Che cos'è il contratto di assicurazione per la responsabilità indennitaria degli amministratori? Spiegazione delle procedure dopo la revisione della 'Legge giapponese sulle società' e delle differenze rispetto al risarcimento aziendale

Nella revisione della Legge sulle Società del primo anno dell’era Reiwa (2019), sono state introdotte nuove disposizioni relative ai “contratti di assicurazione per la responsabilità indennitaria degli amministratori e simili”. Sebbene possa sembrare un nome poco familiare, in termini semplici, si tratta di un sistema che permette di coprire con un’assicurazione le richieste di risarcimento danni causate dagli amministratori di una società per azioni durante l’esercizio delle loro funzioni.

Tuttavia, la procedura è complessa e molti potrebbero non avere una comprensione approfondita del suo contenuto. Inoltre, esiste un sistema simile chiamato “indennizzo aziendale” che mira a coprire gli oneri economici degli amministratori e alcuni potrebbero non comprendere la differenza tra le due disposizioni.

A seguito della revisione, sono state stabilite anche le procedure da seguire, quindi è necessario approfondire la comprensione dei contratti di assicurazione per la responsabilità indennitaria degli amministratori e simili.

In questo articolo, spiegheremo in dettaglio il contratto di assicurazione per la responsabilità indennitaria degli amministratori e simili e le differenze rispetto all’indennizzo aziendale.

Cos’è il contratto di assicurazione per la responsabilità indennitaria degli amministratori?

Il significato del contratto di assicurazione per la responsabilità degli amministratori

Il “contratto di assicurazione per la responsabilità degli amministratori” si riferisce a un contratto di assicurazione che prevede il pagamento di un’indennità assicurativa per danni subiti a seguito di richieste di risarcimento danni nei confronti degli amministratori durante l’esecuzione dei loro compiti.

Questo è stabilito dall’articolo 430, paragrafo 3, della Legge sulle Società Giapponese (令和元年 (2019)) come modificato.

(Contratto di assicurazione stipulato a favore degli amministratori)

Articolo 430, paragrafo 3: Una società per azioni, nel contratto di assicurazione stipulato con un assicuratore, che prevede che l’assicuratore indennizzi i danni che possono sorgere a causa della responsabilità che gli amministratori possono sostenere nell’esecuzione dei loro doveri o a causa di richieste relative al perseguimento di tale responsabilità, e che designa gli amministratori come assicurati (esclusi quelli definiti da un decreto del Ministero della Giustizia come non compromettenti significativamente la correttezza nell’esecuzione dei doveri degli amministratori assicurati), deve essere deciso tramite una risoluzione dell’assemblea generale degli azionisti (o del consiglio di amministrazione, nel caso di società con un consiglio di amministrazione).

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Questa disposizione si applica principalmente all’assicurazione per la responsabilità degli amministratori di società (assicurazione D&O).

Il contratto di assicurazione per la responsabilità degli amministratori è riconosciuto per avere il seguente significato:

1. Per la società, è fondamentale assicurarsi personale eccellente nel ruolo di amministratori;
2. Fornire agli amministratori incentivi adeguati affinché non si inibiscano nell’esecuzione dei loro doveri per la paura eccessiva di dover assumere la responsabilità di risarcire eventuali danni.

Tenendo conto di tali vantaggi, il contratto di assicurazione per la responsabilità degli amministratori è ampiamente diffuso nella pratica, soprattutto tra le società quotate.

Il contesto della regolamentazione dei contratti di assicurazione per la responsabilità degli amministratori nel diritto societario riformato

Le disposizioni relative ai contratti di assicurazione per la responsabilità degli amministratori sono state stabilite con l’obiettivo di organizzare procedure per assicurare l’adeguatezza del contenuto dei contratti.

Questo si basa sul fatto che esistono i seguenti problemi con i contratti di assicurazione per la responsabilità degli amministratori:

• Il contenuto dell’assicurazione D&O potrebbe compromettere l’adeguatezza dell’esecuzione dei doveri da parte degli amministratori;
• Per i contratti che includono i direttori o gli esecutivi come assicurati, esiste il rischio di conflitti di interesse tra la società per azioni e i suoi amministratori, che potrebbero rientrare nelle transazioni in conflitto di interesse ai sensi dell’articolo 356, comma 1, punto 3, della legge giapponese sulle società;

Alla luce di questa situazione, è stata sottolineata la necessità di chiarire le procedure che la società deve seguire quando stipula contratti di assicurazione D&O e simili. Con la riforma della legge giapponese sulle società nel primo anno dell’era Reiwa (2019), sono state introdotte nuove disposizioni. Le regole stabilite per i contratti di assicurazione per la responsabilità degli amministratori sono nuove norme create per garantire un’appropriata gestione dell’assicurazione.

Assicurazioni rilevanti

Esistono assicurazioni che rientrano e non rientrano nei contratti di assicurazione per la responsabilità indennitaria degli amministratori e simili. Questa distinzione si basa sull’articolo 430, comma 3, paragrafo 1 della Legge sulle Società Giapponese (会社法, Kaisha-hō).

Le assicurazioni che rientrano nei contratti di assicurazione per la responsabilità indennitaria degli amministratori e simili includono l’assicurazione D&O e quelle ad essa assimilabili. Si tratta di contratti che corrispondono alla definizione stabilita nell’articolo 430, comma 3, paragrafo 1 della Legge sulle Società Giapponese.

D’altra parte, le assicurazioni che non rientrano in tali contratti sono specificate nella nota tra parentesi dell’articolo 430, comma 3, paragrafo 1 della Legge sulle Società Giapponese. Le assicurazioni definite per decreto del Ministero della Giustizia Giapponese (法務省令, Hōmu-shō-rei) sono elencate nell’articolo 115-2 del Regolamento di Attuazione della Legge sulle Società Giapponese, e includono, ad esempio, le seguenti che non sono coperte dal contratto di assicurazione per la responsabilità indennitaria degli amministratori e simili:

• Assicurazioni il cui scopo principale è compensare i danni della società (esempio: assicurazione PL, assicurazione CGL)
• Assicurazioni non correlate alla violazione dei doveri professionali degli amministratori e simili (esempio: assicurazione per la responsabilità civile automobilistica, assicurazione viaggi all’estero)

È importante notare che non tutte le assicurazioni che hanno come assicurati gli amministratori e simili rientrano nei contratti di assicurazione per la responsabilità indennitaria degli stessi.

Procedure per la determinazione del contenuto del contratto di assicurazione di responsabilità civile per amministratori e simili

Secondo l’articolo 430, paragrafo 3, comma 1 della Legge sulle Società Giapponese (会社法), sono state stabilite le procedure per la determinazione del nuovo contenuto del contratto di assicurazione di responsabilità civile per amministratori e simili.

In base all’articolo 430, paragrafo 3, comma 1 della Legge sulle Società Giapponese (会社法), per determinare il contenuto del contratto di assicurazione di responsabilità civile per amministratori e simili, una società per azioni deve ottenere una risoluzione dell’assemblea generale degli azionisti (o del consiglio di amministrazione, nel caso di società con consiglio di amministrazione istituito). Questo è in linea con la disciplina degli affari in conflitto di interesse prevista dall’articolo 356 della Legge sulle Società Giapponese (会社法).

(Limitazioni sulla concorrenza e sugli affari in conflitto di interesse)

Articolo 356: L’amministratore deve, nei casi elencati di seguito, divulgare i fatti importanti relativi alla transazione in questione all’assemblea generale degli azionisti e ottenere la sua approvazione.

(Omissis)

Numero 3: Quando la società per azioni intende garantire il debito dell’amministratore o intraprendere altre transazioni in cui gli interessi della società per azioni e quelli dell’amministratore sono in conflitto, diversamente da quelli con terzi.

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Il contratto di assicurazione di responsabilità civile per amministratori e simili può avere un alto grado di conflitto di interesse a seconda del suo contenuto. Inoltre, poiché il contenuto può influenzare l’adeguatezza dell’esecuzione dei doveri da parte degli amministratori e simili, è stata istituita questa disciplina.

Quando si decide o si modifica il contenuto del contratto di assicurazione di responsabilità civile per amministratori e simili, è importante essere consapevoli che è necessaria una risoluzione dell’assemblea generale degli azionisti o del consiglio di amministrazione.

Inoltre, per quanto riguarda la stipula di contratti di assicurazione che includono amministratori o direttori esecutivi come assicurati, le disposizioni relative agli affari in conflitto di interesse previste dall’articolo 356 della Legge sulle Società Giapponese (会社法) e simili non si applicano. (Articolo 430, paragrafo 3, comma 2 della Legge sulle Società Giapponese)

Questo per evitare sovrapposizioni di regole a seguito dell’introduzione di una nuova disciplina analoga agli affari in conflitto di interesse nell’articolo 430, paragrafo 3, comma 1 della Legge sulle Società Giapponese (会社法).

Divulgazione delle informazioni relative ai contratti di assicurazione per la responsabilità degli amministratori

A seguito della revisione della Legge sulle Società Giapponese (会社法), sono state introdotte due nuove obbligazioni di divulgazione delle informazioni relative ai contratti di assicurazione per la responsabilità degli amministratori e simili.

• Divulgazione delle informazioni nel rapporto annuale delle società quotate
• Divulgazione delle informazioni nei documenti di riferimento per l’assemblea generale degli azionisti relativi alla nomina degli amministratori

Esaminiamo ciascuno di questi aspetti più nel dettaglio.

Nel rapporto annuale delle società quotate

Per le società quotate o simili al termine dell’anno fiscale, è necessario includere nel rapporto annuale le seguenti informazioni relative ai contratti di assicurazione per la responsabilità degli amministratori e simili, come stabilito dall’articolo 121-2 del Regolamento di Attuazione della Legge sulle Società Giapponese (会社法施行規則).

1. Ambito dei soggetti assicurati (non è necessario indicare i nomi)
2. Sintesi del contenuto del contratto di assicurazione

Per quanto riguarda il secondo punto, la sintesi del contenuto del contratto di assicurazione, include specificamente i seguenti dettagli:

• La proporzione effettiva del premio assicurativo a carico degli assicurati
• Sintesi degli incidenti coperti dall’assicurazione
• Se sono state adottate misure per garantire che l’esecuzione dei doveri degli amministratori e simili non sia compromessa dal contratto di assicurazione, il contenuto di tali misure

Se la vostra azienda è una società quotata, assicuratevi di verificare che non ci siano omissioni negli elementi di divulgazione delle informazioni.

Nei documenti di riferimento per l’assemblea generale degli azionisti relativi alla nomina degli amministratori

Nell’assemblea generale degli azionisti che tratta la nomina degli amministratori, se è stato stipulato o si prevede di stipulare un contratto di assicurazione che copre i candidati, è necessario divulgare tali informazioni.

Come parte delle informazioni da divulgare nei documenti di riferimento per l’assemblea generale degli azionisti relativi alla nomina degli amministratori, includete una sintesi del contenuto del contratto di assicurazione per la responsabilità degli amministratori e simili.

Differenze tra il contratto di assicurazione per la responsabilità degli amministratori e l’indennizzo aziendale

Con l’articolo 430, paragrafo 2, della legge sulle società giapponese (Japanese Companies Act) (modificata), sono state introdotte nuove norme relative all’indennizzo aziendale.

Il contratto di assicurazione per la responsabilità degli amministratori e l’indennizzo aziendale presentano i seguenti punti in comune e possono essere considerati sistemi simili:

• Entrambi sono sistemi volti a coprire l’onere economico degli amministratori;
• Entrambi pongono la società e gli amministratori in una relazione strutturalmente conflittuale in termini di interessi.

Sebbene a prima vista i due sistemi possano sembrare molto simili, esistono alcune differenze significative. È importante comprendere queste differenze per poter utilizzare correttamente i due sistemi.

Le parti del contratto

Il contratto di assicurazione per la responsabilità degli amministratori e l’indennizzo aziendale differiscono per quanto riguarda le parti contraenti.

Nel contratto di assicurazione per la responsabilità degli amministratori, le parti sono la società per azioni interessata e la compagnia di assicurazione. È la società per azioni a sostenere il costo del premio assicurativo nei confronti della compagnia di assicurazione.

D’altra parte, nell’indennizzo aziendale, le parti sono la società per azioni e gli amministratori.

È importante chiarire la differenza tra i contraenti dal punto di vista della società.

Il soggetto dell’indennizzo

Il soggetto che effettivamente fornisce l’indennizzo, come il pagamento delle spese o il risarcimento dei danni, differisce tra i due sistemi.

Nel contratto di assicurazione per la responsabilità degli amministratori, il soggetto dell’indennizzo è la compagnia di assicurazione. La società paga il premio assicurativo e, in caso di oneri economici per l’amministratore, è la compagnia di assicurazione a pagare l’indennizzo all’amministratore.

Invece, nell’indennizzo aziendale, il soggetto dell’indennizzo è la società stessa. La società copre il risarcimento dei danni o le spese sostenute dagli amministratori, creando una struttura di conflitto di interessi più diretta tra amministratori e società.

L’oggetto dell’indennizzo

Esistono anche differenze tra i due sistemi in termini di ciò che può essere oggetto dell’indennizzo.

Nel contratto di assicurazione per la responsabilità degli amministratori, l’oggetto dell’indennizzo è definito dal contratto di assicurazione stesso.

Invece, nell’indennizzo aziendale, l’oggetto dell’indennizzo è limitato a ciò che è stabilito nel paragrafo 2 dell’articolo 430 della legge sulle società giapponese (Japanese Companies Act).

È importante verificare le regole di ciascun sistema.

L’ambito dell’indennizzo

I due sistemi differiscono anche per quanto riguarda l’ambito dell’indennizzo che possono fornire.

Nel contratto di assicurazione per la responsabilità degli amministratori, non è sempre possibile coprire l’intero importo dei danni o delle spese a causa di esclusioni, franchigie o limiti massimi di pagamento stabiliti dalla legge assicurativa o dal contratto.

Invece, nell’indennizzo aziendale, teoricamente è possibile coprire l’intero importo dei danni o delle spese, a condizione che ciò non contravvenga all’articolo 430, paragrafo 2, della legge sulle società giapponese (Japanese Companies Act).

È essenziale chiarire l’ambito dell’indennizzo prima di stipulare il contratto.

Il pagamento anticipato delle spese

La possibilità di effettuare pagamenti anticipati delle spese varia a seconda del sistema. Nel contratto di assicurazione per la responsabilità degli amministratori, di solito non è possibile effettuare pagamenti anticipati delle spese. Invece, nell’indennizzo aziendale, è possibile effettuare il pagamento anticipato delle spese.

Assicurazione di responsabilità civile per dirigenti e amministratori o indennizzo aziendale: quale utilizzare?

È importante valutare le circostanze applicabili per decidere se utilizzare l’assicurazione di responsabilità civile per dirigenti e amministratori o l’indennizzo aziendale.

Entrambi i sistemi sono utilizzati fondamentalmente per lo stesso scopo e le differenze menzionate sopra esistono per integrarsi a vicenda.

Ad esempio, anche se si è stipulata un’assicurazione di responsabilità civile per dirigenti e amministratori, si può ricorrere all’indennizzo aziendale per coprire le perdite che non sono completamente assicurate.

Inoltre, per aumentare il limite massimo di pagamento dell’assicurazione D&O, l’azienda dovrà pagare un premio assicurativo più elevato. Tuttavia, utilizzando l’indennizzo aziendale, è possibile affrontare la compensazione delle perdite senza dover sostenere il carico dei premi assicurativi.

Quindi, non si tratta di scegliere tra l’assicurazione di responsabilità civile per dirigenti e amministratori o l’indennizzo aziendale. Si prega di considerare l’introduzione di ciascuno in base ai vantaggi che offrono a seconda della situazione.

Riassunto: È essenziale verificare e comprendere le disposizioni relative ai contratti di assicurazione per la responsabilità degli amministratori

A seguito della riforma del Codice delle società del primo anno dell’era Reiwa (2019), sono state introdotte nuove disposizioni relative ai contratti di assicurazione per la responsabilità degli amministratori e altri dirigenti, rendendo più chiare le procedure relative a tali contratti. Questo ha reso più facile garantire l’adeguatezza dell’esecuzione dei compiti da parte degli amministratori e altri dirigenti.

Inoltre, il sistema di compensazione aziendale, anch’esso disciplinato di recente, presenta alcune differenze rispetto ai contratti di assicurazione per la responsabilità degli amministratori, ma dovrebbe essere utilizzato dopo aver esaminato attentamente le situazioni in cui si applica.

Organizzate le regole stabilite nel Codice delle società e procedete con lo studio per stipulare contratti che sfruttino i vantaggi di ciascun sistema.

Nella conclusione di un contratto di assicurazione, non si può evitare di comprendere regole complesse e di verificare le procedure. Per procedere con sicurezza nella stipula del contratto, si raccomanda di ottenere consulenza da esperti.

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