Rechtliche Erläuterung zur Erstellung von Satzungen bei der Gründung japanischer Unternehmen

Der Prozess der Unternehmensgründung in Japan umfasst mehr als nur bürokratische Schritte – die Erstellung der Satzung ist ein wesentlicher Bestandteil. Die Satzung ist ein rechtliches Dokument, das die Organisationsstruktur, den Betrieb und die grundlegenden Regeln eines Unternehmens festlegt und wird oft als “Verfassung des Unternehmens” bezeichnet. Wie dieses Dokument entworfen und erstellt wird, hat weitreichende Auswirkungen auf die Governance-Struktur, den Entscheidungsprozess und das zukünftige Wachstumspotenzial des Unternehmens nach der Gründung. Die Bestimmungen der Satzung binden Aktionäre, Direktoren und das Unternehmen selbst mit starker rechtlicher Wirkung, und ihre Erstellung erfordert die Einhaltung strenger Regeln, die im japanischen Gesellschaftsrecht festgelegt sind. In diesem Artikel erläutern wir die grundlegende Struktur der Satzung unter dem japanischen Gesellschaftsrecht, die gesetzlich vorgeschriebenen Inhalte, die für bestimmte Wirkungen erforderlichen Angaben und die optionalen Inhalte, die die Individualität des Unternehmens widerspiegeln können. Wir konzentrieren uns insbesondere auf wichtige Themen, die direkt mit Managemententscheidungen verbunden sind, wie die Interpretation des “Unternehmenszwecks” und die komplexen Regeln für “Sacheinlagen”, also Beiträge in Form von nicht-monetären Vermögenswerten. Abschließend gehen wir detailliert auf die notwendigen Beglaubigungsverfahren ein, damit die erstellte Satzung rechtliche Gültigkeit erlangt, und bieten umfassendes rechtliches Wissen, um das Fundament für die Unternehmensgründung zu legen.

Die Grundstruktur der Satzung: Drei Arten von Bestimmungen

Das japanische Gesellschaftsrecht (Companies Act) klassifiziert die in der Satzung aufzuführenden Punkte nach ihrer rechtlichen Natur in drei Kategorien: “absolute Bestimmungen”, “relative Bestimmungen” und “fakultative Bestimmungen”. Diese dreischichtige Struktur spiegelt die gesetzgeberische Absicht wider, einen minimalen rechtlichen Rahmen für alle Unternehmen zu gewährleisten, während gleichzeitig die Flexibilität für jedes Unternehmen ermöglicht wird, seine Governance entsprechend den tatsächlichen Gegebenheiten zu gestalten.

Absolute Bestimmungen sind, wie der Name schon sagt, Punkte, die zwingend in der Satzung aufgeführt werden müssen. Fehlt auch nur einer dieser Punkte oder ist der Inhalt rechtlich ungültig, wird die gesamte Satzung ungültig, und die Gründung des Unternehmens selbst wird nicht anerkannt. Dies liegt daran, dass sie wesentliche Informationen enthalten, die zur Bestimmung der grundlegenden Identität des Unternehmens, wie den Firmennamen, den Unternehmenszweck und den Sitz des Unternehmens, unerlässlich sind und die Sicherheit im Geschäftsverkehr gewährleisten.

Relative Bestimmungen hingegen beeinträchtigen die Gültigkeit der Satzung nicht, wenn sie nicht aufgeführt werden. Wenn das Unternehmen jedoch Regeln zu diesen Punkten festlegen möchte, müssen diese in der Satzung aufgeführt werden, um rechtliche Wirkung zu entfalten. Beispiele hierfür sind Bestimmungen, die die Übertragung von Aktien einschränken, oder Vorschriften zur Einrichtung eines Vorstands. Da diese oft von den prinzipiellen Regeln abweichen, die das japanische Gesellschaftsrecht vorsieht, zielt ihre Aufnahme in die Satzung darauf ab, ihre Wirksamkeit zu klären und alle Aktionäre sowie Stakeholder zu binden.

Zuletzt können fakultative Bestimmungen, die weder zu den ersten beiden Kategorien gehören noch gegen zwingendes japanisches Recht oder die öffentliche Ordnung und gute Sitten verstoßen, vom Unternehmen nach eigenem Ermessen festgelegt werden. Beispiele hierfür sind die Festlegung des Geschäftsjahres oder der Zeitpunkt für die Einberufung der ordentlichen Hauptversammlung. Obwohl diese Punkte auch in internen Unternehmensrichtlinien festgelegt werden können, erhöht ihre Aufnahme in die Satzung die Bedeutung der Bestimmungen und erfordert für Änderungen strenge Verfahren wie eine Sonderbeschlussfassung in der Hauptversammlung, was zur Stabilität des Managements beiträgt. Daher ist die Entscheidung, welche Punkte in welche Kategorie der Satzung aufgenommen werden, eine wichtige strategische Entscheidung, die im Hinblick auf die zukünftige Unternehmensführung getroffen werden muss.

Absolute Kernangaben im japanischen Gesellschaftsrecht

Die absoluten Kernangaben bilden das Fundament der Rechtspersönlichkeit einer Gesellschaft. Artikel 27 des japanischen Gesellschaftsgesetzes (会社法) legt fest, dass die Satzung einer Aktiengesellschaft folgende fünf wesentliche Punkte enthalten muss:

1. Zweck der Gesellschaft
2. Firmenname
3. Sitz der Hauptverwaltung
4. Wert der bei Gründung eingebrachten Vermögenswerte oder deren Mindestbetrag
5. Name oder Bezeichnung und Adresse der Gründer

Unter diesen ist die Angabe des Zwecks besonders wichtig, da sie den rechtlichen Rahmen für die Aktivitäten der Gesellschaft absteckt. Der Zweck der Gesellschaft muss rechtmäßig, gewinnorientiert und klar definiert sein. Allerdings gibt es eine beachtenswerte Diskrepanz zwischen der rechtstheoretischen Interpretation und den praktischen Anforderungen an den “Umfang des Zwecks”.

Der Oberste Gerichtshof Japans hat in Entscheidungen wie dem bekannten Yawata Steel-Fall (Oberster Gerichtshof, Großer Senat, Urteil vom 24. Juni 1970) konsequent die Position vertreten, dass die Rechtsfähigkeit einer Gesellschaft zwar auf den in der Satzung festgelegten Zweck beschränkt ist, dieser jedoch weit ausgelegt werden sollte. Nach der Rechtsprechung umfassen die Handlungen einer Gesellschaft nicht nur den in der Satzung ausdrücklich genannten Zweck, sondern auch “alle Handlungen, die direkt oder indirekt notwendig sind, um diesen Zweck zu erfüllen”. Diese Auslegung zielt darauf ab, Dritte, die mit der Gesellschaft Geschäfte machen, zu schützen und die Sicherheit der Transaktionen zu gewährleisten. Würden die Handlungen einer Gesellschaft streng auf den in der Satzung festgelegten Zweck beschränkt, müssten Geschäftspartner stets überprüfen, ob ihre Transaktionen innerhalb des satzungsmäßigen Rahmens der anderen Partei liegen, was den reibungslosen Wirtschaftsverkehr behindern würde.

Dennoch ist diese rechtlich weite Interpretation nicht in allen praktischen Situationen anwendbar. Wenn beispielsweise ein Unternehmen einen Kredit von einer Finanzinstitution erhält, kann die Prüfung erschwert werden, wenn das zu finanzierende Geschäft nicht im Gesellschaftszweck der Satzung aufgeführt ist. Auch in Branchen wie dem Baugewerbe oder der Zeitarbeit, in denen für bestimmte Geschäftstätigkeiten eine behördliche Genehmigung erforderlich ist, wird vorausgesetzt, dass diese Tätigkeiten im Gesellschaftszweck der Satzung aufgeführt sind. Selbst bei Steuerprüfungen kann es zu Zweifeln kommen, ob Kosten aus Geschäftstätigkeiten, die nicht in der Satzung aufgeführt sind, als Betriebsausgaben der Gesellschaft anerkannt werden.

Daher ist es, obwohl rechtlich ein breiter Aktivitätsrahmen für Gesellschaften anerkannt wird, eine kluge Strategie, in der Satzung nicht nur die derzeit ausgeübten Geschäfte, sondern auch solche, die in Zukunft möglicherweise aufgenommen werden, so konkret und umfassend wie möglich im Gesellschaftszweck festzuhalten, um praktische Hindernisse im Vorfeld zu vermeiden und einen reibungslosen Geschäftsbetrieb zu sichern.

Erfordernisse für das Wirksamwerden von relativen Angaben in der Satzung

Relative Angaben in der Satzung sind solche, die zwar die Autonomie des Unternehmens respektieren, aber aufgrund ihres Potenzials, erhebliche Auswirkungen auf Stakeholder wie Aktionäre und Gläubiger zu haben, als Voraussetzung für ihr Wirksamwerden in der Satzung festgehalten werden müssen. Fehlt eine solche Angabe in der Satzung, ist die betreffende Maßnahme rechtlich ungültig, selbst wenn sie von der Hauptversammlung beschlossen wurde.

Beispiele für allgemeine relative Angaben sind Bestimmungen über die Übertragungsbeschränkungen von Aktien, die Einrichtung von Organen wie dem Vorstand oder dem Aufsichtsrat und die Bestellung eines Aktionärsregisterverwalters. Diese Regelungen ermöglichen es einem Unternehmen, eigene Anpassungen anstelle der einheitlichen Regeln des japanischen Gesellschaftsrechts vorzunehmen, erfordern jedoch aufgrund ihrer Bedeutung die Aufnahme in die Satzung als grundlegende Regel.

Unter den relativen Angaben unterliegen insbesondere die in Artikel 28 des japanischen Gesellschaftsrechts (Japanese Companies Act) festgelegten ‘besonderen Gründungsangelegenheiten’ einer strengen Disziplin. Diese Bezeichnung bedeutet, dass es sich um Angelegenheiten handelt, die von der normalen Gründung durch Geldbeiträge abweichen. Zu den besonderen Gründungsangelegenheiten gehören die folgenden vier Punkte:

• Sachkapitaleinlagen: Beiträge in Form von Vermögenswerten, die nicht Geld sind
• Übernahme von Vermögenswerten: Vertrag, in dem vereinbart wird, dass die Gründer nach der Gründung der Gesellschaft bestimmte Vermögenswerte übernehmen
• Vergütungen und sonstige besondere Vorteile für die Gründer: Vermögensvorteile, die die Gründer als Anerkennung für ihre Verdienste bei der Gründung der Gesellschaft erhalten
• Von der Aktiengesellschaft zu tragende Gründungskosten

Gemeinsam ist diesen Punkten, dass sie in einer fragilen Phase der Unternehmensgründung, in der noch keine unabhängigen Entscheidungsorgane existieren, das Risiko bergen, dass die finanzielle Basis des Unternehmens durch das Ermessen der Gründer beeinträchtigt wird. Würde beispielsweise ein Vermögenswert mit geringem Wert als Sachkapitaleinlage überbewertet oder ein Gründer eine unangemessen hohe Vergütung erhalten, könnte das Kapital der gegründeten Gesellschaft nur nominell sein und es entstünde ein ‘leeres Unternehmen’, das keinen substantiellen Wert hat.

Um solche Zustände zu verhindern und das Prinzip der Kapitalerhaltung durchzusetzen, verlangt das japanische Gesellschaftsrecht, dass diese besonderen Gründungsangelegenheiten in der Satzung festgehalten werden. Darüber hinaus schreibt es vor, dass in der Regel ein von Gerichten bestellter Prüfer die Untersuchung durchführt, und etabliert so mehrere Kontrollmechanismen.

Der Kern der abweichenden Gründungsvorgänge: Sacheinlagen und ihre rechtliche Regelung nach japanischem Gesellschaftsrecht

Innerhalb der abweichenden Gründungsvorgänge werden Sacheinlagen am häufigsten genutzt und unterliegen den detailliertesten Regelungen. Sacheinlagen bedeuten, dass anstelle von Geld Vermögenswerte wie Immobilien, Fahrzeuge oder geistiges Eigentum eingebracht werden, um im Gegenzug Aktien des Unternehmens zu erhalten. Dies bietet den Vorteil, dass auch bei knappen liquiden Mitteln das Kapital der Gesellschaft durch Nutzung vorhandener Vermögenswerte gestärkt werden kann.

Jedoch, um die Objektivität der Bewertung zu gewährleisten und eine ungerechtfertigte Aufblähung des Kapitalwerts zu verhindern, legt das japanische Gesellschaftsrecht strenge Regulierungen für Sacheinlagen fest. Diese Regulierungen basieren auf dem grundlegenden Prinzip der Kapitalerhaltung, das darauf abzielt, die finanzielle Basis des Unternehmens zu sichern und die Gläubiger zu schützen.

Zunächst müssen bei Sacheinlagen gemäß Artikel 28 Absatz 1 des japanischen Gesellschaftsrechts die Details in der Satzung festgehalten werden. Dies umfasst konkret die Nennung des Namens des Einlegers, der eingebrachten Vermögenswerte und deren Wert sowie die Anzahl der Aktien, die dem Einleger zugeteilt werden.

Zweitens muss grundsätzlich nach der Beglaubigung der Satzung ein Antrag auf Bestellung eines Prüfers beim Gericht gestellt werden, der den Wert der Vermögenswerte prüft (japanisches Gesellschaftsrecht Artikel 33). Dieses Verfahren ist zeit- und kostenintensiv und stellt daher eine erhebliche praktische Belastung dar.

Deshalb sieht das japanische Gesellschaftsrecht Ausnahmefälle vor, in denen diese strenge Prüfung durch den Prüfer nicht erforderlich ist. In der Praxis werden Sacheinlagen meist unter Nutzung dieser Ausnahmeregelungen durchgeführt. Die Ausnahmen gelten hauptsächlich in den folgenden drei Fällen:

• Wenn der Gesamtwert der in der Satzung angegebenen Sacheinlagen fünf Millionen Yen nicht übersteigt.
• Wenn die eingebrachten Vermögenswerte marktgängige Wertpapiere sind und der in der Satzung angegebene Wert den Marktwert nicht übersteigt.
• Wenn der in der Satzung angegebene Wert als angemessen zertifiziert wurde durch Experten wie Anwälte, Wirtschaftsprüfer oder Steuerberater (zusätzlich ist bei Immobilien eine Bewertung durch einen Immobiliengutachter erforderlich).

Drittens hat das japanische Gesellschaftsrecht ein System der nachträglichen Haftung etabliert. Artikel 52 des japanischen Gesellschaftsrechts bestimmt, dass, wenn der tatsächliche Wert der Sacheinlagen bei der Gründung des Unternehmens “erheblich unter” dem in der Satzung angegebenen Wert liegt, die Gründer und die Gründungsdirektoren gemeinsam verpflichtet sind, die Differenz an das Unternehmen zu zahlen (Haftung für Wertersatz). Diese Haftung ist grundsätzlich eine verschuldensunabhängige Haftung und damit sehr schwerwiegend. Auch die Experten, die den Wert zertifiziert haben, haften gemeinsam, sofern sie nicht nachweisen können, dass sie nicht fahrlässig gehandelt haben. Das Urteil des Oberlandesgerichts Osaka vom 19. Februar 2016 (2016) ist ein Fall, in dem die Verantwortung eines Anwalts, der die Bewertung der Sacheinlagen vorgenommen hatte, zur Debatte stand und zeigt die Schwere der Verantwortung, die Experten tragen können.

So sichert das japanische Gesellschaftsrecht durch eine dreifache Regelung bestehend aus Satzungseintrag, vorheriger Prüfung und nachträglicher Haftung die Substanz des Kapitals und verhindert Missbrauch bei Sacheinlagen.

Freiwillige Angaben zur Widerspiegelung der Unternehmensidentität nach japanischem Recht

Freiwillige Angaben sind Regelungen, die ein Unternehmen optional in seine Satzung aufnehmen kann, um den Betrieb zu erleichtern, und die über die absolut notwendigen und die relativen Angaben hinausgehen. Diese Angaben werden nicht rechtlich ungültig, wenn sie nicht in der Satzung stehen, und können auch in untergeordneten Bestimmungen wie den Geschäftsordnungen des Vorstands festgelegt werden. Dennoch hat die bewusste Aufnahme in die Satzung, die das höchste Regelwerk des Unternehmens darstellt, eine wichtige Bedeutung.

Um die in der Satzung festgelegten Angaben zu ändern, ist grundsätzlich eine besondere Mehrheit in der Hauptversammlung erforderlich, das heißt, es bedarf der Zustimmung von mehr als zwei Dritteln der Stimmrechte der anwesenden Aktionäre, die über die Mehrheit der Stimmrechte verfügen. Dies stellt im Vergleich zu internen Regelungen, die leicht durch Vorstandsbeschlüsse geändert werden können, eine weitaus strengere Anforderung dar.

Daher ist die Entscheidung, welche Punkte als freiwillige Angaben in die Satzung aufgenommen werden, eine strategische Abwägung zwischen der “Flexibilität” und “Stabilität” des Managements. Typischerweise können folgende Punkte als freiwillige Angaben in der Satzung festgelegt werden:

• Zeitpunkt der Einberufung der ordentlichen Hauptversammlung
• Anzahl der Direktoren und Wirtschaftsprüfer
• Festlegungsmethode für die Vergütung der Führungskräfte
• Geschäftsjahr

Insbesondere in Joint Ventures mit mehreren Aktionären oder Unternehmen, die Investitionen von externen Investoren erhalten, kann das “Festlegen” bestimmter Betriebsregeln als freiwillige Angaben in der Satzung ein wirksames Mittel sein, um die Rechte von Minderheitsaktionären zu schützen und die Einhaltung von Vereinbarungen zwischen den Gründern zu gewährleisten. Indem beispielsweise die Anzahl der Direktoren in der Satzung konkret festgelegt wird, kann verhindert werden, dass die Mehrheitsaktionäre einseitig die Zusammensetzung des Vorstands ändern. Auf diese Weise fungieren freiwillige Angaben als Governance-Tool, das die Identität des Unternehmens und die Dynamik zwischen den Stakeholdern widerspiegelt und dazu dient, zukünftige Konflikte zu verhindern.

Die letzte Phase der Satzungserstellung: Die Beglaubigungsverfahren

Bei der Gründung einer Aktiengesellschaft in Japan muss die von den Gründern erstellte Satzung (Ursprungssatzung) gemäß Artikel 30 Absatz 1 des japanischen Gesellschaftsgesetzes von einem Notar beglaubigt werden, um wirksam zu werden. Dieses Beglaubigungsverfahren ist ein wichtiger Prozess, der die Klarheit der Satzung sicherstellt, spätere Streitigkeiten verhindert und öffentlich bestätigt, dass die Satzung nach einem rechtmäßigen Verfahren erstellt wurde.

Es gibt zwei Methoden der Beglaubigung: die traditionelle “Beglaubigung in Schriftform” und die moderne “Beglaubigung einer elektronischen Satzung”. Der größte Unterschied zwischen beiden liegt in den Kosten, insbesondere in Bezug auf die Stempelsteuer. Eine in Schriftform erstellte Satzung fällt unter die steuerpflichtigen Dokumente gemäß dem japanischen Stempelsteuergesetz und erfordert daher das Anbringen einer Steuermarke im Wert von 40.000 Yen. Andererseits wird eine elektronische Satzung als elektronische Daten betrachtet und gilt nicht als “Dokument”, weshalb keine Stempelsteuer erhoben wird.

Um jedoch eine elektronische Satzung zu erstellen und beglaubigen zu lassen, sind spezielle Geräte wie Software für elektronische Signaturen, IC-Kartenleser und Schreiber sowie ein elektronisches Zertifikat, das beispielsweise auf einer My Number-Karte gespeichert ist, erforderlich. Wenn man diese Umgebung privat von Grund auf neu einrichtet, können die anfänglichen Investitionen die Einsparungen bei der Stempelsteuer übersteigen. Daher ist es oft die kostengünstigste und zeiteffizienteste Wahl, insbesondere bei einer einmaligen Unternehmensgründung, einen Rechtsexperten wie einen juristischen Sachverständigen oder Anwalt zu beauftragen, der bereits eine Umgebung für die elektronische Beglaubigung eingerichtet hat.

Die folgende Tabelle fasst die Hauptunterschiede zwischen der schriftlichen Beglaubigung und der elektronischen Beglaubigung zusammen.

Wie die Tabelle zeigt, hat die elektronische Beglaubigung den klaren Vorteil, dass keine Stempelsteuer anfällt, aber um diesen Vorteil zu nutzen, ist eine technische Vorbereitung erforderlich. Es ist wichtig, die für Ihr Unternehmen am besten geeignete Methode auszuwählen.

Zusammenfassung

Wie in diesem Artikel detailliert beschrieben, ist die Satzung nicht nur ein Gründungsdokument, sondern das wichtigste Dokument, das die rechtliche Identität, Governance und das Fundament der Geschäftsführung eines Unternehmens in Japan festlegt. Auf der Grundlage der absolut notwendigen Inhalte, die das Skelett bilden, wird durch die relativen Inhalte eine strategische Organisationsstruktur des Unternehmens geschaffen und durch die optionalen Inhalte einzigartige Betriebsregeln eingewoben, wodurch eine maßgeschneiderte ‘Verfassung’ für jedes einzelne Unternehmen entsteht. Insbesondere die rechtliche Interpretation und die praktischen Anforderungen bei der Festlegung des “Zwecks” des Unternehmens, der den Geschäftsbereich definiert, sowie die komplexen Regeln bezüglich der “Sacheinlagen”, die das Prinzip der Kapitalausstattung verkörpern, sind ohne spezialisiertes Wissen schwer angemessen zu handhaben. Diese Bestimmungen genau zu verstehen und korrekt in der Satzung zu reflektieren, ist unerlässlich, um zukünftige rechtliche Risiken zu minimieren und eine solide Grundlage für nachhaltiges Wachstum zu schaffen.

Unsere Kanzlei Monolith Law Office verfügt über umfangreiche Erfahrungen in der Beratung einer Vielzahl von Mandanten innerhalb Japans zu diesem Thema. Neben bilingualen Anwälten mit japanischer Zulassung gehören zu unserem Team auch englischsprachige Anwälte mit ausländischen Zulassungen, was es uns ermöglicht, maßgeschneiderte rechtliche Unterstützung anzubieten, die auf die spezifischen Bedürfnisse von Mandanten zugeschnitten ist, die ihr Geschäft im internationalen Geschäftsumfeld ausbauen. Von der Erstellung der Satzung über die Beglaubigung bis hin zum Aufbau eines Governance-Systems nach der Gründung bieten wir in jeder Phase optimale Lösungen basierend auf unserem fachlichen Know-how an.