Робоча віза для зайнятості іноземців у Японії: процедури та вимоги до п'яти основних видів статусу проживання

У останні роки на японському ринку праці все більше відчувається присутність іноземних фахівців. Згідно з повідомленнями Міністерства охорони здоров’я, праці та соціального забезпечення Японії, кількість іноземців, які працюють в Японії, продовжує оновлювати історичні максимуми, а статистика Міністерства юстиції Японії свідчить про зростаючу тенденцію загальної кількості іноземців, які проживають в країні. Ця тенденція відображає поточну ситуацію, коли багато японських компаній намагаються залучити талановитих працівників з-за кордону. Однак, виклики, з якими стикаються компанії, полягають не лише у пошуку талановитих працівників. Більш важливим є точне розуміння та дотримання складної системи імміграційного законодавства Японії. Непорозуміння та помилки у процедурі подання заяв на отримання статусу проживання (зазвичай називаного “візою”) можуть призвести до значних затримок у процесі найму, правових ризиків та втрати можливостей у глобальній конкуренції за таланти. Ця стаття створена як всеосяжний та практичний посібник для керівників компаній, юридичних відділів та HR-менеджерів, щоб допомогти їм зрозуміти загальну картину юридичних процедур, необхідних для найму іноземців в Японії. У статті зосереджено увагу на п’яти основних типах статусу проживання, пов’язаних з працевлаштуванням, а саме: “Технології, гуманітарні знання та міжнародні справи”, “Кваліфіковані навички”, “Переведення в межах компанії”, “Управління та адміністрування” та “Особлива діяльність”. Для кожного типу статусу проживання наведено юридичні вимоги, умови, які ставляться перед заявниками та приймаючими компаніями, а також детальні кроки процедури подання заяви, засновані на конкретних законах, таких як “Закон про імміграційний контроль та визнання статусу біженців” та відповідні накази Міністерства юстиції Японії.

Основні процедури: Розуміння Сертифікату Кваліфікації для Перебування в Японії

Коли компанії в Японії бажають найняти іноземців, які проживають за кордоном, стандартною процедурою є подання заявки на отримання Сертифікату Кваліфікації для Перебування (Certificate of Eligibility, далі – COE). COE – це документ, який видає Міністр юстиції Японії, що підтверджує, що іноземець відповідає умовам для в’їзду, встановленим у статті 7-2 “Закону про імміграційний контроль та визнання статусу біженців” Японії. Отримання COE сприяє прискоренню процесу видачі візи в японських посольствах та консульствах за кордоном, а також процедури в’їзду в аеропортах Японії.

Загальний процес виглядає наступним чином: спочатку приймаюча компанія в Японії готує та подає заявку на COE від імені іноземного працівника. Заявку подають до регіонального бюро імміграційного контролю та управління перебуванням, яке відповідає за місцезнаходження компанії або майбутнє місце проживання іноземця. Далі, Імміграційне бюро перевіряє заявку, оцінюючи освіту та трудовий досвід заявника, а також стабільність та перспективи бізнесу приймаючої компанії, щоб переконатися, що вони відповідають критеріям для відповідного статусу перебування. Після схвалення заявки COE видається та надсилається до приймаючої компанії в Японії. У сучасних умовах також можливе отримання COE електронною поштою. Компанія надсилає оригінал або електронну версію COE іноземному працівнику за кордоном. Отримавши COE, працівник подає його разом з паспортом та іншими необхідними документами до японського посольства або консульства у своїй країні для отримання візи. COE дійсний протягом трьох місяців, і протягом цього часу необхідно подати заявку на візу. В’їзд до Японії має відбутися протягом дійсності виданої візи. Цей три місячний період дійсності COE є надзвичайно важливим. Під час проходження контролю в’їзду в японських аеропортах, пред’явлення паспорта та візи разом з COE дозволяє отримати карту перебування та офіційно розпочати роботу в Японії.

Стандартний період розгляду COE становить від одного до трьох місяців з моменту подання заявки, але це може змінюватися в залежності від типу статусу перебування, розміру компанії та робочого навантаження регіональних імміграційних органів. Система COE може бути інтерпретована як навмисний дизайн політики уряду Японії для управління ризиками. Централізація ключової частини процесу перевірки в Імміграційному бюро Японії, яке має спеціалізовані знання для оцінки японського законодавства та реального стану компаній, дозволяє зменшити навантаження на консульства за кордоном та забезпечити уніфікацію рішень. Роль закордонних консульств обмежується перевіркою особи заявника та справжності COE, оскільки суттєве рішення про дозвіл вже прийнято. Ця система означає, що подання заявки на COE є найбільшим викликом для компаній, і після його подолання процес видачі візи може бути проведений з високою ступенем впевненості.

Детальний аналіз п’яти основних типів робочих віз під японським законодавством

Технології, гуманітарні знання та міжнародна діяльність в Японії

Цей статус проживання є одним із найбільш загальних та різноманітних робочих віз для фахівців у Японії. Згідно з Додатком 1, пункт 2 до “Японського Закону про імміграційний контроль та визнання статусу біженців”, цей статус охоплює діяльність, пов’язану з виконанням робіт на основі контрактів з державними чи приватними установами в Японії у сферах природничих наук, таких як фізика, інженерія та інші («Технології»), або у сферах, що вимагають знань у галузі права, економіки, соціології та інших гуманітарних наук («Гуманітарні знання»), або у сферах, що вимагають мислення або чутливості, заснованих на культурі інших країн («Міжнародна діяльність»).

Критерії для отримання дозволу на в’їзд за цим статусом проживання детально визначені в “Японському Міністерському наказі, що встановлює стандарти за статтею 7, пункт 1, підпункт 2 Закону про імміграційний контроль та визнання статусу біженців”. Для діяльності у сферах «Технології» або «Гуманітарні знання» від заявника зазвичай вимагається вища освіта у відповідній галузі або еквівалентна освіта, або понад 10 років відповідного досвіду роботи. Однак, для фахівців у сфері обробки інформації існує особливий випадок, коли ці вимоги можуть бути пом’якшені, якщо особа успішно склала певні іспити, визначені Міністром юстиції. У сфері «Міжнародна діяльність» (наприклад, переклад, інтерпретація, маркетинг, міжнародні угоди тощо) зазвичай вимагається понад 3 роки відповідного досвіду роботи. Однак, якщо діяльність пов’язана з перекладом, інтерпретацією або викладанням мови, вимога про 3 роки досвіду роботи не застосовується до випускників університетів. Серед важливих загальних вимог для всіх цих сфер є встановлення, що заробітна плата заявника має бути не меншою, ніж заробітна плата японця, який виконує ту саму роботу.

Необхідні документи для подання заявки залежать від чотирьох «Категорій», які були встановлені залежно від розміру та надійності приймаючої компанії. Ця система категорій була введена Імміграційним бюро для оптимізації процесу перевірки. Категорія 1 включає компанії, що котируються на японських фондових біржах, Категорія 2 – організації чи особи, які сплатили понад 10 мільйонів єн податку на доходи від заробітної плати за попередній рік, Категорія 3 – організації чи особи, які подали звіт про загальну суму юридичних документів за попередній рік (крім Категорії 2), а Категорія 4 включає новостворені компанії та інші.

Серед документів, які потрібно подати, є «Заява на видачу сертифіката про визначення статусу проживання» (із прикріпленою фотографією) та конверт для відповіді, які є спільними для всіх категорій, а також документи, що підтверджують категорію компанії (наприклад, копія звіту за чотири сезони для Категорії 1), документи, що підтверджують освіту та трудовий досвід заявника, такі як дипломи та свідоцтва про роботу, а також свідоцтва про реєстрацію компанії та останні фінансові звіти (особливо для Категорій 3 та 4). Крім того, відповідно до статті 15 “Японського Закону про стандарти праці”, необхідно надати копію трудового договору або повідомлення про умови праці, в яких чітко вказані обов’язки, заробітна плата, термін зайнятості тощо. Форми заявок можна завантажити з вебсайту Імміграційного бюро, а подання заявок відбувається в регіональному імміграційному бюро, яке відповідає за місцезнаходження компанії.

Кваліфікація “Технічні навички”

Статус проживання “Технічні навички” в Японії призначений для фахівців, які мають висококваліфіковані навички у певній галузі промисловості, а не для тих, хто має вищу освіту. До конкретних професій, які входять до цієї категорії, належать кухарі іноземної кухні, тренери зі спорту, пілоти літаків, ювеліри та інші майстри обробки дорогоцінних металів. Цей статус проживання відрізняється від “Особливих навичок”, які призначені для залучення ширшого кола робочої сили у певні галузі, де існує серйозний дефіцит персоналу, оскільки вимагає високого рівня спеціалізації.

Основним критерієм для отримання дозволу на в’їзд є не освіта, а багаторічний практичний досвід. У японських міністерських постановах для кожної професії конкретно визначено необхідний стаж роботи. Наприклад, для кухарів іноземної кухні потрібно понад 10 років практичного досвіду, включаючи навчання у відповідних навчальних закладах. Для тренерів зі спорту вимагається мінімум 3 роки практичного досвіду або досвід участі в Олімпійських іграх чи світових чемпіонатах як спортсмена. Сомельє та пілоти літаків також повинні мати не менше 5 років практичного досвіду або певну кількість годин польоту та відповідні кваліфікації. Крім того, як і для інших робочих віз, обов’язковою умовою є отримання заробітної плати, яка не нижча за заробітну плату японців, які працюють на аналогічних посадах.

Процедура подання заявки відбувається відповідно до стандартного процесу видачі Сертифікату про визнання статусу проживання (COE). Документи, які подаються, повинні об’єктивно підтверджувати багатий практичний досвід заявника. Важливими доказами є, наприклад, сертифікати про зайнятість, видані попередніми роботодавцями, які детально описують посаду, конкретні обов’язки та період роботи. Форма заявки “Заява на видачу сертифікату про визнання статусу проживання (Технічні навички)” доступна на вебсайті Імміграційного бюро Японії, а подання заявки здійснюється в місцевому відділенні імміграційного бюро, яке має відповідну юрисдикцію.

Корпоративні переведення в межах компанії в Японії

Цей статус проживання спеціалізується на випадках, коли співробітники іноземних офісів переводяться на певний період до головного офісу, філії чи дочірньої компанії в Японії для виконання роботи. Діяльність, яку вони здійснюють в Японії, має відповідати сферам «техніки, гуманітарних знань та міжнародного бізнесу», дозволеним за статусом проживання.

Критерії для отримання дозволу на в’їзд містять чіткі вимоги як до заявника, так і до компанії. Заявник повинен безперервно працювати не менше одного року в іноземному офісі, з якого він переводиться, в області, що відповідає «техніці, гуманітарним знанням або міжнародному бізнесу» безпосередньо перед переведенням. Що стосується компанії, то між офісом, з якого відбувається переведення, та офісом призначення повинні існувати чіткі капітальні зв’язки, такі як материнська та дочірня компанії або головний офіс і філія. Щодо заробітної плати, вона повинна бути не меншою, ніж та, яку отримують японці за аналогічну роботу.

Статус проживання для «корпоративних переведень в межах компанії» є важливим інструментом для глобальних компаній для стратегічного розміщення своїх кадрів. Особливо тому, що вимога до вищої освіти, яка зазвичай ставиться для сфер «техніки, гуманітарних знань та міжнародного бізнесу», не зазначена як критерій для цього статусу. Натомість, акцент робиться на досвіді роботи в компанії-перевіднику протягом не менше одного року. Це дозволяє компаніям переводити до Японії висококваліфікованих працівників, які можуть не мати вищої освіти, але мають багаторічний досвід роботи та високу професійність. Таким чином, ця система оцінює реальні досягнення та досвід у компанії вище, ніж зовнішню освіту, і є незамінним інструментом для компаній, які хочуть розвивати свої кадри внутрішньо та використовувати їхні здібності за кордоном.

Процес подання заявки включає стандартну процедуру подання заяви на отримання Сертифікату про визначення статусу проживання (COE) та використання згаданої вище системи категорій компаній. Основними документами для подання є документи, що підтверджують капітальні зв’язки між офісом-перевідником та офісом призначення (наприклад, документи, що показують відносини участі в капіталі), свідоцтво про роботу заявника в офісі-перевіднику протягом не менше одного року, а також накази про переведення або призначення, видані компанією. Форму заяви «Заява на отримання Сертифікату про визначення статусу проживання (корпоративні переведення в межах компанії)» можна завантажити з вебсайту Імміграційного бюро та подати до відповідного регіонального імміграційного офісу.

Керування та управління

Статус проживання “Керування та управління” в Японії призначений для іноземців, які займаються керівництвом торгівлею чи іншим бізнесом, або беруть участь у керуванні таким бізнесом. До цього входять представники компаній, директори та менеджери.

Критерії для отримання дозволу на в’їзд за цим статусом проживання є особливо строгими порівняно з іншими робочими візами. Згідно з наказом Міністерства юстиції Японії, спочатку необхідно мати фізичний офіс для ведення бізнесу на території Японії. Віртуальні офіси або просто житлові адреси, як правило, не приймаються. Далі, щодо вимог до розміру бізнесу, необхідно виконати одну з наступних умов: мати не менше двох постійних співробітників, які проживають в Японії та не займаються керівництвом або управлінням, або мати статутний капітал або загальну суму внесків у розмірі 5 мільйонів єн або більше. Крім того, якщо заявник не є інвестором чи власником бізнесу, а займається управлінням, від нього вимагається мати понад три роки досвіду в управлінні або керівництві бізнесом (включаючи період навчання у вищих навчальних закладах за спеціальністю, пов’язаною з управлінням або керівництвом). Щодо заробітної плати, вона повинна бути не меншою, ніж отримує японець на аналогічній посаді.

Процедура подання заявки на отримання Сертифіката про визнання статусу проживання (COE) є стандартною, але список необхідних документів дуже широкий. До особистих документів заявника додаються детальний бізнес-план, що демонструє конкретність та реалізованість бізнесу, документи, що підтверджують інвестиції в розмірі 5 мільйонів єн або більше (наприклад, виписка з банківського рахунку, що підтверджує внесення статутного капіталу), договір оренди бізнес-приміщення, свідоцтво про реєстрацію компанії, а у випадку найму двох або більше постійних співробітників – копії їх трудових договорів та копії карток проживання. Форма заявки “Заява на видачу Сертифіката про визнання статусу проживання (Керування та управління)” доступна на вебсайті Імміграційного бюро Японії, а подання заявки здійснюється в імміграційному офісі, що відповідає за регіон, де знаходиться компанія.

Специфічна діяльність в Японії

“Специфічна діяльність” (特定活動) – це всеосяжна та унікальна категорія, створена для іноземців, які займаються діяльністю, що не підпадає під жодну іншу категорію статусу проживання, визначену в додаткових таблицях до “Закону про імміграційний контроль та визнання статусу біженців” Японії. На відміну від інших статусів проживання, цей статус дозволяє Міністру юстиції Японії індивідуально визначати види діяльності для кожного іноземця. Статус “Специфічна діяльність” поділяється на діяльності, визначені в оголошеннях Міністерства юстиції (оголошені специфічні діяльності), та діяльності, які не включені в оголошення, але дозволені з урахуванням індивідуальних обставин (неоголошені специфічні діяльності). Важливо звернути увагу на те, що цей статус має дуже динамічний характер, оскільки нові види діяльності можуть бути додані у відповідь на зміни в соціально-економічному середовищі.

Основні види “Специфічної діяльності”, пов’язані з корпоративною діяльністю, включають:

• Пошук роботи випускниками вищих навчальних закладів: статус проживання для іноземних студентів, які закінчили університети або професійні школи в Японії та хочуть залишитися в країні для продовження пошуку роботи після закінчення навчання. Зазвичай термін проживання становить 6 місяців, з можливістю одноразового продовження ще на 6 місяців (максимум 1 рік). Для отримання цього статусу потрібна рекомендація з університету, де студент навчався.
• Стажування: дозволяється студентам з іноземних університетів, які беруть участь у стажуванні в японських компаніях як частини своєї освітньої програми. Для цього необхідно мати укладений договір між університетом та приймаючою компанією, а також стажування повинно тривати не більше одного року і не перевищувати половину загального терміну навчання в університеті.
• Робочі канікули: програма для молоді з країн та регіонів, що мають угоду з Японією, яка дозволяє їм перебувати в Японії з основною метою відпочинку та здійснювати додаткову роботу для покриття витрат на проживання. Зазвичай існують вікові обмеження від 18 до 30 років.
• Цифрові кочівники: категорія, введена в 2024 році (令和6年), для іноземців, які працюють віддалено без прив’язки до місця та отримують високий дохід. Основні вимоги включають річний дохід понад 10 мільйонів ієн, наявність громадянства країни або регіону, що має угоду про візові пільги та податковий договір з Японією, а також членство в приватній медичній страховці. Термін проживання становить 6 місяців, без можливості продовження.

Процедури подання заявок на ці види діяльності значно відрізняються в залежності від їхнього характеру. Наприклад, для цифрових кочівників та стажерів основою є запрошення з-за кордону (заявка на видачу COE), тоді як для випускників університетів, які вже перебувають в Японії, зміна статусу проживання для продовження пошуку роботи є більш типовою. Необхідні документи також відрізняються залежно від виду діяльності: для пошуку роботи потрібна рекомендація з університету, для стажування – договір між університетом та компанією, для цифрових кочівників – докази доходу та страхування. Інформацію про подання заявок можна знайти на вебсайті Імміграційного бюро Японії на сторінці “Статус проживання ‘Специфічна діяльність'”.

Огляд основних робочих віз в Японії

П’ять основних типів статусу проживання, які ми розглядали до цього, мають різні цілі та вимоги. Щоб рекрутери та керівники компаній могли швидко визначити, який статус проживання найкраще підходить для іноземних фахівців, яких вони розглядають для найму, з огляду на їхній досвід та заплановані обов’язки, нижче наведено таблицю для порівняння їхніх характеристик.

Як видно з цього порівняння, вибір статусу проживання не є простою адміністративною процедурою, але тісно пов’язаний із стратегією найму. Наприклад, якщо компанія бажає найняти видатного розробника програмного забезпечення, який не має вищої освіти, але має 15 років практичного досвіду, він не відповідає вимогам до освіти для статусу “Техніка, гуманітарні знання, міжнародні справи”, але може подати заявку на основі вимог до досвіду роботи. Якщо цей фахівець працював у компанії групи понад рік, то з’являється альтернативний варіант “Переведення в межах компанії”, який може мати більш спрощену процедуру. Таким чином, попередній аналіз досвіду кандидата та вибір статусу проживання з найвищою ймовірністю отримання дозволу є надзвичайно важливим для забезпечення плавності процесу найму. Участь відділу персоналу та юридичного відділу на початкових етапах найму та розробка оптимальної візової стратегії є ключем не лише для ефективності адміністративних процедур, але й для забезпечення конкурентної переваги компанії у глобальній боротьбі за таланти.

Важливі юридичні обов’язки компаній-роботодавців в Японії

Компанії, що наймають іноземців в Японії, зобов’язані не лише дотримуватися процедур, передбачених законом про імміграцію та контроль за в’їздом/виїздом, але й виконувати обов’язки, що випливають з японського законодавства про працю. Особливо важливими є наступні два пункти, які безпосередньо пов’язані з поданням та підтриманням статусу перебування.

Обов’язок чіткого визначення умов праці

Згідно з 15-ю статтею “Японського закону про стандарти праці”, роботодавець зобов’язаний при укладанні трудового договору надати працівнику письмове визначення основних умов праці, включаючи заробітну плату, робочий час та інші ключові аспекти. Цей документ зазвичай називають “повідомленням про умови праці” і він є обов’язковим документом при поданні заяви на статус перебування, оскільки підтверджує існування дійсних трудових відносин, а також вказує на розмір винагороди та характер роботи. До “абсолютно обов’язкових пунктів”, які мають бути чітко визначені у письмовій формі, входять термін трудового договору, місце роботи та характер завдань, час початку та закінчення робочого дня, вихідні та відпустки, методи визначення та виплати заробітної плати, а також умови щодо звільнення.

Обов’язок вступу до системи соціального та трудового страхування

Законодавчо, іноземні працівники, які відповідають тим самим умовам вступу, що й японські працівники, повинні бути включені до системи соціального страхування та трудового страхування в Японії. До цього входять медичне страхування, страхування на випадок старості, страхування від безробіття та страхування від нещасних випадків на виробництві (страхування від трудових травм). Дотримання обов’язку вступу до цих страхових програм не є лише питанням трудового права. В останні роки, Імміграційне бюро Японії під час перевірки заяв на продовження терміну перебування все частіше ретельно перевіряє статус вступу до соціального страхування. Якщо компанія не забезпечує належного страхування своїх працівників, це може стати причиною відмови у продовженні терміну перебування, що прямо призводить до ризику втрати цінних іноземних фахівців.

Підсумок

Належне використання системи робочих віз в Японії (Japan) є складним процесом, що вимагає спеціалізованих юридичних знань та обережного стратегічного планування. Точне розуміння вимог кожного типу статусу проживання, ретельна підготовка великої кількості документів та постійне адаптування до змін у законодавстві можуть стати значним тягарем для багатьох компаній. Навіть незначні помилки у процедурі можуть ризикувати зірвати весь план найму. Юридична фірма Monolith має багатий досвід у наданні широкого спектру юридичних послуг багатьом вітчизняним та міжнародним клієнтам, від подання заявок на робочі візи до управління статусом проживання, як описано у цій статті. Наша сила полягає не тільки в глибокому знанні японського законодавства, але й у тому, що у нас працюють кілька англомовних фахівців з іноземними юридичними кваліфікаціями. На основі глибокого розуміння японського права (Japanese law) та міжнародних бізнес-практик, ми можемо надати нашим клієнтам плавну та всеосяжну підтримку у вирішенні проблем, з якими вони стикаються. Компанії, які стикаються з проблемами у сфері зайнятості іноземців або планують це робити, повинні звернутися до нашої команди експертів за консультацією.