Klíčové body při vytváření dohody o zachování důvěrnosti (NDA)

V obchodních transakcích mezi firmami se často vyžaduje uzavření dohody o zachování důvěrnosti, a to vedle smlouvy týkající se samotné transakce. To platí i v oblasti IT, kde například při vývoji systémů často dochází k přístupu k obchodním tajemstvím zadavatele, a proto se často uzavírají dohody o zachování důvěrnosti. Dohoda o zachování důvěrnosti je v rámci smluv relativně standardizovaným dokumentem, takže pokud si jednou uspořádáte hlavní body, můžete je aplikovat i na dohody o zachování důvěrnosti uzavřené s jinými firmami. V tomto článku vysvětlíme, na co si dát pozor při kontrole dohody o zachování důvěrnosti.

Co je to smlouva o zachování tajnosti

Smlouva o zachování tajnosti je dohoda uzavřená s cílem chránit informace, které jsou poskytovány nebo sdíleny mezi smluvními stranami, jako jsou obchodní tajemství nebo osobní údaje. Tato smlouva je také někdy označována jako NDA, což je zkratka pro anglický termín Non Disclosure Agreement. Obchodní tajemství jsou životně důležitá pro podnikatelské aktivity. Pokud by došlo k úniku obchodních tajemství konkurenčním společnostem, mohlo by to ohrozit samotnou existenci firmy. Navíc, pokud by došlo k úniku obchodních tajemství, je nezbytné, aby byla uzavřena vhodná smlouva o zachování tajnosti, aby bylo možné uplatnit zákon o prevenci nespravedlivé soutěže. Podrobněji o ochraně obchodních tajemství a zákonu o prevenci nespravedlivé soutěže se dočtete v následujícím článku.

https://monolith.law/corporate/trade-secrets-unfair-competition-prevention-act[ja]

Co se týče osobních údajů, zájem společnosti o jejich ochranu se zvýšil s přijetím zákona o ochraně osobních údajů. Pokud by došlo k úniku osobních údajů, firma by se nemohla vyhnout společenské kritice. Podrobněji o zákonu o ochraně osobních údajů se dočtete v následujícím článku.

https://monolith.law/corporate/act-on-the-protection-of-personal-information-privacy-issues[ja]

Z toho vyplývá, že smlouva o zachování tajnosti, jejímž cílem je chránit důležité tajné informace firmy, je důležitá pro provozování podnikatelských aktivit. Typickými příklady situací, kdy je uzavřena smlouva o zachování tajnosti, jsou:

• Případy, kdy je nutné, aby zadavatel poskytl obchodní tajemství nebo osobní údaje dodavateli, například v rámci smlouvy o vývoji systému
• Případy, kdy je nutné sdílet obchodní tajemství smluvních stran během due diligence prováděné v rámci fúzí a akvizic nebo strategických aliancí

V poslední době se však vzhledem k rostoucí společenské kritice úniků osobních údajů stává častějším, že se požaduje uzavření smlouvy o zachování tajnosti i v jiných než výše uvedených typických situacích. Co se týče zachování tajnosti, je možné uzavřít samostatnou smlouvu o zachování tajnosti nebo stanovit ustanovení o zachování tajnosti jako obecnou klauzuli v rámci základní smlouvy o obchodní transakci.

Klíčové body kontroly smlouvy o zachování tajemství

Účel zveřejnění

Článek ○ (Účel zveřejnění)
A a B se vzájemně zavazují k zveřejnění nebo poskytnutí důvěrných informací za účelem realizace a přípravy na ●● (dále jen “účel tohoto případu”).

Účel zveřejnění důvěrných informací je konkrétně stanoven. Smlouvy o zachování důvěrnosti jsou často uzavírány v předstadiu uzavření smlouvy týkající se samotné transakce, takže popis účelu zveřejnění se často stává abstraktním. Nicméně, je důležité co nejvíce specifikovat a uvést, například “vývoj systému ○○”, “převod podnikání ○○ od A”, “služby ○○ poskytované B od A”. V tomto článku je důležité jasně uvést účel zveřejnění informací, aby se zabránilo použití důvěrných informací mimo tento účel. Podrobnosti o použití mimo tento účel budou popsány později. Většinou se důvěrné informace poskytují vzájemně, takže pokud existuje i sebemenší možnost, že budete poskytovat informace ze své společnosti, je bezpečnější uvést, že informace budou “vzájemně” zveřejněny, jak je uvedeno v příkladu článku. Pokud je však zveřejnění informací zjevně jednostranné, stačí uvést “důvěrné informace zveřejněné od A k B”.

Rozsah důvěrných informací

Článek ○ (Důvěrné informace)
1. V této smlouvě se termínem “důvěrné informace” rozumí technické informace, obchodní informace a další informace, které byly v rámci této smlouvy od jedné strany odhaleny druhé straně, bez ohledu na formu média, jako jsou dokumenty, e-maily, elektronická paměťová média atd., a které jsou označeny jako důvěrné nebo je třeba je uchovávat v tajnosti, a to buď písemně nebo v jiné hmatatelné formě. Pokud jde o informace odhalené ústně, termínem “důvěrné informace” se rozumí informace, které byly při odhalení označeny jako důvěrné a jejichž podstata byla písemně oznámena do 30 dnů od odhalení.
2. Následující informace se nepovažují za důvěrné informace podle předchozího odstavce:
(1) Informace, které již druhá strana vlastnila v době odhalení
(2) Informace, které druhá strana získala legitimně od třetí strany bez povinnosti udržovat je v tajnosti
(3) Informace, které druhá strana vyvinula nezávisle, bez využití informací poskytnutých odhalující stranou
(4) Informace, které se staly veřejně známé před nebo po přijetí, aniž by bylo porušeno toto ujednání

Ustanovení o rozsahu důvěrných informací je velmi důležité. První odstavec ustanovení omezuje informace, které jsou chráněny, na ty, které byly “odhaleny s výslovným označením jako důvěrné”. Informace, které jsou vzájemně odhalovány v obchodních transakcích, jsou různorodé, a pokud by se vyžadovalo, aby všechny tyto informace byly spravovány jako důvěrné, znamenalo by to pro příjemce informací velkou zátěž. Proto je obvyklé vyžadovat výslovné označení informací jako důvěrných. Relativně častým problémem je odhalení důvěrných informací ústně. To proto, že je obtížné prokázat, že informace byly odhaleny a výslovně označeny jako důvěrné. Strana odhalující informace by chtěla, aby byly chráněny i informace odhalené ústně, ale strana přijímající informace by měla tendenci být zdrženlivá, protože rozsah není jasný.

Proto se často používá kompromis obou stran, jak je uvedeno v ustanovení, které zahrnuje důvěrné informace odhalené ústně do rozsahu chráněných informací, ale vyžaduje, aby byly informace poskytnuté ústně zaznamenány písemně v určitém časovém období po odhalení. Mimochodem, když strana poskytující informace poskytuje důvěrné informace, obvykle výslovně označuje, že se jedná o důvěrné informace tím, že na dokument vloží razítko nebo tisk “Důvěrné”.
Třetí odstavec ustanovení se týká informací, které jsou vyloučeny z rozsahu důvěrných informací, a podobný obsah je stanoven v mnoha dohodách o zachování tajnosti. (1) postrádá tajnost, zatímco (2), (3) a (4) jsou informace, u kterých by bylo nespravedlivé požadovat od příjemce informací, aby je udržoval v tajnosti.

Rozsah povinnosti zachovávat tajemství

Článek ○ (Zachování tajemství)
1. Osoba, které byly informace odhaleny, musí všechny dokumenty a média týkající se tajných informací odhalených odhalovatelem (včetně jejich kopií) uchovávat s péčí dobrého správce.
2. Osoba, které byly informace odhaleny, nesmí kopírovat dokumenty a jiná média týkající se tajných informací bez předchozího písemného souhlasu odhalovatele.
3. Osoba, které byly informace odhaleny, může tajné informace odhalit svým ředitelům a zaměstnancům v rozsahu nezbytném pro účely této záležitosti.
4. Pokud osoba, které byly informace odhaleny, odhalí tajné informace svým ředitelům a zaměstnancům, musí zajistit, že tito ředitelé a zaměstnanci dodržují povinnost zachovávat tajemství stanovenou v této smlouvě.

Tento článek stanovuje povinnost udržovat přijaté informace v tajnosti a spolu s výše uvedenými ustanoveními o rozsahu tajných informací tvoří jádro smlouvy o zachování tajemství. Druhý odstavec tohoto článku zásadně zakazuje kopírování médií, na kterých jsou zaznamenány tajné informace, což je nezbytné ustanovení, pokud je důvěrnost informací poskytovaných stranou poskytující informace zvláště vysoká. Pokud by bylo možné volně kopírovat média, na kterých jsou zaznamenány tajné informace, riziko, že tyto tajné informace uniknou ven, by se zvýšilo. Nicméně, pro stranu přijímající informace může být získání souhlasu poskytovatele při každém kopírování dokumentů s zaznamenanými informacemi, například pro sdílení informací v rámci společnosti, komplikované. V takovém případě byste měli zvážit odstranění druhého odstavce nebo alespoň jasně uvést v smlouvě o zachování tajemství situace, kdy se očekává vytvoření kopie, a stanovit, že kopírování je obecně povoleno. Třetí a čtvrtý odstavec jsou ustanovení předpokládající využití tajných informací zaměstnanci společnosti, která přijala tajné informace. Je samozřejmě předpokládáno, že tajné informace odhalené společnosti budou využívány jejími řediteli a zaměstnanci, takže se jedná o nezbytné ustanovení. Nicméně, obvykle není nutné, aby všechny zaměstnance využívaly tajné informace, takže pro stranu odhalující informace je důležité stanovit omezení, jako je “v rozsahu nezbytném pro účely této záležitosti”, jak je uvedeno v příkladu článku.

Zákaz sdílení s třetími stranami

Článek X (Zákaz sdílení s třetími stranami)
1. Osoba, které byly poskytnuty důvěrné informace, nesmí tyto informace sdílet s třetími stranami bez předchozího písemného souhlasu poskytovatele. Toto však neplatí, pokud je sdílení vyžadováno na základě zákona nebo pokud je požadováno od oprávněného úřadu. V takovém případě musí osoba, které byly informace poskytnuty, okamžitě informovat poskytovatele a při sdílení s úřadem nebo podobnou institucí musí ukázat, že tyto informace jsou důvěrné.
2. Pokud jsou na základě souhlasu uvedeného v předchozím odstavci důvěrné informace sdíleny s třetími stranami, musí osoba, které byly informace poskytnuty, uzavřít s třetí stranou dohodu o zachování důvěrnosti na stejných podmínkách jako tato smlouva. Pokud třetí strana poruší tuto dohodu o zachování důvěrnosti, bude to považováno za porušení této smlouvy ze strany osoby, které byly informace poskytnuty.

Osoba, která přijala informace, může se v rámci projektu poradit s externími odborníky (právníky, certifikovanými účetními, daňovými poradci atd.) a poskytnout jim důvěrné informace. První odstavec tohoto článku stanovuje, že by měl být získán předchozí písemný souhlas poskytovatele v takových případech. V případech, kdy je z povahy věci, jako je například při zvažování M&A, nutné poskytnout důvěrné informace externím odborníkům, může být od samého začátku stanoveno v dohodě o zachování důvěrnosti, že je povoleno “sdílet s právníky, certifikovanými účetními, daňovými poradci atd.” Pokud se vaše společnost stane příjemcem informací, je zvláště důležité zvážit, do jaké míry je pravděpodobné, že budou informace poskytnuty externím třetím stranám, a rozhodnout se, zda je tato klauzule přiměřená nebo zda je třeba ji upravit.

Co se týče výjimky uvedené v prvním odstavci, umožňuje to sdílení důvěrných informací, které byly požadovány k odhalení úřadem. Konkrétní situace, kterou lze očekávat, je například případ, kdy osoba, která přijala informace, obdrží od soudu příkaz k předložení dokumentů obsahujících důvěrné informace. Pokud se nepodřídí příkazu k předložení dokumentů, může být pokutována, takže je nutné zrušit zákaz sdílení s třetími stranami. Je třeba poznamenat, že ne všechny důvěrné informace jsou předmětem příkazu k předložení dokumentů ze strany soudu, takže ne všechny důvěrné informace musí být předloženy na základě příkazu k předložení dokumentů. Pokud poskytnete informace bezmyšlenkovitě, i když nejste povinni je předložit, může to být považováno za porušení dohody o zachování důvěrnosti, takže je třeba být opatrný. Co se týče druhého odstavce, je běžné, že pokud jsou důvěrné informace sdíleny s třetími stranami, je třeba na třetí stranu uvalit stejnou povinnost zachování důvěrnosti.

Zákaz použití mimo účel

Článek X (Zákaz použití mimo účel)
Osoba, které byly informace zveřejněny, musí tajné informace používat pouze pro účely tohoto případu a nesmí je používat pro žádný jiný účel.

Pokud by příjemce mohl tajné informace využívat bez ohledu na účel, riziko úniku tajných informací by se zvýšilo. Proto je zákaz použití mimo účel samozřejmě samozřejmý. Aby měla ustanovení zakazující použití mimo účel smysl, je předpokladem, že účel zveřejnění tajných informací je jasně definován, jak je stanoveno v předchozím ustanovení o účelu zveřejnění. Ustanovení o účelu zveřejnění je část, která se snadno přehlédne, takže je třeba ji pečlivě zkontrolovat.

Odmítnutí převodu práv a záruk

Článek ○ (Odmítnutí převodu práv a záruk)
1. Strany A a B vzájemně potvrzují, že zveřejnění důvěrných informací na základě této smlouvy nezaručuje přesnost, úplnost ani jakoukoli jinou záležitost týkající se těchto důvěrných informací.
2. Strany A a B vzájemně potvrzují, že zveřejnění důvěrných informací na základě této smlouvy nepřenáší ani nezakládá žádná práva na straně, které byly zveřejněny, a že všechna tato práva jsou vyhrazena straně, která je zveřejnila.

První odstavec stanovuje, že zveřejnění důvěrných informací nezaručuje jejich přesnost. Účelem dohody o zachování tajnosti je především stanovit způsob zveřejnění a správy důvěrných informací. Obvykle se přesnost informací zaručuje v smlouvách týkajících se samotné transakce, pokud je to nutné. Dále, důvěrné informace mohou obsahovat duševní vlastnictví atd. Je samozřejmé, že zveřejnění těchto informací jako důvěrných neznamená nutně udělení licence k duševnímu vlastnictví atd. Pokud by měla být udělena licence k duševnímu vlastnictví atd., měla by být uzavřena samostatná licenční smlouva atd. Druhý odstavec toto uvádí pro jistotu.

Vrácení důvěrných informací

Článek ○ (Vrácení důvěrných informací atd.)
Příjemce musí, pokud dostane pokyn od poskytovatele, nebo pokud již důvěrné informace nejsou potřebné, nebo pokud tato smlouva skončí, okamžitě vrátit všechny dokumenty a média týkající se důvěrných informací (včetně jejich kopií) poskytovateli podle jeho pokynů, nebo je zlikvidovat nebo podniknout jiné nezbytné kroky.

Pokud již důvěrné informace nejsou potřebné, je nutné je vrátit nebo zlikvidovat. Důvěrné informace poskytnuté na papírových médiích, jako jsou dokumenty nebo brožury, mohou být zlikvidovány pomocí štěpkovače nebo rozpuštěny a poskytnutím dokumentu potvrzujícího zpracování poskytovateli informací. Pokud jsou důvěrné informace poskytnuty jako digitální data, běžným postupem je vrátit médium, jako je CD-ROM, na kterém jsou uloženy, poskytovateli nebo je zlikvidovat na odpovědnost příjemce a poskytnout potvrzení o likvidaci.

Doba zachování tajnosti

Článek ○ (Doba zachování tajnosti)
Jak A, tak B budou i po ukončení tohoto účelu stále splňovat povinnosti stanovené v této smlouvě po dobu ● let.

Je běžné, že doba trvání povinnosti zachovávat tajemství je omezena na určitou dobu, a to i po dokončení účelu sdělení. Teoreticky je možné nezavádět žádné omezení doby, ale obecně platí, že po určité době se informace samy o sobě stávají zastaralé a již není třeba je přísně spravovat jako tajné informace. Z tohoto důvodu je obzvláště pro příjemce informací žádoucí stanovit určitou dobu. Nicméně, pokud jde o informace, které jsou pro poskytovatele informací mimořádně důležité, mělo by se zvážit, zda je neomezeně zachovat nebo stanovit poměrně dlouhou dobu. Je třeba mít na paměti, že obsah přiměřeného ustanovení se může měnit v závislosti na tom, zda je vaše společnost poskytovatelem nebo příjemcem informací a na hodnotě poskytovaných informací.

Náhrada škody

Článek ○ (Náhrada škody)
Pokud A nebo B poruší tuto smlouvu, zaplatí druhé straně ● tisíc korun jako smluvní pokutu.

Smlouvy o zachování důvěrnosti jsou pro firmy důležité z hlediska ochrany obchodních tajemství a osobních údajů. Na druhé straně, v případě úniku tajných informací je často obtížné určit okolnosti úniku a vypočítat a prokázat výši škody způsobené únikem. Proto se často stává, že strana, která informace unikla, nemusí platit náhradu škody.
Proto, i když to není příliš časté, může být v případě zvláště důležitých tajných informací stanovena smluvní pokuta, jak je uvedeno v příkladu výše. Pokud je stanovena smluvní pokuta, není třeba prokazovat škodu, pokud se prokáže porušení povinnosti druhé strany. Nicméně, pokud je částka smluvní pokuty výrazně odlišná od částky, která by mohla skutečně vzniknout v důsledku porušení povinnosti zachovávat tajemství, může být pokuta považována za neplatnou. Proto je třeba stanovit rozumnou částku.

Shrnutí

Dohoda o zachování důvěrnosti je smlouva, kterou často vidíme v obchodních transakcích mezi firmami. Jelikož se jedná o standardní smlouvu, může se stát, že pokud ji uzavřete bez důkladného prostudování jejího obsahu, můžete nečekaně přijmout určité povinnosti. Na druhou stranu, existuje také riziko, že vaše důležité informace budou uniknout ven. Zejména pokud poskytujete důležitá obchodní tajemství, která jsou pro firmu životně důležitá, nebo informace s vysokou mírou důvěrnosti, jako jsou interní informace nebo kreditní informace, je důležité pečlivě zvážit obsah dohody o zachování důvěrnosti, případně se poradit s odborníky, jako jsou právníci.

Informace o vytváření a revizi smluv naší kanceláří

V právní kanceláři Monolis, která se specializuje na IT, internet a obchod, nabízíme našim klientům a poradenským společnostem služby jako vytváření a revize různých smluv, nejen těch týkajících se důvěrnosti. Pokud máte zájem, podívejte se prosím na podrobnosti níže.

https://monolith.law/contractcreation[ja]