Výklad o společnosti s výborem pro audit a další výbory podle japonského obchodního práva

Japonský zákon o korporacích poskytuje několik možností pro řízení akciových společností. To odráží měnící se ekonomické prostředí kolem japonských společností a požadavky investorů, které se vyvíjely v průběhu času. Mezi těmito možnostmi je “společnost s výborem pro audit a další” zavedená novelou japonského zákona o korporacích v roce 2015 (Heisei 27), která se stává důležitou volbou v moderním japonském korporátním řízení a její počet neustále roste. Tento systém byl navržen s cílem posílit dohledovou funkci představenstva a zvýšit transparentnost řízení. Tím se zamýšlí sladit praktiky japonské správy společností s mezinárodními standardy. Nejvýraznějším rysem tohoto systému je zřízení nového orgánu nazvaného “výbor pro audit a další” v rámci představenstva. Tento výbor je složen z většiny externích ředitelů a ředitelé, kteří jsou členy výboru, mají plné hlasovací právo na zasedáních představenstva. Tento model řízení má eklektickou povahu, která se nachází mezi tradičním japonským systémem a běžnými systémy v Evropě a USA, a představuje realistickou a efektivní volbu pro mnoho společností. Tento článek poskytne komplexní a odborný výklad tohoto systému společnosti s výborem pro audit a další, založený na konkrétních ustanoveních japonského zákona o korporacích, a to prostřednictvím analýzy institucionálního pozadí, právního rámce, složení a pravomocí ústředního orgánu, kterým je výbor pro audit a další, a srovnání s jinými návrhy orgánů. Hluboké pochopení tohoto systému je nezbytné pro všechny, kdo investují do japonských společností nebo se podílejí na jejich řízení.

Význam a pozadí systému společnosti s výborem pro audit a další funkce v Japonsku

Za vznikem systému společnosti s výborem pro audit a další funkce stojí proud reforem japonské korporátní správy. Tento systém byl zaveden jako střední volba, která má zaplnit institucionální mezeru mezi dvěma hlavními modely, které existovaly dříve: tradičním „společností s dozorčí radou“ a modelu „společnosti s výborem pro jmenování a další funkce“, který je blíže západním modelům.

Pro japonské společnosti je nejznámější model „společnosti s dozorčí radou“, kde nezávislý dozorčí orgán (nebo dozorčí rada) kontroluje výkon funkcí ředitelů. Tento model však dlouhodobě čelil pochybnostem o své účinnosti, zejména ze strany zahraničních institucionálních investorů. Hlavním důvodem bylo, že dozorčí orgán nebyl členem představenstva a neměl hlasovací právo při rozhodování představenstva. Protože dozorčí orgán, který by měl být dohlížitelem, nemohl přímo zasahovat do rozhodovacího procesu nejvyššího orgánu řízení, často se považovalo, že jeho dozorčí funkce není dostatečně silná.

Aby se tento problém vyřešil, byl v roce 2003 (Heisei 15) zaveden model „společnosti s výborem pro jmenování a další funkce“ (dříve nazývaný společnost s výborem). Tento model vyžaduje zřízení tří výborů v rámci představenstva: „výbor pro jmenování“, „výbor pro audit“ a „výbor pro odměňování“, přičemž většinu členů těchto výborů musí tvořit externí ředitelé. Tím se usilovalo o jasné oddělení dohledu a výkonu řízení a zvýšení nezávislosti a objektivity dozorčí funkce. Tento systém však vyžadoval zásadní změnu od tradiční japonské firemní kultury, například přesunem rozhodovacích pravomocí o personálních otázkách a odměnách vedení na nezávislé výbory, což pro mnoho společností představovalo vysokou překážku pro zavedení. Výsledkem bylo, že tento model byl přijat pouze některými pokročilými velkými společnostmi a nedošlo k jeho širokému rozšíření.

V této situaci byly výzvy, kterým čelila japonská korporátní správa, jasné. Bylo třeba navrhnout realistický systém, který by posílil dozorčí funkci představenstva na úroveň, která by uspokojila zahraniční investory, a zároveň umožnil společnostem přechod bez nadměrné zátěže a zmatku. Legislativní odpovědí na tuto výzvu byl systém společnosti s výborem pro audit a další funkce, zavedený novelou obchodního zákoníku v roce 2015 (Heisei 27). Tento systém extrahoval nejdůležitější prvek modelu společnosti s výborem pro jmenování a další funkce, tedy „dozorčí orgán složený z většiny externích ředitelů s hlasovacím právem v představenstvu“, a začlenil jej do jednoduššího rámce. Konkrétně se nevyžaduje zřízení výboru pro jmenování nebo výboru pro odměňování, ani přísné oddělení výkonu a dohledu. Tím se umožňuje společnostem zachovat základní strukturu tradičního řízení a zároveň posílit klíčové části dozorčí funkce podle mezinárodních standardů. Myšlenka za tímto systémovým návrhem je jasně ekonomická: řešit problém „diskontu správy“ japonských společností, tedy nespravedlivě nízkého hodnocení firemní hodnoty kvůli nedůvěře v systém správy, a podpořit zahraniční investice.

Právní rámec společnosti s výborem pro audit a další výbory v Japonsku

Institucionální struktura společnosti s výborem pro audit a další výbory je přísně stanovena japonským zákonem o korporacích. Tento právní rámec zajišťuje, že pokud si společnost zvolí tuto formu řízení, bude mít zajištěnu dohledovou funkci na určité úrovni.

Nejprve, japonský zákon o korporacích, článek 2, bod 11-2, definuje “společnost s výborem pro audit a další výbory” jako “akciovou společnost, která má výbor pro audit a další výbory”. Na základě této definice se společnost přemění na tuto organizační formu tím, že ve svých stanovách stanoví zřízení výboru pro audit a další výbory.

Společnost, která si zvolí tuto organizační formu, musí podle japonského zákona o korporacích zřídit určité orgány. Za prvé, je povinna zřídit “představenstvo” (japonský zákon o korporacích, článek 327, odstavec 1). To je proto, že rozhodování o řízení společnosti a dohled nad výkonem funkcí ředitelů se nadále provádí kolektivně prostřednictvím představenstva. Za druhé, je povinna zřídit “účetního auditora” (japonský zákon o korporacích, článek 327, odstavec 5). Účetní auditor, obvykle auditorská firma nebo certifikovaný účetní, provádí externí audit účetních dokumentů společnosti. Právní povinností je zavést dvojí kontrolní systém, který zahrnuje interní auditní funkci výboru pro audit a externí auditní funkci účetního auditora, s cílem zvýšit důvěryhodnost finančního výkaznictví.

Na druhé straně, společnosti s výborem pro audit a další výbory mají také jasně stanovené orgány, které nesmí zřídit. Nejvýznamnější je ustanovení, že nesmí zřídit “dozorčí radu” nebo “dozorčí výbor” (japonský zákon o korporacích, článek 327, odstavec 4). To je proto, že výbor pro audit a další výbory je považován za náhradní auditní orgán za tradiční dozorčí výbor. Pokud by bylo povoleno zřízení obou, mohlo by dojít k nejasnostem ohledně umístění auditních pravomocí, nejasnosti odpovědnosti a potenciální neefektivnosti organizace. Proto zákon o korporacích nutí společnosti zvolit si jeden z auditních systémů, aby zajistil jasnost v jejich řídící struktuře.

Tyto skutečnosti týkající se návrhu orgánů musí být jasně uvedeny v obchodním rejstříku. Podle japonského zákona o korporacích, článek 911, odstavec 3, bod 22, musí akciová společnost zapsat, že je společností s výborem pro audit a další výbory, jména ředitelů, kteří jsou členy výboru pro audit, jména ostatních ředitelů a také uvést, kteří z ředitelů jsou externími řediteli. Tímto způsobem je řídící struktura společnosti transparentně zveřejněna pro externí zainteresované strany. Tento přísný právní rámec zajišťuje, že název “společnost s výborem pro audit a další výbory” garantuje určitou úroveň řízení s reálným obsahem.

Výbor pro audit a další záležitosti: Složení, pravomoci a provoz

Jádrem společnosti s výborem pro audit a další záležitosti je samotný výbor pro audit a další záležitosti. Návrh tohoto výboru zahrnuje různé právní požadavky, které zajišťují efektivitu jeho dozorové funkce podle japonského práva.

Složení výboru

Složení výboru pro audit a další záležitosti je podrobně upraveno japonským zákonem o korporacích, aby byla zajištěna jeho nezávislost a odbornost. Výbor musí být tvořen minimálně třemi řediteli (japonský zákon o korporacích, článek 331, odstavec 6). Tito členové jsou nazýváni “ředitelé, kteří jsou členy výboru pro audit a další záležitosti”.

Nejdůležitějším požadavkem na složení je, že většina členů musí být “externími řediteli” (japonský zákon o korporacích, článek 331, odstavec 6). Externí ředitel je osoba, která nikdy nebyla výkonným ředitelem nebo zaměstnancem dané společnosti a není ani funkcionářem mateřské nebo sesterské společnosti, což znamená, že je nezávislá na vedení společnosti. Tento požadavek tvoří institucionální základ pro to, aby výbor pro audit a další záležitosti mohl provádět audity z objektivního hlediska, nezávisle na interní logice a zájmech vedení.  

Dále, ředitelé, kteří jsou členy výboru pro audit a další záležitosti, nemohou současně zastávat funkci výkonného ředitele společnosti, účetního poradce, prokuristy nebo jiného zaměstnance (japonský zákon o korporacích, článek 331, odstavec 3). Toto je také důležitým ustanovením pro důsledné oddělení funkce auditu a dohledu od funkce výkonné, aby se předešlo střetu zájmů.

Na druhou stranu, v tradičních společnostech s dozorčí radou bylo povinné vybrat alespoň jednoho stálého člena dozorčí rady, ale ve společnostech s výborem pro audit a další záležitosti není právní povinnost mít stálého člena výboru. Toto vychází z předpokladu, že výbor pro audit a další záležitosti jako interní orgán představenstva má vždy přístup k diskusím a informacím představenstva a využívá systém vnitřní kontroly pro audit, což nevyžaduje nutně stálé členy. Nicméně, mnoho společností dobrovolně ustanovuje stálé členy výboru pro audit a další záležitosti, aby zvýšily efektivitu auditu.  

Povinnosti a pravomoci výboru

Pravomoci výboru pro audit a další záležitosti se uplatňují prostřednictvím rozhodnutí výboru jako celku, což je princip „kolektivního rozhodování“. To je zásadní rozdíl oproti tradiční radě auditorů, kde jednotliví auditoři měli nezávislé pravomoci, tedy „individuální rozhodování“. Kolektivní rozhodování umožňuje pečlivější a organizovanější rozhodování na základě různorodých znalostí více členů výboru.  

Japonský zákon o korporacích, článek 399-2, odstavec 3, stanoví hlavní povinnosti a pravomoci výboru pro audit a další záležitosti následovně.

1. Audit výkonu povinností ředitelů a vypracování auditorské zprávy: Toto je nejzákladnější povinnost výboru pro audit a další záležitosti. Výbor kontroluje, zda ředitelé (a v případě společností s účetními účastníky i účetní účastníci) dodržují zákony a stanovy a zda vykonávají své povinnosti ve prospěch společnosti, a výsledky shrnuje do auditorské zprávy.  
2. Rozhodování o obsahu návrhů týkajících se jmenování a odvolání účetních auditorů: Výbor má pravomoc rozhodovat o obsahu návrhů týkajících se jmenování, odvolání nebo neobnovení účetních auditorů, které se předkládají valné hromadě akcionářů. Tím se zajišťuje, že vedení nemůže jmenovat účetní auditory, kteří by jim vyhovovali, a výbor pro audit a další záležitosti zajišťuje nezávislost externího auditu.  
3. Rozhodování o názorech na personální a odměnové záležitosti ředitelů, kteří nejsou členy výboru pro audit: Výbor rozhoduje o názorech, které se předkládají valné hromadě akcionářů, týkajících se jmenování, odvolání, rezignace a odměn ostatních ředitelů (hlavně těch, kteří vykonávají provozní funkce). To znamená, že výbor pro audit a další záležitosti může mít silný vliv na složení vedení a návrh pobídek, což je považováno za důležitou součást jeho dozorčí funkce.  

Kromě těchto povinností má výbor pro audit a další záležitosti také důležité „právo souhlasu“. Například, když představenstvo rozhoduje o odměnách účetních auditorů, musí získat souhlas výboru pro audit a další záležitosti (Japonský zákon o korporacích, článek 399, odstavec 1 a 3). Také, když představenstvo předkládá valné hromadě akcionářů návrh na jmenování ředitele, který bude členem výboru pro audit a další záležitosti, musí předem získat souhlas výboru (Japonský zákon o korporacích, článek 344-2, odstavec 1). Tato práva souhlasu jsou důležitými právními nástroji, které zajišťují, že výbor pro audit a další záležitosti má skutečný vliv na vedení a externí auditory, které dohlíží.  

Pravomoci jednotlivých členů výboru pro audit a další

Výbor pro audit a další je kolektivní orgán, avšak to neznamená, že jednotliví členové nemají žádné pravomoci. Japonské právo je navrženo tak, aby chytře vyvážilo efektivitu organizovaného auditu a odpovědnost jednotlivých dohlížitelů.

Nejprve, pravomoc zkoumat stav obchodních záležitostí a majetku společnosti nebo požadovat zprávy od ředitelů a zaměstnanců (pravomoc zkoumání obchodních a majetkových záležitostí) náleží výboru pro audit a další. Aby výbor mohl tuto pravomoc vykonávat, vybírá ze svých členů konkrétní osobu (vybraný člen výboru pro audit a další), která provádí zkoumání atd. (Japonský zákon o korporacích, článek 399-3). To znamená, že jednotliví členové výboru pro audit a další nemohou zahájit oficiální zkoumání samostatně bez rozhodnutí výboru. Tento mechanismus zajišťuje, že auditní činnosti jsou řízeny a prováděny plánovaně jako organizace.  

Na druhou stranu, všichni členové výboru pro audit a další mají velmi důležité pravomoci, které mohou vykonávat nezávisle na základě svého individuálního postavení, aniž by potřebovali rozhodnutí výboru. Tyto pravomoci slouží jako jakási “poslední bezpečnostní pojistka” pro řešení nouzových situací, které by mohly ohrozit zdraví společnosti.

• Povinnost hlásit představenstvu: Pokud člen výboru zjistí, že ředitel jedná nečestně nebo hrozí, že takové jednání provede, nebo pokud zjistí porušení zákonů či stanov, má povinnost bez prodlení o tom informovat představenstvo (Japonský zákon o korporacích, článek 399-4).  
• Povinnost hlásit valné hromadě akcionářů: Pokud člen výboru zjistí, že návrhy nebo dokumenty, které chce ředitel předložit valné hromadě akcionářů, obsahují porušení zákonů nebo jsou výrazně nespravedlivé, musí o výsledcích svého zkoumání informovat valnou hromadu akcionářů (Japonský zákon o korporacích, článek 399-5).  
• Právo požadovat zastavení jednání ředitele: Pokud ředitel jedná mimo účel společnosti nebo jinak porušuje zákony či stanovy, a tím hrozí, že společnosti způsobí značnou škodu, může člen výboru požadovat, aby ředitel s takovým jednáním přestal (Japonský zákon o korporacích, článek 399-6).  

Tato struktura pravomocí je založena na jemné rovnováze, kde se běžné a plánované audity provádějí efektivně prostřednictvím organizace výboru, zatímco konečné pravomoci k zastavení neřízeného řízení jsou svěřeny svědomí a odpovědnosti jednotlivých členů.

Dva typy ředitelů: Ředitelé jako členové výboru pro audit a ostatní ředitelé

Při porozumění společnosti s výborem pro audit je nesmírně důležité pochopit, že tento systém vytvořil v rámci představenstva dvě kategorie ředitelů s odlišnými rolemi a právním postavením. Konkrétně se jedná o “ředitele jako členy výboru pro audit” a “ostatní ředitele”. Toto rozlišení se týká mnoha aspektů, jako jsou postupy jmenování, délka funkčního období a proces stanovení odměn, a to vše v rámci japonského právního systému.

Ředitel jako člen výboru pro audit

Ředitel, který je členem výboru pro audit, jak název napovídá, působí jako člen výboru pro audit a primárně se zabývá dohledem a auditem společnosti. Očekává se, že budou plnit roli “dohledu”, která je oddělena od výkonu řízení.  

Jejich jmenování musí být provedeno na valné hromadě akcionářů odděleně od ostatních ředitelů (článek 329, odstavec 2 japonského zákona o korporacích). Akcionáři tak mohou jasně rozlišit, kdo je dohlížející a kdo je výkonný ředitel, a na základě toho uplatnit svá hlasovací práva.  

Aby byla zajištěna jejich nezávislost, je jejich funkční období stanoveno na “2 roky” (článek 332, odstavec 4 japonského zákona o korporacích). Toto dvouleté funkční období nelze zkrátit prostřednictvím stanov nebo rozhodnutí valné hromady akcionářů. Tím se zabrání snadnému odvolání pod tlakem vedení a umožní se provádění auditních činností z dlouhodobé perspektivy pod stabilní pozicí. K odvolání je navíc zapotřebí “zvláštní usnesení”, které má přísnější požadavky na schválení než běžné usnesení, což zajišťuje jejich postavení.  

Co se týče odměn, existuje mechanismus k zajištění jejich nezávislosti. Odměny ředitelů, kteří jsou členy výboru pro audit, jsou stanoveny odděleně od odměn ostatních ředitelů na valné hromadě akcionářů, kde se rozhoduje o celkové částce nebo metodě výpočtu (článek 361, odstavec 2 japonského zákona o korporacích). Konkrétní rozdělení částek pro jednotlivé členy je pak rozhodováno prostřednictvím konzultací mezi členy výboru pro audit, bez zásahu vedení, jako je generální ředitel (článek 361, odstavec 3 japonského zákona o korporacích).  

Ředitelé mimo výbor pro audit a další výbory

Ředitelé mimo výbor pro audit a další výbory se primárně zabývají výkonem obchodních činností společnosti. Do této kategorie patří takzvané vedení, včetně generálního ředitele. Tito jedinci jsou „výkonnými rolemi“, které prosazují obchodní plány a zajišťují každodenní řízení.

Jejich funkční období je stanoveno na „1 rok“ (článek 332, odstavec 3 japonského zákona o korporacích z roku 2005). Toto krátké funkční období znamená, že každý rok musí na řádné valné hromadě akcionářů znovu získat důvěru akcionářů. Tímto způsobem se usnadňuje disciplína akcionářů vůči vedení a zajišťuje se jasnost odpovědnosti za řízení.  

Pokud jde o jejich odměny, výbor pro audit a další výbory mohou vyjádřit svůj názor na jejich obsah při rozhodování na valné hromadě akcionářů (článek 361, odstavec 6 japonského zákona o korporacích z roku 2005). Vyjádřením názoru na přiměřenost odměn se očekává, že výbor pro audit a další výbory budou mít účinek na omezení nadměrných odměn pro vedení.  

Tímto způsobem je zavedení jasného rozdílu v délce funkčního období a procesu rozhodování o odměnách právním návrhem, který má vytvořit záměrné rozdělení rolí a napětí uvnitř představenstva. Zavedením dvou skupin – výkonných rolí (ředitelé mimo výbor pro audit a další výbory) s krátkým funkčním obdobím, které jsou odpovědné za výsledky, a dozorčích rolí (ředitelé ve výboru pro audit a další výbory) s dlouhým funkčním obdobím, které zajišťují nezávislost – se usiluje o poskytnutí mobility a pobídek k dosažení výsledků pro výkonnou stranu a opatrnosti a dodržování předpisů pro dozorčí stranu.

Povinnost řádného hospodáře a princip obchodního úsudku u japonských ředitelů

Bez ohledu na to, zda jsou členy výboru pro audit či nikoliv, všichni ředitelé mají povinnost vykonávat své funkce s péčí řádného hospodáře na základě mandátního vztahu se společností (povinnost řádného hospodáře) podle japonského občanského zákoníku, článek 644, a japonského zákona o korporacích, článek 330. Pokud tuto povinnost poruší a způsobí společnosti škodu, mohou nést odpovědnost za náhradu škody vůči společnosti podle japonského zákona o korporacích, článek 423, odstavec 1.

Nicméně, řízení podniku je ze své podstaty spojeno s riziky. Pokud by se ředitelé obávali rizik a byli by zastrašeni, růst společnosti by nebyl možný. Proto japonská judikatura zavedla koncept “principu obchodního úsudku” při posuzování odpovědnosti ředitelů za jejich rozhodnutí v oblasti řízení. Tento princip stanoví, že i když v důsledku rozhodnutí ředitele dojde ke škodě na společnosti, pokud proces shromažďování a analýzy informací vedoucí k tomuto rozhodnutí a samotný obsah rozhodnutí nejsou výrazně nerozumné, nejedná se o porušení povinnosti řádného hospodáře.

Jako vedoucí případ v této oblasti lze uvést rozhodnutí japonského Nejvyššího soudu ze dne 15. července 2010. Toto rozhodnutí ukázalo, že při posuzování odpovědnosti ředitele by mělo být zohledněno, zda bylo rozhodnutí v dané době nerozumné z pohledu manažera. Tento princip se vztahuje na všechny ředitele, ale předmět jejich rozhodnutí se liší. Pro výkonné ředitele se jedná o “obchodní rozhodnutí” jako jsou investice do podnikání nebo strategická rozhodnutí, zatímco pro ředitele, kteří jsou členy výboru pro audit, se jedná o “rozhodnutí v oblasti dohledu a auditu”, jako je přiměřenost auditního plánu nebo zda nebyly přehlédnuty nesrovnalosti, které měly být nahlášeny.  

Delegace řízení představenstvem a zrychlení managementu

Jednou z nejatraktivnějších výhod, které nabízí společnosti s výborem pro audit a další výbory, je možnost zrychlení rozhodování v managementu. To je umožněno systémem delegace pravomocí z představenstva na jednotlivé členy představenstva, který je povolen pouze podle japonského zákona o korporacích.

V zásadě platí, že představenstvo akciové společnosti nemůže delegovat “rozhodování o důležitém řízení” na jednotlivé členy představenstva (japonský zákon o korporacích, článek 362, odstavec 4). Toto pravidlo vychází z myšlenky, že důležitá rozhodnutí, která se týkají základů společnosti, by měla být pečlivě projednána kolektivním orgánem, kterým je představenstvo.

Nicméně, pro společnosti s výborem pro audit a další výbory existuje důležitá výjimka z tohoto pravidla (japonský zákon o korporacích, článek 399-13). Podle tohoto ustanovení může společnost s výborem pro audit a další výbory, pokud splňuje některou z následujících podmínek, delegovat na základě rozhodnutí představenstva “rozhodování o důležitém řízení” zcela nebo částečně na konkrétního člena představenstva (obvykle generálního ředitele).

1. Pokud většinu představenstva tvoří externí členové: Pokud je zajištěna velmi vysoká nezávislost, kdy většinu členů představenstva tvoří externí členové, je možné delegovat pravomoci pouze na základě rozhodnutí představenstva (japonský zákon o korporacích, článek 399-13, odstavec 5). Nicméně, mnoho společností tuto podmínku nesplňuje.
2. Pokud je to stanoveno ve stanovách: Jedná se o způsob, kdy stanovy obsahují ustanovení, že “rozhodování o důležitém řízení může být delegováno na členy představenstva na základě rozhodnutí představenstva” (japonský zákon o korporacích, článek 399-13, odstavec 6). Pro většinu společností je toto realistická volba.

Pokud je tato delegace pravomocí možná, může generální ředitel rychle rozhodovat o záležitostech, jako jsou investiční projekty pod určitou velikostí nebo obchodní partnerství, které dříve vyžadovaly rozhodnutí představenstva. Tím se představenstvo osvobodí od každodenního schvalování řízení a může se soustředit na formulaci základních strategií a dozor nad řízením, což jsou podstatnější a strategičtější diskuse.

Tento systém se snaží dosáhnout rovnováhy mezi silným dohledem a agilním řízením. Zákon předpokládá existenci nezávislého a silného dozorčího orgánu, kterým je výbor pro audit, a důvěřuje, že pod jeho dohledem může být managementu poskytnuta široká diskreční pravomoc, aniž by byla ohrožena správa a řízení společnosti. Jinými slovy, společnosti mohou získat “odměnu” v podobě zrychlení řízení tím, že přijmou “protihodnotu” v podobě přísnějšího dohledu, což je jakýsi obchodní vztah, který stojí za tímto právním systémem.

Nicméně, existují určité záležitosti, které nelze za žádných okolností delegovat na členy představenstva, a tyto jsou stanoveny zákonem. Mezi tyto záležitosti, uvedené v japonském zákoně o korporacích, článek 399-13, odstavec 4, patří:

• Dispozice a nabytí důležitého majetku
• Vysoké zadlužení
• Jmenování a odvolání důležitých zaměstnanců, jako jsou manažeři
• Zřízení, změna a zrušení důležitých organizačních jednotek, jako jsou pobočky

Tyto záležitosti by mohly otřást základy společnosti, a proto je nadále vyžadováno pečlivé projednání představenstvem.

Srovnání s jinými japonskými organizačními strukturami

Pro hlubší pochopení charakteristik společnosti s výborem pro audit a dalšími funkcemi je nezbytné porovnat ji s dalšími hlavními organizačními strukturami uznávanými japonským obchodním právem, konkrétně se společností s dozorčí radou a společností s výbory pro jmenování a dalšími funkcemi.

Nejpodstatnější rozdíl mezi tradiční společností s dozorčí radou a společností s výborem pro audit a dalšími funkcemi spočívá v nositelích auditorské funkce a jejich postavení. Ve společnosti s dozorčí radou nejsou členové dozorčí rady členy představenstva a nemají hlasovací právo při rozhodování představenstva. Působí jako nezávislý orgán, který dohlíží na činnost zvenčí. Naopak ve společnosti s výborem pro audit a dalšími funkcemi jsou členové výboru pro audit členy představenstva a mají hlasovací právo ke všem návrhům. Tím se perspektiva auditu a dohledu přímo začleňuje do rozhodovacího procesu řízení. Dalším významným rozdílem je, že zatímco pravomoci dozorčí rady jsou založeny na nezávislosti jednotlivých členů, výbor pro audit a další funkce vykonává své pravomoci kolektivně jako výbor.

Dále srovnání se společností s výbory pro jmenování a dalšími funkcemi. Obě struktury mají společné to, že vnitřní výbor představenstva, složený z většiny externích ředitelů, vykonává audit, ale existují významné rozdíly v rozsahu a struktuře. Společnost s výbory pro jmenování a dalšími funkcemi je povinna zřídit tři výbory: výbor pro audit, výbor pro jmenování, který rozhoduje o jmenování a odvolání ředitelů, a výbor pro odměňování, který rozhoduje o odměnách vedoucích pracovníků. Naopak, ve společnosti s výborem pro audit a dalšími funkcemi je povinný pouze výbor pro audit. Navíc ve společnosti s výbory pro jmenování a dalšími funkcemi je výkon činnosti oddělen od představenstva a je svěřen výkonným ředitelům, zatímco představenstvo se soustředí na dohled, což je přísné oddělení dohledu a výkonu, které je právně vynucováno. Ve společnosti s výborem pro audit a dalšími funkcemi toto oddělení není povinné a výkon činnosti zajišťují ředitelé, kteří nejsou členy výboru pro audit. Proto je společnost s výborem pro audit a dalšími funkcemi považována za flexibilnější a snadněji implementovatelnou strukturu s menšími změnami oproti stávající organizační struktuře než společnost s výbory pro jmenování a dalšími funkcemi.

Po shrnutí těchto rozdílů je zřejmé, že společnost s výborem pro audit a dalšími funkcemi se odklání od struktury „oddělení představenstva a dozorčího orgánu“ společnosti s dozorčí radou a integruje dohledovou funkci do představenstva, aniž by vyžadovala tak zásadní reorganizaci jako společnost s výbory pro jmenování a dalšími funkcemi, což z ní činí vyvážený systém.

Následující tabulka porovnává hlavní charakteristiky těchto tří hlavních organizačních struktur.

Přechod na společnost s výborem pro audit a další: Výhody a úvahy

Pro společnosti, které zvažují přechod na společnost s výborem pro audit a další, je klíčové přesně pochopit výhody a praktické úvahy tohoto kroku, což představuje důležité manažerské rozhodnutí.

Hlavní výhody

Největší výhodou tohoto systému je podstatné posílení dozorčí funkce představenstva. Členové výboru pro audit a další mají jako ředitelé hlasovací právo a přímo se účastní diskusí představenstva, čímž se do procesu rozhodování vkládá dozorčí perspektiva a zvyšuje se kvalita diskusí.

Za druhé, zlepšuje se flexibilita řízení. Jak bylo uvedeno výše, pokud jsou splněny podmínky stanovené ve stanovách, lze delegovat rozhodovací pravomoci o důležitých obchodních činnostech na jednotlivé ředitele, což umožňuje rychlé a flexibilní rozhodování v reakci na změny tržního prostředí.

Za třetí, lze očekávat zlepšení hodnocení od zahraničních investorů. Japonský systém dozorčích rad je v zahraničí méně známý a jeho účinnost byla někdy zpochybňována, ale forma, kdy je výbor pro audit umístěn v rámci představenstva, je blízká modelu správy a řízení v Evropě a USA a je pro zahraniční investory snadno pochopitelná. Ve skutečnosti i globální poradenské společnosti pro výkon hlasovacích práv tento systém pozitivně hodnotí, což může vést k získávání kapitálu z globálních kapitálových trhů a ke zvýšení hodnoty společnosti.

Za čtvrté, může dojít k efektivnějšímu složení vedení. Tradiční společnosti s dozorčí radou, které se snažily splnit požadavky kodexu správy a řízení jako veřejně obchodované společnosti, musely jmenovat jak externí ředitele, tak externí dozorčí rady. Ve společnosti s výborem pro audit a další mohou externí ředitelé, kteří jsou členy výboru pro audit, plnit obě role, což umožňuje vytvořit silný systém správy s menším počtem členů vedení a může vést ke snížení nákladů na odměny pro vedení.

Praktické úvahy

Na druhou stranu, při přechodu existuje několik úvah. Za prvé, přechod na nový systém vyžaduje čas a náklady na změnu stanov prostřednictvím usnesení valné hromady, revizi procesu jmenování vedení a úpravu interních předpisů.

Za druhé, funkční období ředitelů, kteří nejsou členy výboru pro audit, je jeden rok, což znamená, že vedení musí každoročně získat důvěru akcionářů, což může zvýšit tlak na krátkodobé výsledky. To může také obsahovat riziko narušení stability řízení.

Za třetí, existuje výzva k zajištění účinnosti výboru pro audit a další. Protože není povinné mít stálé členy, existuje riziko, že činnost výboru se stane formální. Klíčem k efektivnímu fungování systému je vytvoření podpůrného administrativního systému pro činnost výboru a zajištění prostředí, ve kterém mohou externí ředitelé, kteří nejsou stálými členy, získat dostatek informací pro svou činnost.

Za čtvrté, je zde obtížnost kolektivního rozhodování. Na rozdíl od individuálního rozhodování dozorčích rad je základním principem výboru pro audit a další kolektivní rozhodování, což může ztížit rychlé rozhodování v naléhavých situacích. Je také třeba zvážit riziko, že v případě neshody mezi členy může dojít k zablokování dozorčí funkce.

Na závěr, existuje univerzální výzva v zajištění vhodných talentů. Externí ředitelé, kteří tvoří většinu výboru pro audit a další, musí mít znalosti o financích a účetnictví, hluboké porozumění podnikání dané společnosti a především vysokou úroveň nezávislosti a odvahy vyjádřit svůj názor nezávisle na vedení. Zajištění takových kvalitních osobností je pro mnoho společností stále velkou výzvou.

Shrnutí

Společnost s výborem pro audit a další výbory je sofistikovanou a silnou možností korporátního řízení, kterou poskytuje japonský zákon o korporacích. Její hlavní hodnota spočívá ve strategickém sladění silné dozorčí funkce představenstva na mezinárodní úrovni a flexibilního manažerského systému, který reaguje na rychle se měnící podnikatelské prostředí. Tento systém řeší problémy s efektivitou dozorčí funkce, které měly tradiční společnosti s dozorčí radou, aniž by vyžadoval tak zásadní organizační změny jako společnosti s výborem pro jmenování. Proto se stává realistickou a atraktivní volbou pro mnoho japonských společností. Nicméně, aby se plně využily jeho výhody, je nutné se vážně zabývat praktickými otázkami, jako je správa funkčního období ředitelů, vytvoření provozního systému podporujícího efektivitu výborů a především zajištění schopných externích ředitelů, kteří budou tento systém podporovat. Výběr a vytvoření optimálního systému řízení pro vaši společnost je klíčovým strategickým rozhodnutím pro dosažení trvalého zvyšování hodnoty společnosti.

Monolith advokátní kancelář má bohaté zkušenosti s poskytováním poradenství různorodým klientům, jak domácím, tak zahraničním, v otázkách japonského korporátního řízení, včetně zavedení a provozu společnosti s výborem pro audit a dalšími výbory. Naše kancelář zaměstnává několik anglicky mluvících právníků s cizími právnickými kvalifikacemi, kteří dokáží srozumitelně vysvětlit složité otázky obsažené v japonském zákoně o korporacích z mezinárodní perspektivy a poskytnout odbornou a praktickou podporu pro vytvoření optimálního systému řízení, který odpovídá obchodním cílům klienta. Pokud potřebujete právní podporu ohledně obsahu vysvětleného v tomto článku, neváhejte se na naši kancelář obrátit.