Merhaba Dağıtımında Opt-In İşlemlerinin Yöntemi

E-posta pazarlamasında, daha önce direkt posta ön plandaydı, ancak internetin yaygınlaşmasıyla birlikte “E-Bülten (E-posta Dergisi)” önem kazanmıştır.

Sadece bir tıklama ile dünya çapındaki kullanıcılara e-bülten gönderme kolaylığı ve hızı, ayrıca düşük maliyet, e-bültenin büyük cazibesidir.

Ancak, e-bülten gönderirken ilgili yasalara uygun hareket etmezseniz, hapis cezası veya para cezası gibi cezalarla karşılaşabilirsiniz.

Özellikle “Opt-in düzenlemesi” hakkında çok az bilgi sahibi olan birçok kişi olduğu için, bu sefer, e-bülten dağıtımını güvenli bir şekilde gerçekleştirmek için gerekli olan “E-Bülten Dağıtımında Opt-in İşlemleri” hakkında açık bir şekilde açıklama yapacağız.

Opt-in Düzenlemesi Nedir?

“Opt-in” terimi, alıcının belirli bir e-posta göndericisinden e-posta gönderilmesini talep etmesi veya e-posta gönderilmesini “onaylaması” anlamına gelir. “Onay” verme eylemi olmayan alıcılara yönelik e-posta reklamlarının genel olarak yasaklanması “opt-in düzenlemesi” olarak adlandırılır.

2008 yılına (Gregorian takvimine göre) kadar, alıcıların göndericiye e-posta almayı reddetme bildirimi “opt-out” yapmaları ve bu alıcılara e-posta gönderilmesinin yasaklanması yöntemi benimsenmişti. Ancak, artan sayılar nedeniyle “opt-in yöntemi”ne geçildi.

Opt-in düzenlemesinin temeli, Japon Özel Elektronik Posta Yasası’nın (Belirli Elektronik Postaların Gönderilmesinin Düzgünleştirilmesi Hakkında Kanun) 3. maddesinin 1. fıkrasıdır.

Madde 3 (Belirli Elektronik Postaların Gönderilmesinin Kısıtlanması)
Gönderici, aşağıda belirtilen kişiler dışındaki kişilere belirli elektronik postalar gönderemez.
1. Önceden, belirli elektronik postaların gönderilmesini talep eden veya gönderilmesini onaylayan kişiler
2. Yukarıdaki kişiler dışında, kendi e-posta adreslerini göndericiye veya gönderi vekiline bildiren kişiler
3. Yukarıdaki iki madde dışında, belirli elektronik postaların bir aracı olarak reklam veya tanıtım işlemlerini yürüten kişiler
4. Yukarıdaki üç madde dışında, kendi e-posta adreslerini halka açıklayan kişiler veya kuruluşlar

Belirli Elektronik Postalar

“Belirli elektronik postalar”, kar amacı güden göndericilerin (kuruluşlar veya bireyler) reklam veya tanıtım amacıyla gönderdikleri e-postaları ifade eder. Ancak, aşağıdaki türden e-postalar da “reklam veya tanıtım amacıyla gönderilen e-postalar” kapsamına girer:

• İşletme hizmetleri veya ürünleri hakkında bilgi sağlamayı veya reklam yapmayı amaçlayan bir web sitesine yönlendirmeyi amaçlayan e-postalar
• SNS davetleri, ödül kazanma bildirimleri, arkadaşlardan gelen e-postalar veya üyelik tabanlı sitelerde diğer üyelerden gelen iletiler gibi durumları taklit ederek ticari amaçlı bir web sitesine yönlendirmeyi amaçlayan e-postalar

Yine de, aşağıdaki türden e-postalar “belirli elektronik postalar” kapsamına girmez:

• İşlem koşullarını bildiren işletme iletişimleri veya ücret talepleri gibi işlemle ilgili bildirimler içeren ve reklam veya tanıtım içermeyen ve bir reklam veya tanıtım web sitesine yönlendirmeyen e-postalar
• Reklam veya tanıtım içermeyen ve bir reklam veya tanıtım web sitesine yönlendirmeyen basit mevsimlik selamlama e-postaları
• Politik gruplar, dini gruplar, NPO’lar, sendikalar vb. kar amacı gütmeyen kuruluşlar tarafından gönderilen e-postalar

Cezalar

Belirli Elektronik Posta Yasası’na aykırı hareket edilmesi durumunda, İletişim Bakanı ve Başbakan, göndericiye “uyum emri”, “iyileştirme emri” veya “kaydın iptali” gibi emirler verebilir.

Ayrıca, gönderici bilgilerini sahte olarak gönderen veya çeşitli emirlere uymayan kişilere, bir yıla kadar hapis veya 1 milyon yen’e kadar para cezası (tüzel kişilikler için, faillere ek olarak tüzel kişiliğe 30 milyon yen’e kadar para cezası) verilebilir.

Opt-in Düzenlemesinin İstisnaları

Opt-in düzenlemesi, alıcının belirli bir elektronik postanın gönderilmesine ‘onay’ verdiği durumların yanı sıra, aşağıda belirtilen kişilere belirli bir elektronik postanın gönderilmesine izin vermektedir.

Kendine ait e-posta adresini yazılı olarak bildirenler

Kendine ait e-posta adresinin yazılı olduğu bir ‘kartvizit’ gibi bir belge verildiğinde, karşı tarafın bir e-posta gönderebileceğini anlamış oluruz, bu nedenle karşı taraf, alıcının ‘onayı’ olmadan belirli bir e-postayı gönderebilir.

Ayrıca, ‘yazılı’ olmasa bile, bir web sitesi aracılığıyla e-posta adresinin bildirilmesi durumunda, aşağıdaki durumlarda alıcının ‘onayı’ olmadan belirli bir e-postanın gönderilmesi mümkün olacaktır.

• ‘Sözleşmenin Kurulması’, ‘Sözleşme İçeriği’, ‘Sipariş Onayı’ gibi önemli konularla ilgili e-postalara reklam eklenmesi durumunda
• Alıcının ‘onayını’ alarak gönderilen e-bültenler gibi e-postaların bir kısmına reklam eklenmesi durumunda
• Ücretsiz e-posta adresi alınabilen ücretsiz e-posta hizmetlerinde, ücretsiz kullanım koşulu olarak reklam eklenmesi durumunda

※Online kartvizit değişimi ‘yazılı’ değildir, bu yüzden opt-in düzenlemesine tabi olduğuna dikkat edin.

İşlem ilişkisi olanlar

Örneğin, bir müşteri bir bankada hesap açtığında ve sürekli olarak bankayı kullanıyorsa, banka ve müşteri arasında bir işlem ilişkisi olduğu düşünülür ve bu durum opt-in düzenlemesinin istisnası olur.

Ancak, bir internet mağazasından sadece bir kez alışveriş yaptıysanız, internet mağazası ve müşteri arasında sürekli bir işlem ilişkisi olduğu söylenemez ve opt-in düzenlemesine tabi olursunuz.

Kendi e-posta adresini açıklayanlar

E-posta adresini açıklamanın amacı, üçüncü taraflardan e-posta almak içindir, bu nedenle belirli bir e-postanın gönderilmesi de kabul edilir ve opt-in düzenlemesinin dışında tutulur. Ancak, belirli bir e-postanın alınmasını reddetme niyetini belirttiğinizde, opt-in düzenlemesine tabi olursunuz.

Opt-In İşlemi Nasıl Yapılır

‘Onay’ Nasıl Alınır

Opt-in düzenlemesinde en önemli nokta, alıcının belirli bir elektronik posta gönderimine ‘onay’ vermesidir. Ancak, ‘onay’ın olup olmadığını belirlemek için aşağıdaki gereklilikler gereklidir:

• Alıcının ‘belirli bir elektronik postanın gönderilmesi’ konusunda bilincinde olması
• Bu konuda ‘onay ifadesi’ olması

‘Onay’ı belirginleştirmek için, alıcıdan onay/teyit e-postasına yanıt vermesini istemeniz gerekmektedir.

<Örnek>
‘※Bu e-posta, geçmişte seminerlerimize katılanlar, bizimle iletişime geçenler vb. kişilere gönderilmiştir. Şirketimizin hizmetleri ve ürünleri hakkında e-posta bülteni almak isteyenler, lütfen bu e-postaya yanıt verin.’

‘Onay’ Almak İçin Nasıl Bir Gösterim Yapılmalıdır

‘Onay’ alırken, alıcının ①e-postanın göndereni ve ②reklam/tanıtımın yer aldığı elektronik postanın gönderileceği konusunda bilincinde olması gerekmektedir. Bu nedenle, önerilen gösterim yönteminin noktaları aşağıdaki gibidir:

• Yazı karakterinin ‘boyutu’ ve ‘rengi’ ile dikkat çekmek
• Gösterim maddelerini ‘başvuru düğmesi’ yakınına yerleştirmek
• ‘Reklam e-postası gönderilmesini istiyorum’ kutusunu boş bırakmak ve alıcının kendi işaretini koymasını sağlamak (varsayılan olarak kapalı)
• ‘Reklam e-postası gönderilmesini istiyorum’ kutusunda önceden işaret varsa (varsayılan olarak açık), alıcının işaretin olduğunu renk veya alt çizgi ile anlamasını sağlamak
• Birden fazla işletmeden reklam/tanıtım içeren elektronik posta gönderilecekse, her birinin ‘sektörü’, ‘şirket adı’, ‘site adı’ vb. bilgilerini birlikte belirtmek

Ayrıca, alıcının yanlışlıkla ‘onay’ vermesini önlemek için, ①belirli bir elektronik posta gönderimine onay verdiği ve ②belirli bir elektronik postanın başlığı vb. bilgileri, başvuru onay ekranında göstermenizi öneririz.

Çift Opt-In Önerisi

Çift opt-in, ‘onay’ veren alıcının e-posta adresine reklam/tanıtım içermeyen bir onay e-postası gönderip, alıcının yanıtı ile belirli bir elektronik posta gönderimine ‘onay’ı kesinleştirmektir.

Bu, başkalarının e-posta adreslerini izinsiz kullanma ‘sahtekarlık’ onayını önlemek ve alıcının ‘onay’ını kanıtlamak için etkili bir yöntem olarak önerilir.

Telefonla ‘Onay’ Almak Mümkün müdür

Yasal olarak, onay alma yöntemini sınırlamadığı için, telefonla onay alma da geçerli olacaktır. Ancak, ‘onayı kanıtlama kaydının saklanması’ zorunlu olduğu için, onay alındığında ‘zaman’ ve ‘yöntem’ gibi durumları gösteren bir kaydı saklamanız gerekmektedir.

E-Bülten Gönderenlerin Yükümlülükleri

E-bülten gibi belirli elektronik posta gönderenlerin, alıcılardan “onay” almanın yanı sıra, bazı yükümlülükleri vardır.

Opt-out ve Benzeri Gösterimler

Belirli Elektronik Posta Yasası (Japon “Tokutei Denshi Mail Hou”) ve Uygulama Yönetmeliği, belirli elektronik postalar için aşağıdaki gösterim yükümlülüklerini belirlemiştir.

• Belirli elektronik postanın gönderim sorumlusunun adı veya unvanı
• Gönderim sorumlusunun adresi
• Opt-out yapabilme hakkının belirtilmesi
• Opt-out yapmak için kullanılacak e-posta adresi veya web sitesi adresi
• Şikayetler ve sorular için telefon numarası, e-posta adresi veya web sitesi adresi

<Opt-out hakkının belirtilmesi örneği>
“Distribüsyonu, e-postanın altındaki linkten istediğiniz zaman durdurabilirsiniz.”

<Opt-out yapma yöntemi örneği>
“Eğer distribüsyonu durdurmak isterseniz, lütfen aşağıdaki URL’den durdurun.”
“E-bülten servis değişiklikleri ve iptalleri için buraya tıklayın”

Opt-out ile ilgili olarak, gösterim yöntemi ve yazı karakterlerinin “boyutu”, “renk”, “yerleşimi” gibi özelliklerinin, alıcının kolayca fark edebilmesi için düzenlenmesi önemlidir.

Gizlilik Politikasına Ek Yapılması Önerilir

Web sitesinin “İletişim Bilgileri” bölümünden önce, alıcının e-posta adresi gibi kişisel bilgilerin “açıklanması”, “düzeltme”, “kullanımın durdurulması” vb. konularla ilgili gizlilik politikası hükümlerinin eklenmesi önerilir.

<Örnek>
“Şirketimiz, sahip olduğumuz kişisel bilgiler hakkında, Kişisel Bilgi Koruma Yasası (Japon “Kojin Jouhou Hogo Hou”)’na dayalı olarak açıklama, düzeltme/ekleme/silme, kullanımın durdurulması/silinmesi vb. (bundan sonra “açıklama vb.” olarak anılacaktır) talepleri olduğunda, talepte bulunan kişinin kendisi olduğunu teyit ettikten sonra, Kişisel Bilgi Koruma Yasası’na uygun olarak gecikmeksizin yanıt veririz.”

“Kişisel Bilgi Koruma Yasası’na dayalı gizlilik politikası oluşturma noktaları” hakkında daha fazla bilgi almak isteyenler, aşağıda detaylı olarak açıkladığımız bu konuyu, bu makale ile birlikte inceleyebilirler.

https://monolith.law/corporate/checkpoint-privacy-policy[ja]

“Onayın Kaydedilmesi”nin Saklanması

Opt-in düzenlemesinde, yasallığın belirlenmesi için alıcının önceden “onay” vermiş olması önemlidir, bu nedenle Belirli Elektronik Posta Yasası’nın 3. maddesinin 2. fıkrasında “onayın kaydedilmesi”nin saklanması zorunlu kılınmıştır.

Saklama İçeriği

“Onayın kaydedilmesi” ile ilgili saklama içeriği, aşağıdakilerden biri olacaktır.

• Onayın alındığı “e-posta adresi”, “zaman”, “yöntem” vb. durumları gösteren kayıt
• Yazılı, e-posta, web sitesi vb. aracılığıyla “onay” alındığında, alıcının onay alırken gördüğü metin veya ekran düzeni gibi standart bölümlerin kaydı

Saklama Süresi

Saklama süresi, genellikle belirli bir elektronik postanın gönderimini durdurduğunuz tarihten itibaren 1 ay sonrasına kadar olarak belirlenmiştir. Ancak, ilgili yasalara aykırı hareket edip bir düzenleme emri aldıysanız, son gönderim tarihine göre saklama süresi değişecektir, bu nedenle dikkatli olmanız gerekmektedir.

Özet

Bu sefer, ①Opt-in düzenlemesi nedir, ②Opt-in düzenlemesinin istisnaları, ③Opt-in işleminin nasıl yapılacağı, ④E-bülten gönderenlerin yükümlülükleri hakkında ‘Japon Özel Elektronik Posta Yasası’ ve ilgili yasalar çerçevesinde detaylı bir açıklama yaptık.

Gerçek iş dünyasında, bu makalede bahsedilen durumların dışında başka durumlarla da karşılaşabileceğinizi düşünüyoruz.

Böyle durumlarda, kendi başınıza karar vermek yerine, uzman bilgi ve deneyime sahip bir avukata önceden danışmanızı öneririz.