Punti chiave da controllare nel contratto base di transazione pubblicitaria per evitare problemi

Con l’avvento di Internet, i metodi di pubblicità si sono diversificati e il contenuto dei contratti relativi alle transazioni pubblicitarie deve ora essere creato in base alle caratteristiche di ciascun media, come ‘pubblicità su riviste’, ‘pubblicità online’ e ‘pubblicità televisiva’.

Tuttavia, non cambia il fatto che si tratta di un contratto di appalto in cui una persona incaricata di un compito svolge un lavoro pubblicitario e il committente paga una remunerazione per questo.

Quando si richiede un lavoro in modo continuativo, è comune procedere con un contratto a due livelli, che stabilisce le condizioni di base del contratto e il contenuto delle transazioni individuali. Tuttavia, se ci sono lacune o imperfezioni nel contratto di base, questo può diventare la causa di problemi.

Quindi, in questa occasione, spiegheremo in dettaglio i punti importanti per evitare problemi inutili riguardo al ‘Contratto Base per le Transazioni Pubblicitarie’, che è il più importante quando si effettuano transazioni pubblicitarie in modo continuativo.

Il ruolo del contratto base

Il contratto base è un accordo che si stipula in anticipo per discutere questioni fondamentali come “l’ambito del contratto”, “le condizioni di pagamento” e “il risarcimento dei danni” che sono comuni a tutte le transazioni, nel caso in cui si preveda di ripetere transazioni simili con un determinato partner in futuro.

Per ogni singola transazione, si stipula un semplice contratto individuale che stabilisce elementi come “il contenuto del lavoro”, “la remunerazione supplementare” e “il termine di consegna”, che non sono definiti nel contratto base.

Definendo queste questioni nel contratto base, si può procedere con le singole transazioni in modo più fluido, poiché si può limitare la discussione solo alle questioni relative al lavoro. Questo è il vantaggio di avere un contratto base.

Ora, nel prossimo paragrafo, spiegherò i punti importanti da controllare nel contratto base per le transazioni pubblicitarie, utilizzando clausole generali.

Clausole relative all’incarico

Articolo ◯ (Definizione)
Nel presente contratto, per “transazione pubblicitaria” si intende che il Primo chiede al Secondo di svolgere uno dei seguenti compiti (di seguito, “l’incarico in questione”) relativi alla pubblicità e promozione dei prodotti e servizi del Primo, e paga al Secondo una remunerazione per questo.

1. Pianificazione e progettazione di metodi di pubblicità e promozione
2. Selezione dei media pubblicitari (pubblicità su Internet e altri media elettronici, ecc.)
3. Gestione dell’inserimento pubblicitario
4. Tutti i compiti che il Primo ordina al Secondo in relazione ai punti precedenti

Qui, definiamo il contenuto della “transazione pubblicitaria” che è la base del contratto di base.

Tuttavia, se “design” o “produzione” sono inclusi nei compiti accessori definiti nel punto 4, è necessario descrivere separatamente “design e produzione di pubblicità” come parte dell’incarico in questione.

Il motivo è che spesso sorgono vari diritti sulle opere prodotte, e sono necessarie clausole relative all’appartenenza di “diritti di proprietà intellettuale” come diritti di brevetto, diritti di design e diritti d’autore, insieme al trattamento delle “opere” prodotte nel processo di produzione.

Allo stesso tempo, è anche necessaria una clausola separata relativa all'”accettazione” dell’opera prodotta.

Clausola sulla relazione tra contratto base e contratto individuale

Articolo ◯ (Contratto base e contratto individuale)
⒈ Le disposizioni del presente contratto si applicano a tutti i contratti individuali (di seguito denominati “contratti individuali”) che vengono stipulati tra le parti per ogni ordine relativo a transazioni pubblicitarie.
2. Nonostante la disposizione del paragrafo precedente, nel caso in cui le parti stipulino un contratto individuale con disposizioni diverse da quelle del presente contratto, il contratto individuale avrà la precedenza.

Questa clausola chiarisce la relazione tra il “contratto base” e il “contratto individuale”, e stabilisce l’ordine di priorità nel caso in cui ci siano disposizioni contraddittorie o conflittuali tra i due contratti.

Sebbene qui si stabilisca che il contratto individuale ha la priorità, esiste anche l’opinione che sia più sicuro dare la priorità al contratto base, che è stato attentamente esaminato e redatto con il controllo di un avvocato, piuttosto che essere modificato da un contratto individuale che viene spesso negoziato a livello di personale responsabile.

Se non c’è una clausola di priorità, c’è anche l’opinione che il contratto individuale stipulato successivamente abbia la priorità, ma senza una disposizione chiara sulla priorità, non si può dire quale abbia la priorità.

Pertanto, se si dimentica di includere questa clausola, c’è la possibilità che possa portare a problemi tra le parti, quindi è necessario fare attenzione.

Clausole relative ai contratti individuali

Articolo ◯ (Formazione del contratto individuale)
⒈ Il contratto individuale si forma quando il committente (parte A) invia all’appaltatore (parte B) un ordine di acquisto che indica le informazioni necessarie come la data dell’ordine, il nome del lavoro, il contenuto del lavoro, la quantità, il prezzo, il termine di esecuzione, e quando la parte A riceve la conferma dell’ordine inviata dalla parte B in risposta a tale ordine.
⒉ L’ordine di acquisto e la conferma dell’ordine menzionati nel paragrafo precedente possono essere sostituiti con l’invio di un’e-mail o un fax.

Nel contratto individuale, è necessario chiarire il contenuto della richiesta di lavoro e quando il contratto individuale viene formato. Per fare ciò, è una buona idea stabilire in anticipo tra la parte A e la parte B un formato per l’ordine di acquisto e la conferma dell’ordine, in modo da non tralasciare gli elementi necessari per l’incarico o l’accettazione del lavoro.

C’è un problema con l’esempio sopra. Non è stato stabilito un termine per rispondere all’ordine di acquisto. Se non si stabilisce questo, la responsabilità per non aver rispettato il termine di esecuzione richiesto dal committente (parte A) diventa vaga.

Quindi, si potrebbe considerare di aggiungere la seguente clausola alla fine del primo paragrafo per chiarire il termine di risposta.

“Tuttavia, se non si riceve una risposta dalla parte B alla parte A entro ○○ giorni lavorativi dopo l’invio dell’ordine di acquisto, si considera che il contratto individuale relativo a tale ordine di acquisto sia stato formato.”

Clausola relativa alla riassegnazione dei lavori

Articolo ◯ (Riassegnazione)
⒈ Il secondo contraente può riassegnare a terzi l’intero o una parte del lavoro basato su questo contratto o contratti individuali senza il previo consenso del primo contraente.
⒉ Quando il secondo contraente effettua la riassegnazione menzionata nel paragrafo precedente, deve far sì che il destinatario della riassegnazione rispetti gli obblighi equivalenti a quelli di questo contratto e dei contratti individuali. Tuttavia, anche se il secondo contraente effettua la riassegnazione, non può evitare la responsabilità che assume in base a questo contratto e ai contratti individuali.

Un punto chiave nel caso di riassegnazione è se richiedere o meno il previo consenso del primo contraente. Nell’esempio sopra, non è richiesto il consenso preliminare, ma a seconda del contenuto del lavoro, potrebbe essere considerata la necessità di un consenso preliminare.

Un altro punto è che si stabilisce di far rispettare al terzo gli stessi obblighi del secondo contraente come definito in questo contratto e nei contratti individuali, ma questo è pur sempre un contratto tra il primo e il secondo contraente e il terzo, che non è parte di questo contratto, non può essere richiesto di risarcire i danni per violazione del contratto.

Tuttavia, per evitare tali rischi, è possibile

“Il secondo contraente assumerà tutte le responsabilità per le azioni del destinatario della riassegnazione”

Aggiungere questa clausola alla fine del primo paragrafo.

Clausola sulla Riservatezza

Articolo ◯ (Riservatezza)
⒈ Le parti A e B, sulla base di questo contratto e del contratto individuale, non devono utilizzare le informazioni che sono state esplicitamente dichiarate come riservate e rivelate dall’altra parte (di seguito “Informazioni Riservate”) per scopi diversi da quelli del contratto e del contratto individuale, e non devono rivelare o divulgare a terzi senza il previo consenso scritto dell’altra parte.

Il punto più importante nella clausola di riservatezza è “identificare cosa è considerato riservato”, e in questo caso è definito come “informazioni dichiarate come riservate”. Tuttavia, le informazioni rivelate oralmente o su uno schermo di monitor non lasciano traccia, rendendo difficile sostenere che vi sia stata una violazione del dovere di riservatezza in caso di divulgazione di tali informazioni riservate.

Quindi, per identificare le informazioni riservate che non lasciano traccia, come quelle comunicate oralmente, sarebbe utile aggiungere la seguente frase come supplemento alle informazioni riservate:

“Per le informazioni rivelate oralmente o su uno schermo di monitor, si deve annunciare al momento della divulgazione che sono riservate, e si deve notificare all’altra parte per iscritto entro ○ giorni che sono informazioni riservate e il loro contenuto”

Per ulteriori dettagli sulla clausola di riservatezza, si prega di consultare l’articolo sottostante.

https://monolith.law/corporate/checkpoints-nondisclosure-agreement[ja]

Clausole relative al periodo di validità e al rinnovo

Articolo ◯ (Periodo di validità)
⒈ Il periodo di validità di questo contratto va dal giorno ○○ del mese ○○ dell’anno ○○ al giorno ○○ del mese ○○ dell’anno ○○. Tuttavia, se non vi è alcuna comunicazione da parte di entrambe le parti di non rinnovare questo contratto entro tre mesi prima della scadenza del periodo, il contratto sarà prorogato per un altro anno, e così via.
⒉ Anche se questo contratto è terminato, se ci sono contratti individuali stipulati durante il periodo di validità di questo contratto, le disposizioni di questo contratto continueranno ad applicarsi a tali contratti individuali.

Il punto chiave delle clausole relative al periodo di validità è se il contratto si rinnova automaticamente o meno, e se si rinnova automaticamente, come terminarlo è chiaramente definito.

Nel caso sopra, il potenziale problema è che il metodo per “comunicare l’intenzione di non rinnovare” non è chiaramente indicato.

Quindi, se si fa una richiesta verbalmente, non ci saranno prove, e ci potrebbero essere problemi su se la richiesta è stata fatta entro tre mesi prima della scadenza del periodo. Pertanto, sarebbe una buona idea specificare anche il metodo di richiesta, come “fare una richiesta per iscritto o via e-mail”.

Inoltre, può essere utile mantenere le disposizioni relative all’obbligo di riservatezza e al risarcimento dei danni anche dopo la fine del periodo contrattuale.

In questo caso, si può stabilire nelle singole clausole come nell’esempio, oppure si può considerare di stabilire una clausola separata “clausola di sopravvivenza” e di elencare le clausole pertinenti insieme.

Clausola sulla risarcimento del danno

Articolo ◯ (Risarcimento del danno)
Il contraente B, in caso di inadempimento o adempimento delle attività previste dal presente contratto e dal contratto individuale, che causano danni al contraente A, si impegna a risarcire i danni ordinari e diretti effettivamente subiti. Tuttavia, l’importo del risarcimento non deve superare l’importo che il contraente A ha pagato al contraente B per le attività in questione.

È necessario includere sempre una clausola di risarcimento del danno, ma se c’è la possibilità che entrambe le parti subiscano danni a seconda del contenuto del contratto, è necessario stabilire l’obbligo di risarcimento del danno per entrambe le parti.

Nell’esempio sopra, è previsto solo l’obbligo di risarcimento del danno del contraente B nei confronti del contraente A, ma come nel caso dell'”obbligo di riservatezza” menzionato in precedenza, c’è anche la possibilità che il contraente B subisca danni a causa della violazione del presente contratto.

Un buon modo per affrontare questo problema sarebbe stabilire nell’articolo 1 l’obbligo di risarcimento del danno in caso di violazione del presente contratto e del contratto individuale da parte del contraente A o B, e nell’articolo 2 stabilire l’obbligo di risarcimento del danno del contraente B nei confronti del contraente A, come nell’esempio. Tuttavia, se si lascia la clausola come sopra, l’ambito della responsabilità di risarcimento che il contraente B deve assumere potrebbe essere troppo ampio, quindi potrebbe essere opportuno aggiungere una clausola supplementare di esclusione dell’applicazione come segue.

“Tuttavia, non si applica in caso di dolo o colpa grave da parte del contraente B”

Trattamento fiscale dei contratti base e dei contratti specifici

È importante notare che il trattamento fiscale dei contratti base e dei contratti specifici differisce secondo la legge giapponese sul bollo.

Per quanto riguarda i contratti base, che sono stipulati con un partner specifico per un periodo di oltre tre mesi per condurre transazioni continue, questi rientrano nell’articolo 7 della legge giapponese sul bollo e richiedono un bollo fiscale di 4.000 yen per documento.

D’altra parte, i contratti specifici sono contratti relativi all’appalto e quindi rientrano nell’articolo 2 della legge giapponese sul bollo, il che significa che è necessario pagare un bollo fiscale determinato in base all’importo dell’appalto.

Se non si applica un bollo fiscale al contratto, si sarà soggetti a una tassa di negligenza doppia. Lo stesso importo di tassa di negligenza sarà applicato anche se non si timbra il bollo. Pertanto, potrebbe essere utile stabilire nel contratto base le responsabilità relative al bollo fiscale.

Riassunto

Abbiamo spiegato il ruolo del contratto base per le transazioni pubblicitarie e la sua relazione con i contratti individuali, così come i punti di controllo importanti per evitare problemi con la controparte.

Utilizzare nuovi media come Internet come mezzo pubblicitario offre grandi opportunità, ma a seconda del contenuto del contratto, può anche comportare grandi rischi.

Per avere successo nelle transazioni pubblicitarie, che possono assumere varie forme, consigliamo di consultare un ufficio legale con conoscenza legale specializzata e una vasta esperienza.

Per quanto riguarda il contratto dell’agenzia pubblicitaria su Internet, lo descriviamo in dettaglio nell’articolo sottostante.

https://monolith.law/corporate/spiegazione-del-contratto-dell-agenzia-pubblicitaria-su-internet[ja]

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