Cách đánh giá tính hiệu lực của việc sa thải kỷ luật trong luật lao động Nhật Bản

Trong hệ thống luật lao động của Nhật Bản, việc sa thải kỷ luật là hình phạt nghiêm khắc nhất mà người sử dụng lao động có thể áp dụng đối với nhân viên. Điều này không chỉ chấm dứt hợp đồng lao động mà còn mang tính chất của một hình phạt đối với vi phạm trật tự công ty của nhân viên. Do đó, việc sa thải kỷ luật có thể gây ra những tác động nghiêm trọng đến sự nghiệp của nhân viên, bao gồm việc không nhận được hoặc bị giảm tiền thưởng khi nghỉ việc và gặp rất nhiều khó khăn trong quá trình tìm kiếm việc làm mới. Xét đến mức độ nghiêm trọng của việc sa thải kỷ luật, các tòa án Nhật Bản đánh giá tính hợp lệ của nó một cách cực kỳ nghiêm ngặt. Đối với các nhà quản lý doanh nghiệp và nhân viên pháp lý khi xem xét việc sa thải kỷ luật, việc hiểu rõ các yêu cầu pháp lý và thực hiện các thủ tục cẩn thận là điều cần thiết. Những quyết định vội vàng có thể dẫn đến việc sa thải bị tuyên bố là vô hiệu sau này, gây ra rủi ro pháp lý và kinh tế không lường trước cho doanh nghiệp.

Bài viết này sẽ phân tích cách mà các tòa án Nhật Bản đánh giá tính hợp lệ của việc sa thải kỷ luật dựa trên Luật Hợp Đồng Lao Động của Nhật Bản, giới thiệu khung pháp lý cốt lõi và các tiêu chuẩn đánh giá. Đặc biệt, chúng tôi sẽ tập trung vào hai yêu cầu mà Luật Hợp Đồng Lao Động Nhật Bản quy định là “lý do khách quan hợp lý” và “tính hợp lý theo quan niệm xã hội”, phân tích cách những khái niệm này được áp dụng trong các trường hợp cụ thể thông qua nhiều ví dụ từ các vụ án. Mục tiêu của bài viết này là giúp các doanh nghiệp hoạt động tại Nhật Bản quản lý rủi ro liên quan đến lao động một cách thích hợp và thực hành quản lý nhân sự tuân thủ pháp luật.

Sự Khác Biệt Cơ Bản Giữa Việc Sa Thải Kỷ Luật và Sa Thải Thông Thường Dưới Luật Lao Động Nhật Bản

Tại Nhật Bản, có hai loại hình sa thải chính là sa thải thông thường và sa thải kỷ luật. Mặc dù cả hai đều dẫn đến việc chấm dứt hợp đồng lao động, chúng có những khác biệt cơ bản về pháp lý và yêu cầu cần thiết. Việc hiểu rõ những khác biệt này là vô cùng quan trọng để nắm bắt được mức độ nghiêm ngặt trong việc đánh giá tính hợp lệ của việc sa thải kỷ luật.

Sa thải thông thường thường được thực hiện dựa trên lý do như không đủ năng lực của nhân viên, thái độ làm việc không tốt, hoặc không thể làm việc do bệnh tật, tức là tình trạng không thể thực hiện đầy đủ nghĩa vụ theo hợp đồng lao động (vi phạm nghĩa vụ). Đây là biện pháp đối phó với việc duy trì hợp đồng trở nên khó khăn và không mang tính chất của một hình phạt.

Ngược lại, sa thải kỷ luật là một hình thức kỷ luật được áp dụng đối với những hành vi vi phạm nghiêm trọng đến trật tự công ty của nhân viên, chẳng hạn như tham ô trong công việc, quấy rối nghiêm trọng, hoặc vắng mặt không lý do trong thời gian dài. Bản chất của nó nằm ở việc là một “hình phạt” nhằm duy trì trật tự công ty. Chính tính chất trừng phạt này là điểm khác biệt lớn nhất so với sa thải thông thường. Tòa án sẽ tiến hành xem xét tính hợp lệ của việc sa thải kỷ luật – một hình phạt có thể gây ra nhiều bất lợi lớn cho nhân viên – một cách nghiêm ngặt hơn so với sa thải thông thường. Nói cách khác, để việc sa thải kỷ luật được công nhận là hợp lệ, không chỉ cần có lý do sa thải, mà người sử dụng lao động còn phải chứng minh được rằng việc áp dụng hình phạt đó là hoàn toàn chính đáng dựa trên vi phạm kỷ luật nghiêm trọng.

Hai Cơ Sở Pháp Lý Điều Chỉnh Tính Hợp Lệ của Việc Sa Thải Kỷ Luật Dưới Luật Lao Động Nhật Bản

Tính hợp lệ của việc sa thải kỷ luật chủ yếu được quyết định bởi hai điều khoản trong Luật Hợp Đồng Lao Động của Nhật Bản. Việc sa thải kỷ luật mang cả hai yếu tố “kỷ luật” và “sa thải”, do đó, nó phải tuân thủ quy định của cả hai điều khoản này. Nếu không vượt qua được cả hai bộ lọc pháp lý này, việc sa thải kỷ luật sẽ không được công nhận là hợp lệ.

Cơ sở pháp lý đầu tiên là Điều 15 của Luật Hợp Đồng Lao Động Nhật Bản. Điều khoản này điều chỉnh việc kỷ luật nói chung và quy định rằng “Trong trường hợp người sử dụng lao động có quyền kỷ luật người lao động, nếu việc kỷ luật đó, dựa trên bản chất và cách thức hành vi của người lao động liên quan cũng như các tình huống khác, thiếu lý do chính đáng một cách khách quan và không được coi là phù hợp với quan niệm xã hội, thì quyền đó đã bị lạm dụng và việc kỷ luật sẽ bị tuyên bố vô hiệu.” Điều này đặt ra câu hỏi liệu hành vi gây ra có xứng đáng bị kỷ luật hay không, và nếu có, liệu hình thức kỷ luật được chọn có thiếu tính tương xứng (nguyên tắc cân đối) hay không.

Cơ sở pháp lý thứ hai là Điều 16 của Luật Hợp Đồng Lao Động Nhật Bản. Điều khoản này điều chỉnh việc sa thải nói chung và quy định rằng “Việc sa thải sẽ bị tuyên bố vô hiệu nếu thiếu lý do chính đáng một cách khách quan và không được coi là phù hợp với quan niệm xã hội.” Điều này là sự hiện thực hóa của nguyên tắc pháp lý “lạm dụng quyền sa thải” được biết đến qua các án lệ, và nó đặt ra tiêu chuẩn để xác định liệu việc sa thải người lao động có được cho phép trong tình huống cụ thể hay không.

Việc sa thải kỷ luật được xem xét dựa trên tính hợp lệ của “sa thải” theo Điều 16 và tính phù hợp của “kỷ luật” theo Điều 15 của Luật Hợp Đồng Lao Động, áp dụng một cách chồng chéo. Quy trình xét duyệt nghiêm ngặt này làm cho rào cản về tính hợp lệ của việc sa thải kỷ luật trở nên vô cùng cao.

Các Yếu Tố Cốt Lõi Trong Việc Đánh Giá Hiệu Lực Của Việc Sa Thải Kỷ Luật Dưới Luật Lao Động Nhật Bản

Các cụm từ “lý do khách quan hợp lý” và “tính hợp lý theo quan niệm xã hội” được sử dụng chung trong Điều 15 và Điều 16 của Luật Hợp Đồng Lao Động Nhật Bản, là những yếu tố cốt lõi khi đánh giá hiệu lực của việc sa thải kỷ luật. Việc hiểu rõ những yêu cầu trừu tượng này cụ thể hóa như thế nào là điều cần thiết.

“Lý do khách quan hợp lý” chủ yếu ám chỉ sự tồn tại và tính chính đáng của các sự kiện làm cơ sở cho việc sa thải. Đầu tiên, người sử dụng lao động phải chứng minh được hành vi vấn đề của nhân viên dựa trên bằng chứng khách quan. Đánh giá chủ quan và suy đoán của người quản lý là không đủ. Thứ hai, những sự kiện đã được chứng minh phải rõ ràng thuộc về các trường hợp sa thải kỷ luật đã được quy định trước trong nội quy lao động. Không thể sa thải kỷ luật dựa trên hành vi không được quy định trong nội quy lao động.

Mặt khác, “tính hợp lý theo quan niệm xã hội” ám chỉ sự cân đối của hình phạt, nghĩa là nguyên tắc cân xứng. Ngay cả khi có hành vi thuộc về lý do sa thải theo nội quy lao động, việc áp dụng hình phạt nặng nề như sa thải kỷ luật phải được xem là hợp lý từ quan điểm của quan niệm xã hội chung. Tòa án sẽ xem xét tổng hợp các yếu tố như động cơ và cách thức của hành vi, mức độ thiệt hại gây ra cho công ty, thái độ làm việc và lịch sử kỷ luật của nhân viên, sự hối lỗi sau vi phạm, và sự công bằng so với các trường hợp tương tự trong công ty để đánh giá tính hợp lý của nó.

Dưới đây là bảng tổng hợp mối quan hệ giữa hai yếu tố này.

Phân tích Các Nguyên Nhân Chính của Kỷ Luật và Các Phán Quyết Tòa Án

Trong phần này, chúng tôi sẽ xem xét các nguyên nhân tiêu biểu của việc kỷ luật sa thải và phân tích cách mà các tòa án Nhật Bản đã đánh giá tính hợp lệ của chúng thông qua các phán quyết cụ thể.

Sự Giả Mạo Lý Lịch Nghề Nghiệp Dưới Luật Lao Động Nhật Bản

Để việc sa thải kỷ luật do giả mạo lý lịch được coi là hợp lệ, lý lịch giả mạo đó phải liên quan đến những “thông tin quan trọng” về lý lịch. Thông tin quan trọng về lý lịch ở đây được hiểu là những thông tin mà nếu nhà tuyển dụng biết được sự thật, họ có thể sẽ không tuyển dụng người lao động đó, hoặc ít nhất là sẽ không ký kết hợp đồng lao động với những điều kiện như hiện tại.

Một ví dụ điển hình về phán quyết hướng dẫn trong trường hợp này là vụ án Tan Ken Seiko (phán quyết của Tòa án Tối cao Nhật Bản ngày 19 tháng 9 năm 1981 (1981)). Trong vụ án này, một công ty đã tuyển dụng công nhân với yêu cầu trình độ học vấn “tốt nghiệp trung học phổ thông trở xuống”, nhưng một nhân viên đã giấu đi việc mình bỏ học đại học và giả mạo là “tốt nghiệp trung học phổ thông” để ứng tuyển, và việc sa thải kỷ luật của nhân viên này đã được coi là hợp lệ. Tòa án đã đánh giá rằng việc giả mạo trình độ học vấn không chỉ là một lời khai báo giả mạo đơn thuần, mà còn là hành vi nghiêm trọng làm xáo trộn cốt lõi quản lý nhân sự của doanh nghiệp như cấu trúc nhân viên và hệ thống lương, tức là làm rối loạn trật tự doanh nghiệp và phá vỡ mối quan hệ tin cậy giữa nhà tuyển dụng và người lao động. Phán quyết này thể hiện thái độ coi trọng tác động lớn mà việc giả mạo lý lịch có thể gây ra đối với trật tự doanh nghiệp.

Ngược lại, nếu lý lịch giả mạo không liên quan trực tiếp đến nội dung công việc, hoặc nếu tại thời điểm tuyển dụng đã rõ ràng ghi là “không yêu cầu bằng cấp” hoặc “người chưa có kinh nghiệm cũng được chào đón”, thì việc giả mạo thông tin quan trọng về lý lịch có thể không được coi là đáng kể, và việc sa thải kỷ luật có khả năng cao sẽ bị coi là không hợp lệ.

Vi phạm mệnh lệnh công việc

Hiệu lực của việc sa thải kỷ luật do vi phạm mệnh lệnh công việc, trước hết, phụ thuộc vào tính chính đáng của chính mệnh lệnh công việc đó. Mệnh lệnh công việc phải cần thiết cho công việc, không vi phạm pháp luật hay thỏa ước lao động, và không được dựa trên động cơ bất chính (ví dụ, mục đích quấy rối).

Một ví dụ điển hình về tính chính đáng của mệnh lệnh công việc được công nhận là vụ án của Công ty Điện thoại và Bưu điện Teleden Hokkaido (phán quyết của Tòa án Tối cao Nhật Bản ngày 13 tháng 3 năm 1986 (1986)). Trong vụ án này, việc kỷ luật một nhân viên vì từ chối lệnh điều tra sức khỏe chi tiết dựa trên quy định quản lý sức khỏe của công ty đã được xem là hợp lệ. Tòa án đã quyết định rằng việc tuân theo mệnh lệnh công việc với mục đích hợp lý là bảo vệ sức khỏe của người lao động là một nghĩa vụ theo hợp đồng lao động. Ngoài ra, trong một ví dụ gần đây, việc sa thải một nhân viên không tuân theo hướng dẫn công việc liên tục và không có cải thiện nào sau các hình phạt kỷ luật trước đó cũng được coi là hợp lệ (phán quyết của Tòa án Cấp cao Tokyo ngày 2 tháng 10 năm 2019 (2019)).

Mặt khác, trong trường hợp mệnh lệnh công việc không cần thiết cho công việc hoặc nội dung của nó không hợp lý theo quan điểm xã hội (ví dụ, ra lệnh nhổ cỏ với mục đích trừng phạt), hoặc khi nhân viên có lý do chính đáng để từ chối mệnh lệnh (ví dụ, vấn đề sức khỏe) nhưng người sử dụng lao động vẫn bỏ qua và ra lệnh, thì việc sa thải kỷ luật dựa trên vi phạm mệnh lệnh đó sẽ trở nên vô hiệu.

Embezzlement and Misappropriation in the Workplace Under Japanese Law

Embezzlement and misappropriation of funds by employees are considered extremely serious acts of betrayal that fundamentally destroy the trust relationship with the employer. Therefore, even if the amount of damage is small, there are many cases where disciplinary dismissal is deemed valid. For example, in the case of a bus driver embezzling fares (Nishi-Nippon Railroad Co., Ltd. case, Fukuoka District Court, April 30, 1985 (1985)), disciplinary dismissal was upheld regardless of the amount, due to the nature of the job which requires collecting fares from passengers and demands a high level of integrity.

However, Japanese courts do not simply adopt a zero-tolerance principle. An important case that demonstrates this is the Korin Motors case (Tokyo District Court, February 7, 2006 (2006)). In this case, an employee had fraudulently received a total of approximately 350,000 yen in commuting allowances over about four and a half years, but the disciplinary dismissal was deemed invalid. The court concluded that the dismissal was disproportionate considering the employee’s motive was to compensate for the company’s wage cuts, which was not highly malicious, the company’s management system for commuting allowances was sloppy, and the nature and amount of the fraud did not justify the heavy penalty of dismissal, lacking reasonableness in light of social norms. This case clearly indicates the court’s stance of comprehensively considering the circumstances behind even clear misconduct such as embezzlement and strictly judging the appropriateness of the penalty.

Hành vi sai trái trong đời sống cá nhân dưới Luật Nhật Bản

Việc sa thải kỷ luật dựa trên hành vi sai trái trong đời sống cá nhân của nhân viên (ví dụ, hành vi phạm tội) chỉ được chấp nhận một cách hạn chế theo nguyên tắc. Điều này là bởi quyền kỷ luật của công ty cơ bản nhằm mục đích duy trì trật tự công ty và không được mở rộng không giới hạn đến đời sống cá nhân của nhân viên.

Để sa thải kỷ luật được coi là hợp lệ, hành vi sai trái trong đời sống cá nhân đó phải có liên quan trực tiếp đến hoạt động kinh doanh của công ty, hoặc có nguy cơ cụ thể làm tổn hại đến uy tín xã hội của công ty. Tiêu chuẩn đánh giá này được thể hiện qua vụ án Yokohama Rubber (phán quyết của Tòa án Tối cao Nhật Bản ngày 28 tháng 7 năm 1970 (1970)). Trong vụ án này, việc sa thải kỷ luật đối với một công nhân nhà máy sản xuất vì đã say xỉn và xâm nhập vào nhà người khác ngoài giờ làm việc, và bị phạt tiền vì tội xâm nhập nhà ở, đã được xác định là không hợp lệ. Tòa án đã quyết định rằng hành vi cá nhân của một công nhân không được coi là có ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động kinh doanh của công ty sản xuất lốp xe, hay cụ thể làm tổn hại đến uy tín xã hội của công ty.

Tuy nhiên, trong trường hợp như nhân viên của phương tiện giao thông công cộng phạm phải lỗi giao thông nghiêm trọng, hoặc một nhân viên cấp cao của công ty lợi dụng vị thế xã hội của mình để phạm tội và hành vi đó được báo chí đưa tin, làm ảnh hưởng nghiêm trọng đến uy tín của công ty, thì việc sa thải kỷ luật có thể được coi là hợp lệ.

Quan điểm thực tiễn trong quản lý khi xem xét kỷ luật sa thải theo pháp luật Nhật Bản

Dựa trên các nguyên tắc pháp lý và các trường hợp đã xem xét, chúng tôi xin đưa ra một số quan điểm thực tiễn mà các doanh nghiệp cần lưu ý khi xem xét kỷ luật sa thải.

Đầu tiên, đó là tầm quan trọng của quy định nội quy lao động. Mọi lý do làm cơ sở cho việc kỷ luật sa thải phải được quy định cụ thể và rõ ràng trong nội quy lao động. Nếu nội quy lao động không được thiết lập hoặc các quy định mơ hồ, việc kỷ luật sa thải sẽ thiếu cơ sở pháp lý từ đầu.

Thứ hai, là việc điều tra sự thật một cách triệt để và bảo đảm chứng cứ khách quan. Quyết định kỷ luật sa thải phải dựa trên chứng cứ khách quan, không phải dựa trên suy đoán hay tin đồn. Quá trình điều tra cẩn thận, bao gồm việc phỏng vấn các bên liên quan, kiểm tra tài liệu và dữ liệu điện tử, là điều không thể thiếu.

Thứ ba, là việc cung cấp cơ hội để bào chữa. Trước khi quyết định kỷ luật, việc cung cấp cơ hội cho nhân viên liên quan để giải thích và bào chữa về những sự kiện đang bị nghi ngờ (cơ hội để bào chữa) là vô cùng quan trọng từ góc độ thủ tục pháp lý. Nếu bỏ qua bước này, ngay cả khi có lý do cho việc sa thải, việc sa thải có thể bị xem là vô hiệu do lỗi thủ tục.

Cuối cùng, là việc xem xét tính thích đáng của hình phạt. Kỷ luật sa thải là biện pháp cuối cùng và luôn cần xem xét việc lựa chọn các hình thức kỷ luật nhẹ hơn như khiển trách, giảm lương, đình chỉ công việc tùy theo mức độ của hành vi vi phạm. Việc duy trì sự cân đối với các trường hợp kỷ luật trước đó trong công ty cũng là yêu cầu từ góc độ công bằng.

Tóm lược

Như đã chi tiết trong bài viết này, việc sa thải kỷ luật trong hệ thống pháp luật của Nhật Bản được đặt dưới những hạn chế pháp lý hết sức nghiêm ngặt do bản chất trừng phạt của nó. Tính hợp lệ của việc sa thải kỷ luật được đánh giá dựa trên “lý do khách quan hợp lý” và “tính phù hợp theo quan niệm xã hội” – hai tiêu chí này, và tòa án sẽ xem xét cẩn thận các tiêu chí này trong từng trường hợp cụ thể. Từ góc độ quản lý doanh nghiệp, việc lựa chọn sa thải kỷ luật là một biện pháp cuối cùng với rủi ro pháp lý rất cao, và cần nhận thức được điều này. Để đưa ra quyết định, doanh nghiệp cần thận trọng qua từng bước như: xây dựng quy tắc làm việc, điều tra công bằng dựa trên bằng chứng khách quan, tuân thủ thủ tục pháp lý đúng đắn, và xem xét kỹ lưỡng tính phù hợp của hình phạt.

Văn phòng luật sư Monolith có nhiều kinh nghiệm trong việc cung cấp dịch vụ pháp lý liên quan đến luật lao động tại Nhật Bản cho nhiều khách hàng, như đã giải thích trong bài viết này. Chúng tôi đặc biệt đã cung cấp lời khuyên chiến lược từ góc độ quản lý doanh nghiệp trong việc phòng ngừa và xử lý các tranh chấp liên quan đến nhân sự lao động, bao gồm cả sa thải kỷ luật. Văn phòng chúng tôi cũng có nhiều luật sư nói tiếng Anh với bằng cấp luật sư nước ngoài, cho phép chúng tôi hỗ trợ một cách tận tâm cho các doanh nghiệp có hoạt động kinh doanh quốc tế đối mặt với những thách thức đặc thù của luật lao động Nhật Bản mà không gặp rào cản ngôn ngữ. Từ việc xem xét quy tắc làm việc, đánh giá tính hợp lý của các quyết định kỷ luật trong từng trường hợp cụ thể, đến việc đối phó với các quyết định của hội đồng lao động hoặc tòa án, chúng tôi sẽ cung cấp dịch vụ pháp lý tối ưu phù hợp với tình hình cụ thể của quý công ty.