Cosa sono le procedure per lo scambio di biglietti da visita online? Spiegazione anche dei punti da notare sulla 'Legge Giapponese sulle Email Elettroniche Specifiche

A causa dell’espansione dell’infezione da nuovo coronavirus, il telelavoro si è diffuso e non solo le riunioni interne all’azienda, ma anche le riunioni e le trattative tra aziende sono diventate online.

Tuttavia, a differenza degli incontri faccia a faccia, non c’è scambio di biglietti da visita in formato cartaceo, e in particolare quando ci sono più interlocutori, si può perdere informazioni come nome, dipartimento, posizione, ecc. Pertanto, lo “scambio di biglietti da visita online” che può essere utilizzato anche in videoconferenze sta attirando l’attenzione.

Tuttavia, essendo un sistema appena nato, ci sono molte persone che potrebbero non capirlo bene.

Quindi, in questa occasione, spiegheremo in dettaglio le procedure effettive, i vantaggi e gli svantaggi dello “scambio di biglietti da visita online”, e i rischi associati al suo utilizzo.

Cos’è lo scambio di biglietti da visita online?

Lo scambio di biglietti da visita online consiste nel digitalizzare i “biglietti da visita” cartacei per scambiarli online.

Se si dispone di una connessione internet, è possibile inviare i dati al destinatario da uno smartphone o un computer, rendendo questo metodo estremamente efficace nell’era del “con il Coronavirus”.

Nonostante sia ancora un metodo nuovo e non esistano standard ufficiali, l’uso in combinazione con gli strumenti di gestione dei biglietti da visita sta gradualmente guadagnando popolarità.

I vantaggi dello scambio di biglietti da visita online

È possibile trasmettere/registrare molte informazioni

Con i dati dei biglietti da visita digitalizzati, è possibile registrare informazioni come il link al sito web della propria azienda, la data e l’ora delle trattative commerciali e le note. Pertanto, rispetto ai biglietti da visita cartacei, è possibile conservare molte più informazioni.

È possibile scambiare facilmente biglietti da visita anche con persone in luoghi lontani

Ci sono preoccupazioni che la realtà possa essere attenuata rispetto alle trattative faccia a faccia nelle riunioni e nelle trattative online. Tuttavia, se si utilizza lo scambio di biglietti da visita online, è possibile presentarsi facilmente anche a persone che si incontrano per la prima volta e facilitare la comunicazione.

Non c’è bisogno di preoccuparsi di rimanere senza biglietti da visita

Per i rappresentanti di vendita che trattano con molti clienti, a differenza dei biglietti da visita cartacei, è possibile inviare facilmente i dati dei biglietti da visita agli altri dal proprio smartphone o computer portatile, quindi c’è il vantaggio di non doversi preoccupare di rimanere senza biglietti da visita.

È possibile gestire i biglietti da visita in modo efficiente

Inoltre, rendendo i dati dei biglietti da visita ricevuti tramite lo scambio online in un database, non c’è bisogno di un portabiglietti da visita. Inoltre, è possibile condividere le informazioni con i membri della propria azienda e, utilizzando uno smartphone o un computer portatile, è possibile cercare ovunque in base alle necessità, il che è molto efficiente.

Svantaggi dello scambio di biglietti da visita online

È necessario un ambiente Internet

Non c’è da preoccuparsi se si tratta di videoconferenze, ma se si effettua uno scambio di biglietti da visita online mentre si è in viaggio, è necessario un dispositivo di comunicazione come uno smartphone o un computer e un ambiente Internet.

Tuttavia, se sei un professionista, avrai sicuramente con te uno smartphone o un computer, e l’Internet è disponibile in molti luoghi, quindi non dovrebbe essere un grosso problema.

Potenziale aumento dei costi

Se un venditore lo utilizza individualmente, è possibile utilizzare gratuitamente strumenti di gestione dei biglietti da visita, ma se l’intera azienda condivide e utilizza i dati dei biglietti da visita, potrebbe essere necessario un costoso strumento di gestione dei biglietti da visita con molte funzioni, il che potrebbe aumentare i costi.

Bassa diffusione dello scambio di biglietti da visita online

Lo scambio di biglietti da visita online dipende dall’altra parte, quindi è importante diffonderlo ampiamente per sfruttare i suoi vantaggi. Inoltre, il numero limitato di aziende che offrono questo servizio e la mancanza di opzioni potrebbero essere uno svantaggio.

Procedure necessarie per lo scambio di biglietti da visita online

Preparare uno strumento di gestione dei biglietti da visita

Anche senza uno strumento di gestione dei biglietti da visita, è possibile scambiare biglietti da visita online. Tuttavia, considerando la creazione dei dati del proprio biglietto da visita e il salvataggio e l’utilizzo dei dati dei biglietti da visita inviati da altri, potrebbe essere meglio utilizzare uno strumento di gestione dei biglietti da visita.

Creare i dati del proprio biglietto da visita

Creare i dati del proprio biglietto da visita catturando il biglietto con uno scanner o la fotocamera di uno smartphone utilizzando uno strumento di gestione dei biglietti da visita.

Inviare i dati del proprio biglietto da visita

Il metodo di invio dei dati del biglietto da visita è generalmente attraverso l’uso di un URL o un codice QR che può essere visualizzato anche da coloro che non hanno uno strumento di gestione dei biglietti da visita.

Metodo di utilizzo dell’URL

In caso di negoziazioni o riunioni basate su testo come e-mail o chat, è possibile inviare i dati del biglietto da visita creando un URL con lo strumento di gestione dei biglietti da visita e inviandolo. L’interlocutore può quindi visualizzare i dati del biglietto da visita tramite quell’URL.

Metodo di utilizzo del codice QR

In caso di conferenze video in cui è possibile visualizzare le immagini, è possibile incorporare un codice QR nello sfondo utilizzando la funzione di sfondo virtuale. L’interlocutore può quindi leggere il codice QR con uno smartphone e visualizzare i dati del biglietto da visita.

Metodo di utilizzo della funzione dello strumento di gestione dei biglietti da visita

Se l’interlocutore utilizza lo stesso strumento di gestione dei biglietti da visita, è possibile scambiare facilmente i biglietti da visita utilizzando la funzione di scambio dei biglietti da visita dello strumento.

Problemi legali nell’invio di e-mail specifiche

È legale inviare e-mail pubblicitarie dei propri servizi o prodotti all’indirizzo e-mail ottenuto tramite lo scambio di biglietti da visita online? Il problema sorge in relazione alla legge giapponese sulle e-mail specifiche.

Cosa sono le e-mail specifiche

Le e-mail specifiche sono e-mail inviate per scopi pubblicitari e promozionali, che includono anche il caso in cui uno degli obiettivi dell’invio è di indirizzare verso un sito web per la pubblicità e la promozione di servizi o prodotti.

Ad esempio, potrebbe trattarsi del caso in cui si invia un’e-mail di ringraziamento per una conferenza online, includendo l’URL del sito web per la pubblicità e la promozione dei propri prodotti. L’uso di e-mail aziendali per scopi pubblicitari e promozionali non è particolarmente insolito e viene comunemente praticato.

Limitazioni all’invio nella legge giapponese sulle e-mail specifiche (regolamentazione opt-in)

Secondo la legge giapponese sulle e-mail specifiche, in linea di principio, l’invio di e-mail specifiche è proibito a meno che il destinatario non abbia espresso il suo “consenso” all’invio di tali e-mail.

Tuttavia, l’articolo 3, paragrafo 2, della stessa legge prevede un’eccezione nel caso in cui “si è comunicato il proprio indirizzo e-mail”, poiché si può prevedere che l’altro partecipante invierà un’e-mail, anche senza il consenso, l’invio di e-mail specifiche è possibile.

Se desiderate saperne di più sulla regolamentazione opt-in, vi preghiamo di consultare l’articolo dettagliato di seguito, insieme a questo articolo.

https://monolith.law/corporate/e-mail-newsletter-opt-in-procedure[ja]

È illegale inviare e-mail specifiche a coloro con cui si è scambiato biglietti da visita online?

Nello scambio di biglietti da visita online, si comunica al destinatario i dati del biglietto da visita, inclusi gli indirizzi e-mail, quindi sembra che non sia illegale inviare e-mail specifiche in quanto rientra nel caso di “comunicazione del proprio indirizzo e-mail”.

Tuttavia, l’articolo 2, paragrafo 1, del regolamento di attuazione della legge giapponese sulle e-mail specifiche stabilisce che “il metodo di comunicazione del proprio indirizzo e-mail deve essere per iscritto”, e i dati del biglietto da visita digitale non sono inclusi in “per iscritto”.

Secondo l’interpretazione del Ministero degli Affari Interni e delle Comunicazioni giapponese, al momento non si può dire che un biglietto da visita elettronico sia incluso in “per iscritto”, quindi sembra che non sia ancora stata presa una decisione chiara riguardo al nuovo metodo di scambio di biglietti da visita online.

Conclusione

Se si inviano e-mail specifiche all’indirizzo e-mail ottenuto tramite lo scambio di biglietti da visita online, poiché non si tratta di un consenso per iscritto, potrebbe esserci la possibilità di violare l’articolo 3 della legge giapponese sulle e-mail specifiche.

Tuttavia, anche se la notifica è online, l’intento dell’eccezione alla legge giapponese sulle e-mail specifiche è che “quando si comunica il proprio indirizzo e-mail, si può prevedere che l’altro partecipante invierà un’e-mail”, quindi l’illegalità non è considerata grave.

Inoltre, anche se viene giudicato un atto di violazione, non si applica immediatamente una sanzione, ma prima si riceve un “ordine di misura” relativo al miglioramento del metodo di invio delle e-mail, quindi se si affronta la questione a questo stadio, è possibile evitare la sanzione.

Riassunto: Scambio di biglietti da visita online e la legge giapponese sui messaggi elettronici specifici

In questo articolo, abbiamo discusso lo “scambio di biglietti da visita online” basandoci su ① vantaggi e svantaggi, ② procedure necessarie, e ③ problemi legali in relazione alle leggi e ai regolamenti pertinenti.

Lo “scambio di biglietti da visita online” è ancora un metodo nuovo, e ci sono aree in cui la legge non ha ancora raggiunto. Pertanto, se stai pensando di inviare un messaggio elettronico specifico a qualcuno con cui hai scambiato biglietti da visita online, ti consigliamo di non decidere autonomamente, ma di consultare in anticipo un avvocato con una vasta conoscenza ed esperienza e di ricevere consigli.

Presentazione delle misure adottate dal nostro studio legale

Lo Studio Legale Monolis è un’agenzia legale con una forte specializzazione in IT, in particolare nell’intersezione tra internet e legge. Di recente, lo scambio di biglietti da visita online ha attirato molta attenzione, ma è necessario un controllo legale prima di implementarlo. Il nostro studio legale fornisce controlli legali a molte aziende.