Spiegazione delle modifiche alle regole per la chiarezza delle condizioni di lavoro tramite il documento di notifica delle condizioni di lavoro, in vigore da aprile (Reiwa 6) 2023

Negli ultimi anni, sono state riconosciute diverse forme di lavoro. Tuttavia, ci sono stati una serie di problemi legati al lavoro in Giappone, come il caso di licenziamenti di massa di ricercatori a marzo del Reiwa 5 (2023), i suicidi per sovraccarico di lavoro dei medici e le problematiche legate ai lavoratori stranieri, tendendo a mostrare un aumento di tali problematiche.

In questo contesto, a partire da aprile del Reiwa 6 (2024), ci saranno cambiamenti nelle disposizioni che devono essere esplicitate nelle condizioni di lavoro, a seguito della revisione del “Regolamento di Attuazione della Legge sulle Norme del Lavoro (Rōdō Kijun Hō Shikō Kisoku)” e degli “Standard relativi alla conclusione, al rinnovo e alla cessazione dei contratti di lavoro a termine (Haken Domei ni Kansuru Kisoku)”. Lo scopo di questa revisione è adeguarsi alle regole per la conversione dei lavoratori a contratto a termine in lavoratori a contratto a tempo indeterminato e chiarire le regole per l’impiego di diversi tipi di dipendenti a tempo pieno. Si ritiene che questa revisione possa servire da occasione per i datori di lavoro e i lavoratori per confermare le condizioni di lavoro e prevenire problemi, facilitando la formazione professionale e il raggiungimento di un equilibrio tra lavoro e vita privata.

In questo articolo, spiegheremo i punti da considerare in merito alle modifiche delle regole di esplicitazione delle condizioni di lavoro, compresi i soggetti e i tempi di emissione dei documenti di notifica delle condizioni di lavoro e gli obblighi di spiegazione.

Cos’è il Documento di Notifica delle Condizioni di Lavoro

Il Documento di Notifica delle Condizioni di Lavoro è un documento che il datore di lavoro fornisce al lavoratore per esplicitare le condizioni di lavoro, come previsto dall’articolo 15 della Legge sulle Norme del Lavoro Giapponese (Japanese Labor Standards Law). Le condizioni di lavoro includono vari aspetti relativi al lavoro, come la retribuzione, l’orario di lavoro, le pause, i giorni di riposo, l’assicurazione sociale, i benefici e il welfare.

Questo “Documento di Notifica delle Condizioni di Lavoro” è un documento che il datore di lavoro è obbligato a fornire al lavoratore per legge, e non è un documento basato su un accordo. D’altra parte, il contratto di lavoro è un documento stipulato in base all’accordo tra datore di lavoro e lavoratore, ma non è un documento richiesto per legge.

Condizioni e questioni estremamente importanti per iniziare a lavorare, come quelle elencate dal punto 1 al 6, sono considerate “materie di esplicitazione obbligatoria” e richiedono l’esplicitazione tramite un documento scritto. Questo documento è noto come “Documento di Notifica delle Condizioni di Lavoro”. Inoltre, se il lavoratore lo richiede, è possibile esplicitare le condizioni anche senza un documento scritto, ad esempio tramite fax o e-mail o altri mezzi elettronici.

I punti dal 7 al 14 sono considerati “materie di esplicitazione relativa” e possono essere esplicitati anche oralmente.

1. Durata del contratto di lavoro
2. Criteri per il rinnovo dei contratti di lavoro a termine (durata totale del contratto o numero di rinnovi)
3. Luogo di lavoro e mansioni da svolgere (incluso l’ambito delle modifiche)
4. Orario di inizio e fine lavoro, possibilità di lavoro straordinario, pause, giorni di riposo, ferie, ecc. (turni, orario di lavoro flessibile, sistema di lavoro a discrezione, ecc.)
5. Retribuzione, aumenti salariali
6. Dimissioni (inclusi i motivi di licenziamento)
7. Indennità di licenziamento
8. Retribuzioni pagate occasionalmente (esclusa l’indennità di licenziamento), bonus e salario minimo, ecc.
9. Costi a carico del lavoratore per pasti, attrezzature di lavoro, ecc.
10. Sicurezza e igiene sul lavoro
11. Formazione professionale
12. Indennizzo per infortuni e assistenza sanitaria non legata al lavoro
13. Riconoscimenti e sanzioni
14. Aspettativa
15. Altro (sistema di assicurazione sociale, ecc.)

Il formato per esplicitare le condizioni di lavoro è libero, tuttavia il Ministero della Salute, del Lavoro e del Welfare Giapponese (Japanese Ministry of Health, Labour and Welfare) ha pubblicato un modello di “Documento di Notifica delle Condizioni di Lavoro” che può essere consultato qui[ja].

Con l’entrata in vigore della riforma del 1° aprile del 6° anno dell’era Reiwa (2024), sono stati aggiunti tre nuovi elementi obbligatori da esplicitare nelle condizioni di lavoro. Questi elementi riformati devono essere esplicitati anche durante il processo di reclutamento.

Tre nuovi elementi aggiunti agli obblighi di chiarimento delle condizioni di lavoro

A seguito delle modifiche relative agli obblighi di chiarimento delle condizioni di lavoro, sono stati aggiunti tre nuovi elementi agli “obblighi di chiarimento assoluti”. Analizziamoli singolarmente.

Ambito di variazione del luogo di lavoro e delle mansioni

La legge riformata obbliga a specificare non solo il luogo di lavoro corrente e le mansioni da svolgere, ma anche l’ambito delle possibili variazioni (Articolo 5, Paragrafo 1, Punto 1-3 delle norme riformate sul lavoro).

Per “luogo di lavoro e mansioni” si intende il luogo e le mansioni in cui il lavoratore sarà impegnato immediatamente dopo l’assunzione.

Per “ambito di variazione” si intende l’ambito delle possibili variazioni del luogo di lavoro e delle mansioni durante il periodo del contratto di lavoro. Questo include il luogo di lavoro e le mansioni in caso di trasferimento o di distacco, ma non le variazioni temporanee, come il supporto temporaneo ad altri reparti.

Se non ci sono variazioni rispetto al luogo di lavoro e alle mansioni iniziali, sarà necessario specificare che non ci sono variazioni nell’ambito di variazione.

Ad esempio, se un lavoratore inizia a lavorare da casa immediatamente dopo l’assunzione, il luogo di lavoro da indicare sarà la sua abitazione o un ufficio satellite dove è possibile lavorare da remoto. Se si prevede che il lavoratore continuerà a lavorare da remoto durante il periodo del contratto, sarà necessario specificare questi luoghi nell’ambito delle variazioni.

D’altra parte, se non ci sono limitazioni al luogo di lavoro e alle mansioni (come nel caso dei dipendenti con funzioni manageriali), sarà necessario indicare tutti i luoghi di lavoro e le mansioni. Tuttavia, per prevenire problemi, è importante chiarire il più possibile l’ambito delle variazioni e condividere la comprensione tra le parti.

Presenza e dettagli del limite di rinnovo

Per “presenza e dettagli del limite di rinnovo” si intende, in termini semplici, l’obbligo di specificare per iscritto eventuali modifiche sfavorevoli alle condizioni contrattuali per lavoratori part-time o a contratto.

Quando si assume un lavoratore con un contratto a termine rinnovabile (come impiegati a termine, part-time, lavoratori temporanei, dipendenti a contratto, lavoratori interinali, riassunti dopo il pensionamento), se esiste un limite di rinnovo (durata massima del contratto o numero massimo di rinnovi), è obbligatorio specificarne i dettagli (Articolo 5, Paragrafo 1, Punto 1-2 delle norme riformate sul lavoro).

Inoltre, se durante il periodo del contratto a termine si intende introdurre o ridurre il limite di rinnovo, è obbligatorio spiegare in anticipo le ragioni al lavoratore (Articolo 1 delle norme riformate sul termine del contratto di lavoro).

D’altra parte, se si elimina o estende il limite di rinnovo, non è richiesto di spiegare le ragioni poiché ciò non comporta svantaggi per il lavoratore.

Opportunità di conversione a tempo indeterminato e condizioni di lavoro dopo la conversione

È stato reso obbligatorio indicare l’opportunità per i lavoratori a termine di richiedere la conversione a tempo indeterminato al momento del rinnovo del contratto a termine (opportunità di richiesta di conversione a tempo indeterminato) e di chiarire le condizioni di lavoro dopo la conversione (Articoli 5, Paragrafi 5 e 6 delle norme riformate sul lavoro; Articolo 18 della Legge sui Contratti di Lavoro; Articolo 15 della Legge sul Lavoro; Articoli 5, Paragrafo 1, Punti 1-11 delle norme riformate sul lavoro, escluso il Punto 1-2).

In questo caso, il datore di lavoro è obbligato, in base all’Articolo 3, Paragrafo 2 della Legge sui Contratti di Lavoro, a spiegare le condizioni equilibrate in base alla realtà del lavoro (come il contenuto delle mansioni, il livello di responsabilità, l’ambito delle variazioni) (Articolo 5 delle norme riformate sul termine del contratto di lavoro).

Riferimento: Ministero della Salute, del Lavoro e del Welfare | Cambiamenti nelle regole di chiarimento delle condizioni di lavoro dal aprile 2024. È tutto pronto?[ja]

Soggetti interessati alla revisione delle regole di chiarimento delle condizioni di lavoro

La revisione delle regole di chiarimento delle condizioni di lavoro si applica sia a tutti i lavoratori sia ai lavoratori con contratti di lavoro a termine.

Tutti i lavoratori

Per tutti i lavoratori si intendono coloro che, indipendentemente dalla professione (esclusi alcuni dipendenti pubblici) e dalla forma di impiego, sono utilizzati in un’impresa o in un ufficio (anche i familiari conviventi, se vi è un rapporto di subordinazione e una retribuzione per il lavoro svolto) e ricevono un salario.

Tra le condizioni di lavoro chiarite dalla revisione, “l’ambito di variazione del luogo di lavoro e delle mansioni” si applica a tutti i lavoratori.

Lavoratori con contratti di lavoro a termine

Tra le condizioni di lavoro chiarite dalla revisione, “l’esistenza e i dettagli di un limite massimo di rinnovo” e “le opportunità di richiesta di conversione a tempo indeterminato e le condizioni di lavoro dopo la conversione” si applicano ai lavoratori con contratti di lavoro a termine.

Un contratto di lavoro a termine è un contratto di lavoro che prevede un termine definito. La durata di un singolo periodo contrattuale è generalmente limitata a un massimo di 3 anni. Per i lavoratori altamente specializzati e per i lavoratori di età pari o superiore a 60 anni, il limite è di 5 anni (articolo 14, paragrafo 1, della Legge Giapponese sulle Norme del Lavoro).

D’altra parte, un contratto di lavoro a tempo indeterminato è un contratto di lavoro che non prevede un termine definito.

Di solito, è prevista un’età di pensionamento (proibita prima dei 60 anni), il che significa che l’impiego continua fino al raggiungimento di quell’età (la Legge Giapponese sulla Stabilità dell’Impiego dei Lavoratori Anziani obbliga a impiegare chi lo desidera fino a 65 anni e prevede un obbligo di sforzo fino a 70 anni).

Di seguito, spieghiamo i tempi di emissione del documento di notifica delle condizioni di lavoro per ciascuno dei casi.

Quando emettere la notifica delle condizioni di lavoro

Esistono tre casi in cui si deve emettere la notifica delle condizioni di lavoro:

In occasione della stipula di tutti i contratti di lavoro e del rinnovo dei contratti di lavoro a termine

Il momento per emettere il documento di notifica delle condizioni di lavoro, che include l’ambito delle modifiche del luogo di lavoro e delle mansioni, è al momento della stipula di tutti i contratti di lavoro (indipendentemente dalla durata del contratto) e al momento del rinnovo dei contratti di lavoro a termine.

Alla stipulazione e al rinnovo del contratto di lavoro a termine

Il momento per emettere il documento di notifica delle condizioni di lavoro, che include la “presenza e i dettagli del limite di rinnovo”, secondo le condizioni di lavoro modificate, coincide con la stipulazione e il rinnovo del contratto di lavoro a termine.

Rinnovo del contratto in cui sorge il diritto di richiesta di conversione a tempo indeterminato

Il momento per emettere il documento di notifica delle condizioni di lavoro, tra le condizioni di lavoro chiarite dalla riforma, che comprende “l’opportunità di richiesta di conversione a tempo indeterminato e le condizioni di lavoro dopo la conversione”, coincide con il rinnovo del contratto di lavoro a termine in cui sorge il diritto di richiesta di conversione a tempo indeterminato.

La riforma della Legge sui Contratti di Lavoro (Legge sui Contratti di Lavoro) del 25° anno di Heisei (2013) ha introdotto il nuovo sistema di conversione a tempo indeterminato.

Il sistema di conversione a tempo indeterminato permette ai lavoratori, che soddisfano determinati requisiti, di convertire su richiesta il proprio contratto di lavoro a termine in un contratto a tempo indeterminato, con l’obiettivo di “limitare l’uso abusivo dei contratti a termine da parte dei datori di lavoro (cessazione del lavoro o cooling off) e promuovere la stabilità dell’impiego”.

In particolare, i lavoratori a termine che hanno rinnovato il contratto di lavoro a termine con lo stesso datore di lavoro “più di una volta” e “per un periodo complessivo superiore ai 5 anni” possono richiedere la conversione in un contratto a tempo indeterminato secondo la regola dell’articolo 18 della Legge sui Contratti di Lavoro.

Il periodo valido per esercitare il diritto di richiesta di conversione a tempo indeterminato è entro l’anno (1 anno) dal momento in cui tale diritto sorge nel contratto a termine, quindi è necessario prestare attenzione.

Il momento della conversione in un contratto a tempo indeterminato corrisponde al giorno successivo alla scadenza del contratto a termine in cui è stata fatta la richiesta (inizio del 7° anno), a partire dal giorno dopo la fine del 6° anno. Inoltre, il datore di lavoro non può rifiutare la richiesta di conversione da parte del lavoratore.

Per quanto riguarda le condizioni di lavoro dopo la conversione a tempo indeterminato, esse rimarranno le stesse, escluso il periodo del contratto, a meno che non vi sia una “disposizione specifica (modifica)”.

Il sistema di conversione a tempo indeterminato prevede le seguenti tre eccezioni:

• Ricercatori e docenti di università e istituti di ricerca e sviluppo, ecc.
• Professionisti altamente specializzati
• Anziani con impiego continuativo

Di seguito, spiegheremo i requisiti per ciascuna delle eccezioni.

Eccezione per ricercatori e docenti di università e istituti di ricerca e sviluppo, ecc.

Per ricercatori e docenti di università e istituti di ricerca e sviluppo, ecc., l’eccezione al sistema di conversione a tempo indeterminato prevede che il secondo requisito, “la durata complessiva del contratto”, sia “superiore ai 10 anni” (articolo 7 della Legge sui Periodi di Impiego).

Il conteggio della durata complessiva del contratto è iniziato dal 1° aprile 2013, ma prima dell’aprile 2023, quando sorge il diritto di richiesta di conversione a tempo indeterminato, il licenziamento di massa dei ricercatori è diventato un problema sociale.

Eccezione per professionisti altamente specializzati (con requisiti di reddito e campo definiti)

L’eccezione per i professionisti altamente specializzati consiste in una misura speciale secondo la quale, se si è lavorato per più di 5 anni in un’attività a termine specifica (progetto) per un datore di lavoro di prima categoria, il secondo requisito del sistema di conversione a tempo indeterminato, “la durata complessiva del contratto”, corrisponde alla durata del progetto (variabile a seconda del progetto), e tale periodo non genera il diritto di richiesta di conversione a tempo indeterminato. Il periodo in cui non sorge il diritto di richiesta di conversione a tempo indeterminato è limitato a un massimo di 10 anni (paragrafo 1 dell’articolo 8 della Legge sulle Misure Speciali per i Contratti a Termine).

Eccezione per anziani con impiego continuativo

Il sistema di conversione a tempo indeterminato non prevede un limite di età massimo. Pertanto, anche i lavoratori anziani di età superiore ai 65 anni, ad eccezione di alcuni casi particolari, rientrano in tale sistema.

L’eccezione per gli anziani con impiego continuativo consiste in una misura speciale che prevede che i lavoratori anziani impiegati a termine dopo il raggiungimento dell’età pensionabile, sotto un datore di lavoro di seconda categoria o un’impresa del gruppo, non generino il diritto di richiesta di conversione a tempo indeterminato per tutta la durata dell’impiego con lo stesso datore di lavoro o l’impresa del gruppo (paragrafo 2 dell’articolo 8 della Legge sulle Misure Speciali per i Contratti a Termine).

Riepilogo: Consultare un avvocato per il documento di notifica delle condizioni di lavoro

In questo articolo, abbiamo esaminato le modifiche alle regole di chiarimento delle condizioni di lavoro nel documento di notifica delle condizioni di lavoro, che sono state implementate nell’aprile del sesto anno dell’era Reiwa (2024).

È importante, al momento della stipulazione o del rinnovo di un contratto di lavoro, fornire ai lavoratori un documento di notifica che specifichi chiaramente le condizioni di lavoro, al fine di prevenire controversie. Per la gestione dei rischi relativi alle dispute lavorative, si raccomanda di consultare un avvocato specializzato in diritto societario.

Presentazione delle misure adottate dal nostro studio

Lo studio legale Monolith è specializzato in IT, con particolare attenzione al diritto di Internet. Di recente, la diversificazione dei modelli di lavoro ha portato a un crescente interesse per le leggi relative al lavoro. Il nostro studio offre soluzioni per la gestione dei “Digital Tattoo”. Troverete maggiori dettagli nell’articolo qui sotto.

Aree di competenza dello studio legale Monolith: Servizi legali per IT e startup[ja]