Система управления пребыванием в Японии: Соблюдение корпоративных норм и управление рисками

На фоне глобализации и изменений демографической ситуации в стране, для многих японских компаний становится неотъемлемой частью стратегии развития бизнеса привлечение высококвалифицированных иностранных специалистов. Однако для того, чтобы нанять иностранных сотрудников и максимально использовать их потенциал, требуется не только управление персоналом, но и специализированные юридические знания. Особенно важно глубокое понимание системы управления пребыванием иностранцев, регулируемой основным законом Японии – “Законом об иммиграционном контроле и признании беженцев” (далее “Иммиграционный закон”), которое является ключевым элементом современного корпоративного управления и управления рисками. Эта система определяет правовой статус всех иностранцев, проживающих в Японии, и строго регламентирует их деятельность. Следовательно, соблюдение и правильное применение этой правовой системы компаниями не только помогает избежать юридической ответственности, но и создает условия, в которых иностранные сотрудники могут чувствовать себя уверенно и полностью раскрывать свои способности, что служит основой для устойчивого роста компании. В данной статье мы представляем ключевые аспекты системы управления пребыванием в Японии, включая систему разрешений на пребывание, процедуры выезда и повторного въезда, а также связанные с ними юридические риски, с точки зрения специалистов, с учетом конкретных законов и практических моментов, которые должны быть известны руководителям компаний и юридическим специалистам.

Основы системы управления пребыванием в стране: Система статуса пребывания в Японии

Для того чтобы иностранцы могли законно пребывать и заниматься деятельностью в Японии, абсолютно необходимо получить и поддерживать один из статусов пребывания, определенных Законом об иммиграционном контроле. Эта система статуса пребывания является основой административного управления пребыванием в Японии и понимание ее структуры – первый шаг к соблюдению норм.

Основные принципы системы статуса пребывания

Японская система статуса пребывания основана на принципе разрешения, который предусматривает индивидуальное разрешение на определенные виды деятельности. Вместо того чтобы перечислять запрещенные виды деятельности, закон ограничивает диапазон деятельности, разрешенной для каждого статуса пребывания. В рамках этой системы деятельность за пределами разрешенного диапазона, особенно та, которая связана с получением дохода, в принципе запрещена без получения специального разрешения. Эта структура “по умолчанию запрещено” является фундаментальным принципом, который компании должны всегда учитывать при управлении трудовой деятельностью иностранных сотрудников.

Статусы пребывания делятся на две основные категории в зависимости от их основания.

Первая категория – это “статусы, основанные на деятельности”, которые фокусируются на характере деятельности, проводимой в Японии. Примеры включают “Технологии, гуманитарные знания и международные дела” и “Управление и администрирование”, которые разрешают заниматься только определенными специализированными и техническими видами деятельности.

Вторая категория – это “статусы, основанные на проживании”, которые фокусируются на личном статусе или положении индивида. Сюда входят “Постоянные жители” и “Супруги граждан Японии и т.д.”, обладатели которых, как правило, не имеют ограничений на виды деятельности и могут свободно работать.

С точки зрения корпоративного соблюдения норм и управления рисками, между этими двумя категориями есть важные различия. При найме сотрудников со статусом, основанным на деятельности, компания несет ответственность за непрерывное управление, чтобы убедиться, что трудовая деятельность сотрудника не выходит за рамки разрешенного статуса пребывания. В то же время, при найме сотрудников со статусом, основанным на проживании, нет ограничений на трудовую деятельность в соответствии с законом об иммиграционном контроле, что значительно снижает нагрузку на управление со стороны компании. Это различие может стать важным фактором, который следует учитывать при разработке стратегии найма персонала.

Карта пребывания: доказательство статуса и разрешения на работу

Иностранцам, пребывающим в Японии на средне- и долгосрочной основе, выдается “Карта пребывания” от Министра юстиции. Эта карта не просто удостоверение личности, но и официальный документ, содержащий важную информацию для управления пребыванием. На лицевой стороне карты указаны основные данные, такие как имя, национальность, дата рождения, а также тип статуса пребывания, срок действия пребывания и, что наиболее важно, “наличие ограничений на работу”.

Статья 23 Закона об иммиграционном контроле обязывает лиц, пребывающих на средне- и долгосрочной основе, постоянно иметь при себе карту пребывания. Для компаний карта пребывания является единственным и абсолютным источником информации для проверки квалификации иностранца к трудоустройству. Недостаточно полагаться только на устные заявления или самопрезентацию кандидата; перед заключением трудового договора необходимо проверить оригинал карты пребывания, чтобы точно установить, разрешена ли работа и в каких пределах. Пренебрежение этой проверкой может привести к тому, что компания будет обвинена в поощрении нелегальной занятости, что является серьезным нарушением корпоративного соблюдения норм.

Основные виды виз для ведения бизнеса в Японии

Существует множество видов виз, непосредственно связанных с корпоративной деятельностью, однако два из них, касающиеся управленческого персонала и специалистов, требуют точного понимания их требований и применения.

Управление и администрирование

Виза «Управление и администрирование» предназначена для иностранцев, занимающихся управлением или администрированием бизнеса в Японии. К ним относятся, например, генеральные директора, члены правления компаний или руководители филиалов. При рассмотрении заявления на получение такой визы оцениваются не только личные достижения заявителя, но и реальность, стабильность и перспективы бизнеса.

Конкретные требования включают наличие офиса в Японии, соответствие бизнеса определенным критериям (например, наличие не менее двух постоянных сотрудников или капитала в размере не менее 5 миллионов иен), а также реалистичный и выполнимый бизнес-план. Особое внимание уделяется финансовой устойчивости бизнеса, например, при наличии превышения долгов над активами в последнем финансовом отчете.

В последнее время требования к получению этой визы ужесточаются. Например, обсуждается введение требований к уровню владения японским языком как для заявителя, так и для постоянных сотрудников, что отражает стремление властей к тому, чтобы бизнес в Японии велся не только формально, но и имел реальную основу и перспективы. Компаниям, приглашающим иностранцев по этой визе, необходимо доказать не только факт создания компании, но и то, что бизнес имеет реальное содержание и способен к устойчивому развитию.

Технологии, гуманитарные знания и международный бизнес

«Технологии, гуманитарные знания и международный бизнес» — одна из самых распространенных рабочих виз. Она охватывает деятельность, требующую знаний и навыков в области естественных наук, таких как технологии и инженерия (технологии), а также знаний в области гуманитарных наук, таких как право, экономика и социология (гуманитарные знания), или работы, связанной с международным бизнесом, требующей понимания иностранных культур. Примеры включают IT-инженеров, машиностроителей, специалистов по финансам и бухгалтерскому учету, консультантов, переводчиков, преподавателей языков, дизайнеров и т.д.

Для получения этой визы крайне важно, чтобы между образованием или опытом работы заявителя и характером работы в Японии существовала прямая и разумная связь. Например, в области «технологий» и «гуманитарных знаний» обычно требуется высшее образование по специальности, связанной с предполагаемой работой, или более 10 лет соответствующего опыта. В области «международного бизнеса», за исключением перевода и преподавания языков, обычно требуется не менее трех лет опыта работы.

Важно отметить, что эта виза не предусматривает занятие деятельностью, которая считается неквалифицированным трудом и не требует специализированных знаний или навыков. Несоответствие образования и опыта работы с содержанием работы является одной из наиболее распространенных причин отказа в визе. Поэтому компаниям при приеме на работу необходимо тщательно проверять соответствие специализации кандидата и предполагаемой должности, а также четко указывать эту связь в документах на визу. Кроме того, после трудоустройства необходимо постоянно контролировать, чтобы деятельность сотрудника не выходила за рамки заявленных обязанностей и не переходила в разряд неквалифицированного труда, что является ключевым аспектом соблюдения корпоративных норм и правил.

Процедуры, связанные с пребыванием в Японии

Иностранцам, пребывающим в Японии, необходимо совершать различные юридические процедуры в соответствии с изменениями их статуса. Корректное выполнение этих процедур является основой для поддержания стабильного статуса пребывания в стране.

Разрешение на изменение статуса пребывания в Японии

Иностранцам, имеющим статус пребывания в Японии и желающим заниматься деятельностью, выходящей за рамки разрешенной их текущим статусом, необходимо заранее подать заявление на «Разрешение на изменение статуса пребывания» и получить одобрение. Эта процедура определена в статье 20 Закона о контроле иммиграции. Например, студенты с статусом пребывания «Учеба», желающие после окончания учебы устроиться на работу в японскую компанию и работать в качестве специалиста, должны изменить свой статус пребывания на «Технологии, гуманитарные знания и международные услуги» и другие подходящие категории.

Заявление на изменение статуса пребывания не является простым обновлением регистрационных данных. Это существенно новое заявление на статус пребывания, подлежащее строгой проверке, аналогичной первоначальной проверке на соответствие требованиям нового статуса. Органы, проводящие проверку, на основе предоставленных заявителем документов комплексно оценивают целесообразность новой деятельности, квалификацию заявителя, а также его поведение во время пребывания в Японии, включая предыдущий статус пребывания.

Получение разрешения на продление срока пребывания в Японии

Для каждого статуса пребывания в Японии существует определённый срок, установленный постановлением Министерства юстиции. Если вы желаете продолжить пребывание в Японии после истечения срока, указанного на вашей карте пребывания, необходимо подать заявление на «разрешение на продление срока пребывания» до даты истечения этого срока. Эта процедура основана на статье 21 Закона о контроле иммиграции и признании статуса беженца. Заявление, как правило, можно подать за примерно 3 месяца до истечения срока пребывания.

Это заявление на продление также служит регулярным аудитом соответствия условиям пребывания. Власти переоценивают, продолжает ли заявитель добросовестно заниматься деятельностью, соответствующей разрешённому статусу пребывания, и нет ли проблем с его поведением. Например, для лиц со статусом пребывания «Управление и администрирование» будет проверяться, поддерживается ли здоровое состояние управления компанией, а для статуса «Технологии, гуманитарные знания, международные дела» будет оцениваться, продолжает ли заявитель заниматься специализированной профессиональной деятельностью.

Даже если к дате истечения срока пребывания не будет принято решение по заявлению, при условии, что заявление на продление было принято до этой даты, устанавливается «специальный период» до двух месяцев, в течение которого можно законно продолжать пребывание. Это важная система, предотвращающая попадание в незаконное положение из-за задержек в рассмотрении.

Разрешение на деятельность, не соответствующую статусу пребывания

Иностранцы, имеющие статус пребывания в Японии, и желающие заниматься деятельностью, которая не входит в рамки их текущего статуса и предполагает получение дохода, должны заранее получить “Разрешение на деятельность, не соответствующую статусу пребывания”. Это разрешение выдается на основании статьи 19, пункт 2 Закона об иммиграционном контроле и беженцах (Immigration Control and Refugee Recognition Act).

Существует два основных типа такого разрешения. Первый тип – “Общее разрешение”, которое в основном предназначено для лиц со статусом пребывания “Студент” или “Семейное пребывание”. Оно позволяет работать до 28 часов в неделю, за исключением работы в некоторых отраслях, таких как секс-индустрия. Второй тип – “Индивидуальное разрешение”, которое выдается профессионалам с рабочим статусом для занятия дополнительной деятельностью, такой как чтение лекций или консультации, с указанием конкретного содержания деятельности и контрагента.

Когда компания нанимает студентов в качестве подработки, недостаточно просто проверить наличие разрешения на деятельность, не соответствующую статусу пребывания, по их карте пребывания. Ограничение в 28 часов в неделю учитывает совокупное рабочее время у всех работодателей. Следовательно, компаниям необходимо создать систему, которая не допускает превышения общего рабочего времени свыше 28 часов в неделю (система самоотчетности, декларирования, заявления о совместительстве и т.д.) и корректировать ее при появлении признаков превышения. Если компания не соблюдает эти требования и в результате сотрудник работает сверх установленного лимита, компания рискует быть обвиненной в поощрении нелегальной занятости.

Разрешение на постоянное проживание в Японии

«Разрешение на постоянное проживание» в Японии представляет собой разрешение на изменение статуса пребывания на «постоянного жителя», что регулируется статьёй 22 Иммиграционного закона Японии. Статус пребывания постоянного жителя не ограничивает виды деятельности и предоставляет право на неограниченный срок пребывания, что значительно упрощает управление пребыванием по сравнению с другими статусами. Это обеспечивает очень стабильную основу для жизни в Японии.

Для получения разрешения на постоянное проживание необходимо удовлетворить трем строгим требованиям, изложенным в пункте 2 статьи 22 Иммиграционного закона. Во-первых, необходимо иметь «хорошее поведение» (требование хорошего поведения), во-вторых, обладать достаточными средствами или навыками для самостоятельного ведения хозяйства (требование самостоятельного ведения хозяйства), и в-третьих, постоянное проживание должно соответствовать интересам Японии (требование соответствия национальным интересам). Требование соответствия национальным интересам обычно включает в себя такие факторы, как непрерывное проживание в Японии в течение 10 и более лет, надлежащее выполнение общественных обязанностей, таких как уплата налогов и взносов в социальное страхование.

Процесс рассмотрения заявления на разрешение на постоянное проживание осуществляется с особой тщательностью, стандартный срок обработки составляет 4 месяца, однако на практике он может занять от 6 до 10 месяцев или даже больше. Поскольку в ходе рассмотрения детально анализируется соблюдение законодательства заявителем на протяжении всего периода его пребывания в Японии, даже незначительные нарушения или несоответствия в прошлом могут стать причиной отказа в предоставлении разрешения.

Временный выезд и повторный въезд под японским законодательством

Иностранные граждане, проживающие в Японии, которые временно выезжают из страны по работе или личным делам и затем собираются въехать обратно с тем же статусом пребывания, должны заранее выполнить соответствующие процедуры перед выездом. В противном случае, они рискуют потерять свой статус пребывания и для возвращения в Японию им придется заново подавать заявление на получение сертификата о признании статуса пребывания.

Обзор системы разрешений на повторный въезд

Для облегчения процесса повторного въезда после выезда существуют две системы: «разрешение на повторный въезд» и «предполагаемое разрешение на повторный въезд». Выбор между этими системами должен быть сделан осторожно, с учетом срока и цели выезда.

«Разрешение на повторный въезд» основано на статье 26 Закона об иммиграции и является системой, требующей предварительной заявки в местном бюро иммиграции и получения разрешения до выезда. Это разрешение используется, когда планируется длительное отсутствие более одного года. Существуют однократные разрешения и многократные разрешения, которые можно использовать неограниченное количество раз в течение срока действия, который может быть до пяти лет в пределах текущего срока пребывания.

В свою очередь, «предполагаемое разрешение на повторный въезд» основано на статье 26-2 Закона об иммиграции и является упрощенной системой. Средне- и долгосрочные резиденты, имеющие действующий паспорт и карту пребывания, могут въехать обратно в Японию в течение года после выезда без предварительной заявки на разрешение, просто выразив намерение вернуться при выезде через иммиграционного офицера в аэропорту с помощью карточки выезда (ED-карты).

Выбор системы с точки зрения управления рисками

«Предполагаемое разрешение на повторный въезд» широко используется для краткосрочных командировок и путешествий, так как процедура проста и не требует оплаты. Однако в этой системе есть значительные риски. Ее главный недостаток заключается в том, что срок действия, который составляет один год (или до даты окончания срока пребывания, в зависимости от того, что наступит раньше), нельзя продлить из-за пределов Японии. Независимо от причины, будь то непредвиденная болезнь, политическая нестабильность на месте или продление работы, если вы не сможете въехать обратно в Японию в течение года, ваш статус пребывания автоматически аннулируется. Если статус пребывания аннулирован, то накопленный срок непрерывного пребывания для подачи заявления на получение разрешения на постоянное проживание также обнуляется.

С точки зрения управления рисками в компании, если есть хоть малейшая вероятность того, что командировка сотрудника может быть продлена, или если предполагается длительное отсутствие около года, то самым разумным решением будет указать сотруднику получить обычное «разрешение на повторный въезд» до выезда, несмотря на затраты времени и денег. Это важная мера предосторожности для поддержания стабильного статуса пребывания сотрудника и предотвращения непредвиденных перерывов в работе.

Ниже приведены основные различия между двумя системами.

Ответственность компании и юридические риски: перспектива руководителя

Адекватное управление пребыванием иностранных сотрудников является социальной ответственностью компании и одновременно ключевой управленческой задачей для избежания серьезных юридических рисков. В частности, проблемы, связанные с нелегальной занятостью, могут серьезно подорвать репутацию компании и привести к строгим уголовным наказаниям.

Преступление поощрения нелегальной занятости

Статья 73-2 Закона о контроле за въездом и пребыванием иностранцев (Immigration Control and Refugee Recognition Act) в Японии определяет преступление поощрения нелегальной занятости. Это преступление наказывает за трудоустройство иностранцев без соответствующего разрешения на работу или за действия, выходящие за рамки разрешенной деятельности по визе. Кроме того, под наказание попадают действия по размещению иностранцев под личный контроль для нелегальной работы, а также посредничество в такой деятельности в качестве бизнеса. Закон предусматривает строгое наказание: до трех лет лишения свободы или штраф до 3 миллионов иен, или оба вида наказания одновременно.

Самым важным моментом в этом преступлении является положение второго пункта той же статьи. Оно предусматривает наказание за поощрение нелегальной занятости даже в случае, если работодатель “не знал”, что иностранный работник находится в стране нелегально, но при этом был “небрежен”. Это фактически накладывает на работодателя строгую обязанность проверять наличие у иностранных сотрудников разрешения на пребывание и работу. Неисполнение основных обязанностей, таких как проверка карты пребывания, не допускает оправдания “я не знал”. На практике компании различных отраслей, включая кадровые агентства, строительные компании, рестораны и японские языковые школы, были привлечены к ответственности за это преступление, что свидетельствует об активном правоприменении со стороны властей.

От уголовной ответственности к гражданской: решение Высшего суда Хиросимы от 26 марта 2021 года

Риски, связанные с недостаточным управлением пребыванием, не ограничиваются уголовными наказаниями и административными санкциями. В последнее время судебная практика признает прямую гражданско-правовую ответственность компаний за ущерб, что должно быть серьезно воспринято руководителями.

Одним из знаковых примеров является решение Высшего суда Хиросимы от 26 марта 2021 года. В этом случае иностранный стажер, нанятый для обучения производству хлеба, был заставлен работать в ресторане за пределами учебного плана, выполняя такие задачи, как мытье посуды и обслуживание в зале. В результате этот стажер был арестован и заключен под стражу по подозрению в деятельности, выходящей за рамки его квалификации.

В этом случае суд обязал компанию и ее генерального директора выплатить стажеру компенсацию за ущерб. Обоснование этого решения имеет важное значение для управления рисками компании.

Во-первых, суд признал, что поручение работы за пределами учебного плана является неисполнением обязательств по трудовому договору. Во-вторых, и что более важно, суд установил, что компания имеет долг не давать сотрудникам указания нарушать Закон о контроле за въездом и пребыванием иностранцев, и пришел к выводу о нарушении этого обязательства. Компания утверждала, что консультировалась с организацией-опекуном, но суд отклонил это, указав, что окончательная ответственность за соблюдение законов лежит на самой компании-работодателе. Кроме того, суд признал, что иностранный сотрудник несомненно доверял указаниям компании, и не стал возлагать на него ответственность.

Значение этого решения велико. Оно показывает, что нарушение Закона о контроле за въездом и пребыванием иностранцев, являющееся проблемой публичного права, может привести к прямым требованиям о компенсации ущерба от сотрудников к компании, что является вопросом частного права. То есть, если компания неправильно управляет пребыванием сотрудника и поручает ему работу, выходящую за рамки разрешенной деятельности, она несет не только риск наказания со стороны государственных органов, но и новый риск быть привлеченной к ответственности за гражданско-правовую компенсацию, такую как упущенная выгода или моральный ущерб, со стороны самого сотрудника. Это усиливает значимость управления пребыванием, превращая его из простого вопроса соблюдения нормативных требований в ключевую управленческую задачу, связанную с трудовыми отношениями, корпоративной ответственностью за ущерб и комплексным корпоративным управлением.

Заключение

Система управления пребыванием в Японии построена на основе индивидуальных разрешений и представляет собой строгую структуру, управление которой сложно. Для компаний правильное понимание и соблюдение этой системы уже не является просто частью управленческой работы. Это фундаментальная деятельность по соблюдению норм, направленная на защиту ценного ресурса в виде иностранных специалистов и поддержку роста компании. Риски, связанные с небрежным подходом к проверке статуса пребывания, постоянным управлением сферой деятельности и надлежащим выполнением различных процедур, могут быть чрезвычайно серьезными, вплоть до уголовного наказания и гражданской ответственности за ущерб.

Для адекватного управления в такой сложной и специализированной области права необходимы глубокие специальные знания и обширный практический опыт. Юридическая фирма “Монолит” обладает значительным опытом в предоставлении юридических услуг по всем аспектам иммиграционного законодательства Японии для множества клиентов как внутри страны, так и за рубежом. В нашей фирме работают специалисты, владеющие английским языком, включая тех, кто имеет квалификацию иностранных адвокатов, что позволяет нам точно отвечать на разнообразные потребности в международной бизнес-среде. Мы предоставляем комплексную поддержку нашим клиентам, чтобы они могли надежно снижать юридические риски и стабильно использовать глобальные таланты, соблюдая требования комплаенса.