शेयरहोल्डर्स मीटिंग के लिए इलेक्ट्रॉनिक डॉक्यूमेंट प्रदान प्रणाली क्या है? 2022 (ग्रेगोरियन कैलेंडर वर्ष) में लागू होने वाले संशोधित 'जापानी कंपनी कानून' के मुख्य बिंदुओं की व्याख्या

2022 वर्ष (रेवा 4 वर्ष) के 1 सितंबर से, शेयरहोल्डर्स की सामान्य सभा के लिए सामग्री की इलेक्ट्रॉनिक प्रदान प्रणाली शुरू हो गई है। कंपनी निर्धारित प्रक्रिया का पालन करने के बाद, शेयरहोल्डर्स वेबसाइट पर सामान्य सभा की सामग्री को देख सकते हैं। इस प्रणाली के माध्यम से, संस्थागत निवेशकों को प्रत्येक कंपनी के प्रस्तावों पर विचार करने का पर्याप्त समय मिलता है, और कंपनी को पोस्टल कॉस्ट और वितरण की मेहनत बचती है।

हालांकि, इस शेयरहोल्डर्स की सामान्य सभा के लिए सामग्री की इलेक्ट्रॉनिक प्रदान प्रणाली को लागू करने के लिए प्रक्रिया और ऑपरेशनल मुद्दों पर ध्यान देना आवश्यक है।

इस लेख में, हम इलेक्ट्रॉनिक प्रदान प्रणाली को लागू करने की प्रक्रिया के बारे में विस्तार से चर्चा करेंगे। साथ ही, लागू करने के बाद किन बातों का ध्यान रखना है, इसके बारे में भी हम आपको बताएंगे, तो जो लोग इस पर विचार कर रहे हैं, वे इसे अवश्य ध्यान में रखें।

शेयरहोल्डर्स मीटिंग के दस्तावेजों की इलेक्ट्रॉनिक प्रदान प्रणाली क्या है

शेयरहोल्डर्स मीटिंग के दस्तावेजों की इलेक्ट्रॉनिक प्रदान प्रणाली वह है जिसमें पहले शेयरहोल्डर्स को शेयरहोल्डर्स मीटिंग के दस्तावेजों की लिखित रूप में प्रदान करने की आवश्यकता होती थी, अब उसे अपनी वेबसाइट पर पोस्ट करके, शेयरहोल्डर्स को शेयरहोल्डर्स मीटिंग के दस्तावेज प्रदान किए गए माना जाता है (जापानी कंपनी अधिनियम धारा 325 का 2[ja])। 2022 में (रेवा 4 (2022)) 1 सितंबर को संशोधित कंपनी अधिनियम के प्रभाव से, शेयरहोल्डर्स मीटिंग के दस्तावेजों की इलेक्ट्रॉनिक प्रदान करना संभव हो गया है।

इस प्रणाली में, निदेशकों को शेयरहोल्डर्स मीटिंग से पहले दस्तावेजों को अपनी वेबसाइट पर पोस्ट करना होता है, और शेयरहोल्डर्स मीटिंग की नोटिस के साथ वेबसाइट का पता शेयरहोल्डर्स को सूचित करना होता है, जिससे शेयरहोल्डर्स मीटिंग के दस्तावेजों को कानूनी रूप से प्रदान किया गया माना जाता है।

वैसे, शेयरहोल्डर्स कंपनी से लिखित रूप में प्रदान करने का अनुरोध कर सकते हैं।

शेयरहोल्डर्स मीटिंग के दस्तावेजों की इलेक्ट्रॉनिक प्रदान प्रणाली का पृष्ठभूमि

इस प्रणाली को लागू करने के पीछे का पृष्ठभूमि यह है कि शेयरहोल्डर्स मीटिंग का समय समान रूप से संचित होता है, और पहले की प्रणाली पूरी तरह से कार्य कर रही थी, इत्यादि।

अधिकांश सूचीबद्ध कंपनियों में, नियमित शेयरहोल्डर्स मीटिंग को जून के अंत में आयोजित किया जाता है। मीटिंग का समय समान रूप से संचित होने से, बड़ी संख्या में सूचीबद्ध कंपनियों में निवेश करने वाले संस्थागत निवेशकों को, मीटिंग के दस्तावेजों को पढ़ने के लिए समय को पूरी तरह से सुनिश्चित करने में समस्या होती थी।

पुराने कंपनी अधिनियम में भी इंटरनेट पर शेयरहोल्डर्स मीटिंग के दस्तावेजों को अपलोड करके शेयरहोल्डर्स को प्रदान करने की व्यवस्था थी। हालांकि, इसे लागू करने के लिए प्रत्येक शेयरहोल्डर की सहमति प्राप्त करनी आवश्यक थी, जिसके कारण यह कठिन था, और विशेष रूप से शेयरहोल्डर्स की संख्या अधिक होने वाली सूचीबद्ध कंपनियों में यह वास्तविक तरीका नहीं था।

वेब खुलासा द्वारा मान्य प्रदान प्रणाली भी थी, लेकिन शेयरहोल्डर्स की रुचि विशेष रूप से उच्च मानी जाती है, जैसे कि बैलेंस शीट, लाभ-हानि विवरणी की सामग्री आदि, जो विषय बाहर होते हैं, और इसे सुविधाजनक प्रणाली माना नहीं जाता था।

इसलिए, 2019 में (रेवा 1 (2019)) 4 दिसंबर को पारित संशोधित कंपनी अधिनियम में इलेक्ट्रॉनिक प्रदान प्रणाली की स्थापना की गई, और सिक्योरिटीज डिपॉजिट ट्रांसफर इंस्टीट्यूशन के सिस्टम अपग्रेड की अवधि के बाद, 2022 में (रेवा 4 (2022)) 1 सितंबर से यह आधिकारिक रूप से लागू की गई।

इलेक्ट्रॉनिक प्रदान प्रणाली का उपयोग करने वाले शेयरहोल्डर्स मीटिंग की बुलावट की प्रक्रिया

यदि शेयरहोल्डर्स मीटिंग के दस्तावेजों की इलेक्ट्रॉनिक प्रदान प्रणाली का उपयोग किया जाता है, तो शेयरहोल्डर्स मीटिंग को निम्नलिखित प्रकार से बुलाया जाता है:

1. कंपनी को शेयरहोल्डर्स मीटिंग के दिन से 3 सप्ताह पहले जानकारी पोस्ट करनी होती है (जापानी कंपनी अधिनियम धारा 325 का 2, और 3[ja])
2. 2 सप्ताह पहले, कंपनी को शेयरहोल्डर्स को, जानकारी पोस्ट करने की जगह का URL लिखा हुआ नोटिस भेजना होता है
3. शेयरहोल्डर्स साइट पर जाकर जानकारी की जांच करते हैं

वैसे, इंटरनेट तक पहुंचने में कठिनाई वाले शेयरहोल्डर्स कंपनी से लिखित रूप में प्रदान करने का अनुरोध कर सकते हैं। इलेक्ट्रॉनिक प्रदान प्रणाली के अंतर्गत आने वाले शेयरहोल्डर्स मीटिंग के संदर्भ दस्तावेजों में, निम्नलिखित प्रकार के महत्वपूर्ण दस्तावेज शामिल होते हैं:

वेब पोस्टिंग के लिए उपलब्ध शेयरहोल्डर्स मीटिंग संदर्भ दस्तावेजों के उदाहरण (जापानी कंपनी अधिनियम धारा 325 का 3[ja])

• शेयरहोल्डर्स मीटिंग की तारीख और स्थान
• शेयरहोल्डर्स मीटिंग के उद्देश्य
• शेयरहोल्डर्स मीटिंग में नहीं आने वाले शेयरहोल्डर्स के लिखित निर्णय अधिकार का उपयोग
• शेयरहोल्डर्स मीटिंग में नहीं आने वाले शेयरहोल्डर्स के इलेक्ट्रॉनिक तरीके से निर्णय अधिकार का उपयोग
• शेयरहोल्डर्स प्रस्ताव के विषय की विवरणी
• हिसाब किताब के दस्तावेज और व्यापार रिपोर्ट
• संयुक्त लेखा दस्तावेज

इलेक्ट्रॉनिक प्रदान प्रणाली का लागू होने की शर्तें

इलेक्ट्रॉनिक प्रदान प्रणाली, सभी कंपनियों पर लागू नहीं होती है। इस प्रणाली का लागू होना निम्नलिखित प्रकार की कंपनियों पर सीमित होता है:

• ट्रांसफर शेयर इश्यू कंपनी (सभी सूचीबद्ध कंपनियां लागू होती हैं)
• इलेक्ट्रॉनिक प्रदान प्रणाली की प्रदान करने की नीति को निर्धारित करने वाले बदलाव को पास करने और पंजीकरण करने वाली कंपनी

सूचीबद्ध कंपनियां (ट्रांसफर शेयर इश्यू कंपनियां) को, 2022 के 1 सितंबर से, इलेक्ट्रॉनिक प्रदान प्रणाली का उपयोग करना अनिवार्य हो गया है। अन्य, गैर-सूचीबद्ध कंपनियों में, बदलाव को बदलने और उस बदलाव के पंजीकरण करने से प्रणाली का उपयोग संभव है।

शेयरहोल्डर्स मीटिंग के लिए इलेक्ट्रॉनिक प्रदान प्रणाली के लिए नियम और विनियमन का संशोधन

तो, वास्तव में इस प्रणाली को अपनी कंपनी में लागू करने के लिए, हमें क्या करना चाहिए? नीचे, हम इलेक्ट्रॉनिक प्रदान प्रणाली को अपनी कंपनी में लागू करने के तरीके का विवरण देंगे।

ट्रांसफर शेयर इश्यू कंपनी (सभी लिस्टेड कंपनियां योग्य हैं)

ट्रांसफर शेयर इश्यू कंपनी को, 2022 वर्ष 1 सितम्बर (2022年9月1日) के समय बिंदु पर इलेक्ट्रॉनिक प्रदान के उपाय को लागू करने के लिए नियम और विनियमन का संशोधन करने का निर्णय माना जाता है। ट्रांसफर शेयर इश्यू कंपनी वह होती है जिसने शेयर डिजिटलाइजेशन किया होता है, और वर्तमान में सूचीबद्ध सभी कंपनियां इसमें शामिल होती हैं।

नियम और विनियमन के संशोधन के लिए, कंपनी कानून के अनुसार शेयरहोल्डर्स की विशेष सभा का विशेष निर्णय आवश्यक होता है (जापानी कंपनी कानून धारा 466[ja])। विशेष निर्णय के लिए, अधिकार के अधिकांश वाले शेयरहोल्डर्स की उपस्थिति, और तीन चौथाई से अधिक अधिकार की आवश्यकता होती है।

इलेक्ट्रॉनिक प्रदान प्रणाली को लागू करने के बावजूद, यदि जटिल नियम और विनियमन के संशोधन का निर्णय लिया जाता है, तो सूचीबद्ध कंपनियों पर अत्यधिक बोझ पड़ सकता है, इसलिए इस प्रकार का अंतराल कार्रवाई का प्रावधान किया गया है।

हालांकि, नियम और विनियमन के संशोधन का निर्णय न होने पर भी, नियम और विनियमन के संशोधन की पंजीकरण आवश्यक है।

ट्रांसफर शेयर इश्यू कंपनी के अलावा अन्य कंपनियां

सूचीबद्ध कंपनियों के अलावा, अन्य कंपनियों को कानून के अनुसार नियम और विनियमन के संशोधन के लिए शेयरहोल्डर्स की विशेष सभा का विशेष निर्णय लेना होगा।

हालांकि, नई कंपनियां जो स्थापित की जा रही हैं, वे स्थापना के समय बनाए गए नियम और विनियमन में इलेक्ट्रॉनिक प्रदान प्रणाली को लागू करने का प्रावधान कर सकती हैं।

विनियमावली परिवर्तन की पंजीकरण प्रक्रिया

यदि आपने विनियमावली में परिवर्तन किया है, तो आपको अवश्य ही विनियमावली परिवर्तन की पंजीकरण प्रक्रिया को कानूनी विभाग में करना होगा। पंजीकरण करने वाले मुद्दों में निम्नलिखित 2 बिंदु शामिल हैं।

1. विनियमावली का निर्धारण करने के लिए इलेक्ट्रॉनिक प्रदान उपाय
2. परिवर्तन की तारीख

विनियमावली परिवर्तन के बाद, पंजीकरण करने की अवधि

कंपनी कानून के अनुसार, जब कंपनी के पंजीकृत विवरण में कोई परिवर्तन होता है, तो सिद्धांततः 2 सप्ताह के भीतर परिवर्तन पंजीकरण करना चाहिए (जापानी कंपनी कानून धारा 915, खंड 1[ja])। विनियमावली के परिवर्तन भी कंपनी के पंजीकृत विवरण में शामिल होते हैं, इसलिए आपको प्रभाव दिनांक से 2 सप्ताह के भीतर पंजीकरण करना होगा। प्रभाव दिनांक वह दिन होता है जिस पर शेयरहोल्डर्स की साधारण सभा ने निर्णय लिया होता है।

हालांकि, बदले गए शेयर जारी करने वाली कंपनी (लिस्टेड कंपनी) के मामले में, इलेक्ट्रॉनिक प्रदान प्रणाली के विनियमावली परिवर्तन निर्णय को मान्यता दी जाती है, इसलिए विनियमावली परिवर्तन पंजीकरण की समय सीमा 2022 वर्ष (रेवा 4 वर्ष) 1 सितंबर से 6 महीने के भीतर निर्धारित की गई है।

पंजीकरण करने वाले मुद्दे

पंजीकरण आवेदन पत्र के “पंजीकरण करने वाले मुद्दे” खंड में, इलेक्ट्रॉनिक प्रदान प्रणाली को अपनाने के निर्धारण को, विनियमावली में उल्लेखित अनुसार लिखें।

परिवर्तन की तारीख, बदले गए शेयर जारी करने वाली कंपनी (लिस्टेड कंपनी) के लिए संशोधित कंपनी कानून का लागू होने का दिन है, जो 2022 वर्ष (रेवा 4 वर्ष) 1 सितंबर है, और अन्य कंपनियों के लिए विनियमावली परिवर्तन का प्रभाव दिनांक है।

हालांकि, जानकारी प्रकाशित करने वाली वेबसाइट के पते या जानकारी के केवल कुछ हिस्से को इलेक्ट्रॉनिक रूप से प्रदान करने के निर्धारण को पंजीकरण करने की अनुमति नहीं है। इसके अलावा, इलेक्ट्रॉनिक प्रदान प्रणाली को अपनाने का पंजीकरण है, इसलिए “इलेक्ट्रॉनिक प्रदान उपाय ले सकते हैं” जैसी विकल्पीय सामग्री को भी पंजीकरण करने की अनुमति नहीं है।

संलग्न दस्तावेज़

पंजीकरण आवेदन के समय संलग्न करने वाले दस्तावेज़, लिस्टेड कंपनी या अन्य शेयर कंपनी के आधार पर अलग होते हैं।

लिस्टेड कंपनियों में, विनियमावली परिवर्तन का विशेष निर्णय छोड़ दिया जाता है, इसलिए “उक्त कंपनी 2022 वर्ष (रेवा 4 वर्ष) 1 सितंबर को बदले गए शेयर जारी करने वाली कंपनी है, इसका प्रमाण करने वाला दस्तावेज़” संलग्न किया जाता है। अन्य शेयर कंपनियों के संलग्न दस्तावेज़ में, विनियमावली परिवर्तन का निर्णय लेने वाली शेयरहोल्डर्स की साधारण सभा की कार्यवाही और उसकी शेयरहोल्डर्स की सूची शामिल होती है।

इसके अलावा, चाहे कंपनी लिस्टेड हो या नहीं, प्रत्येक आवेदन के लिए 30,000 येन की पंजीकरण शुल्क आवश्यक होती है।

शेयरहोल्डर्स मीटिंग के दस्तावेजों की इलेक्ट्रॉनिक प्रदान प्रणाली के परिचय के सावधानियाँ

शेयरहोल्डर्स मीटिंग के दस्तावेजों की इलेक्ट्रॉनिक प्रदान प्रणाली का लाभ यह है कि शेयरहोल्डर्स को हर कंपनी के प्रस्तावों पर विचार करने का समय प्राप्त होता है, और कंपनियों को दस्तावेज़ निर्माण बजट और मेलिंग की लागत को कम करने का अवसर मिलता है।

हालांकि, जानकारी को इंटरनेट के माध्यम से प्रकाशित करने के कारण, सर्वर डाउन होने या हैकिंग के नुकसान जैसी समस्याएं हो सकती हैं। इनके कारण जानकारी का प्रकाशन रुक जाता है, तो यह शेयरहोल्डर्स मीटिंग के निर्णय को रद्द करने का कारण बन सकता है, साथ ही जुर्माना दंड के लिए भी पात्र हो सकता है (जापानी कंपनी अधिनियम धारा 831 क्लॉज 1, धारा 976 क्लॉज 19)।

हालांकि, यदि इलेक्ट्रॉनिक प्रदान की व्यवस्था रुक जाती है, तो निम्नलिखित 4 आवश्यकताओं को पूरा करने पर, इलेक्ट्रॉनिक प्रदान की व्यवस्था की रुकावट शेयरहोल्डर्स मीटिंग के निर्णय पर प्रभाव नहीं डालेगी (जापानी कंपनी अधिनियम धारा 325 क्लॉज 6)।

<इलेक्ट्रॉनिक प्रदान प्रणाली को मान्य माना जाने की आवश्यकताएं>

1. कंपनी को इलेक्ट्रॉनिक प्रदान की व्यवस्था की रुकावट के बारे में ईमानदारी और बिना किसी गलती के पता हो, या उसके पास उचित कारण हो।
2. इलेक्ट्रॉनिक प्रदान की व्यवस्था की रुकावट का समय, प्रदान की व्यवस्था की अवधि का 1/10 से अधिक न हो।
3. यदि इलेक्ट्रॉनिक प्रदान की शुरुआत से शेयरहोल्डर्स मीटिंग के दिन तक रुकावट आती है, तो उस अवधि में, रुकावट की अवधि 1/10 से अधिक न हो।
4. रुकावट के बारे में जानने के बाद तत्परता से, रुकावट के बारे में, रुकावट का समय, सामग्री आदि के बारे में इलेक्ट्रॉनिक प्रदान की व्यवस्था करने की जानकारी।

रुकावट के समय, उपरोक्त 4 बिंदुओं को साबित करने के लिए, वेबसाइट के लॉग को संग्रहित करने जैसे उपाय अपनाएं। इसके अलावा, रुकावट के जोखिम को कम करने के लिए, विभिन्न वेबसाइटों पर इलेक्ट्रॉनिक प्रदान की व्यवस्था करना भी एक उपाय हो सकता है।

सारांश: शेयरहोल्डर्स की साधारण सभा के लिए इलेक्ट्रॉनिक प्रदान प्रणाली के लिए वकील से परामर्श करें

शेयरहोल्डर्स की साधारण सभा के लिए इलेक्ट्रॉनिक प्रदान प्रणाली, शेयरहोल्डर्स और कंपनियों दोनों के लिए लाभदायक है।

हालांकि, इस प्रणाली को लागू करने के लिए, नियम और विनियमन में परिवर्तन और उनका पंजीकरण जैसी प्रक्रियाएं आवश्यक होती हैं, और इसके बाद भी संकट प्रबंधन के पहलु महत्वपूर्ण हो जाते हैं।

इलेक्ट्रॉनिक प्रदान प्रणाली को लागू करते समय, केवल जापानी कंपनी कानून (Japanese Company Law) के अलावा, इंटरनेट और सिस्टम ट्रबल के बारे में जानकारी रखने वाले वकील से परामर्श करें।

हमारे कार्यालय द्वारा उपाय की जानकारी

मोनोलिथ कानूनी कार्यालय एक ऐसा कानूनी कार्यालय है, जिसमें IT, विशेषकर इंटरनेट और कानून के दोनों पहलुओं में उच्च विशेषज्ञता है। शेयरहोल्डर्स की साधारण सभा के संबंध में कानूनी जांच आवश्यक है। हमारे कार्यालय विभिन्न कानूनी नियामकों को ध्यान में रखते हुए, वर्तमान में शुरू किए गए व्यापार या शुरू करने की योजना वाले व्यापार के कानूनी जोखिमों का विश्लेषण करता है, और संभवतः व्यापार को रोकने के बिना उसे कानूनी रूप से स्वीकार्य बनाने का प्रयास करता है। नीचे दिए गए लेख में विस्तार से विवरण दिया गया है।

मोनोलिथ कानूनी कार्यालय के हस्तांतरण क्षेत्र: IT और स्टार्टअप की कंपनी कानूनी मामले[ja]