【Áp dụng từ tháng 4 năm Reiwa 6 (2024)】Giải thích về việc sửa đổi quy tắc làm rõ điều kiện lao động thông qua 'Thông báo Điều kiện Lao động' của Nhật Bản

Gần đây, các hình thức làm việc đa dạng ngày càng được công nhận. Tuy nhiên, vấn đề lao động tại Nhật Bản đang có xu hướng gia tăng, như sự kiện đình chỉ tuyển dụng hàng loạt các nhà nghiên cứu vào tháng 3 năm Reiwa 5 (2023), vấn đề tự tử do làm việc quá sức của các bác sĩ, và các vấn đề liên quan đến lao động nước ngoài.

Trong bối cảnh đó, vào tháng 4 năm Reiwa 6 (2024), theo sự sửa đổi của “Quy tắc thi hành Luật Tiêu chuẩn Lao động Nhật Bản (Roudou Kijun Hou Shikou Kisoku)” và “Tiêu chuẩn liên quan đến ký kết, gia hạn và chấm dứt hợp đồng lao động có thời hạn (Tiêu chuẩn liên quan đến việc chấm dứt hợp đồng)”, các điều khoản cần được làm rõ trong điều kiện lao động sẽ thay đổi. Mục đích của sự sửa đổi này là để đáp ứng “quy tắc chuyển đổi từ lao động hợp đồng có thời hạn sang hợp đồng không thời hạn” và làm rõ “quy tắc tuyển dụng đa dạng cho nhân viên chính thức”. Sự sửa đổi này được kỳ vọng sẽ tạo cơ hội cho người lao động và người sử dụng lao động xác nhận các điều kiện lao động với nhau, từ đó phòng ngừa tranh chấp từ trước, và dễ dàng hơn trong việc hình thành sự nghiệp và cân bằng công việc – cuộc sống.

Bài viết này sẽ giải thích các điểm cần lưu ý liên quan đến sự thay đổi của quy tắc làm rõ điều kiện lao động, bao gồm đối tượng và thời điểm phát hành thông báo điều kiện lao động cũng như nghĩa vụ giải thích.

Giấy thông báo điều kiện lao động là gì?

Giấy thông báo điều kiện lao động là văn bản mà người sử dụng lao động cấp cho người lao động để làm rõ các điều kiện lao động theo Điều 15 của Luật Tiêu chuẩn lao động Nhật Bản. Điều kiện lao động bao gồm các vấn đề liên quan đến lao động như tiền lương, giờ làm việc, thời gian nghỉ ngơi, ngày nghỉ, bảo hiểm xã hội, phúc lợi.

Giấy thông báo điều kiện lao động này là văn bản mà người sử dụng lao động phải thông báo cho người lao động theo quy định của pháp luật, không phải là văn bản dựa trên sự thỏa thuận. Trong khi đó, hợp đồng lao động là văn bản được ký kết dựa trên sự đồng ý của cả người sử dụng lao động và người lao động, nhưng không phải là văn bản được yêu cầu theo luật định.

Các điều kiện và vấn đề cực kỳ quan trọng khi bắt đầu làm việc như từ 1 đến 6 dưới đây được coi là “các mục cần được thông báo một cách tuyệt đối” và cần được làm rõ thông qua việc cấp văn bản. Văn bản này được gọi là “Giấy thông báo điều kiện lao động”. Nếu người lao động yêu cầu, việc làm rõ có thể được thực hiện thông qua phương tiện điện tử như FAX hoặc email thay vì cấp văn bản.

Các mục từ 7 đến 14 được coi là “các mục cần được thông báo tương đối” và có thể được thông báo bằng lời nói.

1. Thời hạn của hợp đồng lao động
2. Tiêu chuẩn để gia hạn hợp đồng lao động có thời hạn (tổng thời gian hợp đồng hoặc số lần gia hạn)
3. Địa điểm làm việc và công việc cần thực hiện (bao gồm cả phạm vi thay đổi)
4. Thời gian bắt đầu và kết thúc làm việc, có làm thêm giờ hay không, thời gian nghỉ ngơi, ngày nghỉ, kỳ nghỉ, v.v. (hệ thống ca, hệ thống làm việc linh hoạt, hệ thống làm việc theo sự tự quyết, hệ thống làm việc ngoài công trường, v.v.)
5. Tiền lương, tăng lương
6. Thôi việc (bao gồm cả lý do cho việc sa thải)
7. Trợ cấp thôi việc
8. Tiền lương được trả một cách tạm thời (không bao gồm trợ cấp thôi việc), thưởng và mức lương tối thiểu, v.v.
9. Chi phí ăn uống, đồ dùng làm việc và các khoản khác mà người lao động phải chịu
10. An toàn và vệ sinh
11. Đào tạo nghề
12. Bồi thường tai nạn và hỗ trợ bệnh tật ngoài công việc
13. Khen thưởng và kỷ luật
14. Nghỉ phép
15. Khác (hệ thống bảo hiểm xã hội, v.v.)

Mẫu đơn để làm rõ điều kiện lao động là tự do, nhưng Bộ Lao động và Phúc lợi Nhật Bản đã công bố mẫu “Giấy thông báo điều kiện lao động[ja]” để tham khảo.

Trong sửa đổi có hiệu lực từ ngày 1 tháng 4 năm 2024 (Reiwa 6), ba mục mới đã được thêm vào làm các điều kiện lao động cần được thông báo rõ ràng và cũng được yêu cầu khi tuyển dụng.

Ba điều khoản mới được thêm vào các điều khoản cần phải rõ ràng về điều kiện làm việc và nghĩa vụ giải thích

Do sự sửa đổi các quy định về việc làm rõ điều kiện làm việc và nghĩa vụ giải thích, ba điều khoản đã được thêm vào danh sách các “điều khoản cần phải rõ ràng tuyệt đối”. Hãy cùng phân tích từng điều khoản một.

Phạm vi thay đổi nơi làm việc và công việc

Theo luật sửa đổi, ngoài việc làm rõ nơi làm việc hiện tại và công việc cần tham gia, việc làm rõ phạm vi thay đổi cũng trở thành nghĩa vụ (sửa đổi Điều 5, Khoản 1, Mục 1 số 3 của Quy tắc Lao động).

“Nơi làm việc và công việc” chỉ đến nơi làm việc và công việc mà người lao động tham gia ngay sau khi được tuyển dụng.

“Phạm vi thay đổi” là phạm vi các thay đổi về nơi làm việc và công việc có thể xảy ra trong thời gian hợp đồng lao động. Việc thay đổi vị trí làm việc hoặc công việc tại nơi làm việc của người lao động được điều động hoặc cử đi làm việc tại các công ty khác cũng thuộc phạm vi cần làm rõ, tuy nhiên, các công việc tạm thời thay đổi như hỗ trợ các bộ phận khác không nằm trong phạm vi này.

Nếu không có thay đổi so với nơi làm việc và công việc ngay sau khi được tuyển dụng, “phạm vi thay đổi” sẽ làm rõ điều này.

Ví dụ, nếu người lao động làm việc từ xa ngay sau khi được tuyển dụng, “nơi làm việc” sẽ làm rõ như là nhà riêng của người lao động hoặc các văn phòng vệ tinh, nơi có thể làm việc từ xa. Nếu việc làm việc từ xa được dự kiến trong thời gian hợp đồng lao động, “phạm vi thay đổi” cần được làm rõ.

Ngược lại, nếu không có giới hạn về nơi làm việc và công việc (như nhân viên tổng hợp), cần phải làm rõ tất cả các nơi làm việc và công việc, nhưng để phòng tránh rắc rối, việc làm rõ “phạm vi thay đổi” càng chi tiết càng tốt và việc chia sẻ nhận thức giữa người lao động và người sử dụng lao động là rất quan trọng.

Có hay không giới hạn về việc gia hạn và nội dung của nó

“Có hay không giới hạn về việc gia hạn và nội dung của nó” có nghĩa là, nói một cách dễ hiểu, khi thực hiện thay đổi nội dung hợp đồng có bất lợi đối với người lao động làm việc bán thời gian hoặc hợp đồng, cần phải làm rõ bằng văn bản.

Khi tuyển dụng người lao động có hợp đồng lao động có thời hạn (như công chức theo nhiệm kỳ, người làm việc bán thời gian, người làm việc theo hợp đồng, nhân viên cung ứng, người được tái tuyển dụng sau tuổi nghỉ hưu, v.v.), nếu có giới hạn về việc gia hạn (tổng thời gian hợp đồng, số lần gia hạn tối đa), việc làm rõ nội dung này là bắt buộc (sửa đổi Điều 5, Khoản 1, Mục 1 số 2 của Quy tắc Lao động).

Ngoài ra, trong thời gian hợp đồng lao động có thời hạn, nếu muốn thiết lập hoặc rút ngắn thời gian gia hạn, cần phải giải thích lý do trước cho người lao động (sửa đổi Tiêu chuẩn liên quan đến việc chấm dứt hợp đồng, Điều 1).

Ngược lại, khi bãi bỏ hoặc kéo dài thời gian gia hạn, không có nghĩa vụ giải thích lý do vì không gây bất lợi cho người lao động.

Cơ hội đăng ký chuyển đổi sang hợp đồng không thời hạn và điều kiện làm việc sau khi chuyển đổi

Đối với người lao động có hợp đồng có thời hạn, việc làm rõ cơ hội đăng ký chuyển đổi sang hợp đồng không thời hạn (cơ hội đăng ký chuyển đổi không thời hạn) tại thời điểm gia hạn hợp đồng và làm rõ điều kiện làm việc sau khi chuyển đổi đã trở thành nghĩa vụ (sửa đổi Điều 5, Khoản 5 và 6 của Quy tắc Lao động; Điều 18 của Luật Hợp đồng Lao động; Điều 15 của Luật Lao động; sửa đổi Điều 5, Khoản 1, Mục 1 đến 11 của Quy tắc Lao động, trừ Mục 1 số 2).

Trong trường hợp này, người sử dụng lao động cũng có nghĩa vụ giải thích các vấn đề cân nhắc cân đối theo thực tế làm việc (nội dung công việc, mức độ trách nhiệm, phạm vi thay đổi, v.v.) dựa trên ý nghĩa của Điều 3, Khoản 2 của Luật Hợp đồng Lao động (sửa đổi Tiêu chuẩn liên quan đến việc chấm dứt hợp đồng, Điều 5).

Tham khảo: Bộ Y tế, Lao động và Phúc lợi | Thay đổi quy tắc làm rõ điều kiện làm việc từ tháng 4 năm 2024[ja]

Đối tượng áp dụng của quy tắc làm rõ điều kiện lao động

Quy tắc làm rõ điều kiện lao động được sửa đổi áp dụng cho tất cả người lao động và cả những người lao động có hợp đồng lao động có thời hạn.

Tất cả người lao động

Tất cả người lao động bao gồm những người làm việc trong mọi ngành nghề (trừ một số công chức) và hình thức làm việc, được sử dụng tại doanh nghiệp hoặc văn phòng (kể cả người thân cùng sống trong nhà nếu có tính chất lao động phụ thuộc và được trả công), và là những người được trả lương.

Trong số các điều khoản điều kiện lao động được sửa đổi, “phạm vi thay đổi nơi làm việc và công việc” áp dụng cho tất cả người lao động.

Người lao động có hợp đồng lao động có thời hạn

Trong số các điều khoản điều kiện lao động được sửa đổi, “có hay không giới hạn về việc gia hạn và nội dung của nó” và “cơ hội đăng ký chuyển đổi sang hợp đồng không thời hạn và điều kiện lao động sau khi chuyển đổi” áp dụng cho người lao động có hợp đồng lao động có thời hạn.

Hợp đồng lao động có thời hạn là loại hợp đồng lao động có xác định thời hạn (kỳ hạn). Thời hạn của một hợp đồng thông thường không vượt quá 3 năm. Đối với những người lao động là chuyên gia cao cấp và người lao động từ 60 tuổi trở lên, thời hạn tối đa là 5 năm (theo Điều 14, Khoản 1 của Luật Lao động Nhật Bản).

Ngược lại, hợp đồng lao động không thời hạn là loại hợp đồng không xác định thời hạn.

Thông thường, tuổi nghỉ hưu (việc đặt tuổi dưới 60 là bị cấm) được quy định, và điều này có nghĩa là việc làm sẽ tiếp tục cho đến khi đạt đến tuổi đó (theo Luật Ổn định Việc làm Người Cao Tuổi, có nghĩa vụ phải tuyển dụng những người mong muốn làm việc đến 65 tuổi, và có nghĩa vụ cố gắng đến 70 tuổi).

Dưới đây là giải thích về thời điểm phát hành thông báo điều kiện lao động cho từng trường hợp.

Thời điểm phát hành Thông báo Điều kiện Lao động

Thời điểm phát hành Thông báo Điều kiện Lao động có ba trường hợp sau đây:

Khi ký kết tất cả các hợp đồng lao động và khi gia hạn hợp đồng lao động có thời hạn

Thời điểm phát hành thông báo điều kiện lao động, bao gồm “phạm vi thay đổi nơi làm việc và công việc”, theo điều khoản đã được sửa đổi, là khi ký kết tất cả các hợp đồng lao động (không phân biệt thời hạn hợp đồng) và khi gia hạn hợp đồng lao động có thời hạn.

Khi ký kết và gia hạn hợp đồng lao động có thời hạn

Thời điểm phát hành thông báo điều kiện lao động về “sự tồn tại và nội dung của giới hạn gia hạn”, theo điều khoản đã được sửa đổi, là khi ký kết và khi gia hạn hợp đồng lao động có thời hạn.

Thời điểm đổi mới hợp đồng khi quyền yêu cầu chuyển đổi sang hợp đồng không xác định thời hạn phát sinh

Thời điểm phát hành thông báo điều kiện lao động, trong đó bao gồm “cơ hội yêu cầu chuyển đổi và điều kiện lao động sau khi chuyển đổi sang hợp đồng không xác định thời hạn”, là khi đổi mới hợp đồng lao động có thời hạn mà quyền yêu cầu chuyển đổi phát sinh.

Chế độ chuyển đổi sang hợp đồng không xác định thời hạn được giới thiệu mới theo sự sửa đổi của Luật Hợp đồng Lao động vào tháng 4 năm 2013 (năm Heisei 25).

Chế độ chuyển đổi sang hợp đồng không xác định thời hạn là hệ thống cho phép chuyển đổi từ hợp đồng lao động có thời hạn sang hợp đồng không xác định thời hạn theo nguyện vọng của người lao động, khi đáp ứng một số điều kiện nhất định, nhằm “hạn chế việc sử dụng hợp đồng lao động có thời hạn một cách lạm dụng (chấm dứt việc làm hoặc làm lạnh) và đảm bảo sự ổn định trong việc làm”.

Cụ thể, người lao động có hợp đồng lao động có thời hạn với cùng một người sử dụng lao động, nếu “đã được đổi mới ít nhất một lần” và “tổng thời gian hợp đồng vượt quá 5 năm”, có thể yêu cầu chuyển đổi sang hợp đồng không xác định thời hạn (theo Điều 18 của Luật Hợp đồng Lao động Nhật Bản).

Thời hạn có hiệu lực của quyền yêu cầu chuyển đổi là trong thời gian của hợp đồng có thời hạn mà quyền này phát sinh (trong vòng 1 năm), do đó cần phải chú ý.

Thời điểm chuyển đổi sang hợp đồng không xác định thời hạn là ngày hôm sau ngày hết hạn của hợp đồng lao động có thời hạn mà người lao động đã yêu cầu chuyển đổi (bắt đầu từ năm thứ 7). Người sử dụng lao động không có quyền từ chối yêu cầu này của người lao động.

Về điều kiện lao động sau khi chuyển đổi sang hợp đồng không xác định thời hạn, trừ thời hạn hợp đồng, điều kiện lao động sẽ giữ nguyên như cũ trừ khi có “quy định đặc biệt (thay đổi)”.

Chế độ chuyển đổi sang hợp đồng không xác định thời hạn có ba loại ngoại lệ sau:

• Nhà nghiên cứu và giảng viên tại các trường đại học và tổ chức nghiên cứu phát triển, v.v.
• Chuyên gia có kỹ năng cao
• Người lao động cao tuổi được tiếp tục sử dụng lao động

Dưới đây là giải thích về các yêu cầu của từng loại ngoại lệ.

Ngoại lệ cho nhà nghiên cứu và giảng viên tại các trường đại học và tổ chức nghiên cứu phát triển, v.v.

Đối với nhà nghiên cứu và giảng viên tại các trường đại học và tổ chức nghiên cứu phát triển, v.v., ngoại lệ được thiết lập là yêu cầu thứ hai của quy tắc chuyển đổi “tổng thời gian hợp đồng” phải “vượt quá 10 năm” (theo Điều 7 của Luật Nhiệm kỳ Nhật Bản).

Ngày bắt đầu tính tổng thời gian hợp đồng là từ ngày 1 tháng 4 năm 2013, nhưng trước tháng 4 năm 2023 khi quyền yêu cầu chuyển đổi bắt đầu phát sinh, vấn đề về việc chấm dứt việc làm hàng loạt của các nhà nghiên cứu đã trở thành một vấn đề xã hội.

Ngoại lệ cho chuyên gia có kỹ năng cao (yêu cầu về thu nhập và phạm vi được quy định)

Ngoại lệ cho chuyên gia có kỹ năng cao là biện pháp đặc biệt cho phép, trong trường hợp người lao động tham gia vào dự án có thời hạn cụ thể (dự án) kéo dài hơn 5 năm của nhà tuyển dụng được chứng nhận loại một, yêu cầu thứ hai của quy tắc chuyển đổi “tổng thời gian hợp đồng” sẽ tương ứng với thời gian của dự án (tùy thuộc vào từng dự án) và trong khoảng thời gian đó, quyền yêu cầu chuyển đổi không phát sinh. Thời gian không phát sinh quyền yêu cầu chuyển đổi này được giới hạn tối đa là 10 năm (theo Điều 8, khoản 1 của Luật Đặc biệt về Hợp đồng Có Thời Hạn Nhật Bản).

Ngoại lệ cho người lao động cao tuổi được tiếp tục sử dụng lao động

Luật chuyển đổi sang hợp đồng không xác định thời hạn không quy định giới hạn về tuổi. Do đó, người lao động cao tuổi trên 65 tuổi cũng trở thành đối tượng của quy định này, trừ một số ngoại lệ.

Ngoại lệ cho người lao động cao tuổi được tiếp tục sử dụng lao động là biện pháp đặc biệt cho phép, đối với người lao động có hợp đồng lao động có thời hạn được tiếp tục sử dụng sau tuổi nghỉ hưu dưới sự quản lý của nhà tuyển dụng được chứng nhận loại hai, trong thời gian làm việc cho cùng một nhà tuyển dụng hoặc công ty trong cùng một tập đoàn, quyền yêu cầu chuyển đổi không phát sinh (theo Điều 8, khoản 2 của Luật Đặc biệt về Hợp đồng Có Thời Hạn Nhật Bản).

Tóm lược: Nên tham khảo ý kiến luật sư về Thông báo Điều kiện Lao động

Ở đây, chúng tôi đã giải thích về luật sửa đổi liên quan đến quy tắc làm rõ điều kiện lao động trong Thông báo Điều kiện Lao động, được thi hành vào tháng 4 năm Reiwa 6 (2024).

Khi ký kết hoặc gia hạn hợp đồng lao động, việc làm rõ điều kiện lao động và cấp Thông báo Điều kiện Lao động cho người lao động là điều quan trọng để phòng ngừa rắc rối. Chúng tôi khuyến nghị bạn nên tham khảo ý kiến của luật sư có chuyên môn về pháp luật doanh nghiệp để quản lý rủi ro liên quan đến tranh chấp lao động.

Giới thiệu các biện pháp của Văn phòng Luật sư Monolith

Văn phòng Luật sư Monolith là một văn phòng luật sư chuyên nghiệp cao trong lĩnh vực IT, đặc biệt là luật liên quan đến Internet. Gần đây, do sự đa dạng hóa trong cách thức làm việc, luật lao động đang nhận được nhiều sự chú ý. Văn phòng chúng tôi cung cấp các giải pháp cho việc xử lý “Digital Tattoo” (dấu vết số). Chi tiết được trình bày trong bài viết dưới đây.

Lĩnh vực hoạt động của Văn phòng Luật sư Monolith: Pháp lý doanh nghiệp IT và startup[ja]