Penerangan Terperinci Mengenai Prosedur Visa Berdasarkan Jenis Pengambilan Pekerja Asing di Jepun

Bagi syarikat-syarikat moden di Jepun, pengesahan bakat global merupakan strategi pengurusan penting untuk mencapai pertumbuhan perniagaan. Namun, proses pengambilan bakat asing yang cemerlang ditentukan oleh prosedur hukum yang kompleks di bawah ‘Akta Pengurusan Imigresen dan Pengiktirafan Pelarian’ Jepun (selanjutnya disebut sebagai ‘Akta Imigresen’). Akta ini merupakan tulang belakang yang mengatur aktiviti semua warga asing yang memasuki dan tinggal di Jepun, dan memahami serta mematuhi peraturannya adalah kewajiban hukum yang penting bagi syarikat. Kesilapan dalam prosedur boleh menyebabkan bukan sahaja kelewatan dalam rancangan pengambilan, tetapi juga risiko hukum yang serius. Artikel ini bertujuan untuk memberikan penjelasan menyeluruh tentang prosedur dan perkara yang perlu diperhatikan untuk tiga jenis pengambilan yang biasa dihadapi oleh pengurusan syarikat dan personel undang-undang serta sumber manusia dalam praktik pekerjaan asing. Secara khusus, artikel ini akan membahas tiga skenario: mengambil warga asing yang memiliki visa ‘Tinggal Bersama Keluarga’ sebagai pekerja tetap, mengambil warga asing dengan ‘visa status’, dan memberikan tawaran pekerjaan kepada warga asing yang berada di Jepun untuk ‘Kunjungan Jangka Pendek’. Memahami dan melaksanakan prosedur ini dengan tepat bukanlah sekadar tugas administratif, tetapi merupakan bagian penting dari pembangunan sistem kepatuhan syarikat dan pengurusan risiko hukum.

Prinsip Asas Penggajian Warga Asing dan Tanggungjawab Undang-undang Syarikat di Jepun

Apabila syarikat mengambil pekerja tanpa mengira kewarganegaraan, terdapat tanggungjawab undang-undang tertentu yang mesti dipatuhi. Dalam hal penggajian warga asing, terdapat kewajipan pengesahan yang sangat ketat di bawah Undang-Undang Imigresen Jepun. Setiap syarikat mesti memeriksa kad tinggal atau pasport warga asing yang terlibat sebelum menandatangani kontrak pekerjaan dan memulakan kerja, untuk memastikan mereka memiliki status tinggal yang membenarkan pekerjaan dan bahawa tempoh tinggal mereka masih sah. Jika syarikat gagal memenuhi kewajipan pengesahan ini dan menggaji warga asing yang tidak dibenarkan bekerja, syarikat tersebut boleh dikenakan tanggungjawab undang-undang yang serius.

Perkara 73-2 Undang-Undang Imigresen Jepun menetapkan ‘kesalahan mempromosikan pekerjaan haram’. Ini adalah peruntukan yang menghukum mereka yang membenarkan aktiviti pekerjaan haram dalam aktiviti perniagaan, atau yang menempatkan orang di bawah kawalan mereka untuk tujuan tersebut. Pelanggaran terhadap peruntukan ini boleh mengakibatkan hukuman penjara sehingga tiga tahun atau denda sehingga tiga juta yen, atau kedua-duanya bagi individu, dan denda sehingga tiga juta yen bagi badan korporat. Aspek terpenting undang-undang ini adalah bahawa syarikat tidak boleh menggunakan alasan ‘tidak mengetahui’ sebagai pembelaan yang sah secara prinsip. Jika terdapat ‘kecuaian’ seperti kegagalan memeriksa kad tinggal, ia juga boleh menjadi subjek hukuman. Ini bermakna, undang-undang menuntut syarikat untuk membina dan memastikan sistem pengesahan yang proaktif dan pasti. Oleh itu, mengamalkan prosedur yang sesuai mengikut setiap bentuk pengambilan yang akan dijelaskan berikutnya adalah satu-satunya cara untuk mengelakkan risiko kesalahan mempromosikan pekerjaan haram dan membuktikan bahawa syarikat telah memenuhi tanggungjawab undang-undangnya.

Aspek Penting Mengikut Jenis Pengambilan①: Menggaji Warga Asing dengan Visa 【Tinggal Bersama Keluarga】 sebagai Pekerja Tetap di Jepun

Visa “Tinggal Bersama Keluarga” di Jepun diberikan kepada pasangan atau anak-anak yang ditanggung oleh warga asing yang bekerja di Jepun, dengan tujuan utama adalah untuk tinggal bersama sebagai keluarga di negara tersebut. Oleh itu, status kediaman ini pada asasnya tidak membenarkan aktiviti pekerjaan. Namun, berdasarkan Artikel 19 Undang-Undang Imigresen Jepun, pekerjaan boleh dibenarkan secara pengecualian dengan mendapatkan “Izin Aktiviti di Luar Kelayakan”. Namun, izin ini secara prinsipnya terhad kepada pekerjaan selama 28 jam seminggu, dan diasumsikan untuk pekerjaan separuh masa atau sambilan. Oleh itu, menggaji warga asing dengan visa “Tinggal Bersama Keluarga” sebagai pekerja tetap melebihi skop izin aktiviti di luar kelayakan adalah tidak mungkin menurut undang-undang tanpa prosedur tambahan.

Untuk menggaji sebagai pekerja tetap, prosedur untuk mengubah status kediaman semasa “Tinggal Bersama Keluarga” ke status kediaman yang membolehkan pekerjaan sesuai dengan jenis pekerjaan yang akan dilakukan, seperti “Keahlian Teknikal, Pengetahuan Kemanusiaan, dan Perniagaan Antarabangsa”, adalah wajib. Prosedur ini adalah “Permohonan Izin Perubahan Status Kediaman” yang ditetapkan dalam Artikel 20 Undang-Undang Imigresen Jepun. Permohonan ini bukan sekadar pembaharuan jenis status kediaman, tetapi melibatkan penilaian ketat yang setara dengan permohonan visa kerja yang baru. Agensi Pengurusan Imigresen dan Kediaman Jepun akan menilai dari awal apakah pemohon memenuhi syarat untuk status kediaman baru. Khususnya, kaitan antara latar belakang pendidikan dan pengalaman kerja pemohon dengan tugas yang akan diamanahkan oleh syarikat sangat penting dalam penilaian. Sebagai contoh, jika seseorang yang mengkhususkan diri dalam kejuruteraan di universiti hendak digaji untuk posisi pemasaran, syarikat harus dapat menjelaskan kaitan antara tugas pekerjaan dan bidang pengkhususan dengan cara yang masuk akal untuk mendapatkan izin. Syarikat harus menyedari bahawa permohonan ini bukanlah formalitas semata-mata, tetapi penilaian yang menyoal kesesuaian pengambilan itu sendiri, dan perlu mempersiapkan diri dengan sempurna.

Permohonan Izin Perubahan Status Kediaman ini harus diajukan kepada pejabat imigresen daerah yang berwenang atas tempat tinggal pemohon. Proses ini biasanya memerlukan masa satu hingga dua bulan untuk penilaian. Apabila permohonan disetujui, biaya yang harus dibayar adalah 6,000 yen di kaunter atau 5,500 yen secara online.

Dokumen yang diperlukan untuk prosedur ini disediakan oleh pemohon dan syarikat penerima. Dokumen utama adalah seperti berikut:

• Dokumen yang disediakan oleh pemohon
  • Borang Permohonan Izin Perubahan Status Kediaman
  • Foto (4cm tinggi x 3cm lebar)
  • Passport dan Kad Kediaman (untuk ditunjukkan)
  • Dokumen yang membuktikan pendidikan dan pengalaman kerja (seperti sijil kelulusan, sijil pengalaman kerja, dan lain-lain)
• Dokumen yang disediakan oleh syarikat
  • Sijil pendaftaran perdagangan dan korporat syarikat
  • Salinan dokumen penyelesaian akaun tahunan terkini
  • Salinan jadual gabungan laporan wajib tahun sebelumnya untuk pendapatan gaji staf
  • Salinan kontrak pekerjaan (menyatakan isi pekerjaan, gaji, tempoh, dan lain-lain)
  • Surat alasan penggajian (dokumen yang menjelaskan keperluan pengambilan)

Penting untuk memeriksa kategori mana yang sesuai dengan syarikat anda kerana terdapat sistem kategori yang memudahkan dokumen yang perlu diserahkan berdasarkan skala syarikat (syarikat tersenarai, perusahaan kecil dan sederhana, dan lain-lain). Format borang permohonan dan butiran dokumen yang diperlukan boleh disemak di laman web Agensi Pengurusan Imigresen dan Kediaman Jepun.

Rujukan: Permohonan Izin Perubahan Status Kediaman | Agensi Pengurusan Imigresen dan Kediaman Jepun

Rujukan: Status Kediaman “Keahlian Teknikal, Pengetahuan Kemanusiaan, dan Perniagaan Antarabangsa” | Agensi Pengurusan Imigresen dan Kediaman Jepun

Aspek Penting Mengikut Jenis Pengambilan Kerja ②: Menggaji Warga Asing dengan Visa Berasaskan Status di Jepun

Visa berasaskan status seperti “Penduduk Tetap,” “Pasangan Warganegara Jepun dan lain-lain,” “Pasangan Penduduk Tetap dan lain-lain,” dan “Penduduk Tetap” diberikan bukan berdasarkan jenis aktiviti tertentu, tetapi berdasarkan status atau kedudukan individu tersebut. Oleh itu, visa ini dikenali sebagai “visa berasaskan status.” Warga asing yang memiliki visa berasaskan status ini tidak mempunyai sebarang sekatan undang-undang dalam aktiviti pekerjaan mereka, sama seperti warganegara Jepun. Ini bermakna syarikat boleh menggaji mereka dengan prosedur yang sama seperti warganegara Jepun tanpa mengira jenis pekerjaan atau jam kerja. Tidak perlu prosedur seperti perubahan status tinggal di Jabatan Imigresen, menjadikan proses pengambilan kerja sangat ringkas.

Namun, kemudahan prosedur ini boleh menyebabkan syarikat terlepas pandang terhadap kewajipan undang-undang yang ada. Walaupun menggaji warga asing dengan visa berasaskan status, syarikat masih tertakluk kepada kewajipan di bawah Artikel 28 Undang-Undang Jepun mengenai “Promosi Komprehensif Dasar-Dasar Buruh, Stabiliti Pekerjaan Pekerja dan Peningkatan Kehidupan Kerjaya” untuk membuat pemberitahuan kepada Hello Work (Pejabat Pekerjaan Awam). Pemberitahuan ini dikenali sebagai “Pemberitahuan Keadaan Penggajian Warga Asing” dan wajib bagi semua majikan. Jika pemberitahuan ini tidak dibuat atau dibuat dengan maklumat yang tidak benar, majikan boleh dikenakan denda sehingga 300,000 yen.

Kerana tidak memerlukan permohonan kepada Jabatan Imigresen, ada risiko pemberitahuan kepada Hello Work terlepas dalam aliran pengambilan kerja standard syarikat. Untuk mengelakkan pelanggaran kepatuhan ini, amat berguna untuk memasukkan mekanisme semakan dalam proses orientasi pengambilan kerja yang mengesahkan kewarganegaraan dan secara automatik memulakan proses pemberitahuan kepada Hello Work jika individu tersebut adalah warga asing (kecuali penduduk tetap khas).

Cara pemberitahuan berbeza bergantung kepada sama ada warga asing tersebut menjadi peserta insurans pekerjaan atau tidak.

1. Jika menjadi peserta insurans pekerjaan
   • Prosedur: Pemberitahuan selesai dengan menambahkan maklumat seperti status tinggal, tempoh tinggal, dan kewarganegaraan pada “Borang Pemberitahuan Kelayakan Peserta Insurans Pekerjaan” (Borang No. 2) yang biasa diserahkan.
   • Tempat penyerahan: Hello Work yang berjurisdiksi atas lokasi perniagaan.
   • Tarikh akhir penyerahan: Sehingga 10 hari bulan berikutnya selepas pengambilan pekerja.
2. Jika tidak menjadi peserta insurans pekerjaan
   • Prosedur: Perlu menyerahkan “Borang Pemberitahuan Keadaan Penggajian Warga Asing” (Borang No. 3) secara berasingan.
   • Tempat penyerahan: Hello Work yang berjurisdiksi atas lokasi tempat kerja warga asing tersebut.
   • Tarikh akhir penyerahan: Sehingga akhir bulan berikutnya selepas pengambilan pekerja.

Wajib juga untuk menyerahkan “Borang Pemberitahuan Kehilangan Kelayakan Insurans Pekerjaan” atau “Borang Pemberitahuan Keadaan Penggajian Warga Asing (Pelepasan)” pada waktu pekerja berhenti kerja. Borang pemberitahuan boleh dimuat turun dari laman web Kementerian Kesihatan, Buruh dan Kebajikan Jepun.

Rujukan: Mengenai Pemberitahuan Keadaan Penggajian Warga Asing | Kementerian Kesihatan, Buruh dan Kebajikan Jepun[ja]

Aspek Penting Mengikut Jenis Pengambilan: Menggaji Warga Asing dengan Status 【Pendekatan Jangka Pendek】 di Jepun

Status kediaman “Pendekatan Jangka Pendek” di Jepun ditujukan untuk kegiatan sementara yang tidak melibatkan aktiviti berbayar seperti pelancongan, lawatan keluarga, dan urusan perniagaan jangka pendek (mesyuarat, perundingan, dan sebagainya). Oleh itu, warga asing yang memiliki status kediaman ini dilarang keras untuk bekerja di dalam negeri Jepun. Sekiranya sebuah syarikat mengadakan temu duga dengan bakat luar biasa yang datang ke Jepun dengan status “Pendekatan Jangka Pendek” dan memberikan tawaran pekerjaan, syarikat tersebut tidak boleh segera menggaji individu tersebut di Jepun atau mengubah status kediamannya menjadi visa kerja, sebagai prinsip umum.

Perenggan 3 Artikel 20 Undang-Undang Imigresen Jepun menyatakan bahawa perubahan status kediaman dari “Pendekatan Jangka Pendek” hanya dibenarkan dalam “keadaan khas yang tidak dapat dielakkan”. Keadaan khas ini merujuk kepada situasi yang memerlukan pertimbangan kemanusiaan (contohnya: perkahwinan dengan warganegara Jepun, tidak dapat pulang akibat penyakit serius, dan lain-lain), dan bukan semata-mata kerana “mendapat tawaran pekerjaan dari syarikat Jepun”. Pengendalian ketat ini bertujuan untuk mencegah tindakan yang menggoyahkan asas sistem dengan mengelakkan pemeriksaan visa yang ketat yang sepatutnya dilakukan di kedutaan atau konsulat Jepun di luar negeri, dan kemudian mendapatkan kelayakan kerja di dalam negeri melalui prosedur yang lebih mudah.

Oleh itu, apabila syarikat ingin menggaji warga asing dengan status “Pendekatan Jangka Pendek”, mereka perlu mengikuti dua langkah prosedur rasmi berikut. Prosedur ini ditetapkan secara ketat dalam undang-undang dan mengabaikannya untuk memulakan pekerjaan adalah pelanggaran hukum yang serius.

Langkah Pertama: Permohonan Sijil Pengesahan Status Kediaman

Pertama, syarikat penerima harus mengajukan permohonan untuk “Sijil Pengesahan Status Kediaman (COE)” bagi pihak warga asing tersebut di dalam negeri Jepun. Ini adalah prosedur berdasarkan Artikel 7-2 Undang-Undang Imigresen Jepun, di mana Menteri Kehakiman Jepun melakukan pemeriksaan awal untuk memastikan aktiviti yang dirancang sesuai dengan kriteria status kediaman sebelum warga asing tersebut memasuki Jepun. Sijil ini mempercepat penerbitan visa kemudian. Permohonan harus diajukan ke Pejabat Imigresen yang berjurisdiksi atas lokasi syarikat. Proses pemeriksaan biasanya memerlukan masa antara satu hingga tiga bulan, jadi syarikat harus mempertimbangkan tempoh ini dalam perancangan pengambilan mereka.

Langkah Kedua: Permohonan Visa dan Kemasukan ke Jepun

Setelah Sijil Pengesahan Status Kediaman dikeluarkan, syarikat harus mengirimkannya kepada individu yang berada di luar negeri. Pada titik ini, individu tersebut biasanya perlu keluar dari Jepun terlebih dahulu. Individu itu kemudian perlu menyerahkan sijil tersebut ke kedutaan besar atau konsulat umum Jepun di negara asalnya untuk menerima penerbitan visa kerja (visa) yang sah. Setelah memasuki Jepun dengan visa baru, mereka boleh menerima kad kediaman di lapangan terbang dan mulai bekerja secara sah. Proses keseluruhan ini realistiknya memerlukan tempoh sekurang-kurangnya tiga hingga empat bulan dari tawaran pekerjaan hingga permulaan kerja sebenar.

Dokumen yang diperlukan untuk permohonan Sijil Pengesahan Status Kediaman serupa dengan permohonan perubahan status kediaman, di mana kandungan dan kestabilan perniagaan syarikat serta kaitan antara kelayakan akademik dan pengalaman kerja individu dengan tugas pekerjaan akan diperiksa secara ketat.

Rujukan: Permohonan Sijil Pengesahan Status Kediaman | Pengurusan Imigresen dan Kediaman

Perbandingan Setiap Prosedur

Ketiga bentuk pengambilan pekerja yang telah dijelaskan sebelum ini merupakan jalur yang sah untuk menggaji warga asing, namun pendekatan hukum, subjek prosedur, waktu yang diperlukan, dan titik perhatian yang harus ditanggung oleh perusahaan sangat berbeda antara satu dengan yang lain. Mengidentifikasi jenis izin tinggal yang dimiliki oleh calon pekerja dengan tepat pada awalnya dan memilih prosedur hukum yang sesuai adalah kunci untuk perekrutan yang lancar dan pematuhan terhadap kepatuhan. Jadual di bawah ini merangkum perbezaan utama prosedur dalam ketiga skenario tersebut.

Kesimpulan

Bagi syarikat-syarikat Jepun yang ingin mengamankan tenaga kerja asing, memastikan proses pengambilan pekerja mereka mematuhi peraturan undang-undang adalah syarat mutlak. Seperti yang dijelaskan dalam artikel ini, prosedur hukum yang harus diambil oleh syarikat bergantung secara fundamental pada jenis status kediaman yang dimiliki oleh calon pekerja. Mengenal pasti status hukum calon dengan tepat dan melaksanakan prosedur yang ditetapkan tanpa kekurangan atau kelebihan adalah satu-satunya cara untuk mengurus risiko hukum syarikat dan mencapai pengambilan tenaga kerja yang lancar. Kesalahan dalam memilih prosedur boleh menyebabkan bukan sahaja kelewatan dalam rancangan pengambilan pekerja, tetapi juga boleh membawa kepada pelanggaran kepatuhan yang serius seperti mempromosikan pekerjaan haram.

Firma Guaman Monolith mempunyai rekod prestasi yang kaya dalam menyediakan perkhidmatan hukum berkaitan dengan permohonan visa kerja dan prosedur imigresen yang kompleks kepada pelbagai klien di dalam Jepun. Di firma kami, terdapat beberapa peguam yang fasih berbahasa Inggeris dan mempunyai kelayakan peguam dari negara asing, yang memungkinkan kami untuk menyediakan sokongan dalam menyelesaikan isu-isu hukum melalui komunikasi yang jelas dan efektif kepada pengurusan antarabangsa dan pemegang taruh dari luar negara. Jika anda menghadapi kesulitan dengan prosedur hukum berkaitan dengan pengambilan tenaga kerja asing, sila hubungi kami di Firma Guaman Monolith untuk mendapatkan bantuan.