Điều gì là hệ thống hóa đơn? Giải thích một cách dễ hiểu các điểm mà doanh nghiệp cần chú ý

Từ ngày 1 tháng 10 năm 2023 (năm thứ 5 của thời kỳ Reiwa), hệ thống hoá đơn (Invoice) sẽ được áp dụng như một phương pháp khấu trừ số thuế tiêu thụ đã mua vào. Việc áp dụng hệ thống hoá đơn này gây ra nhiều tranh cãi và đã thu hút sự chú ý rộng rãi.

Đây không chỉ là vấn đề đối với những doanh nghiệp được miễn nghĩa vụ nộp thuế tiêu thụ, mà còn đối với các công ty có giao dịch với các freelancer và doanh nghiệp nhỏ. Các công ty cần phải chuẩn bị trước để thiết lập hệ thống nội bộ.

Bài viết này sẽ giải thích một cách dễ hiểu về tổng quan hệ thống hoá đơn và những điều mà các doanh nghiệp cần chuẩn bị trước.

Tổng quan về hệ thống hóa đơn (Invoice)

Định nghĩa về hệ thống hóa đơn (Invoice)

Tên chính thức của hệ thống hóa đơn là “Hệ thống lưu trữ hóa đơn đủ điều kiện” (適格請求書等保存方式) trong tiếng Nhật, và hóa đơn (Invoice) chỉ đến “hóa đơn có ghi rõ tỷ lệ thuế áp dụng và số tiền thuế”. Và hệ thống hóa đơn là hệ thống tính toán số tiền thuế tiêu dùng dựa trên hóa đơn này.

Cụ thể, hóa đơn có ghi các mục sau đây sẽ đáp ứng yêu cầu của hóa đơn (Invoice):

1. Tên hoặc tên gọi và số đăng ký của người phát hành hóa đơn đủ điều kiện
2. Ngày tháng năm giao dịch
3. Nội dung giao dịch (nếu là mặt hàng thuộc diện thuế giảm thì phải ghi rõ)
4. Số tiền tổng cộng và tỷ lệ thuế áp dụng cho mỗi tỷ lệ thuế
5. Số tiền thuế tiêu dùng
6. Tên hoặc tên gọi của người nhận hóa đơn

Vấn đề của hệ thống hóa đơn (Invoice)

Có nhiều ý kiến trái chiều về việc có nên áp dụng hệ thống hóa đơn hay không. Vậy vấn đề của hệ thống hóa đơn là gì?

Trước hết, thuế tiêu dùng được tính bằng cách trừ số tiền thuế tiêu dùng liên quan đến mua hàng từ số tiền thuế tiêu dùng liên quan đến doanh thu thuế, và số tiền cần nộp được tính toán. Số tiền thuế tiêu dùng liên quan đến mua hàng này trong việc tính toán số tiền thuế tiêu dùng được gọi là khấu trừ thuế mua vào, và có thể được giảm từ số tiền thuế tiêu dùng liên quan đến doanh thu thuế (Điều 30 của Luật Thuế Tiêu Dùng Nhật Bản).

Trước đây, để được áp dụng khấu trừ thuế mua vào của thuế tiêu dùng, chỉ cần có hóa đơn được lưu trữ theo “Hệ thống lưu trữ hóa đơn có ghi rõ phân loại”. Do đó, người mua là người kinh doanh chịu thuế có thể áp dụng khấu trừ thuế mua vào ngay cả khi mua hàng từ người kinh doanh miễn thuế. Nói cách khác, ít nhất từ góc độ thuế tiêu dùng, không có trường hợp nào mà người kinh doanh miễn thuế bị thiệt thòi trong giao dịch.

Tuy nhiên, kể từ ngày 1 tháng 10 năm 2023 (năm thứ 5 của thời kỳ Reiwa), người mua không thể áp dụng khấu trừ thuế mua vào nếu không có hóa đơn tuân theo hệ thống hóa đơn. Do đó, người kinh doanh chịu thuế mà mua hàng hoặc nhận dịch vụ từ người kinh doanh miễn thuế sẽ không thể áp dụng khấu trừ thuế mua vào ngay cả khi đã thanh toán thuế tiêu dùng cho giao dịch đó, dẫn đến việc tăng gánh nặng thuế.

Ví dụ dễ hiểu, trong trường hợp người kinh doanh chịu thuế mua hàng từ người cung cấp miễn thuế với giá 2 triệu yên và bán với giá 3 triệu yên, hãy xem xét cách số tiền thuế tiêu dùng cần nộp khác nhau giữa hiện tại và hệ thống hóa đơn.

Như hình vẽ, hiện tại chỉ cần nộp 100.000 yên sau khi áp dụng khấu trừ thuế mua vào, nhưng dưới hệ thống hóa đơn, không thể áp dụng khấu trừ thuế mua vào nên phải nộp 300.000 yên.

Do đó, có nguy cơ người kinh doanh miễn thuế sẽ bị loại bỏ khỏi giao dịch vì người mua sẽ giao dịch với người kinh doanh chịu thuế, nhận hóa đơn tuân theo hệ thống hóa đơn và áp dụng khấu trừ thuế mua vào để giảm gánh nặng thuế. Tất nhiên, người kinh doanh miễn thuế có thể trở thành người kinh doanh chịu thuế thông qua việc khai báo, và có thể phát hành hóa đơn tuân theo hệ thống hóa đơn, nhưng nếu trở thành người kinh doanh chịu thuế, gánh nặng thuế sẽ tăng lên và có thể gây áp lực lên việc kinh doanh.

Bối cảnh đưa ra hệ thống hóa đơn

Vậy tại sao lại quyết định đưa ra hệ thống hóa đơn này?

Thực ra, việc đưa ra hệ thống hóa đơn đã được thảo luận từ giai đoạn thuế tiêu dùng được đưa ra vào năm 1987 (Showa 62). Tuy nhiên, để xem xét cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ, người sẽ chiếm phần lớn người nộp thuế tiêu dùng, phương pháp “sổ sách” với gánh nặng công việc nhỏ đã được chọn.

Lần này, việc đưa ra hệ thống hóa đơn được cho là đã quyết định chủ yếu từ hai mục tiêu sau.

Lý do 1: Để tính toán số thuế phù hợp

Một trong những lý do được đưa ra là để có thể tính toán chính xác số tiền thuế tiêu dùng.

Do sửa đổi tỷ lệ thuế tiêu dùng vào năm 2019, tồn tại hai mức thuế là 10% và mức thuế giảm 8%. Tuy nhiên, với phương pháp ghi chú hóa đơn truyền thống, khó có thể biết sản phẩm nào được áp dụng mức thuế 8% và 10%, điều này đã gây ra sự tăng gánh nặng công việc, sai sót trong việc tính toán số thuế, và gian lận.

Tuy nhiên, việc đưa ra hệ thống hóa đơn cho phép ghi chú tỷ lệ thuế và số tiền thuế tiêu dùng cho mỗi tỷ lệ thuế áp dụng trên hóa đơn, điều này cho phép tính toán chính xác số thuế. Điều này giúp dễ dàng phát hiện lỗi khi xử lý kế toán và cũng giúp ngăn chặn gian lận.

Lý do 2: Để ngăn chặn thuế lợi nhuận

Trước đây, các doanh nghiệp có doanh thu kỳ thuế dưới 10 triệu yên được miễn nghĩa vụ nộp thuế tiêu dùng, được gọi là “doanh nghiệp miễn thuế”. Doanh nghiệp miễn thuế này không cần phải nộp thuế tiêu dùng mà họ nhận từ khách hàng, và điều này đã trở thành lợi nhuận của doanh nghiệp. Đây là cái gọi là “thuế lợi nhuận”.

Với việc đưa ra hệ thống hóa đơn lần này, nếu doanh nghiệp không có hóa đơn mua hàng từ doanh nghiệp đã đăng ký hệ thống hóa đơn, họ sẽ không thể khấu trừ số thuế mua hàng. Do đó, nếu doanh nghiệp vẫn là doanh nghiệp miễn thuế, họ sẽ không thể phát hành hóa đơn hợp lệ, do đó, doanh nghiệp mua hàng sẽ không thể áp dụng khấu trừ thuế mua hàng từ mua hàng đó.

Tuy nhiên, điều này sẽ làm tăng gánh nặng thuế của người mua, do đó, nhiều doanh nghiệp miễn thuế dự kiến sẽ trở thành doanh nghiệp chịu thuế và bắt buộc phải nộp thuế. Bộ Tài chính dự kiến sẽ tăng thu nhập khoảng 200 tỷ yên do tăng số doanh nghiệp chuyển sang trở thành doanh nghiệp chịu thuế với việc đưa ra hệ thống hóa đơn.

Chuẩn bị cho hệ thống hóa đơn

Vậy thì, khi hệ thống hóa đơn bắt đầu, những gì doanh nghiệp cần chuẩn bị là gì?

Nộp đơn đăng ký nhà phát hành hóa đơn hợp lệ

Để doanh nghiệp có thể phát hành hóa đơn, chỉ những doanh nghiệp đã đăng ký với cục thuế là “Nhà phát hành hóa đơn hợp lệ” mới có thể phát hành hóa đơn. Do đó, bạn cần nộp “Đơn đăng ký nhà phát hành hóa đơn hợp lệ” tới cục thuế. Lưu ý, để trở thành nhà phát hành hóa đơn hợp lệ từ ngày 1 tháng 10 năm 2023 (năm thứ 5 của Reiwa), bạn cần nộp đơn này trước ngày 31 tháng 3 năm 2023 (năm thứ 5 của Reiwa).

Xây dựng hệ thống cung cấp hóa đơn hợp lệ

Doanh nghiệp đã trở thành nhà phát hành hóa đơn hợp lệ có nghĩa vụ cung cấp hóa đơn hợp lệ theo yêu cầu của đối tác giao dịch. Ngoài ra, khi thực hiện việc trả hàng hoặc giảm giá, bạn cần phải cung cấp hóa đơn hoàn trả hợp lệ, và khi có lỗi trong hóa đơn hợp lệ đã cung cấp, bạn cần phải cung cấp hóa đơn hợp lệ đã được sửa. Bạn cũng cần lưu trữ bản sao của mọi hóa đơn.

Doanh nghiệp cần phải chuẩn bị hệ thống để cung cấp và lưu trữ những hóa đơn hợp lệ này.

Đối phó với biện pháp chuyển tiếp trong 6 năm

Hệ thống hóa đơn sẽ được triển khai từ tháng 10 năm 2023 (năm thứ 5 của Reiwa) và có biện pháp chuyển tiếp kéo dài 6 năm, điều này có thể làm tăng gánh nặng công việc.

Cụ thể, từ ngày 1 tháng 10 năm 2023 đến ngày 30 tháng 9 năm 2026 (năm thứ 8 của Reiwa), ngay cả khi mua hàng từ doanh nghiệp miễn thuế, bạn có thể bao gồm 80% thuế tiêu dùng liên quan đến mua hàng vào số tiền khấu trừ thuế mua hàng. Do đó, người quản lý kế toán cần xác định xem nhà cung cấp có phải là doanh nghiệp chịu thuế hay không, và nếu là doanh nghiệp miễn thuế, họ cần phải tính số tiền bằng 80% số tiền thuế tiêu dùng liên quan đến mua hàng và ghi nhận nó như là số tiền khấu trừ thuế mua hàng.

Ngoài ra, từ ngày 1 tháng 10 năm 2026 đến ngày 30 tháng 9 năm 2029 (năm thứ 11 của Reiwa), 50% số tiền thuế tiêu dùng liên quan đến mua hàng sẽ được khấu trừ từ số tiền thuế mua hàng.

Như vậy, do có hai giai đoạn biện pháp chuyển tiếp, gánh nặng công việc của kế toán sẽ tăng lên trong 6 năm sau khi triển khai hệ thống hóa đơn.

Phản ứng với hóa đơn cần được lên kế hoạch cẩn thận

Việc áp dụng hệ thống hóa đơn, ngay cả khi xét từ hệ thống thuế trước đây, có thể được coi là một sự chuyển đổi lớn. Đặc biệt, những người kinh doanh đã được miễn thuế trước đây cần phải quyết định liệu họ sẽ tiếp tục là người kinh doanh miễn thuế hay trở thành người kinh doanh chịu thuế để có thể phát hành hóa đơn.

Ngoài ra, nếu tiếp tục giao dịch như một người kinh doanh miễn thuế, đối tác giao dịch sẽ không thể nhận được khấu trừ thuế nhập khẩu, do đó, họ có thể yêu cầu giảm giá tương đương với số thuế tiêu dùng. Trong trường hợp bị bắt nạt như vậy từ nhà cung cấp, việc tư vấn ngay lập tức với Cơ quan Thuế Quốc gia hoặc luật sư, v.v. là rất quan trọng.

Tóm tắt: Điểm cần lưu ý về hệ thống hóa đơn

Ở đây, chúng tôi đã giải thích một cách dễ hiểu về hệ thống hóa đơn và các vấn đề liên quan. Khi hệ thống hóa đơn bắt đầu, bạn sẽ không thể khấu trừ số thuế tiêu thụ đã trả cho các doanh nghiệp miễn thuế từ số thuế mua vào, dẫn đến việc tăng gánh nặng thuế.

Việc bắt đầu hệ thống hóa đơn vẫn còn một thời gian, nhưng các doanh nghiệp có giao dịch với các doanh nghiệp miễn thuế như người làm tự do hay các doanh nghiệp nhỏ cần phải chuẩn bị và sắp xếp hệ thống nội bộ sớm. Ngoài ra, chúng tôi khuyến nghị các doanh nghiệp miễn thuế nên tham vấn với luật sư nếu họ bị ép buộc thay đổi hợp đồng một cách bất lợi.

Giới thiệu về các biện pháp của văn phòng luật sư của chúng tôi

Văn phòng luật sư Monolis chuyên về IT, đặc biệt là Internet và luật, là một văn phòng luật sư có chuyên môn cao về cả hai mặt. Tại văn phòng của chúng tôi, chúng tôi thực hiện việc tạo và xem xét hợp đồng cho các vụ việc đa dạng, từ các công ty niêm yết trên Sở Giao dịch Chứng khoán Tokyo đến các công ty khởi nghiệp. Nếu bạn gặp khó khăn với hợp đồng hoặc tương tự, vui lòng tham khảo bài viết dưới đây.

https://monolith.law/contractcreation[ja]