Cos'è il contratto di limitazione di responsabilità per gli amministratori non esecutivi? Procedura e punti da notare nella creazione del contratto

Negli ultimi anni, in mezzo a una serie di scandali aziendali, si richiede che il consiglio di amministrazione supervisioni adeguatamente la dirigenza, e come parte di questo sforzo, l’uso di direttori esterni sta diventando più comune.

Con la revisione della Legge sulle Società (Legge sulle Società Giapponese), entrata in vigore il 1° marzo 2021, l’istituzione di direttori esterni è diventata obbligatoria per le società quotate. Pertanto, non solo per le società quotate, ma anche per quelle che mirano a essere quotate in futuro, garantire la presenza di direttori esterni è diventato un grande problema.

Inoltre, anche per le società non quotate, quando ricevono investimenti da VC e simili, può essere richiesto di accettare direttori esterni. Quando una società accetta direttori dall’esterno in questo modo, è comune che la società e il direttore stipulino un contratto di limitazione di responsabilità in anticipo.

Quindi, in questo articolo, spiegheremo in dettaglio cosa sia un contratto di limitazione di responsabilità e quali procedure siano necessarie per stipularlo.

Contratto di limitazione della responsabilità degli amministratori non esecutivi e il suo campo di applicazione

Con l’aumento degli amministratori non esecutivi, l’uso dei contratti di limitazione della responsabilità sta diventando più comune.

Secondo il “Libro bianco sulla governance aziendale delle società quotate alla Borsa di Tokyo 2015[ja]” (pagina 36), nel 2014 (anno 26 dell’era Heisei, 2014 nel calendario gregoriano), il 78,6% delle società quotate alla Borsa di Tokyo aveva stipulato contratti di limitazione della responsabilità con i loro amministratori non esecutivi. Questo indica che la pratica di stipulare tali contratti si sta consolidando.

In questo articolo, spiegheremo cosa sono i contratti di limitazione della responsabilità e quali tipi di amministratori possono stipularli.

Per quanto riguarda la nomina degli amministratori nei contratti di investimento, si prega di consultare l’articolo dettagliato di seguito.

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Inoltre, per quanto riguarda i contratti di investimento in generale stipulati con VC e simili, si prega di consultare l’articolo dettagliato di seguito.

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Cosa sono i contratti di limitazione della responsabilità degli amministratori

Un contratto di limitazione della responsabilità è un accordo che limita la responsabilità di un amministratore a un importo specifico nel caso in cui l’amministratore sia tenuto a risarcire i danni.

I contratti di limitazione della responsabilità vengono stipulati prima che l’amministratore sia effettivamente tenuto a risarcire i danni. In genere, vengono stipulati al momento dell’assunzione dell’incarico di amministratore.

Per quanto riguarda l’esenzione dalla responsabilità, come spiegato di seguito, esiste anche un sistema che permette di esonerare la responsabilità attraverso una risoluzione dell’assemblea degli azionisti o del consiglio di amministrazione. Tuttavia, in questi sistemi, non è chiaro se la responsabilità sarà effettivamente esonerata o quale sarà l’importo dell’esenzione, il che non elimina l’ansia di un amministratore non esecutivo di dover assumere una responsabilità di risarcimento elevata.

D’altra parte, con un contratto di limitazione della responsabilità, è possibile limitare la responsabilità prima che sorga l’obbligo di risarcimento dei danni. In questo modo, si può sperare di ridurre il rischio di dover assumere una responsabilità di risarcimento elevata e di rendere più facile l’assunzione di personale come amministratori non esecutivi. Si ritiene che l’aumento dei casi di stipulazione di contratti di limitazione della responsabilità con gli amministratori non esecutivi sia dovuto a queste circostanze.

Tuttavia, in un contratto di limitazione della responsabilità, l’importo massimo della responsabilità non può essere liberamente determinato. La legge giapponese sulle società (Legge sulle società giapponese) stabilisce che questo importo massimo deve essere l’importo più elevato tra i seguenti due:

• L’importo stabilito nello statuto
• L’importo minimo di responsabilità stabilito dalla legge sulle società (Articolo 425, paragrafo 1, della legge sulle società giapponese)

Quest’ultimo importo minimo di responsabilità è stabilito come “il doppio della retribuzione” (Articolo 113 del regolamento di attuazione della legge sulle società giapponese) nel caso degli amministratori non esecutivi.

Gli amministratori esecutivi non sono soggetti alla limitazione della responsabilità

Gli amministratori che possono stipulare un contratto di limitazione della responsabilità con la società sono limitati a quelli che non sono amministratori esecutivi. Pertanto, gli amministratori rappresentativi o gli amministratori che sono stati selezionati come amministratori esecutivi attraverso una risoluzione del consiglio di amministrazione non possono stipulare un contratto di limitazione della responsabilità.

Gli amministratori non esecutivi sono selezionati tra gli amministratori che non sono amministratori esecutivi, quindi non ci sono problemi nel stipulare un contratto di limitazione della responsabilità se si è un amministratore non esecutivo. Tuttavia, se un amministratore non esecutivo diventa un amministratore esecutivo, l’efficacia del contratto di limitazione della responsabilità viene persa, quindi è necessario fare attenzione (Articolo 427, paragrafo 2, della legge sulle società giapponese).

Procedure per la conclusione di un contratto a responsabilità limitata

Per stipulare un contratto a responsabilità limitata, non basta semplicemente concludere il contratto, ma è necessario seguire le procedure stabilite dalla legge giapponese sulle società. In questo articolo, spiegheremo le procedure che devono essere seguite prima di stipulare un contratto a responsabilità limitata.

Creazione di uno statuto che permette la stipulazione di un contratto a responsabilità limitata

Per stipulare un contratto a responsabilità limitata, è necessario che lo statuto della società preveda la possibilità di stipulare tale contratto. Pertanto, il primo passo sarà modificare lo statuto per includere disposizioni relative alla stipulazione di un contratto a responsabilità limitata.

Decidere se stabilire un importo massimo di responsabilità nello statuto

L’importo massimo di responsabilità in caso di stipulazione di un contratto a responsabilità limitata sarà l’importo stabilito nello statuto o l’importo minimo di responsabilità stabilito per legge, a seconda di quale sia maggiore. Pertanto, non ha senso stabilire nello statuto un importo massimo di responsabilità inferiore all’importo minimo di responsabilità stabilito per legge.

Di conseguenza, ha senso stabilire un importo massimo di responsabilità nello statuto solo se si desidera che tale importo sia superiore all’importo minimo di responsabilità stabilito per legge. Pertanto, la società dovrà decidere se stabilire o meno un importo massimo di responsabilità nello statuto.

La decisione di stabilire o meno un importo massimo di responsabilità nello statuto varia da società a società. Dal punto di vista degli azionisti che cercano di far assumere responsabilità agli amministratori, sarebbe preferibile che lo statuto stabilisca un importo massimo di responsabilità superiore all’importo minimo stabilito dall’articolo 425, paragrafo 1, della legge giapponese sulle società.

D’altra parte, quando si accetta un amministratore non esecutivo da un investitore, la parte che invia potrebbe preferire un importo massimo di responsabilità più basso, anche se è un azionista.

Esempio di disposizione per stabilire un importo massimo di responsabilità nello statuto

Se si decide di stabilire un importo massimo di responsabilità nello statuto, si potrebbe considerare di includere una disposizione come la seguente:

Articolo ○ (Contratto a responsabilità limitata con l’amministratore)
La nostra società può stipulare un contratto per limitare la responsabilità per i danni prevista dal paragrafo 1 dell’articolo 423 della legge giapponese sulle società con l’amministratore (esclusi quelli che sono amministratori esecutivi, ecc.). Tuttavia, l’importo massimo della responsabilità per i danni in base a tale contratto sarà l’importo predefinito di ○ yen o più o l’importo minimo di responsabilità stabilito per legge, a seconda di quale sia maggiore.

Esempio di disposizione per non stabilire un importo massimo di responsabilità nello statuto

Se si decide di non stabilire un importo massimo di responsabilità nello statuto, si potrebbe considerare di includere una disposizione come la seguente:

Articolo ○ (Contratto a responsabilità limitata con l’amministratore)
La nostra società può stipulare un contratto per limitare la responsabilità per i danni prevista dal paragrafo 1 dell’articolo 423 della legge giapponese sulle società con l’amministratore (esclusi quelli che sono amministratori esecutivi, ecc.). Tuttavia, l’importo massimo della responsabilità per i danni in base a tale contratto sarà l’importo minimo di responsabilità stabilito per legge.

Consentimento del revisore

Quando si stabilisce nello statuto la possibilità di stipulare un contratto a responsabilità limitata, è necessario ottenere l’approvazione per la modifica dello statuto attraverso una risoluzione dell’assemblea generale degli azionisti.

Nel caso di una società con un revisore, quando si presenta una proposta di modifica dello statuto all’assemblea generale degli azionisti, è necessario ottenere il consenso di tutti i revisori in anticipo (articolo 427, paragrafo 3, e articolo 425, paragrafo 3, punto 1, della legge giapponese sulle società). Si noti che, anche se la società ha un consiglio di revisori, non è necessario l’approvazione del consiglio di revisori per presentare questa proposta.

Risoluzione speciale dell’assemblea generale degli azionisti

Dopo aver ottenuto il consenso del revisore alla proposta di modifica dello statuto, è necessario ottenere l’approvazione per questa proposta attraverso una risoluzione dell’assemblea generale degli azionisti.

Per modificare lo statuto, è necessaria l’approvazione attraverso una risoluzione speciale dell’assemblea generale degli azionisti (articolo 466 e articolo 309, paragrafo 2, punto 11, della legge giapponese sulle società).

In una risoluzione speciale, come regola generale, la risoluzione non sarà adottata a meno che non sia presente un numero di azionisti in grado di esercitare la maggioranza dei diritti di voto e non si ottenga il consenso di almeno i due terzi dei diritti di voto degli azionisti presenti.

Per atti che comportano una modifica delle basi della società, come la modifica dello statuto, è richiesto un giudizio prudente, quindi è richiesto il consenso di almeno i due terzi dei diritti di voto degli azionisti presenti.

Registrazione della modifica

La disposizione dello statuto relativa al contratto a responsabilità limitata diventa un elemento da registrare. Pertanto, se la modifica dello statuto è approvata attraverso una risoluzione dell’assemblea generale degli azionisti e viene stabilita una disposizione relativa alla stipulazione di un contratto a responsabilità limitata nello statuto, è necessario registrare questa disposizione (articolo 911, paragrafo 3, punto 25, della legge giapponese sulle società).

La registrazione deve essere effettuata entro due settimane dall’entrata in vigore della modifica dello statuto (articolo 915, paragrafo 1, della legge giapponese sulle società).

Punti da considerare nella redazione di un contratto a responsabilità limitata

Quando si stipula un contratto a responsabilità limitata con un amministratore esterno, è necessario prestare attenzione a non creare discrepanze con il contenuto stabilito nello statuto, come la definizione dell’importo di responsabilità limitata.

In particolare, si possono considerare le seguenti clausole (dove A è la società e B è l’amministratore esterno):

Articolo ○ (Limitazione della responsabilità per i danni)
Nel caso in cui B causi danni ad A a causa della negligenza dei suoi doveri come direttore di A, se B non ha agito con malafede o grave negligenza nell’esecuzione dei suoi doveri, B sarà responsabile per i danni ad A fino all’importo stabilito nello statuto di A o l’importo minimo di responsabilità limitata stabilito nell’articolo 425, paragrafo 1, della Legge sulle Società Giapponese (Japanese Companies Act), a seconda di quale sia maggiore, e A esonererà B per qualsiasi importo superiore a tale importo.

Inoltre, si può considerare di includere clausole relative a restrizioni secondo la Legge sulle Società Giapponese (Japanese Companies Act) o disposizioni che stabiliscono che questo contratto si applica alle azioni intraprese dall’amministratore durante il periodo del contratto, anche dopo la scadenza del periodo di validità del contratto a responsabilità limitata.

Come ridurre la responsabilità degli amministratori delegati nell’esecuzione dei loro doveri

A differenza degli amministratori non esecutivi, gli amministratori delegati, come i direttori generali, non possono stipulare contratti a responsabilità limitata.

Tuttavia, anche per questi amministratori, è possibile ridurre la responsabilità fino all’importo minimo di responsabilità legale attraverso una risoluzione speciale dell’assemblea generale degli azionisti (Articolo 425, paragrafo 1, della Legge sulle società giapponese).

Inoltre, è possibile ridurre la responsabilità fino all’importo minimo di responsabilità legale attraverso una risoluzione del consiglio di amministrazione (Articolo 426, paragrafo 1, della Legge sulle società giapponese). In questo caso, è necessario specificare nel regolamento che la responsabilità può essere ridotta attraverso una risoluzione del consiglio di amministrazione. Se c’è il consenso di tutti gli azionisti, è possibile esonerare gli amministratori dalla responsabilità (Articolo 424 della Legge sulle società giapponese).

Riassunto: Consultare un avvocato quando si redige un contratto a responsabilità limitata

Con l’aumento dei casi in cui le aziende introducono direttori esterni, l’uso di contratti a responsabilità limitata è diventato comune come metodo per facilitare l’accoglienza di tali direttori. Tuttavia, ci sono molti punti da verificare in anticipo quando si stipula un contratto a responsabilità limitata, come la necessità di una disposizione preliminare nello statuto, le restrizioni sui direttori che possono stipulare il contratto e il limite massimo.

In particolare, se si trascurano le procedure stabilite dalla legge sulle società, come la modifica dello statuto, c’è il rischio che il contratto non sia riconosciuto come valido, quindi è necessario prestare molta attenzione. Se state considerando di stipulare un contratto a responsabilità limitata con un direttore esterno, vi consigliamo di consultare un avvocato esperto in diritto societario.

Presentazione delle misure adottate dal nostro studio legale

Il nostro studio legale si occupa della redazione e revisione di contratti per una vasta gamma di casi, che vanno dalle aziende quotate sul Tokyo Stock Exchange Prime alle startup. Se avete problemi con le questioni legali aziendali, si prega di fare riferimento alle informazioni sottostanti.

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