Mi a projektmenedzsment kötelezettség a rendszerfejlesztésben?

A rendszerek fejlesztése olyan folyamat, amely csak a felhasználók és a szolgáltatók közötti kölcsönös együttműködéssel haladhat előre.

Az vállalatok által használt IT rendszerek fejlesztési projektjei ritkán haladnak pontosan a tervek szerint. Sokkal gyakoribb, hogy kisebb-nagyobb problémákkal és kihívásokkal találkozunk, amelyeket egyenként kell leküzdenünk. Ebben a folyamatban nem csak a felhasználók és a szolgáltatók közötti összhangra való törekvés fontos, hanem a konfliktusokra való felkészülés és a válságkezelés is.

Jogi szempontból az első lépés a válságkezelésben az, hogy tisztázzuk, milyen kötelezettségeket vállalunk egymással szemben, és milyen jogokat követelhetünk meg a másiktól. Ebben a cikkben a szolgáltatók által a projektek során vállalt jogi kötelezettségeket fogjuk megvizsgálni, különös tekintettel a projektmenedzsment kötelezettségekre.

A szállítói projektmenedzsment kötelezettségei

Először is nézzük meg, milyen a szállítói projektmenedzsment kötelezettségei.

A bírósági ítéletek szerint a projektmenedzsment kötelezettségei a következők:

– A fejlesztési munkát a megállapodás szerint haladva, folyamatosan kezelni a haladás állapotát, törekedni a fejlesztési munkát akadályozó tényezők felfedezésére és megfelelően kezelni azokat.

– Megfelelően kezelni a felhasználó fejlesztésben való részvételét, és gondoskodni arról, hogy a szakmai ismeretekkel nem rendelkező felhasználók ne akadályozzák a fejlesztési munkát.

Ez azt jelenti, hogy a szállítónak meg kell mutatnia a felhasználónak a döntéshozatalra vonatkozó kérdéseket és megoldandó aggodalmakat, fel kell tárnia a felhasználó döntéshozatalának késlekedése miatt felmerülő problémákat, tanácsot kell adnia a felhasználónak a döntéshozatal elősegítése érdekében, és ha a fejlesztés állapota miatt elfogadhatatlan kérések merülnek fel, meg kell magyaráznia az okokat, és vissza kell utasítania a felhasználó kérését.

Így a szállítónak kötelezettsége van arra, hogy a fejlesztési munkát elősegítse, a felhasználót a döntéshozatalra ösztönözze, és erőfeszítéseket tegyen a rendszerfejlesztés sikeréért.

A felhasználói együttműködési kötelezettség

Azonban a rendszerfejlesztés során nem csak a szállítónak kell egyoldalúan minden kötelezettséget vállalnia. Alapvetően, mivel az IT rendszert a megrendelő cég használja, a rendszerfejlesztési projekt nem lehet “mások ügye” a megrendelő számára.

Még ha a rendszerfejlesztés technikai és szervezeti képességeit kihasználva külső szakértőket is igénybe veszünk, a belső irányításnak érvényesülnie kell. A külső szakértők képességeit kihasználva, minden erőfeszítés nélkül, teljesen mások ügyeként szállítani a szükséges munkát lehetetlen. Ebben az értelemben a felhasználóknak is kötelezettségük van együttműködni a rendszerfejlesztésben.

A felhasználói együttműködési kötelezettség a következőket foglalja magában:

　①A felhasználó aktívan végez kockázatelemzést, megfelelően koordinálja a belső véleményeket, egységesíti a nézeteit, és átadja a kéréseit a szállítónak

　②Ellenőrzi a terméket

　③Válaszol a szállító együttműködési kérésére

A felhasználónak világosan közölnie kell a szállítóval a rendszertől elvárt funkciókat, és aktívan együtt kell működnie a fejlesztésben.

A projektmenedzsment nem könnyű feladat

Lehet, hogy a felhasználók, akik csak a képernyőt nézik, nehezen érzékelik, hogy az IT rendszer apró alkatrészek összeállításából áll. Azonban nagyon fontos, hogy ezt figyelembe vegyük, amikor a rendszerfejlesztési projekt menedzselésének nehézségeiről gondolkodunk. Az IT rendszer ilyen jellegű, ezért a szállítótól elvárják, hogy aprólékos figyelmet fordítson, és ugyanakkor képes legyen egyszerűen összefoglalni az egész képet.

A munka nehézségei olyan helyeken vannak, amelyeket csak a képernyőt nézve elképzelni sem tudunk, és ez a nézőpontot megváltoztatva maga a projekt “kigyulladásának” oka is. Először is meg kell értenünk ezeket a pontokat, és tudnunk kell, hogy “az IT rendszerfejlesztési projekt menedzselése nem egyszerű feladat”. Ez lesz a kiindulópont, amikor a projekt kockázatkezelését tanulmányozzuk.

A projektmenedzsment kötelezettségszegés esetén bekövetkezhető események

De mi történik konkrétan, ha megsértik a projektmenedzsment kötelezettségeket?

Ezzel kapcsolatban nincs konkrét jogszabály, amely meghatározná, hogy a “projektmenedzsment kötelezettségek” milyenek.

Az elmúlt bírósági ítéletekből azonban kiolvasható, hogy ha a szolgáltató megsérti a kötelezettségeit, a felhasználó milyen lépéseket tehet.

Ha a szolgáltató megsérti a kötelezettségeit, a felhasználó kártérítést vagy szerződésfelbontást követelhet a szolgáltatótól. Azonban, ha a felhasználónak is problémája van, a szolgáltatót nem tehetik felelőssé, vagy a hibák kiegyenlítésére kerülhet sor, ami csökkentheti a kártérítés összegét.

Másrészről, ha a felhasználó megsérti a kölcsönös együttműködési kötelezettséget, és ennek következtében a munka nem fejeződik be, a szolgáltató a veszélyviselés (japán Polgári Törvénykönyv 536. cikk 2. bekezdése) vagy a szerződésszegés alapján a felhasználótól kérheti a díj megfelelő összegét.

A projektmenedzsment kötelezettségét bemutató bírósági ítéletek

A projektmenedzsment kötelezettségéről szóló jelentős bírósági ítéletek között a következőket említhetjük meg.

Az alábbi esetekben a rendszerfejlesztés során késedelmek léptek fel a szállítási határidőben, vagy a szolgáltató több pénzt kért az eredeti becslésnél, ami pereskedéshez vezetett. A felhasználók és a szolgáltatók felelősségének megosztását illetően viták alakultak ki, amelyek a bíróságig fajultak. Ezeket a “kigyulladt” eseteket is említhetjük példaként.

A vádlott, mint a rendszerfejlesztés szakértője, magas szintű szakmai tudásán és tapasztalatán alapulva, köteles volt a jelen elektronikus rendszerfejlesztési szerződés és az elektronikus rendszerjavaslat szerint felépíteni a rendszert, és a fokozatos működési megállapodás szerinti határidőig befejezni az elektronikus rendszert.
Ennek megfelelően, a vádlottnak a határidőig be kellett fejeznie az elektronikus rendszert, és a fejlesztési eljárásokat, módszereket és munkafolyamatokat, amelyeket az elektronikus rendszerfejlesztési szerződés és az elektronikus rendszerjavaslatban bemutatott, folyamatosan kezelnie kellett a fejlesztési munka előrehaladását, és erőfeszítéseket kellett tennie a fejlesztési munkát akadályozó tényezők felfedezésére, és megfelelően kezelnie kellett ezeket. És mivel a rendszerfejlesztés a megrendelővel való konzultáció során történik, figyelembe véve annak szándékát, a vádlottnak megfelelően kellett kezelnie a megrendelő, a felperes Nemzeti Egészségbiztosítási rendszerfejlesztésében való részvételét, és meg kellett akadályoznia, hogy a felperes Nemzeti Egészségbiztosítási, aki nem rendelkezik szakmai ismeretekkel a rendszerfejlesztés terén, akadályozza a fejlesztési munkát, és köteles volt arra ösztönözni a felperes Nemzeti Egészségbiztosítási (ezeket a kötelezettségeket a továbbiakban “projektmenedzsment feladatoknak” nevezzük).

Tokiói Kerületi Bíróság, 2004. március 10. (Heisei 16)

A fenti ítélet lényegét tekintve, nem fontos a részletes szöveg vagy a bonyolult esetek részletes ismerete. A lényeg az, hogy a “projektmenedzsment kötelezettség” kifejezést szó szerint használják. Bár nincs kifejezetten leírva a törvényben, a bíróságok törekednek a jogi felelősség megosztásának irányelveinek meghatározására.

Összefoglaljuk a fenti ítélet tartalmát, és rendezzük pontokba. A “projektmenedzsment kötelezettség” itt a következőket jelenti:

• A terv szerinti munka (fejlesztési eljárások, módszerek, munkafolyamatok stb.) végrehajtása
• A munka zökkenőmentes előrehaladásának ellenőrzése
• Ha vannak olyan “akadályozó tényezők”, amelyek megakadályozzák a munka zökkenőmentes előrehaladását, akkor ezeket fel kell fedezni és megfelelő intézkedéseket kell hozni

Ezenkívül a fenti három ponttal kapcsolatban:

• Nem csak a szolgáltató oldalának önálló erőfeszítéseire van szükség, hanem a szükséges együttműködést is meg kell kérni a felhasználó oldalától, és kommunikációs erőfeszítéseket is meg kell tenni

Ezeket összefoglalva, ezeket a kötelezettségeket nevezhetjük “projektmenedzsment kötelezettségnek”.

Megjegyzendő, hogy a rendszerfejlesztés jogilag általában megbízási szerződés vagy vállalkozási szerződés formájában köttetik. A megbízási szerződés egyszerűen fogalmazva “a díjazásért cserébe a díjazásnak megfelelő pontossággal kell elvégezni a munkát” típusú szerződés, így a projektmenedzsment kötelezettség is belefoglalható a megvalósítandó “pontosság” koncepciójába.

Bár ez vitatott téma, úgy gondolják, hogy a “megrendelés szerinti” szerződések esetében, amelyek a vállalkozási szerződések, a projektmenedzsment kötelezettség is felmerülhet. Ennek oka, hogy a rendszerfejlesztés, legyen az megbízási szerződés vagy vállalkozási szerződés, a projektmenedzsment továbbra is fontos, és a szolgáltató oldalnak ezt meg kell tennie.

https://monolith.law/corporate/contract-and-timeandmaterialcontract[ja]

A projektmenedzsment kötelezettségeit bemutató ítélet, amelyek a szerződéskötés előtti szakaszban is előírhatók

A projektmenedzsment kötelezettségek a szerződéskötés előtti szakaszban is előírhatók. Az alábbiakban idézett ítélet azt mutatja, hogy a szerződéskötés előtti szakaszban, azaz a különböző javaslatok és tervek kidolgozásának szakaszában is van projektmenedzsment kötelezettsége a szolgáltató oldalán.

Az alábbi esetben a projekt közben meghiúsult, és a szerződéskötés előtti tervezési szakaszban, valamint a javaslati szakaszban a becslések és a felhasználói magyarázatok hiányosságai miatt vitatkoztak arról, hogy elismerhető-e a projektmenedzsment kötelezettség. Általánosságban elmondható, hogy a tervezési és javaslati tevékenységek a szerződéskötés előtti szakaszban történnek, ezért kérdéses volt, hogy jogilag lehetséges-e elismerni ezeket a kötelezettségeket, de a bíróság ezt elismerte.

Az előző ítéletben bemutatott projektmenedzsment kötelezettség gondolatmenete a szerződéskötés előtti szakaszra is kiterjed, amint azt az alábbiakban olvashatjuk.

A tervezési és javaslati szakaszban a projekt céljait, a fejlesztési költségeket, a fejlesztési területet és időtartamot, valamint a projekt koncepcióját és megvalósíthatóságát érintő kérdések kerülnek meghatározásra, és ennek megfelelően a projekttel járó kockázatok is meghatározásra kerülnek. Ezért a szolgáltatótól a tervezési és javaslati szakaszban elvárt projekttervezés és kockázatelemzés elengedhetetlen a rendszerfejlesztés végrehajtásához. Ennek megfelelően a szolgáltatónak a tervezési és javaslati szakaszban is meg kell vizsgálnia és ellenőriznie kell a javasolt rendszer funkcióit, a felhasználói igények kielégítését, a rendszer fejlesztési módszerét, a megrendelés utáni fejlesztési struktúrát stb., és fel kell tárnia a felhasználó számára a várható kockázatokat. Ezt a szolgáltató ellenőrzési és magyarázati kötelezettségét a szerződéskötésre irányuló tárgyalási folyamatban a jóhiszeműség elvére alapozott jogellenes cselekményként kell értelmezni, és a felperesnek, mint szolgáltatónak, ezt a kötelezettséget (a projektmenedzsment kötelezettségét ebben a szakaszban) kell vállalnia.

Tokyo High Court, 2013. szeptember 26. (Heisei 25)

Megjegyzendő, hogy nem csak az IT-projektek esetében, hanem minden kereskedelmi tranzakció és jogi tárgyalás esetében is van egy alapvető gondolat, miszerint a szerződéskötés előtti szakaszban is vannak bizonyos jogi kötelezettségek a másik féllel szemben.

A nagyobb ügyletek gyakran hosszú “közeledési” folyamatot igényelnek a szerződés, mint cél eléréséig. Ebben a folyamatban is érthető, hogy legalábbis erkölcsi szempontból becsületesnek kell lenni a másik féllel szemben. Egyszerűen fogalmazva, ezek a kérdések nem csak érzelmi erkölcsi érzésekre korlátozódnak, hanem jogilag is jelentőséggel bírnak. (Az alábbiakban idézzük a törvénycikket. A kiemeléseket a szerző tette.)

A Polgári Törvénykönyv 1. cikkének 2. bekezdése
A jogok gyakorlása és a kötelezettségek teljesítése jóhiszeműen és becsületesen kell, hogy történjenek.

A fenti tartalmat röviden összefoglalja a “jóhiszeműség elve” kulcsszó az ítéletben.

Megjegyzendő, hogy a cikkben bemutatott ítéletek egyik aspektusa is az, hogy “irányelveket adnak a felhasználói együttműködési kötelezettség és a szolgáltató projektmenedzsment kötelezettségének határainak meghúzásához”. Az IT rendszerfejlesztés során a felhasználói együttműködési kötelezettségről az alábbi cikkben olvashat.

https://monolith.law/corporate/user-obligatory-cooporation[ja]

Összefoglalás: Projektmenedzsment kötelezettségszegési problémák esetén forduljunk ügyvédhez

Ebben a cikkben megpróbáltuk általánosan rendezni a rendszerfejlesztés során felmerülő projektmenedzsment kötelezettségek kérdését. A rendszerfejlesztés során számos kihívás és probléma merülhet fel, és amikor ilyen helyzetekkel szembesülünk, úgy tűnik, hogy a legfontosabb a “alapok”, amelyek minden konfliktushelyzeten átívelnek. A különféle rendkívüli helyzetekben valóban végtelen a variációk száma.

Az ilyen helyzetekkel szemben azonban a “ki és mennyi jogi kötelezettséget vállalt eredetileg?” kérdés feltevése fontossága, a konkrét eset egyediségét meghaladó, bizonyos univerzalitást hordoz.

Az eseti problémamegoldás helyett, a konstruktív feladatmegosztásra törekvő megoldások céljából, a tipp ismét a jogban és a korábbi bírósági ítéletekben található.

Ha projektmenedzsment kötelezettségszegési probléma merül fel, azonnal forduljunk ügyvédhez.