什么是社外董事的责任限制合同?程序流程和合同书制作的注意事项
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近年,随着公司不断发生不祥事件,越来越要求董事会能够充分监督管理层,作为这一努力的一部分,社外董事的运用正在推进。
在2021年3月1日(令和3年)实施的修订《日本公司法》中,对上市公司等强制要求设立社外董事。因此,不仅对现有上市公司,对于未来有上市计划的企业来说,确保社外董事也成为了一个重大的课题。
即使是非上市公司,在接受风险投资等外部资金时,也可能会以接纳社外董事为条件。在公司接受外部董事时,通常会看到公司与董事之间预先签订责任限制合同的情况。
因此,本文将详细解释什么是责任限制合同,以及签订责任限制合同需要哪些程序。
社外董事的责任限制合同及其适用范围
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随着社外董事数量的增加,责任限制合同的应用也在推进。
根据东京证券交易所的《东证上市公司企业治理白皮书2015[ja]》(第36页),截至2014年,已与公司签订责任限制合同的社外董事占东证上市公司总数的78.6%,这表明责任限制合同在实务中逐渐得到固定。
本文将解释责任限制合同究竟是什么,以及哪些董事可以签订责任限制合同。
另外,关于投资合同中的董事派遣问题,我们在下面的文章中也有详细解释,请务必查看。
相关文章:投资合同中的董事派遣条款是什么[ja]
此外,关于与风险投资等签订的投资合同的整体问题,我们在以下文章中也进行了详细解释,请也务必查看。
关于董事责任限制合同
责任限制合同是一种安排,其内容是在董事发生赔偿责任时,将该董事的责任限制在一定金额内。
责任限制合同通常在董事实际承担赔偿责任之前签订。具体来说,通常是在董事就任时签订。
关于责任免除,如后文所述,通过股东大会或董事会的决议可以实现责任免除。然而,这些制度存在不确定性,因为决议是否真正导致责任免除,以及免除额度是多少,都是不明确的。因此,对于担任外部董事的人来说,无法消除承担高额赔偿责任的担忧。
相比之下,责任限制合同可以在赔偿责任发生之前限制责任。通过这种方式,责任限制合同可以减少承担高额赔偿责任的风险,从而更容易保障外部董事人才。外部董事与公司签订责任限制合同的情况越来越多,这背后的原因可见一斑。
然而,在责任限制合同中,并不能随意决定责任的上限金额。根据《日本公司法》,上限金额应为以下两者中的较高金额:
- 公司章程规定的金额
- 《日本公司法》规定的最低责任限额(《日本公司法》第425条第1款)
后者的最低责任限额对于外部董事而言,是其“报酬”(《日本公司法实施细则》第113条)的两倍。
执行董事不适用责任限制
能够与公司签订责任限制合同的董事,仅限于非执行董事。因此,代表董事或者被董事会决议选定执行业务的董事,无法签订责任限制合同。
由于独立董事是从非执行董事中选任的,因此如果是独立董事,则签订责任限制合同并无问题。然而,一旦独立董事转任为执行董事,原有的责任限制合同将失去效力,这一点需要特别注意(《日本公司法》第427条第2款)。
签订责任限制合同的程序
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在签订责任限制合同时,不仅仅是完成合同的签订,还需要预先遵循《日本公司法》所规定的程序。本文将解释在签订责任限制合同之前,必须进行的一些程序。
关于制定可签订责任限定合同的公司章程
为了签订责任限定合同,必须在公司章程中规定可以签订责任限定合同。因此,首先需要修改章程,以纳入关于签订责任限定合同的规定。
决定是否在章程中规定责任上限金额
签订责任限定合同后的责任上限金额,将是章程中规定的金额或法律规定的最低责任限额中的较高者。因此,在章程中规定低于这一最低责任限额的责任上限金额是没有意义的。
因此,只有在希望将责任上限金额设定得高于法定最低责任限额的情况下,才有在章程中规定责任上限金额的意义。于是,公司需要决定是否在章程中规定责任限额。
实际上,是否在章程中规定责任上限金额因公司而异。从追究董事责任的股东立场来看,希望在章程中规定高于《日本公司法》(Japanese Companies Act)第425条第1款规定的最低责任限额的上限金额是有利的。
另一方面,如果公司接受投资者推荐的外部董事,虽然推荐方是股东,但可能更倾向于较低的责任上限金额。
在章程中规定责任上限金额的规定示例
在章程中规定责任上限金额时,可以考虑设定如下规定:
第○条(与董事之间的责任限定合同)
本公司可以根据《日本公司法》(Japanese Companies Act)第427条第1款的规定,与董事(不包括执行董事等)签订限定《日本公司法》(Japanese Companies Act)第423条第1款规定的赔偿责任的合同。但是,基于该合同的赔偿责任限额应预先规定为○元以上的金额或法律规定的最低责任限额中的较高者。
在章程中不规定责任上限金额的规定示例
如果不在章程中规定责任上限金额,可以考虑设定如下规定:
第○条(与董事之间的责任限定合同)
本公司可以根据《日本公司法》(Japanese Companies Act)第427条第1款的规定,与董事(不包括执行董事等)签订限定《日本公司法》(Japanese Companies Act)第423条第1款规定的赔偿责任的合同。但是,基于该合同的赔偿责任限额应为法律规定的最低责任限额。
监事的同意
若要在公司章程中规定可以签订责任限制合同,必须通过股东大会决议获得批准才能修改章程。
设有监事的公司在提交此类章程变更议案至股东大会时,必须事先获得所有监事的同意(日本《公司法》第427条第3款及第425条第3项第1号)。另外,即便是设有监事会的公司,在提交这一议案时,也无需经过监事会决议的批准。
股东大会的特别决议
在获得监事的同意后,关于变更公司章程的议案需要得到股东大会决议的批准。
进行章程变更时,必须获得股东大会的特别决议批准(《日本公司法》第466条及第309条第2款第11号)。
在特别决议中,原则上必须有拥有过半数表决权的股东出席,并且出席股东中有三分之二以上的表决权赞成,决议才能成立。
由于涉及到公司基础变更等重大事项,需要慎重判断,因此要求出席股东中有三分之二以上的表决权赞成。
变更登记
关于有限责任合同的公司章程规定,是需要进行登记的事项。因此,一旦股东大会决议批准了章程变更,并在章程中设定了有关签订有限责任合同的规定,就必须对这一规定进行登记(日本《公司法》(Company Act)第911条第3款第25号)。
进行此类登记,必须在章程变更生效后的两周内完成(日本《公司法》(Company Act)第915条第1款)。
制定责任限制合同书的注意事项
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与社外董事签订责任限制合同时,需要注意确保责任限额的规定不与公司章程中的内容产生矛盾。
具体来说,可能会设定以下条款(甲为股份有限公司,乙为社外董事)。
第○条(赔偿责任的限制)
若乙作为甲公司的董事未能履行职责,从而给甲造成损害,但乙在履行职务时是善意且没有重大过失的,乙对甲的赔偿责任应以甲公司章程规定的金额或《日本公司法》(Japanese Companies Act)第425条第1款规定的最低责任限额中的较高金额为限,对于超出该金额的部分,甲应免除乙的责任。
此外,也可以考虑将有关责任限制合同有效期满后,对于董事在合同期间内的行为仍适用本合同的规定,以及关于《日本公司法》(Japanese Companies Act)上限制等条款纳入合同中。
如何减轻执行业务的董事责任
![如何减轻执行业务的董事责任](https://monolith-law.jp/wp-content/uploads/2022/09/shutterstock_2063156213.png)
与社外董事不同,执行业务的董事,如代表董事,不能签订限制责任的合同。
然而,对于这类董事,通过股东大会的特别决议,可以在法定最低责任限额内减轻其责任(《日本公司法》(会社法)第425条第1款)。
此外,通过董事会的决议,也可以在法定最低责任限额内减轻其责任(《日本公司法》(会社法)第426条第1款)。在这种情况下,需要在公司章程中规定可以通过董事会决议减轻责任。值得注意的是,如果得到所有股东的同意,可以免除董事的责任(《日本公司法》(会社法)第424条)。
总结:制定责任限制合同时请咨询律师
随着公司引入社外董事的案例增多,为了便于迎接社外董事,使用责任限制合同已经变得普遍。然而,在签订责任限制合同时,需要预先确认公司章程的规定、可签约的董事以及限额等多个要点。
特别是,如果忽略了《日本公司法》上规定的程序,如章程的变更,合同的效力可能会受到质疑,因此需要格外注意。如果您正在考虑与社外董事签订责任限制合同,我们建议您咨询熟悉企业法务的律师。
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