Japonya'daki Gōdō Kaisha'da Ortakların Katılımı: Şirket Hukukuna Dayalı Prosedürlerin Kapsamlı Açıklaması

Japonya’daki şirket türlerinden biri olan Gōdō Kaisha (合同会社), kurulum kolaylığı ve işletme esnekliği sayesinde son yıllarda dikkat çekmektedir. Bu şirket türü, İngilizce konuşulan ülkelerdeki LLC (Limited Liability Company) ile benzerlik göstermekte ve özellikle yabancı yatırımcılar ve girişimciler için cazip bir seçenek haline gelmiştir. Gōdō Kaisha’nın işletme esnekliği, Japon Şirketler Hukuku’nda belirlenen açık hukuki çerçeveye dayanmaktadır. Bu yasayı doğru bir şekilde anlamak, sorunsuz bir işletme yönetiminin anahtarıdır. Gōdō Kaisha ile ilgili hukuki terimler arasında özellikle dikkat edilmesi gereken ‘shain’ (社員) kelimesidir. Genel bir çalışanı değil, Japon Şirketler Hukuku’nda ‘shain’ olarak adlandırılan, şirkete sermaye yatıran sahipleri, yani işletme yöneticilerini ifade eder. Bu temel tanımı anlamak, Gōdō Kaisha’nın yapısını kavramak için şarttır. Bu makalede, Gōdō Kaisha’nın büyümesi ve strateji değişiklikleriyle birlikte önem kazanan ‘shain no kanyū’ (社員の加入) yani ‘yeni shainlerin katılımı’ konusuna odaklanacağız. Özellikle, yeni shainleri kabul etmek için gereken hukuki işlemler ve mevcut shainlerin ek sermaye yatırımı yaparken izlemeleri gereken prosedürler hakkında, Japon Şirketler Hukuku’nun belirlediği kurallar temelinde detaylı ve kapsamlı bir açıklama yapacağız. Shainlerin katılımı, sadece içsel bir yönetim işlemi değil, şirketin hukuki yapısında ve sermaye yapısında temel değişiklikler getiren önemli bir eylemdir ve yasal olarak belirlenen prosedürlere sıkı sıkıya uymak gerekmektedir.

Japonya’da Gōdō Kaisha’da Çalışanların Katılımı: Temel Yaklaşımlar

Japon şirketler hukuku, gōdō kaisha’nın (sınırlı sorumluluk şirketi) yeni çalışanlar katmasına izin vermektedir (Japon Şirketler Hukuku’nun 604. maddesi 1. fıkra). Çalışanların katılımı, şirketin büyüme stratejisi, yeni uzmanlık bilgilerinin entegrasyonu veya finansman gibi çeşitli iş hedeflerini gerçekleştirmek için önemli bir araçtır. Çalışanların katılma yöntemleri esas olarak iki şekildedir. Birincisi, katılmak isteyen kişinin şirkete yeni bir sermaye katkısı yapmasıdır. Diğeri ise, mevcut çalışanların sahip olduğu payların (şirket mülkiyetine eşdeğer haklar) bir kısmını veya tamamını devralmaktır. Bu makalede, şirketin toplam varlıklarını artıran ilk yöntem, yani yeni sermaye katkısı yoluyla çalışanların katılım sürecine odaklanacağız. Bu iki yöntemin seçimi, şirketin finansal durumu ve tescil işlemleri üzerinde büyük bir etkiye sahip olabilir. Yeni sermaye katkıları kabul edildiğinde, şirketin varlıkları ve sermayesi artacağı için, belirli tescil işlemleri yasal olarak gerekebilir. Öte yandan, pay devri, çalışanlar arasında bir işlem olduğu için, şirketin toplam sermayesi değişmeyeceğinden, işlemler farklı olabilir. Bu temel farkı anlamak, uygun işlemi seçmenin ilk adımıdır.

Yeni Çalışanın Katılım İşlemleri Japonya’da

Yeni bir çalışanı ek yatırımlarla şirketinize dahil etmeyi düşündüğünüzde, Japon şirketler hukuku birden fazla aşamalı ve katı prosedürler talep eder. Bu prosedürlere uymak, katılımın geçerliliğini garanti altına almak ve gelecekteki hukuki anlaşmazlıkları önlemek için hayati önem taşır.

Japonya’da Tüm Ortakların Onayı ve Ana Sözleşme Değişikliği

Yeni bir ortağın şirkete katılması, şirketin temelini ilgilendiren önemli bir karardır. Bu nedenle, öncelikle şirketin temel kurallarını belirleyen ana sözleşmeyi değiştirmek gerekmektedir. Japon Şirketler Kanunu’nun (2005) 576. maddesinin 1. fıkrasına göre, bir godo kaisha (合同会社) türündeki şirketin ana sözleşmesinde, tüm ortakların isimleri veya ticari unvanları ve adresleri ile her bir ortağın sermaye katkısının miktarı belirtilmelidir. Dolayısıyla, yeni bir ortak katıldığında, bu bilgileri ana sözleşmeye eklemek için gerekli değişiklik işlemleri zorunlu hale gelir.

Ana sözleşmenin değişikliği için, prensip olarak, mevcut tüm ortakların onayı (tüm ortakların onayı) gereklidir. Bu, Japon Şirketler Kanunu’nun (2005) 637. maddesi ile belirlenmiş olup, godo kaisha’nın kişisel güven ilişkilerine dayalı bir organizasyon olduğunu yansıtmaktadır. Ancak, ana sözleşmede özel bir hüküm belirleyerek bu gerekliliği hafifletmek mümkündür. Örneğin, “tüm ortakların çoğunluğunun onayı” gibi bir düzenlemeyi önceden ana sözleşmeye dahil ederek, karar alma sürecini hızlandırabilirsiniz. Ancak, böyle bir hüküm olmadığı sürece, karşı çıkan tek bir ortak bile olsa, yeni bir ortağın katılımı gerçekleşmez.

Japonya’da Sermaye Katkısının Yerine Getirilmesi ve Etkinliğin Başladığı Zaman

Tüm ortakların onayıyla ana sözleşmeyi değiştirmek, yeni bir ortağın katılımını tamamlamak için yeterli değildir. Japon şirketler hukuku, katılımın hukuki etkinliğinin başladığı zamanla ilgili son derece önemli hükümler içermektedir. Japon şirketler hukukunun 604. maddesinin 3. fıkrası, yeni bir ortak olmayı düşünen bir kişinin, ana sözleşme değişikliği sırasında sermaye katkısı ile ilgili ödemeyi veya katkıyı tamamlamamışsa, bu kişinin, söz konusu ödeme veya katkıyı tamamladığı zaman ortak olacağını hükme bağlamaktadır.

Bu hüküm, ortak olarak hukuki statünün doğuşunun, vaat edilen sermaye katkısının tam olarak yerine getirilmesiyle (sermaye katkısının ifası) bağlantılı olduğunu ifade etmektedir. Tüm ortakların onayı olsa ve sözleşmeye imza atılmış olsa bile, sermaye katkısı şirkete ödenene kadar, bu kişi hukuken ortak olarak kabul edilmez. Bu mekanizma, şirketi ve onun alacaklılarını korumak için oluşturulmuştur. Bir kumpanya şirketinin ortakları sınırlı sorumluluğa sahiptir ve şirketin borçlarına karşı yalnızca katkı miktarı kadar sorumluluk taşırlar. Bu nedenle, şirketin sahip olduğu sermaye, alacaklılar için tek güvencedir. Eğer sermaye katkısı tamamlanmadan önce ortaklık hakları (örneğin, iş yürütmeyle ilgili oy hakkı) verilirse, henüz şirkete varlık sağlamamış bir kişi şirketin yönetimini etkileyebilir ve şirketin mali temelini tehlikeye atabilir. Hukuk, bu tür durumları önlemek için ortaklık niteliğinin doğuşunu ve sermaye katkısının ifasını sıkı bir şekilde birbirine bağlamıştır.

Katılan Şirket Çalışanlarının Sorumluluğu

Yeni bir Japon kumpanyasına (合同会社) çalışan olarak katılmayı düşünürken, en dikkat edilmesi gereken noktalardan biri, katılım sonrası sorumluluk alanınızdır. Japonya Şirketler Kanunu’nun (会社法) 605. maddesi, bir kumpanyaya katılan yeni çalışanların, katılımdan önce oluşan şirket borçları için de ödeme yapma sorumluluğu taşıdığını belirtir. Ancak, kumpanya çalışanları sınırlı sorumluluğa sahiptir (580. madde 2. fıkra), ve sorumlulukları yatırım miktarı gibi belirli bir sınırla kısıtlıdır. Öncelikle şirket varlıkları ile ödeme yapılır ve çalışanların sorumluluğu tamamlayıcı niteliktedir (580. madde).

Bu, katılan çalışanın, kendisinin dahil olmadığı dönemde şirketin üstlendiği tüm borçlardan, diğer çalışanlarla eşit şekilde sorumlu olduğu anlamına gelir. Bu “geriye dönük sorumluluk”, özellikle diğer hukuk sistemlerine aşina olan yatırımcılar için beklenmedik ve önemli bir risk oluşturabilir. Bu hüküm gereğince, bir şirkete katılım, sadece geleceğe yönelik bir yatırım değil, aynı zamanda şirketin geçmişinin tamamını üstlenme eylemi haline gelir. Bu nedenle, katılım kararı vermeden önce, kapsamlı bir due diligence (varlık değerlendirme) yapmak son derece önemlidir. Hedef şirketin mali tabloları, sözleşme ilişkileri, dava riskleri ve kayıtlarda görünmeyen muhtemel borçlar gibi konuları detaylı bir şekilde inceleyerek, potansiyel riskleri tam anlamıyla kavrayıp ona göre karar vermek gereklidir.

Japon Hukuku Altında Anayasa Özerkliğinin Sınırları Üzerine Bir Yargı Kararı İncelemesi

Japonya’da bir kumpanya (合同会社) esnek iç düzenlemeleri tasarlamak için geniş bir “anayasa özerkliği”ne sahip olduğu kabul edilse de, bu özerkliğin hukuki sınırları bulunmaktadır. Bu noktayı gösteren önemli bir yargı kararı olarak, Tokyo Bölge Mahkemesi’nin 1996 yılı (Heisei 8) 13 Ekim tarihli kararı örnek gösterilebilir. Bu dava, bir şirket ortaklığı (合資会社) ile ilgili olup, ortakların “şirketten ayrılması” konusu tartışma konusuydu, ancak kararın altında yatan hukuki mantık, kumpanya ortaklarının katılımına da uygulanabilir.

Bu davada, “Bir ortak, diğer ortakların çoğunluğunun kararıyla şirketten ayrılabilir” şeklindeki anayasa hükmünün geçerliliği tartışılmıştır. Mahkeme, yasaların belirlediği katı ortak çıkarma prosedürlerini (mahkemenin müdahalesini gerektiren) dolanmanın bir yolu olarak bu anayasa hükmünü geçersiz olarak değerlendirmiştir. Gerekçe olarak, yasal düzenlemelerin, şirketin özerkliği ile ortakların haklarının korunmasını uyumlu hale getirmek için zorunlu hükümler olduğu ve anayasa ile bu amaçlara aykırı prosedürlerin basitleştirilmesinin kabul edilemez olduğu belirtilmiştir.

Bu yargı kararının ortaya koyduğu ilke, yani “anayasa özerkliği, yasaların zorunlu hükümlerini geçersiz kılamaz” düşüncesi, ortakların katılım prosedürlerine de uygulanır. Örneğin, tüm ortakların onayını gerektiren Japon Şirketler Kanunu’nun (日本の会社法) 637. maddesinin hükümlerini göz ardı ederek, “Yeni bir ortağın katılımı yalnızca işleri yürüten ortakların kararıyla mümkündür” şeklinde bir anayasa hükmü belirlense bile, bu hükmün geçerliliği yüksek ihtimalle reddedilecektir. Şirketin temelini değiştiren ortakların katılımı gibi eylemler söz konusu olduğunda, yasaların belirlediği prosedürlere uyulması, anayasa hükümlerinden daha öncelikli hale gelir.

Mevcut Ortakların Ek Sermaye Katkısı

Şirket sermayesini güçlendirmenin bir diğer yolu, zaten ortak olan kişilerin ek sermaye katkısında bulunmasıdır. Bu işlem de, yeni ortakların katılımı gibi, Japon şirketler hukukuna göre belirlenen prosedürlere uygun olarak yürütülmelidir.

İşlemin Genel Hatları

Mevcut ortaklar ek sermaye katkısında bulunduklarında, işlemin temel kısmı yeni ortakların katılım işlemiyle aynıdır. Ek sermaye katkısı, ilgili ortağın sermaye miktarını değiştirmeyi ifade ettiğinden, ‘ortakların sermaye katkıları’ gibi ana sözleşmede yer alan bilgilerin güncellenmesi gerekmektedir. Bu nedenle, bu durumda da ana sözleşme değişikliği zorunludur ve genel olarak tüm ortakların onayı gereklidir. Onay alındıktan sonra, değişiklik sonrası ana sözleşme hazırlanır ve ilgili ortak ek sermaye katkısını yerine getirerek işlem tamamlanır.

Sermaye ve Sermaye Fazlasının Seçimi

Ek sermaye katkısında bulunurken, şirket son derece önemli stratejik bir karar vermek zorundadır. Bu, katkıda bulunulan parayı ‘sermaye’ olarak mı hesaba katmak yoksa ‘sermaye fazlası’ olarak mı hesaba katmak olduğu seçimidir. Japon şirketler hukukunda, katkı miktarının tamamını sermaye olarak hesaba katmak yerine, bir kısmını veya tamamını sermaye fazlası olarak işlemek mümkündür. Bu seçim, tescil işlemleri, masraflar ve gelecekteki finansal stratejilere doğrudan etki eder.

Sermaye katkısını ‘sermaye’ olarak hesaba kattığınızda, sermaye miktarı şirketin resmi kayıtlarında (ticaret sicili) yer alan ve bu nedenle artışı yansıtmak için değişiklik tescili yasal olarak zorunlu hale gelir. Bu tescil başvurusu için, artırılan sermaye miktarının 1000’de 7’si (bu hesaplanan miktar 30,000 yen’den az ise 30,000 yen) oranında bir tescil harcı ödenir.

Diğer yandan, sermaye katkısının tamamını ‘sermaye fazlası’ olarak hesaba kattığınızda, sermaye miktarı değişmez. Sermaye fazlası tescil edilecek bir madde olmadığından, bu seçimi yaptığınızda sermaye miktarının değişiklik tescili gerekmez. Sonuç olarak, tescil harcı da ortaya çıkmaz.

Bu mekanizma, şirketler için önemli bir finansal strateji aracıdır. Sermaye miktarını artırmak, şirketin dışa dönük kredi gücünü artırma etkisi yaratabilir, ancak işlemler karmaşık ve maliyetli olabilir. Buna karşılık, sermaye fazlası olarak hesaba katma yöntemi, işlemleri basitleştirme ve maliyetleri düşürme imkanı sunar ve gelecekte bu fonların dağıtımı gibi kullanımlar için esneklik sağlar.

Japonya’da Şirket Ortaklarının Ticari Sicil Kaydı

Şirket ortaklarının katılımı veya ek sermaye yatırımı ile ilgili şirket içi işlemler tamamlandıktan sonra, bu değişikliklerin yasal olarak ilan edilmesi için ticari sicil kaydı gerekebilir. Ancak, Japon şirketlerinde, özellikle kumpanya (合同会社) türünde, her ortak katılımının kayıt gerektirmesi zorunlu değildir.

Kayıt Gerektiren Durumlar

Ticari sicil kaydı, sicil kayıt belgesinde yer alan bilgilerde bir değişiklik olduğunda yasal olarak zorunlu hale gelir. Japon şirketler hukuku, kayıt maddelerinde bir değişiklik olduğunda, değişiklik tarihinden itibaren genellikle iki hafta içinde, şirketin ana ofisinin bulunduğu yerdeki yasal işler bürosuna (法務局) değişiklik kaydı başvurusu yapılmasını şart koşar (anonim şirketler için 915. madde 1. fıkra, kumpanya gibi pay sahibi şirketler için 919. madde 1. fıkra).

Ortakların katılımı ile ilgili kayıt gerektiren başlıca iki durum şunlardır:

1. Sermaye miktarının arttığı durumlar: Yeni yatırılan sermayenin “sermaye” olarak kaydedilmesi ve kayıt maddelerinden biri olan “sermaye miktarı”nda bir değişiklik olması durumunda, bu değişikliğin kaydı gereklidir.
2. İşleri yürüten ortak veya temsilci ortakta değişiklik olması durumları: Kumpanya türü şirketlerin kayıt maddeleri arasında, işleri yürütme yetkisine sahip “işleri yürüten ortak”ların isimleri ve şirketi temsil etme yetkisine sahip “temsilci ortak”ların isimleri ve adresleri yer alır. Yeni katılan bir ortak bu görevlere atanırsa, isim ve diğer bilgilerinin sicil kaydına eklenmesi için değişiklik kaydı gereklidir.

Bu kuraldan çıkarılacak önemli bir nokta, belirli koşullar altında, bir ortağın katılmasına rağmen herhangi bir kayıt işlemine gerek olmayan durumların var olduğudur. Özellikle, (1) yeni katılan ortak işleri yürüten veya temsilci ortak olmadan sadece genel bir ortak olarak kalır ve (2) bu ortağın yatırdığı sermayenin tamamı “sermaye fazlası” olarak kaydedilir ve sermaye miktarında herhangi bir değişiklik olmazsa, kayıt maddelerinde herhangi bir değişiklik olmayacağı için kayıt başvurusu yükümlülüğü doğmaz. Bu durumu anlamak, işlemleri büyük ölçüde basitleştirmek ve maliyetleri azaltmak açısından çok faydalıdır.

Kayıt İşlemlerinin Genel Bakışı

Kayıt gerektiğinde, değişikliklerin meydana geldiği tarihten itibaren iki hafta içinde, şirketin ana ofisinin bulunduğu yerdeki yasal işler bürosuna başvuruda bulunulması gerekir. Bu süreye uyulmaması durumunda, temsilci ortağa bireysel olarak 1 milyon yen’e kadar idari para cezası (yönetimsel bir ceza olup, cezai bir yaptırım değildir) uygulanabilir.

Başvuru sırasında genellikle, değişiklik kaydı başvuru formu, tüzük değişikliğini onaylayan tüm ortakların rızasını gösteren belge ve sermaye yatırımının yapıldığını kanıtlayan belgeler (yatırımın yapıldığını gösteren belge) gibi ek belgeler gereklidir. Bu belgelerin formatları ve örnekleri yasal işler bürosunun web sitesinde bulunabilir. İşlemler karmaşık olabileceğinden, bir uzmana danışmak da etkili bir seçenektir.

Özet

Bu makalede, Japonya’daki bir kumiai kaisha (合同会社) şirketine yeni bir ortağın katılım sürecini, Japon şirketler hukuku çerçevesinde detaylı bir şekilde açıkladık. Yeni bir ortağın kabul edilmesi süreci, mevcut ortakların onayıyla ana sözleşmenin değiştirilmesi, katılımcının sermaye taahhüdünün tam olarak yerine getirilmesi ve gerektiğinde ticari sicil işlemlerinin yapılması gibi yasal olarak belirlenmiş katı prosedürleri takip etmeyi gerektirir. Özellikle, yeni ortağın şirketin mevcut borçlarına da sorumluluk taşıyacağı hüküm ve sermaye katkısının sermaye veya sermaye yedekleri olarak hangi hesaba kaydedileceği gibi stratejik seçimler, şirketin geleceği üzerinde büyük etkiler yaratabilecek önemli unsurlardır. Bu yasal gereklilikleri ve stratejik seçenekleri doğru bir şekilde anlamak ve planlı bir şekilde işlemleri yürütmek, kumiai kaisha’nın sağlıklı büyümesi ve istikrarlı yönetimi için anahtardır.

Monolith Hukuk Bürosu, bu makalede ele alınan kumiai kaisha ortaklık katılım işlemleri de dahil olmak üzere, Japonya’daki birçok müşteriye geniş bir deneyim sunmaktadır. Büromuzda, yabancı avukatlık niteliklerine sahip İngilizce konuşan uzmanlar da dahil olmak üzere, Japon iş ortamında müşterilerimizin çeşitli ihtiyaçlarına kapsamlı destek sağlayabilecek birden fazla uzman bulunmaktadır. Uzman tavsiyesine ihtiyacınız varsa, lütfen bizimle iletişime geçin.