Trasformazione del lavoro su commissione in lavoro remoto. Contenuti necessari per la conclusione di un nuovo contratto (memorandum)

A causa dell’impatto della malattia da nuovo coronavirus, il “lavoro da remoto” è improvvisamente sotto i riflettori. Con l’aumento dei servizi web e degli strumenti gratuiti per il lavoro da casa, si prevede un’ulteriore espansione del lavoro da remoto.

Tuttavia, quando un’azienda che riceve un incarico di lavoro in un contratto di outsourcing tra aziende svolge il lavoro assegnato da remoto, è necessario stipulare un nuovo contratto (memorandum).

In questo articolo, spiegheremo in dettaglio ciascuna clausola del memorandum che indica che il lavoro assegnato in un contratto di outsourcing sarà svolto da remoto.

Si noti che il memorandum in questo articolo si riferisce a un documento che viene stipulato quando si desidera modificare o aggiungere parte del contenuto delle clausole contrattuali già stipulate tra le parti. In questo caso, lo presenteremo come un documento per aggiungere “accordi per l’esecuzione del lavoro da remoto” al contratto originale già stipulato.

https://monolith.law/corporate/regulation-of-outsourcing-contract[ja]

Riguardo all’introduzione del memorandum

【Memorandum】
La società ●● (di seguito denominata “Parte A”) e la società ●● (di seguito denominata “Parte B”) hanno concordato quanto segue riguardo al “Contratto di commissione di lavoro” datato ●● (di seguito denominato “Contratto originale”) e pertanto stipulano il presente memorandum (di seguito denominato “Questo memorandum”).

Prima di tutto, nell’introduzione del memorandum, è necessario specificare a quale contratto tra le parti coinvolte si riferisce questo memorandum che stanno per stipulare. Pertanto, come nell’esempio fornito, si fa riferimento alla data in cui è stato stipulato il contratto originale e al nome del contratto per identificare a quale contratto originale si riferisce il memorandum.

Articolo riguardante l’obiettivo

Articolo 1 (Obiettivo)
Il presente memorandum ha lo scopo di prevenire la diffusione dell’infezione da nuovo coronavirus, stabilendo i principi fondamentali per l’esecuzione del lavoro commissionato (di seguito denominato “lavoro principale”) da parte del responsabile del lavoro nel contesto di un contratto di outsourcing, eseguito presso la sua abitazione. L’obiettivo è di facilitare l’esecuzione del lavoro principale.

Nell’articolo relativo all’obiettivo, si descrive lo scopo della conclusione del memorandum. Questo memorandum è destinato a prevenire la diffusione dell’infezione da nuovo coronavirus, quindi si annota questo punto.

Nell’esempio di articolo di questo memorandum, si prevede che il responsabile del lavoro esegua il lavoro presso la sua abitazione nel contesto di un contratto di outsourcing. A seconda del caso, potrebbe essere necessario modificare il contenuto della descrizione del metodo di esecuzione del lavoro in questione.

Disposizioni relative al lavoro da remoto

Articolo 2 (Lavoro da remoto)
Per lavoro da remoto si intende l’attività svolta dal responsabile del lavoro commissionato presso la propria abitazione, utilizzando varie linee di rete, le attrezzature e i dispositivi forniti o prestati necessari per il lavoro (di seguito denominati “attrezzature prestate, ecc.”) e le attrezzature e i dispositivi di cui è proprietario per svolgere il lavoro.

Nel contratto, può essere necessario definire i termini specifici. Anche nell’esempio di clausola, è definito il termine “lavoro da remoto”. Il contenuto può essere modificato a seconda del tipo di lavoro e delle attrezzature e dispositivi utilizzati.

La ragione per definire esplicitamente il termine è per chiarire il significato di “lavoro da remoto” come inteso tra le parti contraenti, al fine di prevenire dispute derivanti da differenze di interpretazione. Anche se “lavoro da remoto” è un termine comune, ha senso definirlo in questo contesto, dato che è un punto chiave di questo accordo.

Disposizioni relative all’attuazione del lavoro remoto

Articolo 3 (Attuazione del lavoro remoto)
1. Il Party B, su richiesta del Party A, si impegna a rispettare le seguenti condizioni quando svolge il lavoro remoto:
1) I giorni e le ore di lavoro saranno, in linea di principio, quelli stabiliti dal Party A.
2) Il Party B deve segnalare prontamente l’inizio e la fine del lavoro, nonché l’inizio e la fine delle pause e degli spostamenti.
2. Tutte le spese sostenute dal Party B per il lavoro remoto (incluse, ma non limitate a, le spese per l’energia elettrica e le comunicazioni) saranno a carico del Party B.
3. Il Party A deve notificare al Party B in anticipo quando termina il periodo di lavoro remoto.

Questo articolo dettaglia le disposizioni relative ai giorni e alle ore di lavoro, ai contenuti dei rapporti, alla responsabilità delle spese e alla notifica della fine del periodo di lavoro remoto quando i dipendenti del Party B lavorano in modalità remota.

Nell’articolo 3, paragrafo 1, si legge “su richiesta del Party A”, ma è possibile che anche il Party B possa richiedere di lavorare in modalità remota. Pertanto, potrebbe essere necessario stabilire le condizioni per l’attuazione del lavoro remoto in un modo diverso da quello dell’esempio di articolo sopra citato.

Inoltre, potrebbe essere necessario aggiungere il “contenuto del lavoro” ai “rapporti di lavoro” nell’articolo 3, paragrafo 1, punto 2 dell’esempio di articolo sopra citato. Nel lavoro remoto, può essere difficile per il committente vedere cosa sta facendo l’appaltatore, il che potrebbe portare a dispute su se il lavoro sia stato svolto o meno. Per evitare tali problemi, è importante stabilire il rapporto sul contenuto del lavoro come “rapporto di lavoro”. Per evitare problemi futuri tra le parti, è importante discutere in anticipo su quali questioni dovrebbero essere riportate.

Disposizioni relative alla gestione delle attrezzature in prestito

Articolo 4 (Gestione delle attrezzature in prestito)
1. Il contraente B utilizzerà le attrezzature in prestito dopo aver effettuato i controlli necessari, e le conserverà e gestirà con la cura di un buon amministratore. Nel caso in cui il contraente A stabilisca separatamente delle precauzioni relative alle attrezzature in prestito, queste saranno conservate e gestite in conformità con tali precauzioni.
2. Il contraente B non trasferirà, subaffitterà, trasferirà il possesso, fornirà garanzie o utilizzerà le attrezzature in prestito per scopi diversi da quelli previsti.
3. Nel caso in cui il contraente B abbia completato il lavoro o su richiesta del contraente A, restituirà prontamente al contraente A tutti i materiali (compresi copie e duplicati) forniti in prestito dal contraente A.
4. Nel caso in cui le attrezzature in prestito siano state distrutte o danneggiate a causa di dolo o negligenza del contraente B, o nel caso in cui la restituzione sia diventata impossibile (compresi i casi di furto e smarrimento), il contraente B dovrà immediatamente segnalarlo al contraente A tramite telefono o altri mezzi, e dovrà inoltre fornire un rapporto dettagliato per iscritto, e seguirà le istruzioni del contraente A. In questo caso, il contraente A può richiedere un risarcimento dei danni al contraente B, e il metodo e l’importo del risarcimento saranno determinati attraverso discussioni tra il contraente A e il contraente B.

Questa clausola stabilisce le modalità di gestione delle attrezzature in prestito, il livello di dovere di diligenza e le responsabilità in caso di perdita o danneggiamento delle attrezzature in prestito quando il contraente B le utilizza per l’esecuzione del lavoro.

A seconda del contenuto delle attrezzature in prestito, ad esempio, se il contraente B perde i documenti del contraente A, si può prevedere che il contraente A subisca danni a causa della divulgazione del contenuto di tali documenti all’esterno. Dato che i dipendenti del contraente B lavorano da casa, un luogo privato, si può dire che è necessaria una maggiore consapevolezza della gestione delle attrezzature in prestito rispetto a quando si lavora in ufficio o in un luogo designato dal contraente B. Pertanto, abbiamo stabilito una clausola separata per regolare le attrezzature in prestito.

Disposizioni sulla sicurezza

Articolo 5 (Sicurezza)
1. Il contraente si impegna a garantire la sicurezza dell’ambiente di connessione e delle attrezzature prestate, e a prevenire danni causati da intrusioni non autorizzate nell’area in cui si svolge il lavoro, perdita di attrezzature prestate, infezioni da virus informatici, ecc.
2. In caso di incidente, il contraente deve segnalarlo immediatamente al committente.

Questa clausola stabilisce l’obbligo del contraente di fare ogni sforzo per prevenire danni alla sicurezza dell’ambiente hardware e della rete quando svolge il lavoro, e l’obbligo di segnalare in caso di danni. Questo perché il livello di sicurezza nel lavoro remoto può essere inferiore rispetto a quando il lavoro viene svolto negli uffici del contraente o in luoghi designati. Ad esempio, ci può essere il rischio che il computer del dipendente del contraente, utilizzato per il lavoro, non abbia un software di sicurezza installato, o che sia più facile entrare nella casa privata del dipendente del contraente rispetto all’ufficio del contraente. A seconda delle necessità, si può considerare di aumentare il livello di obbligo del contraente per garantire la sicurezza oltre l’obbligo di fare ogni sforzo, o di stabilire richieste specifiche dal committente per garantire la sicurezza.

Riassunto

In questa occasione, abbiamo discusso un memorandum riguardante il contratto di appalto che prevede il lavoro da remoto. La strada verso la fine della pandemia di COVID-19 è incerta, ma le aziende devono continuare a prestare attenzione alla salute dei loro dipendenti ogni giorno e superare questa difficile situazione.

Se attualmente stai considerando l’introduzione del lavoro da remoto e hai preoccupazioni o dubbi su come lavorare in relazione al lavoro da remoto in base a ciascun caso, o su come scrivere il contratto, ti consigliamo di consultare un avvocato con una vasta conoscenza in materia.

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