Visto di lavoro in Giappone: procedure e punti strategici a seconda del tipo di reclutamento di dipendenti stranieri

Nell’ambiente di business moderno, dove la globalizzazione accelera costantemente, l’acquisizione di talenti stranieri dotati di background diversificati è diventata una strategia manageriale cruciale per le aziende giapponesi, al fine di mantenere la competitività internazionale e generare nuove innovazioni. Tuttavia, il processo di assunzione di personale straniero non si conclude semplicemente con le attività di reclutamento. La legge giapponese sull’immigrazione e il riconoscimento dei rifugiati (di seguito denominata “Legge sull’immigrazione”), insieme ad altre leggi correlate, stabilisce rigorosamente i requisiti e le procedure per l’impiego di stranieri in Giappone, rendendo essenziale una comprensione accurata e il rispetto di queste procedure legali. Inadeguatezze o malintesi nelle procedure possono causare notevoli ritardi nei piani di assunzione o, nel peggiore dei casi, portare a gravi rischi di compliance. Questo articolo si concentra sui tre principali metodi di reclutamento che le aziende affrontano quando assumono talenti stranieri in Giappone: “l’assunzione di studenti internazionali come neolaureati”, “il reclutamento di stranieri residenti in Giappone per posizioni di trasferimento” e “l’assunzione di stranieri residenti all’estero”. Esamineremo in modo esaustivo e concreto le procedure legali, i documenti necessari e le considerazioni pratiche per ciascuno scenario, basandoci sulla legislazione più aggiornata. Ciò fornirà ai dirigenti aziendali e ai professionisti legali e delle risorse umane delle linee guida per avanzare strategicamente e senza intoppi in ciascun processo di assunzione.

Conoscenze di base sul sistema dei visti lavorativi in Giappone

Per comprendere le procedure di assunzione di personale straniero, è essenziale avere una conoscenza della struttura fondamentale del sistema di qualificazione alla residenza in Giappone.

Le Qualifiche di Soggiorno che Consentono il Lavoro in Giappone

La legge giapponese sull’immigrazione stabilisce le “qualifiche di soggiorno” come status legale per gli stranieri che soggiornano e svolgono attività in Giappone. Le attività che si possono svolgere in Giappone sono strettamente definite per ogni qualifica di soggiorno, e la possibilità di intraprendere attività retribuite, ovvero lavorare, dipende dal tipo di qualifica di soggiorno posseduta.

Le qualifiche di soggiorno si possono classificare in tre grandi gruppi in base alla possibilità di svolgere attività lavorative. In primo luogo, ci sono qualifiche di soggiorno basate su uno status che non impone restrizioni sulle attività, come “residente permanente” o “coniuge di cittadino giapponese”, che consentono di lavorare in qualsiasi professione in linea di principio. In secondo luogo, ci sono qualifiche di soggiorno che limitano le attività a specifici ambiti, come “Tecnologia, Conoscenze Umanistiche, Attività Internazionali”, che sono le più comunemente utilizzate dalle aziende per impiegare professionisti stranieri specializzati. Gli stranieri con questa qualifica di soggiorno possono impegnarsi solo nelle attività lavorative permesse. In terzo luogo, ci sono qualifiche di soggiorno come “studente” o “soggiorno temporaneo”, che in linea di principio non consentono il lavoro.

In questo articolo, ci concentreremo sulla qualifica di soggiorno “Tecnologia, Conoscenze Umanistiche, Attività Internazionali”, che è la più rilevante per l’impiego di professionisti specializzati nel settore del colletto bianco. Questa qualifica di soggiorno include le seguenti tre aree di attività:

• Tecnologia: attività che richiedono competenze o conoscenze tecniche appartenenti ai campi delle scienze naturali, come la fisica, l’ingegneria e altre. Esempi concreti includono ingegneri IT, programmatori, tecnici di progettazione meccanica, ricercatori e sviluppatori.
• Conoscenze Umanistiche: attività che richiedono conoscenze appartenenti ai campi delle scienze umane, come la giurisprudenza, l’economia, la sociologia e altre. Professioni come marketing, finanza, affari legali e consulenza manageriale rientrano in questa categoria.
• Attività Internazionali: attività che richiedono un modo di pensare o una sensibilità basati sulla cultura straniera. Questo include traduttori, interpreti, insegnanti di lingue, personale di commercio estero, designer e altri.

Requisiti Comuni per l’Acquisizione dello Status di Residenza in Giappone

Per ottenere lo status di residenza “Tecnologia, Conoscenze Umanistiche, Affari Internazionali” in Giappone, sia il richiedente straniero che l’impresa datrice di lavoro devono soddisfare i criteri stabiliti dal Ministero della Giustizia giapponese.

Innanzitutto, per quanto riguarda i requisiti del richiedente, è necessario possedere un background accademico o esperienza lavorativa correlata all’attività lavorativa che si intende svolgere. In particolare, è richiesto di aver conseguito una laurea in un campo correlato o di avere un’esperienza lavorativa di almeno 10 anni. Tuttavia, per le attività legate agli “Affari Internazionali” che non includono traduzione, interpretariato o insegnamento linguistico, è sufficiente avere almeno 3 anni di esperienza lavorativa nel settore correlato. L’Agenzia per i Servizi di Immigrazione e Residenza del Giappone valuta rigorosamente la correlazione tra il campo di specializzazione o la carriera professionale del richiedente e le mansioni che verranno svolte dopo l’assunzione.

Successivamente, tra i requisiti importanti per l’impresa, si annoverano l’ammontare della retribuzione e la stabilità della gestione. Per quanto riguarda la retribuzione, è stabilito che lo stipendio percepito dal lavoratore straniero deve essere almeno pari, se non superiore, a quello di un dipendente giapponese che svolge un lavoro equivalente. Questo criterio è fondamentale per prevenire l’impiego di lavoratori stranieri a salari ingiustamente bassi. Anche l’Articolo 3 della Legge sulle Norme del Lavoro giapponese proibisce discriminazioni nelle condizioni di lavoro, inclusa la retribuzione, basate sulla nazionalità, principio che viene preso in considerazione anche durante la valutazione dello status di residenza. Inoltre, l’impresa deve dimostrare la stabilità e la continuità della propria attività, attestando così la capacità di mantenere l’impiego dello straniero e di fornire uno stipendio stabile.

Il Sistema di Categorie Aziendali nell’Ambito delle Domande di Permesso di Soggiorno in Giappone

Nel processo di richiesta del permesso di soggiorno, l’Agenzia per i Servizi di Immigrazione del Giappone classifica le aziende, che sono i datori di lavoro, in quattro categorie in base alla loro dimensione e affidabilità, al fine di accelerare le procedure di domanda. La quantità di documentazione richiesta al momento della domanda varia notevolmente a seconda della categoria.  

• Categoria 1: Aziende quotate in borsa in Giappone, enti di pubblica utilità riconosciuti dallo stato, ecc.
• Categoria 2: Enti o individui che hanno versato un importo di tasse alla fonte superiore a 10 milioni di yen nell’anno precedente, come indicato nella tabella riepilogativa dei documenti fiscali obbligatori.
• Categoria 3: Enti o individui che hanno presentato la tabella riepilogativa dei documenti fiscali obbligatori dell’anno precedente (esclusi quelli della Categoria 2).
• Categoria 4: Enti o individui che non rientrano in nessuna delle categorie sopra menzionate (come le nuove società costituite).

Le aziende appartenenti alle Categorie 1 e 2 sono considerate ad alta credibilità sociale e stabilità gestionale, pertanto la documentazione richiesta è notevolmente semplificata. Al contrario, le aziende delle Categorie 3 e 4, in particolare le nuove società costituite, devono presentare più documenti (come piani aziendali, bilanci, ecc.) per dimostrare la stabilità del loro business. Questo sistema di categorie non è solo una differenza nelle procedure amministrative. Comprendere a quale categoria appartiene la propria azienda è di vitale importanza nella pianificazione delle assunzioni e nella preparazione dei documenti necessari. Ad esempio, le startup che rientrano nella Categoria 4 devono prevedere un periodo più lungo per l’approvazione del permesso di soggiorno e una valutazione più dettagliata rispetto alle aziende quotate in borsa della Categoria 1, il che richiede la creazione di un piano di assunzione che tenga conto di queste premesse. Questo rappresenta un elemento strategico che influisce direttamente sulla distribuzione delle risorse temporali e umane nelle attività di reclutamento.  

Diverse modalità di reclutamento: Assunzione di studenti internazionali come neolaureati in Giappone

L’assunzione di studenti internazionali di talento, che si laureano in università o istituti professionali in Giappone, come neolaureati rappresenta un’opportunità importante per l’acquisizione di risorse umane per molte aziende.

Panoramica della procedura: “Domanda di Cambio di Status di Residenza”

Lo status di residenza “Studente” detenuto dagli studenti internazionali è inteso per scopi di studio e, di norma, non consente un impiego a tempo pieno. Pertanto, per iniziare regolarmente un lavoro in un’azienda dopo la laurea, è necessario cambiare lo status di residenza in uno che permetta il lavoro, solitamente in “Specialista in Scienze Umanistiche/Attività Internazionali”, prima della data di inizio lavoro. Questa procedura è nota come “Domanda di Cambio di Status di Residenza” e viene effettuata dallo studente presso l’ufficio dell’immigrazione locale.

Processo di domanda e documenti necessari

La domanda deve essere presentata dallo studente internazionale, ma l’azienda che assume ha l’obbligo di preparare e fornire numerosi documenti di certificazione necessari per la domanda. I documenti richiesti sono generalmente divisi tra quelli preparati dal richiedente e quelli dall’azienda.

I principali documenti che il richiedente (studente internazionale) deve preparare sono i seguenti:

• Modulo di domanda per il cambio di status di residenza
• Fotografia formato tessera (altezza 4 cm x larghezza 3 cm)
• Passaporto e carta di residenza (da presentare allo sportello)
• Certificato di laurea o attestato di previsione di laurea
• Curriculum vitae

I principali documenti che l’azienda ospitante deve preparare sono i seguenti:

• Documenti che attestano la categoria dell’azienda (ad esempio, una copia del rapporto finanziario annuale per la categoria 1, una copia della dichiarazione dei redditi dell’anno precedente per le categorie 2 e 3, ecc.)
• Certificato di registrazione aziendale
• Materiali che illustrano le attività aziendali (brochure aziendali, opuscoli, ecc.)
• Copia dei documenti di bilancio dell’ultimo anno fiscale (specialmente per le categorie 3 e 4)
• Copia del contratto di lavoro o della notifica delle condizioni di lavoro (che specifica dettagli come descrizione del lavoro, importo dello stipendio, durata dell’impiego, ecc.)

Il modulo ufficiale di domanda, “Modulo di domanda per il cambio di status di residenza”, può essere scaricato dal sito web dell’Agenzia per i Servizi di Immigrazione.

• Nome del sito web: Agenzia per i Servizi di Immigrazione
• Titolo della pagina: Domanda di Cambio di Status di Residenza
• URL: https://www.moj.go.jp/isa/applications/procedures/16-2.html

Sportelli per la domanda, tempi e punti di attenzione

La domanda deve essere presentata allo sportello dell’ufficio dell’immigrazione locale competente per il luogo di residenza del richiedente. Il periodo standard di elaborazione pubblicato dall’Agenzia per i Servizi di Immigrazione è di 1-2 mesi, ma tende ad allungarsi durante il periodo di laurea da marzo ad aprile a causa dell’aumento delle domande. Pertanto, è saggio per le aziende pianificare con un margine di 2-3 mesi.

Il tempismo della domanda è anche cruciale. Per gli studenti che si laureano a marzo, la ricezione delle domande inizia di solito intorno a dicembre dell’anno precedente (può variare a seconda della giurisdizione). Una volta decisa l’offerta di lavoro, è necessario procedere rapidamente con i preparativi per assicurarsi di ottenere l’approvazione prima della data di inizio lavoro. È anche importante prestare attenzione alla gestione del periodo di residenza per evitare che lo status di “Studente” scada durante il processo di domanda.

Modalità di Reclutamento: Assunzione di Stranieri Residenti in Giappone

Assumere stranieri che già lavorano in Giappone può essere vantaggioso in quanto possono rappresentare una risorsa immediatamente operativa, motivo per cui molte aziende perseguono attivamente questa strategia. Le procedure in questo caso dipendono dalla relazione tra l’attuale status di residenza del candidato straniero e le nuove responsabilità lavorative previste.

Verifica Preliminare: Coerenza tra Mansioni e Status di Residenza

Il primo passo cruciale nell’assunzione di personale è verificare che le mansioni previste per il candidato siano coerenti con le attività consentite dal suo attuale status di residenza in Giappone. Ad esempio, se si assume un ingegnere IT con lo status di residenza “Tecnologia, Conoscenze Umanistiche, Attività Internazionali” per svolgere lo stesso ruolo in un’altra azienda, è probabile che l’ambito delle attività sia lo stesso. Tuttavia, se lo stesso ingegnere IT viene assunto per un ruolo di marketing, le attività potrebbero essere considerate diverse. Trascurare questa verifica può portare a problemi nelle procedure successive.

Procedure se le Mansioni Rientrano nello Stesso Ambito

Se le nuove mansioni rientrano nell’ambito delle attività consentite dall’attuale status di residenza, non è necessario modificare lo status stesso. Tuttavia, per legge, lo straniero ha l’obbligo di notificare il cambio di datore di lavoro.

Questa procedura è nota come “notifica relativa all’ente contrattuale” ed è obbligatoria per lo straniero ai sensi dell’articolo 19-16 della Legge Giapponese sull’Immigrazione. In particolare, è necessario presentare una notifica che il contratto con il precedente datore di lavoro è terminato entro 14 giorni dalla data di dimissioni e, analogamente, una notifica che è stato stipulato un contratto con un nuovo datore di lavoro entro 14 giorni dall’inizio del nuovo impiego. Queste notifiche possono essere presentate online attraverso il sistema di notifica elettronica dell’Agenzia di Servizi di Immigrazione e Residenza, consegnate di persona agli uffici locali dell’immigrazione o inviate per posta all’Ufficio di Immigrazione di Tokyo.

Inoltre, sebbene non sia un obbligo legale, è fortemente consigliato un altro passaggio dal punto di vista della gestione del rischio aziendale: la richiesta di emissione del “Certificato di Qualificazione al Lavoro”. Questo certificato è una conferma ufficiale dell’Agenzia di Servizi di Immigrazione e Residenza che le nuove mansioni rientrano nell’ambito dello status di residenza attuale. Questa procedura è facoltativa, ma offre notevoli vantaggi. Lo status di residenza deve essere rinnovato ogni pochi anni e, in quel momento, le attività svolte presso il nuovo datore di lavoro saranno nuovamente soggette a revisione. Se durante il rinnovo si determina che le mansioni non rientrano nell’ambito dello status di residenza, il rinnovo potrebbe essere negato, con il grave rischio che l’impiegato non possa continuare a lavorare. Ottenere il “Certificato di Qualificazione al Lavoro” al momento del cambio di lavoro può prevenire questo rischio, eliminando l’incertezza durante la futura richiesta di rinnovo e garantendo la stabilità dell’impiego come misura strategica estremamente efficace.

Procedure se le Mansioni Sono di Diverso Ambito

Se le mansioni dopo il cambio di lavoro non rientrano nell’ambito dello status di residenza attuale (ad esempio, assumere una persona con status di residenza “Educazione” per un ruolo aziendale di pianificazione), è obbligatorio presentare una “richiesta di modifica dello status di residenza”. Non è possibile far svolgere le nuove mansioni fino a quando la richiesta non viene approvata. Il processo e i documenti necessari sono quasi gli stessi di quelli per l’assunzione di studenti stranieri come neolaureati.

Considerazioni nell’Assunzione

Ci sono alcune considerazioni da tenere a mente nell’assunzione di personale, specialmente se il candidato è disoccupato. La Legge sull’Immigrazione giapponese stabilisce che se una persona non svolge le attività consentite dallo status di residenza senza una ragione valida per più di tre mesi, lo status può essere revocato. In altre parole, i candidati che hanno superato i tre mesi di disoccupazione durante la ricerca di lavoro corrono il rischio di perdere il loro status di residenza. Quando si assume un tale candidato, è necessario essere consapevoli che le future richieste di rinnovo o modifica dello status di residenza potrebbero essere soggette a un esame più rigoroso del normale.

Modalità di Reclutamento: Assunzione di Stranieri Residenti all’Estero

Quando si intende reclutare talenti specializzati residenti all’estero per portarli in Giappone, sono necessarie procedure diverse rispetto all’assunzione nazionale.

Panoramica delle Procedure: “Domanda di Rilascio del Certificato di Idoneità al Soggiorno”

In questo caso, l’azienda giapponese che riceve il lavoratore agisce come agente e presenta una domanda al locale Ufficio Immigrazione per il rilascio del “Certificato di Idoneità al Soggiorno” (Certificate of Eligibility, COE). Il COE è un documento che attesta preventivamente, da parte del Ministro della Giustizia, che il richiedente straniero soddisfa le condizioni per l’ingresso e il soggiorno in Giappone. Una volta ottenuto il COE, il lavoratore straniero deve presentarlo all’ambasciata o al consolato generale giapponese nel proprio paese per ottenere il rilascio di un visto ufficiale. Successivamente, con questo visto, il lavoratore può entrare in Giappone, completando così un processo a due fasi.

Processo di Domanda e Documenti Necessari

Il COE può essere richiesto dal richiedente stesso o da un agente, come un dipendente dell’istituzione ospitante.

I documenti necessari variano a seconda della categoria dell’azienda, ma, come per la domanda di cambio dello status di residenza, sono richiesti sia documenti relativi al richiedente che all’azienda ospitante.

I principali documenti che l’azienda ospitante deve preparare includono:

• Modulo di domanda per il rilascio del Certificato di Idoneità al Soggiorno
• Fotografia certificata (del richiedente)
• Busta preindirizzata per la risposta
• Documenti inviati dal richiedente (certificato di laurea, curriculum vitae, attestato di esperienza lavorativa, certificati di qualifica, ecc.)
• Documenti che attestano la categoria dell’azienda, certificato di registrazione aziendale, copia dei documenti finanziari più recenti, copia del contratto di lavoro, ecc.

Il modulo ufficiale di domanda, “Modulo di domanda per il rilascio del Certificato di Idoneità al Soggiorno”, può essere scaricato dal sito web dell’Agenzia per i Servizi di Immigrazione.

• Nome del sito web: Agenzia per i Servizi di Immigrazione
• Titolo della pagina: Domanda di rilascio del Certificato di Idoneità al Soggiorno
• URL: https://www.moj.go.jp/isa/applications/procedures/16-1.html

Sportello di Domanda, Tempi e Punti di Attenzione

La domanda deve essere presentata presso l’Ufficio Immigrazione competente per il luogo in cui si trova l’azienda ospitante. Il periodo standard di elaborazione va da 1 a 3 mesi, il più lungo tra le tre modalità di reclutamento. Pertanto, quando si pianifica il reclutamento dall’estero, è necessario tenere in considerazione questo periodo di revisione per organizzare il calendario del progetto.

Un punto particolarmente importante da notare è la validità del COE rilasciato. Il COE diventa invalido se il richiedente non entra in Giappone entro 3 mesi dalla data di emissione. Entro questo periodo, il richiedente deve ottenere il visto nel proprio paese e completare il viaggio verso il Giappone.

Confrontare e valutare i tempi richiesti da queste diverse procedure è fondamentale per definire una strategia di reclutamento. Ad esempio, per una posizione urgente che richiede la sicurezza del personale entro 2 mesi, il reclutamento dall’estero, che richiede da 1 a 3 mesi per ottenere il COE, non è realistico. In questo caso, sarebbe più rapido reclutare qualcuno che sta già cercando lavoro in Giappone. Tuttavia, anche in questo caso, è necessario un sistema di gestione amministrativa rapido, poiché sorge l’obbligo di notifica entro 14 giorni dall’inizio del lavoro. Comprendere complessivamente i requisiti legali e le tempistiche di ciascuna procedura e scegliere il canale di reclutamento più adatto alle esigenze dell’azienda è la chiave del successo.

Confronto e Riepilogo delle Procedure

Di seguito, riassumiamo le principali differenze nelle procedure di status di residenza per i tre tipi di assunzione che abbiamo spiegato finora. Questa tabella aiuterà i responsabili aziendali a comprendere rapidamente i punti chiave di ogni scenario e a pianificare piani di assunzione appropriati.

Riassunto

Il Giappone accoglie attivamente talenti stranieri dotati di competenze tecniche e conoscenze specialistiche, tuttavia il sistema legale che regola il loro impiego è estremamente complesso e non ammette errori procedurali. Per garantire il successo nell’assunzione di personale straniero, è essenziale comprendere con precisione queste complesse procedure legali e gestirle in modo pianificato. Ottenere il supporto di esperti e procedere in modo proattivo con questi processi non è solo un costo, ma un investimento strategico per assicurare risorse aziendali cruciali ed evitare rischi legali.

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