Japonya İş Hukukunda Esnek Çalışma Saatleri Sisteminin Stratejik Kullanımı ve Hukuki Riskler

Günümüz iş dünyası, sürekli değişim ve öngörülemezlikle karakterize edilmektedir. Şirketlerin bu tür bir ortamda rekabet gücünü koruyup büyüyebilmeleri için, iş hacmindeki dalgalanmalara hızlı ve etkin bir şekilde yanıt verebilen organizasyonel çeviklik şarttır. Ancak, Japon iş hukuku, işçi korumasını temel ilke olarak benimseyerek, çalışma saatlerine katı ve standart bir disiplin getirmeyi esas almaktadır. Bu ilke, işçilerin sağlığını korumada son derece önemli bir rol oynar, ancak diğer yandan, şirketlerin esnek insan kaynakları kullanımını ve üretkenliği artırmayı hedeflerken karşılaştıkları kısıtlamaları da beraberinde getirir. Japon İş Kanunu’nun (Labor Standards Act) 32. maddesi, çalışma saatlerini esas olarak günde 8 saat, haftada 40 saat ile sınırlar ve bu süreyi aşan çalışmalar ‘fazla mesai’ olarak sıkı bir şekilde yönetilir ve ek ücret ödemesi zorunlu kılınır.

İşletme yönetiminin pratik gereksinimleri ile bu prensipten kaynaklanan çerçevenin arasındaki boşluğu doldurmak için, Japon iş hukuku bazı istisnai düzenlemeler getirmiştir. Bunlar, ‘değişken çalışma saatleri düzeni’ ve temsilcileri arasında esnek çalışma saatleri düzeni ve takdiri çalışma düzeni bulunan ‘esnek çalışma saatleri sistemleri’dir. Bu sistemler, sadece yönetimsel seçenekler olmanın ötesinde, şirketlerin üretkenliğini, personel maliyetlerini ve çalışanların iş-yaşam dengesini optimize etmek için güçlü stratejik araçlar haline gelebilir. İş yoğunluğuna göre çalışma saatlerini planlı bir şekilde dağıtan değişken çalışma saatleri düzeni, çalışanlara başlangıç ve bitiş saatlerini belirleme yetkisi veren esnek çalışma saatleri düzeni ve belirli uzmanlık sahibi meslekler için çalışma saatlerinin yönetiminden sonuçların yönetimine geçişi sağlayan takdiri çalışma düzeni, her biri farklı amaçlar ve özellikler taşır. Ancak, bu sistemlerin sağladığı stratejik faydalar, uygulama ve işletme için gerekli olan katı hukuki ve yönetimsel yükümlülüklerle iç içe bir ilişkiye sahiptir. Sistemin gerekliliklerinden birini bile karşılamazsanız, uygulamanın hukuki olarak geçersiz olduğu kararına varılabilir ve geçmişe dönük olarak büyük miktarlarda ödenmemiş fazla mesai ücreti yükümlülüğü gibi, şirketler için yıkıcı finansal riskler doğurabilir. Bu makalede, bu çalışma saatleri düzenlerinin hukuki yapısını, uygulama gerekliliklerini ve potansiyel risklerini, yönetim perspektifinden derinlemesine inceleyip açıklıyoruz.

Japonya’da İş Kanunu Altında Çalışma Saatlerine İlişkin Temel Düzenlemeler

Japon iş hukuku sisteminde çalışma saatlerinin yönetiminin temelini, “yasal çalışma saatlerinin ilkesi” oluşturur. Bu ilke, Japon İş Kanunu’nun 32. maddesi ile belirlenmiş olup, işverenlerin çalışanlarına, ara dinlenme sürelerini hariç tutarak, esasen haftada 40 saat ve günde 8 saatten fazla çalıştıramayacaklarına dair katı bir üst sınır koymaktadır. Bu yasal çalışma saatleri, çalışanların aşırı çalışmasını önlemek ve sağlıklarını korumak için işlev gören minimum standartlar olarak hizmet eder. Bu sınırların aşılmasıyla yapılan çalışmalar “fazla mesai” (yasal dışı fazla çalışma) olarak tanımlanır ve hukuki olarak istisnai bir önlem olarak kabul edilir.

İşverenlerin çalışanlarına fazla mesai yaptırabilmeleri için iki önemli hukuki şartı yerine getirmeleri gerekmektedir. İlk olarak, çalışanların çoğunluğunu oluşturan bir sendika veya sendika bulunmuyorsa, çalışanların çoğunluğunu temsil eden bir kişi ile fazla mesai çalışmasına ilişkin yazılı bir anlaşma yapılmalıdır. Bu, Japon İş Kanunu’nun 36. maddesine dayandığı için genellikle “36 Anlaşması” olarak adlandırılır. İkinci olarak, 36 Anlaşması yapıldıktan sonra, gerçekte fazla mesai çalıştırıldığında, işverenlerin bu süre için yasal ek ücret oranını (esasen %25 ve üzeri) hesaplayarak fazla mesai ücreti ödeme yükümlülüğü vardır.

Burada, uygulamada ve hukuki olarak son derece önemli bir kavram ayrımı bulunmaktadır. Bu, “yasal çalışma saatleri” ile “belirlenmiş çalışma saatleri” arasındaki farktır. Yasal çalışma saatleri, yasalarla belirlenen mutlak bir üst sınır iken, “belirlenmiş çalışma saatleri”, bireysel şirketlerin işyeri yönetmelikleri veya iş sözleşmeleri ile kendi belirledikleri çalışma saatlerini ifade eder. Örneğin, bir şirket işe başlama saatini 09:00, iş bitiş saatini 17:00 ve ara dinlenme süresini 1 saat olarak belirlemişse, bu şirketin belirlenmiş çalışma saatleri 7 saattir. Bu belirlenmiş çalışma saatleri, her zaman yasal çalışma saatleri olan günde 8 saat, haftada 40 saat sınırları içinde olmalıdır. Bu ayrım, fazla mesai ücretinin hesaplanmasında belirleyici bir anlam taşır. Belirlenmiş çalışma saatlerini (örneğin: 7 saat) aşan ancak yasal çalışma saatlerine (8 saat) ulaşana kadar yapılan çalışma (bu örnekte 1 saat), “yasal içi fazla çalışma” olarak adlandırılır ve yasal fazla mesai ücreti ödeme yükümlülüğü doğmaz (ancak, işyeri yönetmelikleri vb. ile ayrıca ödeme yapılması mümkündür). Diğer yandan, yasal çalışma saatleri olan 8 saati aşan çalışma “yasal dışı fazla çalışma” olur ve daha önce bahsedilen 36 Anlaşması ve fazla mesai ücreti ödemesi gereklidir.

Bu temel düzenlemenin katılığını anlamak, değişken çalışma saatleri sistemi veya diğer esnek düzenlemeleri değerlendirirken bir başlangıç noktası oluşturur. Daha sonra bahsedilecek her bir sistem, yasalar tarafından özel olarak tanınan “1 gün 8 saat, 1 hafta 40 saat” ilkesine karşı “istisnalar”dan başka bir şey değildir. Hukuk teorisinde, istisna hükümlerinin uygulanabilmesi için, bu hükümlerin belirlediği tüm şartların mükemmel bir şekilde yerine getirilmesi gerekmektedir. Eğer, prosedürel küçük kusurlar veya operasyonel hatalar nedeniyle şartlar yerine getirilmediği kararına varılırsa, bu istisna hükümlerinin uygulanması kabul edilmez ve çalışma saatleri, ilkelerine geri dönülerek hesaplanır. Bu, şirket yönetimi için çok büyük bir risk içermektedir. Örneğin, bir şirketin değişken çalışma saatleri sistemini uyguladığını düşünse de, birkaç yıl sonra bu uygulamanın prosedüründe bir eksiklik olduğu ortaya çıkarsa, bu sistem tamamen geçersiz sayılabilir ve geçmişteki tüm dönemler için, 1 gün 8 saat, 1 hafta 40 saati aşan tüm çalışmalar fazla mesai olarak yeniden hesaplanabilir. Sonuç olarak, şirket beklenmedik büyük miktarda ödenmemiş fazla mesai ücreti ödeme yükümlülüğü ile karşı karşıya kalabilir. Bu nedenle, bu esnek sistemler, sadece kullanışlı araçlar değil, katı uyum gerektiren yüksek riskli hukuki çerçeveler olarak algılanmalıdır.

Japonya’da Değişken Çalışma Saatleri Sistemi: İş Yoğunluğuna Göre Uyarlanan Çerçeve

Değişken çalışma saatleri sistemi, iş hacminin mevsimsel ve aylık dalgalanmalarına planlı bir şekilde yanıt vermek, iş gücünün etkin dağılımını sağlamak ve toplam çalışma süresini kısaltmayı amaçlayan bir düzenlemedir. Bu sistemin temeli, belirli bir dönemde (hedef dönem) ortalama olarak haftalık çalışma süresinin yasal çalışma süresi olan 40 saati aşmaması koşuluyla, işveren ve işçi temsilcilerinin anlaşması veya işyeri kuralları ile belirlenerek, belirli günlerde 8 saatten veya belirli haftalarda 40 saatten fazla çalıştırılmasının hemen fazla mesai olarak kabul edilmemesidir. Böylece, şirketler yoğun dönemlerde çalışma saatlerini uzatarak, durgun dönemlerde ise kısaltarak iş yoğunluğuna çalışma saatlerini senkronize edebilirler. Sonuç olarak, durgun dönemlerdeki verimsiz bekleme sürelerini azaltabilir ve yoğun dönemlerdeki fazla mesaiyi sınırlayarak personel maliyetlerini optimize eder ve üretkenliği artırabilirler.

Japon İş Kanunu, hedef dönemin uzunluğuna bağlı olarak, esas olarak iki tür değişken çalışma saatleri sistemini tanımlamaktadır.

Japonya’da Aylık Değişken Çalışma Saatleri Sistemi

Japonya’da aylık değişken çalışma saatleri sistemi, bir ay içindeki belirli bir dönemi kapsar ve iş yoğunluğunun aylık periyotlar halinde değiştiği işletmeler için uygundur. Örneğin, ay sonunda işlerin yoğunlaştığı muhasebe departmanları veya belirli haftalarda etkinlikler düzenleyen hizmet sektörü bu sisteme tipik örneklerdir. Bu sistemi uygulamak için, işveren ve işçi temsilcileri arasında bir anlaşma yapılması ve bu anlaşmanın ilgili Çalışma Standartları Denetleme Bürosu’na bildirilmesi veya işyeri kuralları ya da buna benzer düzenlemeler içinde bu sisteme ilişkin hükümlerin yer alması gerekmektedir. Bu sistemin işletilmesinde en önemli şart, hedeflenen bir aylık dönemdeki her günün çalışma saatlerinin, dönem başlamadan önce çalışma takvimi veya vardiya çizelgesi gibi araçlarla önceden belirlenmesi ve çalışanlara duyurulmasıdır. İşverenin kendi çıkarları doğrultusunda, bir kez belirlenmiş çalışma saatlerini keyfi olarak değiştirmesi esas olarak kabul edilemez.  

Japonya’da 1 Yıllık Değişken Çalışma Saatleri Sistemi

Japonya’da 1 yıllık değişken çalışma saatleri sistemi, 1 ayı aşan ve 1 yıl içindeki bir dönemi kapsayarak, mevsime bağlı olarak iş hacmi büyük ölçüde değişen işletmeler için uygundur; örneğin inşaat sektörü, turizm endüstrisi ve belirli ürünleri üreten üreticiler gibi. Hedeflenen dönem uzun süreli olduğundan, çalışanlar üzerinde büyük etkileri olabileceği için, bu sistem 1 aylık birimlere göre daha sıkı düzenlemelere tabidir. Sistemin uygulanabilmesi için, işyeri yönetmeliklerine ilgili maddelerin eklenmesi, işveren ve işçi temsilcileri arasında bir anlaşmanın yapılması ve bu anlaşmanın İş Kanunu Denetleme Bürosu’na bildirilmesi zorunludur.

Bu sistemde, çalışanların aşırı çalışmasını önlemek için birden fazla üst sınır düzenlemesi bulunmaktadır. Özellikle, günlük çalışma süresinin üst sınırı 10 saat, haftalık çalışma süresinin üst sınırı ise 52 saat olarak belirlenmiştir. Ayrıca, belirlenen dönem içindeki toplam çalışma gün sayısında da bir üst sınır vardır ve bu, prensip olarak yılda 280 gün ile sınırlıdır. Dahası, çalışanların aralıksız çalıştırılabileceği gün sayısı prensip olarak en fazla 6 gün ile sınırlıdır. Bu üst sınır düzenlemeleri, yıllık ortalama haftalık çalışma süresi 40 saatin altında kalsa bile, mutlaka uyulması gereken kesin kurallardır.

「Belirli」 Gereklilikleri ve Hukuki Riskler Altında Japon İş Hukuku

Değişken çalışma saatleri sisteminin etkinliğini belirleyen en önemli hukuki kavram, ‘belirli’ gereklilikleridir. Bu, hedeflenen dönemdeki her çalışma gününün çalışma saatlerinin önceden, somut ve kesin bir şekilde belirlenmesi gerektiği ilkesini ifade eder. Eğer bu ‘belirli’ gereklilikler karşılanmadığına karar verilirse, değişken çalışma saatleri sistemi geçersiz olma riski taşır. Japon mahkemeleri bu gerekliliği oldukça katı bir şekilde yorumlamakta ve işverenlere çalışma saatlerini geriye dönük olarak değiştirme yetkisi veren uygulamaları kabul etmemektedir.

Bu konuda önemli bir yargı kararı olarak, JR Batı Japonya (Hiroşima Şubesi) davası (Hiroşima Yüksek Mahkemesi, 2002 (Heisei 14) yılının 25 Haziran kararı) örnek gösterilebilir. Bu davada, şirketin işyeri yönetmeliğinde “iş gereği gerekli olduğunda belirlenen çalışma saatlerini değiştirebilir” şeklinde bir madde bulunmaktaydı. Mahkeme, bu tür genel ve soyut düzenlemelerin, işverenin iş gerekliliklerini gerekçe göstererek çalışma saatlerini keyfi olarak değiştirmesine olanak tanıyan ve İş Kanunu’nun istediği çalışma saatlerinin ‘belirli’ olma amacını ortadan kaldıran bir şey olduğuna karar verdi. Sonuç olarak, bu madde geçersiz sayıldı ve değişken çalışma saatleri sisteminin uygulanması reddedildi.

Ayrıca, Direx davası (Nagazaki Bölge Mahkemesi, 2021 (Reiwa 3) yılının 26 Şubat kararı) da dikkate değerdir. Bu davada, şirket tarafından oluşturulan çalışma vardiyası, öngörülen çalışma saatlerine ek olarak, önceden belirlenmiş belirli bir süre fazla mesai içerecek şekilde hazırlanmıştı. Mahkeme, bir ayın ortalama çalışma süresinin haftada 40 saatten fazla olmaması gerektiğini belirten değişken çalışma saatleri sisteminin izin verdiği yasal çalışma süresinin toplam çerçevesini baştan aşan bir durum olduğu için, değişken çalışma saatleri sistemini geçersiz olarak değerlendirdi.

Bu yargı kararlarından çıkarılacak işletme yönetimi açısından son derece önemli öneriler vardır. Değişken çalışma saatleri sistemi, adından alınan izlenimin aksine, günlük durumlara göre çalışma saatlerini esnek bir şekilde değiştirmek için bir sistem değildir. Aksine, bu sistem ‘öngörülebilir’ iş yükü değişikliklerine karşı, ‘önceden yapılan planlama’ya dayanarak çalışma saatlerini yeniden dağıtma sistemidir. Bir kez belirlenen program, prensip olarak değiştirilemeyen bir katılık taşır. Bu nedenle, şirket yöneticileri, bu sistemi uygulamayı düşünürken, kendi iş yüklerinin değişiminin, hedeflenen dönem (1 ay veya 1 yıl) başlamadan önce, günlük çalışma saatlerini kesin olarak belirleyebilecek kadar öngörülebilir olup olmadığını sorgulamalıdır. Eğer iş modeli, beklenmedik siparişler veya öngörülemeyen sorunlara yanıt gibi öngörülemeyen faktörler nedeniyle günlük personel değişikliklerini gerektiriyorsa, değişken çalışma saatleri sistemi bir çözüm değil, aksine ciddi hukuki riskler doğuran bir tuzak haline gelebilir.

Esnek Çalışma Saatleri Sistemi: Çalışanların Takdir Yetkisini Kullanma Yaklaşımı

Değişken çalışma saatleri sistemi, işverenin planlarına dayalı olarak çalışma saatlerinin üstten aşağıya doğru dağıtıldığı bir yaklaşım iken, aşağıda açıklayacağımız esnek zaman (flextime) sistemi ve takdiri çalışma sistemi, çalışanların bireysel takdir yetkilerini ve özerkliklerini kullanmaya dayalı alttan yukarıya bir yaklaşımı temel alır. Bu sistemler, çalışma saatlerinin yönetim şeklini kökten değiştirerek, üretkenliğin artırılması ve çeşitli çalışma biçimlerinin gerçekleştirilmesini hedefler.

Japonya’da Esnek Çalışma Saatleri Sistemi

Japonya’da esnek çalışma saatleri sistemi, Japon İş Kanunu’nun (労働基準法) 32. maddesinin 3. fıkrasında düzenlenmiştir ve çalışanların, önceden belirlenmiş toplam çalışma süresi sınırları içinde, günlük işe başlama ve bitirme saatlerini kendi inisiyatifleriyle belirleyebilmelerine olanak tanıyan bir düzenlemedir. Bu sistemin amacı, çalışanların iş ve özel hayatlarını uyum içinde sürdürebilmeleri ve en verimli oldukları saatleri seçebilmelerini sağlamaktır. Şirketler, tüm çalışanların belirli saatlerde çalışması gereken ‘çekirdek zaman’ ve bu zaman dilimi içinde istedikleri zaman işe gelip gidebilecekleri ‘esnek zaman’ı serbestçe belirleyebilirler.

Bu sistemi uygulamak için, işyeri yönetmeliklerinde ‘işe başlama ve bitirme saatlerinin çalışanın kararına bırakılacağı’ hükmünü koymak ve aşağıdaki hususları belirleyen bir işçi-işveren anlaşması yapmak gereklidir:

• Hedeflenen çalışanların kapsamı
• Netleştirme dönemi (en fazla 3 ay süreyle sınırlıdır)
• Netleştirme dönemi içindeki toplam çalışma süresi (belirlenen çalışma saatleri)
• Bir gün için standart çalışma süresi

Özellikle önemli olan netleştirme döneminin işlenişidir. 2019 yılında yapılan yasal düzenleme ile netleştirme döneminin üst sınırı 1 aydan 3 aya çıkarılmış ve daha esnek bir uygulama mümkün hale gelmiştir. Ancak, netleştirme dönemi 1 ayı aştığında, yapılan işçi-işveren anlaşmasını ilgili İş Standartları Denetleme Bürosu’na bildirme zorunluluğu bulunmaktadır.

Esnek çalışma saatleri sistemi kapsamında fazla mesai anlayışı, diğer sistemlerden büyük ölçüde farklılık gösterir. Fazla mesai, günlük veya haftalık bazda değil, netleştirme dönemi sona erdiğinde toplam gerçekleşen çalışma süresinin, önceden belirlenen toplam çalışma süresini aştığı durumlarda, aşan süre için hesaplanır. Netleştirme dönemi 1 ayı aştığında hesaplama daha karmaşık hale gelir ve öncelikle her ay için ortalama 50 saati aşan çalışma süreleri olup olmadığı kontrol edilir, ardından netleştirme dönemi boyunca yasal çalışma süresinin toplam çerçevesini aşan süreler hesaplanır ki bu, iki aşamalı bir kontrol gerektirir.

Yönetimsel açıdan bakıldığında, esnek çalışma saatleri sisteminin doğrudan faydaları, maliyetlerin azaltılmasından ziyade, çalışanların özerkliğini artırarak üretkenliği yükseltmek, çalışan memnuniyetini ve iş-yaşam dengesini iyileştirmek ve bunun sonucunda personel devir hızını düşürmek ve yetenekli çalışanları kazanıp elde tutmakta yatmaktadır.

Japonya’da Takdiri İş Gücü Sistemi

Japonya’da takdiri iş gücü sistemi, çalışma saatlerinin yönetimi prensiplerinden en büyük sapmayı gösteren bir düzenlemedir. İşin doğası gereği, işin yürütülme şekli ve zaman dağılımının büyük ölçüde çalışanın takdirine bırakılması gereken belirli işler için, gerçek çalışma saatlerinden bağımsız olarak, işveren ve işçi tarafından önceden belirlenen saatler (varsayılan çalışma saatleri) üzerinden çalışılmış kabul edilir. Bu sistem altında, değerlendirme ölçütü ‘zaman’dan ‘sonuç’a tamamen geçiş yapar. Bu nedenle, varsayılan çalışma saatleri yasal çalışma süresi olan 8 saati aşmadığı sürece, prensip olarak fazla mesai için ödenen ek ücret ortaya çıkmaz. Ancak, gece (22:00’den ertesi gün 05:00’e kadar) çalışma veya yasal tatil günlerinde çalışma durumunda, ayrıca ek ücret ödenmesi gereklidir.

Takdiri iş gücü sistemi, hedeflenen işlerin doğasına göre iki türde sınıflandırılır.

İlk olarak, uzmanlık gerektiren işler için takdiri iş gücü sistemidir. Bu düzenleme, Japon İş Kanunu Uygulama Yönetmeliği ve Sağlık, İş ve Refah Bakanlığı tebliği ile belirlenen 20 uzmanlık alanındaki işlere sınırlıdır. Bu kapsama, yeni ürün ve teknoloji araştırma geliştiricileri, bilgi işlem sistemlerinin analiz ve tasarımcıları, tasarımcılar, avukatlar, yeminli mali müşavirler gibi meslekler dahildir. Bu liste sınırlı sayıda işi kapsar ve mahkemeler, hangi işlerin bu sisteme dahil edilebileceğini oldukça sıkı bir şekilde yorumlama eğilimindedir. Sistemin uygulanması için, işveren ve işçi arasında bir anlaşma yapılması ve bu anlaşmanın İş Standartları Denetleme Bürosuna bildirilmesi gerekmektedir ve ayrıca 2024 (Reiwa 6) Nisan ayındaki yasal düzenleme ile, sistemi uygulanan her bir çalışandan bireysel onay alınması zorunlu hale getirilmiştir.

İkinci olarak, planlama işleri için takdiri iş gücü sistemidir. Bu düzenleme, şirketin ‘merkez ofisi, ana şubesi gibi işletme yönetimi üzerinde önemli kararların alındığı iş yerlerinde’, ‘işletmenin yönetimi ile ilgili konularda planlama, teklif, araştırma ve analiz işlerinde’ çalışan işçileri hedef alır. Uzmanlık gerektiren işler için takdiri iş gücü sisteminden farklı olarak, hedeflenen işler daha soyut bir şekilde tanımlanmıştır, bu nedenle uygulama kapsamı daha dikkatli bir şekilde değerlendirilmelidir. Uygulama prosedürleri son derece katıdır. Öncelikle, işveren ve işçi temsilcilerinden oluşan ‘işveren-işçi komitesi’ kurulur ve bu komitenin 5/4’ünün çoğunluğu ile alınan kararlarla sistemin detayları belirlenir ve bunlar İş Standartları Denetleme Bürosuna bildirilir ve hedeflenen işçilerden bireysel onay alınması gereklidir.

Takdiri iş gücü sisteminin uygulanması ve işletilmesi ciddi hukuki riskler taşır. Legacy ve diğer bir şirket davasında (Tokyo Yüksek Mahkemesi, 27 Şubat 2014 tarihli karar), mahkeme, uzmanlık gerektiren işler için takdiri iş gücü sisteminin hedeflediği ‘serbest muhasebeci işleri’ için, serbest muhasebeci ulusal lisansına sahip ve serbest muhasebeci siciline kayıtlı kişiler tarafından yapılan işlerle sınırlı olduğuna karar vermiştir. Bu nedenle, lisansı olmayan çalışanlar benzer işleri gerçekleştirmiş olsalar bile, bu sistemi uygulamak mümkün değildir. Bu karar, hedeflenen işlerin biçimsel gerekliliklerinin mahkeme tarafından sıkı bir şekilde yorumlanan tutumunu açıkça göstermektedir. Ayrıca, gerçekte çalışanlara işlerini yürütme konusunda neredeyse hiçbir takdir hakkı verilmemiş olmasına rağmen, sistemin uygulandığı durumlar da sıkça görülmektedir. Bu tür adı var kendi yok takdiri iş gücü sistemleri, sadece fazla mesai ek ücretlerinden kaçınmak için yasadışı bir yöntem olarak görülür ve İş Standartları Denetleme Bürosunun düzeltici önerileri veya dava konusu olabilir.

Bu noktalar göz önünde bulundurulduğunda, takdiri iş gücü sisteminin, Batı’nın iş hukuku sistemlerinde görülen geniş kapsamlı ‘beyaz yakalı muafiyetler’ ile tamamen farklı, son derece sınırlı bir düzenleme olduğu anlaşılır. Özellikle planlama işleri için takdiri iş gücü sistemine getirilen işveren-işçi komitesi kurma ve yüksek karar gerekliliği gibi 5/4 çoğunluk şartı, sistemin kolayca genişletilmesini önlemek için kasıtlı bir hukuki engel olarak işlev görür. Bu sistemin asıl amacı, çalışma süresinin uzunluğu ile sonuçlar arasında hiçbir ilişki olmayan, sadece bir avuç yüksek dereceli uzmanın çalışma şeklini onaylamaktır. Bu nedenle, işverenler bu sistemi işçilik maliyetlerini azaltmanın kolay bir yolu olarak görmemelidir. ‘Çalışanlarımızın iş içeriği bu sıkı hukuki tanımlamaya uyuyor mu?’ sorusu yerine, ‘Organizasyonumuzda, çalışma süresi kavramını yönetmenin anlamsız olduğu kadar yüksek özerkliğe sahip profesyoneller var mı?’ sorusundan yola çıkarak hukuki riskleri önlemek daha akıllıca bir yaklaşım olacaktır.

Her Sistem için Karşılaştırmalı Analiz ve Stratejik Seçim

Japonya’daki iş saatleri düzenlemeleri, her biri farklı amaçlar, gereklilikler ve riskler taşır. Bir şirketin kendi durumuna en uygun düzenlemeyi seçebilmesi için, bu özellikleri çok yönlü olarak karşılaştırmak ve stratejik kararlar almak gereklidir. Sadece düzenlemelerin yüzeysel özelliklerini takip etmek yerine, şirketin iş modelini, işin doğasını, çalışan yapısını ve kabul edilebilir yönetim maliyetleri ile hukuki risk seviyelerini derinlemesine analiz etmek şarttır.

Stratejik seçim yapılırken dikkate alınması gereken ana kriterler şunlardır:

İlk olarak, ‘iş hacmindeki değişim doğası’ gelir. Eğer iş hacmindeki değişim mevsimsel veya aylık döngülere bağlı olarak gerçekleşiyor ve yüksek doğrulukla öngörülebiliyorsa, değişken iş saatleri düzenlemesi etkili bir seçenek olabilir. Özellikle yıllık değişimler söz konusuysa, yıllık değişken iş saatleri düzenlemesi, aylık değişimler için ise aylık değişken iş saatleri düzenlemesi maliyet optimizasyonuna doğrudan katkı sağlayacaktır. Ancak, iş hacmindeki değişim öngörülemezse ve günlük duruma göre dinamik personel dağılımı gerektiren bir işletme için, değişken iş saatleri düzenlemesinin ‘önceden planlama ve sabitleme’ gerekliliği bir engel teşkil eder ve uygulanması gerçekçi olmayabilir.

İkinci olarak, ‘üretkenliğin kaynağı’ önemlidir. Üretkenlik, merkezi planlama ve etkin personel dağılımı ile maksimize edilen imalat sektörü veya bazı hizmet sektörlerinde, değişken iş saatleri düzenlemesi uygundur. Diğer yandan, üretkenlik çalışanların bireysel özerkliği, yaratıcılığı ve kendi zaman yönetimine bağlı olduğunda, örneğin araştırma ve geliştirme veya danışmanlık gibi bilgi yoğun işlerde, esnek çalışma saatleri veya serbest çalışma saatleri düzenlemesi bu yetenekleri en üst düzeye çıkaracak bir ortam sağlar.

Üçüncü olarak, ‘hedeflenen çalışanların özellikleri’ dikkate alınmalıdır. Değişken iş saatleri ve esnek çalışma saatleri düzenlemeleri, prensip olarak tüm çalışanları kapsayabilir. Buna karşılık, serbest çalışma saatleri düzenlemesi, yasal olarak sıkı bir şekilde belirlenmiş belirli uzmanlık işlerinde çalışanlar veya şirketin yönetim merkezinde planlama ve tasarım işleri yapanlar için uygulanabilir. Dolayısıyla, serbest çalışma saatleri düzenlemesi, tüm şirket için bir sistem olmaktan ziyade, sınırlı sayıda çalışan için nokta atışı bir uygulama olarak konumlandırılmalıdır.

Dördüncü olarak, ‘yönetim yeteneği ve risk toleransı’ göz önünde bulundurulmalıdır. Uygulama ve işletme kolaylığı açısından ve hukuki risklerin düşük olması açısından, temizleme dönemi bir ay veya daha kısa olan esnek çalışma saatleri düzenlemesi en az yükü taşır. Buna karşılık, yıllık değişken iş saatleri düzenlemesi, birçok üst sınır düzenlemesine uymayı ve katı bir yıllık planı yönetmeyi gerektirdiğinden, yüksek yönetim becerisi gerektirir. Ayrıca, serbest çalışma saatleri düzenlemesi, özellikle planlama işleri için, son derece karmaşık uygulama prosedürleri ve hedef işlerin ve hedef kişilerin uygunluğu konusunda ciddi hukuki riskler içerdiğinden, en üst düzeyde hukuki ve iş gücü yönetimi sistemi ve risk toleransı olmadan uygulanması düşünülmemelidir.

Bu analizleri bir araya getirdiğimizde, her düzenlemenin net bir şekilde ayrıştırılabileceği anlaşılır. Aşağıdaki tablo, şimdiye kadar tartıştığımız içeriği, yöneticilerin karar verme sürecinde karşılaştırmalı bir materyal olarak kullanabilecekleri şekilde, stratejik bir bakış açısıyla düzenlemiştir.

Bu tabloyu kullanarak, şirketler kendi amaçlarına ve durumlarına göre hangi düzenlemenin en uygun olduğunu ve bu seçimin beraberinde getirdiği risklerin neler olduğunu hızlı ve doğru bir şekilde değerlendirebilirler.

Özet

Bu makalede, Japon iş hukuku altında belirlenen değişken çalışma saatleri sistemi, esnek zaman sistemi ve takdiri çalışma sistemi hakkında, yasal yapıları, operasyonel gereklilikleri ve iş stratejisi açısından konumlandırmalarını detaylı bir şekilde açıkladık. Japon çalışma saatleri yasasının katı ilkelerinden yola çıkarak, bu sistemlerin iş verimliliğini artırma, personel maliyetlerini optimize etme ve çeşitli çalışma şekillerini gerçekleştirme gibi çağdaş iş yönetimi sorunlarına yanıt olarak güçlü, ancak aynı zamanda yüksek riskli araçlar olduğu anlaşılmıştır. Değişken çalışma saatleri sistemi, öngörülebilir iş değişikliklerine planlı bir şekilde yanıt verilmesini sağlarken, esnek zaman sistemi çalışanların özerkliğini teşvik eder ve takdiri çalışma sistemi performansa dayalı bir yaklaşıma geçişi mümkün kılar; ancak her biri, katı prosedürler ve operasyonel yönetim gerektirir. Bu yasal gerekliliklere uyulmaması durumunda, sistemin avantajları kaybolur ve ciddi finansal ve hukuki risklerle karşı karşıya kalınabilir. Bu nedenle, bu sistemlerin uygulanması, sadece işçi yönetimi kararı değil, hukuk, finans ve iş stratejilerinin entegre edildiği karmaşık bir iş yönetimi kararı olarak konumlandırılmalıdır.

Monolith Hukuk Bürosu, Japon iş hukuku konusunda derin uzmanlık bilgisine ve hem yerel hem de uluslararası birçok müşteriye yönelik zengin pratik deneyime sahiptir. Biz, bu makalede açıklanan karmaşık çalışma saatleri sistemlerinin uygulama planlarının oluşturulması, işçi-işveren anlaşmalarının ve çalışma kurallarının oluşturulması ve gözden geçirilmesi, ve uygulama sonrası uyum sistemlerinin kurulması gibi konularda kapsamlı hukuki destek sağlıyoruz. Büromuzda, birden fazla İngilizce konuşan yabancı avukat bulunmakta ve bu sayede uluslararası yönetim ekipleriyle sorunsuz iletişim kurarak Japonya’ya özgü iş hukuku sorunlarını çözme ve müşterilerimizin iş başarısını destekleme yeteneğine sahibiz. Şirketinizin Japonya’daki iş gelişimi sırasında iş hukuku konularında danışmanlık ihtiyacınız olursa, lütfen bizimle iletişime geçin.