Japonya İş Hukukunda İnsan Kaynakları Yetkisinin Hukuki Çerçevesi: İşverenler İçin Rehber

Şirket yönetiminin çekirdeğini oluşturan insan kaynakları yetkisi, çalışanlarla yapılan iş sözleşmesine dayanarak, şirketin organizasyonunu sorunsuz bir şekilde yönetmek için vazgeçilmez bir haktır. Bu yetki, çalışanların terfi ettirilmesi veya rütbelerinin düşürülmesi, görev yerinin veya iş tanımının değiştirilmesi, ilgili şirketlerde çalışma emri verilmesi ve çalışanın özel sağlık sorunları nedeniyle izin verilmesi gibi geniş bir karar yetkisi içerir. Ancak, Japon iş hukuku sistemi içinde bu insan kaynakları yetkisi sınırsız değildir. Şirketlerin sahip olduğu insan kaynakları yetkisi, iş hukuku düzenlemeleri ve yargı kararları tarafından oluşturulan hukuki bir çerçeve içinde kullanılmalıdır ve en önemli temel ilke ‘hakların kötüye kullanımı ilkesi’dir. Bu ilke, biçimsel olarak meşru bir hak kullanımı olsa bile, somut duruma göre toplumsal olarak kabul edilebilir sınırları aşarsa, etkinliğinin reddedilebileceği fikrini ifade eder. Özellikle, Japon istihdam uygulamalarında, bireysel iş sözleşmelerinde insan kaynakları ile ilgili her durumu ayrıntılı olarak belirlemek yerine, şirketin kapsamlı kuralları olan işyeri yönetmelikleri ile insan kaynakları yetkisinin temeli genellikle belirlenir. Bu nedenle, işyeri yönetmeliklerinde belirlenen geniş yetkilerin, bireysel durumlarda hukuki olarak nasıl sınırlanacağını anlamak, Japonya’da iş yapmak için son derece önemlidir. Bu makalede, eğitim ve öğretim, terfi ve rütbe düşürme, görev değişikliği ve izin verme gibi dört ana insan kaynakları temasına odaklanarak, her bir insan kaynakları yetkisi kullanımının hukuki gereklilikleri ve sınırları, somut yasalar ve yargı kararları temelinde açıklanacaktır.  

İnsan Kaynakları Yetkisinin Hukuki Temeli: Japonya’da Sadakat ve Dürüstlük İlkesi ile Hak İstismarının Yasaklanması

Japon şirketlerinin insan kaynakları yetkileriyle ilgili tüm kararların temelinde, Japonya İş Sözleşmesi Kanunu’nda belirlenen iki temel ilke bulunmaktadır. Bunlar, “hakların sadakat ve dürüstlük ile kullanılması ve yükümlülüklerin yerine getirilmesi gerektiğini” belirten sadakat ve dürüstlük ilkesi ile “iş sözleşmesine dayalı hakların kullanımında bu hakların istismar edilmemesi gerektiğini” ifade eden hak istismarının yasaklanması ilkesidir. Bu ilkeler, Japon İş Sözleşmesi Kanunu’nun 3. maddesinin 4. ve 5. fıkralarında açıkça belirtilmiş olup, işveren ve çalışan ilişkisini düzenleyen temel düşünceleri ortaya koymaktadır.

Hak istismarının yasaklanması ilkesi, özellikle görevlendirme (Japon İş Sözleşmesi Kanunu’nun 14. maddesi), disiplin cezaları (aynı kanunun 15. maddesi) ve işten çıkarma (aynı kanunun 16. maddesi) gibi, çalışanlar üzerinde ciddi etkileri olan insan kaynakları yetkilerinin kullanımıyla ilgili olarak, bireysel maddelerde somutlaştırılmıştır. Bu maddeler, mahkemelerin yıllar boyunca biriktirdiği içtihatları yasal bir metin olarak kodifikasyonunu sağlamıştır.

Bu hukuki çerçeve, yöneticilere sadece yasal maddeleri uygulama yükümlülüğü getirmekle kalmaz; aksine, tüm insan kaynakları kararlarının objektif olarak makul, iş gerekliliklerine dayalı ve çalışanların maruz kaldığı dezavantajlarla dengeli olduğunu gerektiğinde aktif olarak kanıtlayabilecek hazırlıkları yapma sorumluluğunu talep eder. İnsan kaynakları yetkisinin kullanımı mahkemede tartışıldığında, şirket tarafı, alınan kararın keyfi olmadığını ve adil bir prosedüre dayalı meşru bir yönetim kararı olduğunu kanıtlama sorumluluğunu üstlenir. Bu nedenle, açık ve adil şirket içi prosedürlerin oluşturulması, personel değerlendirmeleri ve görevlendirme emirlerinin nedenlerinin kayıt altına alınması ve tutarlı bir uygulamanın sağlanması, hukuki riskleri yönetmede hayati önem taşır.

Eğitim ve Öğretim Amaçlı İş Emirleri

Şirketlerin çalışanlarına eğitim ve öğretim programlarına katılımı emretme yetkisi, iş sözleşmesine bağlı olarak işverenin geniş kapsamlı iş emri yetkilerinin bir parçası olarak kabul edilmektedir. Japonya’daki İş Kanunu veya İş Sözleşmesi Kanunu’nda eğitim ve öğretim emir yetkilerini doğrudan düzenleyen bir madde bulunmamakla birlikte, işlerin sorunsuz yürütülmesi ve çalışanların yeteneklerinin geliştirilmesi için gerekli talimatları verme yetkisinin bir parçası olarak yargı kararlarıyla yerleşmiş bir durumdadır. İlkesel olarak, işveren iş gerekliliklerine dayanarak, kendi takdiriyle çalışanlara eğitim ve öğretim programlarına katılımı emredebilir.

Fakat bu iş emri yetkisi de, hakların kötüye kullanılması ilkesiyle sınırlanmaktadır. Eğitim ve öğretim emirleri, amacı, içeriği ve yöntemi itibarıyla toplum normlarına göre bariz bir şekilde uygunlukten yoksun olduğunda ve çalışanların kişilik haklarını ihlal ettiğinde, bu emirlerin etkisi kötüye kullanım olarak kabul edilerek geçersiz sayılabilir.

Bu konuda önemli bir yargı kararı olarak, Honjo Hosenku Olayı (Akita Yerel Mahkemesi, 1990 (Heisei 2) yılının 14 Aralık kararı) örnek gösterilebilir. Bu olayda, bir demiryolu şirketi, iş kurallarına uymayan bir çalışana, diğer personelin önünde yaklaşık bir buçuk gün boyunca iş kurallarını yazmasını emretmiştir. Mahkeme, bu emrin eğitim ve öğretim olarak adlandırılmasına rağmen, gerçekte yetenek geliştirmek gibi meşru bir eğitim amacından yoksun olduğunu ve bir cezalandırma olarak yapıldığını değerlendirmiştir. Bu tür bir yöntem, çalışanın kişiliğini ciddi şekilde ihlal eden ve iş emri yetkisinin takdir sınırlarını aşan yasadışı bir eylem olarak kabul edilmiştir.

Bu yargı kararı, mahkemelerin “eğitim ve öğretim” gibi formel isimlendirmelerden ziyade, gerçek amacı ve niyeti dikkatlice incelediğini göstermektedir. Özellikle, belirli bir çalışanın iş performansındaki eksiklikler nedeniyle eğitim ve öğretim programları uygulanırken, bu programların cezalandırma veya taciz olmaktan ziyade, gerçekten yetenek geliştirmeyi amaçladığını objektif olarak göstermek gerekmektedir. Bu nedenle, şirketler olarak eğitim ve öğretim programlarının amacını, içeriğini ve süresini açıkça belgelemek ve uygulama yöntemlerinin toplum normlarına uygun olduğunu sağlamak zorunluluğu vardır. Böylece, bu emirlerin cezalandırıcı bir niyet taşımadığını ve yapıcı bir yönetim kararına dayandığını göstermek mümkün olacak ve hakların kötüye kullanılması iddialarına karşı etkili bir savunma oluşturulacaktır.

Japonya’da Terfi, Yükselme ve Düşürme Kararları ve Hukuki Dikkat Noktaları

Çalışanların terfi, yükselme ve düşürülme kararlarını almak, insan kaynakları yetkisinin temel unsurlarından biridir. Özellikle terfi ve yükselme konusunda, şirketlerin geniş kapsamlı işletme kararlarına saygı gösterilme eğilimi vardır. Ancak, çalışanlar için dezavantaj oluşturan düşürme kararlarında, bu kararların hak ihlali olmaması için daha dikkatli bir değerlendirme gereklidir. Eğer düşürme emri, iş gerekliliklerinden yoksun, haksız bir motivasyon veya amaç (örneğin, taciz) temelinde verilmişse veya çalışana toplum normlarına göre kabul edilebilir sınırları aşan bir dezavantaj yüklemişse, insan kaynakları yetkisinin kötüye kullanımı olarak geçersiz sayılabilir.

Örneğin, bağımsız idari kuruluş Uluslararası Turizm Teşvik Organizasyonu olayında (Tokyo Bölge Mahkemesi, 2007 yılı Mayıs 17 günü kararı), yurt dışı görevin gerçeklerini yeterince anlamayan bir üst tarafından yapılan öznel değerlendirme temel alınarak verilen düşürme cezası, objektif ve mantıklı bir gerekçeden yoksun olduğu için insan kaynakları yetkisinin kötüye kullanımı olarak geçersiz sayılmıştır. Bu karar, düşürme işleminin temelini oluşturan personel değerlendirmesinin, adil ve objektif standartlara dayanarak yapılması gerektiğini göstermektedir.

Ayrıca, düşürmeyi değerlendirirken, görevin düşürülmesi olan ‘düşürme’ ile maaşın azaltılması olan ‘maaş kesintisi’ arasındaki hukuki farkı ayırt etmek son derece önemlidir. Bir görev düşürüldü diye otomatik olarak maaşın da düşürülebileceği anlamına gelmez. Maaş azaltımı, çalışanlar için önemli bir iş koşulu değişikliği olduğundan, işyeri yönetmeliği veya ücret düzenlemesinde, görev veya iş derecesi ile ücret miktarının açıkça bağlantılı olduğunu gösteren bir temel düzenleme olmadıkça, tek taraflı olarak yapılamaz. Japonya HP olayında (Tokyo Bölge Mahkemesi, 2023 yılı Haziran 9 günü kararı), yönetici pozisyonundan düşürme ile birlikte temel maaşın azaltılması, azaltma kurallarının şirket içinde yeterince bilinir olmaması gibi nedenlerle geçersiz sayılmıştır.

Bu davalardan çıkarılan işletme yönetimi ilkesi, düşürme gibi insan kaynakları yetkisi kullanımının ön koşulu olarak, sistematik ve şeffaf bir insan kaynakları sistemi oluşturmanın ve işletmenin önemini vurgulamaktadır. Özellikle, her görev için beklenen iş içeriği ve yetenek gereksinimlerini açıkça belirlemek ve buna dayalı objektif bir değerlendirme sistemi kurmak şarttır. Ayrıca, işyeri yönetmeliği gibi belgelerde, iş derecesi ve ücret tablosunu açıkça ilişkilendirmek gerekmektedir. Bu tür sistemsel bir temel olmadan, özellikle maaş kesintisi içeren durumlarda, yasal anlaşmazlıklara yol açma riski artar.

Japonya’da Çalışanların Yer Değiştirme: Yer Değiştirme ve Görevlendirme

Çalışanların görev yerlerini değiştiren personel hareketleri, büyük ölçüde ‘yer değiştirme’ ve ‘görevlendirme’ olmak üzere iki türe ayrılır ve her ikisi de hukuki nitelik ve gereklilikler açısından büyük farklılıklar gösterir.

Japonya’da Aynı Şirket İçinde Görev Değişikliği (Yer Değiştirme)

Yer değiştirme, Japonya’daki aynı şirket içinde çalışanların iş tanımı veya çalışma yerinin değiştirilmesi anlamına gelir. Çalışma yerinin değişikliğini içeren durumlar özellikle ‘nakil’ olarak da adlandırılır. İşverenin yer değiştirme emri verme yetkisi, iş sözleşmesine dayanır ve işyeri yönetmeliği veya iş sözleşmesi gibi belgelerde ‘işin gereği olarak çalışanların görev yerlerinin değiştirilebileceği’ gibi genel hükümler varsa, her bir yer değiştirme için çalışanların ayrı ayrı onayını almak gerekmez.  

Ancak, bu yer değiştirme emri yetkisi sınırsız değildir ve hakların kötüye kullanılması ilkesiyle sınırlanmıştır. Bu konuda Japonya’daki öncü dava, Toa Paint olayıdır (Yargıtay 1986 yılı 14 Temmuz kararı). Bu kararda Yargıtay, yer değiştirme emrinin hakların kötüye kullanılması olup olmadığını belirlemek için aşağıdaki üç kriteri belirtmiştir.  

1. Yer değiştirme emrinin iş gerekliliği olmaması durumu.
2. Yer değiştirme emrinin başka haksız bir niyet veya amaçla verilmiş olması durumu.
3. Yer değiştirme emrinin, çalışana normalde katlanılması beklenen düzeyi aşırı derecede aşan bir zarar vermesi durumu.

Özellikle günümüzde yeniden yorumlanması gereken üçüncü nokta ‘aşırı derecede aşan zarar’dır. Karar verildiği zaman, aile bireylerinden ayrı kalmayı gerektiren görevlendirmeler bile, tam zamanlı çalışanlar için kabul edilebilir zararlar arasında sayılıyordu. Ancak, sonrasında çıkarılan ‘Çocuk Bakımı, Aile Bakımı ve Çalışanların Refahı Hakkında Kanun’ gibi düzenlemelerin amacı da göz önünde bulundurularak, günümüzde çalışanların aile yaşantısında karşılaştığı zorluklar, özellikle çocuk bakımı ve aile bireylerinin bakımı gibi durumlar için daha fazla dikkate alınmaktadır. Bu nedenle, şirketlerin yer değiştirmeyi gerektiren görevlendirmeler yaparken, ilgili çalışanın aile durumunu kontrol etmeleri ve bu durumu karar verirken yeterince göz önünde bulundurmaları, hakların kötüye kullanılması riskinden kaçınmak için önemlidir.  

Diğer Şirketlere Geçici Görevlendirme (Detay)

Detay, çalışanın orijinal işvereni ile olan iş sözleşmesini koruyarak, belirli bir süre boyunca başka bir şirketin (detayın yapıldığı şirket) yönetim ve emir komuta zinciri altında çalışmasını ifade eder. Yönetim ve emir komuta yetkisi, orijinal işverenden detayın yapıldığı şirkete geçtiği için, çalışanın iş ortamında önemli değişiklikler meydana gelir. Bu nedenle, bir çalışana detay emri vermek için, yer değiştirme işleminden daha katı bir hukuki temel gereklidir.

Japonya’nın Medeni Kanunu’nun (Minpō) 625. maddesinin 1. fıkrası, işverenin çalışanın onayı olmadan haklarını üçüncü bir tarafa devretmesini yasaklar ve bu ilke detay durumuna da uygulanır. Dolayısıyla, detay emri genellikle çalışanın onayını gerektirir. Ancak, yargı kararlarına göre, bireysel onay olmaksızın, işyeri yönetmeliği veya toplu iş sözleşmesinde önceden detayın mümkün olduğuna dair hükümler varsa ve detayın yapıldığı yerdeki çalışma koşulları, detay süresi ve geri dönüşle ilgili kurallar açıkça belirlenmişse, kapsamlı bir onay var sayılarak detay emri geçerli olabilir.

Ayrıca, Japonya’nın İş Sözleşmesi Kanunu’nun (Rōdō Keiyaku Hō) 14. maddesi, detay emriyle ilgili hakların kötüye kullanılmasını açıkça düzenlemektedir. Bu maddeye göre, işverenin detay emri verme hakkı olsa bile, “gerekli olup olmadığı, hedeflenen çalışanın seçimi ve diğer koşullar göz önünde bulundurulduğunda, bu hakkın kötüye kullanıldığı kabul edilirse, ilgili emir geçersiz sayılır”.

Yönetim açısından dikkate alınması gereken bir nokta olarak, detayın “amacının” netleştirilmesi önemlidir. Japonya’nın İş Güvenliği Kanunu (Shokugyō Antei Hō), işçileri kar amacıyla başka şirketlere sağlayan “işçi sağlama işletmelerini” esas olarak yasaklar. Bu nedenle, detay, grup şirketleri arasında teknik eğitim, personel geliştirme veya geçici istihdam ayarlaması gibi açık ve meşru bir işletme amacıyla gerçekleştirilmelidir. Bu amacı belgelemek ve iş gerekliliğini objektif bir şekilde açıklayabilmek, sadece İş Sözleşmesi Kanunu’nun 14. maddesinin gerekliliklerini karşılamakla kalmaz, aynı zamanda yasa dışı işçi sağlama işletmeleri şüphesinden kaçınmak için de zorunludur.

Japonya’da Yer Değiştirme ve Görevlendirme Karşılaştırması

Japonya’daki yer değiştirme ve görevlendirme arasındaki hukuki farkları net bir şekilde anlamak için, aşağıdaki tabloda ana noktaları özetledik.

Japonya’da Çalışanların İşten Ayrılması ve Bu Duruma İlişkin Yaklaşımlar

İşten Ayrılma Emri Verme Süreci

Çalışanlar, iş dışı kişisel hastalık veya yaralanma (özel sağlık sorunları) nedeniyle uzun süre iş göremez hale geldiğinde, şirketler işe devam kurallarına uygun olarak işten ayrılma emri verebilirler.

Japon iş hukukunda özel sağlık sorunları nedeniyle işten ayrılma ile ilgili doğrudan bir yasal düzenleme bulunmamaktadır; bu uygulama her şirketin kendi işe devam kurallarıyla belirlediği bir sistemdir. Hukuki olarak, özel sağlık sorunları nedeniyle işten ayrılma sistemi “işten çıkarma erteleme önlemi” olarak konumlandırılmıştır. Aslında, özel sağlık sorunları nedeniyle uzun süreli iş görememe durumu, iş sözleşmesi üzerindeki yükümlülüklerin yerine getirilmemesi olarak değerlendirilebilir ve işten çıkarma nedeni olabilir; ancak işten ayrılma sistemini uygulayarak, şirketler belirli bir süre çalışanın iyileşmesini bekler ve bu süre zarfında işten çıkarma hakkını saklı tutarlar.

İşten ayrılma emri verilirken, sürecin açıklığı son derece önemlidir. Sözlü talimatlarla veya belirsiz bir durumda devamsızlığa izin vermek yerine, işe devam kurallarındaki ilgili maddelere dayanarak, işten ayrılma süresinin başlangıç ve bitiş tarihleri, işten ayrılma süresince iletişim yöntemleri ve sürenin dolmasına kadar işe dönüş yapılamaması durumunda (çoğu zaman otomatik çıkış veya işten çıkarma) alınacak tedbirleri belirten “İşten Ayrılma Emri”nin çalışana verilmesi, olası anlaşmazlıkları önlemek için şarttır.

İşe Dönüş Karar Süreci

İşten ayrılma süresi dolmak üzereyken, çalışandan işe dönüş talebi geldiğinde, şirketler işe dönüşün uygunluğunu dikkatlice değerlendirmelidir. Bu işe dönüş kararı, sadece tıbbi iyileşmeyi doğrulama süreci değil, aynı zamanda şirketin güvenlikle ilgili yükümlülüklerini de içeren önemli bir risk yönetimi sürecidir.

İşe dönüşü kabul edip etmeme kararı sonuç olarak şirkete aittir. Ve işe dönüş kriteri, esas olarak “işten ayrılmadan önceki aynı işi, normal düzeyde yerine getirebilecek sağlık durumuna dönüş yapmış olmak”tır. Bu karar, objektif kanıtlara dayanarak kapsamlı bir şekilde alınmalıdır.

Bu süreçte merkezi bir rol oynayan, çalışanın tedavi gördüğü doktor ve şirket tarafından atanan işyeri hekiminin tıbbi görüşleridir. Doktorun “işe dönüş mümkün” şeklindeki teşhis raporu önemli bir belgedir, ancak bu tek başına işe dönüş kararı için yeterli değildir. Çünkü doktor, günlük tedaviyi yürüten uzmandır ve mutlaka hastanın belirli iş görevlerini veya iş yerinin ortamını detaylı olarak bilmeyebilir. Öte yandan, işyeri hekimi, şirketin iş ortamını ve ilgili çalışanın iş görevlerini anlayarak, tıbbi açıdan işe devam edip edemeyeceği konusunda görüş bildirebilecek bir uzmandır.

Uygulamada, doktor ve işyeri hekiminin görüşleri arasında farklılıklar olması nadir değildir. Son yıllardaki yargı kararlarında, her iki tarafın görüşleri çatıştığında, işyeri hekiminin görüşüne daha fazla önem verilme eğilimi görülmektedir. Hope Net olayında (Tokyo Bölge Mahkemesi, 2023 (Gregoryen takvim) Nisan 10 tarihli karar), doktor işe dönüşün mümkün olduğuna karar vermesine rağmen, çalışanın belirli davranışlarını ve semptomlarının seyrini gözlemleyen işyeri hekimi işe dönüşün zor olduğu görüşünü belirtmiş ve şirketin işe dönüşü kabul etmeyerek işten ayrılma süresinin dolmasıyla çalışanı işten çıkarması, mahkeme tarafından onaylanmıştır.

Bu nedenle, şirketler olarak, doktorun teşhis raporunu aldıktan sonra, mutlaka işyeri hekimiyle bir görüşme yapılmalı ve onun görüşü alınmalıdır. Karar vermede zorlanıldığında, belirli bir süre için iş yükünü hafifletilmiş bir şekilde deneme amaçlı işe başlatma “deneme çalışması” sistemini kullanmak ve çalışanın iyileşme durumunu objektif olarak değerlendirmek de etkili bir yöntemdir. Kolay işe dönüş kararları, çalışanın hastalığının tekrarlanmasına yol açabilir ve şirketin güvenlikle ilgili yükümlülüklerinin ihlal edilmesi riskini taşır, bu nedenle dikkatli ve çok yönlü bir değerlendirme gereklidir.

Özet

Bu makalede açıkladığımız gibi, Japonya’daki iş hukuku çerçevesinde insan kaynakları yetkisinin kullanımı, şirketlerin geniş takdir yetkisi ile sıkı hukuki kısıtlamalar arasında bir denge sağlamayı gerektirir. Eğitim ve gelişim, terfi ve rütbe düşürme, atama ve görevlendirme, ayrıca izin alma gibi her durumda, alınan kararların iş gerekliliklerine dayalı olarak adil bir süreçten geçerek yapıldığını ve çalışanlara karşı düşünceli davranıldığını objektif bir şekilde göstermek, hukuki riskleri önlemek ve sağlıklı işveren-işçi ilişkilerini sürdürmek için anahtardır. Bu insan kaynakları konuları, sadece şirketlerin organizasyonel yönetimiyle yakından ilgili olmakla kalmaz, aynı zamanda hukuki anlaşmazlıklara yol açma potansiyeli taşıyan alanlardır.

Monolith Hukuk Bürosu, Japonya’da çeşitli sektörlerden müşterilere, bu makalede ele alınan konular da dahil olmak üzere, iş hukuku konularında geniş bir danışmanlık deneyimine sahiptir. Büromuzda, sadece Japon avukatlık yeterliliğine sahip olmakla kalmayıp, aynı zamanda yabancı avukatlık yeterliliklerine de sahip İngilizce konuşan uzmanlar bulunmaktadır. Bu uzmanlar, uluslararası iş yönetimi perspektifleri ve Japon yasal düzenlemelerini derinlemesine anlamaktadırlar. Bu sayede, yabancı şirket kültürleri ve insan kaynakları sistemleri ile Japon iş hukukunun gereklilikleri arasında ortaya çıkabilecek uyuşmazlıkları gidermek ve her şirketin durumuna uygun pratik ve etkili hukuki destek sağlamak mümkündür. İnsan kaynakları sistemlerinin oluşturulmasından bireysel personel değişikliklerine kadar, büromuz işletmenizin hukuki yönlerden güçlü bir destek almasını sağlar.