Co by měli manažeři a členové představenstva vědět o odpovědnosti členů představenstva? Vysvětlení rizik a opatření.

Manažeři a členové vedení jsou vyzýváni k důležitému rozhodování a provádění operací ve správě společnosti, zatímco právní odpovědnost a obchodní rizika jsou stálými společníky. Nevhodná rozhodnutí nebo chování mohou mít za následek soudní spory, nároky na odškodnění, nebo konflikty s akcionáři a zaměstnanci, což může mít vážné důsledky. Připravenost na taková rizika, správné pochopení odpovědnosti členů vedení a přijetí vhodných opatření jsou nezbytné pro stabilitu řízení a udržitelný růst podnikání.

V tomto článku podrobně vysvětlíme případy, kdy mohou být manažeři a členové vedení zodpovědní, a představíme konkrétní opatření, která jim umožní plnit jejich povinnosti s jistotou.

Co je odpovědnost členů vedení

Osoby zapojené do řízení společnosti jako členové vedení by měly mít přehled o problémech týkajících se odpovědnosti členů vedení a měly by přijmout vhodná opatření. Jako člen vedení nesete odpovědnost za náhradu škody v následujících případech:

• Když způsobíte společnosti škodu
• Když dojde k odlivu finančních prostředků ze společnosti
• Když třetí strana utrpí škodu v důsledku zlého úmyslu nebo hrubé nedbalosti při výkonu vašich povinností

Čelit odpovědnosti ze strany akcionářů nebo třetích stran představuje pro členy vedení velké riziko. Aby mohli podporovat růst společnosti a chránit svou kariéru a majetek, je nezbytné přijmout vhodné řízení rizik a připravit se na otázky odpovědnosti.

Následující osoby mohou být vystaveny problémům týkajícím se odpovědnosti členů vedení:

• Osoby zastávající pozici člena vedení v podnicích (kotovaných společnostech, startupových společnostech, malých a středních podnicích)
• Osoby, které založily vlastní společnost a nechaly ji řídit třetí stranu
• Osoby, které byly pozvány k účasti jako nevýkonní ředitelé nebo nevýkonní dozorčí radní
• Osoby, které pouze poskytly své jméno pro seznam členů vedení

Vzhledem k tomu, že odpovědnost členů vedení může být uplatněna v neočekávaných situacích, je důležité dobře rozumět případům, kdy může být odpovědnost vyžadována, a metodám reakce.

Klíčové body, na které by se měli členové vedení připravit v případě odpovědnosti za škodu

Existuje mnoho druhů odpovědnosti členů vedení, ale zde vysvětlíme přípravy, které by měli mít členové vedení neustále na paměti, a to společné pro všechny typy odpovědnosti za škodu.

Připravit důkazy

Pro účinné vyjednávání a argumentaci, když je odpovědnost zpochybněna, jsou nezbytné informace, které mohou sloužit jako důkazy.

Odpovědnost členů vedení má mnoho forem a důkazy, které je třeba připravit předem, se liší v závislosti na konkrétním případu. Nicméně, pokud je odpovědnost zpochybněna na základě porušení povinnosti řádné péče nebo zanedbání povinností, následující dokumenty jsou vždy důležitými důkazy:

Je důležité zajistit věrohodnost důkazů týkajících se zvláště důležitých skutečností, aby odolaly soudnímu přezkumu. Mezi důkazy s vysokou věrohodností patří například:

• Dispoziční listiny
• Smlouvy, účtenky
• Pracovní deníky, doklady, dodací listy
• Účetní knihy

Abyste byli připraveni na případné stíhání, je důležité spravovat a uchovávat informace, které mohou sloužit jako důkazy, již od samého začátku.

Organizovat důkazy

Samotné vlastnictví důkazů nestačí, je nutné je mít dobře organizované, aby byly použitelné v případě, že dojde k odpovědnosti.

Odpovědnost členů vedení se neomezuje pouze na porušení povinnosti řádné péče nebo zanedbání povinností, ale může zahrnovat i širší odpovědnost za protiprávní jednání podle občanského zákoníku. Proto není snadné předvídat všechny situace, ve kterých může být odpovědnost uplatněna. Když dojde k problému, je nutné organizovat důkazy, které odpovídají konkrétní situaci.

Nejprve je třeba zkontrolovat obsah odpovědnosti a seřadit důkazy odpovídající skutečnostem, které tvoří základ žaloby, bez ohledu na to, zda jsou pro nás výhodné nebo nevýhodné.

Poté je třeba zvážit důkazy potřebné k podpoře příběhu, který budete při soudním řízení vysvětlovat.

Z praktického hlediska doporučujeme, jakmile zjistíte, že by mohl vzniknout problém, okamžitě se poradit s právníkem.

Případ odpovědnosti členů vedení 1: Porušení povinnosti řádné péče a povinnosti loajality

Členové vedení společnosti mohou být zodpovědní za povinnosti, které mají vůči společnosti v rámci svého podnikání. V tomto článku se zaměříme na případy, kdy jsou členové vedení zodpovědní za porušení povinnosti řádné péče a povinnosti loajality.

Co znamená porušení povinnosti řádné péče a povinnosti loajality

Členové vedení společnosti jsou povinni dodržovat povinnost řádné péče a povinnost loajality vůči společnosti.

Pokud jsou tyto povinnosti porušeny, členové vedení mohou být odpovědní za náhradu škody způsobené společnosti z důvodu nedbalosti ve výkonu svých povinností.

Je nezbytné, aby členové vedení věnovali pozornost, aby se vyhnuli jakékoli podezření z porušení svých povinností. Musí řádně plnit své povinnosti řádné péče a loajality, dbát na to, aby nedošlo k úmyslnému či nedbalostnímu jednání, a mít připraveny důkazy a dokumentaci prokazující splnění těchto povinností.

Případy porušení zákona

Volba jednání, které porušuje zákony, není v žádné situaci přípustná, a to ani v případě, že by se jednalo o chování bez zavinění. Existuje možnost, že budete nesou odpovědnost, proto je nutná opatrnost.

Termín “zákony” zde zahrnuje všechny právní předpisy, které musí společnost dodržovat při provozování svého podnikání. Je klíčové, aby členové vedení společnosti měli hluboké porozumění konkrétním akcím, které by mohly vést k porušení zákona.

Případy porušení stanov

Stanovy jsou základní pravidla společnosti, která definují její účel, organizaci a způsob řízení, a všichni členové vedení jsou na základě japonského zákona o společnostech povinni je dodržovat. To zahrnuje následující:

• Účel a obchodní činnost společnosti
• Pravidla pro funkční období, jmenování a odvolání členů vedení
• Pravidla pro rozdělování zisku a převod akcií

Stanovy jsou zaregistrovány jako veřejný dokument a slouží také jako slib společnosti akcionářům a ostatním zainteresovaným stranám.

Zda je určitý akt v souladu s účelem stanov, se posuzuje na základě objektivní povahy činnosti a její nezbytnosti. Toto hodnocení se však může lišit v závislosti na konkrétních okolnostech a je často obtížně předvídatelné.

Je nezbytné pravidelně kontrolovat obsah stanov, revidovat směřování řízení společnosti, aby bylo zajištěno jeho soulad, a posílit kontrolní mechanismy mezi členy vedení a spolupráci s právním oddělením. Pokud je potřeba změnit stanovy, je třeba provést správné postupy prostřednictvím valné hromady akcionářů.

Případy, kdy je zpochybňováno rozhodnutí vedení

Členové představenstva mají podle zásady podnikatelského úsudku určitou volnost v provádění obchodních operací, a proto zásadně nejsou odpovědni za škody způsobené neúspěchem v podnikatelském rozhodnutí. Odpovědnost za chyby v podnikatelském rozhodnutí je však uplatňována v následujících případech:

• Existuje nedbalá chyba v procesu uznání faktů, které jsou předpokladem pro podnikatelské rozhodnutí (například v shromažďování a analýze informací)
• V procesu rozhodování založeném na uznání faktů a v obsahu rozhodnutí je značná nesmyslnost

Při činění rizikových podnikatelských rozhodnutí je důležité pečlivě prozkoumat soudní případy a posoudit, co je považováno za porušení zásady podnikatelského úsudku. Aby se předešlo podezření z nesmyslného rozhodnutí při podnikatelském úsudku, je klíčové mít dobře uspořádané důkazy, jako jsou zápisy z jednání nebo materiály k přezkoumání.

Odpovědnost za transakce s konfliktem zájmů

Transakce s konfliktem zájmů označuje obchody, při kterých dochází ke střetu zájmů mezi společností a jejími vedoucími pracovníky. Při provádění takových transakcí je nezbytné získat schválení správní rady. I v případě, že je transakce schválena, nesmí způsobit společnosti škodu. Manažeři, kteří poruší tato pravidla, mohou být považováni za nedbalé ve výkonu svých povinností.

Případy, kdy je manažer stíhán za transakce s konfliktem zájmů, jsou časté a právní odpovědnost za ně je vysoká. Pokud existuje riziko, že transakce může být považována za konflikt zájmů, je nezbytné věnovat maximální pozornost tomu, aby nedošlo k poškození společnosti.

Odpovědnost za konkurenční obchodování

Konkurenční obchodování znamená, že člen představenstva provádí obchody ve stejném oboru, ve kterém působí společnost, a to buď pro sebe nebo pro třetí stranu. Pokud se tak děje bez schválení představenstva, jedná se o porušení zákona a zanedbání povinností.

Při posuzování odpovědnosti za konkurenční obchodování je klíčové určit, zda obchody člena představenstva spadají do kategorie konkurenčního obchodování.

Konkurenční obchodování zahrnuje transakce, které jsou v přímé konkurenci s podnikáním společnosti a vedou k střetu zájmů. To zahrnuje nejen již prováděné podnikání, ale také takové, u kterého je účast na trhu dostatečně pravděpodobná, nebo podnikání, které je pouze dočasně přerušeno.

Výše škody společnosti se odhaduje na základě zisku, který člen představenstva nebo třetí strana získali v důsledku konkurenčního obchodování.

Případy porušení povinnosti dohledu a dozoru

Povinnost dohledu a dozoru znamená povinnost sledovat a dohlížet na to, aby ostatní členové vedení nebo zaměstnanci neprováděli neoprávněné činy. Při posuzování, zda došlo k zanedbání povinnosti dohledu a dozoru, je klíčové, zda byl předmětem dohledu a dozoru člen vedení nebo zaměstnanec a zda byla situace, ve které měl být dozor vykonáván. Jinými slovy, jedná se o otázku, do jaké míry existuje povinnost jednat.

Pro důkladnou prevenci je vhodné konzultovat s právníkem. Samotná konzultace s právníkem a jednání na základě jeho rady je důkazem o splnění povinnosti dohledu a dozoru. Důležité je také vytvoření a provozování systému, který umožňuje detekovat problematické chování ostatních členů vedení, i v případech, které nejsou předkládány správní radě.

Případy porušení povinnosti vybudování systému vnitřní kontroly

Povinnost vybudování systému vnitřní kontroly znamená povinnost vytvořit systém, který je nezbytný pro zajištění správného provozu společnosti. Pokud společnost takový systém vůbec nevytvořila, nebo jej sice vybudovala, ale její úroveň je neadekvátní a nedokáže předcházet nebo řešit problematické chování členů vedení nebo zaměstnanců, může být členům vedení vyčítáno porušení povinnosti.

Při posuzování porušení povinnosti se nepovažuje za porušení v následujících případech:

• Pokud byl vybudován kontrolní systém schopný zabránit obvykle předvídatelným nekalým praktikám
• Pokud neexistují zvláštní okolnosti, které by měly členy správní rady přimět k předvídání vzniku nekalých praktik

Je nezbytné provést odborné posouzení s ohledem na obecně požadovanou úroveň, individuální okolnosti společnosti a veřejné směrnice.

Případy odpovědnosti členů vedení 2: Zvláštní zákonná odpovědnost

Zde vysvětlíme případy, kdy jsou členové vedení společnosti vystaveni zvláštní zákonné odpovědnosti.

Případy odpovědnosti za poskytování výhod

Pokud společnost poskytne výhody související s výkonem akcionářských práv, členové představenstva, kteří se na tom podíleli, jsou společně a nerozdílně odpovědni za zaplacení částky odpovídající hodnotě poskytnutých výhod společnosti.

Příkladem může být situace, kdy společnost poskytne akcionářům finanční odměnu pod záminkou udržení mlčenlivosti, aby se zabránilo zveřejnění informací o osobních skandálech manažerů na valné hromadě a podobně.

Při provádění transakcí, které by mohly být považovány za poskytování výhod, je nutné postupovat opatrně. Je důležité jasně definovat, že se jedná o platbu za služby nezbytné pro společnost a uspořádat situaci tak, aby nedošlo k vyvolání podezření.

Případy odpovědnosti v souvislosti s rozdělováním zisku

Rozdělování zisku zahrnuje vyplácení dividend z přebytku zisku nebo náklady spojené s nákupem vlastních akcií společnosti.

Problém nastává, když je při rozdělování zisku poskytnuta částka přesahující dostupnou sumu pro distribuci k datu, kdy rozdělování zisku nabývá účinnosti. Osoby odpovědné za danou činnost, jako jsou manažeři provádějící úkoly nebo členové představenstva, kteří předložili návrh, jsou společně a nerozdílně odpovědni za platbu společnosti.

Částka k zaplacení odpovídá knižní hodnotě finančních prostředků nebo jiných výhod, které byly přijaty.

Aby se předešlo odpovědnosti, je důležité pečlivě postupovat při ověřování správnosti a přiměřenosti účetních dokumentů a návrhů na rozdělení zisku společně s členy představenstva a účetními.

Jak postupovat, pokud je člen představenstva stíhán za odpovědnost vůči společnosti

Zde vysvětlíme, jaké kroky by měl člen představenstva podniknout, pokud je stíhán za odpovědnost vůči společnosti.

Co se vyžaduje v počáteční reakci

Pokud dojde k žalobě nebo jinému právnímu požadavku ze strany akcionářů, je důležité sdílet situaci s ostatními členy představenstva a společně projednat strategii reakce. Aby se předešlo podání žaloby zastupující akcionáře, je nutné do 60 dnů od požadavku rozhodnout o postupu, což zahrnuje analýzu obsahu stíhání a vyšetření faktických okolností. Je klíčové, aby nejen člen představenstva, který je předmětem požadavku, ale i ostatní členové spolupracovali na nalezení správného řešení.

V případě stíhání odpovědnosti člena představenstva se obvykle vyžaduje právní zastoupení od advokáta, který není právním poradcem společnosti. Důvodem je, že mezi společností a jejími členy představenstva může dojít ke konfliktu zájmů, a proto by právní poradce společnosti neměl zastupovat člena představenstva.

Metody částečného osvobození od odpovědnosti

I když je člen představenstva shledán odpovědným, existují způsoby, jak může být část této odpovědnosti odpuštěna, pokud jednal v dobré víře a s lehkou nedbalostí.

Odpovědnosti, které nelze částečně odpustit, zahrnují následující:

• Poskytování výhod
• Zvláštní odpovědnost, jako je odpovědnost za překročení částky, která může být rozdělena z čistého zisku, nebo odpovědnost za pokrytí ztrát
• Odpovědnost členů představenstva, kteří přímo prováděli transakce s konfliktem zájmů

Osvobození od odpovědnosti lze provést následujícími způsoby:

• Usnesení valné hromady
• Usnesení představenstva na základě oprávnění stanov
• Smlouva o omezení odpovědnosti

Všimněte si, že v praxi se částečné osvobození od odpovědnosti využívá jen zřídka. To je způsobeno tím, že snížení odpovědnosti by mělo být provedeno po soudním rozhodnutí, které potvrdí obsah odpovědnosti, a zvrátit již stanovenou výši odškodnění je obtížné.

Metody úplného osvobození od odpovědnosti

Pro úplné osvobození člena představenstva od odpovědnosti je nutný souhlas všech akcionářů. Proto je to v praxi pro veřejně obchodované společnosti téměř nemožné.

Dokonce i v případě, že je akcionářem jediný vlastník 100% akcií, je pro osvobození od odpovědnosti potřebná výslovná vůle společnosti.

Žádost o poskytnutí záruky

Člen představenstva může požádat soud, aby nařídil akcionáři, který podal žalobu, poskytnout přiměřenou záruku. Pokud soud vydá takový příkaz a akcionář záruku neposkytne, žaloba zastupujícího akcionáře bude zamítnuta ještě před posouzením obsahu.

Však je třeba mít na paměti, že žádost o poskytnutí záruky je omezena pouze na případy, kdy akcionář podal žalobu zlomyslně.

Obsah a důležité body odpovědnosti členů vedení za škody způsobené třetím stranám

Pokud člen vedení způsobí škodu třetím stranám (například věřitelům), může podle článku 429 Japonského zákona o společnostech (Companies Act) nést zvláštní odpovědnost. V tomto článku vysvětlíme obsah a důležité body odpovědnosti za škody, které mohou členové vedení třetím stranám nést.

Existují nepřímé a přímé škody

Článek 429 Japonského zákona o společnostech rozlišuje mezi ‘škodami’ jako nepřímé a přímé škody. Obsah nepřímých a přímých škod je následující:

Je důležité nejprve pochopit, v jakých případech může být člen vedení potenciálně odpovědný.

Pozor na nepravdivé údaje ve finančních dokumentech a jiných záznamech

Členové vedení mohou někdy poskytnout nepravdivé informace o důležitých záležitostech ve finančních dokumentech nebo provést nepravdivé zápisy a veřejná oznámení. Pokud toto způsobí škodu třetím stranám, jsou podle zákona o společnostech povinni škodu nahradit.

Odpovědnost za škody způsobené třetím stranám z nedbalosti vyžaduje ‘zlovolnost nebo hrubou nedbalost’. Na druhou stranu, v případě nepravdivých údajů atd., je třeba si být vědom, že odpovědnost nese i za lehkou nedbalost (článek 429 odstavec 2 Japonského zákona o společnostech).

Odpovědnost nese pouze ten, kdo se podílel na rozhodnutí o nepravdivém záznamu atd. Ostatní členové vedení, kteří pouze hlasovali pro schválení nepravdivého záznamu, nejsou odpovědní, ale mohou být stíháni za porušení dohledových povinností.

Využití smluv o odškodnění společnosti a pojištění odpovědnosti členů vedení společnosti

Jako opatření proti možnému stíhání odpovědnosti členů vedení společnosti je velmi vhodné zvážit smlouvy o odškodnění společnosti a pojištění odpovědnosti členů vedení společnosti. V tomto článku vysvětlíme základní principy těchto dvou systémů a jejich implementaci.

Co je smlouva o odškodnění společnosti

Smlouva o odškodnění společnosti je dohoda, podle které společnost kompenzuje následující typy nákladů:

• Náklady vynaložené členy vedení při řešení podezření z porušení zákonů a při obraně proti následnému stíhání v důsledku výkonu jejich povinností
• Náklady na odškodnění třetích stran za škody vzniklé při výkonu povinností a vyrovnání v rámci sporů o takové odškodnění

Protože pro zavedení této smlouvy není potřeba změna stanov, stačí rozhodnutí valné hromady (nebo případně správní rady, pokud je společnost takto organizována). Obsahem rozhodnutí jsou kritéria a předmět odškodnění, maximální výše kompenzace a doba, kdy má být odškodnění poskytnuto.

Členové vedení nesou rizika spojená s rozhodováním v rámci svého povolání, ale díky této smlouvě mohou tyto obavy z rizik snížit, což usnadňuje nábor kvalifikovaných osob do pozic členů vedení nebo správní rady. Smlouva o odškodnění společnosti také umožňuje členům vedení, aby se při rozhodování nemuseli nadměrně obávat rizik a mohli se soustředit na rozhodnutí, která jsou nejlepší pro zájmy společnosti. To umožňuje agresivnější přístup k vedení společnosti a očekává se, že to přispěje k jejímu růstu.

Co je pojištění odpovědnosti členů vedení společnosti

Pojištění odpovědnosti členů vedení společnosti, známé také jako D&O pojištění, je typ pojistné smlouvy uzavřené mezi společností a pojišťovnou. Jeho účelem je krytí škod vzniklých v důsledku odpovědnosti, kterou nesou členové vedení při výkonu svých povinností.

Pro určení obsahu pojištění odpovědnosti členů vedení je nutné usnesení valné hromady (nebo případně správní rady, pokud je společnost takto strukturovaná). Mezi obsah, který by měl být předmětem usnesení, patří:

• Pojišťovna
• Pojištění
• Pojištění
• Doba pojištění
• Důvody pro vyplacení
• Maximální výše krytí
• Rozsah krytí
• Výjimky z odpovědnosti a zvláštní ujednání

Předmětem pojištění jsou náklady jako odškodnění nebo vyrovnání, honoráře právníků a další soudní výdaje.

Když členové vedení čelí riziku soudního sporu, přímé krytí škod ze strany společnosti může představovat značnou finanční zátěž. D&O pojištění tuto zátěž snižuje a chrání kapitál společnosti. Implementace D&O pojištění dokazuje, že společnost klade důraz na řízení rizik a má zdravý systém správy a řízení, což zvyšuje důvěru investorů, akcionářů a obchodních partnerů.

Porovnání smlouvy o odškodnění společnosti a pojištění odpovědnosti členů vedení společnosti

Smlouva o odškodnění společnosti a pojištění odpovědnosti členů vedení společnosti se na první pohled jeví jako podobné systémy.

Existují však některé rozdíly mezi oběma systémy, jak je uvedeno níže.

O obou systémech se dočtete více v následujícím článku.

Související článek: Co je pojištění odpovědnosti členů vedení společnosti? Vysvětlení postupů po změně zákona o společnostech a rozdílů oproti odškodnění společnosti[ja]

Klíčové body při zavádění smluv o odškodnění společnosti a pojištění odpovědnosti členů vedení společnosti

Smlouvy o odškodnění společnosti a pojištění odpovědnosti členů vedení společnosti představují nástroje, které mohou očekávat posílení motivace a zajištění talentovaných pracovníků pro pozice ve vedení, umožňujíce jim vykonávat své povinnosti bez obav z možných rizik. Vzhledem k tomu, že každý z těchto nástrojů má své silné a slabé stránky, je efektivní kombinovat oba přístupy při návrhu systému.

Začněte zvážením pojištění odpovědnosti členů vedení společnosti, které je obvykle snadněji implementovatelné kvůli relativně menšímu konfliktu zájmů. Poté, co identifikujete oblasti již pokryté pojištěním, můžete přistoupit k zavedení smluv o odškodnění společnosti.

Při zavádění těchto systémů je důležité vytvořit strukturu, která bude snadno pochopitelná pro všechny zúčastněné strany a získá jejich podporu.

Shrnutí: Opatření proti odpovědnosti členů vedení by měla být konzultována s právníkem

Osoby zapojené do řízení společnosti jako členové vedení jsou neustále vystaveny riziku, že budou stíhány za odpovědnost za škody vůči společnosti nebo třetím stranám. Aby bylo možné chránit růst společnosti a osobní majetek, je nezbytné plně pochopit, v jakých případech může dojít k odpovědnosti, a přijmout vhodná opatření.

Při řešení problémů s odpovědností členů vedení je vyžadováno příprava důkazů, řešení sporů a každodenní rozhodování v rámci řídících povinností na základě právních odborných znalostí. Proto se doporučuje konzultovat opatření proti odpovědnosti členů vedení s právníkem.

Vytvořením systému, který umožňuje včasnou konzultaci s právníkem, můžete správně pochopit systém odpovědnosti členů vedení a učinit vhodná rozhodnutí připravená na rizika.

Představení opatření naší kanceláře

Právní kancelář Monolith je firma specializující se na IT, zejména na internet a právo. Při prosazování rodinného řízení může být někdy nutné vytvořit smlouvy. Naše kancelář poskytuje služby vytváření a revize smluv pro širokou škálu klientů, od společností kótovaných na Tokyo Stock Exchange Prime až po startupové firmy. Pokud máte potíže se smlouvami, prosím, odkazujte se na následující článek.

Oblasti práce Právní kanceláře Monolith: Vytváření a revize smluv atd.[ja]