Mekan Belirtmeksizin Gerçekleştirilebilecek Sanal Genel Kurul Toplantıları Yeni Sistemi Açıklıyoruz

Son yıllarda, hissedarları büyük bir mekanda toplayarak genel kurul düzenlemek zorlaşmış durumda. Bu nedenle, birçok şirket, genel kurul kararlarını hem bir mekanda hem de internet üzerinden yayın yaparak gerçekleştiren hibrit tipi sanal genel kurulları uygulamaya koymaktadır.

“Yalnızca Sanal Genel Kurul” terimi, bu hibrit modeli bir adım daha ileri götürerek, belirli bir mekan belirlemeksizin yalnızca internet üzerinden gerçekleştirilen genel kurulu ifade eder.

Bu makalede, Yalnızca Sanal Genel Kurul’un uygulanma gereklilikleri ve gerçekleştirilme yöntemleri hakkında bilgi verilecektir. Düzenlenmesi gereken hususlara da değinilecektir, bu nedenle şirketinizin genel kurulunu gerçek, hibrit veya yalnızca sanal hangi yöntemle gerçekleştirmesi gerektiğini belirlerken bu bilgileri referans alabilirsiniz.

Sanal Yalnızca Genel Kurul Toplantısı Nedir?

Sanal Yalnızca Genel Kurul Toplantısı, belirli bir mekanın hazırlanmadığı ve hissedarların sadece internet yayını aracılığıyla genel kurul toplantısına katıldığı bir sistemdir. Ancak, şimdiye kadar şirket hukuku gereği genel kurul toplantısının düzenlenmesi için fiziksel bir mekanın gerekliliği nedeniyle, bu mümkün olmamıştır.

Genel Kurul Toplantısının 4 Sınıflandırması

Ekonomi, Ticaret ve Sanayi Bakanlığı’nın 2020 Haziran’ında (Gregorian takvimine göre 2020) açıkladığı ‘Hibrit Sanal Genel Kurul Toplantısı Uygulama Kılavuzu[ja]‘nda, genel kurul toplantıları aşağıdaki 4 kategoriye ayrılmıştır:

1. Gerçek Genel Kurul Toplantısı
2. Hibrit Katılımlı Sanal Genel Kurul Toplantısı
3. Hibrit Katılımcı Sanal Genel Kurul Toplantısı
4. Sanal Yalnızca Genel Kurul Toplantısı

2. Hibrit Katılımlı Sanal Genel Kurul Toplantısı, gerçek genel kurul toplantısının içeriğinin çevrimiçi olarak dinlenebileceği bir genel kurul toplantısıdır. Ancak, dinleyen hissedarlar genel kurul toplantısına katılmış sayılmazlar.

3. yöntemde, 2.’yi bir adım ileri götürerek, çevrimiçi dinlemenin de şirket hukuku anlamında ‘katılım’ olarak kabul edilmesi mümkün hale gelir.

4. Sanal Yalnızca Genel Kurul Toplantısı, yalnızca çevrimiçi olarak genel kurul toplantısının düzenlendiği bir yöntem olup, şimdiye kadar şirket hukuku gereği düzenlenmesi mümkün olmamıştır.

Şirket Hukukunun Hükümleri ve Sistemin Uygulanmasının Arka Planı

2020 yılından itibaren, birçok hissedarın toplandığı durumların kaçınılması amacıyla, 2. ve 3. Hibrit Genel Kurul Toplantıları’nın düzenlenmesi için şirket hukukunun yorumlanmasıyla şirket sayısı artmıştır.

Yani, fiziksel bir mekan oluşturarak genel kurul toplantısını düzenlerken, hissedarlardan katılımı sınırlamalarını istediler ve oy hakkını önceden kullanmalarını talep ettiler.

Ancak, şimdiye kadar şirket hukuku gereği, genel kurul toplantısının mutlaka fiziksel bir mekan belirlenerek düzenlenmesi gerektiği için, 4. Sanal Yalnızca Genel Kurul Toplantısı, yasal düzenleme olmadan uygulanamazdı.

Endüstriyel Rekabetin Güçlendirilmesi Yasası ile Şirket Hukukunun Özel Hükümleri

Yukarıdaki gibi bir arka planla, 2021 Haziran’ında (Gregorian takvimine göre 2021) yürürlüğe giren ‘Endüstriyel Rekabetin Güçlendirilmesi Yasası[ja]‘nın bir kısmının değiştirilmesiyle, belirli koşulları karşıladığında, Sanal Yalnızca Genel Kurul Toplantısı’nın düzenlenmesi mümkün hale gelmiştir.

Sanal Yalnızca Genel Kurul Toplantısı’nın aşağıdaki gibi avantajları vardır:

• Uzak bölgelerdeki hissedarların katılımı kolaylaşır
• Mekanın sağlanması gerekmediği için işletme maliyetleri azaltılabilir

Yalnızca Sanal Ortamda Gerçekleştirilen Genel Kurul Toplantılarının Düzenlenme Şartları

Yalnızca sanal ortamda gerçekleştirilen genel kurul toplantılarını düzenlemek için aşağıdaki dört şartın karşılanması gerekmektedir:

1. Bir halka açık şirket olmak
2. Ekonomi, Ticaret ve Sanayi Bakanı ile Adalet Bakanı’ndan “Yönetmelik Şartları”nın uygulanabilirliği hakkında “onay” almak
3. Genel kurulun özel kararı ile anayasa değişikliği yaparak, anayasa hükümlerini belirlemek (geçiş hükümleri mevcuttur)
4. Toplantı çağrısı kararı alındığında “Yönetmelik Şartları”na uygun olmak

Aşağıda, bu konuyu daha ayrıntılı bir şekilde açıklıyoruz.

“Yönetmelik Şartları”nın Uygulanabilirliği Hakkında Onay

Yalnızca sanal ortamda gerçekleştirilen genel kurul toplantılarını düzenlemek için, aşağıdaki “Yönetmelik Şartları”nın tümüne uygun olmalı ve bu konuda Ekonomi, Ticaret ve Sanayi Bakanı ile Adalet Bakanı’nın onayını almalısınız.

1. İletişim yöntemleri hakkında bir sorumlunun atanması
2. İletişim yöntemleri ile ilgili sorunlara yönelik politikaların belirlenmesi
3. İnternetin iletişim yöntemi olarak kullanılmasının engel olabileceği hissedarların çıkarlarının korunmasına yönelik politikaların belirlenmesi
4. Hisse senedi sahiplerinin sayısının 100’den fazla olması

Hisse senedi sahipleri şirketin sahipleri olduğu için, iletişim sorunları nedeniyle genel kurul toplantısına katılımın engellenmesi kabul edilemez bir durumdur. Bu nedenle, olası bir duruma karşı iletişim sorunlarına yönelik önlemler alınmalı ve bir sorumlu atanmalıdır.

Tüm hisse senedi sahiplerinin çıkarlarını korumak için, internet konusunda bilgili olmayan hisse senedi sahiplerinin çıkarlarını korumaya yönelik önlemler alınmalıdır. Ayrıca, hisse senedi sahiplerinin sayısı az ise, yalnızca sanal ortamda gerçekleştirilen genel kurul toplantılarını düzenlemenin gerekliliği düşük olacağından, bu sistem 100’den fazla hisse senedi sahibi olan şirketleri hedeflemektedir.

Yalnızca Sanal Ortamda Gerçekleştirilen Genel Kurul Toplantılarının Düzenlenmesi İçin Anayasa Değişikliği

Yalnızca sanal ortamda gerçekleştirilen genel kurul toplantılarını düzenlemek için, “belirli bir yerde düzenlenmeyen genel kurul toplantıları”nın düzenlenebileceğini belirten bir anayasa değişikliği yapılmalıdır.

Ancak, anayasa değişikliği için genel kurulun özel kararı gereklidir. Genel kurulun özel kararı, oy hakkının 2/3’üne sahip hisse senedi sahiplerinin katılımı ve katılan hisse senedi sahiplerinin oy hakkının çoğunluğunun onayını gerektirir. Ancak, halka açık şirketlerde, 2021 yılında (Gregorian takvimine göre) 16 Haziran’da yürürlüğe giren anayasa hükümlerinin var olduğu kabul edilen geçiş hükümleri uygulanmaktadır.

Yalnızca Sanal Ortamda Gerçekleştirilen Genel Kurul Toplantıları Nasıl Yapılır?

Aşağıda, yalnızca sanal ortamda gerçekleştirilen genel kurul toplantılarının nasıl düzenleneceğine dair ayrıntılı bilgi verilmektedir.

Genel Kurul Toplantısının Çağrılma Yöntemi

Öncelikle, genel kurul toplantısının belirli bir yerde düzenlenmeyeceği, yazılı şekilde önceden oy kullanma hakkının kabul edilmesi, iletişim yöntemi, önceden ve toplantı günü oy kullanma hakkının çakışması durumunda nasıl bir yol izleneceği gibi konular yönetim kurulu toplantısında kararlaştırılır.

Gerçek çağrı bildirimi, Japon Şirketler Kanunu’nun 299. Maddesi’nin 4. Fıkrası[ja]na göre çağrı kararına ek olarak, aşağıdaki maddeleri içerir ve hissedarlara gönderilir:

1. Yazılı şekilde önceden oy kullanma hakkının kabul edilmesi
2. İletişim yöntemi
3. Önceden ve toplantı günü oy kullanma hakkının çakışması durumunda nasıl bir yol izleneceği
4. Yalnızca sanal ortamda gerçekleştirilen genel kurul toplantısına nasıl katılınacağı (URL, ID, şifre vb.)
5. İletişim sorunlarına karşı alınacak önlemler
6. Dijital ortama uyum sağlayamayan hissedarlara yönelik politikalar

Genel Kurul Toplantısının İşleyişi

Yalnızca sanal ortamda gerçekleştirilen genel kurul toplantısının işleyişi, gerçek toplantıdan çok da farklı değildir. Çağrı bildiriminde belirtilen özel web sitesi üzerinden canlı yayın yapılır ve soru sorma, öneri sunma veya oy kullanma gibi işlemler için bir sistem hazırlanır.

Kararlar, toplantı günü oy kullanma sistemi ile toplanan oylar ve önceden kullanılan oyların toplamı üzerinden alınır. Bu yöntemle, oylama sonuçlarının hızlı bir şekilde genel kurul toplantısı gününde rapor edilmesi de mümkün olacaktır.

Yalnızca Sanal Ortamda Hisse Sahibi Genel Kurul Toplantısı Düzenlemenin Dikkat Edilmesi Gereken Noktaları

Yalnızca sanal ortamda hisse sahibi genel kurul toplantısı düzenlemek, gerçek bir mekan ayarlama zahmeti ve maliyetini azaltabilir. Ancak, aşağıdaki noktalara dikkat etmek gerekmektedir.

Ana Sözleşme Değişikliği Kabul Edilmiş Sayılma Hükümlerinin Geçici Uygulaması 2 Yıldır

Halka açık şirketler, 2021 yılının 16 Haziran’ındaki (Japon Heisei dönemi 33. yıl) sistem uygulamasından itibaren, yalnızca sanal ortamda hisse sahibi genel kurul toplantısı düzenleyebileceklerine dair ana sözleşme değişikliği yapılmış sayılırlar. Ancak, bu kabul edilmiş sayılma hükmü 2 yıllık bir geçici uygulamadır.

Ayrıca, yalnızca sanal ortamda hisse sahibi genel kurul toplantısı düzenleyeceğine dair ana sözleşme değişikliği, yalnızca sanal ortamda hisse sahibi genel kurul toplantısında kararlaştırılamaz. Bu nedenle, ana sözleşme değişikliği için, bir kez gerçek bir hisse sahibi genel kurul toplantısı düzenlemeli ve özel bir kararla onaylanmalıdır.

Hisse sahibi genel kurul toplantısındaki özel kararlar için, oy hakkının çoğunluğuna sahip hisse sahiplerinin katılımı ve katılan hisse sahiplerinin oy hakkının 3/2’sinden fazlasının onayı gereklidir (Japon Şirketler Kanunu’nun 309. maddesi 2. fıkrası[ja]).

İletişim Sorunlarına Karşı Pratik Önlemler Almak Zorunludur

Yalnızca sanal ortamda hisse sahibi genel kurul toplantısı düzenlerken, iletişim sorunlarına karşı önlemler ve bu tür sorunlar oluştuğunda nasıl yanıt verileceği, gerçek bir risk olabilir. İletişim sorununun meydana geldiği zamanlama, kararın iptal edilmesine neden olabilir.

İletişim sorunlarına karşı önlem olarak, önceden iletişim hattını güçlendirmek, bir yedekleme planı hazırlamak veya bir yedek gün belirlemek gibi yöntemler uygulanmalıdır.

Ayrıca, erteleme veya devam etme kararını başkanın takdirine bırakan bir karar (Japon Sanayi Rekabet Gücünü Artırma Kanunu’nun 66. maddesi 2. fıkrası[ja]) alınırsa, iletişim sorunu oluştuğunda, başkan bu yetkisini kullanarak erteleme veya devam etme kararını hızlı bir şekilde verebilir.

Özet: Sanal Yalnızca Genel Kurul Toplantılarının Düzenlenmesi İçin Bir Avukata Danışın

Yalnızca sanal genel kurul toplantılarının mümkün olması, şirketlerin zaman ve maliyetlerini azaltırken, hissedarların da uzaktan katılım süresi ve maliyetlerini azaltma gibi avantajları vardır.

Ancak, bunun uygulanabilmesi için, önceden anayasa değişiklikleri, iletişim aksaklıklarına yanıt verme ve dijital ortama uyum sağlayamayan hissedarlara yönelik düşünceler gibi çeşitli hazırlıklar yapılmalıdır.

Yalnızca sanal genel kurul toplantılarının düzenlenmesi, sadece şirket hukuku değil, sistem sorunları gibi konularda da bilgili bir avukata danışarak hazırlıklarınızı ilerletin.

İlgili Makale: Hisse Senedi Genel Kurul Bilgilerinin Elektronik Sunumu Nedir? 2022’de Yürürlüğe Girecek Şirket Hukuku Değişikliklerinin Ana Noktalarını Açıklıyoruz[ja]

Büromuz Tarafından Alınan Önlemler

Monolith Hukuk Bürosu, özellikle internet ve hukuk olmak üzere IT alanında yüksek uzmanlığa sahip bir hukuk firmasıdır. Son yıllarda, sadece sanal ortamda gerçekleştirilen genel kurullar dikkat çekmekte ve bu toplantıların düzenlenme sürecindeki hukuki denetim ihtiyacı artmaktadır. Büromuz, IT ve girişimlerle ilgili çözüm sunmaktadır. Ayrıntılar aşağıdaki makalede belirtilmiştir.

Monolith Hukuk Bürosu’nun hizmet verdiği alanlar: IT ve Girişimlerin Kurumsal Hukuk İşleri[ja]