Yöneticilerin Aile Yönetişimi İçin Tasarlaması Gereken İçerik Nedir? Yapılandırma ve Operasyonel Yönetim Yöntemleri Detaylıca Açıklanıyor

Son yıllarda sıkça konuşulan ‘Aile Yönetişimi’nin faydalarını öğrenip, tasarımını ve yapısını ciddi olarak düşünen iş insanları oldukça fazladır.

Aile Yönetişimi, ailenin refahını hedefleyerek belirlenen tüm kuralların genel adıdır. Özellikle iş insanları için Aile Yönetişimi, şirketin geleceğiyle de yakından ilişkili, önemli bir konu olarak kabul edilebilir. İş insanları için Aile Yönetişimi’nin etkinliği hakkında daha fazla bilgiyi bu makalede detaylı bir şekilde açıklıyoruz.

İlgili makale: İş İnsanlarının Aile Yönetişimine Artan İlgisi ve İş Dünyasına Etkinliği[ja]

Yönetişim yapısını oluşturmanın gerekliliğini hissettiyseniz, sıradaki adım hangi kuralları tasarlamak gerektiğini anlamaktır.

Bu makalede, Aile Yönetişimi’nin tasarım adımları ve oluşturulması gereken kuralların içeriği hakkında detaylı bilgiler sunuyoruz. Tasarım aşamasındaki dikkat edilmesi gereken noktalar ve yapılandırma sonrası yönetim işlemleri hakkında da bilgiler vererek, konuyu ayrıntılı bir şekilde ele alıyoruz, bu yüzden lütfen referans olarak kullanın.

Aile Yönetişimi Tasarımına Genel Bakış

Aile yönetişimi oluşturmak istediğinizde, hangi adımları izlemeniz ve ne tür bir yapı inşa etmeniz gerektiği konusunda belirsizlikleriniz olabilir. Bu bölümde, aile yönetişimi tasarımı ve yapısının nasıl oluşturulacağına dair genel bir rehber sunuyoruz.

Aile Yönetişiminin Amacı ve Mevcut Durumun Değerlendirilmesi

Aile yönetişimi oluşturmanın temel amacı, ailenin değerlerini ve politikalarını netleştirmek ve bunların tüm aile bireyleri tarafından benimsenmesini ve uyulmasını sağlamaktır.

Yönetişim yapısını oluşturmak bir amaç değil, varlıkları korumanın ve ailenin gelecekteki refahını hedeflemenin bir aracıdır. Öncelikle, ailenin ulaşmayı hedeflediği idealleri ve amaçları mümkün olduğunca somut bir şekilde belirleyin.

Ardından, aile içinde şu anda var olan ve genellikle sözsüz olarak uygulanan kuralların yapısını gözden geçirin. Mevcut durumu bu şekilde değerlendirerek, şu anki durum ile ulaşmak istediğiniz hedefler ve amaçlar arasındaki farklılıkları belirleyebilirsiniz.

Son olarak, ailenin mevcut güçlü yönlerini geliştirmek ve eksiklikleri gidermek için, ortaya çıkan durum değerlendirmesi ışığında yönetişim yapısını oluşturmaya başlayabilirsiniz.

Etkili İletişimin Uygulanması

Aile yönetişiminin benimsenmesi için, etkili iletişim sağlayacak bir ortamın hazırlanması son derece önemlidir. Eğer aile içinde birlikte hareket edilmesi gereken değerler ve bakış açıları dağınık hale gelirse, özenle oluşturulmuş aile yönetişimi düzgün işlemez.

Ayrıca, iletişim kurulmayan, seyrelmiş ilişkiler, yönetişim açısından kendiliğinden bir risk oluşturur.

Oluşturulan yönetişimin bir bütün olarak etkin kullanılabilmesi için, hazırlık aşamasından itibaren farkındalıkların yoğun bir şekilde örtüşmesini sağlayalım.

Yazılı Olarak Kuralları Belirleme

Aile yönetişimi olarak adlandırılan “kurallar” setini oluştururken, aşağıdaki gibi yazılı belgeler hazırlanır:

• Aile Anayasası
• Aile Kuralları
• Eşler Arası Mal Varlığı Sözleşmesi, Evlilik Öncesi Sözleşme
• Gönüllü Vasiyet Sözleşmesi, Güven Sözleşmesi, Mal Varlığı Yönetimi Vekalet Sözleşmesi vb.
• Vasiyetname, Ölüm Sebebiyle Bağış Sözleşmesi vb.
• Hisse Sahipleri Arası Sözleşme

Aile içi yazılı belgelerin hukuki geçerliliği sıkça tartışma konusu olduğundan, oluşturma süreci dikkatlice yürütülmelidir. Belgelerin hazırlanmasında uzmanların katılımını sağlamak ve sözleşme taraflarının içeriği doğru bir şekilde anlamalarını garantilemek önemlidir.

Ayrıca, önemli belgeleri noter onaylı hale getirmekte fayda vardır. İçeriğin geçerliliğini güçlendirmek ve kaybolma ya da sahtecilik risklerini önlemek mümkün olacaktır.

Geliştirme

Aile yönetişimi, sık sık geliştirme gerektirmeyen bir yapı oluşturmanın önemli olduğu bir süreçtir. Genellikle iş dünyasında kullanılan kurallar, PDCA (Plan-Do-Check-Act) döngüsünü döndürerek ve duruma göre geliştirmeler yaparak uygulanır.

Fakat aile yönetişiminde, bu PDCA döngüsü ile yapılan geliştirmeler her zaman uygun olmayabilir. Örneğin, eşler arası mal varlığı sözleşmeleri evlenmeden önce yapıldığı için, evlilik bildiriminin ardından iyileştirme noktaları bulunsa bile, bu sözleşmelerin değiştirilmesi neredeyse imkansızdır.

Ayrıca, aile ilişkileri sadece ekonomik ilişkilerle sınırlı kalmayan, daha çok psikolojik unsurları içeren bir yapıdadır. Zaten disiplin sağlaması zor olan aile kurallarını sık ve düzensiz aralıklarla değiştirmek, yönetişimin benimsenmesini zorlaştırır.

Yapılandırma sonrasında kısa süreler içinde ve düzensiz aralıklarla değişiklik yapma durumundan kaçınmak için, aile kurallarının başlangıçtaki oluşturulması çok önemlidir.

Yöneticilerin Aile Yönetişimi Tasarımında Hazırlaması Gereken Belgeler

Aile yönetişimi tasarımı sırasında oluşturulması gereken kurallar geniş bir yelpazeye yayılmaktadır. Bu bölümde, yöneticilerin mutlaka hazırlaması gereken önemli belgeler hakkında bilgi verilecektir.

Aile Anayasası

Aile Anayasası, ailenin felsefesini, değer yargılarını, davranış ilkelerini ve karar verme kriterlerini belirleyen ve ailenin en üst düzey normu olan bir belgedir. Aile öğütleri veya aile yasaları olarak da adlandırılır ve aşağıdaki gibi konuları içerir:

• Önem verilen değerler
• Davranış standartları
• Ailenin sorumlusu
• Aile yönetim toplantısı üyeleri
• İşletme yönetiminin sistemleri ve ilkeleri
• Varlık yönetimi ve varlık devralma sistemleri ve ilkeleri
• Aile yönetiminin temel kuralları
• Anlaşmazlıkların çözüm yöntemleri
• Eğitim

Aile Anayasası, bir kez belirlendikten sonra temelde değiştirilmez. Aile için evrensel içeriği açıkça belirleyerek, izlenecek yön konusunda ortak bir anlayış oluşturulmasını hedefleyelim.

Aile Anayasasının kendisinde hukuki bağlayıcılık yoktur, ancak ailenin en üst düzey normu olduğu için hukuki bağlayıcılığı olan belgeleri de etkiler. Ayrıca, karşılıklı denetim gibi uygulamalarla fiili bir zorlayıcılık da sağlanacaktır. Tasarım aşamasında, aile içinde kabul görülebilirliği sağlamak için, iyi bir şekilde müzakere ederek yürürlüğe koymak önemlidir.

Aile Kuralları

Aile kuralları, aile anayasasının içeriğini daha somut hale getiren yönergelerdir. Kuralların kuşaklar boyu kabul görmesi için, aile kurallarında ailenin gelişim süreci ve sorumluların düşüncelerini içerecek şekilde belgelenmesini öneririz.

Aile kuralları, aile üzerindeki disiplini somut bir şekilde belirlediğinden, zamanla ve koşulların değişmesiyle güncellenmeleri gerekebilir. Bu nedenle, belirli periyotlarda içeriğin gözden geçirilmesi için fırsatlar yaratmak faydalı olacaktır.

Hukuki bağlayıcılık açısından, aile anayasası gibi, aile kurallarının da doğrudan bir yasal zorunluluk taşımadığını belirtmek gerekir. Ancak, aile kuralları ve aile anayasasında belirlenen içerikler, somut hukuki ilişkileri düzenlemek için bir temel oluşturacaktır.

Eşler Arası Mal Varlığı Sözleşmesi ve Evlilik Öncesi Sözleşme

Eşler arası mal varlığı sözleşmesi, evlenmeyi düşünen çiftlerin evlilik öncesinde yaptıkları bir sözleşmedir. Ev işleri ve çocuk bakımının paylaşımı, mal varlığının yönetimi, boşanma halinde mal paylaşımı gibi konuları düzenler.

Aile yönetişiminde eşler arası mal varlığı sözleşmesinin somut açıklamaları için lütfen ilgili makalemize göz atın.

İlgili makale: Yakında yayınlanacak

Aile sorumlusu olmayan bir kişi evleniyorsa, özellikle dikkatli bir karar verilmesi gerekmektedir. Yeni eşin aileye beklenmedik bir engel oluşturmasını önlemek için sözleşmeyi dikkatle belirleyelim. Aile işletmesinde hangi pozisyondaki kişinin evlendiğine bağlı olarak, eşler arası mal varlığı sözleşmesine dahil edilecek içerik ve dikkat edilecek noktalar değişiklik gösterir.

Gönüllü Vasiyet Sözleşmesi, Güven Sözleşmesi ve Mal Varlığı Yönetimi Vekalet Sözleşmesi

Karar verme yeteneğinin azalması durumuna hazırlıklı olmak için, Gönüllü Vasiyet Sözleşmesi ve Güven Sözleşmesi yapmak önemlidir. Ayrıca, kişisel özgürlüğün kısıtlandığı zamanlar için Mal Varlığı Yönetimi Vekalet Sözleşmesi kullanmayı düşünmek de gereklidir.

Bir işletme yöneticisi hukuki işlemleri gerçekleştiremez hale gelirse, bu durum şirketin paydaşlarına ve ailesine büyük etkilerde bulunabilir. Karar verme yeteneğiniz azaldığında hangi önlemlerin alınacağını önceden belirlemek şarttır.

Üstelik, aile reisi olmasa bile önemli miktarda varlığa sahip kişiler veya iş dünyasında derinlemesine yer alan kişiler için de, karar verme yeteneğinin azalmasına karşı yukarıda bahsedilen sözleşmeleri önceden yapmak faydalıdır.

Vasiyetname

Varlık devrindeki sorunları önlemek için vasiyetnamenin hazırlanması şarttır. Eğer bir işletme sahibiyseniz, işletmenin devri de önemli bir konu haline gelir ve bu durumda vasiyetname daha da büyük bir önem kazanır.

Aile yönetişiminde vasiyetnamenin somut açıklamaları için aşağıdaki ilgili makaleye göz atınız.

İlgili makale: Yakında yayınlanacak

Vasiyetname, ailenin sorumlusu olan kişilerin yanı sıra, tüm aile bireyleri tarafından hazırlanmalıdır. Vasiyetname istenildiği zaman yeniden yazılabilir, bu nedenle öncelikle tüm aile bireyleriyle birlikte ilk vasiyetnamenizi oluşturun ve ardından düzenli olarak durumu gözden geçirerek yeniden yazın. Aile işletmesindeki pozisyonunuza bağlı olarak vasiyetnamede yer alacak içerik ve dikkat edilecek noktalar değişiklik gösterecektir.

Çocuklarınız için, 15 yaşından büyük oldukları sürece vasiyetname hazırlamaları mümkündür. Vasiyetname mutlaka kişinin kendisi tarafından hazırlanmalıdır, bu nedenle 15 yaşına girdiklerinde vasiyetnamelerini oluşturmalılar.

Hisse Senedi Sahipleri Arası Sözleşmeler, Çeşitli Hisse Senetleri ve Kişisel Düzenlemeler

Aile işletmesi yürütüyorsanız, hisse senetlerinin nasıl ele alınacağını belirlemek için hisse senedi sahipleri arası sözleşmeler kullanılacaktır. Hisse senedi sahipleri arası sözleşmelerin rolü, birden fazla kişiyi aile işletmesine hissedar olarak dahil ettiğinizde, hisse senetlerinin dağılmasını ve işletme yönetiminin kontrolsüzleşmesini önlemektir.

Hisse senetlerinin zorunlu alımı, devir kısıtlamaları ve oy hakkının sınırlanması gibi kurallarla, hissedarlar arasında hisse senetlerinin yönetimi ve tasfiyesi hakkında anlaşmalar yapılır.

Hisse senedi sahipleri arası sözleşmelerin yanı sıra, çeşitli hisse senetleri veya şirket ana sözleşmesinde yapılan kişisel düzenlemeler kullanılarak da düzenleme yapılabilir.

Aile Yönetişiminde Hisse Sahipleri Arası Sözleşmenin Özellikleri ve Dikkat Edilmesi Gerekenler

Aile işletmelerinde, genellikle aile üyeleri ve akrabalar hisse sahibi olurlar ve varlıkların korunması söz konusu olduğunda, hisse sahipleri arası sözleşmenin tasarımı önemli bir noktadır. Bu nedenle, işletme yöneticileri aile yönetişimini tasarlarken, hisse sahipleri arası sözleşmeyi iyi anlamaları büyük önem taşır.

Bu bölümde, hisse sahipleri arası sözleşmenin özelliklerini ve hazırlanırken üzerinde durulması gereken noktaları açıklıyoruz.

Hisse Sahipleri Arası Sözleşmede Belirlenen Başlıca Hususlar

Aile yönetişiminde hisse sahipleri arası sözleşme tasarımında, aşağıdaki gibi maddeler için kurallar belirlenir:

• Devir yasağı
• Bilgi sağlama
• Yönetim kurulu kararlarının belirlenmesi
• Veto hakkı
• Yönetici atama ve görevden alma hakkı
• Kar payı politikası
• Zorunlu satın alma
• Çalışma yasağı
• Tazminat miktarının önceden belirlenmesi
• Miras durumunda yapılacak düzenlemeler
• Fesih sebepleri

Aile işletmesi yürütülürken, hisse devri veya işlemleri genellikle daha karmaşık riskler içerir. Bu nedenle, her türlü sorunu öngörerek, kendi ailenize uygun kuralları belirlemeniz gerekmektedir.

Tasarım ve İşletme Özellikleri

Paydaşlar arası sözleşmenin özelliklerinden biri, tür hisseler veya kişisel hükümlerle karşılaştırıldığında, sözleşme içeriği ve değişiklik prosedürlerinde yüksek bir esnekliğe sahip olmasıdır. Örneğin, tür hisseler yalnızca yasal içerikle ihraç edilebilir. Kişisel hükümler içeren ana sözleşmelerde de düzenlenebilecek konular sınırlıdır.

Öte yandan, paydaşlar arası sözleşmeler, eşit şartlarda olan tarafların serbest müzakerelerinin bir sonucu olarak imzalanır. İçerik, zorunlu hukuk kurallarına veya aşırı derecede haksız şartlara aykırı olmadığı sürece, geçerlilik kazanır.

Ayrıca, ana sözleşme içeriğinin veya tür hisselerin içeriğinin değiştirilmesi, Japon Şirketler Kanunu (Japanese Companies Act) prosedürlerine uygun olarak yürütülmelidir. Buna karşılık, paydaşlar arası sözleşmenin değişikliği, sözleşme taraflarının anlaşması varsa, özel bir prosedüre gerek kalmadan mümkündür.

Bu nedenle, paydaşlar arası sözleşmeler, tasarım ve işletme açısından esneklik bakımından kullanımı kolay bir sistem olarak değerlendirilebilir.

İhlal Durumunda Etkinliğin Özellikleri

Paydaşlar arası sözleşmelerin dezavantajlarından biri, anlaşmaya aykırı bir eylem gerçekleştiğinde, tür hisseler veya kişisel belirlemelere kıyasla, sorumluluğu sorgulama gücünün daha zayıf olmasıdır.

Ana sözleşme veya tür hissedarlar genel kurulunun prosedürlerine aykırı olarak gerçekleştirilen şirket eylemleri, etkinliklerinde şüphe uyandırır. İhlalde bulunan yöneticiler, iyi yönetim sorumluluğu ihlali nedeniyle sorumlu tutulabilir ve duruma göre eylemin durdurulması da mümkün olabilir.

Öte yandan, paydaşlar arası sözleşmeler sadece birer anlaşma oldukları için, şirket eylemlerinin geçerliliğini ve sorumluluğunu sorgulamak mümkün değildir. Sözleşme tarafları arasındaki yükümlülük ihlalleri bağlamında tazminat sorumluluğu talep edilebilir, ancak bu durumun ötesinde bir sorumluluk veya tedbir kararı alınması imkansızdır. Bu nedenle, anlaşmayı ihlal eden tarafın zararlarının giderilmesi veya zararın önlenmesi açısından, ana sözleşme veya tür hisseleri kullanarak yapılan tasarımlar daha etkili olabilir.

Yine de, sözleşme ihlallerine karşı önceden belirlenmiş cezai yaptırımların sözleşmede yer alması, ihlal durumunda gerekli düzeltmelerin yapılmasını sağlayabilir.

Reşit Olmayan Çocuğu Mirasçı Olarak Belirlemenin Dikkat Edilmesi Gereken Hususlar

Reşit olmayan bir çocuğu mirasçı olarak belirlediğinizde ve bu çocuk hissedarlar arası sözleşme yapacak taraflardan biri olduğunda, reşit olmayan kişilerin hukuki işlemlerine ilişkin sözleşme iptal haklarına (Japon Medeni Kanunu’nun 5. maddesi) dikkat etmek gerekmektedir.

Hisselerin devredilmesi reşit olmayan bir kişiye dahi sorunsuz bir şekilde yapılabilir. Ancak, hissedarlar arası sözleşme imzalandığında yasal yükümlülükler ortaya çıktığı için, keyfi olarak sözleşme yapıldığında iptal hakkı kullanılabilir.

Elbette, yasal temsilci olan veli sözleşmeyi yaptığında, bu sözleşme reşit olmayan kişiye geçerli olarak etki eder ve iptal edilmez. Ancak, hissedarlar arası sözleşmenin taraflarından biri olan veli, sözleşmeyi yaptığında yetkisiz temsilci konumuna düşebilir. Bu durumda, aile mahkemesinden özel bir temsilci atanmasını talep etmek zorunludur.

Eşlerle İlgili Dikkat Edilmesi Gereken Hususlar

Eşinize hisse senedi devretmeyi düşündüğünüzde, hissedarlar arası sözleşmenin, eşler arası sözleşmelere ilişkin iptal hakkının (Japon Medeni Kanunu’nun 754. maddesi) kullanılmamasına dikkat etmek önemlidir.

Evlilik öncesinde aile işletmesine katılım öngörülüyorsa, işletmeyle ilgili katılım detayları evlilik öncesi sözleşme (Japon aile mal rejimi sözleşmesi) ile belirlenmelidir. Evlilik sonrasında anlaşma yapılacaksa, ilgili hisse senedi sözleşmesinin eşler arası bir sözleşme olmadığından emin olunmalıdır.

Yöneticiler için Aile Yönetişiminin İşletme ve Yönetim Yöntemleri

Kurulan aile yönetişiminin etkinliğini sürdürmek için, sorunsuz bir işletme ve yönetim gereklidir. Bu bölümde, aile yönetişiminin işletme ve yönetim yöntemlerine dair genel bir açıklama yapacağız.

Toplantı Organizasyonunun Yönetimi

Aile yönetişimini benimsetmek için, aile bireyleri arasındaki iletişim çok önemlidir. Bilinçli iletişim kurmanın etkili bir yolu olarak, toplantı organları oluşturup bunları yönetmek önerilebilir. Ailenin büyüklüğüne ve aile işletmesinin varlığına bağlı olarak, toplantı organlarının yapısını aşağıdaki gibi değerlendirebilirsiniz:

• Üye seçimini yapmak ya da yapmamak
• Karar alma yetkisine sahip bir toplantı organı oluşturmak
• Kararları bağlayıcı kılmadan, danışma niteliğinde görüşler sunan bir toplantı organı oluşturmak

Öncelikle, Yeni Yıl buluşmaları gibi etkinlikleri, aile yönetişimi için bir toplantı olarak kullanmak yeterlidir. Daha sonra, toplantının önemini vurgulayan bir ciddiyet katmak için kademeli olarak yenilikler eklemek faydalı olacaktır.

Aile Ofisi

Kurulan aile yönetişimi ve aile toplantı organlarını etkili bir sistem olarak işlev görmesini sağlamak için, aile ofisini organize etmek etkilidir. Aile ofisinden beklenen işlevler şunlardır:

• Varlıkların yönetimi, işletilmesi ve devri
• Vergi planlaması
• Yatırım stratejileri
• Anlaşmazlık önleme ve çözümü

Yukarıdaki alanlarda uzman profesyonelleri ekibe dahil etmek, yöneticilerin karşılaştığı tüm sorunlara kapsamlı ve tek durakta çözüm sunabilir. Aile yönetişimini güvenilir bir şekilde işletmek ve yönetmek için son derece etkili bir yöntemdir.

Özet: Aile Yönetişimi Sorunlarınız İçin Avukata Danışın

Aile yönetişimi tasarımı, öncelikle ailenin hedeflerini belirlemekle başlar ve bu idealleri gerçekleştirmek için somut içerikler oluşturulur. Ancak, oluşturulduktan sonra sık sık değişiklik yapmak, yönetişimin aile içinde benimsenmesini zorlaştırır. Bu nedenle, tasarım aşamasında, iletişim kurarak dikkatli bir şekilde hazırlanması önemlidir.

Fakat, aile yönetişimi tasarımı, gelecekteki gelişmeleri simüle ederken, çeşitli somut anlaşmaları belirlemeyi gerektirir. Ayrıca, yazılı metin bağlamında anlamın tamamlanabilmesi için düzenlemelerin yapılması da gereklidir.

Aile yönetişiminizi etkin ve işlevsel bir şekilde tamamlamak için, geniş bir hukuk alanında uzmanlaşmış avukatlardan tavsiye almanızı öneririz.

Hukuk Büromuzun Sunduğu Çözümler

Monolit Hukuk Bürosu, özellikle internet ve hukuk olmak üzere IT alanında yüksek uzmanlığa sahip bir hukuk firmasıdır. Aile yönetimi ilerletilirken bazen sözleşme hazırlamanın gerekliliği ortaya çıkabilir. Büromuz, Tokyo Borsası Prime Market’te listelenen şirketlerden girişim şirketlerine kadar çeşitli vakalar için sözleşme hazırlama ve inceleme hizmetleri sunmaktadır. Eğer sözleşme konusunda yardıma ihtiyacınız varsa, lütfen aşağıdaki makaleye göz atın.

Monolit Hukuk Bürosu’nun Uzmanlık Alanları: Sözleşme Hazırlama ve İnceleme vb.[ja]