Quali clausole dovrebbero essere incluse nel contratto di manutenzione del sistema? Spiegazione dei punti da notare

Sta diventando la norma per le aziende condurre le loro attività utilizzando sistemi sviluppati da altre società. Tuttavia, l’introduzione di un sistema non è la fine del processo. È necessaria la manutenzione per affrontare problemi e bug che possono sorgere dopo l’implementazione. Questi lavori di manutenzione sono generalmente affidati a terzi.

In questo articolo, per le aziende e gli ingegneri che stanno considerando di stipulare un contratto di manutenzione del sistema, spiegheremo le clausole che sarebbe bene includere nel contratto di manutenzione del sistema e i punti da tenere in considerazione.

Cos’è un contratto di manutenzione del sistema

Un contratto di manutenzione del sistema è un accordo relativo alla manutenzione del sistema.

La manutenzione del sistema si riferisce all’azione di correggere errori o bug che si verificano nel sistema e di ripristinare lo stato normale del sistema.

Un termine che viene spesso utilizzato insieme alla manutenzione del sistema è “operazione del sistema”. L’operazione del sistema si riferisce al mantenimento dello stato normale del sistema e alla prevenzione di errori o bug.

A causa della sua natura, i sistemi spesso presentano bug o errori, rendendo la manutenzione del sistema un’attività importante per il funzionamento normale del sistema.

https://monolith.law/corporate/dataloss-risk-and-measures[ja]

https://monolith.law/corporate/laws-concerning-disputes-and-troubles-at-the-system-operation-stage[ja]

Esempi di attività specifiche di manutenzione del sistema

Le attività specifiche di manutenzione del sistema includono operazioni di backup del sistema e lavori di riparazione in caso di problemi.

Le operazioni di backup del sistema si riferiscono all’azione di duplicare i dati all’interno del sistema e di salvarli su altri supporti di memorizzazione come precauzione contro la perdita di dati dovuta a bug o errori del sistema.

Il lavoro di riparazione in caso di problemi si riferisce all’azione di risolvere i problemi che si verificano nel sistema e di ripristinare il normale funzionamento del sistema.

Punti da considerare nella creazione e revisione di un contratto di manutenzione del sistema

Se un sistema smette di funzionare a causa di malfunzionamenti o bug, ciò può causare gravi problemi all’operatività dell’azienda, rendendo la manutenzione del sistema un’attività estremamente importante.

Per garantire che la manutenzione del sistema venga eseguita correttamente, è importante stipulare un contratto di manutenzione del sistema con contenuti adeguati.

Di seguito, spiegheremo i punti da considerare in un contratto di manutenzione del sistema.

Definire chiaramente l’ambito di applicazione

Nonostante si parli genericamente di “sistema”, esistono vari tipi di sistemi e il loro ambito può variare notevolmente.

Se l’ambito di applicazione del sistema non è chiaramente definito, possono sorgere incomprensioni tra il committente e il contraente, con il potenziale rischio di problemi.

Quindi, in un contratto di manutenzione del sistema, è importante definire chiaramente l’ambito di applicazione della manutenzione.

Per quanto riguarda la clausola sull’ambito di applicazione, si potrebbe considerare di stabilire una clausola come la seguente:

Articolo ● (Scopo)
Il committente affida al contraente la manutenzione del sistema ●●●● (di seguito denominato “il sistema in questione”), utilizzato per i clienti del committente, e il contraente accetta questo incarico.

Definire chiaramente le attività oggetto del contratto

Come accennato in precedenza, la “manutenzione” include vari tipi di attività.

Quindi, in un contratto di manutenzione del sistema, è importante definire chiaramente le attività oggetto della manutenzione.

Per quanto riguarda la clausola sulle attività oggetto del contratto, si potrebbe considerare di stabilire una clausola come la seguente:

Articolo ● (Contenuto del lavoro)
1. Il contraente svolgerà il lavoro in questione in base alle istruzioni del committente, e il contenuto del lavoro in questione sarà come definito nei seguenti punti:
(1) Indagine e analisi delle cause dei guasti del sistema in questione
(2) Lavori di ripristino dei problemi causati dai guasti del sistema in questione
(3) Risposta alle domande sulle modalità di funzionamento e gestione del sistema in questione
(4) Supporto per le attività correlate ai punti precedenti
2. Il contraente e il committente confermano che le attività non specificate nei punti precedenti (inclusi, ma non limitati ai punti seguenti) non sono incluse nel lavoro in questione. Il committente può richiedere al contraente di svolgere attività non specificate nei punti precedenti a pagamento, previa consultazione tra le parti.
(1) Modifiche alle specifiche del sistema in questione e altri lavori di sviluppo
(2) ●● Lavori

Definire chiaramente l’orario e il metodo di risposta per la manutenzione

Per quanto riguarda i sistemi, è possibile che si verifichino bug o malfunzionamenti in momenti inaspettati.

Tuttavia, è possibile che ci siano momenti in cui la persona che esegue la manutenzione non può farlo a causa della necessità di garantire il personale o a causa di altre attività.

Inoltre, poiché è necessario ripristinare il sistema il più rapidamente possibile, è importante definire in anticipo il metodo di risposta per garantire una comunicazione fluida.

Per quanto riguarda la clausola sull’orario e il metodo di risposta per la manutenzione, potrebbe essere efficace stabilire una clausola come la seguente:

Articolo ● (Metodo e orario di risposta)
1. Il metodo di risposta per il lavoro in questione sarà tramite telefono o e-mail.
2. Se è essenziale inviare i dipendenti del contraente per eseguire il lavoro in questione, il committente si farà carico dei costi sostenuti dal contraente per l’invio dei dipendenti.
3. Oltre a quanto sopra, se è necessario inviare i dipendenti del contraente o terzi per eseguire il lavoro in questione, o se il committente desidera l’invio, il committente si farà carico dei costi sostenuti dal contraente per l’invio dei dipendenti o terzi.
4. L’orario di risposta per il lavoro in questione sarà dalle ● del mattino alle ● del pomeriggio nei giorni feriali. Tuttavia, se è necessario rispondere al di fuori di queste ore, il committente può richiedere al contraente di eseguire il lavoro in questione al di fuori delle ore di risposta pagando un costo aggiuntivo determinato separatamente dal contraente.

Le clausole principali del contratto di manutenzione del sistema e la loro spiegazione

Abbiamo precedentemente spiegato le clausole particolarmente importanti in un contratto di manutenzione del sistema. Di seguito, spiegheremo altre clausole principali del contratto di manutenzione del sistema.

Clausola relativa al compenso per l’incarico

Le clausole relative al denaro hanno un’alta probabilità di causare problemi, quindi è importante definire chiaramente la clausola relativa al compenso per l’incarico.

Per quanto riguarda la clausola relativa al compenso per l’incarico, è ovviamente importante definire l’importo del compenso e il metodo specifico di calcolo, ma si ritiene che sia anche utile definire il momento del pagamento del compenso.

Clausola sulla riservatezza

Quando si esegue la manutenzione del sistema, si prevede che l’appaltatore possa entrare in contatto con le informazioni riservate del committente nel corso dell’esecuzione del lavoro.

Quindi, si potrebbe considerare di stabilire una clausola sulla riservatezza per proteggere le informazioni riservate del committente.

Clausola sulla protezione dei dati personali

Quando si esegue la manutenzione del sistema, se il sistema è un sistema di gestione dei clienti, si prevede che l’appaltatore possa entrare in contatto con i dati personali dei clienti posseduti dal committente nel corso dell’esecuzione del lavoro.

Quindi, si potrebbe considerare di stabilire una clausola sulla protezione dei dati personali per proteggere i dati personali dei clienti posseduti dal committente.

Clausola sul luogo di lavoro

A seconda del contenuto del lavoro di manutenzione del sistema, si prevede che l’appaltatore possa dover lavorare nell’ufficio del committente.

Quindi, per permettere all’appaltatore di svolgere il lavoro di manutenzione in modo fluido, potrebbe essere necessario stabilire una clausola sul luogo di lavoro.

Clausola sulla risarcimento dei danni

Per quanto riguarda il lavoro di manutenzione del sistema, si prevede che possano verificarsi situazioni impreviste in cui il lavoro di manutenzione dell’appaltatore non va bene, causando danni al committente.

Quando il sistema è coinvolto, si potrebbe considerare di chiarire l’ambito del danno nella clausola sul risarcimento dei danni, poiché il danno potrebbe espandersi notevolmente.

Inoltre, si potrebbe considerare di limitare l’importo del risarcimento dei danni, ad esempio limitandolo all’ambito del compenso per l’incarico.

Riassunto

Abbiamo spiegato i punti da considerare nei contratti di manutenzione del sistema, rivolgendoci a coloro che stanno pensando di stipulare tali contratti, sia che si tratti di aziende o ingegneri.

Nel contesto di un contratto di manutenzione del sistema, è importante comprendere le attività generali di manutenzione del sistema e identificare i punti da verificare nel contratto prima di procedere alla sua redazione e conclusione.

Se state pensando di redigere un contratto di manutenzione del sistema o di stipularne uno, vi consigliamo di consultare un avvocato con competenze specifiche in materia.

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