Kontrollpunkter vid utformning av grundläggande kontrakt för personalrekrytering

När företag anställer personal finns det förutom att publicera jobbannonser i egen regi, även möjligheten att ta emot kandidatförslag från rekryteringsföretag. Genom att anlita ett rekryteringsföretag kan företagets önskemål förstås i detalj, vilket gör det möjligt att hitta personal som passar företaget bättre.

Med dessa fördelar i åtanke, är det troligt att många företag har övervägt att använda rekryteringstjänster.

Emellertid finns det specifika klausuler att vara medveten om i “Grundavtalet för rekrytering”, som kommer att ingås med rekryteringsföretaget när man använder rekryteringstjänster.

I denna artikel kommer vi att förklara vad man ska titta efter när man skapar ett grundavtal för rekrytering.

Vad är rekryteringsverksamhet?

Generellt sett finns det vissa nackdelar när företag som behöver personal publicerar jobbannonser på egen hand. Dessa inkluderar:

1. Ansökningar från kandidater som inte uppfyller företagets önskade kriterier
2. Att hantera ett stort antal ansökningar kan vara svårt
3. Det är inte möjligt att använda om företaget vill hålla rekryteringen hemlig
4. Det är svårt att attrahera kandidater som inte aktivt söker jobbbyte

Rekryteringsverksamhet (rekryteringstjänster) syftar till att övervinna dessa nackdelar genom att introducera kandidater till företag som söker personal.

Rekryteringsföretag börjar vanligtvis med att noggrant ta reda på vilken typ av personal företaget söker, och introducerar sedan företaget till kandidater som överväger att byta jobb eller karriär.

Det bör noteras att det finns tre huvudtyper av rekryteringsföretag, beroende på deras rekryteringsmetod:

① Registreringstyp

Registreringstypen, även känd som den allmänna typen, är den vanligaste typen av rekryteringsföretag.

Metoden innebär att introducera lämpliga kandidater från de som har registrerat sig hos rekryteringsföretaget till företag. Detta har fördelen att det inte kräver några initiala kostnader för företaget, men det kan vara svårt att hitta kandidater med specialiserad kunskap eller unika färdigheter.

② Söktyp

Söktypen, även känd som headhunting-typen, innebär att använda alla tillgängliga medel, inklusive sociala medier och personliga kontakter, för att hitta kandidater som uppfyller företagets önskade kriterier, inte bara de som har registrerat sig i rekryteringsföretagets databas.

Detta gör det möjligt att hitta kandidater som uppfyller strikta eller unika kriterier, men framgångsavgiften är ofta högre än för registreringstypen, och det kan också finnas initiala kostnader som uppstartskostnader.

③ Återanställningstyp

Återanställningstypen, även känd som outplacement-typen, innebär att introducera anställda från företag som vill minska sin personalstyrka på grund av nedskärningar eller affärsminskning till andra företag.

Denna typ har fördelen att företaget som vill minska sin personalstyrka betalar kostnaderna, vilket gör det möjligt för företaget som tar emot introduktionen att anställa till en låg kostnad. Dock finns det begränsningar i antalet och typen av tillgängliga kandidater.

Medan varje typ av rekrytering har sina fördelar och nackdelar, kan följande fördelar generellt sett tillskrivas användningen av rekryteringstjänster:

Endast kandidater som uppfyller företagets önskade kriterier introduceras

När du använder rekryteringstjänster, kommer rekryteringsföretaget att noggrant förstå ditt företags önskemål.

Till exempel, du kanske föredrar kandidater som har bytt jobb få gånger, har en speciell kvalifikation, eller har erfarenhet av en viss typ av arbete.

Även om det kan vara svårt att inkludera sådana detaljerade kriterier i en jobbannons som kan ses av allmänheten, kan du få stöd för dessa detaljer genom att anlita ett rekryteringsföretag.

Dessutom, eftersom företagets önskade kriterier vanligtvis endast avslöjas för kandidater, behöver du inte oroa dig för att jobbannonsens villkor kommer att ses av orelaterade tredje parter.

Ingen risk för överväldigande antal ansökningar

Genom att använda rekryteringstjänster, som endast introducerar kandidater som uppfyller företagets önskade kriterier, kan du lösa problemet med att personalavdelningen överbelastas av ett stort antal ansökningar, vilket ofta händer när du publicerar en jobbannons.

Dessutom, när det gäller att avvisa ansökningar från kandidater, kommer rekryteringsföretagets representant att artigt avvisa å ditt företags vägnar, vilket minskar belastningen på ditt företag.

Möjlighet att hålla rekryteringen hemlig

Om syftet med att använda rekryteringstjänster är att rekrytera personal för att starta ett nytt projekt, kan företaget vilja hålla rekryteringen hemlig.

Om projektet är avgörande för företagets framtid, kan det skada företagets intressen om det blir känt att du aktivt rekryterar, särskilt till konkurrerande företag.

Möjlighet att nå ut till de som inte aktivt söker jobbbyte

En stor skillnad mellan att publicera en jobbannons själv och att använda rekryteringstjänster är att du kan nå ut till individuella kandidater genom rekryteringsföretagets representant.

Bland de personer som registrerar sig hos rekryteringsföretag finns det många som är nöjda med sitt nuvarande jobb och inte aktivt söker jobbbyte, men som registrerar sig för att samla information.

Dessa kandidater är ofta högt värderade inom sina nuvarande företag och är osannolikt att svara på jobbannonser.

Genom att använda rekryteringstjänster kan du “fiska” efter dessa högkvalitativa kandidater.

Att kunna hitta kandidater som inte aktivt deltar på jobbmarknaden är en stor fördel med att använda rekryteringstjänster.

Skillnader mellan rekrytering och bemanning

När företag söker efter personer att anställa, finns det också alternativet att använda bemanningstjänster.

I rekrytering fungerar rekryteringsföretaget strikt som en mellanhand, och det är företaget och kandidaten som faktiskt ingår anställningsavtalet.

Å andra sidan, i fallet med bemanning, är det bemanningsföretaget och arbetstagaren som ingår anställningsavtalet.

Därför kan man säga att bemanning och rekrytering är väsentligt olika system även ur ett juridiskt perspektiv. För mer detaljerad information om punkter att tänka på när du skapar ett grundläggande avtal för arbetstagare, se artikeln nedan.

https://monolith.law/corporate/worker-dispatch-contract[ja]

Kontrollpunkter för grundläggande avtal om rekryteringsintroduktion

När du använder rekryteringstjänster är det vanligt att ingå ett grundläggande avtal om rekryteringsintroduktion. Det finns dock flera klausuler i det grundläggande avtalet om rekryteringsintroduktion som du bör vara särskilt uppmärksam på, eftersom de är specifika för rekryteringsintroduktion.

I det följande presenterar vi kontrollpunkter för det grundläggande avtalet om rekryteringsintroduktion, tillsammans med specifika exempel på klausuler.

Observera att du i princip behöver tillstånd för betald yrkesintroduktion för att bedriva rekryteringsintroduktionsverksamhet.

Därför är det också viktigt att kontrollera om detta tillstånd har erhållits innan du begär en rekryteringsintroduktionsfirma.

För mer information om tillstånd för betald yrkesintroduktion, se artikeln nedan.

https://monolith.law/corporate/paid-site-job-permission[ja]

Punkt 1. Innehåll i uppdragsverksamheten

Artikel X (Innehåll i uppdragsverksamheten)
Parterna A uppdrar till part B att introducera personal som uppfyller de anställningsvillkor som A särskilt anger (nedan kallat “denna verksamhet”), och B har accepterat detta uppdrag.

※ ‘A’ hänvisar till företaget som rekryterar personal, ‘B’ hänvisar till personalrekryteringsföretaget (samma gäller nedan).

Grundavtalet för personalrekrytering är ett uppdragsavtal där ett företag som rekryterar personal “uppdrar personalrekryteringsverksamheten” till ett personalrekryteringsföretag.

Därför är det nödvändigt att alltid fastställa innehållet i den uppdragna verksamheten i kontraktet. Dock är grundavtalet för personalrekrytering bara ett “grundavtal”, så det som fastställs som innehåll i verksamheten är vanligtvis abstrakta formuleringar som i klausulexemplet.

Därför kommer företaget att ange varje gång det begär vilken typ av personal det vill ha, till personalrekryteringsföretaget.

Uttrycket “som A särskilt anger” i klausulexemplet hänvisar till denna specifika individuella angivelse.

Punkt 2. Ersättning för rekryteringstjänster

Det är nödvändigt att fastställa ersättningen (betalningen för rekryteringstjänster) som företag som rekryterar personal kommer att betala när de använder rekryteringstjänster, i det grundläggande rekryteringsavtalet.

Artikel X (Ersättning)
1. Om företaget ingår ett anställningsavtal med den kandidat som rekryteringsföretaget har introducerat, och den introducerade kandidaten börjar arbeta hos företaget, ska företaget betala ersättning för denna tjänst till rekryteringsföretaget.
2. Ersättningen som anges i föregående stycke ska vara X% (exklusive konsumtionsskatt) av den introducerade kandidatens teoretiska årsinkomst.
3. Den teoretiska årsinkomsten som anges i föregående stycke ska vara det belopp som motsvarar 12 månaders lön (grundlön, bonus, olika tillägg, fast övertidsersättning) som den introducerade kandidaten förväntas erhålla under det år då de anställdes.

De två viktigaste punkterna i klausulen om ersättning för tjänster är:

• Villkoren för att ersättning ska uppstå
• Hur ersättningen beräknas

Marknadspriset för rekryteringsersättning är “30-35% av den teoretiska årsinkomsten som överenskommits mellan rekryteringsföretaget och den anställde”. I fallet med specialiserade yrken eller ledande befattningar kan det vara “40% av den teoretiska årsinkomsten”.

Vi kommer att förklara mer om den teoretiska årsinkomsten i avsnittet “Hur ersättningen beräknas” nedan.

Villkor för att ersättning ska uppstå

Rekryteringsföretag är i de flesta fall resultatbaserade, så det är vanligt att det inte finns några initiala kostnader.

Den första punkten i klausulexemplet fastställer villkoren för att ersättning ska uppstå. I klausulexemplet är det inte bara ingåendet av ett anställningsavtal med kandidaten, utan också det faktum att de faktiskt har börjat arbeta, som är ett krav för att ersättning ska uppstå.

Detta beror på att det kan hända att kandidaten, trots att de initialt har visat en vilja att gå med i företaget, avbryter sin plan att byta jobb på grund av starka försök att behålla dem från det företag de för närvarande är anställda hos, under perioden mellan ingåendet av anställningsavtalet och början av arbetet.

Om du måste betala ersättning när du ingår ett anställningsavtal med en kandidat, kan du hamna i en mycket osäker position där du slösar bort betalningen på grund av efterföljande omständigheter som företaget som anställde dem inte kände till. Detta är en mycket viktig klausul.

Hur ersättningen beräknas

Metoden för att beräkna ersättningen fastställs i den andra och tredje punkten i klausulexemplet.

I kontrakt som rör rekryteringstjänster används ofta konceptet “teoretisk årsinkomst” för att beräkna ersättningen. Den teoretiska årsinkomsten är den förväntade årsinkomsten som den anställde skulle få om de var anställda hos rekryteringsföretaget från början till slutet av året.

Den teoretiska årsinkomsten inkluderar vanligtvis grundlön, olika tillägg och bonusar.

När det gäller övertidsersättning finns det tankar om att inkludera det som “genomsnittlig övertidsersättning”, och det finns också tankar om att endast inkludera det i fall av fast övertidsersättning, så det är viktigt att kontrollera detta i förväg.

Observera att den årliga inkomsten är den första året efter anställning, och om det finns mycket variabel lön som ändras beroende på arbetsinnehåll och mängd, som nattskift och övertidstillägg, beräknas den med företagets genomsnittliga årliga inkomst.

Till exempel, om den teoretiska årsinkomsten för en månadslön på 300 000 yen plus en bonus på 2 månader är [månadslön 300 000 yen x 14 månader = årsinkomst 4 200 000 yen], varierar den faktiska årsinkomsten beroende på anställningsdatumet eftersom företaget har krav på anställningstid för bonusbedömning och betalningsdag.

Emellertid är den teoretiska årsinkomsten inte ett juridiskt definierat koncept, så om du använder den teoretiska årsinkomsten som grund för att beräkna ersättningen, bör du alltid fastställa hur den teoretiska årsinkomsten beräknas, som i den tredje punkten i klausulexemplet.

Dessutom kan vissa rekryteringsföretag fastställa avgifter för tilläggstjänster utöver rekryteringstjänster.

Hur som helst, eftersom rekryteringsersättning ofta är hög, är det viktigt att noggrant överväga i förväg om ersättningen och avgifterna är överkomliga med hänsyn till företagets finansiella situation.

Punkt 3. Återbetalning av ersättning vid uppsägning inom en viss period

Paragraf 〇 (Återbetalning av ersättning)
Om den person som B har introducerat till A avgår inom den period som definieras nedan, oavsett om det är A:s ansvar eller inte, ska B återbetala en del av den ersättning som redan mottagits från A enligt följande punkter.
1. Om personen avgår inom en månad efter anställning, ska B återbetala 70% av den mottagna ersättningen.
2. Om personen avgår efter mer än en månad men inom tre månader, ska B återbetala 30% av den mottagna ersättningen.

I grundavtalet för rekryteringsintroduktioner är det ofta fastställt att en del av ersättningen ska återbetalas om den anställde avgår inom en viss period efter anställning.

Eftersom ersättningen för rekryteringsintroduktioner ofta är hög, blir det en stor ekonomisk förlust för företaget som anställde personen om denne avgår innan de kan utnyttja sin fulla potential, trots att ersättningen har betalats.

Därför är det viktigt för företag som rekryterar personal att alltid inkludera en klausul om återbetalning av ersättning vid uppsägning inom en viss period i kontraktet.

Det är viktigt att noggrant kontrollera perioden som är föremål för återbetalning och andelen av ersättningen som ska återbetalas, eftersom dessa kan variera något beroende på rekryteringsföretaget.

Punkt 4. Förbud mot direkt handel

Artikel X (Förbud mot direkt handel)
1. Part A ska inte ha direkt kontakt med den personal som Part B har introducerat, utan att först få godkännande från Part B. Dock gäller detta inte om ett år har gått sedan Part B introducerade den berörda personalen till Part A.
2. Om Part A bryter mot bestämmelsen i föregående stycke, ska Part B, utöver den ersättning som Part B skulle ha mottagit om Part A hade anställt den berörda personalen, kräva 10% av denna ersättning som kontraktsbrott.

Rekryteringsverksamhet är en tjänst som matchar företag som söker personal med arbetssökande.

För ett rekryteringsföretag är det ett stort problem som hotar kärnan i verksamheten om företaget inte kan ta emot ersättning på grund av att företaget har handlat direkt med den personal som de har introducerat.

För att undvika en sådan situation är det vanligt att rekryteringsavtalet stipulerar att företaget och arbetssökande inte kan ha direkt kontakt förrän efter att ett anställningsavtal har ingåtts. Det kan också finnas bestämmelser som kräver “förhandsgodkännande”, som i exemplet ovan.

För att ge förbudet mot direkt handel verklig effekt är det vanligt att fastställa en påföljd, som den som anges i punkt 2 i exemplet ovan.

Om innehållet i påföljden bara innebär att företaget är skyldigt att betala den ersättning som rekryteringsföretaget ursprungligen skulle ha mottagit, kan företaget tänka “om det upptäcks att vi har handlat direkt, behöver vi bara betala ersättningen”, vilket inte har mycket avskräckande effekt.

Därför är det vanligt att fastställa en påföljd för direkt handel som, utöver motsvarande belopp av rekryteringsföretagets ersättning, också inkluderar en kontraktsbrottspenning, som i exemplet ovan.

Sammanfattning: Anlita en advokat för att juridiskt granska ditt rekryteringsavtal

Om du använder rekryteringstjänster på rätt sätt kan du effektivt anställa kvalificerade medarbetare.

Att anskaffa bra personal är viktigt för företagets tillväxt, så rekryteringsverksamheten kommer troligen att bli allt mer populär i framtiden.

Det är viktigt för både de som erbjuder och de som tar emot rekryteringstjänster att juridiskt granska avtalet i förväg för att undvika problem.

Vi rekommenderar att du konsulterar en advokat som är kunnig inom företagsrätt angående innehållet i avtalet och förhandlingsmetoder.

Information om kontraktsskapande och granskning av vår byrå

På Monolis juridiska byrå, som en advokatbyrå med styrkor inom IT, internet och affärer, erbjuder vi tjänster som att skapa och granska olika kontrakt, inte bara grundläggande kontrakt för personalrekrytering, till våra företagsklienter och rådgivande företag.

För mer information, se nedan.

https://monolith.law/contractcreation[ja]