外国人在日本设立株式会社时起草公司章程的要点

在日本法律体系下成立株式会社，对许多外国创业者和投资者而言，是进入日本市场的重要一步。在这一过程中，公司章程作为公司核心的最重要法律文件，其制定要求对日本公司法有深刻理解和准确的描述。尤其是，虽然公司成立的程序多种多样，但本文将重点解释其中的核心要素——章程的制定和认证。

外国人在日本成立公司时，语言障碍、日本商业惯例以及复杂的法律程序可能成为巨大挑战。章程的制定不仅要满足形式上的要求，还要规定公司未来运营中的目标、组织结构、股份处理等多方面重要事项。如果这份文件有缺陷，可能导致公司成立无效，或者未来引发意料之外的法律问题。因此，确保法律准确性并制定完全符合日本法规的章程是至关重要的。

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什么是定款：在日本株式会社设立中的角色

定款是一份规定公司组织和活动的基本规则的文档，被誉为“公司宪法”。在日本公司法下，为了设立株式会社，必须制定这份定款，并接受公证人的认证。定款规定了公司的商号、经营目的、本店所在地等基本信息，以及股票处理、机构设计、董事选任方法等公司运营的各个方面。

定款中的条款根据其法律性质和重要性，大致分为三类：绝对性记载事项、相对性记载事项和任意性记载事项。理解这些分类对于正确制定定款至关重要。

定款是在株式会社设立时制定的，规定公司组织、运营及业务活动的基本规则的文档。它是公司设立行为的依据，并形成了公司之后的法律框架。日本公司法规定，在株式会社设立时必须制定定款。定款通过公证人的认证，发挥其法律效力（日本公司法第30条第1项）。

在株式会社设立中，制定定款是必不可少的。如果没有制定定款，或者定款内容缺少绝对性记载事项，定款本身将被视为无效，结果导致公司的设立也不被承认。定款还起到明确公司经营目的和确保交易稳定性的作用。

定款中的记载事项根据其重要性分为“绝对性记载事项”、“相对性记载事项”和“任意性记载事项”三种。绝对性记载事项是法律上必须记载的，否则定款本身将无效。相对性记载事项即使不记载，定款本身不会无效，但不记载则该事项不产生效力。任意性记载事项则由公司的创立者自由决定是否记载，不记载不影响效力，但记载可以明确公司的规则。

定款不仅是一份形式性的文件，它作为公司的基本规则书发挥作用。它规定了公司未来业务运营中的多项重要事宜，如公司目的、组织结构、股票处理等。如果这份文档有瑕疵，公司的设立本身可能无效，或者可能在未来引发意料之外的法律问题，因此其制定需要极其细致的注意和法律准确性。

在公司章程中必须记载的事项：绝对记载事项

根据日本公司法（日本法）第27条的规定，绝对记载事项是公司章程中必须记载的内容。如果缺少这些事项中的任何一个，章程在法律上将被视为无效，结果将无法成立股份有限公司。对于外国创业者在日本设立公司时，准确理解这些事项并确保无遗漏地记载至关重要。

绝对记载事项包括以下五项：

1. 目的：具体记载公司将从事哪些业务。例如，“软件开发及销售”、“餐饮店经营”等，通常会全面描述未来可能进行的业务。公司的目的是明确公司业务活动范围并确保交易安全的必要条件。如果将来启动新业务时，章程中未记载目的，则需要进行章程变更程序，因此建议在设立时就赋予一定的广度。
2. 商号：记载公司的名称。商号的确定存在一些规则。例如，不能在同一地址使用相同的商号。另外，“银行”、“人寿保险”、“信托”等特定行业的商号受法律限制，不能使用。故意使用可能与其他公司混淆的名称也是禁止的。商号是公司的面孔，因此需要谨慎选择。
3. 本店所在地：记载公司本店的位置。章程中只需记载到最小行政区划（例如“东京都”或“东京都涩谷区”）即可，但实际上在登记申请时需要确定具体地址（到门牌号）。虽然可以在章程中记载具体地址，但考虑到将来可能搬迁，保留较宽泛的记载可以省去章程变更的麻烦。
4. 设立时出资的财产价值或其最低额：记载创始人在公司设立时出资的财产总额或最低额。这是构成公司资本金基础的部分，是显示公司财产状况的重要项。此项记载是为了明确公司的财政基础而必需的。
5. 创始人的姓名及住址：记载所有创始人的姓名和住址。创始人是主导公司设立程序并在设立时承担股份的人。如果有多名创始人，则必须准确记载所有人的姓名和住址。

这些绝对记载事项是确立股份有限公司法律存在的最低限度且不可或缺的信息。确认这些事项已准确记载是制定公司章程的最基本要求。

在公司章程中必须明确记载才能生效的事项：相对性记载事项

相对性记载事项即便未在公司章程中记载，也不会导致章程本身无效，但为了使这些事项产生法律效力，在日本公司法下，必须在章程中明确记载。这些事项对于公司运营和股份处理非常重要，尤其是当公司希望建立与日本公司法一般规定不同的特殊规则时。对于外国创始人而言，如果希望根据自己公司的特定需求或母国的商业惯例来运营公司，在日本，将这些相对性记载事项纳入公司章程是非常有效的。

以下是相对性记载事项的主要例子：

1. 变态设立事项（Matters Related to Abnormal Establishment）：这些是对公司财产产生重大影响的重要事项，根据日本公司法（日本公司法第28条）规定。具体包括：
   • 实物出资：当以非货币财产（如不动产、动产、债权等）进行出资时，必须在章程中记载该财产的内容、价值以及相应的股份分配数量。实物出资的评估是否恰当往往容易引发争议，因此需要在章程中明确记载，并在必要时接受检查员的调查。
   • 财产承接：如果公司设立后承诺接受特定财产的转让，则需要在章程中记载。
   • 发起人报酬：如果规定为公司设立支付发起人报酬，则需要在章程中记载。
   • 设立费用：如果公司承担设立所需的费用，则需要在章程中记载。这些事项直接关系到公司的财产基础，不在章程中记载则不会被认可。
2. 股份转让限制：如果股份公司对发行的股份转让设定限制，如要求董事会批准等，则需要在章程中记载。特别是对于中小企业或非上市公司，为了防止股份流向不希望的第三方，保持经营权的稳定，通常会设定此类规定。如果不设定这些限制，股份将可以自由转让。
3. 股东名册管理人：如果将股东名册的创建和管理委托给专业机构（如信托银行），则需要在章程中记载。这样可以减少股东管理的工作量，并保持准确性。
4. 对继承人等的卖出请求：如果限制转让的股份因继承或合并等原因被取得，公司可以要求购买这些股份，则需要在章程中记载。这是防止股份分散，维持特定股东结构的有效手段。
5. 单元股份数：如果规定股东行使表决权所需的股份数量，则需要在章程中记载。例如，如果规定100股为一个单元，则持有少于100股的股份将无法行使表决权。这有助于提高股东大会的运作效率。
6. 股票发行：如果公司决定是否发行股票，则需要在章程中记载。根据日本公司法的原则，公司通常不发行股票，但如果章程中有规定，则可以发行。
7. 股东大会、董事会等的召集通知期限缩短：如果要缩短日本公司法规定的召集通知期限（例如，股东大会通常提前两周通知），则需要在章程中记载。这样可以实现快速决策。
8. 董事会、会计参与、监事、监事会、会计审计人及委员会的设立：这些是关于公司机构设计的事项，如果设立这些机构，则需要在章程中记载。特别是对于不设立董事会的公司（如设立监事或会计审计人的公司），需要明确记载。

这些相对性记载事项是设计公司内部治理和运营方式的重要工具。对于外国创始人来说，在日本开展业务时，如果希望引入特定的治理结构或股份管理政策，将这些事项适当地记载在公司章程中是至关重要的。

任意的記載事項：可自由記載的條款

所謂任意的記載事項，是指在不違反日本公司法及公序良俗的前提下，公司創辦人可以自由地在公司章程中記載的條款。即使這些條款未在章程中記載，也不會影響其效力。然而，透過記載這些事項，可以明確公司的內部規則，從而預防未來可能發生的爭議和解釋上的模糊不清。特別是對於涉及國際背景的創辦人來說，消除歧義並將清晰的規則文書化，對於公司的順利運營有著重要的貢獻。

任意的記載事項主要包括以下幾個例子：

1. 事業年度：確定公司的會計期間。例如，可以記載為「每年4月1日至次年3月31日」。這對於稅務申報和決算時期有重要影響，因此需要根據業務計劃來設定。
2. 取締役等役員的數量：記載取締役和監事等役員的具體人數或其上限和下限。根據日本公司法，取締役至少需有一名，但通過章程確定具體人數可以穩定役員結構。
3. 股東總會的議長：記載誰將擔任股東總會議長。例如，可以設定「代表取締役擔任議長」的規定，以便順利進行總會的運營。
4. 定期股東總會的召集時期：記載每個事業年度結束後舉行定期股東總會的召集時期。例如，可以定為「每事業年度結束後3個月以內」。
5. 基準日：記載股東名冊上的股東可以行使特定權利（例如領取股息或表決權）的日期。
6. 公告方法：記載公司將通過官報、日刊新聞紙還是電子公告的哪種方式進行公告。如果章程中未作規定，根據日本公司法第939條第4項，將自動適用在官報上發布的方法。電子公告因為可以節省成本，因此被許多公司採用。

這些任意的記載事項使公司創辦人能夠根據自己的經營方針和實際情況，設定更詳細的內部規則。通過在章程中明確記載，可以向公司內外的相關方清晰展示公司的運營方針，提高預見性。

日本公司章程的制定与认证流程

在日本设立股份有限公司时，章程的制定与认证是关键的法律步骤。这一流程主要包括“章程的制定”、“公证处的预约”和“章程的认证”三个阶段。对于外国创始人来说，理解这一流程对于顺利设立公司至关重要。

章程的制定

首先，需要制定包含公司名称、宗旨、注册地点、注册资本以及创始人信息等必要、相对和自选条款的章程。在这一阶段，考虑公司未来的业务发展和经营方针，准确无误地包含所有必要条款至关重要。特别是，业务宗旨的描述会影响未来的业务活动，因此需要谨慎考虑。

公证处的预约

章程的认证需要在公司注册地点所在地的公证处进行。为了接受公证处的认证，通常需要提前预约。预约可以通过电话或日本公证人联合会的网站进行。如果预约了错误的公证处，将无法完成认证，因此事先确认是必需的。

章程的认证

在预约的日期和时间，携带必要文件和认证费用前往公证处，接受公证人的认证。原则上，所有创始人都需要参与章程认证，但也可以委托代理人。

章程的形式主要有两种：“纸质章程”和“电子章程”。

• 纸质章程：传统的书面形式章程。纸质章程属于应税文件，因此需要缴纳4万元的印花税。此外，还需要打印并装订，每页的折页处需要创始人全体用印鉴盖章。
• 电子章程：以PDF文件格式制作，并附有电子签名的章程。电子章程的最大优势是不需要纸质章程所需的4万元印花税，这有助于降低设立成本。但是，可能需要电子证书和特定的数据转换软件来进行电子签名。

近年来，在电子章程的认证程序中，也引入了在线和网络会议的方法。这为尤其是居住在海外的外国创始人提供了极大的便利，因为它省去了亲自前往公证处的麻烦。通过网络会议进行认证时，公证人将通过网络会议进行本人确认和设立意图确认。认证后的电子章程数据可以通过在线系统或电子邮件接收。

如果章程内容有瑕疵，公证人会要求修正。如果是轻微的瑕疵，可以当场修正；但如果有重大瑕疵，则可能需要修改章程后再次访问公证处。因此，在章程制定阶段接受专家的预先检查，对于顺利进行程序非常有效。

外国人在日本设立株式会社时应准备的定款认证文件

当外国人在日本设立株式会社并接受定款认证时，可能需要准备与日本人不同或额外的文件。事先准确地准备这些文件对于顺利完成手续至关重要。

共同所需的文件

首先，即使是外国创办人，在日本设立公司也需要准备以下共同所需的文件。

• 公司章程三份：分别为公证处存档用、公司存档用和登记申请用，总共需要准备三份公司章程。如果是纸质章程，需要所有发起人的正式印章和副印。
• 实质控制人声明书：这是一份声明文件，用以明确即将成立的公司的实质控制人，并声明该人不属于黑社会成员或反社会势力。这是作为反洗钱措施的一部分而要求的。在股份有限公司中，通常持有超过50%股份的人会被视为实质控制人。

在日本成立公司的发起人身份验证文件

当发起人是外国人时，作为身份验证文件，需要提供“印鑑证明书”或“签名证明书”中的任一种。

• 印鑑证明书：在日本国内有住所的外国人（持有在留卡或特别永住者证明书的人）可以在住民登记地的市区町村役场进行印鑑登记，并获得印鑑证明书。由于印鑑证明书在日本国内的各种公共和私人手续中广泛使用，如不动产租赁合同等，因此对居住在日本的外国人来说，进行登记非常便利。
• 签名证明书：居住在海外的外国人或在日本未进行印鑑登记的外国人发起人，可以使用签名证明书（署名证明书）或经过认证的签名宣誓供述书来代替印鑑证明书。签名证明书是由官方机关的工作人员公正证明该签名无误。

签名证明书通常由发起人本国所在地的官方机关，或位于日本的本国领事馆、大使馆颁发。在获取时，需要携带需要签名的文件，并在领事官等人面前签名。已经签名的文件是无法进行证明的。在日本进行不动产登记等特定目的时，有时也会接受美国公证人制作的文件。此外，在公证处进行身份验证时，也可以使用带有照片的身份证明文件，如护照或在留卡。但是，由于直接在护照或在留卡原件上加注认证比较困难，因此在提交给目的国之前，可能需要在公证处对复印件进行认证。

委任状（代理人による認証の場合）

如果所有发起人难以亲自前往公证处，可以委托代理人进行公司章程认证手续。在这种情况下，需要准备以下文件：

• 委任状：需要发起人向代理人出具的委任书。委任书上必须有发起人的实印（在日本进行印章注册的情况）或签名（附上签名证明的情况）。
• 发起人的印章证明书或签名证明书：附上盖章或签名的发起人的印章证明书（发行后3个月内有效）或签名证明书。如果发起人是法人，则需要该法人的登记事项证明书和代表人的印章证明书。
• 代理人的本人确认文件：需要代理人的印章证明书和实印，或带有照片的身份证明文件如驾驶执照或护照以及认印。

在日本的公证处使用外国语撰写的委任书时，原则上必须附上所有文件的日文翻译。翻译文件上需要有翻译者的姓名和印章（或签名），以及翻译声明。外国语委任书的认证费用往往高于日文委任书。此外，认证翻译文件时，即使原始文件是公文，翻译文件也会被视为私人文件，在公证人认证时，原始公文、翻译文件以及“附上的文件与○○证明书及其日文翻译无异”等声明书将被一并认证。

这些复杂的文件要求可能会给外国创始人带来很大的负担。特别是当有多个海外居住的发起人，或需要将外国语文件适配日本法律程序时，专业法律事务所的支持变得至关重要。

总结

在日本（Japan）设立股份有限公司时，公司章程的制定和认证是构建后续业务运营基础的极其重要过程。特别是对于外国创始人而言，日本的法律体系、语言以及独特的习俗可能构成复杂的挑战。章程中绝对记载事项的遗漏可能导致章程无效，而相对记载事项的未记载则可能导致无法产生预期的法律效力。此外，在章程认证过程中，需要准确理解并准备外国人特有的要求，如印章证明书与签名证明书的区别、外语文件的翻译与认证等。

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