Luật sư giải thích một cách dễ hiểu về các điểm quan trọng trong việc soạn thảo Hợp đồng cơ bản về việc phái cử người lao động

Các công ty IT thường có nhiều cơ hội nhận nguồn nhân lực từ các công ty cung cấp dịch vụ cho thuê nhân viên. Mặc dù mẫu hợp đồng cơ bản về việc cho thuê nhân viên thường có dạng tiêu chuẩn, nhưng nhiều điều khoản trong đó dựa trên Luật Hợp đồng cho thuê nhân viên của Nhật Bản. Do đó, để tạo ra một hợp đồng cơ bản về việc cho thuê nhân viên, kiến thức cơ bản về Luật Hợp đồng cho thuê nhân viên của Nhật Bản là không thể thiếu.

Chính vì vậy, chúng tôi sẽ giải thích về Luật Hợp đồng cho thuê nhân viên của Nhật Bản trong khi đề cập đến các ví dụ điển hình về các điều khoản trong hợp đồng cơ bản về việc cho thuê nhân viên.

Hợp đồng phái cử người lao động là gì

Phái cử người lao động là cơ chế mà người lao động ký kết hợp đồng lao động với công ty phái cử (công ty gốc), sau đó được phái cử đến một công ty khác (công ty nhận phái cử) để làm việc dưới sự chỉ đạo thực tế. Về sự khác biệt giữa việc đi công tác, phái cử, ủy quyền, nhận thầu, nhận thầu giả và cung cấp người lao động, chúng tôi đã giải thích chi tiết trong bài viết dưới đây.

Đặc điểm lớn của việc phái cử người lao động là công ty ký kết hợp đồng lao động và công ty thực sự chỉ đạo công việc là khác nhau. Ngoài ra, cần lưu ý rằng không có mối quan hệ hợp đồng giữa người lao động phái cử và công ty nhận phái cử.

Trước đây, có hai loại hình phái cử người lao động: “Dịch vụ phái cử người lao động cụ thể” được gọi là đăng ký và “Dịch vụ phái cử người lao động chung” được gọi là sử dụng thường xuyên, với hình thức đầu tiên là cần phép và hình thức sau là cần thông báo. Tuy nhiên, sự phân biệt này đã bị bãi bỏ do Luật phái cử người lao động sửa đổi được ban hành vào năm 2015 (năm 2015 theo lịch Gregory), và hiện nay tất cả các dịch vụ phái cử người lao động đều cần phép.

Đáng chú ý, việc phái cử người lao động hàng ngày, mà trước đây thường được sử dụng bởi giới trẻ, đã trở thành vấn đề xã hội và đã được sửa đổi pháp luật, và hiện nay nó được cấm theo nguyên tắc.

Ngoài ra, về việc nhận thầu giả, một vấn đề thường gặp trong ngành công nghệ thông tin và tương tự như việc phái cử, chúng tôi đã giải thích chi tiết trong bài viết dưới đây.

https://monolith.law/corporate/criteria-for-disguised-contract[ja]

Điểm quan trọng của Hợp đồng cơ bản về phái cử người lao động

Thường thì khi bên phái cử gửi người lao động đến nơi được phái cử, bên phái cử và bên được phái cử sẽ ký kết Hợp đồng cơ bản về phái cử người lao động, sau đó ký kết hợp đồng riêng cho từng công việc phái cử cụ thể. Ở đây, chúng tôi sẽ giải thích về các điểm quan trọng của Hợp đồng cơ bản về phái cử người lao động. Lưu ý, trong các ví dụ điều khoản dưới đây, “甲” chỉ bên được phái cử, “乙” chỉ bên phái cử.

Điều khoản liên quan đến hợp đồng cá nhân

Bên A và Bên B, mỗi khi Bên B cung cấp dịch vụ tạm gửi người lao động cho Bên A, sẽ ký kết hợp đồng tạm gửi người lao động (dưới đây gọi là “hợp đồng cá nhân”) theo Điều 26 Khoản 1 của Luật Tạm gửi người lao động Nhật Bản (Japanese Worker Dispatch Law) về nội dung công việc mà người lao động tạm gửi tham gia, nơi làm việc, giờ làm việc, và các mục cần thiết khác cho việc tạm gửi người lao động.

Hợp đồng tạm gửi người lao động là “hợp đồng mà một trong các bên thỏa thuận với bên kia về việc tạm gửi người lao động” (Điều 26 Khoản 1 của Luật Tạm gửi người lao động Nhật Bản). Hợp đồng tạm gửi người lao động được ký kết giữa công ty gửi người lao động và công ty nhận người lao động.

Trong nhiều trường hợp, sau khi ký kết hợp đồng cơ bản về việc tạm gửi người lao động giữa công ty gửi và công ty nhận, việc xác định điều kiện làm việc cụ thể cho mỗi lần tạm gửi người lao động được thực hiện thông qua hợp đồng cá nhân. Cần lưu ý rằng hợp đồng tạm gửi người lao động theo Điều 26 của Luật Tạm gửi người lao động Nhật Bản không chỉ đến hợp đồng cơ bản mà còn đến hợp đồng cá nhân.

Các mục cần được xác định trong hợp đồng cá nhân đã được quy định bởi pháp luật. Dưới đây là một số ví dụ, nhưng các mục cần được xác định trong hợp đồng cá nhân rất đa dạng.

• Nội dung công việc mà người lao động tạm gửi tham gia
• Tên và địa chỉ của cơ sở kinh doanh nơi người lao động tạm gửi tham gia công việc liên quan đến việc tạm gửi người lao động và nơi làm việc khác của người lao động tạm gửi
• Các vấn đề liên quan đến người chỉ đạo trực tiếp người lao động tạm gửi trong quá trình làm việc cho người nhận dịch vụ tạm gửi người lao động
• Thời gian tạm gửi người lao động và ngày làm việc tạm gửi
• Thời gian bắt đầu và kết thúc công việc tạm gửi cũng như thời gian nghỉ ngơi, và các vấn đề liên quan đến an toàn và vệ sinh

Điều khoản về thời gian nhận công nhân tạm thời

Cả hai bên A và B đồng ý rằng, đối với công việc tại mỗi cơ sở hoặc nơi làm việc tạm thời khác (dưới đây gọi là “cơ sở v.v.”), họ sẽ không tiếp nhận hoặc gửi công nhân tạm thời trong một thời gian vượt quá 3 năm (tuy nhiên, nếu thời gian được gia hạn thông qua quy trình lắng nghe ý kiến, thì sẽ là thời gian đó), trừ trường hợp công nhân tạm thời không bị giới hạn thời gian (những người thuộc các mục của Điều 40-2, Đoạn 1 của Luật Nhân viên tạm thời Nhật Bản).

Luật Nhân viên tạm thời Nhật Bản đã được sửa đổi và có hiệu lực vào năm 2015 (năm Heisei 27), quy định rằng thời gian một nhân viên tạm thời được gửi đến một cơ sở kinh doanh cụ thể phải, theo nguyên tắc, không quá 3 năm. Quy tắc về thời gian nhận công nhân tạm thời này bao gồm cụ thể hai nội dung sau:

• Không thể tiếp tục nhận cùng một công nhân tạm thời trong hơn 3 năm tại cùng một đơn vị tổ chức với nơi nhận công nhân
• Không thể tiếp tục nhận công nhân tạm thời trong hơn 3 năm tại cùng một cơ sở kinh doanh của nơi nhận công nhân

Tuy nhiên, nơi nhận công nhân có thể gia hạn thời gian nhận công nhân tạm thời 3 năm bằng cách lắng nghe ý kiến từ hơn một nửa số công nhân tại cơ sở kinh doanh đó (hơn một nửa số công đoàn hoặc đại diện) trước một tháng kết thúc thời gian nhận công nhân tạm thời.

Điều khoản này được thiết lập để tuân thủ quy định của Luật Nhân viên tạm thời Nhật Bản về thời gian nhận công nhân tạm thời.

Điều khoản về việc xử lý tiền mặt và sử dụng xe hơi

Nếu cần để người lao động tạm thời của Bên A xử lý tiền mặt, chứng khoán có giá trị, chứng khoán tương tự khác và các vật có giá trị, hoặc sử dụng xe hơi cho công việc hoặc công việc đặc biệt khác, thì Bên A sẽ quy định cách xử lý cần thiết dưới sự quản lý và giám sát của mình giữa Bên A và Bên B.

Việc nhân viên tạm thời xử lý tiền mặt hoặc sử dụng xe hơi tại công ty mà họ được phái cử thường được thỏa thuận riêng nếu cần thiết cho công việc của công ty đó.

Nếu nhân viên tạm thời được cho phép xử lý tiền mặt và các vật có giá trị, công ty phái cử có thể phải chịu trách nhiệm bồi thường thiệt hại nếu nhân viên đó mất tiền hoặc các vật có giá trị. Tương tự, nếu nhân viên gây ra tai nạn giao thông khi lái xe, công ty phái cử cũng có thể phải chịu trách nhiệm bồi thường thiệt hại.

Vì vậy, như một công ty phái cử, việc xử lý tiền mặt và sử dụng xe hơi của nhân viên tạm thời thường bị cấm theo nguyên tắc, nhưng có thể được chấp nhận thông qua thỏa thuận riêng nếu cần thiết.

Điều khoản về việc đảm bảo việc làm phù hợp

1. Bên A sẽ tuân thủ các điều kiện làm việc quy định trong Luật lao động Nhật Bản và các quy định pháp lý khác, cũng như trong hợp đồng này và hợp đồng cá nhân, để cho người lao động tạm thời làm việc. Đồng thời, Bên A sẽ chú trọng đến việc ngăn chặn quấy rối tình dục và cố gắng cung cấp tiện nghi cho người lao động tạm thời tại các cơ sở như phòng khám, cơ sở ăn uống, v.v.
2. Bên A sẽ hợp tác tối đa trong việc đào tạo kiến thức, kỹ năng, kỹ thuật, v.v. cho người lao động tạm thời do Bên B thực hiện, cũng như giáo dục về an toàn và vệ sinh lao động và phát triển năng lực tự chủ của người lao động tạm thời. Ngoài ra, Bên A sẽ cố gắng tạo điều kiện để người lao động tạm thời cũng được đưa vào đối tượng của các chương trình đào tạo, v.v. dành cho người lao động của Bên A đang làm cùng loại công việc.

Có thể quy định trong Hợp đồng cơ bản về việc phân công lao động rằng, nơi nhận người lao động tạm thời cần chú trọng ngăn chặn quấy rối tình dục, v.v., và cố gắng để người lao động tạm thời nhận được đào tạo giáo dục tương đương với nhân viên của công ty nhận người lao động tạm thời.

Theo Điều 40 của Luật Phân công lao động Nhật Bản, công ty nhận người lao động tạm thời có nghĩa vụ cố gắng duy trì môi trường làm việc phù hợp cho người lao động tạm thời. Cụ thể, khi nhận được khiếu nại liên quan đến việc làm từ người lao động tạm thời, công ty nhận người lao động tạm thời cần thông báo cho công ty gửi người lao động tạm thời và xử lý khiếu nại. Ngoài ra, công ty nhận người lao động tạm thời cần cố gắng duy trì môi trường đào tạo phù hợp, bao gồm việc ngăn chặn quấy rối tình dục, v.v. Điều khoản 1 của mẫu điều khoản này quy định xác nhận các nghĩa vụ này được giao cho công ty nhận người lao động tạm thời trong Hợp đồng cơ bản về việc phân công lao động.

Ngoài ra, theo Điều 40 của Luật Phân công lao động Nhật Bản, công ty nhận người lao động tạm thời nên xem xét việc cung cấp đào tạo và phúc lợi tương đương với nhân viên của công ty nhận người lao động tạm thời. Điều khoản 2 của mẫu điều khoản này phản ánh nghĩa vụ này của công ty nhận người lao động tạm thời.

Điều khoản liên quan đến việc làm thêm giờ

Bên A có thể yêu cầu người lao động tạm thời làm việc ngoài giờ và vào ngày nghỉ trong phạm vi của thỏa thuận (thỏa thuận 36) được thông báo bởi Bên B dựa trên Điều 36 của Luật Lao động Nhật Bản (Japanese Labor Standards Act) và dựa trên quy định của hợp đồng cá nhân.

Trong việc điều động lao động, điều kiện làm việc của nhân viên tạm thời tại nơi nhận điều động sẽ được quy định trong hợp đồng điều động lao động được ký kết giữa nơi gửi điều động và nơi nhận điều động. Trong hầu hết các trường hợp, chỉ có các vấn đề trừu tượng được quy định trong hợp đồng cơ bản về điều động lao động, và nội dung cụ thể sẽ được quy định trong hợp đồng cá nhân.

Nơi nhận điều động cần tuân thủ các điều kiện làm việc được quy định trong hợp đồng điều động lao động. Ngoài ra, nơi nhận điều động cũng chịu trách nhiệm về các nghĩa vụ liên quan đến việc làm thêm giờ theo Luật Lao động Nhật Bản, cũng như nghỉ ngơi và ngày nghỉ.

Theo Luật Lao động Nhật Bản, khi yêu cầu người lao động làm việc ngoài giờ vượt quá 8 giờ một ngày, 40 giờ một tuần, cần phải thông báo về thỏa thuận 36. Trong việc điều động lao động, nơi gửi điều động chịu trách nhiệm thông báo về thỏa thuận 36, nhưng nơi nhận điều động chịu trách nhiệm quản lý việc làm thêm giờ, điều này cần được chú ý.

Điều khoản về bồi thường thiệt hại

Trong trường hợp người lao động phái cử gây thiệt hại cho bên A hoặc bên thứ ba do cố ý hoặc sơ suất nghiêm trọng trong việc thực hiện công việc phái cử, bên B sẽ chịu trách nhiệm bồi thường cho bên A. Tuy nhiên, nếu thiệt hại đó được xác định là do hướng dẫn hoặc mệnh lệnh từ người chỉ huy hoặc người khác mà bên A sử dụng (dưới đây gọi là “người chỉ huy và những người khác”) đối với người lao động phái cử (bao gồm cả việc không thực hiện các biện pháp cần thiết hoặc hướng dẫn), thì điều này không áp dụng.

Trong trường hợp người lao động phái cử gây ra thiệt hại cho bên thứ ba như công ty nơi người lao động được phái cử hoặc khách hàng liên quan đến công việc phái cử, vấn đề về trách nhiệm bồi thường thiệt hại có thể được đặt ra. Trong ví dụ về điều khoản, nguyên tắc là bên phái cử sẽ chịu trách nhiệm bồi thường thiệt hại, nhưng nếu nguyên nhân là do hướng dẫn hoặc mệnh lệnh từ bên nhận phái cử, thì bên nhận phái cử sẽ không chịu trách nhiệm bồi thường thiệt hại hoặc giảm tỷ lệ gánh chịu.

Ngoài ra, trong trường hợp nhân viên phái cử thực hiện việc xử lý tiền bạc hoặc sử dụng xe hơi, số tiền bồi thường thiệt hại có thể dễ dàng tăng lên, do đó việc xác định giới hạn cho số tiền bồi thường thiệt hại cũng là một biện pháp hiệu quả.

Tóm tắt

Đối với Hợp đồng cơ bản về việc phái cử người lao động, nhiều điều khoản được quy định dựa trên Luật phái cử người lao động của Nhật Bản. Vì Luật phái cử người lao động thường xuyên được sửa đổi, việc luôn cập nhật pháp luật mới nhất là rất quan trọng. Đặc biệt trong ngành công nghệ thông tin, việc phái cử người lao động thường xuyên được thực hiện, do đó, việc nắm vững những phần cơ bản của luật phái cử người lao động là cần thiết.

Thông tin về việc tạo và xem xét hợp đồng do văn phòng luật sự của chúng tôi cung cấp

Văn phòng luật sự Monolis, với ưu điểm trong lĩnh vực IT, Internet và kinh doanh, không chỉ cung cấp dịch vụ tạo và xem xét hợp đồng cơ bản về việc phái cử lao động, mà còn cung cấp các dịch vụ liên quan đến việc tạo và xem xét nhiều loại hợp đồng khác cho các công ty khách hàng và công ty tư vấn của chúng tôi. Nếu quý vị quan tâm, xin vui lòng xem chi tiết dưới đây.

https://monolith.law/contractcreation[ja]