Impiego di Stranieri nel Settore del Commercio Internazionale: Punti Chiave per l'Ottenimento del Visto di Lavoro

Nell’era della globalizzazione in cui viviamo, il settore del commercio in Giappone considera fondamentale per il mantenimento e l’espansione della competitività internazionale l’assunzione di personale con background diversificati. La capacità linguistica, la conoscenza culturale e la sensibilità agli affari internazionali degli specialisti stranieri sono elementi essenziali per la crescita delle imprese, che si tratti di negoziare con clienti esteri, esplorare nuovi mercati o gestire complesse operazioni di logistica internazionale. Tuttavia, per impiegare talenti stranieri di alto livello, è necessario comprendere e rispettare accuratamente le procedure legali specialistiche e rigorose del sistema di controllo dell’immigrazione del Giappone. In particolare, l’ottenimento dello status di residenza per motivi di lavoro (comunemente noto come visto lavorativo) può rappresentare un processo complesso e lungo per molte aziende. Inadeguatezze procedurali o malintesi sui requisiti possono portare direttamente al rifiuto della domanda di visto, con il rischio di gravi ritardi nei piani aziendali. Questo articolo mira a organizzare le sfide legali che le aziende del settore commerciale affrontano quando assumono stranieri come professionisti specializzati e a presentare soluzioni. Si concentrerà principalmente sullo status di residenza “Tecnologia, Conoscenze Umanistiche, Affari Internazionali”, che è spesso applicabile ai professionisti specializzati nel commercio. Basandosi sulla “Legge giapponese sul controllo dell’immigrazione e riconoscimento dei rifugiati” e sui relativi ordinamenti del Ministero della Giustizia, l’articolo spiegherà in modo esaustivo i tipi di visto, i requisiti specifici per l’ottenimento, i dettagli delle procedure di domanda e i punti di particolare attenzione per le aziende, fornendo così una guida pratica per i responsabili di comprendere l’intero quadro delle procedure.

Opzioni di visto lavorativo nel settore del commercio internazionale in Giappone

Per esercitare una professione specialistica in Giappone, gli stranieri devono ottenere uno status di residenza appropriato alle loro attività. Nel caso dei professionisti che operano nel settore del commercio internazionale, lo status di residenza più comune e ampio che copre una vasta gamma di attività è quello definito come “Tecnologia, Conoscenze Umanistiche, Attività Internazionali” secondo la tabella II della prima appendice della “Legge giapponese sul controllo dell’immigrazione e riconoscimento dello status di rifugiato” (Immigration Control and Refugee Recognition Act).

Questo status di residenza include tre aree: “Tecnologia”, che richiede conoscenze scientifiche naturali come quelle in fisica o ingegneria; “Conoscenze Umanistiche”, che richiedono conoscenze in scienze umane come legge o economia; e “Attività Internazionali”, che necessitano di un pensiero e una sensibilità radicati nella cultura straniera. Molti dei ruoli nel commercio internazionale, come vendite all’estero, marketing, amministrazione del commercio, affari legali e contabilità, rientrano nelle categorie di “Conoscenze Umanistiche” o “Attività Internazionali”.

È importante sottolineare che, a seguito di una riforma legislativa in Giappone nel 2015 (anno 27 dell’era Heisei), gli status di residenza precedentemente separati di “Tecnologia” e “Conoscenze Umanistiche/Attività Internazionali” sono stati unificati. Questa unificazione è stata una risposta alla crescente complessità dell’ambiente aziendale moderno. Ad esempio, nel settore del commercio internazionale, è sempre più comune avere ruoli che attraversano diverse aree, come comprendere le specifiche tecniche di un prodotto (Tecnologia) e poi negoziare contratti con clienti stranieri (Conoscenze Umanistiche/Attività Internazionali). Questa integrazione ha permesso alle aziende di coprire tali compiti combinati con un unico status di residenza, rendendo possibile un utilizzo più flessibile del personale.

Se si opera come dirigente o manager di un’azienda, si applica uno status di residenza diverso, denominato “Gestione/Amministrazione”. È necessario distinguere chiaramente che lo status di residenza “Tecnologia, Conoscenze Umanistiche, Attività Internazionali” descritto in questo articolo è destinato esclusivamente a coloro che sono impiegati come specialisti in base a un contratto con un’azienda e non a chi ricopre ruoli dirigenziali o di gestione.

Comprensione delle attività relative al visto “Tecnologia, Conoscenze Umanistiche e Servizi Internazionali” in Giappone

Per presentare correttamente una domanda di visto per “Tecnologia, Conoscenze Umanistiche e Servizi Internazionali” in Giappone, è necessario dimostrare che le mansioni previste nel settore del commercio internazionale rientrano chiaramente in una delle attività autorizzate da tale qualifica. Nel commercio internazionale, in particolare, le aree di “Conoscenze Umanistiche” e “Servizi Internazionali” sono centrali.

Mansioni rientranti nelle Conoscenze Umanistiche

Per “Conoscenze Umanistiche” si intendono le mansioni che richiedono conoscenze appartenenti ai campi delle scienze umane come il diritto, l’economia, la sociologia, la gestione aziendale e altre discipline umanistiche. Queste implicano l’applicazione di competenze accademiche acquisite in istituti di istruzione superiore come le università. Esempi specifici di mansioni in una società di commercio internazionale includono:

• Ricerca di mercato e marketing internazionale: attività che si basano sulla conoscenza dell’economia e della gestione aziendale per analizzare le tendenze di mercato di un paese o di una regione specifica e sviluppare strategie di vendita.
• Finanza e contabilità del commercio internazionale: attività che utilizzano la conoscenza degli standard contabili internazionali e del cambio valuta estera per gestire i pagamenti e la contabilità delle transazioni di importazione ed esportazione.
• Vendite e approvvigionamento internazionali: attività che sfruttano la conoscenza del diritto contrattuale internazionale e delle pratiche commerciali per negoziare prezzi, stipulare contratti e gestire i tempi di consegna con partner commerciali esteri.
• Diritto e compliance internazionali: attività basate sulla conoscenza del diritto internazionale per verificare la conformità alle leggi relative al commercio, nonché per rivedere e redigere contratti.

Queste mansioni non sono semplici lavori d’ufficio, ma richiedono analisi e decisioni basate su conoscenze specialistiche.

Mansioni rientranti nei Servizi Internazionali

Per “Servizi Internazionali” si intendono le mansioni che richiedono un pensiero o una sensibilità radicati nella cultura straniera. Questo non significa semplicemente parlare una lingua straniera, ma piuttosto applicare una profonda comprensione della cultura, della società e del contesto storico del paese in cui tale lingua è parlata. Le linee guida dell’Agenzia per i Servizi di Immigrazione del Giappone elencano come esempi specifici di mansioni “traduzione, interpretariato, insegnamento di lingue, pubbliche relazioni, promozione o attività commerciali internazionali, design legato all’abbigliamento o alla decorazione d’interni, sviluppo di prodotti e altre attività simili”.

La menzione esplicita di “attività commerciali internazionali” è di estrema importanza per le società di commercio internazionale. Ciò aumenta la probabilità che molte delle attività centrali del commercio internazionale, come la comunicazione con partner esteri, la negoziazione basata sulle pratiche commerciali locali e la pianificazione di prodotti tenendo conto del contesto culturale, rientrino nei “Servizi Internazionali”.

La distinzione tra “Conoscenze Umanistiche” e “Servizi Internazionali” ha un significato importante nella strategia di domanda, poiché i requisiti relativi all’istruzione e all’esperienza lavorativa sono diversi. Ad esempio, se un richiedente ha conseguito una laurea in un campo correlato ma ha poca esperienza lavorativa, potrebbe essere appropriato strutturare la domanda basandosi sui requisiti educativi delle “Conoscenze Umanistiche”. D’altra parte, se una persona non ha un’istruzione correlata ma possiede una lunga esperienza in vendite internazionali, strutturare la domanda basandosi sull’esperienza lavorativa nei “Servizi Internazionali” potrebbe aumentare le possibilità di approvazione. Pertanto, le aziende devono esaminare attentamente il curriculum dei candidati e decidere strategicamente quale requisito sia il più razionale per la domanda.

Il fulcro dell’ottenimento del visto: i requisiti per il permesso di sbarco secondo le normative giapponesi

Per ottenere lo status di residenza “Tecnologia, Conoscenze Umanistiche, Affari Internazionali” in Giappone, sia il richiedente che l’azienda ospitante devono soddisfare i criteri di permesso di sbarco stabiliti dal “Regolamento Ministeriale che definisce i criteri ai sensi dell’articolo 7, comma 1, punto 2 della Legge giapponese sul controllo dell’immigrazione e il riconoscimento dello status di rifugiato” (di seguito, “Regolamento sui Criteri”). Questi requisiti rappresentano i criteri di giudizio più importanti nell’esame dei visti.

Requisiti Personali per i Richiedenti

I requisiti di formazione accademica o di esperienza lavorativa che un richiedente deve soddisfare variano a seconda che si impegni in attività legate alle “conoscenze umanistiche” o alle “attività internazionali”.

Per impegnarsi in attività legate alle “conoscenze umanistiche” (e alle “competenze tecniche”), è necessario soddisfare uno dei seguenti criteri:

1. Aver conseguito una laurea universitaria specializzandosi in materie correlate alla conoscenza necessaria per l’attività lavorativa prevista, oppure aver ricevuto un’istruzione equivalente o superiore.
2. Aver completato un corso specialistico in una scuola professionale giapponese specializzandosi in materie correlate alla conoscenza necessaria per l’attività lavorativa prevista (è necessario che sia stato conferito il titolo di “Specialista” o “Specialista Avanzato”). 
3. Avere almeno 10 anni di esperienza lavorativa pratica nell’attività lavorativa prevista (incluso il periodo di specializzazione in materie correlate presso un’università o istituto simile).

Qui, l’aspetto cruciale è la “rilevanza” tra il campo di specializzazione universitaria e il contenuto del lavoro. Ad esempio, se un laureato in economia si impegna in attività di finanza commerciale, questa rilevanza è chiara. Tuttavia, se un laureato in lettere si impegna nella stessa attività, diventa difficile spiegare una diretta rilevanza con la sua specializzazione, aumentando il rischio di non ottenere l’approvazione. 

D’altra parte, per impegnarsi in “attività internazionali”, è necessario soddisfare i seguenti requisiti:

1. Impegnarsi in attività quali traduzione, interpretariato, insegnamento di lingue, pubbliche relazioni, promozione, commercio internazionale, design, sviluppo di prodotti, ecc.
2. Avere almeno 3 anni di esperienza lavorativa pratica nell’attività lavorativa correlata a cui si intende impegnarsi.

Tuttavia, esiste un’importante eccezione. Per i laureati che si impegnano in “traduzione, interpretariato, insegnamento di lingue”, non è richiesta questa esperienza lavorativa di 3 anni.

Requisiti per le aziende ospitanti in Giappone

Anche per le aziende ospitanti esistono tre importanti requisiti da soddisfare.

In primo luogo, la specializzazione del contenuto del lavoro. Le attività in cui sono impiegati gli stranieri devono richiedere competenze tecniche o conoscenze specialistiche e non possono consistere principalmente in “lavori semplici” che chiunque potrebbe eseguire. Ad esempio, anche se un lavoratore straniero viene assunto come addetto agli affari commerciali, se il suo lavoro si limita alla copiatura di documenti, all’imballaggio di merci o all’inserimento di dati semplici, verrà giudicato privo di specializzazione e la richiesta verrà negata. Nella domanda è necessario dimostrare chiaramente che il contenuto del lavoro è specifico e specializzato.

In secondo luogo, l’adeguatezza della retribuzione. Il decreto ministeriale stabilisce chiaramente l’obbligo che la retribuzione ricevuta dagli stranieri sia “almeno pari a quella che riceverebbero i giapponesi che svolgono lo stesso lavoro”. Questa è una disposizione che mira a prevenire lo sfruttamento ingiusto dei lavoratori stranieri e a considerare l’impatto sul mercato del lavoro nazionale. Se si stabilisce uno stipendio significativamente inferiore rispetto a quello dei dipendenti giapponesi con lo stesso ruolo lavorativo, ciò diventerà una causa diretta di rifiuto.

In terzo luogo, la stabilità e la continuità dell’attività aziendale. L’Immigration Bureau esamina se l’azienda è in grado di impiegare in modo stabile e continuativo i lavoratori stranieri e di continuare a pagare loro lo stipendio. In particolare, le aziende di recente costituzione o quelle con una situazione finanziaria non favorevole sono tenute a dimostrare la prospettiva futura e la solidità finanziaria dell’attività attraverso la presentazione di piani aziendali, bilanci e altri documenti oggettivi.

Organizzando questi requisiti, otteniamo la seguente tabella:

【Guida Pratica】Dettagli sulle Procedure di Richiesta del Visto di Lavoro in Giappone

Quando si assume un cittadino straniero dall’estero, il processo inizia di solito con la richiesta del “Certificato di Idoneità al Soggiorno (Certificate of Eligibility: COE)”. Questo è un sistema in cui il Ministro della Giustizia giapponese certifica in anticipo che le attività che il cittadino straniero intende svolgere in Giappone sono conformi ai requisiti dello status di residenza prima dell’ingresso nel paese.

Flusso delle procedure

Il flusso generale delle procedure utilizzando il COE (Certificate of Eligibility) è il seguente:

1. L’azienda ospitante presenta una richiesta di “Certificato di idoneità al soggiorno” all’Ufficio Immigrazione regionale competente per la località in cui si trova l’azienda. La richiesta viene solitamente presentata da un dipendente dell’azienda in qualità di rappresentante.
2. L’Ufficio Immigrazione regionale esamina i documenti di richiesta. Il periodo di revisione è normalmente di circa uno a tre mesi.
3. Se l’esame viene approvato, viene rilasciato un Certificato di idoneità al soggiorno (COE) all’azienda.
4. L’azienda invia l’originale del COE rilasciato al cittadino straniero che si trova all’estero tramite posta internazionale o altro metodo.
5. Il cittadino straniero presenta il COE ricevuto e gli altri documenti necessari all’ambasciata o al consolato generale del Giappone nel proprio paese per richiedere un visto.
6. Dopo che il visto è stato rilasciato, il cittadino straniero entra in Giappone. Durante il controllo all’arrivo negli aeroporti giapponesi o in altri punti di ingresso, viene rilasciata una carta di soggiorno.

Un punto estremamente importante da notare è il periodo di validità del COE. Se non si entra in Giappone entro tre mesi dalla data di rilascio del COE, questo perde la sua validità. Pertanto, sia l’azienda che il candidato selezionato devono prepararsi rapidamente per l’ingresso in Giappone dopo il rilascio del COE.

Dettagli dei documenti da presentare e il sistema di categorie aziendali in Giappone

I documenti da presentare variano a seconda delle dimensioni e della situazione gestionale dell’azienda ospitante. L’Agenzia per i Servizi di Immigrazione classifica le aziende in quattro categorie e semplifica i documenti richiesti per ciascuna categoria.

• Categoria 1: Aziende quotate nelle borse valori giapponesi, compagnie di assicurazione mutualistiche, enti pubblici nazionali e locali, ecc.
• Categoria 2: Enti o individui che nell’anno precedente hanno avuto un importo di tasse ritenute alla fonte sui salari, indicato nei documenti di riepilogo obbligatori, superiore a 10 milioni di yen.
• Categoria 3: Enti o individui che hanno presentato nell’anno precedente i documenti di riepilogo obbligatori delle ritenute alla fonte sui salari dei dipendenti (esclusi quelli della Categoria 2).
• Categoria 4: Enti o individui che non rientrano in nessuna delle categorie sopra menzionate (come le nuove società costituite).

Questo sistema di categorie può essere visto come una sorta di valutazione del rischio da parte dell’Agenzia per i Servizi di Immigrazione. Le grandi aziende e quelle stabili appartenenti alle Categorie 1 e 2, avendo un alto credito sociale e una maggiore probabilità di conformità, vedono una significativa esenzione dalla presentazione di documenti. D’altra parte, le piccole e medie imprese e le nuove società classificate nelle Categorie 3 e, in particolare, 4, devono fornire prove più dettagliate della stabilità dell’impresa e della certezza dell’occupazione, richiedendo così la presentazione di numerosi documenti. Ciò significa che, durante la valutazione della domanda, anche l’affidabilità dell’azienda stessa viene valutata rigorosamente.

I documenti da presentare sono numerosi, ma i principali sono i seguenti:

Documenti comuni a tutte le categorie

• Modulo di domanda per il certificato di idoneità al soggiorno: è possibile scaricare il modulo più recente dal sito web del Ministero della Giustizia. Il nome ufficiale è “Modulo di domanda per il certificato di idoneità al soggiorno”.
  Pagina del modulo: Agenzia per i Servizi di Immigrazione “Procedura per la richiesta del certificato di idoneità al soggiorno”
• Una fotografia (4 cm di altezza x 3 cm di larghezza)
• Busta per la risposta con francobollo per raccomandata semplice
• Documenti che attestano il percorso di studi e la carriera lavorativa del richiedente: certificati di laurea, attestati di voti, certificati di lavoro, ecc.

Documenti richiesti in base alla categoria aziendale

• Aziende di Categoria 1: Copie del rapporto trimestrale o documenti che attestano la quotazione in borsa, ecc., che dimostrano l’appartenenza alla Categoria 1. Altri documenti relativi all’attività aziendale non sono generalmente necessari.
• Aziende di Categoria 2: Copia dei documenti di riepilogo obbligatori dell’anno precedente relativi alle ritenute alla fonte sui salari dei dipendenti.
• Aziende di Categoria 3: Oltre alla copia dei documenti di riepilogo obbligatori dell’anno precedente relativi alle ritenute alla fonte sui salari dei dipendenti, sono necessari documenti che chiariscano le attività del richiedente (come copie dei contratti di lavoro) e documenti che chiariscano l’attività aziendale (come brochure aziendali, certificati di registrazione aziendale, ecc.).
• Aziende di Categoria 4: Oltre ai documenti della Categoria 3, è necessaria una copia dei documenti contabili dell’ultimo esercizio finanziario (come il conto economico, il bilancio, ecc.). Se la società è stata di recente costituzione e non dispone di bilanci, deve presentare un piano aziendale per il prossimo anno e spiegare in modo concreto la stabilità e la continuità dell’impresa.

Destinatario della domanda e periodo di revisione

Le domande devono essere presentate presso l’ufficio dell’Immigration Bureau locale giapponese (Ufficio Regionale dell’Immigrazione, filiali e uffici distaccati) competente per la sede principale dell’azienda. Le domande inviate per posta non sono accettate, tuttavia è disponibile la presentazione online tramite il sistema di domanda di soggiorno online. Il periodo standard di elaborazione annunciato varia da uno a tre mesi, ma durante i periodi di picco delle domande (ad esempio, intorno a marzo, periodo di laurea) o a causa della complessità di casi specifici, il processo potrebbe richiedere più tempo.

Punti chiave per evitare il rischio di diniego del visto lavorativo

La richiesta di un visto lavorativo non garantisce automaticamente l’approvazione, anche se si soddisfano i requisiti e si presentano i documenti necessari. Analizzando i casi di diniego pubblicati dall’Immigration Services Agency of Japan, emergono alcune insidie comuni che le aziende dovrebbero evitare. Comprendere questi rischi in anticipo e adottare le misure appropriate è la chiave per ottenere il visto senza intoppi.

Discrepanza tra formazione/esperienza lavorativa e contenuto del lavoro

Questa è una delle ragioni più frequenti di diniego. Gli ufficiali di immigrazione esaminano rigorosamente come le conoscenze specialistiche acquisite in università o l’esperienza lavorativa passata verranno applicate al lavoro che si prevede di svolgere in Giappone. Ad esempio, nel caso di un diplomato in design di gioielli che ha fatto domanda per lavorare come interprete e traduttore in un’azienda IT, la mancanza di correlazione tra la specializzazione e il lavoro proposto ha portato al diniego. È responsabilità dell’azienda spiegare in modo concreto e logico, attraverso documenti come la lettera di assunzione, perché è necessario “quella persona” in particolare, e quale forte collegamento esiste tra le competenze specifiche del candidato e le esigenze lavorative dell’azienda.

Mancanza di specializzazione nel contenuto del lavoro

Se il lavoro proposto viene giudicato come un’attività semplice che non richiede specializzazione, la domanda verrà negata. Ad esempio, sebbene sia stata presentata una domanda per attività di interpretariato e traduzione, se il volume effettivo di lavoro è estremamente limitato e la maggior parte delle attività consiste in servizio clienti, esposizione di prodotti o pulizia, ciò non è considerato conforme allo scopo del visto di soggiorno. Inoltre, se un’azienda con pochi dipendenti richiede un visto per “gestione contabile e del personale”, verrà valutato se il volume di lavoro giustifica l’impiego a tempo pieno di un professionista specializzato. La descrizione del lavoro deve chiaramente indicare che la maggior parte delle attività è di natura specialistica.

Problemi di trattamento economico

Se l’importo della retribuzione indicato nella domanda è ingiustamente basso rispetto al livello di retribuzione dei giapponesi che svolgono lo stesso lavoro, ciò costituisce una chiara ragione per il diniego. Ad esempio, c’è stato un caso in cui la domanda di un interprete e traduttore per un’azienda di import-export è stata negata perché lo stipendio mensile del richiedente era di 170.000 yen, mentre quello di un giapponese nella stessa posizione era di 200.000 yen. Questo non solo non soddisfa i requisiti legali, ma può anche dare l’impressione di una bassa consapevolezza della conformità da parte dell’azienda.

Cattiva condotta del richiedente

Se il richiedente si trova già in Giappone con un visto di soggiorno per “studio”, la sua precedente situazione di soggiorno influenzerà notevolmente la valutazione. In particolare, se viene scoperto che ha lavorato per un periodo prolungato superando significativamente il limite di 28 ore settimanali di lavoro part-time consentito agli studenti, il cambiamento del visto in un visto lavorativo può essere negato per “cattive condizioni di soggiorno”. Questo perché una violazione delle regole passate può essere vista come un motivo di preoccupazione per il comportamento futuro durante il soggiorno.

Problemi di credibilità dell’azienda

Viene anche messa in discussione la credibilità dell’azienda che sta alla base della domanda. Se non esiste un’entità fisica all’indirizzo del luogo di lavoro indicato nella domanda, se ci sono contraddizioni nei bilanci presentati, o se durante l’ispezione l’Immigration Services Agency of Japan riceve una risposta errata come “non abbiamo intenzione di assumere tale straniero” da parte del personale dell’azienda, questi problemi di gestione possono portare al diniego. La richiesta di un visto non è solo una procedura individuale, ma è anche un processo che mette alla prova l’affidabilità dell’intera organizzazione aziendale. Ciò che è comune a questi casi di diniego è la mancanza di coerenza e credibilità nell’intero contenuto della domanda. I documenti di domanda non sono documenti indipendenti, ma devono essere coerenti e formare una narrazione convincente che integri il curriculum del richiedente, il contenuto dell’attività aziendale, il contratto di lavoro e le ragioni dell’assunzione. Qualsiasi incongruenza o dubbio può portare l’ufficiale di immigrazione a mettere in dubbio la credibilità dell’intera domanda, aumentando così la probabilità di un diniego.

Riassunto

Nel settore del commercio internazionale, il processo di assunzione di personale specializzato straniero è di vitale importanza per aumentare la competitività globale delle aziende, ma richiede al contempo una profonda comprensione delle rigide normative giapponesi sull’immigrazione. Come dettagliato in questo articolo, l’ottenimento dello status di residenza “Tecnico, Conoscenze Umanistiche, Attività Internazionali” è una procedura centrale in questo processo. La chiave del successo risiede, in primo luogo, nel dimostrare una chiara e logica correlazione tra il background educativo e professionale del richiedente e il ruolo offerto dall’azienda. In secondo luogo, è fondamentale assicurarsi che il ruolo offerto abbia una natura specialistica e che la remunerazione sia almeno pari a quella dei cittadini giapponesi, conformemente ai requisiti legali. Terzo, è essenziale dimostrare la stabilità e la continuità dell’attività aziendale attraverso documentazione oggettiva. La mancanza di anche uno solo di questi requisiti può comportare il rischio di un rifiuto della domanda. Le aziende devono quindi affrontare il processo di domanda non come una mera formalità amministrativa, ma come un’opportunità cruciale per dimostrare la legittimità del loro piano aziendale e della loro strategia di gestione del personale di fronte alle autorità pubbliche, procedendo con la massima attenzione.

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