Este legal să cumpărați informații despre clienți? Explicăm Legea Japoneză de Protecție a Datelor Personale

La 30 mai 2017 (în anul 2017 al calendarului gregorian), “Legea japoneză de protecție a datelor personale modificată” a intrat în vigoare în totalitate, iar toți operatorii care manipulează datele personale sunt acum sub incidența acestei legi, ca “operatori de date personale”.

Aceasta se aplică și companiilor care au obținut informații personale prin cumpărarea de liste, astfel că persoanele responsabile care iau în considerare achiziționarea de informații despre clienți trebuie să cunoască procedurile, obligațiile și interdicțiile legate de vânzarea și utilizarea informațiilor personale.

Prin urmare, în acest articol vom explica în detaliu prevederile și aspectele de care trebuie să țineți cont în ceea ce privește Legea japoneză de protecție a datelor personale, de la achiziționarea până la utilizarea informațiilor despre clienți.

Ce este Legea Protecției Datelor Personale?

Legea Protecției Datelor Personale, cunoscută în Japonia sub numele de “Legea privind protecția informațiilor personale” (Legea japoneză privind protecția informațiilor personale), a fost adoptată în 2003 (Anul 15 al erei Heisei) și a fost modificată de mai multe ori pentru a se adapta la schimbările epocii, cum ar fi digitalizarea informațiilor.

Scopul principal al acestei legi nu este de a limita utilizarea informațiilor personale, ci de a “proteja” și “utiliza corect” aceste informații, așa cum se arată mai jos.

Scopul Legii Protecției Datelor Personale

• Protejarea drepturilor și intereselor individuale și stabilirea regulilor corecte de utilizare a informațiilor personale
• Stabilirea obligațiilor și sancțiunilor pentru operatorii care manipulează informații personale

Definiția informațiilor personale

Informațiile personale, așa cum sunt definite în Legea Protecției Datelor Personale, se referă la informații despre o persoană care este în viață și care se încadrează în una dintre următoarele categorii:

1. Informații care pot identifica o anumită persoană prin nume, data nașterii sau alte descrieri incluse în informații
2. Informații care includ un cod de identificare personală

Ce este un cod de identificare personală?

Un cod de identificare personală este un caracter, număr, simbol sau alt cod care poate identifica o anumită persoană și care se încadrează în una dintre următoarele categorii, fiind specificat individual prin ordonanță sau regulament:

• Coduri care transformă caracteristicile unei părți a corpului pentru un computer (ADN, față, iris, amprentă vocală, modul de mers, venele degetelor, amprente, amprente palmare, etc.)
• Coduri care sunt alocate individual utilizatorilor de servicii sau în documente (numărul pașaportului, numărul de pensie de bază, numărul permisului de conducere, codul de rezidență, numărul personal, diverse certificate de asigurare, etc.)

Dacă doriți să aflați mai multe despre Legea Protecției Datelor Personale, vă rugăm să consultați articolul detaliat de mai jos, împreună cu acest articol.

Articolul corelat: Ce este Legea Protecției Datelor Personale și ce sunt datele personale? Explicații oferite de un avocat[ja]

Este legală vânzarea informațiilor despre clienți?

Operatorii de afaceri generali, cu excepția instituțiilor de stat și a organismelor publice, nu încalcă legea dacă vând informații despre clienți, atâta timp cât respectă Legea Japoneză a Protecției Datelor cu Caracter Personal.

Procedura de furnizare a informațiilor personale către terți

Când un operator de afaceri furnizează o bază de date cu informații personale către o terță parte, următoarele proceduri sunt obligatorii:

Obținerea consimțământului persoanei în cauză în prealabil, ca principiu

Există, totuși, excepții în următoarele cazuri:

① Când este bazat pe lege
② Când este dificil de obținut consimțământul persoanei și este necesar pentru protejarea vieții, corpului sau proprietății unei persoane, sau pentru sănătatea publică sau dezvoltarea sănătoasă a copiilor
③ Când se cooperează cu statul sau cu autoritățile publice locale

Furnizarea către terți prin procedura de opt-out

Dacă un operator de afaceri are o politică de a opri furnizarea de informații personale către terți la cererea persoanei în cauză (opt-out), furnizarea către terți poate fi posibilă fără consimțământul persoanei, prin următoarea procedură:

Se notifică persoana în cauză în prealabil sau se asigură că persoana poate afla cu ușurință despre următoarele ①-⑤ pe o pagină web etc., și se raportează la Comisia Japoneză pentru Protecția Datelor cu Caracter Personal.

① Scopul furnizării către terți.
② Elementele de date personale care vor fi furnizate către terți
③ Metoda de furnizare către terți
④ Oprirea furnizării de date personale către terți la cererea persoanei.
⑤ Metoda de a accepta cererea persoanei

Ceea ce trebuie să rețineți este că, în cazul “informațiilor personale sensibile”, cum ar fi rasa, credința, statutul social, istoricul medical, antecedentele penale, etc., care ar putea duce la discriminare sau prejudecată dacă sunt cunoscute de alții, principiul furnizării către terți este doar cu consimțământul prealabil al persoanei.

Ce trebuie să respectați atunci când cumpărați informații despre clienți

Obligațiile stabilite prin lege

Atunci când cumpărați informații despre clienți, cumpărătorul devine și el un “operator de date cu caracter personal”, astfel că atunci când primește informații personale de la terți, cum ar fi agențiile de listare, acesta are următoarele obligații stabilite prin lege:

Atunci când cumpărați informații despre clienți, trebuie să verificați următoarele două puncte:

• Numele, adresa și reprezentantul agenției de listare
• Modul în care agenția de listare a obținut informațiile personale

Atunci când cumpărați informații despre clienți, trebuie să înregistrați următoarele elemente și să le păstrați timp de 3 ani:

• Data la care ați primit furnizarea de informații personale
• Numele, adresa și reprezentantul agenției de listare
• Modul în care agenția de listare a obținut informațiile personale
• Numele și alte detalii suficiente pentru a identifica persoana identificată prin informațiile personale respective
• Elementele informațiilor personale respective
• În cazul furnizării către terți prin procedura de opt-out, Comisia pentru Protecția Datelor cu Caracter Personal a publicat elementele necesare.

※ Puteți verifica notificarea procedurii de opt-out pe pagina web a Comisiei pentru Protecția Datelor cu Caracter Personal[ja].

Verificarea privind obținerea informațiilor despre clienți

Atunci când cumpărați informații despre clienți, trebuie să verificați și metoda de obținere a informațiilor de către agențiile de listare. Chiar dacă ați cumpărat legal informații despre clienți, dacă metoda de obținere a informațiilor despre clienți este ilegală, există posibilitatea ca utilizatorul să fie supus unei cereri de despăgubire pentru daune.

Desigur, este interzis prin lege ca agențiile de listare să obțină informații despre clienți prin mijloace frauduloase sau alte metode necinstite, dar înainte de a cumpăra, asigurați-vă că verificați următoarele obligații care există și în timpul obținerii:

• Dacă scopul utilizării este specificat în mod concret
• Dacă scopul specificat al utilizării este publicat sau notificat persoanei
• Dacă, atunci când se utilizează informațiile personale obținute în alte scopuri, se obține consimțământul persoanei
• Atunci când se primește furnizarea de informații personale de la terți, pe lângă numele și adresa furnizorului, se verifică modul în care s-au obținut informațiile personale, se înregistrează data primirii, elementele de verificare etc. și se păstrează timp de 3 ani
• Dacă nu include “informații personale care necesită considerare”, pentru care este întotdeauna necesar consimțământul persoanei

Dacă doriți să aflați mai multe despre scurgerile de informații personale și despăgubirile pentru daune, vă rugăm să consultați detaliile de mai jos împreună cu acest articol.

Articolul corelat: Riscul scurgerilor de informații personale și al despăgubirilor pentru daune în cadrul companiilor[ja]

Aspecte de respectat atunci când utilizați informațiile clienților

Nu depășiți scopul utilizării

Este interzis prin lege ca operatorii de liste, de exemplu, să utilizeze informațiile clienților dincolo de scopul pentru care au obținut consimțământul persoanei. Dacă doriți să le utilizați într-un alt scop, trebuie să obțineți din nou consimțământul persoanei.

În cazul utilizării pentru apeluri de vânzări

Când efectuați “vânzări prin telefon”, cu scopul de a solicita cumpărarea de produse sau încheierea de contracte de vânzare-cumpărare, există următoarele reglementări stabilite de Legea Japoneză a Tranzacțiilor Comerciale Specifice.

Înainte de a solicita, trebuie să comunicați următoarele informații consumatorului:

• Numele companiei
• Numele persoanei responsabile (persoana care face solicitarea)
• Tipul de produs (drepturi, servicii) pe care intenționați să-l vindeți
• Scopul de a solicita încheierea contractului

Acțiuni interzise

• Solicitarea repetată a unei persoane care a refuzat o dată
• Prezentarea unei descrieri false
• Neinformarea intenționată a faptelor
• Intimidarea sau deranjarea persoanei

În cazul utilizării pentru distribuirea de e-mailuri

Atunci când trimiteți e-mailuri pentru publicitate sau promovare, Legea Japoneză a E-mailurilor Specifice interzice, în principiu, trimiterea către persoane care nu au notificat că doresc să primească e-mailuri specifice sau că sunt de acord cu trimiterea acestora.

Chiar dacă operatorii de liste au obținut notificările menționate mai sus, cumpărătorii listei trebuie să obțină din nou aceste notificări, deci se crede că utilizarea e-mailului este dificilă.

Obligația de a lua măsuri de gestionare a securității

Când obțineți informații despre clienți, deveniți un operator de afaceri care gestionează informații personale și aveți obligația de a lua măsuri necesare pentru a preveni scurgerile, pierderea sau deteriorarea informațiilor personale.

De asemenea, trebuie să supravegheați în mod corespunzător și adecvat angajații care gestionează efectiv informațiile personale, pentru a asigura gestionarea securității acestor informații.

Rezumat

Această dată, am explicat relația dintre achiziționarea informațiilor despre clienți și Legea Japoneză a Protecției Datelor Personale, împărțind-o în următoarele patru puncte:

1. Ce este Legea Japoneză a Protecției Datelor Personale?
2. Este legal să cumpărați și să vindeți informații despre clienți?
3. Ce trebuie să respectați atunci când cumpărați informații despre clienți
4. Ce trebuie să respectați atunci când utilizați informații despre clienți

Însă, atunci când faceți tranzacții cu consumatori străini prin intermediul internetului, nu trebuie să verificați doar legile interne, ci și legile și reglementările fiecărei țări.

Prin urmare, dacă luați în considerare achiziționarea și utilizarea informațiilor despre clienți, vă recomandăm să nu luați o decizie pe cont propriu, ci să consultați un avocat cu cunoștințe și experiență bogată pentru a primi sfaturi în prealabil.

Orientări privind măsurile luate de către biroul nostru

Biroul nostru de avocatură Monolis este specializat în IT, în special în aspectele legale ale internetului. În ultimii ani, Legea Japoneză a Protecției Datelor cu Caracter Personal a atras atenția, iar necesitatea verificărilor legale este în creștere. Detalii suplimentare sunt prezentate în articolul de mai jos.

https://monolith.law/practices/corporate[ja]