Principi delle ore di lavoro e dei giorni di riposo nel diritto del lavoro giapponese e lavoro straordinario e nei giorni festivi

La gestione delle risorse umane, fondamentale per l’attività aziendale, include tra i suoi elementi più basilari e cruciali la regolamentazione delle ore di lavoro e dei giorni di riposo. Il diritto del lavoro in Giappone, in particolare la Legge Giapponese sulle Norme del Lavoro, stabilisce principi rigorosi per la protezione della salute e del benessere dei lavoratori in relazione alle ore di lavoro e ai giorni di riposo. Queste regolamentazioni non sono semplicemente norme interne o contratti tra le parti che possono essere liberamente stabiliti, ma devono seguire i limiti e le procedure fissati per legge, il cui rispetto è obbligatorio per tutte le aziende. Di principio, il lavoro oltre le ore legali o nei giorni di riposo previsti dalla legge è vietato e la violazione di questa norma può comportare sanzioni. Per derogare eccezionalmente a questo divieto e ordinare legalmente lavoro straordinario o nei giorni di riposo, è necessario stipulare un accordo tra le parti sociali noto come “Accordo 36” e presentare una notifica alle autorità amministrative seguendo una procedura rigorosa. Questo articolo chiarirà prima la definizione di “ore di lavoro” nel diritto giapponese attraverso la giurisprudenza e poi spiegherà i principi fondamentali relativi alle ore di lavoro e ai giorni di riposo. Successivamente, descriverà in dettaglio il quadro del lavoro straordinario e nei giorni di riposo basato sull’Accordo 36 e l’obbligo di pagamento della retribuzione aggiuntiva che ne consegue. Infine, esaminerà la posizione dei “manager supervisori”, un’importante eccezione a questi principi, insieme ai suoi rigorosi requisiti alla luce della giurisprudenza. Comprendere e rispettare accuratamente queste regolamentazioni è essenziale per garantire la conformità e costruire relazioni industriali sane.  

La definizione di “orario di lavoro” secondo il diritto del lavoro giapponese

Per comprendere il diritto del lavoro in Giappone, è fondamentale afferrare come viene legalmente definito l'”orario di lavoro”. Questo perché la determinazione di ciò che costituisce orario di lavoro è alla base dell’obbligo di pagamento dei salari, in particolare per il calcolo della retribuzione aggiuntiva. La giurisprudenza della Corte Suprema giapponese ha stabilito un criterio coerente secondo cui l'”orario di lavoro” non è determinato dalle disposizioni del contratto di lavoro o dal regolamento aziendale, ma è il tempo durante il quale il lavoratore è sottoposto al comando e al controllo del datore di lavoro, valutato in modo oggettivo. Il fatto di essere “sotto comando e controllo” include non solo le istruzioni esplicite, ma anche quelle implicite o le situazioni in cui si è costretti a svolgere determinate azioni, il che significa che l’orario di lavoro può essere riconosciuto in un ambito più ampio di quanto le aziende possano prevedere.

Esistono due importanti precedenti giurisprudenziali che illustrano concretamente questo criterio. Il primo è il caso della Mitsubishi Heavy Industries Nagasaki Shipyard (sentenza della Corte Suprema del 9 marzo 2000), in cui si discuteva se il tempo impiegato dai dipendenti del cantiere navale per indossare l’abbigliamento da lavoro e l’attrezzatura di protezione nella sala cambi prima dell’inizio del turno e per spostarsi verso il luogo di lavoro rientrasse nell’orario di lavoro. La Corte Suprema ha stabilito che, poiché l’azienda aveva imposto l’uso di tali indumenti per motivi di sicurezza e salute e aveva ordinato che ciò avvenisse in luoghi designati all’interno dello stabilimento, tali atti potevano essere valutati come posti sotto il comando e il controllo del datore di lavoro. In altre parole, anche se non si tratta di attività lavorative in sé, il tempo vincolato spazialmente e temporalmente dalle istruzioni aziendali per le attività preparatorie indispensabili al lavoro è considerato orario di lavoro ai sensi della legge.

Il secondo caso riguarda il tempo di attesa (tempo di standby) nel caso della gestione degli edifici Daiboshi (sentenza della Corte Suprema del 28 febbraio 2002), in cui si è posto il problema se il tempo di riposo durante un turno di 24 ore per i dipendenti addetti alla manutenzione degli impianti di un edificio rientrasse nell’orario di lavoro. I dipendenti erano obbligati a rimanere in attesa nella sala riposo e a rispondere immediatamente in caso di allarmi o comunicazioni di emergenza. La Corte Suprema ha concluso che, in tali circostanze, anche se in realtà non accadeva nulla e i dipendenti potevano dormire, non erano “completamente liberati dal lavoro” e quindi erano sotto il comando e il controllo del datore di lavoro. Pertanto, il tempo trascorso in attesa di poter svolgere il lavoro in qualsiasi momento, anche se denominato “pausa” o “riposo”, è considerato orario di lavoro ai sensi della legge.

Come dimostrato da questi casi, la determinazione dell’orario di lavoro si basa non sulla denominazione formale o sul contenuto del contratto, ma sull’essere oggettivamente sotto il controllo del datore di lavoro e sulla restrizione della libertà di azione. Questo implica che le aziende possono involontariamente generare “orario di lavoro nascosto”, comportando il rischio di rivendicazioni per salari non pagati.

Principi sulle ore di lavoro e sui giorni di riposo secondo la legge giapponese

La Legge sulle Norme del Lavoro in Giappone stabilisce due principi fondamentali come standard minimi per le ore di lavoro e i giorni di riposo, applicabili a tutti i luoghi di lavoro indipendentemente dalle dimensioni dell’impresa o dal settore di appartenenza.

In primo luogo, vi è il limite massimo di ore lavorative. L’articolo 32 della Legge sulle Norme del Lavoro giapponese prescrive che il datore di lavoro non può far lavorare il dipendente per più di 40 ore settimanali, escluse le pause, e non più di 8 ore al giorno. Questo è noto come “orario di lavoro legale” e qualsiasi lavoro che superi questi limiti è generalmente considerato illegale. Questo doppio limite di “8 ore al giorno e 40 ore alla settimana” è rigoroso e non si può superare nessuno dei due.

In secondo luogo, vi è l’obbligo di concedere giorni di riposo. L’articolo 35 della Legge sulle Norme del Lavoro giapponese stabilisce che il datore di lavoro deve fornire almeno un giorno di riposo a settimana al lavoratore. Questo è il principio del “riposo settimanale”. Come eccezione, il secondo comma dello stesso articolo consente “almeno quattro giorni di riposo in quattro settimane”, ma questa è una disposizione per adattarsi a schemi di lavoro irregolari e il principio rimane quello di un giorno di riposo a settimana. Il “giorno di riposo” menzionato qui si riferisce a un periodo di 24 ore (dalle 00:00 alle 24:00), durante il quale il lavoratore è completamente esonerato dagli obblighi lavorativi previsti dal contratto di lavoro.

I principi dell’orario di lavoro legale e dei giorni di riposo legali hanno importanti conseguenze pratiche. Ad esempio, in un’azienda che stabilisce un orario di lavoro giornaliero di 8 ore, lavorando 5 giorni alla settimana si raggiungono le 40 ore settimanali (8 ore x 5 giorni), arrivando così al limite massimo dell’orario di lavoro legale. Se si fa lavorare il dipendente un sesto giorno, si violerebbe il limite delle 40 ore settimanali. Pertanto, le aziende che adottano un sistema di lavoro di 8 ore al giorno devono, di fatto, stabilire due giorni di riposo a settimana per rispettare sia il principio del riposo settimanale (un giorno di riposo a settimana) sia il limite delle 40 ore settimanali.

Questi due giorni di riposo hanno una natura giuridica diversa. Un giorno è il “giorno di riposo legale” obbligatorio ai sensi dell’articolo 35 della Legge sulle Norme del Lavoro giapponese, mentre l’altro è un “giorno di riposo previsto” (giorno di riposo non obbligatorio) stabilito facoltativamente dall’azienda. Questa distinzione è estremamente importante per il calcolo della retribuzione aggiuntiva. Se si fa lavorare il dipendente durante il giorno di riposo legale, tale lavoro è considerato “lavoro festivo” e richiede un salario aggiuntivo di almeno il 35%. D’altra parte, se si fa lavorare il dipendente durante il giorno di riposo previsto, le ore che superano le 40 ore settimanali di lavoro legale sono considerate “lavoro straordinario” e richiedono un salario aggiuntivo di almeno il 25%. Pertanto, è essenziale definire chiaramente nei regolamenti aziendali quale giorno della settimana è considerato giorno di riposo legale, sia dal punto di vista della gestione del personale che del controllo dei costi.

Lavoro Oltre il Limite Massimo: Straordinari e Lavoro Festivo secondo l’Accordo 36 in Giappone

In Giappone, l’orario di lavoro legale definito dalla Legge sulle Norme del Lavoro (otto ore al giorno e quaranta ore alla settimana) e il principio dei giorni di riposo legali non sono assoluti. Attraverso specifiche procedure legali, è possibile far lavorare i dipendenti oltre questi limiti in modo eccezionale. La base principale per il lavoro straordinario e nei giorni festivi è l’accordo tra lavoratori e datori di lavoro previsto dall’articolo 36 della Legge sulle Norme del Lavoro (comunemente noto come “Accordo 36”). Tuttavia, in casi eccezionali come disastri, è possibile lavorare oltre questi limiti con un permesso speciale (o una notifica successiva) ai sensi dell’articolo 33 della stessa legge.

Fare lavorare i dipendenti oltre l’orario di lavoro legale o nei giorni di riposo senza aver stipulato un Accordo 36 è illegale, anche se i lavoratori acconsentono, e può comportare sanzioni. Per rendere valido un Accordo 36, è necessario prima stipulare un accordo scritto con un sindacato che rappresenti la maggioranza dei lavoratori del luogo di lavoro, o, in assenza di tale sindacato, con un rappresentante che rappresenti la maggioranza dei lavoratori. Inoltre, come procedura più importante, è necessario presentare l’accordo stipulato al direttore dell’Ufficio di Sorveglianza delle Norme del Lavoro competente. Questa notifica è un requisito per la validità legale dell’Accordo 36, e solo dopo aver stipulato l’accordo e averlo notificato al direttore competente, è possibile lavorare straordinario o nei giorni festivi.

Anche se si stipula un Accordo 36, il lavoro straordinario non è illimitato. La legge impone limiti rigorosi al lavoro straordinario. In linea di principio, il limite massimo per il lavoro straordinario è di 45 ore al mese e 360 ore all’anno. Tuttavia, in casi eccezionali e temporanei, come un aumento imprevisto del volume di lavoro, è possibile stipulare un “Accordo 36 con clausola speciale” che permette di superare questi limiti. Queste “circostanze speciali temporanee” non possono essere giustificate da motivi astratti come “necessità operative”, ma devono essere specifiche e temporanee, come cambiamenti improvvisi nelle specifiche o la gestione di reclami su larga scala.

Anche quando si applica una clausola speciale, la legge stabilisce i seguenti limiti massimi assoluti, che non possono essere superati (soggetti a sanzioni):

1. Il lavoro straordinario non può superare le 720 ore all’anno.
2. La somma del lavoro straordinario e del lavoro festivo non può superare le 100 ore al mese.
3. La somma del lavoro straordinario e del lavoro festivo, calcolata su periodi di 2, 3, 4, 5 o 6 mesi, non può superare in media le 80 ore al mese.
4. Il lavoro straordinario può superare le 45 ore al mese solo per un massimo di 6 mesi all’anno.

In particolare, il terzo punto, che impone una media di 80 ore al mese su più mesi, funziona come un meccanismo efficace per scoraggiare il lavoro continuativo per lunghe ore nelle aziende. Ad esempio, se in un mese il totale delle ore di lavoro straordinario e festivo raggiunge le 99 ore (quasi il limite massimo di 100 ore al mese), il totale delle ore del mese successivo non può superare le 61 ore ((99 ore + 61 ore) ÷ 2 mesi = 80 ore). In questo modo, se in un mese le ore di lavoro aumentano temporaneamente, nei mesi successivi sarà necessario ridurre significativamente le ore di lavoro, e le aziende sono tenute non solo a registrare le ore di lavoro, ma anche a gestirle in modo pianificato per il futuro.

Costi Monetari: Retribuzione Supplementare

Le aziende sono obbligate a pagare una retribuzione supplementare (premium pay) oltre al normale salario per il lavoro svolto oltre l’orario di lavoro legale, durante i giorni festivi legali o di notte. Questo obbligo è stabilito dall’articolo 37 della Legge sulle Norme del Lavoro Giapponese, una regolamentazione cruciale che ha un impatto diretto sulle finanze aziendali.

La percentuale della retribuzione supplementare da pagare varia a seconda del tipo di lavoro.

• Lavoro straordinario: per il lavoro svolto oltre l’orario di lavoro legale (8 ore al giorno o 40 ore a settimana), è necessario pagare una retribuzione supplementare calcolata almeno al 25% in più del normale salario.
• Lavoro straordinario oltre le 60 ore mensili: per la parte di lavoro straordinario che supera le 60 ore in un mese, la percentuale supplementare aumenta almeno al 50%. Questa regolamentazione si applica a tutte le aziende, incluse le piccole e medie imprese, a partire dal 1 aprile 2023.
• Lavoro festivo: per il lavoro svolto nei giorni festivi legali definiti dall’articolo 35 della Legge sulle Norme del Lavoro Giapponese, è necessario un supplemento del 35% o più. Questo si distingue dal lavoro svolto nei giorni di riposo previsti (giorni festivi non legali).
• Lavoro notturno: per il lavoro svolto tra le 22:00 e le 5:00, è necessario pagare un supplemento del 25% o più (indennità notturna).

Queste percentuali supplementari si applicano cumulativamente. Ad esempio, se si fa lavorare un dipendente oltre l’orario di lavoro legale durante la notte, si sommano la percentuale supplementare del 25% per il lavoro straordinario e quella del 25% per il lavoro notturno, risultando in un supplemento totale del 50% o più. Analogamente, se si fa lavorare un dipendente in un giorno festivo durante la notte, si sommano il 35% per il lavoro festivo e il 25% per il lavoro notturno, per un supplemento totale del 60% o più.

La base per il calcolo di queste retribuzioni supplementari è il salario normale per l’orario di lavoro o il giorno lavorativo del singolo lavoratore. Tuttavia, alcuni tipi di salario definiti dall’articolo 21 del Regolamento di Applicazione della Legge sulle Norme del Lavoro Giapponese possono essere esclusi da questo salario base. I salari escludibili sono limitati a quelli pagati in base alle circostanze personali del lavoratore, che includono specificamente:

• Indennità familiare
• Indennità di trasporto
• Indennità di separazione
• Indennità per l’istruzione dei figli
• Indennità abitativa
• Salari pagati occasionalmente
• Salari pagati per periodi superiori a un mese (come i bonus)

Tuttavia, se queste indennità sono soggette ad esclusione dipende dalla loro sostanza piuttosto che dal nome. Ad esempio, anche se chiamata “indennità abitativa”, se viene pagata un’importo uniforme a tutti i dipendenti, viene considerata indipendente dalle circostanze personali e non può essere esclusa dal salario base.

Di seguito, un riepilogo delle percentuali di retribuzione supplementare:

Questa retribuzione supplementare, in particolare la percentuale elevata del 50% per il lavoro che supera le 60 ore mensili, riflette una forte intenzione politica non solo come regola di calcolo salariale, ma anche come misura per disincentivare economicamente il lavoro prolungato nelle aziende e proteggere la salute dei lavoratori.

Un’importante eccezione: il “Dirigente Supervisore” sotto la legge giapponese

Le rigide regolamentazioni relative alle ore di lavoro, alle pause e ai giorni di riposo di cui abbiamo parlato finora, presentano un’importante eccezione stabilita dall’articolo 41 della Legge sulle Norme del Lavoro in Giappone. Tale articolo esclude l’applicazione di tali norme ai “dirigenti supervisori” (管理監督者), indipendentemente dal tipo di attività svolta. Di conseguenza, per i dipendenti che rientrano in questa categoria, le aziende non sono obbligate a pagare la retribuzione aggiuntiva per il lavoro straordinario o nei giorni festivi.

Tuttavia, la qualifica di “dirigente supervisore” non si basa semplicemente sul titolo formale conferito dall’azienda, come ad esempio “capo reparto” o “capo sezione”, ma viene valutata rigorosamente in base alla reale natura delle mansioni svolte dal dipendente, alle responsabilità e ai poteri conferiti, nonché al modo in cui viene svolto il lavoro. I tribunali giapponesi tendono a interpretare questa eccezione in modo molto limitato e non ammettono un’applicazione superficiale della stessa. Attraverso interpretazioni amministrative e numerosi casi giudiziari, è stato stabilito che per essere riconosciuti come “dirigenti supervisori” è necessario soddisfare tutti e tre i seguenti requisiti:

1. Un ruolo importante e autorità in linea con quella dei dirigenti aziendali: è richiesto che il dipendente abbia importanti poteri nell’ambito della gestione del personale dell’azienda, come l’assunzione, il licenziamento, la valutazione del personale e la determinazione delle condizioni di lavoro, e che sia profondamente coinvolto nelle decisioni della direzione. Non è sufficiente avere semplicemente dei subordinati; è necessario avere l’autorità per decidere le politiche del proprio dipartimento in modo autonomo, in modo da essere valutato come un tutt’uno con la direzione aziendale.
2. Un modo di lavorare che non prevede un controllo rigido delle ore lavorative: è necessario che il dipendente abbia una notevole discrezionalità riguardo agli orari di entrata e uscita e al metodo di esecuzione del lavoro. Se l’azienda controlla rigidamente gli orari di lavoro o se ritardi o partenze anticipate comportano una riduzione dello stipendio, il dipendente non può essere considerato un “dirigente supervisore”. È essenziale che il dipendente sia in grado di adattare flessibilmente le proprie ore di lavoro in base alle necessità aziendali.
3. Un trattamento economico adeguato alla posizione: lo stipendio, comprensivo di salario base e indennità di posizione, deve essere favorevole rispetto a quello dei dipendenti ordinari, in modo da riflettere l’importanza delle responsabilità affidate. Non deve essere inferiore a quello che compenserebbe l’assenza di pagamento per il lavoro straordinario. Se il calcolo dell’orario di lavoro effettivo porta a un costo orario inferiore a quello dei dipendenti ordinari o dei lavoratori part-time, questo diventa un fattore critico per negare la qualifica di “dirigente supervisore”.

Un caso emblematico che simboleggia questi rigorosi criteri di valutazione è il caso di McDonald’s Giappone (sentenza del Tribunale Distrettuale di Tokyo del 28 gennaio 2008). In questo caso, il tribunale ha stabilito che, nonostante il manager di un ristorante di hamburger avesse una certa autorità nella gestione del negozio, non era coinvolto nella definizione delle politiche aziendali complessive, aveva una discrezionalità limitata nelle ore di lavoro, e non riceveva uno stipendio adeguato per essere considerato un “dirigente supervisore”.

Quindi, l’eccezione del “dirigente supervisore” è uno dei settori più controversi del diritto del lavoro in Giappone. La pratica di assegnare semplicemente un titolo manageriale per evitare il pagamento di straordinari, conosciuta come “dirigente solo di nome”, non è legalmente riconosciuta e può portare a rischi significativi di dover pagare ingenti somme di salari arretrati.

Infine, anche se un dipendente viene riconosciuto come un legittimo “dirigente supervisore”, l’obbligo di pagare una retribuzione aggiuntiva per il lavoro notturno (dalle 22:00 alle 5:00) non viene esentato. Inoltre, il diritto di usufruire delle ferie annuali pagate è garantito allo stesso modo degli altri lavoratori.

Riassunto

Come illustrato in questo articolo, la regolamentazione delle ore di lavoro e dei giorni di riposo nel diritto del lavoro giapponese costituisce il nucleo della gestione del personale aziendale ed è estremamente rigorosa. Le “ore di lavoro” legali sono determinate non dal contratto ma dalla realtà oggettiva e, in linea di principio, sono soggette a un limite massimo di “8 ore al giorno e 40 ore alla settimana”. Il lavoro straordinario e il lavoro nei giorni festivi possono essere effettuati solo se esiste un accordo tripartito (36 Agreement) correttamente stipulato e notificato, e anche in questo caso non è possibile superare il limite massimo assoluto stabilito dalla legge. Inoltre, per queste ore di lavoro è obbligatorio il pagamento di una retribuzione maggiorata secondo i tassi stabiliti dalla legge. Esiste l’eccezione per i “manager e supervisori”, ma l’ambito di applicazione di questa eccezione è interpretato molto restrittivamente dalla giurisprudenza e la sua applicazione superficiale comporta un grande rischio legale. Comprendere e rispettare accuratamente queste regolamentazioni è un dovere fondamentale per le imprese che operano in Giappone e indispensabile dal punto di vista della gestione della conformità.

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