Які процедури потрібні для обміну візитками онлайн? Пояснення щодо особливостей 'Японського Закону про спеціалізовані електронні листи

Через поширення нового коронавірусу, телепраця стала все більш поширеною, і не тільки внутрішні зустрічі в компаніях, але й зустрічі та переговори між компаніями також переходять в онлайн.

Однак, на відміну від особистих зустрічей, немає обміну візитками на папері, і особливо коли є декілька співрозмовників, можна пропустити імена, відділи, посади тощо. Тому “онлайн обмін візитками”, який можна використовувати також під час відеоконференцій, привертає увагу.

Однак, ця система ще нова, тому багато людей, можливо, ще не добре розуміють, як вона працює.

Тому в цій статті ми детально розглянемо реальні процедури “онлайн обміну візитками”, його переваги та недоліки, а також ризики, пов’язані з його використанням.

Що таке обмін візитками онлайн?

Обмін візитками онлайн – це процес перетворення паперових “візиток” на цифрові дані та їх обмін через Інтернет.

Якщо у вас є доступ до Інтернету, ви можете надсилати дані зі свого смартфона або комп’ютера іншим людям, що робить цей метод дуже ефективним у часи пандемії коронавірусу.

Цей метод ще новий, тому стандартні норми відсутні, але поступово зростає використання, що взаємодіє з інструментами для управління візитками.

Переваги обміну візитками онлайн

Можна передати/записати багато інформації

У цифрових візитках можна записати посилання на веб-сайт вашої компанії, дату та час переговорів, нотатки та іншу інформацію. Таким чином, вони можуть містити більше інформації, ніж паперові візитки.

Легко обмінюватися візитками з людьми на відстані

Під час онлайн-зустрічей або переговорів може виникнути відчуття, що вони менш реальні, ніж особисті зустрічі. Однак, використовуючи обмін візитками онлайн, ви зможете легко представитися навіть людям, з якими ви зустрічаєтесь вперше, і підтримувати ефективне спілкування.

Немає потреби хвилюватися про закінчення візиток

Для менеджерів по продажам, які ведуть переговори з багатьма клієнтами, великою перевагою є те, що вони можуть легко надсилати дані візиток зі свого смартфона або ноутбука, тому їм не потрібно хвилюватися про закінчення візиток.

Ефективне управління візитками

Крім того, обмін візитками онлайн дозволяє вам перетворити отримані дані візиток на базу даних, тому вам не потрібен візитниця. Ви також можете ділитися інформацією з колегами в компанії, а за допомогою смартфона або ноутбука ви можете шукати потрібну інформацію в будь-якому місці, що є дуже ефективним.

Недоліки обміну візитками онлайн

Потрібне інтернет-з’єднання

Якщо ви проводите відеоконференції, вам немає про що турбуватися, але якщо ви хочете обмінятися візитками онлайн під час виїзду, вам знадобиться смартфон, комп’ютер або інший комунікаційний пристрій з доступом до Інтернету.

Однак, якщо ви бізнесмен, ви, швидше за все, маєте при собі смартфон або комп’ютер, і Інтернет доступний в різних місцях, тому це не повинно бути великою проблемою.

Можливе збільшення витрат

Якщо продавець використовує його особисто, він може використовувати безкоштовний інструмент для управління візитками, але якщо компанія в цілому хоче поділитися та використовувати дані візиток, може знадобитися платний інструмент для управління візитками з багатьма функціями, що може призвести до збільшення витрат.

Низький рівень поширення обміну візитками онлайн

Обмін візитками онлайн залежить від інших людей, тому для використання його переваг важливо, щоб він був широко поширений. Крім того, недостатність сервісних компаній та обмеженість вибору також можуть бути недоліками.

Процедура обміну візитками онлайн

Підготуйте інструмент для управління візитками

Обмін візитками онлайн можливий навіть без інструменту для управління візитками, але якщо ви хочете створювати власні дані візиток та зберігати та використовувати дані візиток, які вам надіслали, то краще скористатися інструментом для управління візитками.

Створіть дані своєї візитки

Ви можете створити дані своєї візитки, використовуючи інструмент для управління візитками, та сканувати або фотографувати свою візитку за допомогою смартфона.

Надішліть дані своєї візитки

Зазвичай дані візитки надсилаються за допомогою URL або QR-коду, який можна перевірити навіть якщо одержувач не має інструменту для управління візитками.

Використання URL

У випадку текстових переговорів або зустрічей, таких як електронна пошта або чат, ви можете надіслати URL даних візитки, створених за допомогою інструменту для управління візитками, і одержувач зможе перевірити дані візитки за цим URL.

Використання QR-коду

У випадку відеоконференцій, де можна побачити зображення, ви можете вбудувати QR-код у віртуальний фон, і одержувач зможе перевірити дані візитки, прочитавши QR-код за допомогою смартфона.

Використання функцій інструменту для управління візитками

Якщо одержувач також використовує інструмент для управління візитками, ви можете легко обмінятися візитками, використовуючи функцію обміну візитками інструменту для управління візитками.

Юридичні питання при відправці спеціалізованих електронних листів

Чи є законним відправлення рекламних листів про товари та послуги вашої компанії на електронну адресу, отриману під час обміну візитками в Інтернеті? Тут виникає питання про відповідність Закону про спеціалізовані електронні листи.

Що таке спеціалізовані електронні листи

Спеціалізованими електронними листами називаються листи, які відправляються з метою реклами та просування, включаючи випадки, коли однією з мет цієї відправки є спрямування на веб-сайт для реклами та просування товарів або послуг.

Наприклад, це може бути випадок, коли в листі з подякою за участь у відеоконференції вставляється URL веб-сайту для реклами та просування власних товарів. Використання службових листів для реклами та просування не є незвичайним і широко застосовується.

Обмеження на відправку за Законом про спеціалізовані електронні листи (регулювання опт-ін)

Згідно з Законом про спеціалізовані електронні листи, відправка таких листів заборонена, за винятком випадків, коли отримувач виразив “згоду” на їх відправку.

Однак, згідно з пунктом 2 статті 3 цього Закону, якщо ви “повідомили свою електронну адресу”, відправка електронних листів від іншої сторони може бути передбачена, тому відправка спеціалізованих електронних листів дозволена навіть без згоди.

Якщо ви хочете дізнатися більше про регулювання опт-ін, будь ласка, ознайомтеся з детальним описом нижче разом з цією статтею.

https://monolith.law/corporate/e-mail-newsletter-opt-in-procedure[ja]

Чи є незаконним відправлення спеціалізованих електронних листів контактам з онлайн-обміну візитками?

Під час онлайн-обміну візитками ви повідомляєте контактні дані, включаючи електронну адресу, тому це відповідає випадку “повідомлення власної електронної адреси”, і відправлення спеціалізованих електронних листів не виглядає незаконним.

Однак, згідно з пунктом 1 статті 2 Правил виконання Закону про спеціалізовані електронні листи, “метод повідомлення власної електронної адреси повинен бути виконаний у письмовій формі”, і це не включає цифрові візитні картки.

Згідно з позицією Міністерства внутрішніх справ, на сьогоднішній день електронні візитні картки не можна вважати “письмовими”, тому чітке рішення щодо нового методу онлайн-обміну візитками ще не прийнято.

Висновок

Якщо ви відправляєте спеціалізовані електронні листи на електронну адресу, отриману під час онлайн-обміну візитками, це може бути суворо визнано порушенням статті 3 Закону про спеціалізовані електронні листи, оскільки це не письмова згода.

Однак, навіть якщо це повідомлення в Інтернеті, враховуючи те, що суть винятку в Законі про спеціалізовані електронні листи полягає в тому, що “якщо ви повідомили свою електронну адресу, можна передбачити, що від іншої сторони будуть відправлені електронні листи”, незаконність не є великою.

Крім того, навіть якщо це визнається як порушення, штрафи не накладаються відразу, спочатку видається “наказ про заходи” щодо поліпшення методу відправки електронних листів, тому якщо ви вживете заходів на цьому етапі, ви зможете уникнути штрафів.

Підсумки: обмін візитками онлайн та Закон про спеціальні електронні листи (Japanese Specific Electronic Mail Law)

Цього разу ми розглянули тему “обмін візитками онлайн”, включаючи ① переваги та недоліки, ② необхідні процедури, ③ юридичні проблеми, засновуючись на відповідних законах та нормативах.

“Обмін візитками онлайн” – це ще новий метод, і є деякі аспекти, де законодавство ще не встигло наздогнати. Тому, якщо ви розглядаєте можливість відправки спеціальних електронних листів особам, з якими ви обмінювались візитками онлайн, ми рекомендуємо не приймати рішення самостійно, а звернутися за консультацією та порадою до адвоката, який має багатий досвід та професійні знання.

Інформація про заходи, що проводяться нашим бюро

Юридичне бюро “Моноліт” – це юридична фірма, яка має високу спеціалізацію в галузі ІТ, особливо в інтернеті та праві. Останнім часом обмін візитками в Інтернеті привертає увагу, але перед його впровадженням необхідно провести юридичну перевірку. Наше бюро проводить юридичну перевірку для багатьох компаній. Деталі описані в статті нижче.

https://monolith.law/practices/corporate[ja]