A külföldi munkavállalók toborzásának formáitól függő munkavállalási vízum megszerzésének kulcsfontosságú pontjai Japánban

A globalizálódó modern üzleti környezetben a japán vállalatoknak nemzetközi versenyképességüket fenntartani és növelni kívánva elengedhetetlen, hogy nemzetiségtől függetlenül kiváló szakembereket vonjanak be. Különösen igaz ez a menedzsment szintű és magas szintű szakértelemmel rendelkező munkaerő külföldről történő alkalmazására, amely egyre inkább terjed. Azonban, ha egy vállalat külföldi állampolgárokat kíván foglalkoztatni Japánban, akkor kötelező betartani a Japán Be- és Kilépési Menekültügyi Törvényt (a továbbiakban ‘Japán Be- és Kilépési Törvény’) és a kapcsolódó Igazságügyi Minisztériumi rendeletek által előírt bonyolult eljárásokat. Általánosságban a ‘vízum’ szó használatos, de jogilag megkülönböztetik a külföldi képviseletek által kiadott ‘vízumot’, amely a Japánba való belépéshez szükséges, és a Japánban való tartózkodás során végzett tevékenységeket szabályozó ‘tartózkodási jogosultságot’. A vállalatok számára számos kihívást jelent a tartózkodási jogosultság megszerzése és kezelése. A japán tartózkodási jogosultsági rendszer szigorúan az engedélyezett tevékenységek alapján működik, és a vállalatok jogi kötelezettséget vállalnak arra, hogy a foglalkoztatott külföldi munkavállalók számára megfelelő tartózkodási jogosultságot szerezzenek az általuk végzett munka jellegének megfelelően. Ebben a cikkben a vállalatvezetők és jogi szakemberek számára összpontosítunk a külföldi munkaerő alkalmazásának három tipikus formájára, nevezetesen ‘külföldi állampolgárok igazgatói pozícióba történő kinevezése esetén’, ‘külföldi kapcsolt vállalatoktól érkező áthelyezett munkavállalók fogadása esetén’, valamint ‘külföldi munkavállalók kölcsönzött alkalmazottként történő fogadása esetén’, és részletesen tárgyaljuk az egyes formákhoz szükséges tartózkodási jogosultság követelményeit, a kérelmezési eljárásokat, valamint a vállalatok által különösen figyelembe veendő jogi szempontokat, konkrét jogszabályokra alapozva.

Külföldi állampolgárok kinevezése vezető tisztségviselőnek Japánban: a ‘Business Manager’ tartózkodási jogosultság

Amikor egy külföldi állampolgárt szeretnénk a japán társaság képviselő igazgatójának, igazgatójának vagy egy üzleti egység vezetőjének, mint vezető tisztségviselőnek kinevezni, alapvetően szükséges, hogy megszerezze a ‘Business Manager’ (経営・管理) tartózkodási jogosultságot. Japán bevándorlási törvényének melléklete az első táblázat 2. pontjában ezt a tartózkodási jogosultságot úgy határozza meg, mint ‘tevékenységeket, amelyek a kereskedelem vagy más üzleti vállalkozások vezetését vagy azok menedzselését foglalják magukban Japánban’. Ennek a tartózkodási jogosultságnak az értékelése során nem csak a jelentkező személyes karrierje, hanem az általa vezetett vagy kezelt vállalkozás valósága, stabilitása és fenntarthatósága is rendkívül fontos szempontokat képeznek.

Leszállási engedély kritériumai: A vállalkozás alapjaira vonatkozó követelmények

A japán tartózkodási jogosultság ‘Vezetés & Kezelés’ kategóriájának megszerzéséhez szükséges, hogy az illető megfeleljen a Japán Be- és Kilépési Menekültügyi Törvény (以下 ‘Kritériumokat Meghatározó Minisztériumi Rendelet’) hetedik cikkelyének első bekezdésének második pontjában meghatározott több követelménynek is. Különösen új vállalkozás esetén ezeket a követelményeket objektív dokumentumokkal kell igazolni.

Elsőként szükséges, hogy a vállalkozás számára Japán területén belül biztosított legyen egy üzlethelyiség. Ez az üzlethelyiség nem csupán egy kapcsolattartási pont lehet, hanem egy olyan fizikai bázisnak kell lennie, ahol a vállalkozási tevékenység folyamatosan zajlik. Emiatt általában nem fogadnak el virtuális irodákat vagy rövid távú bérleti szerződéssel rendelkező helyiségeket. Lakóingatlan használata üzlethelyiségként lehetséges, de ebben az esetben a bérleti szerződésnek engedélyeznie kell az üzleti célú használatot, és a lakóterületnek világosan el kell különülnie az üzleti területtől, valamint szigorú feltételeknek kell megfelelnie.

Másodszor, a kérelmezőnek objektíven kell bizonyítania, hogy rendelkezik a vállalkozás vezetéséhez szükséges képességekkel és adottságokkal. Konkrétan legalább három év vezetői vagy kezelői tapasztalat szükséges, vagy a vállalkozás területéhez kapcsolódó mesterfokozatú végzettség.

Harmadszor, a rendszer visszaéléseinek megelőzése és a vállalkozás stabilitásának objektív biztosítása érdekében szükséges legalább egy teljes munkaidős alkalmazott foglalkoztatása.

Negyedszer, a vállalkozás méretének meg kell felelnie bizonyos kritériumoknak. Részvénytársaság esetében a tőke összegének, míg a közkereseti társaságok, betéti társaságok és kommandit társaságok esetében a befektetések teljes összegének legalább 30 millió jen felettinek kell lennie.

Ötödször, a vállalkozás zökkenőmentes működtetése és a partnerekkel, valamint az alkalmazottakkal való megfelelő kommunikáció érdekében szükséges, hogy a kérelmező vagy a teljes munkaidős alkalmazottak közül legalább az egyik rendelkezzen megfelelő szintű japán nyelvtudással.

Hatodszor, a vállalkozás stabilitását és folytonosságát elengedhetetlennek tartják. Ezt a szempontot vizsgálva a legfontosabb dokumentum a vállalkozási terv. Tartózkodási jogosultság kérelmezésekor szükséges lehet egy könyvvizsgáló vagy adótanácsadó által ellenőrzött vállalkozási terv benyújtása, és azok a vállalkozások, amelyeket úgy ítélnek meg, hogy kevés a vezetési valóság, például csak alvállalkozói tevékenységet folytatnak, nem fogadhatók el. Ez tükrözi azt a politikai döntést, hogy a ‘Vezetés & Kezelés’ tartózkodási jogosultságot csak azoknak a vállalkozóknak és menedzsereknek kellene megadni, akik hozzájárulhatnak a japán gazdaság fejlődéséhez és fenntartható vállalkozást tudnak működtetni.

Alkalmazási eljárás és szükséges dokumentumok

Amikor egy Japánban működő vállalat külföldön élő személyt kíván igazgatóként meghívni, általában a japán fogadó vállalat lép fel képviselőként, és benyújtja a külföldi személy számára szükséges tartózkodási jogosultságot igazoló tanúsítvány (Certificate of Eligibility, COE) kiadására irányuló kérelmet.

Az eljárást lebonyolító hatóság az a regionális bevándorlási hivatal, amely az adott vállalat székhelye szerinti területet felügyeli. A kérelemtől a tanúsítvány kiadásáig terjedő átlagos vizsgálati időszak körülbelül 1-3 hónap, de új vállalkozások vagy bonyolult ügyek esetén ez az időtartam meghaladhatja az említett időszakot.

A benyújtandó dokumentumok a fogadó vállalat méretétől és megbízhatóságától függően változnak, amelyeket a Bevándorlási Hivatal négy kategóriában határoz meg. Az 1. kategóriába (például a japán tőzsdén jegyzett vállalatok) és a 2. kategóriába (például az előző évi jövedelemadó összege 10 millió jen feletti szervezetek) tartozó nagyvállalatok esetében a társadalmi hitelük miatt a benyújtandó dokumentumok jelentősen egyszerűsödnek. Ezzel szemben a 3. és 4. kategóriába tartozó, többnyire újonnan alapított vagy kis- és középvállalkozásoknak részletes dokumentációt kell benyújtaniuk a vállalkozás jogszerűségének és stabilitásának alapvető igazolására.

Minden kategóriában közös a következő szükséges dokumentumok:

• Tartózkodási jogosultságot igazoló tanúsítvány kiadására irányuló kérelem 1 példányban
• Fénykép 1 darab
• Visszaküldésre szánt boríték 1 példányban

Ezek a formanyomtatványok letölthetők a Bevándorlási Hivatal “Tartózkodási jogosultság ‘Vállalkozás és menedzsment'” weboldaláról (URL: https://www.moj.go.jp/isa/applications/status/businessmanager.html).

Amikor a 3. és 4. kategóriába tartozó vállalatok a vállalkozás menedzsmentjében részt vevő külföldi személyek számára nyújtanak be kérelmet, az alábbiakban felsorolt dokumentumok általában szükségesek a fent említetteken túl:

• A vállalkozási terv másolata
• A vállalat bejegyzési okiratának hitelesített másolata
• A vállalat alapszabályának másolata
• A legutóbbi üzleti év záró dokumentumainak másolata (meglévő vállalkozások esetén)
• A tőke 5 millió jen feletti befizetését igazoló dokumentumok (például bankszámlakivonat másolata)
• A vállalkozás helyének ingatlan-nyilvántartási kivonata vagy bérleti szerződés másolata
• A vállalkozás helyének belső és külső fényképei
• A bérszámfejtési iroda megnyitásáról szóló bejelentés másolata
• Az igazgatói díjazásról szóló alapszabály másolata vagy az igazgatói díjazásról döntő részvényesi közgyűlés jegyzőkönyvének másolata

Ez a kategóriarendszer a Bevándorlási Hivatal által alkalmazott, a vállalatok megbízhatóságának értékelésére szolgáló kockázatalapú megközelítést tükrözi. Az 1. és 2. kategóriába tartozó vállalatok esetében a piaci és adóhatósági külső értékelések alapján már biztosítottnak tekinthető a stabilitásuk. Ezzel ellentétben a 3. és 4. kategóriába tartozó új vállalkozásoknál nincs ilyen külső értékelés, így a kérelmezőknek kell a vállalkozási terv és a pénzügyi dokumentációk segítségével nulláról bizonyítaniuk a vállalkozás egészségét és jövőbeli kilátásait.

Áthelyezés a külföldi anya- vagy leányvállalatoktól: A ‘Vállalaton Belüli Áthelyezés’ tartózkodási jogosultság Japánban

Amikor egy globálisan működő vállalat külföldi telephelyén dolgozó alkalmazottait Japánban található telephelyére kívánja áthelyezni, a ‘Vállalaton Belüli Áthelyezés’ tartózkodási jogosultság kerül alkalmazásra. A japán bevándorlási törvény ezt a tartózkodási jogosultságot úgy határozza meg, mint „olyan tevékenységet, amelyet a külföldön található nyilvános vagy magánintézmények hivatalos telephelyeinek, fióktelepeinek vagy egyéb üzleti egységeinek alkalmazottai végeznek, amikor meghatározott időre áthelyezik őket a hazai telephelyre, és ott dolgoznak”, és az ilyen tevékenységek kizárólag a ‘Műszaki, Emberi Tudás, Nemzetközi Üzleti’ tartózkodási jogosultság hatálya alá eső tevékenységekre korlátozódnak.

A vállalaton belüli áthelyezéshez szükséges feltételek Japánban

A japánban érvényes „vállalaton belüli áthelyezés” tartózkodási jogosultság megszerzéséhez több szigorú követelménynek kell megfelelni.

Elsősorban a transzfer korlátozott. Nemcsak azonos vállalaton belüli központi és fióktelepek közötti mozgásra vonatkozik, hanem anya- és leányvállalatok, valamint leányvállalatok közötti áthelyezésekre is.

Másodsorban szükséges, hogy a kérelmező közvetlenül a kérelem előtt legalább egy éven keresztül folyamatosan dolgozzon a vállalatcsoport egy külföldi központjában, fióktelepén vagy kapcsolt vállalatánál. Ez a követelmény biztosítja, hogy a kérelmező a vállalatcsoport hivatalos alkalmazottja legyen, és megakadályozza a rendszer visszaélését.

Harmadsorban a Japánban végzendő munka olyan tevékenységnek kell lennie, amely természettudományi, mérnöki vagy egyéb technikai ismereteket, illetve jogi, gazdasági vagy egyéb társadalomtudományi tudást igényel, vagy olyan munka, amely külföldi kultúrán alapuló gondolkodást vagy érzékenységet kíván. Az egyszerű fizikai munka, mint például a gyári szalagmunka, nem elfogadott.

Negyedsorban a Japánban kapott jövedelemnek legalább annyinak kell lennie, mint amennyit a japánok kapnak ugyanazon munkáért. Ez egy fontos szabály, amely megakadályozza, hogy a vállalaton belüli áthelyezési rendszert olcsó munkaerőforrásként használják fel.

A kérelmezési eljárás és a szükséges dokumentumok

A kérelmezési eljárás általában a tartózkodási jogosultsági igazolás (COE) kiadására irányuló kérelem benyújtásával kezdődik. A japán fogadó intézmény a külföldi alkalmazott nevében benyújtja a kérelmet az intézmény székhelye szerint illetékes regionális bevándorlási hivatalhoz. A szokásos felülvizsgálati időszak körülbelül 1-3 hónap.

A benyújtandó dokumentumok, hasonlóan az “üzleti menedzsment és kezelés” kategóriához, a fogadó vállalat kategóriájától (1-től 4-ig) függően változnak.

Az összes kategóriában közös dokumentumok a következők:

• Tartózkodási jogosultsági igazolás kiadására irányuló kérelem 1 példányban
• Fénykép 1 darab
• Válaszboríték 1 példányban

A kérelem a Bevándorlási Hivatal weboldaláról, a “Tartózkodási jogosultság ‘vállalaton belüli áthelyezés'” részről szerezhető be (URL: https://www.moj.go.jp/isa/applications/status/intracompanytransfee.html).

A 3-as és 4-es kategóriájú vállalatok által benyújtandó, a fentieken túl szükséges fő dokumentumok a következők:

• Az áthelyezési parancs másolata vagy a munkafeltételekről szóló értesítés, amely tisztázza a Japánban végzett tevékenységek tartalmát, időtartamát, pozícióját és juttatásait
• Az áthelyezési forrás és a cél vállalat közötti tőkekapcsolatokat tisztázó dokumentumok
• A kérelmező önéletrajza
• Az áthelyezés előtti külföldi munkahely által kiállított, a munkakör tartalmát, pozícióját, juttatásait és a munkaviszony időtartamát igazoló dokumentumok
• A cél vállalat tevékenységét tisztázó dokumentumok (cégismertető, bejegyzési adatokat igazoló okiratok stb.)
• A cél vállalat legutóbbi éves beszámolójának másolata

A „vállalaton belüli áthelyezés” és a „műszaki, humán tudományok és nemzetközi üzleti” tartózkodási engedély összehasonlítása Japánban

A „vállalaton belüli áthelyezés” és a „műszaki, humán tudományok és nemzetközi üzleti” tartózkodási engedély, amely általános szakmai vízumként ismert Japánban, átfedésben van a munkakörök tekintetében, azonban lényeges különbségek vannak a követelményekben. Különösen fontos a végzettségi követelmények jelenléte vagy hiánya. A „műszaki, humán tudományok és nemzetközi üzleti” engedély megszerzéséhez alapvetően egyetemi diplomára vagy legalább tíz éves szakmai tapasztalatra van szükség. Ezzel szemben a „vállalaton belüli áthelyezés” esetében nincs szükség ilyen végzettségre vagy hosszú távú szakmai tapasztalatra. Ehelyett legalább egy év munkatapasztalatot követelnek meg az áthelyezés előtti munkahelyen.

Ez a rendszertervezés stratégiai eszközként szolgálhat a globális vállalatok számára, hogy a hosszú távú munka során felhalmozott vállalatspecifikus technológiákat és know-how-t birtokló, de nem feltétlenül magasan képzett kulcsfontosságú munkaerőt rugalmasan helyezhessenek át a határokon át. Más szóval, a japán kormány a legalább egyéves folyamatos munkaviszony követelményével biztosítja, hogy a jelentkező létfontosságú személyzet a vállalatcsoport számára, és cserébe felmentést ad a végzettségi követelmény alól. Így a vállalatoknak stratégiailag kell kiválasztaniuk, hogy melyik tartózkodási engedély a legmegfelelőbb a kívánt munkaerő végzettsége és szakmai előélete alapján.

Figyelembe veendő szempontok, amikor külföldi munkavállalókat fogadnak be kölcsönzött alkalmazottként Japánban

A humánerőforrás-kölcsönzési szolgáltatások igénybevétele, amikor külföldi munkaerőt fogadnak be, rugalmas személyzeti beosztást tesz lehetővé a vállalatok számára, ugyanakkor egyedi jogi kockázatokkal is jár. Ebben a formában háromoldalú kapcsolat jön létre a külföldi munkavállaló, a munkaerőt kölcsönző cég (humánerőforrás-kölcsönző vállalat) és a munkaerőt fogadó cég (a tényleges munkavégzést irányító vállalat) között. Jogi szempontból a külföldi munkavállaló munkáltatója a kölcsönző cég, amely felelős a tartózkodási engedély kérelmezéséért és kezeléséért, valamint a fizetés kifizetéséért. Azonban a munkaerőt fogadó cég sem mentesülhet a japán bevándorlási törvény alapján fennálló felelősségek alól.

A munkaerőt fogadó cég által teljesítendő ellenőrzési kötelezettségek és az illegális foglalkoztatás elősegítésének kockázata

A munkaerőt fogadó cég számára a legfontosabb jogi kötelezettség annak ellenőrzése, hogy a fogadott külföldi munkavállaló rendelkezik-e érvényes tartózkodási engedéllyel, amely feljogosítja őt a vállalatnál végzendő munkára. Nagyon veszélyes lenne pusztán elfogadni a kölcsönző cég állítását, hogy a “procedúra rendben van”.

A japán bevándorlási törvény 73. cikkelyének 2. pontja az “illegális foglalkoztatás elősegítésének bűncselekményét” határozza meg. Ezt a bűncselekményt nemcsak az illegális munkavállalókat foglalkoztató személyek, hanem azok is elkövethetik, akik “saját irányításuk alá helyezve” illegális munkavégzést végeztetnek. A kölcsönzési szerződés keretében a külföldi munkavállaló a munkaerőt fogadó cég irányítása alatt végzi a munkát, így a munkaerőt fogadó cég is “saját irányítás alá helyezettnek” tekinthető, és így az illegális foglalkoztatás elősegítésének bűncselekményének alanya lehet. Ha a kölcsönzött munkavállaló nem rendelkezik érvényes tartózkodási engedéllyel, vagy a megengedett tevékenységi körön túl dolgozik, a munkaerőt fogadó cég nem hivatkozhat arra, hogy “nem tudott róla”, és büntetőjogi felelősségre vonható lehet.

A kockázat elkerülése érdekében a munkaerőt fogadó cégnek a következő intézkedéseket kell megtennie:

Elsőként, a kölcsönzési szerződés megkötése előtt és a külföldi munkavállaló munkába állása előtt mindig ellenőrizni kell az illető tartózkodási kártyájának eredetijét, és másolatot kell róla készíteni. A tartózkodási kártyán három dolgot kell ellenőrizni: a “tartózkodási engedély” típusát, a “tartózkodási időszak” lejáratának dátumát, valamint a “munkavégzési korlátozások” meglétét.

Másodszor, szigorúan ellenőrizni kell, hogy a kijelölt munkakörbe tartozó feladatok a külföldi munkavállaló tartózkodási engedélyével engedélyezett tevékenységek körébe esnek-e. Például, ha egy “műszaki, humán tudományok, nemzetközi üzleti tevékenység” tartózkodási engedéllyel rendelkező IT-mérnököt fogadnak be kölcsönzött munkavállalóként, nem bízhatnak rá gyári összeszerelő munkát vagy üzleti értékesítési feladatokat. Az ilyen típusú munkaköri egyeztetlenség illegális foglalkoztatásnak minősül. A munkaerőt fogadó cégnek a kölcsönző céggel kötött munkaerő-kölcsönzési szerződésben konkrétan fel kell tüntetnie a tervezett munkakör tartalmát, és kölcsönösen meg kell erősíteniük, hogy az a tartózkodási engedély hatálya alá esik.

Továbbá, a japán munkaerő-kölcsönzési törvény alapján a munkaerőt fogadó cég felelős a kölcsönzött munkavállalók munkahelyi biztonságának és egészségvédelmének kezeléséért is, valamint bizonyos munkajogi kötelezettségekért. Ezenkívül a japán Egészségügyi, Munkaügyi és Jóléti Minisztérium által meghatározott “A külföldi munkavállalók foglalkoztatásának kezelésére vonatkozó irányelvek” megtiltják a nemzetiség alapján történő diszkriminatív bánásmódot, és megfelelő munkakörülmények biztosítását követelik meg, amelyeknek szellemisége a munkaerőt fogadó cégekre is kiterjed. A munkaerőt fogadó cégnek tudatában kell lennie nemcsak a bevándorlási törvény alapján fennálló ellenőrzési kötelezettségének, hanem a munkajogi felelősségének is, és megfelelő compliance rendszert kell kiépítenie.

Összefoglalás

A Japánban külföldi alkalmazottak foglalkoztatásának folyamata jelentősen eltér a felvétel típusától függően, és számos specifikus jogszabály és eljárás követendő. Ha valakit igazgatóként kívánnak meghívni, szükséges a ‘menedzsment és adminisztráció’ tartózkodási jogosultság megszerzése, és a vállalkozási terv megvalósíthatóságát, valamint a vállalkozás alapjainak stabilitását szigorúan megvizsgálják. Amennyiben a külföldi kapcsolt vállalattól kívánnak munkaerőt áthelyezni, a ‘vállalaton belüli átvezénylés’ tartózkodási jogosultság a megfelelő, ahol az áthelyezés előtti munkavégzési tapasztalatot hangsúlyozzák az iskolai végzettség követelménye helyett. Továbbá, amikor munkavállalót fogadnak be kölcsönzött alkalmazottként, nem csak a munkáltatóként szolgáló kölcsönző cég, hanem a kölcsönbe fogadó vállalat is szembesül az illegális foglalkoztatás elősegítésének kockázatával, ezért szigorú kötelezettségük van annak ellenőrzésére, hogy a tartózkodási jogosultság és a munkakör tartalma összhangban áll-e. Ezek az eljárások szakértelmet igényelnek, így a megfelelő jogi tanácsok alapján óvatosan kell eljárni, ami a megfelelőség biztosításának és a zökkenőmentes munkaerő-felvétel megvalósításának kulcsa.

A Monolith Jogügyi Iroda számos belföldi ügyfél számára nyújt jogi szolgáltatásokat Japánban a külföldi munkaerő foglalkoztatásával kapcsolatban, mint amilyeneket ebben a cikkben ismertettünk, és jelentős tapasztalattal rendelkezik ezen a területen. Irodánkban több olyan angolul beszélő szakember is dolgozik, akik külföldi ügyvédi képesítéssel rendelkeznek, és képesek a bonyolult japán bevándorlási jog és kapcsolódó jogszabályok szerinti eljárásokban a vállalatok helyzetének megfelelő legjobb megoldásokat nyújtani mind japán, mind angol nyelven. Legyen szó külföldi igazgató kinevezéséről, vállalaton belüli átvezénylésről vagy kölcsönzött alkalmazottak fogadásáról, a jogi kihívások megoldásában tapasztalt szakértői csapatunk erőteljes támogatást nyújt.