online, există o preocupare că realitatea poate fi mai puțin prezentă comparativ cu întâlnirile față în față. Cu toate acestea, utilizând schimbul de cărți de vizită online, puteți face o introducere eficientă chiar și pentru persoanele pe care le întâlniți pentru prima dată, facilitând o comunicare fluidă.

Nu mai trebuie să vă faceți griji că rămâneți fără cărți de vizită

Pentru reprezentanții de vânzări care au discuții cu mulți clienți, spre deosebire de cărțile de vizită pe hârtie, puteți trimite cu ușurință datele cărții de vizită de pe smartphone sau laptop, astfel încât nu trebuie să vă faceți griji că rămâneți fără cărți de vizită.

Permite gestionarea eficientă a cărților de vizită

În plus, prin baza de date a cărților de vizită primite prin schimbul online, nu mai aveți nevoie de un suport pentru cărți de vizită. De asemenea, puteți partaja informații cu membrii echipei dvs. și puteți căuta oriunde și oricând aveți nevoie, folosind smartphone-ul sau laptopul, ceea ce este foarte eficient.

Dezavantajele schimbului de cărți de vizită online

Este necesar un mediu de internet

În cazul conferințelor video, nu trebuie să vă faceți griji, dar când faceți schimb de cărți de vizită online în deplasare, aveți nevoie de un terminal de comunicații, cum ar fi un smartphone sau un computer, și de un mediu de internet.

Totuși, dacă sunteți un om de afaceri, probabil că aveți un smartphone sau un computer și puteți utiliza internetul în diverse locuri, deci nu ar trebui să fie o problemă majoră.

Există posibilitatea creșterii costurilor

Dacă un agent de vânzări îl utilizează individual, este posibil să utilizeze un instrument gratuit de gestionare a cărților de vizită, dar dacă întreaga companie împărtășește și utilizează datele cărților de vizită, este posibil să fie necesar un instrument de gestionare a cărților de vizită plătit cu multe funcții, ceea ce ar putea duce la creșterea costurilor.

Rata de adoptare a schimbului de cărți de vizită online este scăzută

Schimbul de cărți de vizită online depinde de partener, deci pentru a profita de avantaje, este important să se răspândească pe scară largă. În plus, numărul de companii care oferă servicii este mic, iar limitarea opțiunilor poate fi, de asemenea, un dezavantaj.

Procedurile necesare pentru schimbul de cărți de vizită online

Pregătiți un instrument de gestionare a cărților de vizită

Chiar dacă nu aveți un instrument de gestionare a cărților de vizită, puteți face schimb de cărți de vizită online. Cu toate acestea, luând în considerare crearea datelor proprii de cărți de vizită și salvarea/utilizarea datelor de cărți de vizită trimise de alții, ar fi mai bine să utilizați un instrument de gestionare a cărților de vizită.

Creați datele proprii de cărți de vizită

Creați datele cărții dvs. de vizită, capturând-o cu un scanner sau cu camera unui smartphone, folosind un instrument de gestionare a cărților de vizită.

Trimiteți datele cărții dvs. de vizită

Metoda obișnuită de a trimite datele cărții de vizită este utilizarea unui URL sau a unui cod QR, astfel încât chiar și cei care nu au un instrument de gestionare a cărților de vizită să poată verifica datele cărții de vizită.

Metoda de utilizare a URL-ului

În cazul negocierilor sau întâlnirilor bazate pe text, cum ar fi e-mailurile sau chat-urile, puteți trimite datele cărții de vizită prin lipirea URL-ului creat cu instrumentul de gestionare a cărților de vizită. Astfel, partenerul poate verifica datele cărții de vizită prin acest URL.

Metoda de utilizare a codului QR

În cazul în care puteți vedea imagini, cum ar fi într-o conferință video, puteți încorpora un cod QR în fundalul virtual folosind funcția de fundal virtual. Astfel, partenerul poate citi codul QR cu smartphone-ul și poate verifica datele cărții de vizită.

Metoda de utilizare a funcției instrumentului de gestionare a cărților de vizită

Dacă partenerul utilizează același instrument de gestionare a cărților de vizită, puteți face schimb de cărți de vizită cu ușurință folosind funcția de schimb de cărți de vizită a instrumentului de gestionare a cărților de vizită.

Probleme legale legate de trimiterea unor e-mailuri specifice

Este legal să trimiteți e-mailuri de publicitate pentru serviciile sau produsele dvs. la adresele de e-mail obținute prin schimb de cărți de vizită online? Problema apare în legătură cu Legea japoneză privind e-mailurile specifice.

Ce sunt e-mailurile specifice

E-mailurile specifice sunt e-mailuri trimise în scopuri de publicitate și promovare, inclusiv cele care au ca scop direcționarea către site-uri web de publicitate și promovare a serviciilor sau produselor.

De exemplu, este cazul în care se atașează URL-ul unui site web de publicitate și promovare a produselor proprii într-un e-mail de mulțumire pentru o întâlnire online. Utilizarea e-mailurilor de afaceri în scopuri de publicitate și promovare nu este neobișnuită și este practicată în general.

Restricții de trimitere în Legea japoneză privind e-mailurile specifice (Reglementarea opt-in)

Conform Legii japoneze privind e-mailurile specifice, în principiu, este interzisă trimiterea de e-mailuri specifice, cu excepția cazului în care destinatarul a exprimat “consimțământul” pentru trimiterea acestora.

Însă, articolul 3, alineatul 2 al acestei legi prevede o excepție în cazul în care “s-a comunicat propria adresă de e-mail”, deoarece se consideră că există o anumită predictibilitate că va fi trimis un e-mail de la cealaltă parte, chiar și fără consimțământ.

Pentru cei care doresc să afle mai multe despre reglementarea opt-in, vă rugăm să consultați detaliile de mai jos, împreună cu acest articol.

https://monolith.law/corporate/e-mail-newsletter-opt-in-procedure[ja]

Este ilegal să trimiți e-mailuri specifice persoanelor cu care ai schimbat cărți de vizită online?

În cazul schimbului de cărți de vizită online, se comunică datele cărții de vizită, inclusiv adresa de e-mail, deci pare că nu este ilegal să trimiți e-mailuri specifice, deoarece se încadrează în categoria “comunicării propriei adrese de e-mail”.

Însă, conform articolul 2, alineatul 1 al Regulamentului de aplicare a Legii japoneze privind e-mailurile specifice, “metoda de comunicare a propriei adrese de e-mail trebuie să fie prin scris”, iar datele digitale ale cărții de vizită nu sunt incluse în “scris”.

Conform opiniei Ministerului Afacerilor Interne și Comunicațiilor din Japonia, în prezent, nu se poate spune că o carte de vizită electronică este inclusă în “scris”, deci nu pare să existe încă o decizie clară cu privire la această nouă metodă de schimb de cărți de vizită online.

Concluzie

În cazul în care trimiteți e-mailuri specifice la adresele de e-mail primite prin schimb de cărți de vizită online, deoarece nu există un consimțământ în scris, strict vorbind, există posibilitatea să încălcați articolul 3 al Legii japoneze privind e-mailurile specifice.

Însă, chiar dacă este o notificare online, având în vedere că scopul excepției din Legea japoneză privind e-mailurile specifice este că “atunci când se comunică propria adresă de e-mail, se consideră că există o anumită predictibilitate că va fi trimis un e-mail de la cealaltă parte”, ilegalitatea nu este considerată mare.

În plus, chiar dacă este considerată o încălcare, nu se aplică imediat sancțiuni, ci mai întâi se emite un “ordin de măsuri” privind îmbunătățirea metodei de trimitere a e-mailurilor, deci dacă se acționează la acest stadiu, se poate evita sancțiunea.

Rezumat: Schimbul de cărți de vizită online și Legea privind e-mailurile specifice

Această dată, am explicat despre “schimbul de cărți de vizită online” bazat pe legile și reglementările relevante, în ceea ce privește ① avantajele și dezavantajele, ② procedurile necesare și ③ problemele legale.

“Schimbul de cărți de vizită online” este încă o metodă nouă, iar legea nu a ajuns încă în unele părți. Dacă intenționați să trimiteți un e-mail specific destinatarului care a efectuat schimbul de cărți de vizită online, vă recomandăm să nu judecați singur, ci să consultați în prealabil un avocat cu cunoștințe și experiență bogată și să primiți sfaturi.

Orientări privind măsurile luate de biroul nostru

Biroul nostru de avocatură Monolis este specializat în IT, în special în aspectele legale ale internetului. În ultima vreme, schimbul de cărți de vizită online a atras multă atenție, dar este necesară o verificare legală înainte de implementarea acestuia. Biroul nostru efectuează verificări legale pentru multe companii. Detalii sunt prezentate în articolul de mai jos.

https://monolith.law/practices/corporate[ja]