A külföldi munkavállalók toborzásának formáitól függő vízumeljárások alapos magyarázata Japánban

A modern japán vállalatok számára a globális tehetségek megszerzése kulcsfontosságú üzleti stratégia a vállalati növekedés eléréséhez. Azonban a kiváló külföldi munkaerő felvételi folyamata a Japán ‘Be- és Kilépési Menekültügyi Törvény’ (a továbbiakban ‘Bevándorlási Törvény’) által meghatározott bonyolult jogi eljárásokhoz kötött. Ez a törvény a Japánba való belépésre és ott tartózkodásra vonatkozó minden külföldi tevékenység alapvető szabályozója, és annak pontos megértése és betartása elengedhetetlen jogi kötelezettség a vállalatok számára. Az eljárási hibák nem csak a toborzási tervek késedelmét okozhatják, hanem súlyos jogi kockázatokat is felvethetnek. Ez a cikk arra törekszik, hogy átfogóan bemutassa a vállalatvezetőknek és a jogi, valamint HR szakembereknek a külföldi munkavállalók foglalkoztatásának gyakorlatában felmerülő tipikus három toborzási módszert, azok eljárásait és figyelembe veendő szempontjait. Konkrétan a ‘családi tartózkodás’ vízummal rendelkező külföldiek teljes munkaidős alkalmazását, a ‘státusz alapú vízummal’ rendelkező külföldiek felvételét, valamint a ‘rövid távú tartózkodásra’ Japánba érkező külföldiek állásajánlat elfogadását és alkalmazását fogjuk tárgyalni. Ezeknek az eljárásoknak a pontos megértése és végrehajtása nem csupán adminisztratív feladat, hanem a vállalati megfelelőségi rendszer kiépítésének és a jogi kockázatok kezelésének rendkívül fontos része.

A külföldi foglalkoztatás alapelvei és a vállalatok jogi felelőssége Japánban

Amikor a vállalatok nemzetiségtől függetlenül munkaerőt alkalmaznak, bizonyos jogi kötelezettségeknek kell megfelelniük, de a külföldi foglalkoztatás esetében Japán bevándorlási törvénye alapján különösen szigorú ellenőrzési kötelezettségek állnak fenn. Minden vállalatnak kötelezően ellenőriznie kell a célzott külföldi munkavállaló tartózkodási kártyáját vagy útlevelét a munkaszerződés megkötése és a munkavégzés megkezdése előtt, hogy megbizonyosodjon arról, rendelkezik-e a munkavégzésre jogosító tartózkodási státusszal és hogy a tartózkodási időszak érvényes-e. Ha egy vállalat elmulasztja ezt az ellenőrzési kötelezettséget és olyan külföldit alkalmaz, akinek nincs munkavégzési engedélye, akkor súlyos jogi felelősséggel kell szembenéznie.

Japán bevándorlási törvényének 73. cikkelyének 2. pontja az “illegális munkavégzés elősegítésének bűncselekményét” határozza meg. Ez a rendelkezés bünteti azokat, akik üzleti tevékenységük során illegális munkavégzést végeztetnek, vagy az ilyen tevékenység végzésére saját felügyeletük alá helyeznek valakit. E szabály megsértése esetén az egyéni cselekvők akár három évig terjedő fogházbüntetéssel vagy legfeljebb 3 millió jen bírsággal, vagy mindkettővel sújthatók, míg a jogi személyekre legfeljebb 3 millió jen bírság szabható ki. A törvény legfontosabb eleme, hogy a vállalatok “nem tudtak róla” érvét alapvetően nem fogadják el. Ha a tartózkodási kártya ellenőrzését elmulasztják vagy nem felelnek meg a kellő gondossági kötelezettségnek, akkor is büntetőjogi felelősség terhelheti őket. Más szóval, a törvény a vállalatoktól aktív és megbízható ellenőrzési rendszer kialakítását követeli meg. Ezért a továbbiakban ismertetett különböző toborzási formákhoz megfelelő eljárások betartása az illegális munkavégzés elősegítésének kockázatának elkerülésére, és annak bizonyítására szolgál, hogy a vállalat eleget tesz jogi kötelezettségeinek.

Toborzási formátumok szerinti tippek ①: Japánban a „Családi tartózkodás” vízummal rendelkező külföldieket teljes munkaidős alkalmazottként történő felvétel esetén

A „Családi tartózkodás” tartózkodási jogosultság a Japánban dolgozó külföldiek eltartott házastársának vagy gyermekének adható, és elsődleges célja, hogy a család együtt tartózkodhasson Japánban. Ezért ez a tartózkodási jogosultság alapvetően nem engedélyezi a munkavállalást. Azonban, a japán bevándorlási törvény 19. cikke alapján megszerezhető „Jogosultságon kívüli tevékenység engedélye” révén kivételesen megengedett a munkavállalás. Viszont ez az engedély alapvetően a heti 28 órán belüli munkavégzésre korlátozódik, és részmunkaidős vagy alkalmi munkavállalást tételez fel. Így a „Családi tartózkodás” vízummal rendelkező külföldieket teljes munkaidős alkalmazottként történő foglalkoztatása, az engedély hatályán túl, jogilag nem lehetséges.

Teljes munkaidős alkalmazottként történő felvételhez szükséges a jelenlegi „Családi tartózkodás” tartózkodási jogosultságot a végzendő munka jellegének megfelelő, munkavállalásra jogosító tartózkodási jogosultságra változtatni, például „Műszaki, humán tudományok, nemzetközi üzleti tevékenység” stb. Ez a folyamat a japán bevándorlási törvény 20. cikkében meghatározott „Tartózkodási jogosultság megváltoztatásának engedélyezési kérelme”. Ez a kérelem nem csupán a tartózkodási jogosultság típusának frissítését jelenti, hanem egy teljesen új munkavállalási vízum megszerzésének kérelmével egyenértékű szigorú ellenőrzést von maga után. A Bevándorlási és Menekültügyi Hivatal a kérelmezőt azzal kapcsolatban vizsgálja meg, hogy teljesíti-e az új tartózkodási jogosultság követelményeit. Különösen fontos vizsgálati szempont, hogy a kérelmező végzettsége és szakmai tapasztalata összefüggésben áll-e a vállalat által rábízni tervezett munkakörrel. Például, ha egy egyetemen mérnöki szakon végzett személyt marketing pozícióban kívánnak alkalmazni, akkor a munkakör és a szakirány közötti összefüggést ésszerűen kell megmagyarázni, különben nehéz lesz az engedély megszerzése. A vállalatoknak tudatában kell lenniük annak, hogy ez a kérelem nem csupán formális eljárás, hanem a felvétel jogosságát magát vizsgáló ellenőrzés, és ennek megfelelően alapos előkészületeket kell tenniük.

A tartózkodási jogosultság megváltoztatásának engedélyezési kérelmét a kérelmező személy lakóhelye szerint illetékes regionális bevándorlási és menekültügyi hivatalhoz kell benyújtani. A folyamat általában 1-2 hónapos vizsgálati időszakot igényel. Amennyiben a kérelem jóváhagyásra kerül, a díj 6,000 jen személyesen, illetve 5,500 jen online fizetendő.

Az eljáráshoz szükséges dokumentumokat a kérelmező és a fogadó vállalat készíti elő. A fő dokumentumok a következők:

• A kérelmező által előkészített dokumentumok
  • Tartózkodási jogosultság megváltoztatásának engedélyezési kérelme
  • Fénykép (4 cm magas x 3 cm széles)
  • Útlevél és tartózkodási kártya (bemutatásra)
  • Végzettséget és szakmai tapasztalatot igazoló dokumentumok (diploma, munkáltatói igazolás stb.)
• A vállalat által előkészített dokumentumok
  • A vállalat kereskedelmi és jogi bejegyzésének igazolása
  • A legutóbbi éves beszámoló másolata
  • Az előző évi alkalmazottak jövedelemadó-levonásáról szóló összesített kimutatás
  • A munkaszerződés másolata (a munkakör, fizetés, időtartam stb. megjelölésével)
  • Foglalkoztatási indoklás (a felvétel szükségességét magyarázó dokumentum)

A vállalat méretétől (tőzsdei cég, kis- és középvállalkozás stb.) függően vannak olyan kategóriarendszerek, amelyek egyszerűsítik a benyújtandó dokumentumokat, ezért fontos, hogy a vállalat tisztában legyen azzal, melyik kategóriába tartozik. A kérelem formanyomtatványait és a szükséges dokumentumok részleteit a Bevándorlási és Menekültügyi Hivatal weboldalán lehet ellenőrizni.

Forrás: Tartózkodási jogosultság megváltoztatásának engedélyezési kérelme | Bevándorlási és Menekültügyi Hivatal

Forrás: Tartózkodási jogosultság „Műszaki, humán tudományok, nemzetközi üzleti tevékenység” | Bevándorlási és Menekültügyi Hivatal

Felvételi formátumok szerinti tippek ②: 【Státusz alapú】 vízummal rendelkező külföldiek foglalkoztatása Japánban

A “állandó lakos”, “japán állampolgár házastársa és egyéb rokonai”, “állandó lakos házastársa és egyéb rokonai”, “letelepedett személy” státuszok nem konkrét tevékenységekhez, hanem az illető személy státuszához vagy pozíciójához kötődnek, ezért ezeket “státusz- vagy pozícióalapú tartózkodási jogosultságként” vagy “státusz alapú vízumként” ismerik. Az ilyen tartózkodási jogosultsággal rendelkező külföldiek munkavállalási tevékenységeiket illetően semmilyen jogi korlátozás alá nem esnek, így a vállalatok ugyanazokkal az eljárásokkal alkalmazhatják őket, mint a japán alkalmazottakat, tekintet nélkül a munkakörre vagy munkaidőre. A tartózkodási jogosultság megváltoztatására vonatkozó eljárások, mint például az Bevándorlási Hivatalhoz való benyújtás, nem szükségesek, így a felvételi folyamat rendkívül egyszerű.

Az eljárás egyszerűsége azonban éppen ezért vezethet jogi kötelezettségek figyelmen kívül hagyásához, ezért óvatosság szükséges. Amikor egy státusz alapú vízummal rendelkező külföldit alkalmaznak, a vállalatokra vonatkozik a japán “Munkaügyi politikák átfogó előmozdításáról és a munkavállalók foglalkoztatásának stabilitásáról, valamint a szakmai élet gazdagításáról szóló törvény” 28. cikke alapján a Hello Work (Közszolgálati Foglalkoztatási Iroda) felé történő bejelentési kötelezettség. Ezt a bejelentést “külföldi alkalmazottak foglalkoztatási helyzetének bejelentése” néven ismerik, és minden munkaadóra kötelező. Amennyiben a bejelentést elmulasztják, vagy hamis bejelentést tesznek, akár 300 000 jenig terjedő bírságot is kiszabhatnak.

Mivel a Bevándorlási Hivatalhoz való kérelem benyújtása nem szükséges, előfordulhat, hogy a vállalati standard felvételi folyamat során ez a Hello Work felé történő bejelentés kimarad. A compliance megsértésének elkerülése érdekében rendkívül hatékony, ha a felvételi onboarding folyamatba beépítünk egy ellenőrző mechanizmust, amely automatikusan elindítja a Hello Work felé történő bejelentési folyamatot, amennyiben a munkavállaló külföldi állampolgárságú (különleges állandó lakosok kivételével).

A bejelentés módja attól függ, hogy a külföldi személy munkanélküli biztosítás alá esik-e vagy sem.

1. Ha a munkanélküli biztosítás alá esik
   • Eljárás: A szokásos “Munkanélküli Biztosítás Alanyának Jogosultsági Bejelentése” (2. számú űrlap) benyújtásakor a tartózkodási jogosultság, a tartózkodási időszak és az állampolgárság, valamint egyéb külföldi munkavállalóra vonatkozó adatokat is hozzá kell adni a bejelentéshez.
   • Beadási hely: A munkaadó telephelye szerint illetékes Hello Work.
   • Beadási határidő: A felvétel hónapját követő hónap 10. napjáig.
2. Ha nem esik a munkanélküli biztosítás alá
   • Eljárás: Külön “Külföldi Alkalmazottak Foglalkoztatási Helyzetének Bejelentése” (3. számú űrlap) benyújtása szükséges.
   • Beadási hely: A külföldi munkavállaló munkahelye szerint illetékes Hello Work.
   • Beadási határidő: A felvétel hónapját követő hónap utolsó napjáig.

A munkaviszony megszűnésekor is hasonlóan kötelező a munkanélküli biztosítási jogosultság megszűnésének bejelentése vagy a külföldi alkalmazottak foglalkoztatási helyzetének bejelentése (munkaviszony megszűnése). A bejelentési űrlapok letölthetők a Japán Egészségügyi, Munkaügyi és Jóléti Minisztérium weboldaláról.

Forrás: Külföldi alkalmazottak foglalkoztatási helyzetének bejelentése | Japán Egészségügyi, Munkaügyi és Jóléti Minisztérium

Toborzási formátumok kiemelt szempontjai ③: Rövid távú tartózkodásra Japánba érkező külföldiek felvétele esetén

A “rövid távú tartózkodás” vízumkategória Japánban turizmusra, családlátogatásra vagy rövid távú üzleti tevékenységre (konferenciák, üzleti tárgyalások stb.) szól, és nem tartalmazhat díjazott munkavégzést. Ezért a rövid távú tartózkodási jogosultsággal rendelkező külföldiek munkavállalása Japánban szigorúan tilos. Ha egy vállalat interjút folytat egy kiemelkedő tehetséggel, aki “rövid távú tartózkodás” céljából tartózkodik Japánban, és ajánlatot tesz neki, akkor sem engedélyezett az illető azonnali foglalkoztatása és a tartózkodási jogosultság munkavállalási vízumra való átváltása.

A japán bevándorlási törvény (Immigration Control Act) 20. cikkének 3. bekezdése kimondja, hogy a “rövid távú tartózkodás” vízumkategóriából történő jogosultságváltás csak “elkerülhetetlen különleges körülmények” esetén engedélyezett. Ilyen különleges körülmények lehetnek például humanitárius megfontolások, mint amikor valaki japán állampolgárral köt házasságot vagy súlyos betegség miatt nem tud hazatérni, de a “japán vállalattól kapott ajánlat” önmagában nem felel meg ennek a kritériumnak. Ez a szigorú gyakorlat azért van, hogy megakadályozza azokat a cselekedeteket, amelyek aláássák a rendszer alapjait, azaz hogy valaki egyszerűsített eljárással lép be az országba, majd a belső munkavállalási jogosultságot szerezzen, amit eredetileg a japán nagykövetségeken és konzulátusokon kellene szigorú vízumellenőrzés keretében megkapnia.

Ezért, ha egy vállalat “rövid távú tartózkodásra” Japánba érkező külföldit kíván felvenni, a következő kétlépcsős hivatalos eljárást kell követnie. Ez az eljárás jogilag szigorúan meghatározott sorrendben történik, és annak figyelmen kívül hagyása súlyos jogi következményekkel járhat.

Első lépés: Tartózkodási jogosultság igazolásának kérelmezése

Először is a fogadó vállalatnak, mint a külföldi személy meghatalmazottjának, Japánban kell kérelmeznie a “Tartózkodási Jogosultság Igazolását (COE)”. Ez a japán bevándorlási törvény (Immigration Control Act) 7. cikkének 2. pontja alapján történő eljárás, amely során a jogi miniszter előzetesen ellenőrzi és igazolja, hogy a külföldi tervezett tevékenysége megfelel-e a tartózkodási jogosultság kritériumainak, még mielőtt Japánba érkezne. Ez az igazolás lehetővé teszi a későbbi vízumkiadás gyors elvégzését. A kérelem benyújtásának helye a vállalat székhelye szerint illetékes regionális bevándorlási hivatal. A felülvizsgálat általában 1-3 hónapot vesz igénybe, így a vállalatnak ezt az időt előre be kell kalkulálnia a felvételi tervébe.

Második lépés: Vízumkérelem és beutazás Japánba

Ha a Tartózkodási Jogosultság Igazolása kiadásra kerül, a vállalatnak el kell küldenie azt a külföldön tartózkodó személynek. Ebben a szakaszban az illetőnek alapvetően már el kell hagynia Japánt. A személynek ezt az igazolást be kell nyújtania a saját országában lévő japán nagykövetségre vagy főkonzulátusra, és hivatalos munkavállalási vízum (vízum) kiadását kell kérnie. Ezután az új vízummal léphet be Japánba, és a repülőtéren kapja meg a tartózkodási kártyát, amelytől kezdve hivatalosan is megkezdheti a munkavállalást. E teljes folyamat során a belső ajánlattól a tényleges munkakezdésig legalább 3-4 hónapra van szükség.

A Tartózkodási Jogosultság Igazolásának kérelmezéséhez szükséges dokumentumok hasonlóak a tartózkodási jogosultság változtatásának engedélyezéséhez szükségesekhez, és szigorúan ellenőrzik a vállalat üzleti tevékenységét, stabilitását, valamint a személy végzettségét, szakmai tapasztalatát és a munkakör tartalmának relevanciáját.

Forrás: Tartózkodási Jogosultság Igazolásának kérelmezése | Bevándorlási és Tartózkodási Ügyintézés

A különböző eljárások összehasonlítása

A korábban ismertetett három toborzási forma mindegyike legális útvonalat kínál a külföldiek foglalkoztatásához, azonban a jogi megközelítés, az eljárások lebonyolítói, a szükséges idő és a vállalatokra háruló figyelmeztetések jelentősen eltérnek egymástól. A jelölt által birtokolt tartózkodási jogosultság típusának pontos megértése és az ahhoz illeszkedő helyes jogi eljárás kiválasztása kulcsfontosságú a zökkenőmentes toborzás és a szabálykövetés szempontjából. Az alábbi táblázat a három forgatókönyv eljárásainak főbb különbségeit foglalja össze.

Összefoglaló

A japán vállalatok számára elengedhetetlen, hogy a külföldi munkaerő felvételének folyamata megfeleljen a jogszabályoknak. Ahogy ebben a cikkben részletesen ismertettük, a jelölt által birtokolt tartózkodási jogosultság típusától függően a vállalatok által követendő jogi eljárások alapvetően különböznek. A jelöltek jogi státuszának pontos meghatározása és az előírt eljárások hibátlan végrehajtása az egyetlen út a vállalatok jogi kockázatainak kezelésére és a zökkenőmentes munkaerő-szerzés megvalósítására. Az eljárások helytelen kiválasztása nemcsak a toborzási terv késedelmét okozhatja, hanem súlyos compliance-sértéshez, az illegális foglalkoztatás elősegítéséhez is vezethet.

A Monolith Jogügyi Iroda számos japán ügyfél számára nyújt jogi szolgáltatásokat a munkavállalási vízumok kérelmezésével és a bonyolult bevándorlási eljárásokkal kapcsolatban, és ezen a területen jelentős tapasztalattal rendelkezik. Irodánkban több olyan angolul beszélő ügyvéd is dolgozik, akik külföldi jogi képesítéssel rendelkeznek, így képesek nemzetközi menedzsment csapatoknak és külföldi érdekelt feleknek is világos és hatékony kommunikáción keresztül jogi kihívásaik megoldásában támogatást nyújtani. Amennyiben külföldi munkaerő foglalkoztatásával kapcsolatos jogi eljárások során segítségre van szüksége, kérjük, forduljon hozzánk bizalommal.