Điểm kiểm tra khi ký kết hợp đồng tư vấn về quản lý và các vấn đề liên quan

Gần đây, do sự thay đổi mạnh mẽ của môi trường kinh doanh, nhu cầu của các công ty muốn tận dụng lời khuyên từ các chuyên gia bên ngoài để thực hiện công việc kinh doanh đang tăng lên. Gần đây, xu hướng thu hút nhân lực đã hoạt động tích cực tại tuyến đầu của doanh nghiệp dưới hình thức tư vấn và áp dụng vào quản lý cũng đang tăng tốc. Vì vậy, lần này, chúng tôi sẽ giải thích về hợp đồng tư vấn khi công ty ký kết hợp đồng tư vấn về quản lý, v.v. với các chuyên gia.

Hợp đồng tư vấn là gì

Hợp đồng tư vấn là một loại hợp đồng nhằm mục đích nhận lời khuyên từ chuyên gia về quản lý công ty và các vấn đề kỹ thuật. Về bản chất pháp lý của hợp đồng, đây là loại hợp đồng giao phó công việc tương tự như hợp đồng giao phó công việc thông thường, nơi công ty giao phó công việc tư vấn cho chuyên gia, và chuyên gia chấp nhận nhiệm vụ này. Tuy nhiên, trong hợp đồng giao phó công việc thông thường, không nhất thiết phía nhận giao phó phải là chuyên gia, nhưng trong trường hợp của hợp đồng tư vấn, mục đích là yêu cầu lời khuyên từ những người có kiến thức chuyên môn.

Đối tác ký kết hợp đồng tư vấn thường là những kế toán viên công nhận, cố vấn thuế, cố vấn quản lý, v.v., với mục đích tư vấn về quản lý, kế toán và tài chính. Thêm vào đó, như đã đề cập ở đầu, gần đây cũng có nhiều trường hợp ký kết hợp đồng tư vấn với những người không có chức danh cố vấn quản lý nhưng có kinh nghiệm làm việc nhiều năm tại ngành công nghiệp hàng đầu, nhằm nhận lời khuyên về mặt kinh doanh.

Tính pháp lý của hợp đồng tư vấn

Hợp đồng tư vấn, về mặt pháp lý, là một loại hợp đồng ủy thác công việc. Hợp đồng ủy thác công việc chủ yếu được chia thành hai loại: loại yêu cầu kết quả cụ thể như việc giao hàng sản phẩm, và loại không đảm bảo kết quả nhưng có nghĩa vụ cố gắng hết sức để đạt được kết quả. Trong hợp đồng tư vấn, nhiệm vụ thường là tư vấn để đạt được chỉ số hiệu suất kinh doanh (KPI). Việc thực hiện các biện pháp cụ thể để đạt được chỉ số hiệu suất là trách nhiệm của ban lãnh đạo đã nhận lời khuyên từ tư vấn, do đó, tư vấn không đảm bảo việc đạt được chỉ số hiệu suất. Do đó, tính pháp lý của hợp đồng tư vấn có thể được coi là loại không đảm bảo kết quả. Trong hợp đồng tư vấn không đảm bảo kết quả, nội dung công việc được quy định như sau. Ở đây, “A” là người yêu cầu, “B” là tư vấn.

Điều 〇 (Nội dung công việc)
A ủy thác cho B công việc tư vấn cho các vấn đề liên quan đến 〇〇 của A, và B chấp nhận việc này.

Ngoài ra, về việc phát sinh phí tư vấn, không như loại yêu cầu kết quả, việc đạt được kết quả không phải là điều kiện, do đó, thường sẽ nhận thanh toán hàng tháng với số tiền cố định dưới dạng phí tư vấn, như sau.

Điều 〇 (Phí tư vấn)
A sẽ thanh toán cho B số tiền ●0 nghìn yên (chưa bao gồm thuế tiêu dùng) hàng tháng dưới dạng phí tư vấn, trước cuối tháng mỗi tháng.

Đối với hợp đồng ủy thác công việc nói chung, chúng tôi đã giải thích chi tiết trong bài viết dưới đây.

https://monolith.law/corporate/regulation-of-outsourcing-contract[ja]

Điểm quan trọng trong hợp đồng tư vấn

Dưới đây, chúng tôi sẽ giới thiệu các điều khoản cụ thể quan trọng trong hợp đồng tư vấn và giải thích các điểm cần xác nhận trong mỗi điều khoản. Trong các điều khoản, “A” chỉ người yêu cầu, “B” chỉ người tư vấn.

Điều khoản liên quan đến nội dung công việc

Điều 〇 (Nội dung công việc)
1. A ủy thác cho B công việc tư vấn cho doanh nghiệp của A và các công việc khác đã được thỏa thuận giữa A và B (sau đây gọi là “công việc này”), và B chấp nhận việc này.
2. B sẽ tư vấn một lần mỗi tháng theo cách chỉ định của A để thực hiện công việc này.

Điều khoản quan trọng nhất trong hợp đồng tư vấn là điều khoản liên quan đến nội dung công việc. Phương pháp phổ biến là xác định một cách trừu tượng về nội dung công việc như trong điều khoản 1, và sau đó xác định nội dung công việc trong mỗi hợp đồng riêng lẻ khi công việc cụ thể xuất hiện. Tuy nhiên, trong trường hợp nhận lời khuyên cho một dự án cụ thể như việc nộp đơn xin trợ cấp cho chính quyền, chúng tôi khuyên bạn nên xác định nội dung công việc cụ thể trong chính hợp đồng tư vấn chứ không phải trong hợp đồng riêng lẻ.

Ngoài ra, hợp đồng riêng lẻ thường được ký kết thông qua việc trao đổi đơn đặt hàng và đơn yêu cầu mỗi khi công việc cụ thể xuất hiện, dựa trên hợp đồng cơ bản. Tuy nhiên, trong hợp đồng tư vấn, người yêu cầu thường sẽ tư vấn qua email, và hợp đồng sẽ được ký kết khi người tư vấn trả lời đồng ý hoặc từ chối. Điều khoản 2 trong dự thảo điều khoản quy định rằng người tư vấn cần phải tư vấn định kỳ về công việc mà họ nhận được yêu cầu.

Ví dụ, trong tư vấn quản lý, cần phải đo lường hiệu quả sau một khoảng thời gian nhất định và dựa vào đó để xem xét các biện pháp tiếp theo. Do đó, việc tư vấn định kỳ sẽ được xác định trước trong hợp đồng tư vấn. Ngược lại, trong hợp đồng tư vấn có tính chất tư vấn theo yêu cầu mỗi khi công việc xuất hiện, điều khoản về tư vấn định kỳ như điều khoản 2 không cần thiết. Do đó, cần phải xác định xem có cần điều khoản 2 trong hợp đồng tư vấn hay không dựa trên mục đích của hợp đồng tư vấn.

Điều khoản về phí tư vấn

Điều ● (Phí tư vấn)
1. Bên A sẽ thanh toán cho Bên B một khoản phí tư vấn hàng tháng là ● triệu yên (chưa bao gồm thuế tiêu thụ) vào cuối mỗi tháng, chuyển khoản vào tài khoản ngân hàng do Bên B chỉ định. Phí chuyển khoản do Bên A chịu.
2. Phí tư vấn trong khoản trên được xem là phí cho công việc trong vòng ● giờ mỗi tháng.
3. Nếu thời gian cần thiết để hoàn thành công việc này dự kiến vượt quá khoản trên, Bên B phải thông báo trước cho Bên A. Nếu thời gian làm việc trong tháng vượt quá khoản trên, dưới điều kiện Bên B đã thông báo trước cho Bên A, phí cho phần vượt quá sẽ là ● triệu yên mỗi giờ.
4. Chi phí thông thường cần thiết để hoàn thành công việc này sẽ do Bên B chịu. Nếu Bên B phải chi trả chi phí đặc biệt, chỉ khi Bên A đã đồng ý trước, Bên B mới có thể yêu cầu Bên A thanh toán.

Đối với dịch vụ tư vấn, hợp đồng thường thanh toán phí tư vấn theo mức cố định hàng tháng như “● yên mỗi tháng” như trong dự thảo điều khoản khoản 1. Điều này là do hợp đồng tư vấn dựa trên việc cung cấp lời khuyên liên tục. Tuy nhiên, nếu lượng công việc trong một tháng tăng đáng kể, việc giữ phí tư vấn hàng tháng trong phạm vi này sẽ làm mất cân đối giữa nội dung công việc và phí tư vấn. Do đó, như một quy định dự phòng cho sự tăng đột ngột trong lượng công việc, có thể thêm điều khoản yêu cầu phí vượt quá nếu vượt quá số giờ công việc dự kiến trong một tháng như trong dự thảo điều khoản khoản 2 và khoản 3. Điều cần lưu ý đối với bên tư vấn là, để yêu cầu phí vượt quá khi vượt quá số giờ công việc dự kiến, bạn phải đo lường thời gian khi làm việc hàng ngày.

Do đó, nếu bạn là bên tư vấn và nghĩ rằng việc tăng đột ngột lượng công việc khó dự đoán và việc quản lý thời gian là một công việc mất thời gian, một phương pháp khác là đặt mức phí tư vấn hàng tháng có đủ lượng thời gian công việc dự kiến mà không cần đặt điều khoản về phí vượt quá. Ngoài ra, cần hiểu rằng việc yêu cầu phí vượt quá dễ gây rối với khách hàng vì khó nhìn thấy sự hợp lý của việc đo lường thời gian. Do đó, khi có khả năng yêu cầu phí vượt quá trong công việc cụ thể, cần xem xét việc thảo luận trước với khách hàng. Dự thảo điều khoản khoản 3 là quy định yêu cầu thông báo trước cho khách hàng để yêu cầu phí vượt quá.

Ngoài ra, nếu bạn là khách hàng và muốn tránh việc phí tăng lên hơn dự kiến do tính phí theo thời gian, một phương pháp khác là yêu cầu tư vấn ước lượng thời gian cần thiết cho công việc bạn yêu cầu và đưa ra mức ngân sách tối đa trước. Dự thảo điều khoản khoản 4 là điều khoản về việc chịu trách nhiệm về chi phí như chi phí đi lại và chi phí liên lạc cần thiết để hoàn thành công việc. Trong hợp đồng tư vấn, việc cần chi trả một khoản chi phí lớn để hoàn thành công việc không phổ biến, do đó, việc yêu cầu khách hàng thanh toán chi phí ngoài phí tư vấn hàng tháng không phổ biến. Tuy nhiên, nếu cần chi trả chi phí đặc biệt để hoàn thành công việc được yêu cầu, như việc triển khai một hệ thống đặc biệt, bạn sẽ cần yêu cầu khách hàng thanh toán chi phí. Dự thảo điều khoản khoản 4 là nội dung yêu cầu khách hàng chịu trách nhiệm về chi phí dựa trên điều kiện đồng ý trước về chi phí đặc biệt. Thực tế, khi có chi phí đặc biệt như vậy, bạn sẽ cần chia sẻ chi tiết chi phí với khách hàng trước và rõ ràng quy định trong điều khoản hợp đồng tư vấn rằng khách hàng sẽ chịu trách nhiệm về chi phí, hoặc tạo một thỏa thuận riêng.

Điều khoản liên quan đến nghĩa vụ không cạnh tranh

Điều thứ 〇 (Nghĩa vụ không cạnh tranh)
Bên B, trong thời gian hiệu lực của hợp đồng này, chỉ có thể trở thành cố vấn cho bên thứ ba cùng loại hoặc cạnh tranh với Bên A sau khi đã thông báo trước cho Bên A, và có thể thực hiện công việc tương tự hoặc cạnh tranh với công việc này bằng chính mình hoặc thông qua bên thứ ba.

Đặc biệt đối với cố vấn về quản lý và kinh doanh, người yêu cầu không mong muốn cố vấn của mình cung cấp lời khuyên tương tự cho các công ty cạnh tranh. Nếu cho phép điều này, sẽ lo ngại rằng lợi thế do việc yêu cầu cố vấn không thể được duy trì và bí mật kinh doanh có thể bị rò rỉ. Mặc dù có thể nói rằng nếu có thể đưa vào điều khoản về nghĩa vụ không cạnh tranh thì tốt hơn, nhưng nếu bị cấm cung cấp bất kỳ dịch vụ nào cho các công ty cạnh tranh từ phía cố vấn, nguồn thu sẽ bị hạn chế đáng kể, nên nếu không đưa ra mức lương tương ứng với sự hạn chế này, thì thường sẽ bị từ chối.
Do đó, việc quyết định rằng nên áp dụng hạn chế nào như nghĩa vụ không cạnh tranh sẽ phụ thuộc vào việc cả hai bên cân nhắc tính hợp lý kinh tế.

Một giải pháp thỏa hiệp giữa hai bên có thể là, như trong dự thảo điều khoản, cố vấn sẽ thông báo trước cho người yêu cầu nếu nhận yêu cầu từ các công ty cạnh tranh. Vì chỉ cần thông báo, không cần phải nhận được sự đồng ý từ người yêu cầu, nên có thể nhận yêu cầu từ các công ty cạnh tranh mà không cần quan tâm đến ý định của người yêu cầu. Ngược lại, người yêu cầu cũng có thể biết được sự thật rằng cố vấn của mình cũng đang tư vấn cho các công ty cạnh tranh.

Về việc rò rỉ bí mật kinh doanh, trong bài viết này chúng tôi không đề cập, nhưng việc rò rỉ sẽ bị cấm trong các điều khoản liên quan đến nghĩa vụ bảo mật thông thường được quy định trong hợp đồng. Do đó, từ phía cố vấn, miễn là nghĩa vụ bảo mật được áp dụng, thì việc cố vấn tư vấn cho các công ty khác không có nghĩa là bí mật kinh doanh của người yêu cầu sẽ bị rò rỉ, nên quan trọng là phải giải thích đầy đủ cho người yêu cầu và nhận được sự hiểu biết của họ.

Điều khoản liên quan đến quyền sở hữu trí tuệ

Điều thứ (Quyền sở hữu trí tuệ)
Tất cả quyền sở hữu trí tuệ phát sinh trong quá trình thực hiện công việc này (bao gồm cả quyền được quy định trong Điều 27 và Điều 28 của Luật bản quyền Nhật Bản trong trường hợp bản quyền) sẽ thuộc về bên A ngay khi phát sinh, trừ những quyền mà bên B đã sở hữu trước khi ký kết hợp đồng này và những quyền mà bên B chỉ định riêng. Ngoài ra, bên B sẽ không thực thi quyền nhân vật liên quan đến quyền sở hữu trí tuệ đối với bên A và bên thứ ba mà bên A chỉ định.

Trong dịch vụ tư vấn, không chỉ tư vấn bằng lời nói, mà còn có thể tạo ra tài liệu như biểu đồ phân tích tình hình kinh doanh và thị trường để báo cáo. Thông thường, quyền sở hữu trí tuệ liên quan đến tài liệu được tạo ra như một phần của dịch vụ tư vấn sẽ thuộc về người yêu cầu, vì chúng được tạo ra cho họ. Điều khoản này đề xuất để tất cả quyền sở hữu trí tuệ thuộc về người yêu cầu. Tuy nhiên, cần giữ lại quyền sở hữu trí tuệ cho tư vấn về dữ liệu độc đáo mà họ tạo ra một cách phổ biến. Trong trường hợp như vậy, có thể có phương pháp như việc thêm cụm từ “Quyền sở hữu trí tuệ thuộc về tư vấn” vào tài liệu khi cung cấp dữ liệu cho người yêu cầu. Điều khoản này đề xuất nếu có chỉ định cụ thể như vậy, quyền sở hữu trí tuệ có thể được giữ lại cho tư vấn bằng cách loại trừ “những điều mà bên B chỉ định riêng” từ trường hợp mà quyền sở hữu trí tuệ thuộc về người yêu cầu.

Về bản quyền và quyền tác giả, chúng tôi đã giải thích chi tiết trong bài viết dưới đây.

Điều khoản về thời hạn hợp đồng

Điều thứ (Thời hạn hợp đồng)
Hợp đồng này có hiệu lực kể từ ngày ký kết hợp đồng và kéo dài trong ● tháng. Tuy nhiên, nếu không có yêu cầu đặc biệt nào đến hết ngày ● của tháng hết hạn, hợp đồng này sẽ được gia hạn thêm 1 năm với cùng điều kiện và tiếp tục như vậy sau đó.

Trong hợp đồng tư vấn với mục đích nhận lời khuyên liên tục về quản lý và kinh doanh, thời hạn hợp đồng thường được đặt là một khoảng thời gian dài từ nửa năm đến một năm, và điều khoản tự động gia hạn như đề xuất trong điều khoản thường được thiết lập. Tuy nhiên, trong trường hợp hợp đồng tư vấn với mục đích nhận lời khuyên chỉ về một dự án cụ thể, thời hạn hợp đồng có thể chỉ giới hạn trong thời gian cần thiết để hoàn thành dự án, và không cần phải có điều khoản tự động gia hạn.

Tóm tắt

Mặc dù chỉ nói trong một câu là hợp đồng tư vấn, nhưng mục đích của hợp đồng và nội dung lời khuyên được yêu cầu rất đa dạng. Đặc biệt, đối với tư vấn về kinh doanh và quản lý, do có sự rộng lớn trong nội dung dự kiến, nên khi nhận công việc tư vấn, việc quan trọng là phải cẩn thận đối chiếu hình ảnh với người yêu cầu. Vì công việc tư vấn là hợp đồng kéo dài trong thời gian dài, để tránh rắc rối, chúng tôi khuyên bạn nên thảo luận với chuyên gia như luật sư và kiểm tra kỹ lưỡng xem có vấn đề gì với các điều khoản của hợp đồng tư vấn hay không.

Mặc dù chỉ nói trong một câu là hợp đồng tư vấn, nhưng mục đích của hợp đồng và nội dung lời khuyên được yêu cầu rất đa dạng. Đặc biệt, đối với tư vấn về kinh doanh và quản lý, do có sự rộng lớn trong nội dung dự kiến, nên khi nhận công việc tư vấn, việc quan trọng là phải cẩn thận đối chiếu hình ảnh với người yêu cầu. Vì công việc tư vấn là hợp đồng kéo dài trong thời gian dài, để tránh rắc rối, chúng tôi khuyên bạn nên thảo luận với chuyên gia như luật sư và kiểm tra kỹ lưỡng xem có vấn đề gì với các điều khoản của hợp đồng tư vấn hay không.

Giới thiệu về dịch vụ soạn thảo và xem xét hợp đồng của chúng tôi

Văn phòng luật sư Monolis, với ưu điểm trong lĩnh vực IT, Internet và kinh doanh, không chỉ cung cấp dịch vụ soạn thảo và xem xét hợp đồng tư vấn mà còn cung cấp các dịch vụ liên quan đến nhiều loại hợp đồng khác cho các công ty khách hàng và công ty tư vấn của chúng tôi.

Nếu bạn quan tâm, hãy xem chi tiết dưới đây.

https://monolith.law/contractcreation[ja]