Il sistema di controllo della residenza in Giappone: una prospettiva di conformità e gestione del rischio per le aziende

Alla luce della globalizzazione e dei cambiamenti demografici interni, per molte aziende giapponesi, l’acquisizione di talenti stranieri è diventata una strategia di gestione essenziale per la crescita aziendale. Tuttavia, per impiegare questi talenti stranieri e sfruttarne appieno le capacità, è necessaria una conoscenza legale specializzata che va oltre la semplice gestione del personale e del lavoro. In particolare, una profonda comprensione del sistema di controllo della residenza basato sulla “Legge giapponese sull’immigrazione e il riconoscimento dei rifugiati” (di seguito denominata “Legge sull’immigrazione”), che è la legge fondamentale che regola le attività degli stranieri in Giappone, è un elemento estremamente importante nella governance aziendale moderna e nella gestione del rischio. Questo sistema determina lo status legale di tutti gli stranieri residenti in Giappone e definisce rigorosamente il loro ambito di attività. Pertanto, il rispetto e l’applicazione appropriata di questo sistema legale da parte delle aziende non solo evita responsabilità legali, ma crea anche un ambiente in cui i dipendenti stranieri possono lavorare con tranquillità e mostrare le loro capacità, costituendo così una base per la crescita sostenibile dell’azienda. Questo articolo spiega, da una prospettiva specialistica, i punti chiave del sistema di controllo della residenza in Giappone che i dirigenti aziendali e i responsabili legali devono comprendere, ovvero il sistema di permessi durante la residenza, le procedure per l’uscita e il rientro nel paese e i rischi legali correlati, includendo specifiche normative e considerazioni pratiche.

Fondamenti della Gestione della Permanenza: Il Sistema dei Visti di Soggiorno in Giappone

Per soggiornare e operare legalmente in Giappone, è assolutamente fondamentale ottenere e mantenere uno dei “visti di soggiorno” definiti dalla legge sull’immigrazione. Questo sistema di visti di soggiorno costituisce il pilastro dell’amministrazione giapponese della gestione della permanenza e comprendere la sua struttura rappresenta il primo passo verso la conformità normativa.

Principi fondamentali del sistema dei visti di soggiorno

Il sistema giapponese dei visti di soggiorno si basa sul principio di “autorizzazione”, che consente specifiche attività individualmente. La legge non elenca le attività proibite, ma piuttosto definisce in modo limitativo le attività consentite per ciascun tipo di visto di soggiorno. In questo quadro, le attività al di fuori dell’ambito autorizzato, in particolare quelle che generano reddito, sono di principio proibite a meno che non si ottenga un permesso speciale. Questa struttura di “non autorizzazione per default” è un principio fondamentale che le aziende devono costantemente tenere a mente nella gestione delle attività dei loro dipendenti stranieri.

I visti di soggiorno sono classificati in due grandi categorie in base alla loro giustificazione.

Una è il “visto di attività”, che si concentra sul tipo di attività svolte in Giappone. Ad esempio, “Tecnologia, Conoscenze Umanistiche, Attività Internazionali” e “Gestione e Amministrazione” rientrano in questa categoria, e sono consentite solo specifiche attività professionali e tecniche autorizzate.

L’altra è il “visto di residenza”, che si concentra sullo status o la posizione personale dell’individuo. Questo include “Residente Permanente” e “Coniuge di un Cittadino Giapponese”, tra gli altri, e coloro che detengono questi visti di soggiorno possono generalmente lavorare senza restrizioni sul tipo di attività.

Dal punto di vista della conformità e della gestione del rischio aziendale, esistono differenze significative tra queste due categorie. Quando si impiega un dipendente con un visto di attività, l’azienda ha la responsabilità di gestire continuamente il contenuto del lavoro del dipendente per assicurarsi che non ecceda l’ambito autorizzato dal visto di soggiorno. D’altra parte, per i dipendenti con un visto di residenza, non esistono restrizioni sulle attività lavorative ai sensi della legge sull’immigrazione, quindi l’onere della gestione da parte dell’azienda è notevolmente ridotto. Questa differenza può essere un elemento importante da considerare nella pianificazione strategica delle risorse umane.

Carta di Soggiorno: Prova di Status e Permesso di Lavoro

Ai cittadini stranieri che soggiornano in Giappone per periodi medi o lunghi viene rilasciata una “Carta di Soggiorno” dal Ministro della Giustizia. Questa carta non è solo un documento di identità, ma un documento ufficiale che racchiude informazioni cruciali per la gestione della permanenza. Sulla carta sono indicati il nome, la nazionalità, la data di nascita e altre informazioni di base, oltre al tipo di visto di soggiorno, la data di scadenza del periodo di soggiorno e, cosa più importante, la presenza o meno di restrizioni al lavoro.

L’articolo 23 della legge sull’immigrazione obbliga i residenti a medio e lungo termine a portare sempre con sé la Carta di Soggiorno. Per le aziende, la Carta di Soggiorno è l’unica e definitiva fonte di informazioni per verificare le qualifiche lavorative del cittadino straniero che intendono assumere. Le dichiarazioni verbali o l’autopromozione del candidato non sono sufficienti; prima di stipulare un contratto di lavoro, è legalmente richiesto di verificare l’originale della Carta di Soggiorno per capire se il lavoro è autorizzato e, in caso affermativo, quali sono i limiti di tale autorizzazione. Trascurare questo processo di verifica può esporre l’azienda al rischio di essere accusata di facilitare il lavoro illegale, il che rappresenterebbe una grave mancanza in termini di conformità.

Principali tipi di visto per attività commerciali in Giappone

I visti legati direttamente alle attività aziendali sono vari, ma due tipi di visto in particolare, che riguardano i dirigenti e i professionisti specializzati, richiedono una comprensione precisa dei loro requisiti e della loro gestione.

Management & Administration

Il visto “Management & Administration” è destinato agli stranieri che svolgono attività di gestione o amministrazione di un’impresa in Giappone. Questo include rappresentanti legali di società per azioni, membri del consiglio di amministrazione, manager di filiali, tra gli altri. Nell’esame di questo visto, non solo il curriculum del richiedente viene valutato, ma anche la sostanza, la stabilità e la continuità dell’impresa stessa sono rigorosamente esaminate.

Tra i requisiti specifici, è necessario che l’impresa disponga di un ufficio in Giappone, che le dimensioni dell’impresa soddisfino determinati standard (ad esempio, impiegare almeno due dipendenti a tempo pieno o avere un capitale sociale o un totale di investimenti di almeno 5 milioni di yen), e che il piano aziendale sia concreto e realizzabile. In particolare, la continuità dell’impresa è severamente valutata in base alla situazione finanziaria, come nel caso di un bilancio recente che mostra un passivo netto.

La tendenza recente è verso un inasprimento dei requisiti per questo visto. Ad esempio, è in corso l’aggiustamento di un sistema che richiede un certo livello di competenza in lingua giapponese sia per il richiedente che per i dipendenti a tempo pieno, il che riflette l’importanza che le autorità attribuiscono non solo al soddisfacimento formale dei requisiti, ma anche alla capacità e alla volontà di gestire effettivamente un’impresa in Giappone. Quando un’azienda invita uno straniero con questo visto, deve dimostrare con documenti oggettivi non solo che ha fondato una società, ma anche che l’impresa ha una sostanza reale e può essere sostenibile nel tempo.

Tecnologia, Conoscenze Umanistiche & Affari Internazionali

Il visto “Tecnologia, Conoscenze Umanistiche & Affari Internazionali” è uno dei più rappresentativi tra quelli destinati al lavoro. Comprende attività che richiedono competenze tecniche o conoscenze in campi come le scienze naturali, inclusi scienza e ingegneria (Tecnologia), o conoscenze in campi come legge, economia e sociologia (Conoscenze Umanistiche), o attività che richiedono un pensiero o una sensibilità basati su culture straniere (Affari Internazionali). Esempi specifici includono ingegneri IT, progettisti meccanici, addetti alla contabilità e finanza, consulenti, interpreti e traduttori, insegnanti di lingue, designer, e altri.

Il requisito più importante per ottenere questo visto è che ci sia una relazione diretta e ragionevole tra l’istruzione o l’esperienza lavorativa del richiedente e il tipo di lavoro che svolgerà in Giappone. Ad esempio, nei campi della “Tecnologia” e delle “Conoscenze Umanistiche”, è richiesto di avere una laurea in un campo di studio correlato al lavoro che si intende svolgere o almeno 10 anni di esperienza lavorativa. Nel campo degli “Affari Internazionali”, ad eccezione di traduzione e insegnamento di lingue, è generalmente richiesta un’esperienza lavorativa di almeno tre anni.

Un punto importante è che questo visto non permette di svolgere attività considerate lavoro non qualificato che non richiede conoscenze o competenze specialistiche. La discrepanza tra istruzione o esperienza lavorativa e il contenuto del lavoro è una delle ragioni più comuni per il rifiuto di un visto. Pertanto, le aziende devono attentamente verificare che la specializzazione del candidato corrisponda al lavoro assegnato al momento dell’assunzione e descrivere chiaramente questa correlazione nei documenti di domanda. Inoltre, dopo l’assunzione, è essenziale per la conformità continuare a monitorare che le attività lavorative del dipendente non si discostino dall’ambito lavorativo dichiarato nella domanda e non si estendano a compiti considerati lavoro non qualificato.

Procedure di Soggiorno per Stranieri in Giappone

Per gli stranieri che soggiornano in Giappone, diventa necessario affrontare diverse procedure legali in base ai cambiamenti della loro situazione. Gestire correttamente queste procedure è fondamentale per mantenere un soggiorno stabile nel paese.

Permesso di Cambio della Qualifica di Soggiorno in Giappone

I cittadini stranieri che possiedono una qualifica di soggiorno in Giappone e desiderano svolgere attività che vanno oltre l’ambito consentito dalla loro attuale qualifica devono richiedere e ottenere un “Permesso di Cambio della Qualifica di Soggiorno” prima di iniziare tali attività. Questa procedura è regolata dall’articolo 20 della Legge sull’Immigrazione. Ad esempio, uno studente con la qualifica di soggiorno “Studente” che, dopo la laurea, intende lavorare per un’azienda giapponese in qualità di professionista specializzato, dovrà cambiare la sua qualifica di soggiorno in “Tecnologia, Conoscenze Umanistiche, Affari Internazionali” o simili.

La richiesta di cambio della qualifica di soggiorno non è un semplice aggiornamento dei dati di registrazione. Si tratta di un controllo rigoroso, equivalente a una nuova richiesta di qualifica di soggiorno, che valuta se il richiedente soddisfa tutti i requisiti della nuova qualifica. L’autorità di controllo giudica complessivamente sulla base dei documenti presentati dal richiedente, valutando la legittimità delle nuove attività proposte, l’idoneità del richiedente e il suo comportamento durante il soggiorno in Giappone, includendo anche la storia del suo precedente soggiorno.

Permesso di Rinnovo del Periodo di Soggiorno

Ogni status di residenza in Giappone è caratterizzato da un periodo di soggiorno definito per decreto dal Ministero della Giustizia. Se si desidera continuare a soggiornare in Giappone oltre la data di scadenza del periodo di soggiorno indicato sulla carta di soggiorno, è necessario presentare una richiesta di “Permesso di Rinnovo del Periodo di Soggiorno” prima della data di scadenza. Questa procedura è basata sull’articolo 21 della Legge sull’Immigrazione.

La richiesta di rinnovo funge anche da audit di conformità periodico riguardo allo status di soggiorno. L’autorità di revisione rivaluta se il richiedente continua a svolgere le attività consentite dallo status di residenza in modo onesto e se non ci sono problemi di condotta. Ad esempio, per chi possiede lo status di residenza per “Gestione e Amministrazione”, verrà verificato che la gestione aziendale sia mantenuta in buona salute, mentre per “Tecnologia, Conoscenze Umanistiche e Attività Internazionali”, si indaga se il richiedente sia ancora impegnato in un lavoro specializzato.

Anche se non viene presa una decisione sulla richiesta entro la data di scadenza del periodo di soggiorno, se la richiesta di rinnovo è stata accettata prima della scadenza, è previsto un “periodo speciale” di massimo due mesi durante il quale è possibile continuare a soggiornare legalmente dopo la data di scadenza originale del periodo di soggiorno. Questo è un sistema importante per prevenire la situazione di soggiorno illegale a causa dei ritardi nel processo di revisione.

Permesso per Attività al di fuori delle Qualifiche

Quando un cittadino straniero con un visto di soggiorno intende impegnarsi in attività retribuite non consentite dal proprio status attuale, senza ostacolare le sue attività principali, è necessario ottenere in anticipo un “Permesso per Attività al di fuori delle Qualifiche”. Questo permesso è concesso in base all’articolo 19, paragrafo 2, della Legge sull’Immigrazione giapponese.

Ci sono principalmente due tipi di permessi. Il primo è il “Permesso Generale”, principalmente destinato a coloro che possiedono uno status di soggiorno per “studio” o “soggiorno familiare”. Esso consente, in linea di principio, un lavoro retribuito fino a 28 ore settimanali, escludendo alcune attività come quelle legate all’industria del divertimento per adulti. Il secondo tipo è il “Permesso Specifico”, che viene concesso a professionisti con qualifiche lavorative che desiderano svolgere attività secondarie come conferenze o consulenze, sfruttando la loro specializzazione, e che richiede l’indicazione specifica del contenuto dell’attività e del contraente.

Quando un’azienda assume studenti internazionali come lavoratori part-time, non è sufficiente verificare la presenza del permesso per attività al di fuori delle qualifiche sulla carta di soggiorno. Il limite di 28 ore settimanali deve includere anche le ore lavorate per altri datori di lavoro. Pertanto, l’azienda deve stabilire un sistema che assicuri il rispetto del limite complessivo di 28 ore settimanali (attraverso dichiarazioni personali, giuramenti, procedure di richiesta per attività secondarie, ecc.) e intervenire in caso di segnali di superamento di tale soglia. Se l’azienda non gestisce adeguatamente questo aspetto e di conseguenza il dipendente lavora oltre il limite, essa rischia di essere considerata complice di lavoro illegale.

Permesso di Soggiorno Permanente in Giappone

Il “Permesso di Soggiorno Permanente” è un’autorizzazione che consente il cambio dello status di residenza in “residente permanente”, come previsto dall’articolo 22 della Legge sull’Immigrazione giapponese. Lo status di residente permanente non impone limitazioni sulle attività di soggiorno e non ha una scadenza, il che significa che la gestione della residenza è notevolmente semplificata rispetto ad altri status di residenza, stabilizzando così in modo significativo la base per la vita in Giappone.

Per ottenere il Permesso di Soggiorno Permanente, è necessario soddisfare tre rigorosi requisiti stabiliti dal paragrafo 2 dell’articolo 22 della Legge sull’Immigrazione giapponese. Primo, “buona condotta” (requisito di buona condotta), secondo, “possedere beni o competenze sufficienti per un sostentamento indipendente” (requisito di sostentamento indipendente), e terzo, “essere riconosciuti come benefici per l’interesse nazionale del Giappone” (requisito di conformità all’interesse nazionale). Il requisito di conformità all’interesse nazionale include, di norma, la permanenza continua in Giappone per oltre 10 anni, l’adempimento corretto degli obblighi pubblici come il pagamento delle tasse e dei contributi previdenziali.

La valutazione per il Permesso di Soggiorno Permanente è estremamente scrupolosa e il periodo standard di elaborazione è di 4 mesi, tuttavia, non è raro che ci vogliano da 6 a 10 mesi o anche più. Poiché viene esaminato in dettaglio il rispetto delle leggi durante tutto il periodo di soggiorno in Giappone del richiedente, anche piccole violazioni o incongruenze passate possono causare il rifiuto del permesso.

Uscita temporanea e rientro in Giappone

Per i cittadini stranieri che risiedono in Giappone e necessitano di uscire temporaneamente dal paese per lavoro o motivi personali, è essenziale seguire le procedure appropriate prima della partenza per poter rientrare successivamente con lo stesso status di residenza. Trascurare queste procedure può comportare la perdita dello status di residenza acquisito, rendendo necessario iniziare da capo con la richiesta di un nuovo certificato di idoneità alla residenza al ritorno in Giappone.

Panoramica del sistema di permesso di rientro

Esistono due tipi di permessi per facilitare il rientro dopo l’uscita dal paese: il “permesso di rientro” e il “permesso di rientro presunto”. La scelta tra questi due sistemi deve essere fatta con attenzione, in base alla durata e allo scopo della partenza.

Il “permesso di rientro” si basa sull’articolo 26 della Legge sull’Immigrazione e si ottiene previa domanda presso l’Ufficio Regionale dell’Immigrazione prima della partenza. Questo permesso è utilizzato quando si prevede un’assenza prolungata superiore a un anno. Esistono permessi di rientro sia singoli che multipli, utilizzabili più volte entro il periodo di validità, che può estendersi fino a un massimo di 5 anni all’interno del periodo di residenza attuale.

D’altra parte, il “permesso di rientro presunto” è un sistema semplificato basato sull’articolo 26-2 della Legge sull’Immigrazione. Questo permette ai residenti a medio e lungo termine in possesso di un passaporto valido e di una carta di residenza, di rientrare in Giappone entro un anno dalla partenza senza una previa richiesta di permesso, semplicemente esprimendo l’intenzione di rientro al momento della partenza attraverso il modulo di registrazione di uscita (ED Card) all’ufficiale di immigrazione in aeroporto.

Scelta del sistema in base alla gestione del rischio

Il “permesso di rientro presunto” è ampiamente utilizzato per viaggi d’affari o turistici a breve termine, grazie alla sua procedura semplificata e all’assenza di costi. Tuttavia, questo sistema comporta un rischio significativo. Il suo principale punto debole è l’impossibilità di estendere il periodo di validità di un anno (o fino alla data di scadenza del periodo di residenza, a seconda di quale sia prima) dall’estero. Qualsiasi imprevisto, come malattie, instabilità politica locale o prolungamento degli affari, che impedisca il rientro in Giappone entro un anno, comporterà la perdita automatica dello status di residenza. Se lo status di residenza viene perso, anche il periodo di residenza continuativa accumulato per la richiesta di permesso di soggiorno permanente viene azzerato.

Dal punto di vista della gestione delle crisi aziendali, se vi è la possibilità che il viaggio d’affari di un dipendente si prolunghi anche solo leggermente, o se si prevede un’assenza di quasi un anno, è più saggio consigliare di ottenere il “permesso di rientro” ordinario prima della partenza, nonostante i costi e gli sforzi richiesti. Questo rappresenta una misura assicurativa importante per mantenere uno status di residenza stabile per i dipendenti e prevenire interruzioni impreviste delle attività aziendali.

Di seguito, riassumiamo le principali differenze tra i due sistemi.

Responsabilità aziendale e rischi legali: la prospettiva dei manager

Gestire correttamente la permanenza dei dipendenti stranieri è una responsabilità sociale delle aziende e, al contempo, una sfida manageriale per evitare gravi rischi legali. In particolare, i problemi legati al lavoro illegale possono danneggiare seriamente la reputazione di un’azienda e portare a severe sanzioni penali.

Il reato di favoreggiamento del lavoro illegale

L’articolo 73-2 della Legge sull’Immigrazione giapponese stabilisce il “reato di favoreggiamento del lavoro illegale”. Questo reato punisce chi, nell’ambito delle attività aziendali, impiega stranieri senza i necessari permessi di lavoro o li fa operare oltre i limiti consentiti dal loro status di residenza. Anche il mettere sotto controllo stranieri per farli lavorare illegalmente o l’intermediazione di tali attività come business sono soggetti a sanzioni. La pena prevista è fino a tre anni di detenzione o una multa fino a tre milioni di yen, o entrambe, ed è quindi molto severa.

Il punto più critico di questo reato è stabilito dal secondo comma dello stesso articolo. Tale comma prevede che anche se il datore di lavoro “non sapeva” che il dipendente straniero era un lavoratore illegale, sarà soggetto a sanzioni “in caso di negligenza”. Questo impone di fatto ai datori di lavoro l’obbligo rigoroso di verificare lo status di residenza e i permessi di lavoro dei dipendenti stranieri. La mancata verifica della carta di soggiorno o il non adempiere agli obblighi di attenzione di base non consentirà di giustificarsi con l’ignoranza. Infatti, agenzie di lavoro interinale, aziende edili, ristoranti e scuole di lingua giapponese sono stati sanzionati per questo reato, dimostrando che le autorità applicano attivamente la legge.

Dalle sanzioni penali alla responsabilità civile: la sentenza della Corte d’Appello di Hiroshima del 26 marzo 2021 (Reiwa 3)

I rischi derivanti da una gestione inadeguata della permanenza non si limitano a sanzioni penali o amministrative. Recentemente, sono state emesse decisioni giudiziarie che riconoscono la responsabilità diretta delle aziende per danni civili, una tendenza che i manager devono prendere molto seriamente.

Un caso emblematico è la sentenza della Corte d’Appello di Hiroshima del 26 marzo 2021 (Reiwa 3). In questo caso, un tirocinante straniero impiegato come “apprendista nella produzione di pane” è stato costretto dall’azienda a lavorare in un ristorante, svolgendo mansioni non previste dal piano di tirocinio, come lavare i piatti e servire ai tavoli. Di conseguenza, questo tirocinante è stato arrestato e detenuto per sospetta attività non autorizzata.

In questo caso, il tribunale ha ordinato all’azienda e al suo rappresentante legale di risarcire i danni al tirocinante. La motivazione della sentenza è estremamente significativa per la gestione dei rischi aziendali.

In primo luogo, il tribunale ha riconosciuto che ordinare attività non previste dal contratto di lavoro costituisce inadempimento contrattuale. In secondo luogo, e più importante, ha stabilito che l’azienda ha il dovere di non emettere ordini di lavoro che possano indurre i dipendenti a violare la Legge sull’Immigrazione, e ha ritenuto che l’azienda avesse violato questo obbligo. Sebbene l’azienda avesse sostenuto di aver consultato l’organizzazione supervisore, il tribunale ha respinto tale argomento, affermando che la responsabilità finale del rispetto delle leggi spetta all’azienda stessa come datore di lavoro. Inoltre, il tribunale ha ritenuto che fosse inevitabile per i dipendenti stranieri fidarsi delle istruzioni dell’azienda, e quindi non ha attribuito loro alcuna colpa.

Il significato di questa sentenza è profondo. Mostra che un problema di diritto pubblico come la violazione della Legge sull’Immigrazione può trasformarsi in un problema di diritto privato, come una richiesta di risarcimento danni da parte dei dipendenti all’azienda. In altre parole, se un’azienda gestisce in modo inappropriato lo status di residenza dei suoi dipendenti e ordina loro di svolgere attività al di fuori di quelle autorizzate, non solo rischia sanzioni amministrative, ma anche di dover affrontare richieste di risarcimento civile da parte dei dipendenti per perdite di guadagno o danni morali. Questo ha aumentato l’importanza della gestione della permanenza, trasformandola da una questione di semplice conformità normativa a un problema centrale di relazioni lavorative, responsabilità civile aziendale, assicurazioni e governance aziendale complessiva.

Riassunto

Il sistema di gestione della residenza in Giappone è costruito su un rigido quadro basato su permessi individuali e la sua operatività è complessa. Per le aziende, comprendere e rispettare correttamente questo sistema non è più solo una parte delle attività di gestione. È un’attività di compliance fondamentale per proteggere la preziosa risorsa manageriale rappresentata dai talenti stranieri e sostenere la crescita dell’impresa. I rischi associati alla mancata attenta verifica dello status di residenza, alla gestione continua dell’ambito lavorativo e all’adempimento corretto delle varie procedure possono essere estremamente gravi, variando da sanzioni penali a responsabilità per danni civili.

Per navigare adeguatamente in questo campo legale complesso e specialistico, sono essenziali una profonda conoscenza specialistica e un’ampia esperienza pratica. Il nostro studio legale Monolith ha una lunga storia di fornitura di servizi legali in tutti gli aspetti della legge sull’immigrazione giapponese a un’ampia gamma di clienti, sia nazionali che internazionali. Lo studio vanta professionisti che parlano inglese, inclusi alcuni con qualifiche legali straniere, permettendo di rispondere con precisione alle diverse esigenze dell’ambiente commerciale internazionale. Offriamo un supporto completo ai nostri clienti aziendali per assicurare che possano ridurre i rischi legali in modo affidabile e utilizzare il talento globale in modo stabile e conforme alla compliance.