什么是社外董事的责任限制合同?程序流程和合同书制作的注意事项
近年，随着公司不断发生不祥事件，越来越要求董事会能够充分监督管理层，作为这一努力的一部分，社外董事的运用正在推进。
在2021年3月1日（令和3年）实施的修订《日本公司法》中，对上市公司等强制要求设立社外董事。因此，不仅对现有上市公司，对于未来有上市计划的企业来说，确保社外董事也成为了一个重大的课题。
即使是非上市公司，在接受风险投资等外部资金时，也可能会以接纳社外董事为条件。在公司接受外部董事时，通常会看到公司与董事之间预先签订责任限制合同的情况。
因此，本文将详细解释什么是责任限制合同，以及签订责任限制合同需要哪些程序。
社外董事的责任限制合同及其适用范围
随着社外董事数量的增加，责任限制合同的应用也在推进。
根据东京证券交易所的《东证上市公司企业治理白皮书2015[ja]》（第36页），截至2014年，已与公司签订责任限制合同的社外董事占东证上市公司总数的78.6%，这表明责任限制合同在实务中逐渐得到固定。
本文将解释责任限制合同究竟是什么，以及哪些董事可以签订责任限制合同。
另外，关于投资合同中的董事派遣问题，我们在下面的文章中也有详细解释，请务必查看。
相关文章：投资合同中的董事派遣条款是什么[ja]
此外，关于与风险投资等签订的投资合同的整体问题，我们在以下文章中也进行了详细解释，请也务必查看。
关于董事责任限制合同
责任限制合同是一种安排，其内容是在董事发生赔偿责任时，将该董事的责任限制在一定金额内。
责任限制合同通常在董事实际承担赔偿责任之前签订。具体来说，通常是在董事就任时签订。
关于责任免除，如后文所述，通过股东大会或董事会的决议可以实现责任免除。然而，这些制度存在不确定性，因为决议是否真正导致责任免除，以及免除额度是多少，都是不明确的。因此，对于担任外部董事的人来说，无法消除承担高额赔偿责任的担忧。
相比之下，责任限制合同可以在赔偿责任发生之前限制责任。通过这种方式，责任限制合同可以减少承担高额赔偿责任的风险，从而更容易保障外部董事人才。外部董事与公司签订责任限制合同的情况越来越多，这背后的原因可见一斑。
然而，在责任限制合同中，并不能随意决定责任的上限金额。根据《日本公司法》，上限金额应为以下两者中的较高金额：
- 公司章程规定的金额
- 《日本公司法》规定的最低责任限额（《日本公司法》第425条第1款）
后者的最低责任限额对于外部董事而言，是其“报酬”（《日本公司法实施细则》第113条）的两倍。
执行董事不适用责任限制
能够与公司签订责任限制合同的董事，仅限于非执行董事。因此，代表董事或者被董事会决议选定执行业务的董事，无法签订责任限制合同。
由于独立董事是从非执行董事中选任的，因此如果是独立董事，则签订责任限制合同并无问题。然而，一旦独立董事转任为执行董事，原有的责任限制合同将失去效力，这一点需要特别注意（《日本公司法》第427条第2款）。
签订责任限制合同的程序
在签订责任限制合同时，不仅仅是完成合同的签订，还需要预先遵循《日本公司法》所规定的程序。本文将解释在签订责任限制合同之前，必须进行的一些程序。
关于制定可签订责任限定合同的公司章程
为了签订责任限定合同，必须在公司章程中规定可以签订责任限定合同。因此，首先需要修改章程，以纳入关于签订责任限定合同的规定。
决定是否在章程中规定责任上限金额
签订责任限定合同后的责任上限金额，将是章程中规定的金额或法律规定的最低责任限额中的较高者。因此，在章程中规定低于这一最低责任限额的责任上限金额是没有意义的。
因此，只有在希望将责任上限金额设定得高于法定最低责任限额的情况下，才有在章程中规定责任上限金额的意义。于是，公司需要决定是否在章程中规定责任限额。
实际上，是否在章程中规定责任上限金额因公司而异。从追究董事责任的股东立场来看，希望在章程中规定高于《日本公司法》(Japanese Companies Act)第425条第1款规定的最低责任限额的上限金额是有利的。
另一方面，如果公司接受投资者推荐的外部董事，虽然推荐方是股东，但可能更倾向于较低的责任上限金额。
在章程中规定责任上限金额的规定示例
在章程中规定责任上限金额时，可以考虑设定如下规定：
第○条（与董事之间的责任限定合同）
本公司可以根据《日本公司法》(Japanese Companies Act)第427条第1款的规定，与董事（不包括执行董事等）签订限定《日本公司法》(Japanese Companies Act)第423条第1款规定的赔偿责任的合同。但是，基于该合同的赔偿责任限额应预先规定为○元以上的金额或法律规定的最低责任限额中的较高者。
在章程中不规定责任上限金额的规定示例
如果不在章程中规定责任上限金额，可以考虑设定如下规定：
第○条（与董事之间的责任限定合同）
本公司可以根据《日本公司法》(Japanese Companies Act)第427条第1款的规定，与董事（不包括执行董事等）签订限定《日本公司法》(Japanese Companies Act)第423条第1款规定的赔偿责任的合同。但是，基于该合同的赔偿责任限额应为法律规定的最低责任限额。
监事的同意
若要在公司章程中规定可以签订责任限制合同，必须通过股东大会决议获得批准才能修改章程。
设有监事的公司在提交此类章程变更议案至股东大会时，必须事先获得所有监事的同意（日本《公司法》第427条第3款及第425条第3项第1号）。另外，即便是设有监事会的公司，在提交这一议案时，也无需经过监事会决议的批准。
股东大会的特别决议
在获得监事的同意后，关于变更公司章程的议案需要得到股东大会决议的批准。
进行章程变更时，必须获得股东大会的特别决议批准（《日本公司法》第466条及第309条第2款第11号）。
在特别决议中，原则上必须有拥有过半数表决权的股东出席，并且出席股东中有三分之二以上的表决权赞成，决议才能成立。
由于涉及到公司基础变更等重大事项，需要慎重判断，因此要求出席股东中有三分之二以上的表决权赞成。
变更登记
关于有限责任合同的公司章程规定，是需要进行登记的事项。因此，一旦股东大会决议批准了章程变更，并在章程中设定了有关签订有限责任合同的规定，就必须对这一规定进行登记（日本《公司法》（Company Act）第911条第3款第25号）。
进行此类登记，必须在章程变更生效后的两周内完成（日本《公司法》（Company Act）第915条第1款）。
制定责任限制合同书的注意事项
与社外董事签订责任限制合同时，需要注意确保责任限额的规定不与公司章程中的内容产生矛盾。
具体来说，可能会设定以下条款（甲为股份有限公司，乙为社外董事）。
第○条（赔偿责任的限制）
若乙作为甲公司的董事未能履行职责，从而给甲造成损害，但乙在履行职务时是善意且没有重大过失的，乙对甲的赔偿责任应以甲公司章程规定的金额或《日本公司法》（Japanese Companies Act）第425条第1款规定的最低责任限额中的较高金额为限，对于超出该金额的部分，甲应免除乙的责任。
此外，也可以考虑将有关责任限制合同有效期满后，对于董事在合同期间内的行为仍适用本合同的规定，以及关于《日本公司法》（Japanese Companies Act）上限制等条款纳入合同中。
如何减轻执行业务的董事责任
与社外董事不同，执行业务的董事，如代表董事，不能签订限制责任的合同。
然而，对于这类董事，通过股东大会的特别决议，可以在法定最低责任限额内减轻其责任（《日本公司法》（会社法）第425条第1款）。
此外，通过董事会的决议，也可以在法定最低责任限额内减轻其责任（《日本公司法》（会社法）第426条第1款）。在这种情况下，需要在公司章程中规定可以通过董事会决议减轻责任。值得注意的是，如果得到所有股东的同意，可以免除董事的责任（《日本公司法》（会社法）第424条）。
总结：制定责任限制合同时请咨询律师
随着公司引入社外董事的案例增多，为了便于迎接社外董事，使用责任限制合同已经变得普遍。然而，在签订责任限制合同时，需要预先确认公司章程的规定、可签约的董事以及限额等多个要点。
特别是，如果忽略了《日本公司法》上规定的程序，如章程的变更，合同的效力可能会受到质疑，因此需要格外注意。如果您正在考虑与社外董事签订责任限制合同，我们建议您咨询熟悉企业法务的律师。
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