Az 'opt-in' eljárás módszerei a hírlevélküldés során

Az e-mail marketingben korábban a direkt levelezés volt a központban, de az internet elterjedésével a “hírlevél” jelentősége növekszik.

A hírlevél nagy vonzereje az egyszerűség és a sebesség, amellyel egyetlen kattintással eljuttathatjuk a hírlevelet a világ minden felhasználójához, valamint a költséghatékonyság.

Az azonban fontos, hogy a hírlevél kiküldésekor be kell tartani a vonatkozó jogszabályokat, különben börtönbüntetést vagy pénzbírságot is kaphatunk.

Sokan nem ismerik különösen a “bejelentkezési szabályozást”, ezért ebben a cikkben egyszerűen és érthetően magyarázzuk el a hírlevél kiküldéséhez szükséges “bejelentkezési eljárásokat”.

Mi az Opt-in szabályozás?

Az “Opt-in” azt jelenti, hogy a címzett előzetesen kéri a bizonyos elektronikus levelek küldőjétől az e-mail küldését, vagy “hozzájárul” az e-mail küldéséhez. Azoknak a címzetteknek az elektronikus levél hirdetéseit, akik nem adtak “hozzájárulást”, alapvetően tilos küldeni. Ezt nevezzük “Opt-in szabályozásnak”.

A 2008-as törvénymódosításig a küldőknek tilos volt e-maileket küldeni azoknak a címzetteknek, akik “Opt-out” (visszavonás) értesítést küldtek a küldőnek. Azonban a növekvő számú esetek miatt az “Opt-in módszer” lett bevezetve.

Az Opt-in szabályozás alapja a Japán Speciális Elektronikus Levelek Törvénye (a speciális elektronikus levelek küldésének megfelelőségéről szóló törvény) 3. cikkének 1. bekezdése.

3. cikk (A speciális elektronikus levelek küldésének korlátozása)
A küldőnek tilos speciális elektronikus leveleket küldeni az alábbi személyeken kívül bárkinek:
1. Azok, akik előzetesen értesítették a küldőt vagy a küldési megbízottat (az elektronikus levél küldését megbízó személyt – csak a profitot célzó szervezetek és az üzleti tevékenységet folytató személyekre vonatkozik. A továbbiakban ugyanez.) arról, hogy kérnek speciális elektronikus levelek küldését, vagy hozzájárulnak a küldéshez.
2. Azok, akik a fenti személyeken kívül, a belügyminisztérium és a kabinet rendelete szerint értesítették a küldőt vagy a küldési megbízottat a saját elektronikus levél címükről.
3. Azok, akik a fenti két csoporton kívül, üzleti kapcsolatban állnak azokkal, akik a speciális elektronikus leveleket hirdetési vagy reklámcélú eszközként használják.
4. Azok, akik a fenti három csoporton kívül, a belügyminisztérium és a kabinet rendelete szerint nyilvánosságra hozták saját elektronikus levél címüket (személyek esetében csak az üzleti tevékenységet folytató személyekre vonatkozik.)

Speciális elektronikus levelek

A “speciális elektronikus levelek” olyan elektronikus levelek, amelyeket profitot célzó küldők (szervezetek vagy személyek) küldenek hirdetési vagy reklámcélból. Az alábbi típusú levelek is ide tartoznak:

• Elektronikus levelek, amelyeknek a küldési célja magában foglalja a felhasználók irányítását olyan weboldalakra, amelyek hirdetik vagy reklámozzák a vállalkozásuk termékeit vagy szolgáltatásait.
• Elektronikus levelek, amelyek meghívást küldenek a közösségi hálózatokra, értesítést küldenek a nyereményjáték nyerteseiről, barátoktól származó levelek, vagy más tagoktól származó üzenetek a tagsági oldalakon, és amelyek célja, hogy az üzleti weboldalakra irányítsák a felhasználókat.

Az alábbi típusú elektronikus levelek azonban nem minősülnek “speciális elektronikus leveleknek”:

• Elektronikus levelek, amelyek üzleti feltételeket közölnek, értesítést küldenek a díjakról, és amelyek üzleti kapcsolatokkal kapcsolatos értesítések, amelyek nem tartalmaznak hirdetési vagy reklámtartalmat, és nem irányítják a felhasználókat hirdetési vagy reklám weboldalakra.
• Elektronikus levelek, amelyek egyszerű üdvözletek, és nem tartalmaznak hirdetési vagy reklámtartalmat, és nem irányítják a felhasználókat hirdetési vagy reklám weboldalakra.
• Elektronikus levelek, amelyeket politikai szervezetek, vallási szervezetek, NPO szervezetek, szakszervezetek és más non-profit szervezetek küldenek.

Büntetések

Ha megsértik a Speciális Elektronikus Levelek Törvényét, a belügyminiszter és a miniszterelnök “megfelelőségi utasítást”, “javítási utasítást” vagy “regisztráció visszavonását” adhatja ki a küldőnek.

Továbbá, ha a küldő hamis információkat ad meg a küldés során, vagy nem tartja be a különböző utasításokat, akkor legfeljebb egy évig tartó szabadságvesztéssel vagy legfeljebb 1 millió jen (kb. 2,7 millió forint) bírsággal büntethető (ha a cselekményt egy szervezet követte el, akkor a cselekmény elkövetőjét büntetik, és a szervezetet legfeljebb 30 millió jen (kb. 81 millió forint) bírsággal sújthatják).

Az opt-in szabályozás kivételei

Az opt-in szabályozás szerint a címzettnek “hozzájárulását” kell adnia egy adott elektronikus levél küldéséhez, azonban a következő személyek esetében engedélyezett az adott elektronikus levél küldése.

Azok, akik írásban közölték saját e-mail címüket

Ha átad egy “írásos” dokumentumot, például egy névjegykártyát, amelyen szerepel a saját e-mail címe, akkor tudomásul veszi, hogy a másik fél elküldhet neki e-mailt, így a másik félnek nincs szüksége a címzett “hozzájárulására” az adott elektronikus levél elküldéséhez.

Ezenkívül, még ha nem is “írásos” formában, de ha a weboldalon vagy más módon közli az e-mail címét, az alábbi esetekben az adott elektronikus levél küldése lehetséges a címzett “hozzájárulása” nélkül:

• Ha a “szerződéskötés”, “szerződés tartalma”, “megrendelés megerősítése” és más fontos ügyekkel kapcsolatos e-mailben hirdetést jelenít meg
• Ha hirdetést jelenít meg a címzett “hozzájárulásával” küldött hírlevélben vagy más e-mailben
• Ha ingyenes e-mail címeket biztosító szolgáltatásokban, mint például a freemail, a hirdetés megjelenítése a szolgáltatás ingyenes használatának feltétele

※Az online névjegykártya-csere nem minősül “írásos” formának, ezért az opt-in szabályozás hatálya alá tartozik, tehát figyelni kell erre.

Azok, akik üzleti kapcsolatban állnak

Például, ha egy ügyfél folyamatosan használja a pénzintézetet, miután megnyitott egy számlát ott, feltételezhető, hogy üzleti kapcsolat áll fenn a pénzintézet és az ügyfél között, és ebben az esetben az opt-in szabályozás kivételt képez.

Viszont, ha valaki csak egyszer vásárolt egy online áruházban, nem mondható el, hogy folyamatos üzleti kapcsolat áll fenn az online áruház és az ügyfél között, így az opt-in szabályozás hatálya alá tartozik.

Azok, akik nyilvánosságra hozták saját e-mail címüket

Az e-mail cím nyilvánosságra hozatalának célja, hogy harmadik felektől e-mailt fogadjon, ezért az adott elektronikus levél küldése is elfogadható, és ezért kivételt képez az opt-in szabályozás alól. Azonban, ha kijelzi, hogy visszautasítja az adott elektronikus levél fogadását, akkor az opt-in szabályozás hatálya alá tartozik.

Az opt-in eljárás módja

A “hozzájárulás” megszerzésének módja

Az opt-in szabályozás legfontosabb eleme a címzett “hozzájárulásának” megszerzése a specifikus elektronikus levél küldéséhez. A “hozzájárulás” meglétének megállapításához a következő feltételek szükségesek:

• A címzettnek tudatában kell lenni a “specifikus elektronikus levél küldésének”
• Erre vonatkozóan “hozzájáruló nyilatkozatot” kell tennie

A “hozzájárulás” megszerzésének egyértelműsítése érdekében szükséges, hogy a címzett válaszoljon a hozzájárulást vagy megerősítést kérő e-mailre.

<Minta>
“※Ezt a levelet azoknak küldjük, akik a múltban részt vettek a cégünk által szervezett szemináriumokon, vagy akik megkerestek minket. Ha szeretné megkapni a cégünk szolgáltatásairól és termékeiről szóló hírleveleinket, kérjük, válaszoljon erre a levélre.

A “hozzájárulás” megszerzésének megjelenítési módja

Amikor “hozzájárulást” szerzünk, a címzettnek tudnia kell a következő két pontot: ① a levél küldője, és ② hogy reklámokat tartalmazó elektronikus levelek küldése fog történni. Az ajánlott megjelenítési módszerek a következők:

• Tűnjön ki a szöveg “mérete” és “színe”
• A megjelenítendő információkat helyezze el a “jelentkezési gomb” közelében
• A “reklámlevelek küldését kívánom” jelölőnégyzet legyen üres, és a címzettnek kell bejelölnie (alapértelmezett ki)
• Ha a “reklámlevelek küldését kívánom” jelölőnégyzet már be van jelölve (alapértelmezett be), akkor a címzettnek észre kell vennie a bejelölést, például színnel vagy aláhúzással
• Ha több vállalkozás küld reklámokat tartalmazó elektronikus leveleket, akkor minden “iparág”, “vállalatnév”, “weboldalnév” stb. meg kell jeleníteni

Ezenkívül, hogy megakadályozzuk a címzett véletlen “hozzájárulását”, javasoljuk, hogy jelenítse meg a ① specifikus elektronikus levél küldéséhez adott hozzájárulást, és a ② specifikus elektronikus levél címét stb., például a jelentkezés megerősítő képernyőn.

A dupla opt-in ajánlása

A dupla opt-in azt jelenti, hogy a “hozzájárulást” adó címzett e-mail címére küldünk egy reklámot és promóciót nem tartalmazó megerősítő e-mailt, és a címzett válasza alapján erősítjük meg a specifikus elektronikus levél küldéséhez adott “hozzájárulást”.

Ezt ajánljuk, mint hatékony módszert mások e-mail címének engedély nélküli használatának, azaz az “előadás” hozzájárulásának megakadályozására, és a címzett “hozzájárulásának” bizonyítására.

Lehet-e telefonon “hozzájárulást” szerezni?

Jogilag nincs korlátozva a hozzájárulás megszerzésének módja, így a telefonon történő hozzájárulás is érvényes, de mivel a “hozzájárulás bizonyításának rögzítése” kötelező, meg kell őrizni a hozzájárulás megszerzésének “időpontját” és “módját” stb. jelző rekordokat.

Hírlevél küldők kötelezettségei

A hírlevél és egyéb speciális elektronikus levelek küldőinek nem csak a címzettek “hozzájárulását” kell megszerezniük, hanem számos kötelezettségük is van.

Leiratkozás és egyéb kötelező jelzések

A Speciális Elektronikus Levelek Törvénye (Japán “Tokutei Denshi Mēru-hō”) és végrehajtási rendelete szerint a speciális elektronikus leveleknek tartalmazniuk kell a következő kötelező jelzéseket:

• A speciális elektronikus levél küldéséért felelős személy neve vagy megnevezése
• A küldésért felelős személy címe
• Leiratkozás lehetőségének feltüntetése
• A leiratkozáshoz használt e-mail cím vagy honlap cím
• Panaszok és kérdések kezelésére szolgáló telefonszám, e-mail cím vagy honlap cím

<Leiratkozás lehetőségének példája>
“A hírlevélről bármikor leiratkozhat a levél alján található linken keresztül.”

<Leiratkozás módjának példája>
“Ha le szeretne iratkozni a hírlevélről, kérjük, használja az alábbi URL-t.”
“A hírlevél szolgáltatás módosítása vagy leiratkozás itt.”

A leiratkozással kapcsolatban fontos, hogy a megjelenítés módja, a szöveg “mérete”, “színe”, “elhelyezése” stb. olyan legyen, hogy a címzett könnyen észrevegye.

Adatvédelmi irányelvek hozzáadásának ajánlása

Ajánlott, hogy a weboldal “Kapcsolat” részének előtt tegyen hozzá rendelkezéseket az adatvédelmi irányelvekhez, amelyek a címzett e-mail címének és egyéb személyes adatainak “közzétételére”, “módosítására”, “használatának leállítására” stb. vonatkoznak.

<Példa>
“Cégünk a birtokában lévő személyes adatokkal kapcsolatban, ha kérelmet kapunk az adatvédelmi törvény alapján a közzétételre, módosításra, hozzáadásra, törlésre, használat leállítására stb. (a továbbiakban: “közzététel stb.”), miután megerősítettük, hogy a kérelmező az érintett személy, az adatvédelmi törvénynek megfelelően haladéktalanul intézkedünk.”

Ha többet szeretne megtudni a “Személyes adatvédelmi törvény figyelembevételével készített adatvédelmi irányelvek létrehozásának szempontjairól”, kérjük, olvassa el a következő részleteket ezzel a cikkel együtt.

https://monolith.law/corporate/checkpoint-privacy-policy[ja]

“Hozzájárulás igazolásának” megőrzése

Az opt-in szabályozás szerint a törvényesség megítéléséhez fontos a címzett előzetes “hozzájárulásának” megléte, ezért a Speciális Elektronikus Levelek Törvénye 3. cikkének 2. bekezdése előírja a “hozzájárulás igazolásának” megőrzését.

Megőrzendő tartalom

A “hozzájárulás igazolásának” megőrzésével kapcsolatos tartalom a következők egyike lehet:

• A “hozzájárulás” megszerzésének “e-mail címe”, “időpontja”, “módja” stb. körülményeit igazoló dokumentum
• Ha írásban, e-mailben vagy weboldalon keresztül szerezte meg a “hozzájárulást”, akkor a “hozzájárulás” megszerzésekor a címzettnek bemutatott szöveg vagy képernyőkép stb. szabványos részének dokumentációja

Megőrzési időszak

A megőrzési időszak alapvetően a speciális elektronikus levél küldésének megszüntetésétől számított 1 hónapig tart. Azonban, ha a vonatkozó jogszabályokat megsértve intézkedési parancsot kap, akkor az utolsó küldés dátuma alapján változik a megőrzési időszak, ezért óvatosság szükséges.

Összefoglalás

Ebben a cikkben részletesen ismertettük az ① opt-in szabályozást, az ② opt-in szabályozás kivételeit, az ③ opt-in eljárás menetét, valamint a ④ hírlevél küldők kötelezettségeit a ‘Japán Speciális Elektronikus Levél Törvény’ és a kapcsolódó jogszabályok alapján.

A valós üzleti helyzetekben előfordulhatnak olyan esetek is, amelyeket nem tárgyaltunk ebben a cikkben.

Ilyen esetekben javasoljuk, hogy ne hozzon önálló döntést, hanem forduljon előzetesen tanácsért olyan ügyvédhez, aki rendelkezik a szükséges szakmai tudással és tapasztalattal.