Saladuse hoidmise lepingu (NDA) koostamise kontrollpunktid

Ettevõtete vahelistes tehingutes nõutakse sageli konfidentsiaalsuslepingu sõlmimist, lisaks tehingu enda lepingule. See kehtib ka IT-valdkonnas, kus näiteks süsteemiarenduses on sageli kokkupuude tellija ärisaladustega, mistõttu sõlmitakse sageli konfidentsiaalsuslepinguid. Kuna konfidentsiaalsuslepingud on lepingute seas suhteliselt standardse sisuga, saab neid põhipunkte korraldades rakendada ka teiste ettevõtetega sõlmitavatele konfidentsiaalsuslepingutele. Selles artiklis selgitame konfidentsiaalsuslepingu kontrollpunkte.

Mis on konfidentsiaalsusleping?

Konfidentsiaalsusleping on leping, mis sõlmitakse eesmärgiga kaitsta teavet, nagu ärisaladused või isikuandmed, mida lepingu osapooled jagavad või esitavad. Seda nimetatakse ka inglise keeles Non Disclosure Agreement, lühendatult NDA. Ärisaladused on ettevõtte tegevuse elujõulisuse aluseks. Kui ärisaladused lekivad konkureerivatele ettevõtetele, võib see ohustada ettevõtte jätkusuutlikkust. Lisaks on ärisaladuse lekke korral eelduseks ebaausa konkurentsi tõkestamise seaduse (Japanese Unfair Competition Prevention Act) kohaldamine, et sobiv konfidentsiaalsusleping oleks sõlmitud. Ärisaladuste ja ebaausa konkurentsi tõkestamise seaduse kohta leiate üksikasjalikuma selgituse allpool toodud artiklist.

https://monolith.law/corporate/trade-secrets-unfair-competition-prevention-act[ja]

Isikuandmete osas on isikuandmete kaitse seaduse (Japanese Act on the Protection of Personal Information) vastuvõtmise tõttu ühiskondlik huvi suurenenud. Kui isikuandmed lekivad, ei saa ettevõte vältida ühiskondlikku hukkamõistu. Isikuandmete kaitse seaduse kohta leiate üksikasjalikuma selgituse allpool toodud artiklist.

https://monolith.law/corporate/act-on-the-protection-of-personal-information-privacy-issues[ja]

Seega võib öelda, et konfidentsiaalsusleping, mille eesmärk on kaitsta ettevõtte olulist konfidentsiaalset teavet, on äritegevuse läbiviimisel oluline. Tüüpilised näited, kus sõlmitakse konfidentsiaalsusleping, on järgmised:

• Juhul, kui tellija peab süsteemiarenduse lepingu raames esitama töövõtjale ärisaladusi või isikuandmeid
• Juhul, kui äritegevuse üleandmise, sealhulgas M&A ja äripartnerluse kaalumise etapis toimuva due diligence käigus on vaja jagada lepinguosaliste ärisaladusi

Viimasel ajal on aga ühiskondlik hukkamõist isikuandmete lekke suhtes suurenenud, mistõttu on konfidentsiaalsuslepingu sõlmimist nõutud ka muudes olukordades kui ülaltoodud tüüpilised. Lisaks võib konfidentsiaalsust reguleerida mitte ainult eraldi konfidentsiaalsuslepinguna, vaid ka üldiste tingimustena tehingu aluslepingus.

Konfidentsiaalsuslepingu kontrollpunktid

Avalikustamise eesmärk

Paragrahv ○ (Avalikustamise eesmärk)
A ja B avalikustavad või jagavad vastastikku konfidentsiaalset teavet eesmärgiga rakendada ja uurida ●● (edaspidi nimetatud “käesoleva eesmärgi” alusel).

Konfidentsiaalse teabe avalikustamise eesmärk on konkreetselt määratletud. Konfidentsiaalsusleping sõlmitakse sageli enne tehingu enda lepingu sõlmimist, mistõttu avalikustamise eesmärgi kirjeldus võib olla abstraktne. Siiski on oluline võimalikult täpselt määratleda, näiteks “○○ süsteemi arendustöö”, “A üleandmine ○○ äritegevusest” või “teenus ○○, mida A pakub B-le”. Selles lõigus on oluline avalikustada teabe avalikustamise eesmärk, et vältida konfidentsiaalse teabe kasutamist eesmärgiväliselt. Eesmärgivälise kasutamise kohta räägime hiljem üksikasjalikumalt. Kuna konfidentsiaalset teavet jagatakse sageli vastastikku, on turvalisem märkida, et see avalikustatakse “vastastikku”, kui on vähimgi võimalus, et teavet jagatakse teie ettevõttest. Kui teabe avalikustamine on selgelt ühepoolne, piisab, kui märkida, et “konfidentsiaalne teave avalikustatakse A-st B-le”.

Salajase teabe ulatus

§ (Salajane teave)
1. Käesoleva lepingu raames tähendab “salajane teave” tehnoloogilist, äritegevuse või muud teavet, mis on avaldatud ühelt lepinguosaliselt teisele, olenemata vormist (dokumendid, e-kirjad, elektroonilised mäluseadmed jne), millele on selgelt märgitud, et see on salajane teave või et seda tuleb hoida salajas, kirjalikult või muul füüsilisel kujul. Suulise teabe puhul tähendab see teavet, mille puhul on avaldamisel teatatud, et see on salajane, ja mille kohta on 30 päeva jooksul pärast avaldamist teatatud kirjalikult, et see on salajane teave ja mis on selle sisu.
2. Järgnev teave ei kuulu salajase teabe hulka:
(1) Teave, mida vastuvõtja juba avaldamise ajal omab
(2) Teave, mille vastuvõtja on õiguspäraselt saanud kolmandalt isikult ilma konfidentsiaalsuskohustust võtmata
(3) Teave, mille vastuvõtja on arendanud iseseisvalt, ilma et oleks kasutanud teavet, mida ta on saanud avaldajalt
(4) Teave, mis on saanud avalikuks ilma lepingut rikkumata, olenemata sellest, kas see on saanud avalikuks enne või pärast vastuvõtmist

Salajase teabe ulatuse klausel on äärmiselt oluline. Esimese lõigu näiteklausel piirab kaitstava teabe “selgelt märgitud salajaseks” teabeks. Kuna tehingutes avaldatakse teavet paljudel erinevatel teemadel, oleks kõigi nende teabe haldamine salajase teabena suur koormus teabe vastuvõtjale. Seetõttu on tavaline nõuda, et salajasus oleks selgelt märgitud. Suhteliselt probleemne on suulise salajase teabe avaldamine. Sest kui salajane teave avaldatakse suuliselt, on raske tõestada, et see on avaldatud ja et see on selgelt märgitud salajaseks. Kuigi teabe avaldaja soovib, et suuline avaldamine oleks kaitstud, ei saa vastuvõtja olla passiivne, kuna ulatus pole selge.

Seetõttu on mõlema poole kompromissina sageli kasutatud meetodit, mis hõlmab suuliselt avaldatud salajase teabe kaitsmise alla võtmist, nagu näiteklauselis, kuid nõuab, et suuliselt esitatud teave kirjutataks teatud aja jooksul pärast avaldamist. Muide, kui teabe pakkuja pakub salajast teavet, märgitakse see tavaliselt “ettevõttesiseseks kasutamiseks” trükkimise või templiga, et näidata, et see on salajane teave.
Näiteklausli kolmas lõik on sätte, mis käsitleb teavet, mis on välistatud salajase teabe ulatusest, ja paljudes konfidentsiaalsuslepingutes on sarnane sisu. (1) puudub salajasus, (2) (3) (4) on teave, mille puhul ei ole mõistlik nõuda teabe vastuvõtjalt konfidentsiaalsuskohustuse täitmist.

Saladusel hoidmise kohustuse ulatus

Artikkel ○ (Saladusel hoidmine)
1. Avalikustatud isik peab hoidma kõiki avalikustaja poolt avalikustatud salajaseid dokumente ja meediume (kaasa arvatud nende koopiad) hea halduri hoolsusega.
2. Avalikustatud isik ei tohi salajasi dokumente ega muid meediume kopeerida ilma avalikustaja eelneva kirjaliku nõusolekuta.
3. Avalikustatud isik võib salajast teavet avaldada oma juhtidele ja töötajatele ulatuses, mis on vajalik antud eesmärgi saavutamiseks.
4. Kui avalikustatud isik avaldab teavet eelmises lõigus mainitud juhtidele ja töötajatele, peab avalikustatud isik tagama, et need juhid ja töötajad järgivad lepingus sätestatud saladusel hoidmise kohustust.

Selle sätte eesmärk on määrata kindlaks kohustus hoida saadud teavet salajas ning see on koos eelnevalt mainitud salajase teabe ulatusega saladusel hoidmise lepingu tuum. Näiteks teise lõigu sätte eesmärk on põhimõtteliselt keelata salajase teabe sisaldavate meediumite kopeerimine, mis on vajalik sätte jaoks, kui teabe pakkujale on eriti oluline pakkuda teavet salajas. Kui salajase teabe sisaldavaid meediume saab vabalt kopeerida, suureneb risk, et salajane teave lekib väljapoole. Siiski, kui teabe saaja peab näiteks sageli teavet jagama ettevõttesiseselt, on iga kord teabe pakkujalt nõusoleku saamine tüütu. Sellisel juhul võiksite kaaluda teise lõigu eemaldamist või vähemalt selgelt märkida saladusel hoidmise lepingusse olukorrad, kus kopeerimine on ette nähtud, ja määrata, et kopeerimine on üldiselt lubatud. Kolmas ja neljas lõik on sätted, mis eeldavad, et salajast teavet kasutavad ettevõtte töötajad, kes on saanud salajast teavet. On loomulik eeldada, et ettevõttele avalikustatud salajast teavet kasutavad vastutavad juhid ja töötajad, seega on need kohustuslikud sätted. Siiski, kõik töötajad ei vaja tavaliselt salajase teabe kasutamist, seega on teabe avalikustaja jaoks oluline lisada piirang, nagu näiteks “vajalikus ulatuses antud eesmärgi saavutamiseks”.

Keelu kolmandatele isikutele avalikustamise kohta

Artikkel X (Keeld avaldada kolmandatele isikutele)
1. Konfidentsiaalse teabe avalikustamise saaja ei tohi ilma avalikustaja eelneva kirjaliku nõusolekuta avaldada seda teavet kolmandatele isikutele. Siiski ei kehti see piirang, kui avalikustamine toimub seaduse alusel või kui pädev ametiasutus nõuab avalikustamist. Sellisel juhul peab avalikustamise saaja viivitamatult teavitama avalikustajat ja näitama ametiasutusele, et konfidentsiaalne teave on konfidentsiaalsuse säilitamiseks.
2. Kui konfidentsiaalset teavet avaldatakse kolmandatele isikutele eelneva nõusoleku alusel, peab avalikustamise saaja sõlmima konfidentsiaalsuslepingu samadel tingimustel kui see leping. Kui kolmas isik rikub konfidentsiaalsuslepingut, loetakse, et avalikustamise saaja on rikkunud seda lepingut.

Teabe vastuvõtja võib projekti raames konsulteerida välisekspertidega (advokaadid, sertifitseeritud raamatupidajad, maksukonsultandid jne), pakkudes neile konfidentsiaalset teavet. Sellisel juhul on esimese lõigu näide sellest, et avalikustaja peaks saama eelneva kirjaliku nõusoleku. Kui on vaja pakkuda konfidentsiaalset teavet välisekspertidele, nagu M&A läbivaatamisel, võib konfidentsiaalsuslepingus algusest peale määrata, et on lubatud “avaldada advokaatidele, sertifitseeritud raamatupidajatele, maksukonsultantidele jne”. Eriti kui teie ettevõte on teabe vastuvõtja, peaksite kaaluma, kui suur on tõenäosus, et teavet pakutakse kolmandatele isikutele, ja otsustama, kas klausel on asjakohane või kas seda tuleb muuta.

Lisaks on esimese lõigu märkus luba avaldada konfidentsiaalset teavet, mida ametiasutus on nõudnud. Eriti võib ette kujutada olukorda, kus teabe vastuvõtja saab kohtult korralduse esitada dokumente, milles on konfidentsiaalset teavet. Kui te ei järgi dokumentide esitamise korraldust, võite saada trahvi, seega peate tühistama kolmandatele isikutele avaldamise keelu. Siiski, kuna kohtu dokumentide esitamise korraldus ei hõlma tehnilisi või kutsealaseid saladusi, ei ole kõigi konfidentsiaalsete andmete puhul kohustus järgida dokumentide esitamise korraldust. Kui pakute teavet hoolimatult, kuigi meil pole kohustust järgida dokumentide esitamise korraldust, võib see olla hinnatud konfidentsiaalsuslepingu rikkumisena, nii et peate olema ettevaatlik. Teise lõigu puhul on tavaline, et kui konfidentsiaalset teavet avaldatakse kolmandatele isikutele, tuleb neile kehtestada sama konfidentsiaalsuskohustus.

Keelatud on kasutamine väljaspool eesmärki

Paragrahv 〇 (Keelatud on kasutamine väljaspool eesmärki)
Salainfo vastuvõtja peab kasutama salainfot ainult selle projekti eesmärgil ning ei tohi seda mingil muul eesmärgil kasutada.

Kui salainfo vastuvõtja saab kasutada salainfot sõltumata eesmärgist, suureneb salainfo lekke risk. Seetõttu on loomulik, et kasutamine väljaspool eesmärki on keelatud. Selleks, et klausel, mis keelab kasutamise väljaspool eesmärki, oleks mõttekas, peab salainfo avalikustamise eesmärk olema selgelt määratletud, nagu eespool mainitud avalikustamise eesmärgi klauslis. Avalikustamise eesmärgi sätted on üllatavalt kergesti unustatavad, seega on vaja neid hoolikalt kontrollida.

Õiguste mitteüleandmise ja garantiide eitamise kohta

Paragrahv ○ (Õiguste mitteüleandmise ja garantiide eitamise kohta)
1. Mõlemad pooled, nii A kui B, kinnitavad üksteisele, et konfidentsiaalse teabe avalikustamine selle lepingu alusel ei taga selle teabe täpsust, täielikkust ega muid aspekte.
2. Mõlemad pooled, nii A kui B, kinnitavad üksteisele, et konfidentsiaalse teabe avalikustamine selle lepingu alusel ei anna avalikustajale mingisuguseid õigusi ega rakenda rakendusõigusi, ja need õigused jäävad avalikustajale.

Esimese lõigu eesmärk on selgelt määratleda, et konfidentsiaalse teabe avalikustamine ei taga selle teabe täpsust. Konfidentsiaalse teabe hoidmise leping on mõeldud eelkõige konfidentsiaalse teabe avalikustamise ja haldamise meetodite määratlemiseks. Tavaliselt on teabe täpsuse tagamiseks vaja sõlmida tehingut käsitlev leping. Lisaks võib konfidentsiaalse teabe hulka kuuluda intellektuaalomand. On ilmne, et konfidentsiaalse teabe avalikustamine ei tähenda tingimata intellektuaalomandi kasutamise litsentsi andmist. Kui on vaja anda litsents intellektuaalomandi kasutamiseks, tuleks sõlmida eraldi litsentsileping. Sellele juhib tähelepanu teine lõik.

Salajase teabe tagastamine

Paragrahv ○ (Salajase teabe tagastamine jne)
Teabe saaja peab, kui teabe avaldaja on andnud juhiseid või kui salajane teave pole enam vajalik või kui leping on lõppenud, viivitamatult tagastama kõik salajase teabe kohta käivad dokumendid ja meediumid (kaasa arvatud nende koopiad) teabe avaldajale vastavalt tema juhistele või hävitama need või võtma muid vajalikke meetmeid.

Kui salajane teave pole enam vajalik, tuleb see tagastada või hävitada. Paberil, näiteks dokumentides või brošüürides esitatud salajase teabe puhul piisab, kui pabermeedium hävitatakse, näiteks purustatakse või lahustatakse, ning esitatakse tõendav dokument teabe avaldajale. Kui salajast teavet on esitatud digitaalsete andmetena, on tavaline praktika tagastada salvestusmeedium, näiteks CD-ROM, teabe avaldajale või hävitada see teabe saaja vastutusel ning esitada hävitamistõend.

Saladus hoidmise periood

Paragrahv ○ (Saladus hoidmise periood)
Pool A ja Pool B peavad jätkama lepingus sätestatud kohustuste täitmist ka pärast lepingu eesmärgi saavutamist ● aasta jooksul.

Saladuse hoidmise kohustuse kestvus on tavaliselt piiratud kindla perioodiga ja see jätkub ka pärast avalikustamise eesmärgi saavutamist. Kuigi teoreetiliselt on võimalik mitte seada ajalisi piiranguid, muutub konfidentsiaalne teave aja jooksul üldiselt vananenuks, mistõttu pole vaja seda rangelt hallata. Seetõttu on eriti info vastuvõtva poole jaoks soovitatav määrata kindel periood. Siiski, kui tegemist on info pakkuvale poolele äärmiselt olulise teabega, tuleks kaaluda selle määramist piiramatuks või märkimisväärselt pikaks perioodiks, isegi kui seatakse ajaline piirang. Oluline on märkida, et sõltuvalt sellest, kas teie ettevõte on info pakkuv või vastuvõttev pool ning milline on pakutava info väärtus, võib sobiv regulatsiooni sisu muutuda.

Kahjude hüvitamine

Paragrahv ○ (Kahjude hüvitamine)
Kui A või B rikub seda lepingut, peab ta teisele poolele maksma ● tuhat eurot leppetrahvina.

Ärisaladuste ja isikuandmete kaitse seisukohast on konfidentsiaalsuslepingud ettevõtetele olulised. Samas on sageli keeruline kindlaks teha ja tõestada lekke asjaolusid ja lekke tõttu tekitatud kahju suurust, mistõttu on lekke põhjustanud poolelt kahjude hüvitamise nõudmine keeruline.
Seetõttu, kuigi see pole eriti levinud, võib eriti olulise konfidentsiaalse teabe avaldamisel olla mõistlik määrata leppetrahv, nagu näiteks paragrahvis. Kui leppetrahvi on määratud, ei ole kahju tõestamine vajalik, kui suudetakse tõestada teise poole kohustuse rikkumine. Siiski, kui leppetrahvi summa erineb oluliselt tegelikult tekkida võivast kahjust, võib see olla kehtetu, seega on vaja määrata mõistlik summa.

Kokkuvõte

Saladuse hoidmise lepingud on ettevõtete vahelises äritegevuses sageli nähtavad. Kuna need on standardlepingud, võib juhtuda, et kui te neid sisu korralikult ei kontrolli, võite võtta endale ootamatuid kohustusi. Teisest küljest on oht, et teie ettevõtte oluline teave lekib väljapoole. Eriti oluline on see, kui pakute sellist olulist ärisaladust, mis võib olla ettevõtte eluliin, või kui pakume kõrge konfidentsiaalsusega teavet, nagu siseringi teave või krediiditeave. Sellistel juhtudel on oluline, et konsulteeriksite ekspertide, näiteks advokaatidega, ja kaaluksite hoolikalt saladuse hoidmise lepingu sisu.

Teave lepingute koostamise ja ülevaatamise kohta meie büroos

Monolis õigusbüroo pakub IT-, interneti- ja äriõiguse valdkonnas tugevaid teenuseid. Lisaks konfidentsiaalsuslepingutele pakume erinevate lepingute koostamise ja ülevaatamise teenuseid meie nõustatavatele ettevõtetele ja klientidele. Kui olete huvitatud, vaadake kindlasti allpool toodud üksikasju.

https://monolith.law/contractcreation[ja]