Obbligo di elaborazione del BCP per le strutture di assistenza agli anziani | Guida alla metodologia e ai vantaggi

Il BCP, ovvero il Piano di Continuità Operativa, è un piano che definisce come mantenere e ripristinare le attività aziendali in caso di situazioni impreviste come disastri o epidemie. A partire da aprile del 2024 (Reiwa 6), la creazione di un BCP è diventata obbligatoria per le strutture di assistenza. Tuttavia, ci sono coloro che si chiedono come dovrebbero crearlo o se ci sono vantaggi nel farlo.

In questo articolo, quindi, spiegheremo nel dettaglio cosa comprende un BCP per le strutture di assistenza, i contenuti da includere, i benefici e come crearlo. Presenteremo anche i rischi di non avere un BCP, quindi vi invitiamo a consultare questo articolo come riferimento.

Che cosa sono il BCP/BCM nelle strutture di assistenza

Il BCP, acronimo di Business Continuity Plan, è un piano di continuità operativa che permette alle imprese di non interrompere le attività critiche o, in caso di interruzione, di ripristinarle rapidamente in seguito a situazioni impreviste come disastri naturali, epidemie, atti terroristici e simili.

Il BCM, acronimo di Business Continuity Management, si riferisce alla gestione e al mantenimento del BCP, tradotto in italiano come Gestione della Continuità Operativa.

Le linee guida per i piani aziendali dell’Ufficio del Gabinetto del Giappone (Japanese Business Plan Guidelines[ja]) descrivono il BCP e il BCM come segue:

Un piano di continuità operativa (Business Continuity Plan, BCP) è un piano che stabilisce politiche, sistemi e procedure per evitare l’interruzione delle attività critiche o, qualora si verifichi un’interruzione, per ripristinarle nel più breve tempo possibile, anche in caso di eventi imprevisti come grandi terremoti, epidemie, atti terroristici, gravi incidenti, interruzioni della catena di approvvigionamento o cambiamenti improvvisi nel contesto aziendale.
Le attività di gestione che comprendono la formulazione, il mantenimento e l’aggiornamento del BCP, la garanzia di budget e risorse per realizzare la continuità operativa, l’attuazione di misure preventive, l’educazione e la formazione per diffondere l’approccio, le ispezioni e il miglioramento continuo, sono note come Gestione della Continuità Operativa (Business Continuity Management, BCM) e sono considerate attività strategiche a livello di gestione.

Fonte: Informazioni sulla prevenzione dei disastri dell’Ufficio del Gabinetto｜Linee guida per i piani aziendali[ja]

La creazione del BCP per le strutture di assistenza è obbligatoria

A seguito della revisione delle tariffe di assistenza nell’anno Reiwa 3 (2021), è stato stabilito un periodo di transizione di tre anni, dopodiché la creazione di un Business Continuity Plan (BCP) e l’attuazione del Business Continuity Management (BCM) nelle strutture di assistenza diventeranno completamente obbligatori a partire da aprile dell’anno Reiwa 6 (2024). Il Ministero della Salute, del Lavoro e del Welfare nel documento “Principali punti della revisione delle tariffe di assistenza per l’anno fiscale Reiwa 3[ja]” ha indicato quanto segue:

Al fine di costruire un sistema che permetta la continua erogazione dei servizi di assistenza necessari anche in caso di infezioni o calamità, si obbliga tutti i fornitori di servizi di assistenza a elaborare piani per la continuità operativa, a condurre formazione e ad attuare esercitazioni (simulazioni). (※ Si prevede un periodo di transizione di tre anni)

Fonte: Ministero della Salute, del Lavoro e del Welfare | Principali punti della revisione delle tariffe di assistenza per l’anno fiscale Reiwa 3[ja]

I rischi derivanti dalla mancata creazione di un BCP nelle strutture di assistenza

Se una struttura di assistenza non elabora un Piano di Continuità Operativa (BCP), si espone ai seguenti rischi:

• Diventare oggetto di direttive amministrative
• Potenziale assunzione di responsabilità risarcitoria
• Impossibilità di ricevere incrementi nelle tariffe di assistenza

Di seguito, spiegheremo nel dettaglio ciascuno di questi punti.

Diventare oggetto di direttive amministrative

In assenza di un BCP, al momento non sono previste sanzioni specifiche. Tuttavia, è importante prestare attenzione poiché la mancata predisposizione può comportare direttive amministrative per violazione degli standard operativi. Inoltre, se non si rispettano tali direttive, si può incorrere in sanzioni amministrative come la revoca dell’autorizzazione.

Se si riceve una sanzione di revoca dell’autorizzazione, non sarà possibile ottenere una nuova autorizzazione per almeno 5 anni. Nel caso di una persona giuridica, non solo l’operatore (rappresentante) ma anche altri dirigenti, la società madre o altri controllanti reali saranno soggetti a sanzioni e non potranno gestire attività di assistenza per 5 anni. (Articolo 70, paragrafi 2, punti 6 a 6-3 della Legge Giapponese sull’Assicurazione per l’Assistenza a Lungo Termine)

Potenziale assunzione di responsabilità risarcitoria

La mancata predisposizione di un BCP non comporta di per sé l’applicazione di multe. Tuttavia, se si verifica un incidente o un danno senza aver predisposto un BCP, si può essere ritenuti responsabili per violazione dell’obbligo di cautela e sicurezza, con il rischio di dover risarcire i danni attraverso un’azione legale.

Un caso emblematico in cui l’obbligo di cautela e sicurezza nei confronti di dipendenti e clienti è stato fortemente enfatizzato è l’incidente del bus della scuola materna Biyori durante il Grande Terremoto dell’Est del Giappone.

La scuola materna Biyori aveva elaborato un BCP e il manuale prevedeva che “in caso di un terremoto di forte intensità con rischio di disastri, tutti dovrebbero essere condotti e tranquillizzati nel cortile nord e sorvegliati fino all’arrivo dei genitori per il ritiro dei bambini”. Tuttavia, in realtà, la divulgazione del manuale non era stata adeguatamente implementata, né erano state condotte esercitazioni di evacuazione necessarie per mettere in pratica il manuale.

A seguito della decisione di inviare i bambini ai genitori, il bus utilizzato per il trasporto è stato travolto dallo tsunami, causando la morte di cinque bambini. Il direttore dell’asilo e la persona giuridica che gestiva l’asilo sono stati ritenuti responsabili per non aver adeguatamente raccolto le informazioni, venendo condannati al risarcimento dei danni.

Riferimento: Corte Suprema Giapponese | Caso dell’incidente del bus della scuola materna Biyori durante il tsunami (Sentenza del Tribunale Distrettuale di Sendai del 17 settembre 2013)[ja]

Impossibilità di ricevere incrementi nelle tariffe di assistenza

Nell’anno fiscale 2021 (Reiwa 3), le tariffe di assistenza sono state aumentate dello 0,7%. Tuttavia, se non si rispettano i seguenti standard, si può subire una riduzione delle tariffe:

• Elaborare un BCP in previsione di epidemie e disastri naturali
• Adottare le misure necessarie in conformità con il BCP elaborato

L’entità della riduzione varia a seconda del servizio: per i “servizi residenziali e di struttura” è del 3% del numero di unità standard, mentre per “gli altri servizi” è dell’1%. È stata prevista una misura transitoria che esenta dalla riduzione per un anno fino al 31 marzo 2026 (Reiwa 7).

Contenuti da definire nel BCP delle strutture di assistenza

Le strutture di assistenza devono assolvere a tre compiti essenziali:

• Continuità del servizio
• Sicurezza degli utenti
• Sicurezza del personale

Articolo 5 della Legge Giapponese sui Contratti di Lavoro (Japanese Labor Contract Act)

Il datore di lavoro deve, in virtù del contratto di lavoro, prendere le necessarie precauzioni affinché il lavoratore possa svolgere il proprio lavoro assicurando la sicurezza della propria vita e integrità fisica.

Da quanto sopra, nel BCP delle strutture di assistenza è necessario definire metodi di risposta sia per l’emergenza COVID-19 sia per i disastri naturali. Di seguito, spiegheremo i dettagli di ciascuno.

Metodi di risposta all’infezione da nuovo coronavirus

Nei centri di assistenza e nelle aziende, è richiesta la creazione di un Piano di Continuità Operativa (BCP) per affrontare l’infezione da nuovo coronavirus. Il contenuto del BCP in caso di un’epidemia di malattia infettiva include quanto segue:

Riferimento: Ministero della Salute, del Lavoro e del Welfare, Divisione per la Salute e l’Assistenza agli Anziani｜Linee guida per la continuità operativa in caso di infezione da nuovo coronavirus in centri di assistenza e aziende[ja]

A seconda del tipo di struttura, come quelle diurne, residenziali o di visita, la situazione e la risposta dopo l’insorgenza di un’infezione possono variare, quindi è importante prestare attenzione al fatto che il contenuto del BCP da sviluppare cambierà di conseguenza. Secondo le linee guida del Ministero della Salute, del Lavoro e del Welfare per i fornitori di servizi di assistenza per disabili, “Piano di Continuità Operativa in caso di infezione da nuovo coronavirus[ja]“, è importante la fase precedente l’epidemia di malattie infettive. È essenziale sviluppare un BCP che permetta una risposta fluida in caso di un’epidemia, e mantenere la preparazione attraverso la formazione e l’addestramento regolari e l’assicurazione delle scorte.

Metodi di risposta alle calamità naturali

Le strutture di assistenza e le aziende devono sviluppare un Piano di Continuità Operativa (BCP) anche per rispondere a calamità naturali come terremoti e inondazioni. Il contenuto del BCP in caso di calamità naturali include quanto segue:

Riferimento: Ministero della Salute, del Lavoro e del Welfare, Divisione per la Salute e l’Assistenza agli Anziani | Linee guida per la continuità operativa in caso di calamità naturali nelle strutture di assistenza e aziende[ja]

Il BCP per le calamità naturali richiede la formulazione di piani non solo per le condizioni normali e di emergenza, ma anche per la collaborazione con altre strutture e la comunità locale, rendendo il contenuto più ampio rispetto al BCP per le malattie infettive.

I vantaggi della creazione di un BCP per le strutture di assistenza

La creazione di un BCP richiede tempo e impegno. Tuttavia, è altrettanto vero che sviluppare un BCP offre vantaggi significativi, come la garanzia della sicurezza per i residenti e il personale e l’accesso a benefici fiscali. Di seguito, spiegheremo i benefici della formulazione di un BCP.

Garantire la sicurezza dei residenti e del personale

Avere un piano di risposta definito in caso di pandemie o disastri naturali permette non solo ai residenti, ma anche al personale, di gestire le emergenze in modo più fluido. Sebbene l’insorgere di un’emergenza possa generare confusione e impedire lo svolgimento delle attività lavorative, avere un Piano di Continuità Operativa (BCP) permette di dare priorità alle attività cruciali e di conseguire una rapida ripresa. Inoltre, ciò contribuisce a guadagnare la fiducia degli utenti, delle loro famiglie e della comunità locale.

Agevolazioni Fiscali

Se si incorporano nel proprio Business Continuity Plan (BCP) le misure stabilite dal Ministro dell’Economia, del Commercio e dell’Industria del Giappone (come la costruzione di un sistema o le misure preventive) e si ottiene l’approvazione del “Piano di rafforzamento della capacità di continuità operativa”, sarà possibile beneficiare di un trattamento fiscale speciale con un’amortamento del 18% per gli investimenti in attrezzature volte alla prevenzione e riduzione dei disastri, al fine di rafforzare le misure contro le calamità (dal 1 aprile del 7° anno dell’era Reiwa (2025), la percentuale sarà del 16%).

Gli esempi concreti di attrezzature sono i seguenti:

• Macchinari e apparecchiature (oltre 1 milione di yen): generatori di corrente autonomi, pompe di drenaggio, ecc.
• Attrezzature e utensili (oltre 300.000 yen): sistemi antisismici, telefoni satellitari, ecc.
• Impianti accessori agli edifici (oltre 600.000 yen): barriere antiallagamento, serrande antincendio, ecc.

Sovvenzioni e Supporto Finanziario

Se elabori un Business Continuity Plan (BCP) e ottieni l’approvazione del piano di rafforzamento della capacità di continuità operativa, riceverai un trattamento preferenziale nella selezione per le sovvenzioni. Il supporto che puoi ricevere include quanto segue:

I contenuti delle sovvenzioni BCP variano a seconda dell’ente locale. Inoltre, alcune istituzioni finanziarie private offrono sistemi di prestito specifici per le imprese che elaborano un BCP. Quando crei un BCP, è consigliabile contattare l’ente locale in cui si trova la tua struttura o l’istituzione finanziaria con cui hai rapporti commerciali.

Vaccinazione prioritaria

In base all’articolo 28 della Legge Speciale sulle Misure contro l’Influenza e altre Malattie Infettive (新型インフルエンザ等対策特別措置法, Shin-gata Influenza-tō Taisaku Tokubetsu Sochi-hō) del Giappone, è possibile attuare una vaccinazione specifica per le imprese registrate che hanno elaborato un Piano di Continuità Operativa (BCP) in caso di diffusione di malattie infettive. La vaccinazione specifica si riferisce alla vaccinazione preventiva prioritaria per i dipendenti delle imprese registrate.

Per diventare un’impresa registrata che può ricevere la vaccinazione prioritaria, è necessario presentare in anticipo una domanda di registrazione allo stato giapponese.

Metodo di creazione del BCP per le strutture di assistenza

Alcuni potrebbero non sapere come procedere nella creazione di un BCP. Qui spiegheremo il metodo di creazione del BCP per le strutture di assistenza.

Costituire un comitato per la creazione del BCP

Per iniziare a lavorare sul BCP, innanzitutto si costituisce un comitato. Nel comitato di creazione si includono i manager e i responsabili di ogni sede e servizio, oltre a persone che possano raccogliere le opinioni del personale sul campo. Una volta formato il comitato, si verifica lo stato attuale della struttura di assistenza e si individuano i problemi da affrontare.

Utilizzo di linee guida e modelli predefiniti

Il Ministero della Salute, del Lavoro e del Welfare (Giapponese) fornisce linee guida e modelli predefiniti per la creazione del BCP. Se non si sa da dove iniziare o come procedere, è possibile utilizzare questi modelli seguendo le linee guida del Ministero per creare il proprio BCP.

I modelli sono preparati in base al tipo di servizio, come per esempio per le strutture diurne o residenziali, quindi si dovrebbe creare il BCP seguendo il modello corrispondente al servizio offerto.

Le linee guida e i modelli sono disponibili sul seguente sito, che può essere utilizzato come riferimento.

Ministero della Salute, del Lavoro e del Welfare (Giapponese)｜Formazione per il supporto alla creazione di piani di continuità operativa (BCP) nelle strutture e nelle imprese di assistenza[ja]

Riassunto: È necessario rispondere prontamente all’obbligo di creare un BCP nelle strutture di assistenza

Dal mese di aprile dell’anno Reiwa 6 (2024), la creazione di un Piano di Continuità Operativa (BCP) è diventata obbligatoria per le strutture di assistenza. Per queste strutture, la creazione di un BCP è essenziale per gestire efficacemente situazioni di emergenza, come la diffusione di malattie infettive o disastri naturali, e per riprendersi rapidamente. Inoltre, ci sono vantaggi come benefici fiscali, accesso a sovvenzioni e supporto finanziario, e la possibilità di ricevere vaccinazioni prioritariamente. È importante preparare un BCP per essere pronti a fronteggiare eventuali emergenze imprevedibili in futuro.

Se avete difficoltà nella creazione del BCP o non sapete come procedere, è consigliabile consultare un avvocato.

Lo studio legale Monolith possiede una vasta esperienza sia nel campo dell’IT, in particolare del diritto di Internet, sia in quello legale. Se avete dubbi o domande riguardo al BCP, non esitate a contattarci per una consulenza.

Presentazione delle strategie del nostro studio legale

Il settore dell’assistenza agli anziani è regolato da diverse leggi, tra cui la Legge sull’Assicurazione per la Cura a Lungo Termine (Japanese Long-Term Care Insurance Law), la Legge sulla Welfare per Anziani (Japanese Welfare Law for the Elderly) e la Legge sulle Società (Japanese Companies Act). Lo Studio Legale Monolith agisce come consulente legale per l’Associazione Generale delle Imprese di Assistenza agli Anziani (Japanese General Association of Long-Term Care Service Providers) e per i fornitori di servizi di assistenza in tutte le prefetture del Giappone, possedendo un’ampia conoscenza e know-how in materia di leggi relative al settore dell’assistenza agli anziani.

Aree di competenza dello Studio Legale Monolith: Servizi legali aziendali per IT e startup[ja]