3 lý do tại sao việc giám sát email của nhân viên công ty không vi phạm quyền riêng tư

Nhiều công ty sử dụng email cho việc giao tiếp nội bộ và ngoại vi. Nhưng nếu công ty giám sát và điều tra nội dung email của nhân viên, liệu có vi phạm quyền riêng tư không?

Đối với người quản lý công ty, việc giám sát và điều tra email của nhân viên có thể là một vấn đề quan trọng do nhận thức về tuân thủ quy định của doanh nghiệp ngày càng tăng.

Kết luận là, dựa trên ba lý do được giải thích trong bài viết này, việc công ty giám sát và điều tra email của nhân viên không được coi là vi phạm pháp luật. Tuy nhiên, cần lưu ý rằng không phải mọi hình thức giám sát và điều tra đều được chấp nhận.

Vì vậy, trong bài viết này, chúng tôi sẽ giải thích cho các nhà quản lý công ty về việc giám sát và điều tra nào được chấp nhận, cùng với việc giới thiệu các ví dụ vụ án thực tế.

Bài viết liên quan: Giải thích chi tiết về quyền riêng tư. Ba yếu tố vi phạm là gì[ja]

Lý do công ty được phép giám sát và điều tra email của nhân viên

Lý do 1: Để duy trì trật tự trong công ty

Công ty có quyền bảo vệ trật tự của mình vì phải hành động như một tổ chức để quản lý. Để bảo vệ trật tự trong công ty, công ty phải ngăn chặn “gửi nhầm email” của nhân viên và ngăn chặn sự lây nhiễm do virus.

Đặc biệt, khi xảy ra “gửi nhầm email” của nhân viên, cũng có nguy cơ rò rỉ bí mật doanh nghiệp. Do đó, được coi là quyền được công nhận cho công ty để duy trì trật tự doanh nghiệp, công ty có thể kiểm tra email công việc của nhân viên.

Lý do 2: Vì sử dụng thiết bị của công ty

Máy tính hoặc điện thoại di động mà nhân viên sử dụng tại công ty hoặc được công ty cho mượn hầu như là tài sản, thiết bị của công ty. Ngay cả khi nhân viên mang máy tính xách tay của mình đến làm việc, họ vẫn phải gửi và nhận email thông qua một số cơ sở của công ty, như đường truyền thông tin hoặc máy chủ email.

Nói cách khác, thiết bị của công ty bao gồm cả máy tính hoặc điện thoại di động mà nhân viên sử dụng trong công việc và hệ thống tự thân. Vì là thiết bị của công ty, công ty có quyền kiểm tra tình hình sử dụng email của nhân viên.

Lý do 3: Vì có nghĩa vụ tập trung vào công việc

“Nghĩa vụ tập trung vào công việc” là “nghĩa vụ của người lao động phải tập trung vào công việc của mình theo sự chỉ đạo và mệnh lệnh của người sử dụng trong giờ làm việc”. Trong Luật công chức quốc gia và Luật công chức địa phương áp dụng cho công chức (Nhật Bản), nghĩa vụ tập trung vào công việc được quy định trong điều khoản.

Đối với người lao động tư nhân, không có luật nào rõ ràng hóa nghĩa vụ tập trung vào công việc. Tuy nhiên, nó được coi là tồn tại như một nghĩa vụ đi kèm với hợp đồng lao động.

Công ty có thể điều tra xem người lao động có làm việc một cách trung thực hay không, nói cách khác, họ có tuân thủ nghĩa vụ tập trung vào công việc hay không, và họ có tuân thủ nghĩa vụ bảo mật và không rò rỉ thông tin hay không, và việc kiểm tra email cũng được coi là một phần của điều tra đó.

Vậy, công ty và cấp trên có thể xem email của nhân viên mà không cần sự đồng ý của người đó không?

Bài viết liên quan: Việc công khai thông tin cá nhân trên mạng có vi phạm quyền riêng tư không?[ja]

【Ví dụ phán quyết ①】 Giám sát email của nhân viên công ty và hành vi quấy rối tình dục

Chúng tôi sẽ giới thiệu một ví dụ về việc một nhân viên công ty yêu cầu bồi thường thiệt hại đối với công ty vì cho rằng họ đã vi phạm quyền riêng tư khi giám sát email cá nhân mà không có sự đồng ý. Kết quả cuối cùng, việc này không được coi là vi phạm quyền riêng tư.

Tóm tắt vụ việc

Nữ nhân viên X1, người đang kiện, đã tư vấn với chồng mình, X2, sau khi hiểu rằng email từ sếp trực tiếp của mình, bị đơn Y (Trưởng phòng kinh doanh), nói rằng “Tôi muốn bạn dành thời gian để chỉ ra những vấn đề trong bộ phận kinh doanh của chúng tôi” là một lời mời để đi ăn uống, và cô ấy đã hiểu đó là một sự cám dỗ.

X1, người cảm thấy phẫn nộ, đã cố gắng gửi email cho X2 thông qua hệ thống mạng máy tính nội bộ của công ty với nội dung “Họ can thiệp vào mọi thứ, kể cả mối quan hệ giữa phụ nữ. Vấn đề tiếp theo là làm thế nào để làm việc mà không cần liên quan. Đó chỉ là một lời mời để đi uống chứ không phải sao?” nhưng đã gửi nhầm cho Y.

Do đó, Y đã biết rằng X đang cố gắng tố cáo anh ta vì hành vi quấy rối tình dục và đã bắt đầu giám sát email của X1 bằng cách yêu cầu phòng IT của công ty.

Sau đó, X và Y đã có cơ hội để thảo luận nhưng không đạt được thỏa thuận, và X đã kiện Y vì hành vi quấy rối tình dục và vi phạm quyền riêng tư do việc đọc email cá nhân mà không có sự cho phép, yêu cầu bồi thường thiệt hại dựa trên hành vi pháp lý sai trái.

Ngược lại, Y đã kiện lại X, cho rằng việc X tố cáo Y vì hành vi quấy rối tình dục là vi phạm danh dự.

Điểm tranh chấp chính

Trong vụ việc này, việc có hay không hành vi quấy rối tình dục của Y và việc khiếu nại của X có phải là vi phạm danh dự hay không cũng là điểm tranh chấp, nhưng chúng tôi sẽ tập trung vào việc xem việc Y giám sát email của X có vi phạm quyền riêng tư hay không và xem xét phán quyết của tòa án.

Phán quyết của tòa án

Đầu tiên, tòa án đã chỉ ra về việc việc sử dụng email cá nhân của nhân viên có được cho phép hay không như sau:

Đối với những người lao động sống trong xã hội, việc sử dụng thiết bị điện thoại của công ty như một nơi nhận cuộc gọi từ bên ngoài cần thiết cho cuộc sống hàng ngày là điều hiển nhiên, và nếu việc này không cản trở việc thực hiện công việc tại công ty và gánh nặng kinh tế cho công ty là rất nhỏ, thì việc sử dụng thiết bị điện thoại của công ty để gọi điện thoại trong phạm vi cần thiết và hợp lý để phản ứng kịp thời với những cuộc gọi từ bên ngoài cũng được xã hội chấp nhận, và điều này cũng đúng với việc gửi và nhận email cá nhân sử dụng hệ thống mạng của công ty.

Tòa án quận Tokyo, ngày 3 tháng 12 năm 2001 (năm 2001 theo lịch Gregory)

Nói cách khác, việc nhân viên sử dụng hệ thống email của công ty cho mục đích cá nhân trong phạm vi cần thiết và hợp lý được chấp nhận.

Tuy nhiên, mặt khác, tòa án đã chỉ ra như sau và quyết định rằng việc giám sát email của nhân viên trong trường hợp này không vi phạm quyền riêng tư.

Trong trường hợp nhân viên sử dụng email cá nhân thông qua hệ thống mạng nội bộ, phạm vi bảo vệ quyền riêng tư mà họ có thể kỳ vọng sẽ giảm đáng kể so với trường hợp sử dụng điện thoại thông thường, và họ phải chấp nhận điều này. Chỉ khi việc giám sát vượt quá phạm vi hợp lý theo quan điểm xã hội, như việc một người không có vị trí chịu trách nhiệm giám sát việc sử dụng email cá nhân của nhân viên, hoặc ngay cả khi người đó có vị trí chịu trách nhiệm nhưng không có lý do hợp lý trong công việc để giám sát và chỉ giám sát do tò mò cá nhân, hoặc giám sát bằng cách giấu việc giám sát khỏi bộ phận quản lý nội bộ hoặc người thứ ba khác trong công ty và giám sát theo ý muốn cá nhân, thì mới được coi là vi phạm quyền riêng tư.

Cùng như trên

Nói cách khác, “việc giám sát của bị đơn không vượt quá phạm vi hợp lý theo quan điểm xã hội, và nguyên đơn phải chấp nhận việc giám sát ở mức độ này” có thể được coi là quyết định.

Điểm quan trọng của bản án: Có thể giám sát như một người quản lý

Trong bản án, các hình thức giám sát sau đây được coi là “giám sát vượt quá phạm vi hợp lý theo quan điểm xã hội”:

1. Trường hợp một người không có vị trí giám sát việc sử dụng email cá nhân của nhân viên (không phải là tầng lớp quản lý) giám sát
2. Ngay cả khi người có vị trí chịu trách nhiệm giám sát, nhưng không có lý do hợp lý trong công việc để giám sát (giám sát do tò mò cá nhân)
3. Trường hợp giám sát dựa trên ý muốn cá nhân mà không tiết lộ việc giám sát cho người thứ ba

Trong trường hợp này, đối với 1 ở trên, bị đơn là trưởng phòng kinh doanh, và từ giữa trở đi, anh ta đã yêu cầu bộ phận liên quan tiếp tục giám sát, không phải là hoàn toàn giám sát cá nhân.

Ngoài ra, tại công ty này, vào thời điểm đó, việc cấm sử dụng email cá nhân không được thực hiện một cách triệt để, và công ty cũng không thông báo trước cho nhân viên rằng họ có thể xem.

Ngay cả trong trường hợp như vậy, nếu không vượt quá phạm vi hợp lý theo quan điểm xã hội, việc công ty hoặc sếp giám sát email của nhân viên sẽ được chấp nhận.

【Ví dụ phán quyết ②】Điều tra email của nhân viên bị nghi ngờ phỉ báng trong công ty

Chúng tôi sẽ giải thích về trường hợp mà công ty đã tiến hành phỏng vấn với nhân viên bị nghi ngờ là người gửi, đối với email cá nhân được phát hiện trong quá trình điều tra vụ việc một nhân viên gửi email phỉ báng trong công ty.

Trong trường hợp này, không công nhận vi phạm quyền cá nhân như danh dự hay quyền riêng tư liên quan đến việc điều tra này. Ngoài ra, “duy trì trật tự doanh nghiệp” và “nghĩa vụ tập trung vào công việc” đã trở thành vấn đề như đã nêu trước đó.

Tóm tắt vụ việc

Email phỉ báng nhân viên A đã được gửi đến giám đốc quản lý nhiều lần, và công ty đã điều tra sau khi nhận được khiếu nại từ A, và đã xác định rằng email này đã được gửi đến địa chỉ email nội bộ của A từ máy tính mà phòng kinh doanh chia sẻ bằng email miễn phí.

Do số người biết về tình hình được ghi trong email bị giới hạn, nguyên đơn X, người có động cơ ngăn cản A và nhân viên nữ B trở nên thân thiết, đã bị nghi ngờ, và cuộc điều tra lần đầu tiên đã được tiến hành.

Do nguyên đơn phủ nhận việc gửi, công ty đã điều tra khoảng 1 năm ghi chú giao tiếp email liên quan đến nguyên đơn trên máy chủ tệp mà công ty sở hữu và quản lý, nhưng không thể tìm thấy bằng chứng cho thấy sự liên quan của nguyên đơn đến email phỉ báng.

Tuy nhiên, trong quá trình điều tra, sự tồn tại của nhiều email cá nhân không liên quan đến công việc do X gửi đã được tiết lộ.

Sau đó, công ty đã tiến hành hai cuộc điều tra phỏng vấn với X về email phỉ báng và email cá nhân, và sau đó đã kỷ luật X (yêu cầu nộp đơn xin lỗi) vì vi phạm quy định làm việc bằng cách gửi email cá nhân.

Do đó, X đã yêu cầu bồi thường thiệt hại đối với công ty, vì việc phỏng vấn đã vi phạm quyền cá nhân như danh dự, và việc điều tra email và cho phép người liên quan xem nó, và không trả lại nó cho người gốc, đã vi phạm quyền sở hữu và quyền riêng tư đối với thông tin cá nhân trong cuộc sống cá nhân.

Điểm tranh chấp chính

Trong vụ việc này, việc phỏng vấn có vi phạm quyền cá nhân đã trở thành điểm tranh chấp, nhưng dưới đây, chúng ta sẽ xem xét quyết định của tòa án với tập trung vào việc liệu việc điều tra email để giải quyết vấn đề trong công ty có vi phạm quyền riêng tư hay không.

Quyết định của tòa án

Tòa án đã chỉ ra như sau về việc điều tra email, và quyết định rằng việc điều tra email trong vụ việc này không vi phạm quyền riêng tư.

Có lý do hợp lý để nghi ngờ rằng nguyên đơn là người gửi trong vụ việc email phỉ báng, và sau khi phỏng vấn, nguyên đơn đã phủ nhận việc mình là người gửi, nhưng không thể xóa bỏ nghi ngờ đó, vì vậy cần phải tiếp tục điều tra. Vì vụ việc đã sử dụng email trong công ty, có khả năng thông tin liên quan đến việc xác định thủ phạm được ghi trong tệp email của nguyên đơn, và cần phải kiểm tra nội dung đó. Ngoài ra, về vụ việc email cá nhân, sau khi sự tồn tại của một số lượng lớn email cá nhân không liên quan đến công việc đã được tiết lộ, cần phải tiếp tục điều tra về nguyên đơn. Và, không thể chính xác xác định liệu email có liên quan đến công việc hay không chỉ từ tiêu đề, cần phải xác định từ nội dung. Cả hai cuộc điều tra đều không phải là hành vi pháp lý vi phạm tự do tinh thần của nguyên đơn vượt quá giới hạn có thể chấp nhận được trong xã hội.

Phán quyết của Tòa án Tokyo ngày 26 tháng 2 năm Heisei 14 (2002)

Mặc dù có sự khác biệt nhỏ về từ ngữ, trong ví dụ phán quyết này, có thể nói rằng họ đang đưa ra quyết định từ góc độ “có vượt quá giới hạn có thể chấp nhận được trong xã hội” (có vượt quá phạm vi hợp lý theo quan niệm xã hội hay không).

Điểm quan trọng của bản án: Nghĩa vụ tập trung vào công việc và duy trì trật tự doanh nghiệp

Ngoài ra, họ đã chỉ ra như sau về nghĩa vụ tập trung vào công việc và duy trì trật tự doanh nghiệp.

Email cá nhân, bằng cách cho người gửi suy nghĩ về văn bản, tạo ra và gửi đi, người gửi vi phạm nghĩa vụ tập trung vào công việc trong thời gian đó, và ngoài ra, việc sử dụng cơ sở của công ty cho mục đích cá nhân là hành vi vi phạm trật tự doanh nghiệp. Ngoài ra, việc cho người nhận đọc email cá nhân cũng cản trở công việc của người nhận. Ngoài ra, trong vụ việc này, không chỉ dừng lại ở đó, theo bằng chứng (bằng chứng bị bỏ qua), có một số lượng đáng kể email cá nhân đã được gửi như một câu trả lời, yêu cầu người nhận trả lời. Điều này không chỉ là vi phạm nghĩa vụ tập trung vào công việc, mà còn là việc cho người nhận suy nghĩ về văn bản trả lời, tạo ra và gửi đi, khiến người gửi vi phạm nghĩa vụ tập trung vào công việc trong thời gian đó, và là hành vi vi phạm trật tự doanh nghiệp bằng cách sử dụng cơ sở của công ty cho mục đích cá nhân.

Cùng trên

Nói cách khác, trong trường hợp vi phạm nghĩa vụ tập trung vào công việc (nghi ngờ hợp lý được công nhận), việc cần thiết và phù hợp của việc tiến hành điều tra email như trong vụ việc này để duy trì trật tự doanh nghiệp được công nhận.

Tuy nhiên, ngược lại, ngay cả khi không vi phạm quyền riêng tư, có khả năng vi phạm quyền cá nhân khác như danh dự do phương pháp, v.v., nên cần phải cẩn thận.

Bài viết liên quan: Bồi thường cho việc vi phạm quyền riêng tư là bao nhiêu? Luật sư giải thích thực tế về mức giá[ja]

Làm rõ quy định về email công việc của nhân viên

Công ty cần phải làm rõ quy định về email công việc của nhân viên và chia sẻ với nhân viên trước, để có thể kiểm tra email một cách hợp pháp.

Ngoài ra, quy định về email công việc của nhân viên nên được áp dụng cho tất cả nhân viên, do đó, việc đặt ra quy định dưới hình thức của quy định làm việc sẽ là lựa chọn tốt.

Nếu quy định về email công việc của nhân viên được làm rõ dưới dạng quy định làm việc, khả năng gây rối với nhân viên khi kiểm tra email công việc với lý do “có vi phạm quy định làm việc hay không” sẽ giảm đi.

Tóm tắt: Nếu gặp khó khăn về việc giám sát email của nhân viên, hãy thảo luận với luật sư

Tôi nghĩ rằng có những công ty cho phép nhân viên sử dụng email cá nhân trong một mức độ nhất định cho công việc. Tuy nhiên, điều này không được vượt quá giới hạn.

Đồng thời, công ty không thể giám sát hoặc điều tra email một cách không có điều kiện. Điều này chỉ được chấp nhận vì lý do duy trì trật tự trong doanh nghiệp, nghĩa vụ tập trung vào công việc, và vì thiết bị của công ty.

Việc giám sát email của nhân viên có vi phạm quyền riêng tư hay không, cũng như việc soạn thảo quy định làm việc đòi hỏi kiến thức chuyên môn cao. Nếu bạn gặp khó khăn trong việc đánh giá tình hình hoặc soạn thảo, sửa đổi quy định làm việc, hãy thảo luận với luật sư.

Giới thiệu về các biện pháp của chúng tôi

Văn phòng luật sư Monolis chúng tôi là một văn phòng luật sư chuyên về IT, đặc biệt là Internet và luật pháp. Chúng tôi cung cấp hướng dẫn và hỗ trợ trong việc xây dựng hướng dẫn cho nhân viên theo nghĩa rộng như nhân viên bán thời gian và nhân viên hợp đồng, cũng như hướng dẫn về việc sử dụng Internet và SNS của nhân viên. Chúng tôi coi việc không để xảy ra sự cố pháp lý và giảm thiểu gánh nặng cho nhân viên chủ chốt của công ty bạn một cách tối đa là một trong những điểm quan trọng. Chi tiết được mô tả dưới đây.

https://monolith.law/practices/corporate[ja]