公司监视员工邮件不构成侵犯隐私的三个理由
在许多公司中，电子邮件被用作内外部通信的工具。那么，如果公司监控和调查员工的电子邮件内容，是否会构成侵犯隐私权呢？
对于公司经营者来说，由于企业合规意识的提高，监控和调查员工的电子邮件也可能成为重要的关注点。
总的来说，根据本文将要解释的三个原因，公司监控和调查员工的电子邮件并不被视为违法。然而，任何形式的监控和调查都不一定被允许，因此需要谨慎。
因此，本文将向公司经营者解释，在引用实际的判例的同时，哪些类型的监控和调查是被允许的。
公司监控员工邮件的合理理由
理由1：维护企业秩序
公司有权维护其秩序，因为公司必须作为一个组织来进行经营。为了保护公司的秩序，公司必须防止员工的“邮件误发”和阻止病毒感染。
特别是，如果员工的“邮件误发”发生，可能会导致企业机密泄露。因此，作为公司维护企业秩序的权利，公司可以检查员工的业务邮件。
理由2：使用公司设备
员工在公司使用的电脑或公司提供的手机，大多数都是公司的财产和设备。即使员工带自己的笔记本电脑等到公司工作，也应该通过公司的通信线路或邮件服务器等设施发送和接收邮件。
也就是说，公司的设备包括员工在工作中使用的电脑、手机和系统本身。作为公司的设备，公司有权检查员工的邮件使用情况。
理由3：存在职务专念义务
“职务专念义务”是指“劳动者在工作时间内，按照雇主的指挥命令，专心致志于其职务的义务”。适用于公务员的日本国家公务员法和地方公务员法（Japanese National Public Service Act and Local Public Service Act）规定了职务专念义务。
对于私营劳动者，没有明文规定职务专念义务的法律。然而，作为劳动合同附带的义务，职务专念义务被认为是存在的。
公司可以调查劳动者是否诚实工作，即是否遵守职务专念义务，以及是否遵守保密义务并没有泄露信息，邮件检查可以被认为是其中的一部分。
那么，公司或上司能否在未经本人同意的情况下，无限制地查看员工邮件呢？
【判例①】公司对员工邮件的监控与性骚扰行为
我们将介绍一起公司员工因私人邮件被上司未经许可监控，认为这是侵犯隐私权，向公司提出损害赔偿请求的案例。最终的结论是，这并未构成侵犯隐私权。
案件概述
原告，女性职员X1，收到了直接上司，被告Y（部门经理）的邮件，内容为“我希望您能抽出时间，告诉我部门存在的问题等”。X1将此邮件解读为被邀请共进晚餐，因此向丈夫X2咨询。
X1对此感到强烈反感，试图通过公司的内部计算机网络系统向X2发送一封内容为“他甚至插手到女性之间的细微人际关系。无论如何，如何与他共事将是未来的问题。这完全就是一个普通的饮酒邀请。”的电子邮件，但误发给了Y。
于是，Y得知X们试图以性骚扰行为起诉他，便请求公司的IT部门开始监视X1的邮件。
之后，尽管X们和Y有过对话的机会，但最终破裂。X们以遭受Y的性骚扰行为和未经许可阅读私人邮件导致的隐私侵犯为理由，提起了基于非法行为的损害赔偿诉讼。
另一方面，Y反诉X们，声称他们对Y的性骚扰行为的指控构成了名誉诽谤。
主要争议点
在本案中，Y是否存在性骚扰行为，以及X等人的诉讼是否构成诽谤都成为了争议点。然而，下面我们将重点关注Y是否监视X的电子邮件构成侵犯隐私权，来看看法院是如何判断的。
法院的判断
首先，法院对于员工是否可以私人使用公司电子邮件的问题，做出了如下的判断：
作为劳动者，他们在社会生活中，不仅可以使用公司的电话设备作为与外界联系的接收方，而且，只要不妨碍公司的工作执行，且对公司的经济负担极小，他们也可以在必要和合理的范围内，使用公司的电话设备进行拨打电话。这种理解应该被社会公认，同样，这也适用于使用公司网络系统进行私人电子邮件的发送和接收。
东京地方法院，平成13年（2001年）12月3日判决
也就是说，只要在必要和合理的范围内，员工使用公司的电子邮件系统进行私人使用是被允许的。
然而，另一方面，法院也做出了如下的判断，认为本案中对员工电子邮件的监控并未侵犯隐私权：
当员工使用公司内部网络系统进行私人电子邮件的使用时，他们应该接受其隐私保护范围相比普通电话设备要大大降低的事实。只有当没有负责任的人员进行监控，或者即使是负责任的人员，也没有任何工作上的合理必要性，仅仅出于个人好奇心进行监控，或者在对公司内部管理部门或其他内部第三方隐瞒监控事实的情况下，根据个人的任意方式进行监控等情况，综合考虑监控的目的、手段和方式等，与被监控方所受的不利影响进行比较，只有当监控行为超出了社会公认的合理范围，才能被认定为侵犯了隐私权。
同上
简单来说，”被告的监控行为并未超出社会公认的合理范围，原告应该接受这种程度的监控行为”，这就是法院的判断。
判决要点：作为经营者的监视是可能的
在判决中，以下的监视被认为是“超出了社会公认的合理范围的监视”：
- 非经营层人员（即不在管理层）对员工的电子邮件私人使用进行监视的情况
- 即使是负责任的人进行监视，如果没有合理的理由进行监视的情况（例如出于个人好奇心进行监视）
- 对第三方隐藏监视事实，根据个人的任意进行监视的情况
在本案中，关于上述第1点，被告是业务部门的负责人，并且在中途请求了负责部门继续进行监视，所以并非完全是个人进行的监视。
另外，当时在这家公司，对电子邮件的私人使用的禁止并未得到彻底执行，而且，公司也没有事先告知员工可能会进行查阅。
即使在这种情况下，只要没有超出社会公认的合理范围，公司或上司对员工的电子邮件进行监视是被允许的。
【裁判例②】公司内部涉嫌诽谤的员工邮件调查
公司对某员工进行调查，该员工被怀疑在公司内部发送了诽谤邮件。在调查过程中，发现了该员工的私人邮件。我们将解释对被怀疑的员工进行的询问情况。
在这个案例中，我们并未认定该调查侵犯了名誉或隐私等人格权。此外，我们还讨论了前述的“维护企业秩序”和“专心致志履行职务”的问题。
案件概述
员工A收到了多封诽谤他的邮件，这些邮件都是发送给管理部长的。公司在接到A的投诉后进行了调查，结果发现这些邮件是从销售部共享的电脑上，通过免费邮件服务发送到A的公司邮箱的。
由于知道邮件中情况的人非常有限，因此怀疑有阻止A和女性员工B亲近动机的原告X是嫌疑人，并进行了第一次询问调查。
原告否认发送邮件，公司调查了文件服务器上关于原告的电子邮件通信记录约一年，但未能找到证明原告与诽谤邮件有关的证据。
然而，在调查过程中，发现了X发送的大量非工作相关的私人邮件。
随后，公司对X进行了两次关于诽谤邮件和私人邮件的询问调查，并以私人邮件违反了就业规定为理由，对其进行了譴责处理（提交了处分书）。
于是，X向公司提出，询问调查的方式侵犯了他的名誉等人格权，而且，公司调查他的邮件并让相关人员查看，且未将邮件归还给他，侵犯了他在私人生活中的个人信息所有权和隐私权，因此他要求赔偿损失。
主要争议点
在本案中，争议的焦点是听证调查是否侵犯了人格权。然而，在下文中，我们将关注电子邮件调查是否侵犯了隐私权这一问题，以解决公司内部的问题，并审视法院的判断。
法院的判断
法院对于电子邮件调查的判断如下，认为本案中的电子邮件调查并未侵犯隐私权。
对于诽谤邮件事件，原告被合理地怀疑是发送者，经过询问后，原告否认是发送者，但无法消除这种怀疑，因此有必要进行进一步的调查。由于事件是在公司内部通过电子邮件进行的，因此可能在原告的电子邮件文件中写有能够确定犯罪者的信息，有必要检查其内容。此外，对于私人邮件事件，由于大量的非工作相关的私人邮件的存在已经明确，因此有必要对原告进行新的调查。而且，无法仅从标题就准确判断是否为非工作相关的私人邮件，需要从内容进行判断。无论哪种调查，都不能说是超出社会可以接受的限度，侵犯了原告的精神自由的非法行为。
东京地方裁判所，平成14年（2002年）2月26日
虽然有细微的词句差异，但在这个判例中，也可以说是从“是否超出社会可以接受的限度”（是否偏离了社会通常认为合理的范围）的角度进行判断的。
判决要点：职务专忠义务与企业秩序维护
此外，关于职务专忠义务和企业秩序维护，法院作出了以下判示。
私人邮件的发送，需要发送者思考、编写并发送文档，这不仅违反了发送者的职务专忠义务，而且使用公司设施进行私人活动也违反了企业秩序。当然，让接收者阅读私人邮件也会妨碍他们的工作。此外，本案中不仅如此，据证据（〈证据略〉）显示，存在大量要求接收者回复的邮件，实际上也有相当数量的私人邮件作为回复被发送出去。这不仅违反了自己的职务专忠义务等，而且通过让接收者思考、编写并发送回复，也使接收者违反了职务专忠义务，并让他们使用公司设施进行私人活动，这也是违反企业秩序的行为。
同上
也就是说，如果可以合理地认定存在违反职务专忠义务的情况，为了维护企业秩序，就可以认定进行类似本案的邮件调查是必要和适当的。
然而，另一方面，即使不构成侵犯隐私权，如果其方式等可能侵犯名誉等其他人格权，也需要注意。
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明确关于员工邮件的就业规则
公司为了以适当的方式进行邮件检查，需要明确关于员工邮件的规则，并提前与员工共享，这一点非常重要。
此外，关于员工邮件的规则应适用于所有员工，因此最好以就业规则的形式来规定。
如果关于员工邮件的规则已经明确地作为就业规则规定，那么即使以“是否违反就业规则”为理由对员工邮件进行调查，也能降低与员工发生纠纷的可能性。
总结：如果对员工邮件的监控有困扰，就向律师咨询
我认为在工作中，一定程度的私人邮件是被允许的。然而，这不能超过限度。
另外，公司并不能无条件地监控或调查邮件。这只是为了维护企业秩序，履行职务专念义务，以及保护公司设施。
判断员工邮件的监控是否侵犯了隐私权等，以及制定就业规则等，需要高度专业的知识。如果在判断情况或制定、修改就业规则等方面有困扰，一定要向律师咨询。
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