Vysvětlení systému společností s výborem pro jmenování atd. podle japonského obchodního zákoníku

Japonské korporační právo (Japanese Corporate Law) nabízí několik možností pro strukturu řízení akciových společností, neboli korporátní governance. Jednou z pokročilých institucionálních úprav, které mají za cíl zvýšit transparentnost a dohled nad vedením společnosti, je systém zvaný „společnost s výbory pro jmenování a další“ (指名委員会等設置会社). Tento systém má své kořeny v reformě zákona o obchodních společnostech z roku 2002 (2002), která zavedla „společnost s výbory“ (委員会等設置会社), a byl přijat v rámci japonského zákona o společnostech z roku 2005 (2005). Na rozdíl od tradičních japonských společností s auditním výborem, společnost s výbory pro jmenování a další má jako hlavní rys jasně oddělené funkce dohledu nad vedením a provádění operací. Konkrétně se správní rada soustředí na rozhodování o základních směrech podnikání a dohled, zatímco každodenní provádění operací je svěřeno pozici zvané „výkonný ředitel“. Správní rada je povinna mít uvnitř tři výbory: výbor pro jmenování, auditní výbor a výbor pro odměňování. Tyto výbory mají za úkol nezávisle a objektivně rozhodovat o zásadních otázkách korporátní governance, jako jsou jmenování správních rad, audit provádění operací a určování odměn vedoucích pracovníků. Požadavek, aby většinu členů každého výboru tvořili nezávislí vnější správní radní, je klíčovým mechanismem zajišťujícím objektivitu tohoto systému. V tomto článku podrobně vysvětlíme systém společnosti s výbory pro jmenování a další, jeho strukturu a role podle ustanovení japonského korporačního práva. Specificky se zaměříme na funkce správních rad a správní rady v tomto systému a na to, jaké pravomoci a odpovědnosti mají jednotlivé výbory pro jmenování, audit a odměňování.

Co je společnost s výbory pro jmenování a další v Japonsku

Společnost s výbory pro jmenování a další je typ organizační struktury akciové společnosti definovaný v článku 2, odstavec 12 japonského zákona o společnostech. Společnosti, které tento systém přijmou, jsou zákonně povinny zřídit tři výbory: výbor pro jmenování, výbor pro audit a výbor pro odměňování. Hlavním účelem tohoto systému je oddělit “dohled” a “provádění obchodních operací” v rámci řízení společnosti. Díky tomu se správní rada může distancovat od každodenního provádění obchodních operací a soustředit se na objektivní dohled nad výkonem vedení společnosti. Skutečné provádění obchodních operací je pak v rukou “výkonných ředitelů”, kteří jsou jmenováni správní radou. Toto jasné oddělení dohledu a provádění vede ke zvýšení transparentnosti rozhodování v managementu a posiluje odpovědnost vůči akcionářům a dalším zainteresovaným stranám. Zvláště mezi zahraničními investory je tento systém často hodnocen jako blízký mezinárodním standardům správy a řízení. Ve společnosti s výbory pro jmenování a další mají zmíněné tři výbory rozsáhlé pravomoci v záležitostech, které jsou základem řízení společnosti, jako jsou personální otázky, audit a odměňování. A podle článku 400, odstavec 3 japonského zákona o společnostech musí být většina členů každého výboru (členů výboru) “nezávislými řediteli”, kteří nejsou součástí vedení dané společnosti. Tento požadavek má za cíl zabránit rozhodnutím o personálních otázkách a odměňování, která by byla založena na osobních zájmech vedení, a usiluje o dosažení objektivní a spravedlivé správy a řízení.

Role správní rady a jejích členů ve společnostech s výborem pro jmenování v Japonsku

Role správní rady ve společnostech s výborem pro jmenování se výrazně liší od správních rad v jiných typech společností. Nejdůležitější rozdíl spočívá v tom, že správní rada obvykle neprovádí přímo výkonné řízení společnosti.

Podle článku 416 odst. 1 Japonského zákona o společnostech (Companies Act) jsou pravomoci správní rady ve společnostech s výborem pro jmenování definovány následovně:

1. Rozhodování o základních směrech podnikání
2. Rozhodování o záležitostech nezbytných pro výkon povinností výboru pro audit
3. Dohled nad výkonem povinností výkonných ředitelů

Nejprve správní rada rozhoduje o základních směrech podnikání, jako je například vytváření střednědobých podnikatelských plánů nebo rozhodování o rozsáhlých investicích, které se týkají základů společnosti. Nicméně, konkrétní provádění těchto základních směrů není úkolem správní rady, ale je svěřeno výkonným ředitelům.

Dále správní rada nese odpovědnost za vytvoření efektivního systému, který umožní výboru pro audit dohlížet na výkon povinností výkonných ředitelů a členů správní rady.

A nejdůležitější úlohou je dohled nad výkonnými řediteli. Správní rada sleduje, zda výkonní ředitelé řídí společnost v souladu se základními směry a hodnotí jejich výsledky. Aby byla tato dozorčí funkce efektivní, správní rada má také pravomoc rozhodovat o jmenování a odvolání výkonných ředitelů a členů správní rady (podle článku 416 odst. 1 Japonského zákona o společnostech). Nicméně, o návrzích na jmenování a odvolání členů správní rady, které se předkládají valné hromadě akcionářů, rozhoduje výbor pro jmenování, o kterém bude řeč později.

Takto členové správní rady ve společnostech s výborem pro jmenování nesou odpovědnost ne jako výkonní ředitelé, ale jako dozorci nad řízením společnosti. Toto je zásadní rozdíl oproti členům správních rad v jiných typech společností, kteří často sami provádějí výkonné řízení. Dále, podle článku 415 Japonského zákona o společnostech může správní rada výrazně delegovat rozhodování o výkonném řízení na výkonné ředitele, pokud to není stanoveno zákonem nebo stanovami jako výsada správní rady. Tímto je zajištěno jasné rozdělení dohledu a výkonného řízení i na úrovni právního systému.

Tři výbory a jejich společné organizační požadavky

Jádrem správy společností s výbory, jako jsou výbor pro jmenování, auditní výbor a výbor pro odměňování, jsou právě tyto tři výbory. Tyto výbory jsou orgány zřízené v rámci správní rady a každý z nich nezávisle vykonává důležité pravomoci.

Pro všechny tři výbory existují společné organizační požadavky stanovené článkem 400 Japonského obchodního zákoníku (Companies Act). Za prvé, každý výbor musí být složen z nejméně tří členů správní rady (odstavec 1 téhož článku). Za druhé, a co je nejdůležitější, většina členů každého výboru musí být externími členy správní rady (odstavec 3 téhož článku). Externí člen správní rady je definován jako člen správní rady, který není zaměstnancem nebo výkonným pracovníkem dané akciové společnosti nebo její dceřiné společnosti a který stojí mimo vedení společnosti (článek 2, odstavec 15, Japonského obchodního zákoníku). Tento požadavek zajišťuje objektivitu a spravedlnost rozhodování a diskusí v každém výboru.

Výběrová komise

Výběrová komise má pravomoc rozhodovat o obsahu návrhů týkajících se jmenování a odvolání členů správní rady, které se předkládají valné hromadě akcionářů (článek 404 odstavec 1 Japonského zákoníku společností). To znamená, že rozhodnutí o tom, kdo bude kandidátem na člena správní rady a koho je třeba odvolat, není v pravomoci generálního ředitele nebo prezidenta společnosti, ale této výběrové komise. Výběrová komise, ve které má většinu nezávislých členů správní rady, má tuto pravomoc, aby se zabránilo takzvanému “nepotismu” při výběru členů správní rady, kdy by si vedoucí pracovníci mohli vybírat osoby, které jsou pro ně výhodné. Tímto způsobem je zajištěna objektivita a diverzita složení správní rady, což vede ke zvýšení její dozorčí funkce.

Auditní výbor

Auditní výbor má pravomoc auditovat výkon povinností výkonných ředitelů a členů správní rady a vytvářet auditorské zprávy podle článku 404 odstavec 2 bod 1 Japonského zákona o společnostech (会社法). Tato pravomoc zahrnuje široké oprávnění k prošetření stavu podnikání a majetku společnosti. Auditní výbor může kdykoliv požadovat zprávy o podnikání od výkonných ředitelů nebo zaměstnanců a prošetřit stav podnikání a majetku společnosti podle článku 405 odstavec 1 Japonského zákona o společnostech. Dále má povinnost hlásit jakékoli nezákonné jednání nebo značně nespravedlivé skutečnosti správní radě podle odstavce 2 téhož článku. Auditní výbor má také pravomoc rozhodovat o obsahu návrhů týkajících se jmenování, odvolání nebo neopětovného jmenování účetních auditorů, což je ustanoveno v článku 404 odstavec 2 bod 2 Japonského zákona o společnostech. Tím je zajištěna nezávislost účetního auditu. V porovnání s auditními výbory ve společnostech s auditním výborem mají auditní výbory silnější pravomoci a jako orgán uvnitř správní rady se přímoji podílejí na dohledu nad řízením společnosti.

Odměňovací výbor podle japonského práva

Odměňovací výbor má pravomoc rozhodovat o obsahu individuálních odměn a jiných kompenzací pro výkonné ředitele a členy správní rady (článek 404 odstavec 3 Japonského zákona o společnostech). Podle japonského zákona o společnostech se termín “odměny a jiné kompenzace” vztahuje na odměny, bonusy a další finanční výhody, které osoba obdrží od společnosti jako protihodnotu za výkon svých povinností. Odměňovací výbor určuje konkrétní výši odměn jednotlivých členů správní rady na základě objektivních kritérií, která odrážejí výkonnost společnosti a přínosy jednotlivých členů. Většinu členů odměňovacího výboru tvoří nezávislí členové správní rady, což zajišťuje, že výše odměn není neoprávněně vysoká a že proces jejich stanovení je transparentní. Transparentnost a spravedlnost procesu stanovení odměn členů správní rady jsou zásadní pro získání důvěry akcionářů, a odměňovací výbor hraje klíčovou roli v institucionálním zajištění těchto principů.

Porovnání s jinými organizačními strukturami

Pro lepší pochopení společností s výbory pro jmenování a podobně je užitečné porovnat je s nejběžnějším typem organizační struktury v Japonsku, a to s “společnostmi s dozorčí radou”. Následující tabulka shrnuje hlavní rozdíly mezi oběma typy.

Jak tabulka ukazuje, společnosti s výbory pro jmenování atd. mají organizačně oddělené funkce dohledu a výkonu činnosti a umožňují silnou účast externích správních radních na rozhodování o klíčových záležitostech, jako jsou personální otázky a odměny. Tímto způsobem se snaží dosáhnout objektivnějšího a transparentnějšího řízení, což je zásadní rozdíl oproti společnostem s dozorčí radou.

Shrnutí

V tomto článku jsme vysvětlili systém společností s výbory pro jmenování atd. (kansayaku-kai), jak je definován japonským obchodním zákoníkem, jeho institucionální rámec, roli jednotlivých orgánů a porovnání s jinými systémy. Cílem tohoto systému správy a řízení je zvýšit objektivitu a transparentnost řízení společnosti tím, že jasně oddělí dohledovou funkci správní rady od výkonné funkce výkonných ředitelů a zavede tři výbory – pro jmenování, audit a odměňování – uvnitř správní rady. Zvláště povinnost mít ve výborech většinu členů z řad nezávislých ředitelů je klíčovým prvkem pro získání důvěry mezinárodních investorů. Pro společnosti působící v Japonsku nebo ty, které zvažují obchodní transakce či investice do japonských společností, je nezbytné porozumět systému správy a řízení protistrany.

Právní kancelář Monolith má bohaté zkušenosti a úspěchy v oblasti obchodního práva, včetně japonského obchodního zákoníku. V naší kanceláři pracují odborníci, kteří mají nejen japonskou advokátní kvalifikaci, ale i zahraniční advokátní oprávnění a jsou plynulí v japonštině a angličtině. Poskytli jsme praktické a konkrétní právní rady domácím i zahraničním klientům ohledně přechodu na společnosti s výbory pro jmenování atd., výběru nezávislých ředitelů, provozu výborů a dalších složitých otázek týkajících se japonského obchodního zákoníku. Pokud potřebujete vybudovat pevný systém správy a řízení v Japonsku nebo se vypořádat s příslušnými právními otázkami, neváhejte se obrátit na naši kancelář.