L'adesione dei soci in una Società a Responsabilità Limitata Giapponese: Guida completa alle procedure basate sul diritto societario

La forma societaria giapponese nota come “合同会社” (Gōdō Kaisha), simile alla Limited Liability Company (LLC) nei paesi anglofoni, sta guadagnando popolarità grazie alla sua facilità di costituzione e alla flessibilità operativa. Questa struttura aziendale è particolarmente attraente per investitori e imprenditori stranieri e opera all’interno di un quadro legale ben definito stabilito dal diritto societario giapponese. Comprendere accuratamente questa legge è fondamentale per una gestione aziendale efficace. Un termine legale cruciale da comprendere in relazione alla Gōdō Kaisha è “社員” (shain), che non si riferisce al personale dipendente, ma agli azionisti, ovvero i proprietari che hanno investito nella società, in conformità con il diritto societario giapponese. Questa definizione di base è essenziale per comprendere la struttura della Gōdō Kaisha. In questo articolo, ci concentreremo sul tema dell’adesione di nuovi “社員” (shain), un aspetto cruciale per la crescita e le modifiche strategiche della società. Esamineremo in dettaglio e in modo esaustivo le procedure legali per accogliere nuovi “社員” (shain) e per le sottoscrizioni aggiuntive di capitale da parte degli “社員” (shain) esistenti, seguendo le normative stabilite dal diritto societario giapponese. L’adesione di nuovi “社員” (shain) non è solo una questione di gestione interna, ma un’azione significativa che può portare a cambiamenti fondamentali nella struttura legale e nella composizione del capitale della società, richiedendo il rigoroso rispetto delle procedure stabilite dalla legge.

L’adesione di un socio in una Società a Responsabilità Limitata Semplificata in Giappone: Principi Fondamentali

Il diritto societario giapponese consente alle Società a Responsabilità Limitata Semplificate di accogliere nuovi soci (articolo 604, comma 1, della Legge sulle Società giapponese). L’adesione di un socio rappresenta un mezzo cruciale per raggiungere vari obiettivi gestionali, come la strategia di crescita dell’azienda, l’introduzione di nuove competenze specialistiche o la raccolta di fondi. Esistono principalmente due modi in cui un socio può aderire: il primo è attraverso un nuovo investimento di capitale nella società. Il secondo è l’acquisizione di una parte o della totalità delle quote (diritti equivalenti alla proprietà dell’azienda) detenute da un socio esistente. Questo articolo si concentra sulla procedura di adesione di un socio tramite un nuovo investimento di capitale, che aumenta il patrimonio totale della società. La scelta tra questi due metodi ha un impatto significativo sulla situazione finanziaria della società e sulle procedure di registrazione necessarie. Accettare un nuovo investimento di capitale comporta un aumento delle attività e del capitale della società, il che può richiedere specifiche procedure di registrazione per legge. D’altra parte, il trasferimento di quote è una transazione tra soci e non altera l’ammontare totale del capitale della società, quindi le procedure possono differire. Comprendere questa differenza fondamentale è il primo passo per scegliere la procedura appropriata.

Procedure di Onboarding per Nuovi Dipendenti in Giappone

Quando si accoglie un nuovo dipendente attraverso un aumento di capitale in una società giapponese, il diritto societario del Giappone richiede una serie di procedure graduali e rigorose. Rispettare queste procedure è essenziale per garantire la validità dell’adesione e per prevenire future dispute legali.

Il Consenso di Tutti i Soci e la Modifica dello Statuto Societario in Giappone

L’ingresso di nuovi soci rappresenta una decisione cruciale che tocca il nucleo stesso di un’azienda. Pertanto, è necessario innanzitutto modificare lo statuto societario, che costituisce la regola fondamentale della società. Secondo l’articolo 576, paragrafo 1, della Legge sulle Società Giapponesi (会社法 Heisei 17 [2005]), lo statuto di una società a responsabilità limitata deve includere i nomi o le denominazioni e gli indirizzi di tutti i soci, nonché l’ammontare del capitale versato da ciascun socio. Di conseguenza, quando un nuovo socio si unisce, è essenziale procedere con le modifiche allo statuto per aggiungere queste informazioni.

Per modificare lo statuto, è generalmente necessario il consenso di tutti i soci esistenti (il consenso di tutti i soci). Questo è stabilito dall’articolo 637 della Legge sulle Società Giapponesi, riflettendo il fatto che una società a responsabilità limitata si basa su relazioni di fiducia personale. Tuttavia, è possibile alleggerire questo requisito stabilendo una disposizione diversa nello statuto. Ad esempio, includendo in anticipo nello statuto una clausola come “il consenso della maggioranza dei soci”, si può accelerare il processo decisionale. Tuttavia, in assenza di tale disposizione, l’ingresso di nuovi soci non può avvenire se anche solo un socio si oppone.

L’Esecuzione del Contributo di Capitale e il Momento di Effettiva Validità Secondo il Diritto Societario Giapponese

La semplice modifica dello statuto con il consenso di tutti i soci non è sufficiente a completare l’adesione di un nuovo socio. Il diritto societario giapponese stabilisce disposizioni estremamente importanti riguardo al momento in cui l’adesione diventa effettiva. L’articolo 604, paragrafo 3, della Legge sulle Società del Giappone (Japanese Companies Act) prevede che, se al momento della modifica dello statuto, la persona che intende diventare socio non ha ancora completato il versamento o la prestazione relativa al contributo di capitale, essa diventerà socio solo al momento del completamento di tale versamento o prestazione.

Questa disposizione significa che l’acquisizione dello status legale di socio è strettamente legata al completo adempimento del contributo promesso (l’esecuzione del contributo di capitale). Anche se c’è il consenso di tutti i soci e la firma sul contratto, fino a quando il contributo di capitale non è versato alla società, la persona non è legalmente trattata come socio. Questo meccanismo è stato istituito per proteggere la società e i suoi creditori. I soci di una società a responsabilità limitata hanno una responsabilità limitata e sono responsabili nei confronti dei debiti della società solo entro l’importo del loro contributo di capitale. Pertanto, il capitale posseduto dalla società rappresenta l’unica garanzia per i creditori. Se i diritti di socio (ad esempio, il diritto di voto nelle decisioni operative) fossero concessi prima del completamento del contributo, una persona che non ha ancora fornito beni alla società potrebbe influenzare la gestione aziendale e mettere a rischio le basi patrimoniali della società. La legge, per prevenire tali situazioni, lega strettamente l’acquisizione della qualifica di socio all’esecuzione del contributo di capitale.

La responsabilità dei soci aderenti in una LLC giapponese

Uno degli aspetti più importanti da considerare quando si valuta l’adesione come socio di una società a responsabilità limitata (LLC) in Giappone è l’ambito delle responsabilità post-adesione. L’articolo 605 del Codice delle società giapponese stabilisce che i soci che aderiscono a una LLC dopo la sua costituzione sono responsabili anche per i debiti contratti dalla società prima della loro adesione. Tuttavia, i soci di una LLC hanno una responsabilità limitata (articolo 580, comma 2), e la loro responsabilità è circoscritta all’importo del loro investimento. Il rimborso dei debiti della società avviene prima con il patrimonio della società stessa, e la responsabilità dei soci è di natura supplementare (articolo 580).

Questo significa che i soci che aderiscono assumono la responsabilità per tutti i debiti contratti dalla società prima del loro coinvolgimento, allo stesso modo degli altri soci. Questa “responsabilità retroattiva” può rappresentare un rischio significativo e inaspettato, specialmente per gli investitori abituati alle leggi societarie di altre giurisdizioni. In virtù di questa normativa, aderire come socio non è solo un investimento nel futuro, ma anche un’assunzione delle responsabilità per l’intero passato della società. Pertanto, è di fondamentale importanza eseguire un’approfondita due diligence (valutazione degli asset) prima di decidere di aderire, esaminando dettagliatamente i bilanci della società target, le relazioni contrattuali, i rischi legali e la presenza di debiti contingenti non riflessi nei libri contabili, al fine di comprendere completamente i potenziali rischi prima di prendere una decisione.

I limiti dell’autonomia statutaria alla luce della giurisprudenza giapponese

Le società a responsabilità limitata in Giappone possono progettare regole interne flessibili attraverso lo statuto, un concetto noto come “autonomia statutaria”, che gode di un ampio margine di manovra. Tuttavia, esistono limiti legali a questa autonomia. Un importante precedente giudiziario che suggerisce questi limiti è la sentenza del Tribunale Distrettuale di Tokyo del 13 ottobre 1996 (Heisei 8). Il caso riguardava una società in accomandita semplice e la disputa verteva sulla “ritirata” di un socio, ma i principi legali alla base della decisione si applicano anche all’adesione di soci in una società a responsabilità limitata.

In questo processo, si è contestata la validità di una disposizione statutaria secondo cui “un socio può ritirarsi con la risoluzione della maggioranza degli altri soci”. Il tribunale ha giudicato tale disposizione statutaria invalida, poiché eludeva la procedura rigorosa di esclusione di un socio stabilita dalla legge (che richiede l’intervento del tribunale). La motivazione era che le disposizioni di legge sono norme imperative create per armonizzare l’autonomia della società con la protezione dei diritti dei soci, e non è permesso semplificare tali procedure in modo contrario allo spirito della legge attraverso lo statuto.

Il principio illustrato da questo caso giuridico, ovvero che “l’autonomia statutaria non può sovvertire le disposizioni imperative della legge”, si applica anche alle procedure di adesione dei soci. Ad esempio, anche se lo statuto prevedesse che “l’adesione di nuovi soci è possibile solo con la decisione dell’amministratore delegato”, ignorando la disposizione dell’articolo 637 del Codice delle società giapponese che richiede il consenso di tutti i soci per modificare lo statuto, la validità di tale disposizione statutaria sarebbe probabilmente negata. Per quanto riguarda l’atto di cambiare le basi dell’adesione dei soci in una società, il rispetto delle procedure stabilite dalla legge ha la precedenza sulle disposizioni dello statuto.

Ulteriori investimenti da parte degli attuali soci

Un altro metodo per aumentare il capitale di una società consiste nel far sì che gli attuali soci effettuino ulteriori investimenti. Anche questa procedura deve seguire le norme stabilite dal diritto societario giapponese.

Panoramica della procedura

Anche quando gli attuali soci effettuano ulteriori investimenti, il nucleo della procedura è comune a quello dell’ingresso di nuovi soci. Gli ulteriori investimenti implicano una modifica dell’importo dell’investimento del socio, pertanto è necessario aggiornare l’importo dell’investimento dei soci, che è un elemento indicato nello statuto della società. Di conseguenza, anche in questo caso è essenziale modificare lo statuto, e in linea di principio è richiesto il consenso di tutti i soci. Una volta ottenuto il consenso, si redige lo statuto modificato e, con l’esecuzione dell’ulteriore investimento da parte del socio interessato, la procedura si completa.

Scelta tra capitale sociale e surplus di capitale

Di fronte a un ulteriore investimento, la società si trova di fronte a una decisione strategica cruciale: se contabilizzare il denaro investito come “capitale sociale” o come “surplus di capitale”. Il diritto societario giapponese consente di non allocare l’intero importo dell’investimento al capitale sociale, ma di trattare una parte o l’intero come surplus di capitale. Questa scelta ha un impatto diretto sulle procedure di registrazione, sui costi e sulle future strategie finanziarie della società.

Se l’investimento viene contabilizzato come “capitale sociale”, l’importo del capitale sociale diventa un’informazione pubblica registrata nel certificato di registrazione degli articoli della società (registro delle imprese), e quindi è legalmente obbligatorio effettuare una registrazione di modifica per riflettere l’aumento. Questa domanda di registrazione comporta una tassa chiamata tassa di registrazione e licenza, il cui importo è pari a 7/1000 dell’aumento del capitale sociale (se questo calcolo non raggiunge i 30.000 yen, l’importo sarà di 30.000 yen).

D’altra parte, se l’intero importo dell’investimento viene contabilizzato come “surplus di capitale”, l’importo del capitale sociale non cambia. Poiché il surplus di capitale non è un elemento di registrazione, se si sceglie questa opzione, non è necessaria la registrazione di modifica dell’importo del capitale sociale. Di conseguenza, non si generano tasse di registrazione e licenza.

Questo meccanismo diventa uno strumento strategico finanziario importante per la società. Aumentare l’importo del capitale sociale può migliorare la credibilità esterna della società, ma il processo è complesso e costoso. Al contrario, contabilizzare l’investimento come surplus di capitale semplifica le procedure e riduce i costi, aumentando la flessibilità nell’utilizzo di questi fondi in futuro, ad esempio per la distribuzione di dividendi.

Registrazione commerciale associata all’adesione di un socio in Giappone

Dopo aver completato le procedure interne relative all’adesione di un socio o all’aumento del capitale sociale, potrebbe essere necessario effettuare una registrazione commerciale per pubblicizzare legalmente tali modifiche. Tuttavia, nel caso di una società a responsabilità limitata giapponese, non tutte le adesioni di soci richiedono una registrazione.

Casi in cui la registrazione è necessaria

La registrazione commerciale è legalmente obbligatoria solo quando si verificano cambiamenti nelle informazioni riportate nel certificato di registrazione degli articoli di incorporazione. La legge giapponese sulle società stabilisce che, in caso di modifiche agli articoli di registrazione, è necessario presentare una domanda di registrazione delle modifiche all’ufficio legale competente per la sede principale della società entro due settimane dalla data del cambiamento, come principio generale (per le società per azioni, articolo 915, comma 1; per le società a responsabilità limitata e altre società di persone, articolo 919, comma 1).

I principali casi in cui la registrazione è necessaria in relazione all’adesione di un socio sono i seguenti:

1. Se l’importo del capitale sociale aumenta: se il denaro appena investito viene contabilizzato come “capitale sociale” e l’importo del capitale sociale, che è un articolo di registrazione, cambia, è necessaria la registrazione di tale modifica.
2. Se ci sono cambiamenti nei soci esecutivi o nei soci rappresentanti: gli articoli di registrazione di una società a responsabilità limitata giapponese includono i nomi e gli indirizzi dei “soci esecutivi”, che hanno l’autorità di eseguire le operazioni, e dei “soci rappresentanti”, che hanno l’autorità di rappresentare la società. Se un socio appena aderito assume uno di questi ruoli, è necessaria una registrazione delle modifiche per includere il suo nome e altri dettagli nel registro.

Un punto importante da dedurre da questa regola è che esistono casi in cui, sotto determinate condizioni, l’adesione di un socio non richiede alcuna procedura di registrazione. In particolare, se (1) il nuovo socio non assume il ruolo di socio esecutivo o rappresentante e rimane un socio ordinario senza autorità esecutiva, e (2) l’intero importo del suo investimento viene contabilizzato come “eccedenza di capitale” e l’importo del capitale sociale non cambia affatto. In questo scenario, non si verifica alcuna modifica agli articoli di registrazione, quindi non sorge l’obbligo di presentare una domanda di registrazione. Comprendere questo punto è molto vantaggioso per semplificare notevolmente le procedure e ridurre i costi.

Panoramica delle procedure di registrazione

Quando è necessaria la registrazione, è necessario presentare una domanda all’ufficio legale competente per la sede principale della società entro due settimane dalla data del cambiamento. Se non si rispetta questo termine, può essere imposta una multa amministrativa fino a 1 milione di yen al socio rappresentante (una sanzione amministrativa, non una pena detentiva).

Per la domanda, di solito sono necessari vari documenti allegati, come il modulo di domanda di registrazione delle modifiche, il consenso scritto di tutti i soci che hanno approvato la modifica dello statuto e un documento che attesti il versamento del capitale sociale (certificato di versamento). Modelli e esempi di questi documenti sono disponibili sul sito web dell’ufficio legale. Poiché le procedure possono essere complesse, consultare un esperto può essere un’opzione valida.

Riassunto

In questo articolo, abbiamo esaminato in dettaglio le procedure di adesione dei soci in una società a responsabilità limitata giapponese, basandoci sulla legge giapponese delle società. Il processo di accoglienza di nuovi soci richiede il rispetto di procedure legali rigorose, che includono la modifica dello statuto con il consenso di tutti i soci, il completo adempimento dell’apporto di capitale da parte del nuovo socio e, se necessario, la registrazione commerciale. In particolare, la disposizione che prevede la responsabilità dei nuovi soci anche per i debiti preesistenti della società e la scelta strategica su come allocare il capitale versato tra il capitale sociale e il sovrapprezzo sono elementi cruciali che possono avere un impatto significativo sul futuro dell’azienda. Comprendere con precisione questi requisiti legali e opzioni strategiche e procedere con un’attenta pianificazione è fondamentale per garantire una crescita sana e una gestione stabile della società a responsabilità limitata.

Il nostro studio legale Monolith offre una vasta esperienza nel fornire servizi legali relativi all’adesione di soci nelle società a responsabilità limitata giapponesi, oltre a servire un ampio spettro di clienti in Giappone. Lo studio vanta la presenza di esperti, inclusi professionisti con qualifiche legali straniere e anglofoni, in grado di fornire un supporto completo per le diverse esigenze dei nostri clienti nel contesto aziendale giapponese. Se desiderate ricevere consulenza specialistica adattata alla vostra situazione, non esitate a contattare il nostro studio.